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y 3Aspectos generalesYour Quick Reference Expert

Temas bsicos

Referencia rpida

Temas avanzados

Consejos y soluciones para lograr la mejor productividad

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Botn de OfceMuestra el men de comandos utilizados con frecuencia, como Nuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir y Cerrar. (Este men sustituye al men Archivo utilizado en versiones anteriores de Access.) La parte derecha del men contiene vnculos con archivos abiertos recientemente.

Barra de herramientas de acceso rpidoContiene botones para comandos utilizados con frecuencia (de manera predeterminada, Guardar, Deshacer y Rehacer). Puede personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido agregando botones para otros comandos. Tambin puede colocar la barra de herramientas debajo de la cinta de opciones.

Cinta de opcionesAqu se encuentran las pestaas que, a su vez, contienen grupos de herramientas relacionadas, como botones, listas y galeras. Una galera es una coleccin de comandos u opciones representadas grcamente para mostrar sus resultados. Si su pantalla tiene una baja resolucin en algunos grupos aparecer slo el nombre del grupo.

Panel de exploracinMuestra los objetos de la base de datos. Entre estos objetos se incluyen tablas, formularios, consultas e informes. Para cambiar los objetos que deben mostrarse y en qu orden, haga clic y seleccione el tipo de objeto y de ltro del men. Puede abrir y cerrar el Panel de exploracin mediante el botn para abrir o cerrar la barra Ancho .

Barra de estadoLe indica la vista actual. Haga clic en los botones de Vista para cambiar las vistas del documento. Los botones de Vista varan en funcin del tipo de objeto seleccionado. Por ejemplo, los botones de Vista de una tabla son Hoja de datos, Tabla dinmica, Grco dinmico y Diseo .

Pestaas de la cinta de opciones

n Pestaa Inicion Pestaa Crearn Pestaa Datos

externos

n Pestaa Herramientas de base de datos

n Pestaas Herramientas de tabla | Hoja de datos y Diseo

n Pestaa Herramientas de diseo de formulario | Diseo

n Pestaa Herramientas de consultas | Diseo

Actividades corrientesn Crear una base

de datos a partir de una plantilla

n Crear una tabla en Vista Diseo

n Establecer varias claves principales

n Convertir un campo a requerido

n Crear una consulta en Vista Diseo

n Crear un formulario a partir del Asistente para formularios

Trabajar con tablas, consultas e informes

n Restringir la entrada de datos con mscaras de entrada

n Comprobar datos mediante las reglas de validacin

n Crear una tabla a partir de una consulta

n Crear un informe a partir del Asistente para informes

n Personalizar el orden de tabulacin de un formulario

Ahorrar tiempo de manera til

n Cambiar el tipo y tamao predeterminado del campo

n Adjuntar archivos a un campo

n Ver dependencias de objetosn Filtrar datos en Vista Hoja de

datos

n Utilizar los mtodos abreviadosAccess 2007

Access 2007

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CA

B

2Referencia rpida

A Vistas Selecciona una vista para el objeto. Las vistas disponibles varan en funcin del tipo de objeto seleccionado.B Portapapeles Corta, copia y pega seleccin, y copia formato. Haga clic en el icono de acceso al Cuadro de dilogo para mostrar el panel de tareas

Portapapeles.C Fuente Cambia la fuente, el tamao, el estilo, el color y la alineacin del texto. Muestra las lneas de cuadrcula o colores de relleno. Haga clic en para abrir el

cuadro de dilogo Formato de hoja de datos.D Texto enriquecido Aplica formato al texto de un campo del tipo de datos Memo y cuyas propiedades de Formato de texto estn establecidas en Texto

enriquecido.E Registros Inserta, guarda o elimina un registro (la). Inserta una Fila de totales que utilice una funcin, como por ejemplo SUM. Comprueba la ortografa en un

registro. Haga clic en Ms para especicar el tamao de la columna y de la la; ocultar, mostrar, inmovilizar y liberar las y columnas e insertar una hoja secundaria de datos.

