A importância da implantação de um

programa de gestão de documentos

Cintia Aparecida Chagas ArreguyRubens de Oliveira e Silva

Arquivo Público da Cidade de Belo HorizonteFundação Municipal de Cultura

Prefeitura Municipal de Belo Horizonte

O Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte

Criado em 1991

É o equipamento da Fundação Municipal de Cultura responsável pela gestão, recolhimento, preservação e acesso aos documentos produzidos ou recebidos pelo poder executivo municipal.

Guarda também documentos do poder legislativo.

Estrutura organizacional do APCBH

Diretoria

Departamento de Gestão

de Documentos

Departamento de tratamento,pesquisae acesso

Divisão de ArquivosPermanentes

Divisão deConservação de

Documentos

O acervo

Guarda valioso acervo documental sobre a administração municipal, apresentando grande diversidade de suportes e formatos das informações.

O acervo

Trata-se da documentação pública produzida pela Prefeitura e Câmara Municipal, desde a criação da Cidade. Contempla as secretarias e órgãos municipais

Está organizado em fundos documentais.

Possui também coleções.

Dimensões do acervoDocumentos textuais 1030 metros lineares

Fotos positivadas (ampliações)

51827

Negativos 262140

Fitas de áudio (cassete)

1884

Fitas de vídeo (VHS) 3259

Slides (diapositivo) 686

Discos de vinil 98

CD's (áudio) 81

CD-ROM 131

Mapas 155

Dimensões do acervoFilmes 33

Fitas de áudio – rolo 962

Disquete 74

Microfichas 2554

Jaqueta de microfilme 118104

Rolo microfilme 517

Cartão Janela 250000

Plantas 400

Cartazes 4498

Gestão de documentos

Gestão

Ato de gerenciar Termo relacionado à administração Tem a finalidade de estabelecer uma ordem, uma

metodologia de trabalho, regida por uma lógica. Por meio da gestão, procura-se obter o máximo de

resultados aproveitando os recursos disponíveis. Grandes quantidades de documentos localizar e

utilizar a informação no tempo exato para a tomada de decisão com qualidade, confiabilidade e precisão.

GESTÃO DE DOCUMENTOSDictionary of archival terminology (1984, 1988, 2002)

Editados pelo CIA Gestão de documentos como área da

administração geral que procura alcançar economia e eficiência na criação, manutenção, uso e eliminação de documentos e campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e destinação dos documentos.

O que é gestão de documentos?Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

(Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo)

O que é documento? Unidade de registro de informações,

qualquer que seja o suporte ou formato

Material no qual são registradas as informações. (papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.)

Suporte

Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. (cartaz, planta, negativo etc.)

Formato

Documentos de arquivo

Todos os produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.

Documentos de arquivo

Formam um conjunto orgânico refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções A função pela qual são produzidos é que determina

sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato

O que é um arquivo público? O conjunto de documentos produzidos e

recebidos, no exercício de suas atividades por órgãos em âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e jurídicas.

Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo

Atenção! O conceito de arquivo está sempre

associado a um conjunto de documentos

Um documento isoladamente não tem razão de ser. Ele só tem significado dentro de um conjunto do qual é parte integrante.

Como surgiu a gestão de documentos?

Do inglês Record Management EUA e Canadá – meados dos anos 1940. Explosão documental após a segunda

guerra mundial. Necessidade de gerenciar toda a produção

documental da época.

Ciclo de vida dos documentos (teoria das 3 idades)

Teoria desenvolvida depois da Segunda Guerra Mundial (1939-1945).

Os arquivos passam por três estágios de arquivamento, de acordo com o seu uso e a freqüência de consultas: Corrente Intermediário Permanente

Ciclo de vida dos documentos (teoria das 3 idades)

Cada uma dessas fases corresponde a procedimentos técnicos diferenciados.

