UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA

AIM ORION(

GESTO DE EVENTOS

anlise. organizacional de urna entidade organizadora de eventos:

o caso do Instituto do Festival de Dana

FLORIANPOLIS 2007

AILIN ORIONI

GESTO DE EVENTOS

anlise organizacional de uma entidade organizadora de eventos:

o caso do Instituto do Festival de Daiwa

Trabalho de Concluso de Curso apresentado A disciplina Estgio Supervisionado CAD 5236, como requisito parcial para obteno do grau de Bacharel em Administrao da Universidade Federal de Santa Catarina

Professor Orientador: Luis Moretto Neto

FLORIANPOLIS 2007

AlLIN ORIONI

GESTO DE EVENTOS

Anlise organizacional de uma organizao de eventos: o caso do Instituto do Festival de Daiwa

Este Trabalho de Concluso de Curso foi julgado adequado e aprovado, em sua forma final pela

Coordenadoria de Estgios do Departamento de Cincias de Administrao da Universidade

Federal de Santa Catarina, em fevereiro de 2007.

Rudimar An ir da Rocha, Dr. Coord do e Estgios

Apresentado Banca Examinadora integrada pelos professores:

Prof ss r Lu oretto Neto, D 0 ientador

Ana Claudia Donner Abreu, Dr. Membro

AGRADECIMENTOS

Aproveito este espao no apenas para agradecer a todos os envolvidos neste trabalho

mas, principalmente, a todos aqueles que de alguma maneira fizeram parte da minha jornada na Universidade Federal de Santa Catarina.

Primeiramente agradeo a minha famlia, por estar sempre presente, pelas demonstraes

de carinho e por sempre apoiarem e acreditarem nas minhas decises. Mami, Papi. 'lincho:

ma:has gracias por el aguante, LOS AMO!

Aos meus amigos Figuras, sem os quais no teria timas lembranas e saudades do meu

tempo de faculdade; Ana, Bruno, Cintia, F8, Laris, Thd, Pati, Nico, Cizinho e Vanzin, agradeo

por cada momento junto a vocs e por ajudarem a conquistar os meus objetivos. Choros, stress,

musicas, conversas, viagens e muitas, muitas risadas, guardarei sempre no meu corao.

Ao professor orientador Prof. Dr. Luis Moretto pela excelente orientao ao longo da

monografia e pela dedicao, disposio e comprometimento com o meu trabalho. Tambm devo

agradecer professora Liane C. Hermes Zanella pelo conhecimento passado sobre diagnsticos e

trabalhos acadmicos e demais professores durante o curso de Administrao, que certamente

contriburam para o meu desenvolvimento profissional. Sem essas duas pessoas,. Ao Instituto do

Festival de Dana que abriu as portas desde o primeiro contato para a realizao deste estudo.

Meus especiais agradecimentos Coordenadora Executiva, traci Seefeldt, e Coordenadora

Administrativa, Giselle Lepeltier, que gentilmente disponibilizaram todos os dados necescdrios

para a concluso do trabalho.

Por fim, no posso deixar de agradecer ao meu "fi lho - Duque, que literalmente esteve ao

meu lado durante todas as horas empenhadas no trabalho. e conseguiu me divertir nas horas mais

criticas. Ao "presente" da minha vida, tua companhia sempre fez a diferena.

"Que es la vida sino un continuo sucederse de etapas."

(Jorge Orioni).

RESUMO

ORION!. Ailin Orioni. Gesto de eventos. Anlise organizacional de uma organizao de

eventos: o caso do Instituto do Festival de Daiwa. 126 fls. Trabalho de Concluso de Curso (Graduao em Administrao). Curso de Administrao, Universidade Federal de Santa Catarina. Florianpolis. 2007.

nste trabalho tem como objetivo analisar o ambiente interno do Instituto do Festival de Dana e descrever a sistemtica para a realizao do evento cultural: "Festival de Dana de Joinville", no segundo semestre de 2007. A justificativa para a realizao do estudo se deu principalmente pelo interesse da prpria autora em conciliar a paixo pela arte com a sua profisso de administradora. No que se refere A metodologia, o estudo se caracteriza como exploratrio e descritivo, no que tange aos fins, e como estudo de caso, documental e bibliogrfica no que tange aos meios de consulta a dados escritos,

anlise documental, por entrevistas pessoas semi-estruturadas e atravs de contato eletrnico. A seqncia de estudos para a realizao do trabalho se deu pelo resgate bibliogrfico sobre turismo e suas tipologias, corn maior abrangncia no turismo cultural e na organizao de eventos, alm do embasamento terico sobre o diagnstico organizacional. Num segundo momento foi realizada a anlise interna do Instituto do Festival de Dana, abordando aspectos tais corm): estrutura organizacional, coordenao, planejamento e deciso. Num terceiro e ultimo momento foi descrita a

sistemtica de realizao do evento cultural pelo Instituto. Desta 11.)rma. o Instituto

do Festival de Dana apresenta uma combinao de estruturas organizacionais; estrutura simples e de rede orgnica, sua coordenao predominantemente por ajustamento mutuo e sua tomada de deciso tanto no planejamento estratgico, ttico e operacional ocorre de maneira participativa. Hoje, o Festival de Dana de Joinville um evento de grande porte, renomeado nacional e internacionalmente, fruto da sua tima organizao que se da ao longo do ano e envolve a dedicao de urna equipe com mais de 500 colaboradores diretos e indiretos.

Palavras-chave: gesto, eventos, anlise interna, sistemtica.

ABSTRACT

ORIONI, Ailin Orioni. Turism Management. An organizational analysis of an event's company: a case study of "Festival de Dana de Joinville". 126 p. Graduation in Administration.

n I crsidade Federal de Santa Catarina. Florianpolis, 2006.