F Ordenar y ltrar Ordena y ltra valores del registro. Borra (elimina) ltros. G Buscar Busca o reemplaza texto en el objeto activado. Puede ir al primer, al anterior, al ltimo o al siguiente registro. Seleccione el registro activado o el objeto

entero.

Pestaa Inicio

AB C

DE F G

A Tablas Crea una tabla para almacenar datos. Puede crear una tabla en Vista Hoja de datos o en Vista Diseo o mediante una plantilla de tabla. Tambin puede crear una lista de SharePoint vinculada a una nueva tabla.

B Formularios Crea un formulario para introducir informacin en la base de datos. Puede crear un formulario donde se pueden introducir datos en un registro de uno en uno o en diversos registros a la vez. Tambin puede crear un formulario dividido que muestre un registro y una hoja de datos. Crea una vista de Grco dinmico (histograma). Haga clic en Ms formularios o Diseo del formulario para crear otros formularios.

C Informes Crea un informe para presentar datos en formato impreso. Utilice la herramienta Informe o Asistente para informes para crear rpidamente un informe.

D Otros Crea una consulta para obtener informacin especca de una tabla. Crea una macro para automatizar tareas de la base de datos realizadas con ms frecuencia, como por ejemplo imprimir un conjunto de informes semanales.

Pestaa Crear

A B C D

NOTA: Si normalmente importa datos a o exporta datos de una fuente externa, guarde los datos importados o exportados cuando se le pida. Entonces podr ejecutar rpidamente de nuevo los datos importados o exportados simplemente haciendo clic en Importaciones guardadas o Exportaciones guardadas.A Importar Obtiene datos de una fuente externa como, por ejemplo, otra base de datos de Access o una hoja de clculo de Excel. Haga clic en Ms para

mostrar ms fuentes de datos.B Exportar Enva datos a una fuente de datos externa como una hoja de clculo de Excel o una lista de SharePoint.C Recopilar datos Crea un mensaje de correo electrnico que incluye un formulario para recoger datos. Administra las respuestas recogidas en los formularios de

correo electrnico.D Listas de SharePoint Mueve una base de datos a un sitio de SharePoint y crea una lista de SharePoint vinculada a las tablas de bases de datos. Trabaje sin

conexin en las tablas vinculadas de Access y, a continuacin, sincronice sus modicaciones con la lista de SharePoint con conexin.

Pestaa Datos externos

A B C D

A Macro Abre el editor de Visual Basic para crear macros y automatizar tareas o realizar una serie de acciones complejas en un nico paso.B Mostrar u ocultar Muestra un diagrama con las relaciones entre las tablas combinadas. Muestra o modica las propiedades de un objeto. Muestra una lista de

todos los objetos que utilizan el objeto seleccionado.C Analizar Analiza las tablas y consultas para mejorar el rendimiento de una base de datos.D Mover datos Mueve una base de datos a otra base de datos existente del servidor SQL. Divide una base de datos de Access en dos archivos: uno que contiene

tablas y otro que contiene consultas y formularios.E Herramientas de base de datos Administra tablas vinculadas y paneles de control. Establece una contrasea para abrir la base de datos. Bloquea una base de

datos para que los dems usuarios no puedan modicar el diseo de los formularios o informes.

Pestaa Herramientas de base de datos

A B C D E

3La adquisicin de estas pestaas del curso le permite descargarse una copiadel software de CertBlaster de preparacin para el Examen 70-605 deMicrosoft Certified Application Specialist. Con el fin de ayudarle a aprobar elexamen, CertBlaster contiene cientos de preguntas prcticas y exmenes deprueba con el mismo nmero de preguntas que el examen real, y le propor-ciona un plan de estudio personalizado.

Para instalar su CertBlaster:1. Dirjase a http://www.courseilt.com/certblaster.2. Haga clic en el vnculo Access 2007.3. Guarde el archivo .EXE en su disco duro.4. Haga clic dos veces sobre el archivo .EXE.5. Haga clic en Aceptar y siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

Cuando se le pida la contrasea, introduzca c_605.

Prueba de prctica CertBlaster

A Vistas Selecciona una vista para la tabla escogida.B Campos y columnas Inserta, modica y elimina campos y

columnas. Crea una columna de bsqueda para mostrar los valorescorrespondientes de otra tabla.

