A IMPLANTAÇÃO DO SPED E A MUDANÇA DE PARADIGMA

SUMÁRIO:

1 - INTRODUÇÃO2 - CONSOLIDAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO BRASIL3 - SPED CONTÁBIL - ECD4 - SPED FISCAL - EFD5 - NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-e - Ambiente Nacional6 - CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO - CT-e6.1 - Vantagens do CT-e6.2 - Modelo Operacional

1 - INTRODUÇÃO

Nos últimos anos, uma nova sigla incorporou-se ao glossário dos empresários. E chegou para ficar. Referimo-nos ao Sistema Público de Escrituração Digital, ou Sped, projeto instituído oficialmente pelo governo federal em abril de 2008, mais precisamente pelo Decreto nº 6.022/2007, prevendo que os livros e documentos contábeis e fiscais serão emitidos em forma eletrônica. A despeito do seu rápido crescimento, o Sped ainda evoca dúvidas em grande parte das companhias, principalmente nas pequenas e médias.

Na verdade o Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituraçãocomercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

Mas muitos ainda não entenderam a importância dessas quatro letrinhas, pois o Sped representa uma mudança de paradigma.

Integrante do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), o projeto Sped envolve as esferas federal, estadual e municipal. O governo pretende modernizar a transmissão das informações tributárias empresariais aos órgãos fiscalizadores. Essa evolução vai trazer transparência e maior controle sobre as contribuições devidas. Diferentemente do que a maioria pode pensar, o objetivo não é o aumentoda arrecadação. Na verdade, com uma fiscalização mais assertiva, as empresas brasileiras tendem a ser mais parecidas com as companhias de países desenvolvidos. O resultado é menos sonegação, tornando a economia mais justa e competitiva e abrindo caminho para que o governo reduza a burocracia.

O Sped é para todos, mas a implementação é bem diferente, dependendo do tamanho da companhia. Grandes corporações possuem equipes, orçamentos e planejamentos de TI condizentes com seu porte. Nas menores, o caminho para evitar problemas passa pela informação e antecipação. Conhecer desde cedo o tamanho do desafio na migração faz toda a diferença. Talvez o impacto seja até maior do que se pensava, mas encontrar a solução mais adequada antes da data-limite vai evitar prejuízos.

O primeiro passo é compreender esse novo glossário tributário. O Sped Contábil substitui os livros da escrituração mercantil pelos meios digitais e já é obrigatório para todas as empresas tributadas pelo regime de tributação do lucro real, ficando de fora, nesse momento, as optantes pelo Simples. A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um arquivo digital, formado por um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações, como registros de apuração de

impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Teve início em janeiro para as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do ICMS e do IPI.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento mercantil emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente, antes da ocorrência do fato gerador do ICMS/ IPI. Depois da autorização da emissão, deverá ser impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), para acompanhar a mercadoria, devendo este contemplar a chave de segurança, que é garantia da validade da operação. Até setembro, cerca de 90 segmentos de contribuintes deverão estar aptos a emitir NF-e. Já a NFS-e será a Nota Fiscal de Serviço, que dará lugar ao modelo atual, impresso. É um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.

Se a empresa atua no segmento de transportes de carga (aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário), o documento fiscal Conhecimento de Transporte também passará a ser exclusivamente eletrônico, e sua sigla é CT-e. Mesmo tendo grande semelhança com a nota fiscal eletrônica, o CT-e tem particularidades que devem ser levadas em consideração. Um exemplo é que a NF-e tem vendedor e comprador, e o CT-e deve atender ao emitente, tomador de serviço, destinatário, remetente e recebedor, o que aumenta a complexidade.

Ainda com foco no desenvolvimento, uma das fases finais do projeto Sped é a Central de Balanços, que vai captar dados contábeis e financeiros (especialmente as demonstrações contábeis), a agregação dessas informações e a disponibilização à sociedade, dos dados originais e agregados em meio magnético. O conteúdo poderá ser utilizado para geração de estatísticas, análises nacionais e internacionais-por parâmetros como setor econômico, forma jurídica e porte das empresas-, análises de risco de crédito e até estudos econômicos, contábeis e financeiros.