This work has as objective of analyze the inside environment of the "Instituto do Festival de Dana" and its systematic to develop the cultural event "Festival de Dana de Joinville", in the second semester of 2007. The justification for the accomplishment of the study if gave mainly for the interest of the proper author in conciliating the passion for the art with its profession of administrator. As for the methodology the study is characterized as explorer and descriptive, about the ends, and as case study, documentary and bibliographical in what it refers to the ways of investigation. Related to the data collection, primary and secondary, were collected from Wri tt en data. documentary analysis, for half-structuralized personal interviews and through electronic contact. The sequence of studies for accomplishment of the work was a bibliographical rescue about the tourism and its typologies, with a larger rescue in the cultural tourism and the organization of events, beyond the theoretical basement on the organizational diagnosis. At a second moment the internal analysis of the Institute of the Festival of Dance was carried through, approaching aspects such as; organizational structure, coordination, planning and decision. At one third and last moment the systematic of accomplishment of the cultural event for the Institute was described. In such a way, the Institute of the Festival of Dance presents a combination of organizational structures; simple structure and of organic net, its coordination is predominantly for mutual adjustment and its taking of decision in such a way in the strategical planning, operational tactician and occurs in participative way. Today, the Festival of Dance of Joinville is a big W ell-known national and internationally event, fruit of its excellent organization that takes a place throughout the year and involves the devotion of a team with more than 500 collaborating.

e) -words; Management. events. inside analysis. systematic.

SUMARIO

LISTA DE QUADROS 9 LISTA DE FIGURAS

1 INTRODUO II 2 OBJETIVOS 13 2.1 Objetivo Geral

13 2.2 Objetivos

Especficos 13 2.3 Justificativa 13 3 FUNDAMENTAO TERICA 15 3.1 Turismo 15 3.1.1 Tipos de turismo 16 3.1.1.1 Turismo cultural 16 3.1.1.2 lUrisma de eventos 17 3.1.2 FVCIltOS especiais 19 3.1.2.1 Tipos de eventos

especiais 20 3. 1.2.2 Tipologia dos eventos 22 3.2 As entidades representantes do setor de organizao de eventos 25 3.3 A organizao de um evento 27 3.3.1 Concepo e planejamento 29 3.3.2 A instituio organizadora . 33 3.3.3 Fstrat6gias globais 35 3.14 A coordenaao e a equipe do evento 39 3.3.5 Tipo e nmero de participantes e espectadores 41 3.3.6 Local, data e horrio 42 3.3.7 Patrocinadores ou promotor 43 3.3.80 projeto 45 3.4 Diagnostico organizacional e o ambiente interno

45 3.4.1 rstrutura organizacional

49 3.4.2 . 1 . ipos de estrutura

50 3.4.2.1 Organizacilo de linha 53 3. 4. 2.2 Organi=aceio Ancional

54 OrganizacCio de linha e assessoria 54

3.4.2.4 Estrwura simples 55 3.4.3 Diviso do trabalho 56 3.4.4 Coordenao 60 3.4.5 Formalizao 65 3.4.6 Nveis hierrquicos 66 3.4.7 Amplitude de controle 67 3.4.8 Cadeia de comando 70 3.4.9 Centralizao e descentralizao 71 3.5 Planejamento e deciso 73 3.5.1 Planejamento 74 3.5.2 Deciso 82 4 METODOLOGIA

87 5 AN ALISE DOS DADOS

91

5.1 Festival de Dana de Joinville 91 5.1.1 Histrico

91 5.1.2 Caracterizao do evento

96 5.2 Instituto do Festival de Dana 98 5.2.1 Caracterizao geral

98 5.2.2 Anli Ilse interna

104 5.3 A organizac'ao pre-evento

113 5.4 Pontos fracos e fortes 114 CONCLUSO

119 REFERNCIAS 124

LISTA DE QUADROS

Quadro 1. Formas de organiza-o 52 Quadro 2. Especializao do trabalho por parte da organizao 59 Quadro 3. 0 planejamento para se adaptar ao ambiente 80 Quadro 4. Principais tipos de deciso 85 Quadro 5. Quatro fases do processo de tomar decises 85

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. 0 processo de planejamento do evento

32 F igura

2. As cinco partes bsicas da organizao 61 Figura

3. Linhas e nveis hierrquicos 67

Finura 4. Estrutura achatada 69

Fieura 5. Estrutura aguda 69 Figura 6. Opes de desenho estrutural para agrupar os empregados em departamentos 71 Vigura 7. Planejamento

75 Figura 8. A administrao pode tanto reagir como planejar para se adaptar ao ambiente 76 Figura 9. Processo de planejamento

82

11

I INTRODUO

O desenvolvimento da atividade turstica influencia em vrios aspectos da sociedade,

bem corno da economia e do ambiente no qual esta atividade se comporta. O intercmbio

cultural pode ser visto como um dos principais pontos no relacionamento da sociedade receptora com a visitante. Por outro lado, no campo econmico, o turismo reflete suas

atividades impulsionando diversas reas. Dentro deste contexto, de acordo com a matriz de

produtos da Embratur ao IBGE (apud KUAZAQUI, 2000, p.9) tem-se que "o turismo tem impacto sobre mais de 52 itens da economia de um municipio".