C Formato y tipo de datos Establece el formato y el tipo de datos de uncampo. Especica si el campo se debe rellenar o debe contener valoresnicos.

D Relaciones Muestra y modica las relaciones de los datos en las tablasy las dependencias del objeto.

Pestaa Herramientas de tabla | Hoja de datos

A Resultados Cambia la vista a Vista Hoja de datos, Vista Tabla dinmica, Vista Grco dinmico, Vista SQL o Vista Diseo. Ejecuta la consulta y muestra losresultados.

B Tipo de consulta Selecciona el tipo de consulta que desea realizar en la base de datos. Puede revisar, agregar, actualizar, eliminar y combinar datos de las tablasde la base de datos.

C Conguracin de consultas Muestra la tabla de datos. Inserta o elimina las y columnas de la tabla de datos. Utiliza el Generador para crear una consultapersonalizada. Especica el nmero de registros que deben aparecer en los resultados de la consulta.

D Mostrar u ocultar Calcula los totales de todos o algunos registros de una consulta. Muestra las propiedades de la consulta y los nombres de tabla. Establece los parmetros para crear una consulta que solicite informacin al usuario.

A Vistas Selecciona una vista para el formulario escogido. Las vistas del formulario son Vista Formulario, Vista Presentacin y Vista Diseo.B Fuente Cambia la fuente, el tamao, el estilo, el color del texto y el color del relleno. Utilice la herramienta Copiar formato para copiar el formato de un objeto a

otro.C Lneas de divisin Aplica formato al formulario al aadir bordes a los campos seleccionados. Puede cambiar el ancho, el estilo y el color de los bordes.D Controles Inserta una imagen, ttulo, nmero de pgina o fecha. Inserta controles del formulario como cuadros de texto y botones de opciones.E Herramientas Inserta un campo de una tabla a un formulario. Muestra o modica las propiedades del formulario. Abre el formulario para editar en Visual Basic.

Pestaa Herramientas de diseo de formulario | Diseo

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Pestaa Herramientas de consultas | Diseo

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AB C D

A Vistas Selecciona una vista para la tabla escogida. Las vistas de tablason Vista Hoja de datos, Vista Tabla dinmica, Vista Grco dinmico yVista Diseo.

B Herramientas Designa el campo seleccionado como la llaveprimaria. Utiliza el Generador de expresiones para crear una expresinpersonalizada (similar a una frmula de Excel). Prueba los datos paraver si infringen una regla de validacin, la conguracin necesaria ola conguracin de Permitir longitud cero. Inserta una columna debsqueda.

C Mostrar u ocultar Muestra o modica las propiedades de un objeto.Muestra la lista de campos en los que est indizada la tabla.

Pestaa Herramientas de tabla | Diseo

AB C

A Imprimir Abre el cuadro de dilogo Imprimir. Puede especicar laimpresora, el intervalo de impresin y el nmero de copias que deseeimprimir.

B Diseo de pgina Especica el tamao de pgina, la orientacin, lostamaos de los mrgenes y el nmero de columnas.

C Zoom Cambia el porcentaje de zoom de la vista preliminar deldocumento. Muestra una, dos o ms pginas del objeto seleccionado.

D Datos Actualiza los datos mostrados en la ventana Vista preliminar.Exporta datos a una hoja de clculo de Excel, a un documento de Word,a un archivo de texto o a una lista de SharePoint. Haga clic en Mspara exportar los datos a otra base de datos de Access, a un archivo XMLo a un documento HTML.

E Cerrar vista preliminar Cierra la ventana Vista preliminar.

Pestaa Vista preliminar

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E

4Temas bsicos

Crear una tabla en vista Diseo1. Active la pestaa Crear.2. Haga clic en Diseo de tabla. Aparecer la pestaa Herramientas de

tabla | Diseo.3. En cada campo que desee crear, introduzca un nombre, el tipo de

datos y una descripcin.4. Seleccione la la que desee establecer como llave primaria y

haga clic en Llave primaria en la pestaa Herramientas de tabla | Diseo. El icono de una llave aparecer a un lado de la la seleccionada para identicarla como la llave primaria.