Com todos os termos na ponta da língua, o segundo passo é saber como e quando será a adaptação para sua área de atuação. Para dar tempo às companhias, o governo criou etapas, que estabelecem o momento em que novos segmentos passam a fazer parte da obrigatoriedade. Mas é preciso agir rapidamente. Quanto antes sua empresa atentar para essa questão, mais suave será a adaptação. E maiscedo virão os benefícios que essa tecnologia traz.

Em seguida, deve-se saber a que infraestrutura tecnológica sua empresa precisa seadaptar. Lembre-se que o investimento deve contemplar a emissão, o armazenamento e a adoção da certificação digital, conjunto que vai assegurar a validade jurídica do documento emitido. A mudança exige investimento em tecnologia e reformulação de processos não apenas no setor contábil, mas também em vendas, compras e logística, entre outros. Em alguns casos, podemos chamar o movimento de reengenharia, porque envolve treinamento e adequação de fornecedores e de clientes.

Calcule se vale a pena montar o projeto internamente ou optar pelo serviço terceirizado. Se seu negócio emite menos de mil notas fiscais mensais, contar com um parceiro que seja responsável pelo processo pode agilizar o trabalho. Procure uma empresa especializada, que tenha confiável base de clientes, explique sua necessidade e compare orçamentos. Assim você mantém o foco no seu negócio e deixa a parte técnica para quem é especializado.

Se tudo transcorrer dentro dos prazos previstos, em 2011 as empresas já estarão adaptadas e funcionando plenamente sob o novo modelo. Os desafios da migração vão para o rol de histórias corporativas, com seus acertos e erros. Quem fizer a

lição de casa no tempo certo vai escolher o lado pelo qual será lembrado.

2 - CONSOLIDAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO BRASIL

O Brasil é líder em alguns segmentos da tecnologia da informação. Votações eletrônicas e imposto de renda são apenas alguns exemplos onde o nosso país é referência mundial. Com a entrada da segunda fase do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, nas empresas que fazem apuração pelo lucro real e têm sistema diferenciado de tributação, demos mais um passo para consolidar essa posição.

O SPED substitui os registros em papel por arquivos digitais. Notas fiscais, por exemplo, já começam a ser enviados em forma de arquivo eletrônico, via Internet. O sistema é semelhante ao e-ticket para viagens aéreas, onde toda a transação pode ser controlada sem necessidade do /voucher/ físico. Com a escrituração digitalos fiscais de fazenda não precisam mais visitar as empresas e pedir os livros contábeis pois podem acessar todas as informações de seus próprios computadores.

Pode não parecer, mas essa mudança de paradigma pode ser fundamental para realizarmos a tão desejada reforma tributária.

No Brasil, muitos reclamam da "alta carga tributária", que corresponde a aproximadamente 35% do PIB, mas o fato é que a maioria dos países do "clube dosmais ricos" tem carga tributária igual ou superior à brasileira. Na Alemanha, por exemplo, os contribuintes pagam cerca de 42% do PIB e a média da Europa é 36.2%. Em contraste, o "clube dos mais pobres", composto por países como Haiti, Guatemala e Paraguai, arrecadam algo na ordem de 10% do PIB. Então, usando a metáfora da "Belíndia", a pergunta que temos que nos fazer é: queremos ser como a Índia, que "custa" 20% do PIB em impostos mas tem um dos piores índices de desenvolvimento do mundo (132ª posição no ranking de IDH da ONU), ou preferimos ser como a Bélgica, quinto melhor IDH do planeta, mas cujo leão abocanha cerca de 45% do PIB? Da minha parte, prefiro o Brasil-Bélgica, onde nove de cada dez habitantes de regiões urbanas têm luz elétrica, rede de água e coleta de lixo. Melhor que o Brasil-Índia, onde três de cada dez cidadãos não concluíram o ensino fundamental e morrem 23 bebês em cada mil nascimentos (dez vezes mais que na Suécia).