No que se refere s diferentes formas de especializao, os gestores das atividades relacionadas ao turismo, por sua vez, precisam conhecer seus clientes para satisfazer da melhor forma suas necessidades e expectativas. Algumas das maneiras pelas quais o turismo

pode-se desenvolver, de acordo corn seu nvel de especializao, podem ser, turismo de

negcios, de cruzeiros. ecoturismo, religioso, de eventos e cultural. Assim sendo, um segmento que vem apresentando crescimento exponencial nos

ultimos anos o de turismo de eventos. Montaner (apud Funier, 2002) apresenta que o turismo de eventos o conjunto de atividades tursticas que visam congregar, em locais que ofeream a infra-esturtura necessria, reunies entre participantes com interesses acadmicos, cientficos , tcnicos, culturais, profissionais entre outros.

Pode-se dizer tambm que o turismo de eventos culturais est diretamente relacionado As origens e as tradies dos atores sociais e espaos envolvidos na organizao e promoo, dos mais diversos carAteres. (FUNIBER, 2002)

Estes eventos so de grande importncia tanto para as economia locais, por atrair recursos externos , bem como para a comunidade local e visitante, por proporcionar um intercmbio cultural, alm de estimular a preservao da cultura, evidenciando-a.

Neste contexto, o estado de Santa Catarina destaque por apresentar diversos eventos culturais de destaque nacional e internacional, dentre eles, o Festival de Dana de Joinville. Este festival, que ocorre anualmente na cidade de Joinville, teve seu inicio hi 24 anos e ,

desde ento, responsvel por atrair pessoas de diversas regies do Brasil e do mundo,

interessadas em apreciar espetculos de arte, especificamente de dana. Com o decorrer dos

anos, o evento vem se mostrando cada vez mais profissional nas suas atividades e,

12

consequncia disto, o aumento de atividades dentro do prprio festival, e do aumento da

demanda e diversificao do seu pblico. Assim sendo, faz-se relevante o estudo do Instituto do Festival de Dana, responsvel

pela gesto e coordenao de todo evento, para melhor conhecer as fontes do sucesso obtido pelo evento. Neste intuito, sabe-se que o conhecimento e anlise do ambiente interno da

organizao urn fator decisivo para se estabelecer a estratgia da mesma, a qual possibilita minimizar riscos na tomada de deciso, identificar os fatores que limitam o seu

desenvolvimento e aumentar a capacidade de mudana frente aos imprevistos do ambiente.

nesse contexto que se torna imprescindvel a realizao de uma anlise organizacional, corn

auxilio das ferramentas do diagnstico organizacional para o ambiente interno, possibilitando

uma viso interna da gesto e dos processos da organizao que possui uma repercusso na

economia e na sociedade joinvillense. Isto posto, o presente estudo consiste em responder o seguinte problema de pesquisa:

como se constitui o ambiente interno da empresa organizadora do Festival de Dana de Joinville

e qua] a sistemtica utilizada para a realizao do mesmo?

13

2 OBJETIVOS

2.1 objetivo Geral

Analisar o ambiente interno do Instituto do Festival de Daiwa e descrever a , Istemtica para a realizao do evento cultural "Festival de Dana de Joinville", na cidade de

oinville. considerando o segundo semestre de 2006.

2.2 Objetivos Especficos

a) caracterizar o evento "Festival de Dana de Joinville"; h) analisar os componentes do ambiente interno da organizao; el apontar pontos fortes e fracos da organizao; d) descrever o planejamento e a organizao do pre-evento.

2.3 Justificativa

Considera-se que este estudo justifica-se pela sua contribuio na gesto de organizaes de eventos, j que vasta as referncias tericas sobre as caractersticas essenciais da organizaes comum todo, apresentando uma lacuna porm na especificao de organizao voltadas a turismo e eventos.

Veri fica-se tambm um beneficio para o academico do curso de Cincias da Administrao por ser uma oportunidade de unir a teoria prtica administrativa contribuindo para a criao de conhecimento, desenvolvendo habilidades e competncias que so exigidas

de um administrador qualificado. Dentro dessas habilidades e competncias podemos destacar:

tornar decises e resolver problemas, administrar pessoas, processar informaes e fazer bom

uso delas conduzindo a organizao a obter um planejamento adequado e melhor organizado e controlado.

14

Por fim. o presente estudo vem ao encontro do interesse pessoal da pesquisadora pelo

desenvolvimento do assunto, vista a sua ligao com o tema sobre eventos culturais,

principalmente ligado dana. Dessa forma, o presente estudo ser composto primeiramente por uma sntese

coneeitual de organizaes de turismo eventos, diagnstico organizacional enfatizando o

ambiente interno. A seguir. sera apresentada a metodologia utilizada, definindo e justificando

a utilizao das tcnicas para o levantamento e anlise de informaes; e, posteriormente, a

descrio e anlise do caso, caracterizando a organizao e analisando o ambiente interno e a

sistemtica de organizao de eventos, apontando pontos fortes e fracos.

15

3 FUNDAMENTAO TERICA

Segundo Tomanik (1994) a fundamentao consiste na etapa na qual os conhecimentos tericos sero aprofundados sobre o tema abordado, alm de ser a fase onde se

ir levantar os pontos de concordncia e discordncia entre as diversas posies dos autores

apresentados. Vergara (1997, p. 34) complementa afirmando que, "a fundamentao terica um

importante referencial terico para a formulao de hipteses e suposies, necessrias na

sinalizao da escolha de um mtodo mais adequado 6. soluo do problema e concluso do

traballio". Desta maneira. sera abordado e discutido nesta etapa o referencial terico do tema

turismo, e as suas respectivas ramificaes, alm das referencias tericas do diagnstico organizacional, com nfase no ambiente interno.