5. Para aplicar otras opciones de control, seleccione el campo y, a continuacin, cambie su conguracin en la pestaa General, debajo de Propiedades del campo.

6. Haga clic en el Botn de Ofce y seleccione Guardar.7. Escriba un nombre para la tabla y haga clic en Aceptar.

Establecer varias claves principales1. Abra la tabla en la vista Diseo.2. Mientras mantiene presionada la tecla , seleccione las las que

desee denir como claves principales.3. En la pestaa Herramientas de tabla | Diseo, haga clic en Llave

primaria para denir las las seleccionadas como claves principales en la tabla.

Tablas

Convertir un campo a requeridoPara asegurarse de que un valor ha sido introducido en un campo, seleccione S en la propiedad Requerido.

1. Abra la tabla en Vista Diseo.2. Seleccione el campo que desee establecer como requerido.3. En la pestaa General (debajo de Propiedades del campo), haga clic

en el cuadro contiguo a Requerido. Aparecer una echa desplegable.

4. De la lista Requerido, seleccione S.5. Guarde la tabla. 6. Si su tabla contiene datos, aparecer

un cuadro de mensaje que le preguntar si desea comprobar los datos existentes con la nueva regla. Haga clic en No para saltar la comprobacin o haga clic en S para comprobar los datos.

Introduccin de datos

Crear un formulario a partir del Asistente para formularios1. Active la pestaa Crear.2. En el grupo de Formularios, haga clic en Ms formularios y

seleccione Asistente para formularios.3. Seleccione una tabla y/o consulta de origen, seleccione los campos

que desee y haga clic en Siguiente.4. Seleccione la distribucin para el formulario y haga clic en Siguiente.5. Seleccione el estilo para el

formulario y haga clic en Siguiente.

6. Introduzca un ttulo para el formulario, seleccione la opcin que desee para abrir o modicar el diseo del formulario, y haga clic en Finalizar.

Formularios

Crear una consulta sencilla mediante el Asistente para consultas

1. Active la pestaa Crear. En el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

2. Asegrese de seleccionar el Asistente para consultas sencillas y haga clic en Aceptar.

3. Seleccione la tabla o tablas de origen para la consulta, agregue los campos que desee y haga clic en Siguiente.

4. Especique si desea una consulta de detalle o resumen. Haga clic en Siguiente.

5. Introduzca un ttulo para la consulta, seleccione la opcin que desee para abrir o modicar el diseo de la consulta, y haga clic en Finalizar.

Crear una consulta en vista Diseo1. Active la pestaa Crear. En el grupo Otros, haga clic en Diseo de

consulta.2. En la pestaa Tablas del cuadro de dilogo Mostrar tabla, seleccione

una tabla, haga clic en Agregar, y a continuacin en Cerrar.3. En la primera celda de la columna Campo, utilice

la lista desplegable para seleccionar el campo que desee. A continuacin, especique los parmetros y criterios que desee aplicar a sus resultados.

4. Seleccione y congure otros campos como desee.5. En el grupo de Resultados, haga clic en Ejecutar

para comprobar la consulta.6. Guarde la consulta o vuelva a Vista Diseo para realizar cambios.

Consultas

Guardar una base de datos de manera que sea compatible con Access 20022003Las bases de datos de Access 2007 se guardan con la extensin .accdb. Las versiones anteriores de Access utilizaban la extensin .mdb. A continuacin se muestra cmo guardar una base de datos creada con Access 2007 para que sea compatible con versiones anteriores:

1. Haga clic en el botn de Ofce .2. Sitese sobre Guardar como y seleccione Base de datos de Access

2002-2003.

Guardar sistemticamente bases de datos en formato 2002-2003

1. Haga clic en el Botn de Ofce y, a continuacin, en .

2. Si es necesario, en el panel de la izquierda, haga clic en Ms frecuentes.

3. En la lista Formato de archivo predeterminado, seleccione Access 2002-2003.

4. Haga clic en Aceptar.

Nombrar archivos y objetos de bases de datosLos nombres de las bases de datos y de los objetos pueden contener cualquier combinacin de letras, nmeros, caracteres especiales y espacios, a excepcin de: n Los nombres no pueden contener ms de 64 caracteres y no pueden

empezar con un espacio.n Los nombres no pueden contener puntos (.), signos de exclamacin

(!) o parntesis ( [ ] ).

