Com a implementação do PRIMAVERA RH pela INOVFLOW, a Acústica Médica melhorou e automatizou processos manuais morosos, repetitivos e propensos a erros associados à excessiva carga administrativa na Gestão de Pessoas. Além disso, agilizou o Payroll dos seus 300 colaboradores e integrou com o sistema de gestão de assiduidade Time HR da ELO-SI.

Acústica Médica otimizagestão de Recursos Humanoscom apoio da INOVFLOW

ACÚSTICAMÉDICA

CASE STUDY

O Desafio

O departamento de Recursos Humanos da Acústica Médica, empresa líder na área dos aparelhos auditivos com 50 anos de experiência em Portugal, perdia demasiado tempo com tarefas administrativas e não se conseguia focar de forma efetiva naquilo que é verdadeiramente estratégico: a gestão, motivação e evolução da sua equipa. A maioria dos processos não estavam automatizados nem integrados, o que dificultava as operações diárias e tornava tudo muito complexo. De forma a gerir eficientemente a sua equipa de 300 colaboradores e reforçar a sua satisfação, a Acústica Médica precisava de uma solução global de gestão de RH.

A Solução e o Parceiro Tecnológico

Para fazer face aos desafios, a Acústica Médica avaliou várias opções e selecionou o software PRIMAVERA RH pela sua qualidade e robustez, e o parceiro tecnológico INOVFLOW, pela sua capacidade e comprovada experiência em projetos similares. «Os casos de sucesso apresentados e as competências demonstradas pela equipa da INOVFLOW na área de recursos humanos foram fundamentais para a nossa decisão», salienta Vanda Pinto, responsável de Recursos Humanos da Acústica Médica.

De acordo com os requisitos e o diagnóstico efetuado no terreno, a solução implementada pela INOVFLOW consistiu num conjunto de produtos e serviços para automatizar a gestão de RH (nomeadamente salários e assiduidade), desenvolvimentos específicos para calculo de comissões e exportação de dados, integração com a solução financeira Navision, criação automática de mapas legais e fiscais, e sistema de reporting integrado com o Microsoft Excel.

«Neste processo, a INOVFLOW teve sempre uma atitude muito próxima e proativa, compreendendo as nossas necessidades atuais e antecipando as necessidades futuras. Os recursos humanos são uma peça fulcral na Acústica Médica e a INOVFLOW soube refletir isso em termos tecnológicos. Com a solução implementada somos muito mais eficientes e temos mais tempo para nos dedicarmos a iniciativas estratégicas»,revela Vanda Pinto..

ACÚSTICAMÉDICA

EM APARELHOSAUDITIVOS

CENTROS EM PORTUGAL

ANOS DEEXPERIÊNCIA

Nº 1 87 50 300COLABORADORES

NA EQUIPA

PRIMAVERA Fiscal ReportingSimplifica a geração e entrega das declarações fiscais de RH a que a Acústica Médica está legalmente obrigada, permitindo gerir os vários calendários e declarações com a respetiva periodicidade de entrega. Desta forma, a Acústica Médica obtém uma atualização automática dos modelos fiscais via internet com elevada antecedência face às datas de entrega e pode simular diversos cenários de forma a delinear a estratégia de resposta à fiscalidade mais adequada em cada momento.

PRIMAVERA RHPermite à Acústica Médica tratar de forma exaustiva todos os processos relacionados com a gestão de pessoas, desde o processamento de salários e remunerações, até aos subsídios, formação, férias; SHST; trabalho suplementar,tratamento de despesas, faltas e vários tipos de descontos (Sindicatos, Segurança Social e Fundos de Pensão), além dos os mapas oficiais obrigatórios.

Motores de Integração PRIMAVERAPossibilita à Acústica Médica obter uma visão global do negócio e integrar todas as aplicações desenvolvidas fora do âmbito do software PRIMAVERA.

PRIMAVERA Office ExtensionsPermite à Acústica Médica automatizar o processo de reporting a partir de uma folha de cálculo Excel ligada diretamente ao ERP PRIMAVERA. Com o XLS Human Resources, a Acústica Médica seleciona a informação pretendida no módulo de RH do ERP PRIMAVERA e acede a diversas análises prontas a usar – controlo orçamental, faltas e horas extra, saídas de pessoal, análise de cadastro, e estatísticas diversas.

Importação de comissões para alterações mensaisDesenvolvimento de uma rotina sobre o ERP PRIMAVERA, que permite a importação de um ficheiro Excel com comissões e bónus para alterações mensais do módulo de recursos humanos.