O problema não é a carga tributária e sim como ela é aplicada, e reduzir os tributosnão mudará esse cenário. Cobrar menos do contribuinte não evitará a existência decastelos e trens-da-alegria. Um caminho mais eficaz para resolver essa questão é aumentar a transparência - que é um dos pontos-chave do SPED.

O novo sistema tende a reduzir o caixa dois, a nota calçada e outras fraudes que tornam a nossa arrecadação ineficiente e injusta. O SPED promete criar uma espiralvirtuosa de desenvolvimento e, principalmente, favorecer a construção de uma comunidade empresarial mais ética, mais justa e muito mais digna de um país que,em extensão territorial, recursos naturais e diversidade humana, é um dos mais ricos do mundo.

3 - SPED CONTÁBIL - ECD

A Instrução Normativa RFB nº 787/2007 institui a Escrituração Contábil Digital (ECD), estabelece a sua obrigatoriedade e aprova o Manual de Orientação do Leiaute para geração de arquivos.

A legislação tributária federal exige que, além do Livro Diário, o contribuinte escriture o Livro Razão. Obriga, também, as pessoas jurídicas não optantes pelo Simples a apresentarem os arquivos eletrônicos que representem a Contabilidade.

A legislação previdenciária federal também exige a apresentação de arquivos que representem a Contabilidade, mas em formato

diferente do previsto na legislação fiscal.

Dessa forma, são quatro formas distintas de representar uma mesma realidade, sujeitas a formalidades distintas:

- Livro Diário: escrituração em papel; lançamentos em ordem cronológica; termos de abertura e encerramento; transcrição das demonstrações contábeis.

- Livro Razão: escrituração em papel; lançamentos em ordem de conta e data;

- Arquivos eletrônicos em dois formatos distintos compostos, basicamente, por plano de contas, lançamentos e saldos.

Nos arquivos eletrônicos atualmente entregues, em cerca de 90% dos casos, constata-se que eles representam de forma adequada a escrituração em papel e, a partir do mesmo conjunto de arquivos, pode-se ?gerar? os Livros Diário e Razão.

Desse cenário geral, temos:

- Baixa produtividade na execução da auditoria;- Informações declaratórias não confiáveis;- Facilidade de simulação de transações comerciais;- Dificuldade na execução dos controles;- Falta de compatibilidade entre os dados econômico-fiscais dos contribuintes;- Indisponibilidade de informação das transações comerciais em tempo hábil;- Dificuldade de disponibilizar, compartilhar e trocar de informações;- Alto custo de impressão, manipulação e armazenamento de livros da escrituração comercial;- Dificuldade no cumprimento de obrigações acessórias;- Falta de padronização de obrigações acessórias entre os Estados/SRF;- Extravio de livros fiscais como instrumento para obstruir o desenvolvimento da ação fiscal;- Dificuldades em rastrear operações dissimuladas.

O Sped Contábil visa à substituição da emissão de livros contábeis (Diário e Razão) em papel pela sua existência apenas digital. Os livros Diário e Razão serão gerados a partir de um mesmo conjunto de informações digitais.

A solução abrange os fiscos federal, estaduais, futuramente municipais, DNRC, CFC,Banco Central, SUSEP, CVM e contribuintes que irão fornecer informações para a composição da base dados.

A entrega (autenticação) dos livros deverá seguir a periodicidade atual.

Para o Sped Contábil está sendo construído um programa para validação e transmissão do arquivo com a escrituração contábil. Esse aplicativo também exibirána tela a contabilidade da empresa, nos formatos de diário ou razão, e as Demonstrações Contábeis.

O arquivo deverá ser assinado digitalmente pelo empresário ou representante legal da sociedade empresária e pelo contabilista responsável pela escrituração. O aplicativo conterá, também, funcionalidades para a realização das assinaturas digitais.