NOTA: Es recomendable utilizar (_) en lugar de espacios entre palabras.

Crear una base de datos a partir de una plantilla1. Abra Access. En el panel de la izquierda de

la Introduccin a Microsoft Ofce Access, seleccione una categora de plantillas.

2. Seleccione la plantilla que ms se ajuste a sus necesidades.

3. En el panel derecho, escriba el nombre de la base de datos. Para cambiar la ubicacin de la base de datos, haga clic en

, seleccione una nueva ubicacin y haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Crear o, si la plantilla est disponible en Internet, haga clic en Descargar.

Bases de datos

5Temas avanzados

Crear un informe a partir del Asistente para informes1. Active la pestaa Crear.2. En el grupo Informes, haga clic en .3. Seleccione de la lista Tablas/Consultas la tabla en la que se basar el

informe.4. De la lista Campos disponibles, seleccione los campos que desee

incluir en el informe. Haga clic en Siguiente.5. Durante los siguientes pasos del asistente, seleccione las opciones

que necesite.6. Haga clic en Finalizar para salir del asistente y crear el informe o

haga clic en Siguiente para modicar las opciones de agrupamiento, ordenacin, distribucin o estilo antes de crear el informe.

Agregar informacin de resumen a un informeEs posible agregar operaciones de resumenvalores calculados para grupos de registros, como totales y promediosa un informe.

1. En la pestaa Crear, haga clic en .2. Seleccione la tabla y agregue los campos que desee. Haga clic en

Siguiente.3. Agregue un campo al nivel de agrupacin y haga clic en Siguiente.4. Especique el criterio de ordenacin. Haga clic en Opciones de

resumen.5. En el cuadro de dilogo, active el

tipo de valores de resumen que desea calcular en cada campo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

6. Complete los ltimos pasos del asistente.

Informes

Crear una tabla a partir de una consulta1. En el Panel de exploracin, haga doble clic en la consulta que desea

utilizar para crear una tabla.2. Cambie a vista a Diseo.3. En el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.4. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba un nombre y haga

clic en Aceptar.5. En el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar para crear la

tabla.

Crear una consulta que copie datos entre tablas1. Cree una consulta que extraiga los datos que desea copiar.

A continuacin, abra la consulta en vista Diseo.2. En el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.3. De la lista Nombre de la tabla, seleccione

la tabla a la que desea anexar los datos extrados. A continuacin, haga clic en Aceptar.

4. Guarde y ejecute la consulta.

Consultas

Crear relaciones entre tablas1. Active la pestaa Herramientas de bases de datos.2. En el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, seleccione las tablas

que desee, haga clic en Agregar y, a continuacin, en Cerrar.

4. En la ventana Relaciones, arrastre un campo de la primera tabla a un campo de la segunda tabla. Aparecer el cuadro de dilogo Modicar relaciones.

5. Haga clic en Tipo de combinacin para abrir el cuadro de dilogo Propiedades de combinacin. Seleccione la opcin de combinacin que desee y haga clic en Aceptar.

6. Active la casilla Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

Restringir la entrada de datos con mscaras de entrada1. Abra la tabla en Vista Diseo.2. Seleccione el campo al que desea aplicar una mscara de entrada.3. En la pestaa General (debajo de Propiedades del campo), haga clic

en el campo de propiedades Mscara de entrada. 4. En la pestaa Herramientas de tabla | Diseo, haga clic en

Generador para abrir el Asistente para mscaras de entrada. 5. De la lista de Mscaras de entrada,

seleccione la mscara de entrada que desee. Haga clic en Siguiente.

6. Si es necesario, cambie la mscara de entrada en el cuadro Mscara de entrada.

7. Seleccione de la lista de marcador de posicin el carcter marcador que desee. Haga clic en Siguiente.

8. Especique si desea almacenar smbolos (como, por ejemplo, guiones) con los valores introducidos. Haga clic en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para crear la mscara de entrada.

