Criação de eventos: componentes do planejamento

Profª Drª Rita Giraldi

Seis meses antes do evento

1. Promover reuniões preliminares com as entidades e as pessoas envolvidas (promotor, coordenador, supervisores)

2. Revisar o local, definindo a estrutura interna e as condições operacionais para a realização do evento

3. Elaborar o orçamento financeiro preliminar

4. Organizar o cadastro das pessoas e entidades relacionadas direta ou indiretamente com o evento

5. Verificar o layout para reserva dos locais onde será realizado o evento

6. Elaborar o planejamento de marketing e publicidade

7. Verificar as atividades que dependem de serviços de terceiros

8. Analisar as necessidades de equipamentos e acessórios cujo orçamento será apresentado na próxima reunião

9. Implantar sistema de controle e acompanhamento da execução dos trabalhos e programação de reuniões de coordenação

Três meses antes do evento

1. Encaminhar/distribuir o material publicitário do evento para os órgãos de comunicação

2. Expedir os convites e formalizar os convites especiais

No mês anterior ao evento

1. Revisar a situação das atividades programadas e debater os problemas existentes

2. Verificar as inscrições realizadas e tomar providências para aumentar o volume de participantes

3. Revisar as rotinas de trabalho relacionadas com a recepção e hospedagem dos participantes

4. Realizar testes nos equipamentos audiovisuais

5. Confirmar a execução e contratação de serviços de terceiros

6. Instalar os serviços de apoio (secretaria, telefonia, limpeza, estacionamento, lavanderia etc.)

7. Preparar os locais das reuniões, salões, recepção, sala de imprensa etc.

8. Estabelecer contatos com os órgãos de imprensa para confirmar a programação estabelecida

No mês anterior ao evento

9. Revisar a relação de convidados, autoridades, patrocinadores, palestrantes etc. e confirmar a presença

10. Emitir normas de serviços disciplinando procedimentos e práticas a serem adotados no decorrer do evento

11. Preparar as cartas de agradecimento que serão expedidas logo após o término do evento

Cronograma de atividades

Cronograma de atividades Período de ....../..../..... A ....../....../.......

Item de referência

Descrição do trabalho

Responsável pela execução

Dias da semana/quinzena/mês

Previsto

Realizado