Depois de assinado, o arquivo será encaminhado para o Sped que disponibilizará para as Juntas Comerciais as informações necessárias à autenticação. A Junta Comercial fará uma série de validações próprias e depois autenticará o livro entregue. Essa informação de autenticação é fornecida ao titular da escrituração por intermédio do Sped por meio de consulta à Internet.

Depois de recebida, a escrituração contábil é armazenada em um banco de dados que irá permitir que os órgãos parceiros do Sped obtenham cópias integrais do arquivo. O titular da escrituração poderá, pela Internet, ter conhecimento de qual órgão teve acesso a sua escrituração.

Uma vez transmitido, qualquer pessoa que tiver o arquivo, poderá verificar a autenticidade da escrituração contábil da

empresa e visualizar e imprimir a escrituração.

Já foram homologados e em breve entrarão em produção os seguintes aplicativos:

- Programa Validador e Assinador - PVA;- Receitanet com as adaptações necessárias à transmissão de grandes arquivos;- Ferramenta de download (disponível somente para as Juntas Comerciais);- Consulta, pelos titulares da escrituração, dos downloads realizados;- Ferramenta para permitir que as Juntas Comerciais, como contingência, realizem suas atividades através da internet.

4 - SPED FISCAL - EFD

O Convênio ICMS nº 143/2006 institui a Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Via de regra, uma empresa não se utiliza da escrituração em papel em seus controles. Recorre aos arquivos eletrônicos que a representam para buscar as informações de que necessita. Os registros em papel derivam de exigências legais esua geração, autenticação e armazenamento são tarefas meramente burocráticas, sem grande utilidade no dia-a-dia das empresas.

Atualmente, as informações requeridas pelo fisco são fornecidas por meio de um grande número de demonstrações em meio eletrônico e diferentes leiautes, o que acarreta um aumento de obrigações acessórias ao contribuinte.

Com o Sped contábil e fiscal implantados, a empresa que utilizá-los estará dispensada de apresentar grande parte das informações fornecidas na DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) e outras obrigações acessórias relativas a outros tributos (IPI, PIS/COFINS, etc) no âmbito federal.

Abaixo estão listadas algumas das obrigações acessórias que os contribuintes são atualmente obrigados pelos fiscos a entregar e que poderão ser incorporados pelo Sped:

- Informações do ICMS:Guias informativas anuais;

Livros de Escrita Fiscal;Arquivos do Convênio ICMS 57/95.

- Informações do IPI na DIPJ;

- Detalhamento da origem do crédito no PER/DCOMP (Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição / Declaração de Compensação), no caso de Ressarcimento de IPI;

- Coleta de dados em arquivos digitais pelo sistema SINCO (Sistema Integrado de Coleta);

- DNF - Demonstrativo de Notas Fiscais;

- DCP - Declaração do Crédito Presumido do IPI;

- DE - Demonstrativo de Exportação;

- DIF (Bebidas, Cigarros e Papel Imune);

- Arquivos digitais dos produtos do capítulo 33 da TIPI (Obrigação acessória específica para os estabelecimentos industriais de produtos de higiene pessoal, cosméticos e perfumaria cuja receita bruta com a venda desses produtos seja igual ou superior a 100 milhões);

- Arquivo com balancetes mensais das instituições financeiras obrigado pelo BACEN e denominado arquivo 4010;

- Arquivo de demonstrações trimestrais entregue à CVM denominado ITR;

- Arquivo com balancetes mensais das seguradoras obrigadas pela Susep.

5 - NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-e - Ambiente Nacional

O Projeto Nota Fiscal Eletrônica - NF-e foi implantado em 2006 para empresas participantes do Projeto Piloto em 5 (cinco) Estados Brasileiros, tendo como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico de existência apenas digital, que venha substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Em Santa Catarina, a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e foi instituída a partir de 1º.11.2007, pela alteração 1481ª, inserida no Decreto nº 853/2007, que introduziuo Anexo 11 (arts. 1º a 23) ao RICMS-SC/01, e poderá ser utilizada por contribuinte do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS e por contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI, em substituição à Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A.