Comprobar datos mediante las reglas de validacin1. Abra la tabla en la vista Diseo. 2. Seleccione el campo que desea validar.3. Haga clic en el campo de propiedades Regla de validacin.4. En la pestaa Herramientas de tabla | Diseo, haga clic en

Generador.5. Introduzca la regla de validacin en el Generador de expresiones.

Algunas de los ejemplos de expresiones son:

Regla Descripcin

Como A????

La entrada debe tener 5 caracteres y comenzar por la letra A.

0 La entrada debe ser un valor distinto de cero (0).

0 o >100 La entrada debe ser cero o mayor que 100.

>#1/01/07 La fecha debe ser posterior al 1 de enero de 2007.

6. Haga clic en Aceptar.

Mejorar el rendimiento mediante la indizacin1. Abra la tabla que desea indizar en Vista Diseo.2. En la pestaa Herramientas de tabla | Diseo, haga clic en

ndices.3. En Nombre de ndice, seleccione una celda en blanco.4. Escriba un nombre para el ndice y oprima t.5. En la lista desplegable de Nombre del campo, seleccione el campo

que desee indizar. Oprima t.

6. En la lista desplegable de Criterio de ordenacin, seleccione la opcin: Ascendente o Descendente.

7. Cierre la ventana ndices.

Tablas

Personalizar el orden de tabulacin de un formulario1. Abra el formulario que desee personalizar en Vista Diseo.2. En la pestaa Organizar, haga clic en Orden de tabulacin.3. Seleccione la la que desee

mover y a continuacin arrstrela hasta la posicin deseada en el orden de tabulacin.

NOTA: Si desea que Access cree un orden de tabulacin de izquierda a derecha y de arriba a abajo, haga clic en Orden automtico.

4. Haga clic en Aceptar.

Formularios

6 2008 Axzo Press. TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS. Est prohibido reproducir, transcribir o usar de modo alguno o por cualquier medio, sea sistema grco, electrnico o mecnico, inclusive mediante fotocopia, grabacin, distribucin a travs de la Web, o bien mediante sistemas de almacenamiento o recuperacin de informacin, cualquiera de las partes de este trabajo sin la autorizacin previa por escrito del editor. Para obtener ms informacin: www.courseilt.com. Algunos de los nombres de productos y empresas que guran en este documento se han usado solamente con nes de identicacin, pudiendo constituir marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivos fabricantes y distribuidores.

Consejos y soluciones para lograr la mejor productividad

1. Obtener ms ayuda con Access 2007.Oprima ! para visualizar la Ayuda de Access. Para obtener ms informacin y recursos tambin puede visitar las siguientes pginas Web:n support.microsoft.com Haga clic en Seleccione un producto.

En Productos Ofce, haga clic en Ms Productos Ofce. Haga clic en Access 2007.

n ofce.microsoft.com Haga clic en la pestaa Productos. En el panel de la izquierda, haga clic en el vnculo a Access.

2. Cambiar el tipo y tamao predeterminado de campo.1. Haga clic en el botn de Ofce y, a continuacin, en

.2. En el panel de la izquierda, haga clic en Diseadores de

objetos.3. En Diseo de tabla, en la lista Tipo predeterminado de

campo, seleccione el tipo de campo que utiliza ms a menudo.

4. Especique el tamao (el nmero de caracteres) para el campo predeterminado.

5. Haga clic en Aceptar.

3. Crear rpidamente una tabla copiando la estructura de otra tabla.

1. En el Panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla cuya estructura desea copiar y seleccione Copiar.

2. Haga clic con el botn secundario en una zona en blanco del Panel de exploracin y seleccione Pegar.

3. Edite el campo del Nombre de la tabla y escriba un nuevo nombre.

4. En la Opciones de pegado, seleccione Estructura solamente.

5. Haga clic en Aceptar.

4. Alineacin de controles en un formulario.1. Abra el formulario en vista Diseo o en vista Formulario.2. Mientras mantiene presionada la tecla , seleccione los controles

que desee alinear.3. En la pestaa Herramientas de diseo de formulario o Herramientas

de presentacin de formulario (en funcin de la vista seleccionada), active la pestaa Organizar.