Os arquivos passaram a se preocupar com os documentos desde o momento em que são criados, passando pela tramitação e destinação final: eliminação ou guarda

Arquivo Corrente

Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Refere-se ao valor que o documento apresenta no uso administrativo para o órgão, razão primeira de sua criação.

Relaciona-se ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

Valor Primário

Arquivo Intermediário

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Arquivo Permanente

Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor probatório ou informativo (histórico).

Valor secundário

Valor probatório x Valor informativo Valor probatório

Valor inerente aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções.

Valor informativo Valor inerente aos documentos devido à

informação que contêm sobre pessoas (físicas ou jurídicas), coisas ou fenômenos. Para fins de estudo ou pesquisa.

Avaliação

Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final.

Deve levar em conta os valores primário e secundário dos documentos.

Não é feita documento a documento (são analisadas as tipologias)

Objetivos

Racionalização do ciclo documental Redução ao essencial da massa documental

sem prejuízo da informação Aumento do índice de recuperação da

informação Garantia de condições de conservação dos

documentos de guarda permanente

Avaliação

•Deve efetivar-se nos arquivos correntes.• Evitar transferência para arquivos intermediários de

documentos que ainda não foram avaliados. (MASSA ACUMULADA)

• É fundamental para o processo de avaliação que os documentos tenham sido classificados.

• Classificação permite a compreensão do conteúdo dos documentos de arquivo dentro do processo de produção, uso e acesso à informação arquivística.

• Manutenção dos vínculos orgânicos com a entidade geradora.

•Deve efetivar-se nos arquivos correntes.• Evitar transferência para arquivos intermediários de

documentos que ainda não foram avaliados. (MASSA ACUMULADA)

• É fundamental para o processo de avaliação que os documentos tenham sido classificados.

• Classificação permite a compreensão do conteúdo dos documentos de arquivo dentro do processo de produção, uso e acesso à informação arquivística.

• Manutenção dos vínculos orgânicos com a entidade geradora.

Massas acumuladas Documentos ativos Elimináveis de imediato De valor intermediário Documentos de valor permanente A relação dos arquivos montados nos postos de

trabalho com as massas acumuladas é de depósito. Transferência se dá por questões de espaço físico,

primeiramente e, secundariamente, pela perda do valor administrativo e técnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de utilização futura

Massas acumuladas A relação dos arquivos montados nos postos de

trabalho com as massas acumuladas é de depósito. Guardam aquilo que não é necessário guardar nos postos

de trabalho. Não há organicidade, recolhimentos periódicos, controle de

fluxo. Transferência se dá por questões de espaço físico,

primeiramente e, secundariamente, pela perda do valor administrativo e técnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de utilização futura.

Importância da gestão de documentos Otimização da utilização do espaço e de recursos

humanos. Promover a eficiência da administração e a

simplificação do fluxo documental Ampliação do espaço físico para arquivamento Aproveitamento de recursos humanos e materiais Controle do processo de produção documental,

orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação

Gestão de documentos e economia

redução da massa documental

deslocamento dos documentos de guarda intermediária para arquivos localizados em áreas mais afastadas dos centros urbanos, portanto menos valorizadas.

Tabela de temporalidade e destinação Orientar os técnicos na tarefa de seleção

dos documentos a serem eliminados, após cumprirem os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, ou serem preservados como de guarda permanente.

Fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão produtor tomando-se como base o plano de classificação.

PASSOS PARA IMPLANTAÇÃO DE PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 1) Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos,

que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável; 2) Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e

procedimentos para o trabalho de avaliação; 3) Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das

competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades; 4) Levantamento da produção documental: entrevistas com

funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;

5) Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite;

6) Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;

7) Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

Comissões de avaliação As comissões de avaliação deverão ser

compostas por profissionais com conhecimentos das funções, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos órgãos, sendo recomendável que faça parte da comissão:

um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão,

um procurador ou assessor jurídico e um arquivista.