A integração e a cooperação entre Administrações Tributárias têm sido temas muitodebatidos em países federativos, especialmente naqueles que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal.

Atualmente, as Administrações Tributárias despendem grandes somas de recursos

para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre a emissão de notas fiscais dos contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantesde recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária.

Assim, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando:

- Melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;- Redução de custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições;- Fortalecimento do controle e da fiscalização.

O projeto possibilitará os seguintes benefícios e vantagens às partes envolvidas:

- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federale demais Secretarias de Fazendas Estaduais;- Fortalecimento da integração entre os fiscos, facilitando a fiscalização realizada pelas Administrações Tributárias devido ao compartilhamento das informações das NF-e;- Rapidez no acesso às informações;- Eliminação do papel;- Aumento da produtividade da auditoria através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;- Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações.

6 - CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO - CT-e

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é o novo modelo de documento fiscal eletrônico, instituído pelo AJUSTE SINIEF 09/07, de 25/10/2007, que poderá ser utilizado para substituir um dos seguintes documentos fiscais:

a) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; b) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; c) Conhecimento Aéreo, modelo 10; d) Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; e) Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27; f) Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

O CT-e também poderá ser utilizado como documento fiscal eletrônico no transporte dutoviário e, futuramente, nos transportes Multimodais.

De maneira simplificada, a empresa emissora gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da prestação de serviço, que deve ser assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que é o CT-e em si, é então transmitido pela internet para Secretaria da Fazenda que faz uma pré-validação do arquivo e devolve, em tempo real, um protocolo de recebimento (autorização de uso).

Após o recebimento do CT-e, a Secretaria da Fazenda disponibiliza consulta na internet para que o transportador possa verificar sua autorização e conteúdo. Este mesmo arquivo é ainda transmitido pela Secretaria de Fazenda para a Receita Federal, que agrupa todos os Conhecimentos de Transporte Eletrônico emitidos nacionalmente e, no caso de uma operação interestadual, também para as Secretarias de Fazenda da unidade federada do início e do término da prestação de serviço de transporte, e do tomador.

A transportadora deve imprimir o Documento Auxiliar do CT-e (Dacte) para acompanhar a carga durante o transporte, antes do início da prestação do serviço. O Dacte é uma representação simplificada do CT-e. Contém informações básicas sobre a prestação em curso (emitente, destinatário, valores etc).

6.1 - Vantagens do CT-e

Assim, com a possibilidade de preencher os documentos eletronicamente, as transportadoras deverão ganhar tempo na liberação de suas cargas na fiscalização de trânsito, reduzir o volume de papel armazenado e os custos da emissão e prestação de informações ao Fisco. Além disso, a sistemática permitirá à Sefaz um maior controle e acompanhamento da prestação do serviço de transporte de cargas, uma vez que possibilita um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os Fiscos.

6.2 - Modelo Operacional

O CT-e terá modelo único de documentos para uso de todos os modais: aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário e multimodal (segunda fase do projeto). De maneira simplificada, a empresa emissora gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da prestação de serviço, que deve ser assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que é o CT-e em si, é então transmitido pela internet para Secretaria da Fazenda que faz uma pré-validação do arquivo e devolve, em tempo real, um protocolo de recebimento (autorização de uso).

Após o recebimento do CT-e, a Secretaria da Fazenda disponibiliza consulta na internet para que o transportador possa verificar sua autorização e conteúdo. Este mesmo arquivo é ainda transmitido pela Secretaria de Fazenda para a Receita Federal, que agrupa todos os Conhecimentos de Transporte Eletrônico emitidos nacionalmente e, no caso de uma operação interestadual, também para as Secretarias de Fazenda da unidade federada do início e do término da prestação de serviço de transporte, e do tomador.

A transportadora deve imprimir o Documento Auxiliar do CT-e (Dacte) para acompanhar a carga durante o transporte, antes do início da prestação do serviço. O Dacte é uma representação simplificada do CT-e. Contém informações básicas sobre a prestação em curso (emitente, destinatário, valores etc).