4. En el grupo Alineacin de controles, haga clic en Izquierda, Arriba, Derecha o Abajo.

5. Adjuntar archivos a un campo.Puede utilizar la funcin Datos adjuntos para agregar documentos, grcos u otros archivos como datos adjuntos a un campo.

1. Abra la tabla en vista Diseo y agregue un campo. (En la primera la en blanco, introduzca un nombre en la columna Nombre del campo.)

2. De la lista desplegable debajo de Tipo de datos, seleccione Datos adjuntos.

3. Guarde la tabla y cambie a Vista Hoja de datos.4. Haga clic con el botn secundario en el campo datos adjuntos del

primer registro y seleccione Administrar datos adjuntos.5. En el cuadro de dilogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.6. Seleccione los archivos deseados y haga clic en Abrir. A continuacin,

haga clic en Aceptar.

6. Asegurarse de que una seccin de un informe se imprime en una pgina.Utilice la propiedad Mantener juntos para asegurarse de que una seccin del informe se imprime por completo siempre en una pgina.

1. Abra el informe en Vista Diseo y seleccione la seccin que desee mantener junta.

2. Active la pestaa Herramientas de diseo de informe | Diseo, si fuera necesario. En el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

3. En la lista Mantener juntos de la pestaa Todas, seleccione S.4. Cierre la Hoja de propiedades.5. Cambie a Vista preliminar y haga clic en Imprimir.

7. Buscar texto o valores en una tabla.1. Abra la tabla en la que desea realizar la bsqueda en Vista Hoja de

datos.2. Active la pestaa Inicio, si fuera necesario.3. En el grupo Buscar, haga clic en Buscar para abrir el cuadro de dilogo

Buscar y reemplazar. La pestaa Buscar est activada de manera predeterminada.

4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o valor que desea encontrar.5. En la lista Buscar en, seleccione el nombre de la tabla. 6. Haga clic en Buscar siguiente para buscar la primera coincidencia

del texto o valor especicado. Siga haciendo clic en este botn hasta encontrar la coincidencia.

8. Ver dependencias de objetos.1. Seleccione un objeto del Panel de exploracin.2. Active la pestaa Herramientas de bases de datos.3. En el grupo Mostrar u ocultar, haga

clic en Dependencias del objeto para mostrar el panel de tareas Dependencias del objeto. En este panel hay una lista predeterminada de todos los objetos de los que depende el objeto seleccionado. En esta lista se incluyen tambin todas las tablas, consultas, formularios e informes que dependen del objeto.

4. Para mostrar una lista de los objetos que est utilizando el objeto seleccionado, seleccione Objetos de los que dependo.

5. Para expandir la lista de un objeto, haga clic en el signo ms (+) junto al icono del objeto.

9. Filtrar datos en vista Hoja de datos.Para ltrar datos en la Vista Hoja de datos, realice una de las siguientes acciones: n Haga clic con el botn secundario en los

valores de datos que desee ltrar y elija la opcin correspondiente de la parte inferior del men.

n Haga clic en la lista desplegable del AutoFiltro del campo, deseleccione Seleccionar todo, seleccione los elementos que desea mostrar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

10. Optimizar el rendimiento de la base de datos.1. Active la pestaa Herramientas de bases de datos.2. En el grupo Analizar, haga clic en Analizar rendimiento para abrir el

Analizador de rendimiento.

3. Seleccione los objetos que desee analizar y haga clic en Aceptar. El analizador le mostrar las opciones para mejorar el rendimiento de la base de datos.

11. Mtodos abreviados.1. Presione a para visualizar los mtodos abreviados. En primer

lugar, aparecen por toda la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Ofce.

2. Oprima la tecla de la pestaa deseada para visualizar todos los mtodos abreviados de los botones de dicha pestaa

3. Oprima la tecla o teclas para el botn que desee. Si el mtodo abreviado consta de dos letras, oprima la primera y despus la segunda.

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