A l i a n ç a s E s t r a t é g i c a s

C i m e n t o s

Manual de procedimento de troca de cartas fretes para os Postos Conveniados receber o reembolso da Votorantim Cimentos e emitir as futuras Notas Fiscais solicitadas

JANEIRO 2008

Atençã

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Importa

nte

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QUAIS SÃO AS EMPRESAS DA VOTORANTIM CIMENTOS?

CIMENTEIRAS• VOTORANTIM CIMENTOS BRASIL (VCB)• VOTORANTIM CIMENTOS NORDESTE (VCNE)

EMPRESA PARCEIRA DO GRUPO VOTORANTIM• INTERÁVIA TRANSPORTES (ITL)

Como é a nova Carta Frete da Votorantim

(4) Recibo de pagamentos à autônomos(RPA); (3) Autorização de abastecimento/Liquidação

(2) Recibo de Adiantamento/ Pedágio (RAC); (1)Autorização de abastecimento/Adiantamento

COMO RECEBER A CARTA FRETE

• CARTAS FRETES DAS VCB e VCN/NE- RPA e RAC com as suas respectivas autorizações de abastecimentos;- 1ª via do canhoto da nota fiscal assinada e carimbada pelo cliente

• CARTAS FRETES DA INTERÁVIA TRANSPORTES (ITL)- RPA+RAC e as suas respectivas autorizações de abastecimentos;- 1ª via do canhoto da nota fiscal assinada e carimbada pelo cliente;- Canhoto da 1 ª via do conhecimento (CRTC) da ITL assinado e carimbado pelo cliente;- 2ª via do conhecimento da ITL assinado e carimbado pelo cliente

- Os relatórios deverão estar separados por empresa (ex: Votorantim Cimentos Brasil separado da Interávia Transportes e também da Votorantim Cimentos Nordeste),

- RAC deve conter o canhoto de autorização para pagamento de adiantamento da carta frete.OBS: N ° DO CANHOTO NF = N° DO CAMPO DA NF INSERIDO NA CARTA FRETE

COMPROVANTES DE CARRETO NÃO TEM VALOR COMO RECIBO, FAVOR NÃO ENVIAR JUNTO COM AS CARTAS FRETES.

• Ao enviar as cartas fretes, destaque as autorizações de abastecimento e guarde-as até ser solicitado a respectiva Nota Fiscal;

Anexo 1 – Forma de envio da RPA das Cimenteiras

PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO. PREFERENCIALMENTE UTILIZAR CARIMBO DO CNPJ OU DA EMPRESA RECEBEDORA.

NA FALTA DO CARIMBO DEVERÁ SER ASSINADO E PREENCHIDO O NOME POR EXTENSO E O Nº DA IDENTIDADE DA PESSOA QUE RECEBEU A MERCADORIA.

CASO ESTES CAMPOS NÃO ESTIVEREM DEVIDAMENTE PREENCHIDOS O FRETE NÃO SERÁ PAGO.

OBS: SE NO CAMPO DA NOTA FISCAL NÃO CONSTAR NENHUM NÚMERO, NÃO HÁ NECESSIDADE DE CANHOTO DA NF. TAMBÉM NÃO HÁ NECESSIDADE DE CANHOTO DA NF PARA AS FILIAIS DE CAJATI E CAPIVARI DE BAIXO.

Anexo 2 – Forma de envio da RPA da ITL

1 via do canhoto do CRTC da Interávia Transportes, assinado e carimbado pelo cliente, anexado na 2 via do CRTC da Interávia.

2 via do CRTC da ITL Anexado atrás da carta frete

1 via do canhoto da NF Assinado e carimbado

pelo cliente

Não receber cartas fretes:

• Sem a documentação necessária;• Quando a RPA estiver somente com o carimbo da Cimento (por ex: Votorantim

Cimentos Brasil). Esse procedimento é para segurança da empresa e não para comprovar a entrega da mercadoria;

• Quando a RPA estiver com o valor liquido 0,00(zerado), isso quer dizer que o transportador é cativo ou inscrito isso quer dizer que que já foi pago o frete.