3.1 Turismo

Corn o passar dos anos a definio de turismo vem sofrendo transformaes in fluenciado tambm pelas diversas bases de concepes dos distintos autores. Num primeiro momento, o turismo foi definido como viagens para regies com distancias maiores de 50 milhas do local de origem, logo ampliando este conceito corn a regra de que o viajante deveria permanecer. no mnimo, 24 horas no destino. Por fim, alguns autores mais

conservadores acreditavam que o turismo incluiria apenas viagens de frias e lazer, sem que o

viajante exercesse qualquer atividade remunerada no local de origem (LAGE; MILONE, 1996).

No entanto , estes conceitos apresentaram diversas limitaes, visto que a atividade de turismo hoje pode ser apreciada de diversas outras maneiras, como o caso do turismo de eventos ou ecoturismo, onde o turista faz parte da atividade e pode trabalhar nela, e sem

restries de horas de permanencia no local de destino. Neste contexto, Pelegrini (1993) destaca alguns outros aspectos que motivaram o

desenvolvimento do turismo, fundamentalmente baseados na busca de lazer e satisfao pessoas dos consumidores desta atividade, que procuram estes beneficios em locais diferentes

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do domicilio habitual. tambm com o intuito de relaxar as tenses provenientes das atividades

rotineiras de trabalho. Por fim. simplicando o conceito do turismo, Wahab (1977) apenas coloca que o

turismo um importante fator social de ligao entre povos de regies, lnguas e gostos

di ferentes. E neste contexto que chega-se ao conceito mais desenvolvido, atualmente adotado

pela Organizao Mundial do Turismo OMT (1995):

"0 turismo um fenmeno social que consiste no deslocamento voluntrio e temporrio de indivduos ou grupos de pessoas que, fundamentalmente por motivos de recreae5o, descanso, cultura ou sade, saem de seu local de residncia habitual para outro, no qual no exercem nenhuma atividade lucrativa nem remunerada, gerando mltiplas inter-relaes de importncia social, econmica e cultural."

A seguir, sero vistos alguns dos diversos tipos de turismos encontrados nos dias hoje, que Permitiro obter maior conhecimento deste mundo de negcios promissor.

3.1.1 Tipos de turismo

Urna vez que as necessidades dos indivduos foram se modificando, e a busca por

novas fontes de lazer foram se intesificando, o turismo tambm aumentou a sua gama de opqbes, oferecendo hoje diversos tipos de turismos, para satisfazer as diversas motivaes que levam as pessoas a se deslocarem do seu local de origem procura deste lazer.

Desta maneira, Kuazaqui (2000) classifica os tipos de turismo em: agribussiness, de negcios. de sade. ecolgico e ambiental, social, recreativo e de entretenimento, global, urbano. de fins de semana e passeios rpidos esportivos e cultural. Por fim, o turismo de

eventos tambm considerado urna das formas na qual o turismo se subdivide. No decorrer

do trabalho ser detalhado o turismo cultural e o turismo de evento, base para embassamento do tema proposto no trabalho em questo.

?. 1 1 1 THI - Rmo

Kuazaqui (2000) caracteriza o turismo cultural como viagens voltadas para a experimentao ou a participao de estilos de vida que esto desaparecendo da memria do

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ser humano. Dentre essas atividades tursticas, as principais que compem o ramo, incluem-se

as festas folkricas. apreciao de comidas e visitas a feiras ou artesanatos locais.

Corn o intuito de especificar e aprofundar o assunto, Funiber (2002) caracteriza o turismo cultural corno atividade turstica, a qual envolve a realizao de viagens, visitas e

estadias a lugares geogrficos, visando o conhecimento do passado histrico, artstico,

cultural e antropolgico que fazem parte do patrimnio cultural da humanidade, atravs de

diversos monumentos histricos. Vale ressaltar ainda que, o turismo cultural deve trazer benefcios tanto ao pblico

consumidor, como comunidade anfitri, alm de propiciar importantes meios para conservar e manter o patrimnio e suas tradies para as geraes futuras. Desta forma tambm

percebe-se a ligao dos princpios do turismo sustentvel aplicados as atividades tursticas

culturais. (MACHADO, 2005) Este ponto extremamente importante uma vez que, no existindo uma real

preocupao para uma gesto eficaz e consciente dos recursos utilizados nas atividades

tursticas, e das suas partes envolvidas, h grandes chances de pr o patrimnio cultural e

natural em risco, tanto na sua integridade ou das caractersticas prprias (FUNIBER, 2002). Por fim, Machado (2005) destaca outra ameaa potencial que a mercantilizao sem

limites da cultura, a qual pode descaracterizar traos e elementos de referncia dos povos envolvidos. Assim sendo. o autor defende que urn evento de natureza cultural precisa refletir fatos e valores das comunidades envolvidas.

3.1.1.2 Turismo de eventos

Outra ramificao do turismo, o turismo de eventos. 0 mesmo engloba atividades tursticas que consistem em juntar participantes de reunies cientificas, acadmicas, culturais, profissionais,

etc., em local que oferea a infra-estrutura apropriada para a realizao deste tipo de eventos, tais corno centro de convenes, hotis, transortes, etc. ( MONTANER apud FUNIBER, p.199). Complementando esta definio, Moeller apud Ansarah (1999, p.75) coloca que "o turismo de eventos a parte do turismo que leva em considerao o critrio de congresses, convenes, simpsios, ferias, encontros culturais, reunies internacionais, entre ()taros. e uma das atividades econmicas que mais crescem no mundo atual".

Conforme Tenan (2002), a captao e a promoo de eventos no mundo tern como maior beneficio o equilbrio da oferta e demanda, pelo fato da realizao de eventos

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concentrar-se na baixa estao. Desta maneira, observa-se que em sua maioria, os eventos independem de fatores climticos, sempre limitados para iniciativas do turismo tradicional.