Cálculo de subsidio de férias e de natalCriação de uma rotina que permite efetuar o cálculo do subsídio de férias e de natal baseado na média das comissões dos últimos 12 meses.

Exportação de processamentos de RH para ficheiro ExcelDesenvolvimento de uma rotina sobre o ERP Primavera, que permite a exportação para um ficheiro Excel dos processamentos efetuados no módulo recursos humanos do ERP PRIMAVERA e que serve para carregar os movimentos contabilísticos no sistema Navision.

Gestão de AssiduidadeImplementação do Time HR nG da ELO-SI que possibilita à Acústica Médica a automatização dos processos de gestão de ponto e de presenças e uma maior versatilidade e mobilidade no acesso à informação.

OBJETIVOSn Eliminar excessiva carga

administrativa de RH

n Agilizar payroll

n Integrar gestão de assiduidade

n Otimizar, facilitar e acelerar processos

SOLUÇÃOn ERP: PRIMAVERA

n Contabilidade: Navision

n Gestão de Recursos Humanos: PRIMAVERA RH

n Assiduidade: ELO-SI Time HR

n Reporting: PRIMAVERA Office Extensions

n Parceiro Tecnológico: INOVFLOW

BENEFÍCIOSn Mais produtividade

n Foco em atividades estratégicas

n Integração entre todas as aplicações de gestão

n Melhor reporting e máximo rigor

n Agilidade no cumprimento das obrigações legais/fiscais

Assim, a solução abarcou:

Os Resultados

A otimização e automatização de todos os processos de recursos humanos permitiu à Acústica Médica ganhar tempo para fomentar uma força de trabalho de elite e aumentara sua motivação, produtividade, rentabilidade e competitividade. Para Vanda Pinto,

Como parceiro tecnológico, a INOVFLOW prestou um serviço end-to-end, cobrindo todo o ciclo de vida do projeto, desde a análise até ao desenvolvimento, configuração, implementação, formação, migração, acompanhamento ao arranque e suporte. Para garantir a qualidade dos entregáveis, foi utilizada a Metodologia de Implementação PRIMAVERA (MIP) com várias iterações e um acompanhamento próximo para a recolha contínua de feedback quer da área de negócio quer da área técnica. A INOVFLOW trabalhou em estreita colaboração e proximidade com a Acústica Médica, formando uma única equipa (composta por 4 elementos de cada empresa) focada nos resultados e na otimização de toda a área de recursos humanos.

A implementação do projeto resultou em ganhos claros para a organização:n Agilização no processamento salarial dos colaboradoresn Segurança e rapidez na adoção de alterações fiscais/legais n Integração automática com a Plataforma base da Segurança Social n Reporting mais rápido e dados mais consistentes para apoio à tomada de decisãon Conjunto de tarefas executadas pelos próprios colaboradores (Employee self-service) n Flexibilidade na definição de regras de recursos humanosn Facilidade de gestão de vínculos, carreiras e competênciasn Celeridade nos processos de formaçãon Maior transparência na estrutura organizacionaln Redução dos custos e rapidez na gestão administrativa dos recursos humanos

Especificamente no que respeita à Gestão da Assiduidade, os benefícios obtidos incluem:n Definição de regras de assiduidade de acordo com os contratos de trabalho em vigor n Criação de períodos obrigatórios, flexíveis, paragens, regras de tolerância, pausas, etc.n Gestão de dias especiais por zona geográfican Gestão de limites por tipo de ausêncian Lançamento de extras aprovadosn Visualização gráfica da situação anual do colaboradorn Tratamento de anomalias, fecho de período e exportação para o ERP PRIMAVERA

SOBRE A ACÚSTICA MÉDICAA Acústica Médica é líder incontestada na área dos aparelhos

auditivos, com 50 anos de experiência em Portugal.

SOBRE A INOVFLOWA INOVFLOW é uma tecnológica portuguesa focada na

disponibilização de soluções que otimizam, automatizam e melhoram os processos de negócio das empresas.

No que respeita ao futuro, contamos com a INOVFLOW

para continuar a dar suporte e a evoluir a solução no sentido de corresponder continuamente

às melhores práticas e tendências de gestão de

recursos humanos.

Vanda PintoGestora de Recursos Humanos

Acústica Médica«O projeto e a solução corresponderam totalmente às expectativas,destacando-se o apoio e a disponibilidade sempre demonstradospelos consultores afetos».

www.inovflow.pt | comercial@inovflow.pt | 214 252 730