• Quando a RPA estiver solicitando Conhecimento da Transportadora: (emitir ctrc usar o valor .........). Isso acontece porque eles irão receber diretamente da Votorantim. NÃO CONFUNDIR COM O CRTC DA ITL.

• RESUMINDO: Quando tiver valor 0,00 (ZERADO) no valor liquido do RPA, NÃO RECEBA!!!

• Ao ter dúvidas na troca do frete, favor ligar para a nossa Central de Atendimento.

Anexo 4 - Enviar as RPA’s pela Internet

• Entrar no site www.votorantim-cimentos.com.br\sipac\principal.asp • Inserir o login e a senha• Clicar no link GERAR LOTE DE RPA, escolher a empresa;• Adicionar as cartas no lote (máximo 24 CF) e enviar;

Anexo 5 - Recibo de envio de RPA’s

Recibo de envio de RPA’s

• Após enviar, anote o numero do lote, espere 3 horas, entre no site novamente e digite o numero do lote, imprima a relação das cartas pagas, onde consta status Pago e anexar as respectivas cartas fretes nessa relação conforme os modelos anteriores;

• Ao enviar as cartas fretes, destaque as autorizações de abastecimento e guarde-as até ser solicitado a respectiva Nota Fiscal;

• Não enviar nada além da carta frete e seus devidos canhotos. (Ex:canhoto de soma, papeis de pesagem)

• Enviar os lotes da Internet uma vez por semana para Curitiba;

• Para os postos que não tem Internet e mandam manualmente para Curitiba, fica a critério do posto a periodicidade do envio.

RPA’s e RAC’s que o Posto de gasolina não conseguiu enviar pela Internet?

• O QUE FAZER?? - Separar as cartas fretes que deram o status Erro-carta frete não localizada ou paga na Relação de cartas fretes passadas na internet;

- Fazer relatório a parte contendo a Razão Social do Posto, CNPJ, dados bancários e as informações da carta frete com problema (n° e valor);

- Os relatórios deverão estar separados por empresa (ex: Votorantim Cimentos Brasil separado da Interávia Transportes),

-Mandar o relatório com as respectivas cartas fretes para Curitiba;

- Não esquecer de destacar as autorizações de abastecimentos para a emissão das notas fiscais, pois o valor delas está contido no código de barras da carta frete;

- Após o envio, o Posto poderá consultar essas cartas fretes na Internet.

Anexo 6 - Consultar os pagamentos das cartas fretes • Entrar no site www.votorantim-cimentos.com.br\sipac\principal.asp

• Clicar no link CONSULTA DE STATUS DE RPA’S;• Escolha a empresa e digite o numero do lote.• Clique em consultar

Anexo 7 - Consultar a Solicitação de Nota fiscal

• Clicar no link SOLICITAÇÃO NOTAS DIESEL;• Clicar em cima de uma das datas e aparecerá os dados para emissão da nota fiscal

Anexo 8 - Solicitação de NF pela Internet

Anexo 9 - Solicitação de NF pelo correio ou Fax

Anexo10 - Ex. da N.Fiscal solicitada pela Votorantim (modelo 1 ou 1A, 1ª via)

R$ 0,0

R$ 0,0

R$ 0,0

R$ 0,0

R$ 0,0

R$ 0,0

R$ 0,0

R$ 0,0

Os valores aqui devem ser sempre R$ 0,0

É obrigatório constar no corpo da Nota Fiscal:- ICMS retido por Subst. Tributária”- Base de Calc. ICMS Subst. e ICMS SUBST.

O valor da NF tem que ser exatamente igual ao valor solicitado pela relatório de NF da Votorantim

BASE DE CÁLC. ICMS SUBST.: 1.138,56 ICMS SUBST: 136,63 - Alíquota.: 12%“ICMS retido por Substituição Tributária”

1.138,56

A Base de Calc. ICMS Subst. Deve ser igual ao valor total dos Produtos

O ICMS Subst. é correspondente a alíquota do estado (neste ex. PR = 12%)

RS 12%SC 12%PR 12%SP 12%RJ 13%MG 12%DF 12%GO 18%MT 17%MS 17%SE 17%CE 25%PE 18%PA 17%BA 25%MA 17%PB 17%PI 17%RN 17%AL 17%ES 17%TO 17%RO 25%