Confirmando esta informao, Ribeiro (2005) expe que um dos destaques da realizao de eventos em relao ao turismo convencional, a sua capacidade de atrao constante,

independente da poca. enquanto que no tradicional mais acentuado nos perodos de frias e

feriados prolongados, incorporando aspectos de modismos e tendncias.

Vale ressaltar portanto que um dos pontos cruciais para o sucesso evento proposto a

infra-estrutura do local destino, visto que a partir desta base que pessoas relacionadas direta

ou indiretamente ao evento iro auferir lucros e beneficiarse com o mesmo.

Para Lemos (2000, p.30) apud Moraes (2001,p.8):

"0 evento no pode, apesar do nome, ser um fenmeno isolado dentro de um processo turstico necessrio uma politica de eventos inserida dentro do planejamento turstico das cidades. rgos governamentais e empresas de eventos precisam trabalhar juntos e integrados em um planejamento estratgico para que a sociedade participe e se beneficie dos resultados sociais, econmicos no sendo mera imagem ou vitrine artificial montada ou desmontada para a experimentao do fenmeno em si. Desta forma a poltica de eventos deve mobilizar os valores sociais autnticos da localidade a fim de que sejam sustentveis e pennanentes, no s o evento cm si, mas o processo turstico de agregao de valor".

Corn o intuito de evidenciar estas peculiariades e caractersticas do turismo de

negcios, no caso eventos, e para determinar a composio do produto e servio gerado pelo

mesmo. Martin (2003) classificou este turismo ern trs agrupamentos quanto a freqncia, contedo e volume.

As principais peculiaridades encontradas quanto freqncia so: rotatividade da sede de eventos referente a nomeao da comisso organizadora do prximo evento, alm de assuntos como data, local e cidade; periodicidade do evento de acordo com o perodo de

intervalo de ocorrncia dos eventos, regular ou irregular; acontecem na baixa temporada do turismo de lazer para melhor aproveitamento de recursos e; durao dos eventos seja de poucas horas, at durao mdia trs a quatro dias.

Por outro lado, as peculiaridades que merecem destaque quanto ao contedo so: necessidade de reciclagem profissional constante afim de atualizar e reciclar os

conhecimentos tcnicos e especficos da sua profisso; nico setor de destino e obrigatrio todos os participantes estaro no mesmo local, em um mesmo perodo; datas e temas divulgados corn muita antecedncia afim de atrair participantes suficientes e gerar maiores

vendas, alm de diminuir sensivelmente as chances de ter eventos similares ou que ocorram s til t ancamente; maior

fidelidade e maior potencial de compra o autor coloca que o

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viajante a negcios e/ou eventos consome quase trs vezes mais do que a de lazer e, se bem atendido, ha grandes chances de se tornar cliente do evento.

J as peculiaridades que podem se destacar quanto ao volume so: nmero mdio de

participantes varia em funo da tipologia cada tipo de eventos tem suas diferenas e

caractersticas quanto ao formato, operao, entre outros; volume gerado o autor expe que

o turismo de eventos um dos melhores segmentos para se trabalhar, considerando o gasto

mdio do turista de negcios, e; o fenmeno de eventos correlatos todo segmento

econmico possui eventos similares ou cotTelados e pelo conhecimento dos mesmos que

pode-se aproveitar e usufruir das infinitas oportunidades de maximizao de resultados. Por fim, vale destacar que os eventos possuem uma srie de impactos, tanto positivos

quanto negativos, seja em suas comunidades locais e nos parceiros. Neste contexto Allen et al (2003) acreditam que dever do gerente de eventos identificar e prever tais impactos, para ento administr-los de forma a atingir o melhor resultado para todas as partes envolvidas,

atim de quen no final, o impacto de evento como um todo seja positivo. Os autores colocam ainda que, para que isto acontea, faz-se necessrio identificar os impactos positivos para

encoraj-los e maximiz-los ,e desta forma, contrabalancear com os impactos negativos. Estes impactos negativos, por sua vez, freqentemente podem ser tratados atravs da conscientiza0o e interveo, com o auxilio de um bom planejamento.

3.1.2 Eventos especiais

Uma vez conhecidas as peculiaridades e caractersticas do segmento de eventos em geral. recomendvel

filtrar cada aspecto para determinar e classificar os diferentes tipos de eventos existentes. neste contexto que Allen et al (2003) se utilizam do termo "eventos especiais'', para classificar um arranjo de eventos com caractersticas semelhantes e, posteriormente, apresentam a subdiviso dos tipo de eventos especiais.

O termo "eventos especiais" foi desenvolvido para descrever rituais, apresentaes ou celebraes peculiares que tenham sido deliberadamente planejadas e criados para atingir metas ou objetivos espec ficos de cunho social, cultural ou corporativo (ALLEN ET AL, 2003). Como exemplo destes eventos incluem-se os feriados e festividades nacionais, pertbrmaces culturais exclusivas, competies esportivas importantes, funes corporativas, promoes

comerciais e lanamentos de produtos.

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Pode-se dizer ento que o segmento de eventos especiais bastante amplo e, atualmente. tornou-se uma indstria em expanso ocasionando variedade infinita de tipos e

nuana de eventos. Portanto, para melhor estabelecer esta tipologia, Gets apud Allen et al (2003) sugere que os eventos especiais so melhor definidos por seu contexto. Desta maneira, o autor apresenta duas definies: uma do ponto de vista do organizador do evento e outra do

ponto de vista do consumidor ou visitante:

1. Evento especial todo evento excepcional ou infreqente que acontea fora dos programas ou atividades normais do grupo patrocinador ou organizador. 2. Para o consumidor ou visitante, o evento especial uma oportunidade para uma atividade social, cultural ou de lazer fora do mbito normal de escolhas ou alm da vivncia cotidiana.