(BERNARDES, Ieda Pimenta)

Gestão de documentos digitais Documento codificado em dígitos binários,

acessível por meio de sistema computacional

A proliferação desse tipo de documento é um desafio enfrentado por todas as instituições arquivísticas hoje.

Documento digital - vantagens Facilidade de cópia e transmissão

Facilidade de acesso

Flexibilidade

Cópias idênticas sem perdas

Documento digital - problemas Dependência de um aparato de software e

hardware para sua recuperação. Fragilidade das mídias. Rápida obsolescência das mídias e formatos. Necessidade de migração dos suportes e

atualização do formatos. Aparente eternidade. Pouco preparo das instituições arquivísticas.

Necessidade de novas qualificações profissionais.

Preservação digital

Dificuldade de se garantir sua fidedignidade e autenticidade ao longo do tempo.

Fidedignidade: Capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que atesta (grau de completude de sua forma intelectual e controle de seus procedimentos de criação)

Autenticidade: capacidade de se provar que um documento arquivístico é o que diz ser (está ligada ao modo, à forma e ao status de transmissão desse documento, bem como às condições de sua preservação e custódia)

Preservação digital

Requer ações arquivísticas, a serem incorporadas em todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados, incluindo as etapas de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos, a fim de que não haja perda nem adulteração dos registros

Preservação digital

Para ser utilizado como forma de armazenamento permanente Atualização periódica tanto do meio de armazenamento,

quanto dos sistemas. Mudança de um meio físico para outro atualização

(refreshing). Mudança de um formato de arquivo para outro migração. Emulação desenvolvimento de sistemas que façam com que

arquivos baseados em formatos antigos sejam lidos por programas mais atuais.

Preservação digital

Um arquivo digital não pode ser guardado durante anos em local seguro, longe de agentes externos de degradação.

Preservar, no universo digital significa tomar ações pró-ativas com o intuito de evitar que a informação seja perdida.

O acesso passa de antítese da preservação para seu subproduto.

Microfilme Filme resultante do processo de

reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas.

A importância da microfilmagem Ainda hoje, a microfilmagem é a única

forma de se garantir a longevidade de informações contidas em documentos com garantia de autenticidade.

Expectativa de vida de um microfilme de alta qualidade (prata) é de 500 anos

Vantagens da microfilmagem Baixos custos de produção e manutenção; Grande capacidade de compactação em

relação ao documento original; Segurança proporcionada pelo pequeno

volume do microfilme; Normalização fixa; Facilidade de reversão ao papel;

O Arquivo Público da Cidade e a Câmara Municipal de Belo Horizonte Entre 1993 e 1994 - o APCBH recebeu acervos

provenientes do poder legislativo dentro de um procedimento não sistematizado – doação documentação originada das atividades administrativo-

financeiras da própria Câmara (balanço e livros caixas, entre outros);

documentação originada das atividades do processo legislativo (atas e dossiês de projetos de lei e proposições de vereadores, entre outros).

O Arquivo Público da Cidade e a Câmara Municipal de Belo Horizonte 2005 - Primeiro convênio – recolhida documentação

originada do processo legislativo dos anos de 1947 a 2005. Entre 2006 e 2008 o APCBH procedeu ao recolhimento,

organização física e intelectual, acondicionamento e descrição dessa documentação.

2007 - novo convênio, visando o recolhimento do restante da documentação relativa à legislatura de 2006 a 2008, e a ampliação do escopo dos trabalhos, abarcando o acervo fotográfico e os trabalhos de digitalização do acervo textual.

2011 - um terceiro convênio está em andamento e, mais uma vez, planeja-se a ampliação dos acervos e serviços prestados, com a digitalização das fitas de áudio das sessões plenárias e a incorporação dos Anais do Conselho Deliberativo, órgão legislativo anterior à Câmara Municipal.

Referências Bernardes, Ieda Pimenta. Como avaliar

documentos de arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 89 p. (Projeto como fazer ; v. 1)

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: Editora da FGV, 2005.