Alíquota ICMS

0008504 – 9 DIESEL COMUM 060 LT 759,546 1,499 1.138,56

ENVIO DAS NOTAS FISCAIS DIESEL PARA CURITIBA

• Consultar a Solicitação de NF no site da Votorantim toda Segunda feira;

• Imprimir a solicitação;• Emitir as notas fiscais conforme a solicitação e o modelo

anterior;• Anexar às Notas Fiscais de Diesel as respectivas

autorizações de abastecimento e solicitação; e• Enviar SEMPRE para Curitiba

Responsáveis

Central de Atendimento:

- EQUIPE SIPAC 41 3355-1136Ou através do e-mail- cartafrete@votorantimcsc.com.br

OBS: O horário de atendimento para consulta de pagamentos é somente das 16:00h até as 17:00h, com nossa central de Atendimento.

• TODAS OS DOCUMENTOS REFERENTE A CARTAS FRETES E NOTAS FISCAIS DE DIESEL DEVERÃO SER ENCAMINHADAS PARA CURITIBA

VOTORANTIM CIMENTOSRodovia Curitiba Rio Branco, 1303 PR 092Cep 82130-570Bairro: AbranchesCuritiba – PRA/ C Sipac

Procedimentos Obrigatórios do Posto Conveniado junto a Votorantim

- Recebimento de Cartas Fretes

- Lançamento das Cartas Fretes no Sistema VC (de postos que não possuem leitor)

-Pagamento da Carta Frete ao Posto Conveniado ás terças e quintas.

Sistema VC emite relatório de divergências

Procedimentos Contingenciais

OK

Emissão pelos Postos deNotas Fiscais de Diesel.

- As autorizações de abastecimentos arquivadas deverão ser enviadas com a NF.- Na relação de cartas fretes devem constar os valores das cartas e autorizações abastecimentos;e o total de todas para o pagamentoObs. O Posto só deverá enviar a NF quando solicitado pela Votorantim

Há divergências

?

não

sim

Posto Conveniado envia para Curitiba as Notas Fiscais (veja o modelo anexo 1) de diesel

anexada ao relatório de solicitação NF.

Post

o C

onve

niad

o

Os Postos deverão enviar semanalmente para (Votorantim Cimentos – A/C: SIPAC/DIESEL - Rodovia PR 092, 1303 – Abranches - Curitiba PR – CEP 82130570)- As RPA - Recibo de Pagto a autônomo - As RAC - Recibo de Pagto ao Carreteiro, - Relação de RPA’S- E canhotos de Nota Fiscal- E destacar as autorizações de abastecimentos e arquivar no posto até a chegada da solicitação de Nota Fiscal.

Emissão quinzenal de Relatório de Solicitação de NF para:-Os postos que tem Internet (Anexo 8)- E para os postos que não tem Internet (Anexo 9)

informando os dados para emissão da nota fiscal

2

1

3VOTO

RA

NTI

M

4

5

• Pagamentos são realizados toda terça e quinta feira, via deposito bancário na conta corrente do posto de gasolina e as cartas fretes deverão ser enviadas toda semana;

• As solicitações de nota fiscal são realizadas a cada 15 dias e terão o prazo de 7 dias para serem entregues na Votorantim Cimentos, em Curitiba.

OBS: - O POSTO DE GASOLINA QUE NÃO RESPEITAR AS NORMAS DA VOTORANTIM QUANTO AO RECEBIMENTO DE CARTAS FRETES SERÁ DESCREDENCIADO DO GRUPO VOTORANTIM;

- O POSTO QUE ATRASAR O ENVIO DAS NOTAS FISCAIS E DAS CARTAS FRETES SERÁ BLOQUEADO E AUTUADO PELA VOTORANTIM E EM REINCIDENCIA SERÁ DESCREDENCIADO DO GRUPO.

AGRADECEMOS A SUA PREFENRÊNCIA EM SER PARCEIRO DO GRUPO VOTORANTIM E PARA

QUALQUER DÚVIDA, CONTE CONOSCO.

MUITO OBRIGADA

SIPAC - DIESEL