Aps realizada uma classificao abrangente dos eventos especiais, faz-se necessria uma melhor explanao sobre assunto, para melhor detalhamento destes tipos de eventos.

3.1.2.1 Tipos de eventos especiais

Os eventos especiais so dispostos de acordo com o seu porte e escala. As categorias comuns so megaeventos, eventos de marca e eventos de grande porte, embora as definies no sejam exatas e as diferenas sejam imprecisas. Os eventos tambm so classificados conforme seu

propsito ou o setor especfico ao qual pertencem, como por exemplo, eventos pblicos, esportivos. tursticos ou corporativos (ALLEN ET AL, 2003).

Segundo Allen et al (2003) os megaeventos so aqueles cuja magnitude influencia economias inteiras alm de repecurtir na mdia global. 0 volume de visitantes deveria exceder

de um milho e seu oramento de, pelo menos, US$500 milhes. Complementando, hall (1992) acredita que megaeventos, a exemplo das Feiras Mundias e Exposies, a Copa do Mundo ou as Olimpadas, so eventos especificamente voltados para o mercado de turismo internacional e podem ser descritos como "mega" em funo de sua grandiosidade cm termos de pblico, mercado-alvo,

nvel de envolvimento financeiro e social da comunidade

anfitri.

Por outro lado, os eventos de marca so os eventos que se tornaram to identificados

corn o espirito ou mentalidade de um povoado, cidade ou regido, que se tornam sinnimo do

21

nome do local, alm de obterem amplo reconhecimento e percepo (ALLEN ET AL, 2003). Assim sendo. Ritchi (184, p.2) apud Allen et al (2003) define estes eventos como "eventos grandes de carter extraordinrio ou peridico de durao limitada, desenvolvidos

primordialmente para ampliar a conscientizao, o apelo e a lucratividade de um destino

turstico a curto e/ou longo prazos". 0 mesmo autor coloca que, para alcanar o sucesso,

esses eventos contam com a singularidade, o status ou o senso de oportunidade em gerar

interesse e atrair ateno. "Tais eventos, identificados com a prpria alma desses lugares e seus cidados, atraem

grandes somas em dlares, provocam uma forte sensao de orgulho local e reconhecimento

internacional" (ALLEN ET AL, 2003. p. 7). Com o tempo, o evento e o destino se tomam inseparveis. Cada vez mais as

comunidades e destinos necessitam de um ou mais eventos de marca para proporcional altos

nveis de exposio na midia e evocao positiva que ajudam a criar -vantagens competitivas.

J segundo CasteIli (2001), os eventos classificados em fling -do do seu porte, ou tamanho, seriam apresentados em termos de nmeros de participantes da seguinte maneira: eventos pequenos. at 200 participantes; eventos mdios, de 200 a 500 participantes e eventos

grandes. acima de 500 participantes. Alm desta classificao de acordo com o tamanho, o

autor agrupa os eventos em: - eventos de carter familiar: casamentos, batizados, aniversrios, bodas;

- eventos de carter profissionais: seminrios, reunies, ciclos de estudos, congressos;

- eventos de carter social: concertos, bailes, desfiles; - eventos de carter politico: convenes; - eventos de carter religioso: assemblias; - entre outros.

Castelli (2001) conclui a sua classificao de eventos, dividindo estes por setor ou rea. como por exemplo, alimentos/bebidas, brinquedos, educao. meio ambiente, transportes, sade, etc.

Ainda sobre a classificao dos eventos, o Senac (2000) apud Moraes (2001) apresentam outra maneira de agrupamento dos eventos, de acordo com algums critrios como: data. per fi l dos participantes e objetivo. Vale lembrar que o autor tambm agrupa os eventos por dimenso, isto porte do evento, utilizando a mesma classificao anteriormente citada por Allen et al (2003).

A data de realizao de um evento pode ser fixa, mvel ou espordica. Os eventos com data fixa, isto , com data de realizao invarivel, tais como as comemoraes cvicas

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ou religiosas, as quais so relaizadas todos os anos, no mesmo dia ou com periodicidade

determinada. J os eventos corn data mvel caracterizam-se corn data varivel, porm acontecem

regularmente. Variam conforme o calendrio ou interesse da organizao promotora. Por fim,

os eventos com data espordica acontecem em funo de fatos extraordinrios, porm

previsto e programados. Em se tratando do perfil dos participantes, estes podem ser geral, quando o evento

organizado para uni pblico no definido, ou dirigido para um pblico especifico que possui

afinidades com o tema proposto. Desta forma, o evento especifico realizado para um

pblico claramente definido em funo do ser interesse, envolvimento ou da identificao

corn a area de atividade em questo. Por ultimo, ou agrupamento de acordo com o objetivos, ocorrem por objetivos

cientficos ou culturais , que tem como objetivo a apresentao ou discusso de um ou mais temas. ou comercial, que tern como principal objetivo a comercializao de um ou mais produtos.

3.1.2.2 Tipologia dos eventos

Alm da classificao referente ao porte do eventos especiais, todo evento pode-se dispor tambm por categoria, por area de interesse e por tipo. Desta maneira, sero

apresentadas a seguir, algumas das subdivises mais utilizadas em eventos, com base na proposta de classificao de Nakane (2000).

Por categoria - Institucional: evento o qual visa criar e firmar o conceito e/ ou a imagem da empresa,

entidade, governo ou a personalidade; - Promocional: evento que visa a promoo de um produto ou servio de uma empresa. governo, personalidade ou entidade, com fins mercadolgicos explcitos.

Por Area de interesse - Artstica: refere-se aos eventos relacionados a qualquer espcie de arte, seja esta musica, dana. pintura, poesia, literatura, entre outros; - Cientifica: quando engloba assuntos cientficos nas areas de medicina, fisica, qumica,

biologia, entre outros;

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- Cultural: eventos que tem por meta ressaltar os aspectos da cultura, para

conhecimento geral ou promocional; - Educativa: quando o objetivo principal a educao; - Cvica: quando aborda temas ligados Ptria; - Empresarial: ligado as realizaes das organizaes;

- Turstica: visa a explorao dos recursos atrativos de um destino, durante uma

viagem.

Por tipo

- Congressos: se caracterizam como reunies promovidas por entidades associativas, visando debater assuntos que interessam a um determinado ramo profissional, seja de mbito municipal, estadual, regional, nacional ou internacional. Paralelamente estes congressos podem oferecer vrios outros tipos de eventos como; workshops, painis, feira, etc. Vale lembrar que estes eventos podem ser de carter cientifico, promovidos

por entidades ligadas as cincias naturais , ou de carter tcnico, promovidos por

entidades ligadas s cincias exatas e sociais. Meirelles (1999) explica ainda que o objetivo fim de estudar , debater e chegar a concluses sobre o tema geral, que exposto em subitens:

- Seminrio: consiste na apresentao verbal de um tema proposto para um pblico conhecedor ou interessado naquele assunto, com uma certa linearidade de formao profissional. Segundo Meirelles (1999) so estudados todos os aspectos do tema em questo, pesquisado por grupos e apresentados por representantes sem necessidades se ocorrer tomada de decises. Geralmente o evento dividido primeiramente na exposio do tema e, logo, a discusso onde faz-se a abertura para perguntas e respostas;

- Frum: tipo de reunido, com caractersticas menos tcnicas, cujo objetivo central estimular a efetiva participao de um pblico expressivo, como o intuito de formar opinio;

- Feira: um evento aberto a um grande pblico, com o intuito de comercializao imediata de produtos e/ ou servios. Geralmente associadas a congressos paralelamente, utilizam-se da estrutura de stands. Estas feiras podem ser encontradas em duas vertentes; setorial, onde os produtos e/ ou servios expostos pertencem a uma

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determinada categoria e iro atingir desde o produtor at o consumidor final; e

horizontal, que rene diversos produtos e servios das mais variadas indstrias.

Meirelles (1999) acrescenta ainda que estes eventos permitem que os expositores sigam a filosofia das suas empresas para atingir os objetivos institucionais e mereadolgicos;

- Exposio: possui como objetivo a divulgao e informao, porm, pode tambm despertar o interesse de compra posterior;

- Mostra: similar ao conceito da exposio, de menor porte e com a caracterstica de

ser itinerante. otimizando sua fora de divulgao;

- Show: caracteriza-se como show, todo encontro baseado principalmente na

demonstrao artstica em suas diversas facetas, principalmente a msica;

- Brainstorming: este evento consiste numa reunio que visa estimular a comunicao

de idias por pane de um grupo, organizado para este fim. Primeiramente todas as idias so aproveitadas, sem nenhum tipo de censura, logo, sea() analisadas e filtradas conforme suas potencialidades de aplicao;

- Festival: caracterizado como uma festa de variedades, demonstra ao pblico uma

gama de estilos ou apresentaes variadas, conforme o interesse deste grupo. As possibilidades de realizao de um festival so inmeras como os ligados A Area gastronmica festival italiano , portugus, etc -, area musical festival de jazz, de MPB, etc - , area artstica festival de dana, de teatro etc ;

- Concurso: caracterizado pelo vinculo de competio entre os participantes, de acordo com um regulamento especifico elaborado para a ocasio. Este regulamento deve ser conduzido e formatado por urna comisso tcnica e especializada no assunto do

concurso, tambm requer a participao de um ou mais jris para acompanhar o cumprimento das regras e avaliao dos melhores desempenhos;

- Curso: -evento de intuito educacional, informtico, que capacita o pblico participante em determinado assunto. Pode ser utilizado como mecanismo de formao ou de reciclagem profissional" (NAKANE, 2000).

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3.2 As entidades representantes do setor de organizao de eventos

Este tpico visa apresentar quais as principais entidades representantes do setor de

organizao de eventos. tanto nacionais como internacionais, que esto h disposio de todas

as organizaes de eventos, indiferentemente do seu ramo de atuao dentro do turismo, para auxiliar nas tarefas e atividades desenvolvidas por elas.

ABEOC

A associao Brasileira de Empresas Organizadoras de Eventos uma entidade civil,

sem fins lucrativos nem carter partidrios. Fundada o dia 15 de janeiro de 1977, com jurisdio em todo o territrio nacional, e tem como principal objetivo coordenar, orientar e defender os interesses de seus associados, representados por empresas organizadoras, promotoras e prestadoras de servio.

"Alm disso, promove reunies peridicas como os seus associados, debates e

palestras sobre assuntos de interesse do segmento de turismo e eventos, realiza intercmbios

corn ampresdrios e associaes de classe, divulga a atividade e orienta terceiros na

contratao de pro fissionais de eventos" (NAKANE, 2000, p.8). Em seu quadro de associados encontram-se quatro categorias distintas; os titulares, os

colaboradores. os contribuintes e os honorrios.

ABRACCEF

A Associao Brasileira dos Centros de Convenes e Feiras uma sociedade civil, sem tins lucrativos. fundada em 1985. Reunindo e associando os diversos centros de convenes e feiras do Brasil. sua principal funo promover a integrao e a troca de informaes relativas aos sistemas de tecnologias, marketing, planejamento, comunicao social e gerenciamento de eventos nacionais e internacionais (NAKANE, 2000).

A ABRACCEF, localizada em Curitiba, tambm presta assessoria tcnica em estudos e projetos de viabilidade, implantao, construo e reformas de centros de convenes e divulga, anualmente, um calendrios de eventos que sero realizados nos centros de convenes e feiras de seus associados, totalizando mais de vinte empreendimentos em todo o territrio nacional (NAKANE, 2000).

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UBRAFE

A Unio Brasileira de Promotores de Feiras uma entidade que rene os principais

promotores de feiras do pais. Fundada em 12 de maro de 1986, conta com 32 associados ern cinco estados, sendo a sua sede em Sao Paulo.

Sua misso manter em destaque o importante segmento do mercado do turismo de negcios. preservando seus direitos e ampliando sua base de atuao. A UBRAFE colabora

ainda com a divulgao das feiras no Brasil e no exterior (NAKANE, 2000).

COCAL

A Confederao das entidades Organizadoras de Congressos e Afins da Amrica

Latina foi fundada em 1985, na Argentina, com a responsabilidade de destacar as empresas latino-americanas que se dedicam ao setor de eventos no cenrio empresarial mundial.

Hoje, a COCAL conta com os seguintes pases filiados: Brasil, Argentina, Chile, Peru, Colmbia, Uruguai, Paraguai, Costa Rica, Cuba, Equador, Panam e Venezuela.

Alguns dos principais objetivos so; ampliao da atuao da entidade em pases latino-americanos que ainda no so afiliados, criao e consolidao de uma forte campanha prornocional par atrair mais eventos internacionais para a regio, alm de manter um calendrio

oficial de eventos de toda a Amrica Latina (NAKENE, 2000).

1CCA

"A Internacional Congress and Convention Association uma associao internacional sem fins lucrativos que representa vrias categorias como agncias de viagens, companhia de transportes hotis, centros de convenes e exposies, entre outros"

(NAKANE. 2000. p.11). Sua principal finalidade oferecer orientao e servios relacionados com a

preparao e organizao de eventos, desde o momento de sua concepo at o seu trmino.

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Convention & Visitors Bureau

uma organizao cooperativa privada, que refine associados e empresas do trade

turstico, entidades de setores produtivos da indstria e do comrcio, grupo de lojistas, rgdos governamentais, clubes de servio, alm de outros segmentos.

Tal instituio pode representar um municpio ou alguma regio cooperada. Tem

coma a sua meta principal a de captao de eventos e visitantes para a rea geogrfica de sua

representatividade, visando o desenvolvimento da atividade turstica em geral e do turismo de

negcios em particular (NAKANE, 2000).

3.3 A organizao de um evento

Aps serem vistas as categorias e tipologias de eventos existentes no ramo do turismo de negcios. alm das entidades que contribuem na formao das organizaes de eventos, faz-se necessria a fundamentao das etapas necessrias para a realizao do evento em si.

Isto 6. conhecer as aes que deveriam ser tomadas pelas partes integrantes do evento visando

garantir o sucesso do evento. Vale lembrar que cada evento possui as suas particularidades

que muito iro depender do tipo de evento, do objetivo do mesmo e do perfil dos organizadores, porm. existem linhas gerais de execuo, descritas a seguir, que podem ser adaptadas a qualquer um dos eventos.

neste contexto que Nakane (2000) afirma que em eventos, o profissionalismo aliado a urn excelente planejamento so o segredo do sucesso e, por meio de tcnicas, criatividade, bom senso, dedicao e um continuo acompanhamento de todas as etapas existentes na realizao de um evento, o sucesso o resultado certo. Assim sendo, a autora ainda coloca que imprevistos acontecem de fato, porm, a elaborao de um planejamento e urn plano de ao adequados A realidade poder auxiliar a eliminar o desvio e novamente encontrar o caminho

do sucesso. Por outro lado, Richer() (1999) coloca que o xito de qualquer atividade depende

fundamentalmente das pessoas e das circunstncias, porm, pode -se afirmar que este apenas logrado uma vez que se determina, antes de comear, aonde se quer chegar e o porqu. Desta maneira, a autora diz que planificar implica realizar aes estabelecendo previamente aonde se est, e aonde se que chegar e justificar o porqu desta deciso. Neste contexto deve-se. primeiramente, selecionar uma "meta til" identificando os resultados especficos

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desejados, para posteriormente identificar as ferramentas, mtodos e atividades necessrias para alcanar esta meta. Neste percurso, sero observadas tambm aquelas atividades que

fugirem do objetivo central e podero ser eliminadas, assim como aqueles mtodos que no se ni ostrarem e ficientes nem eficazes para com a meta.

Verifica-se ento que o planejamento parte fundamental para a consecuo de um evento , no entanto, as etapas de organizao de um evento abrangem tambm a fase de

execuo do evento e ps-evento, onde iro se avaliar os resultados positivos e negativos do

mesmo. Assim, Nakane (2000) divide as etapas de organizao de um evento em: fase de concepo, fase do pr-evento, fase do evento e fase do ps-evento.

Na fase inicial, nomeada pelo autor como "concepo do evento", os organizadores comeam a das forma a ideia, desempenhando atividades de reconhecimento das necessidades, elaborao de alternativas para satisfaz-las, identificando objetivos gerais e especficos, alm de coletar informaes sobre: participantes, promotores, entidades e outras

organizaes potenciais. Realiza-se tambm a listagem dos resultados desejados, estimativa econmica e tcnica. alm da estimativa de tempo e recursos necessrios para execuo das

tarefas. estabelecimento de diretrizes, elaborao de contratos do projetos e outros servios a serem terceirizados, entre outras atividades (NAKANE, 2000).

De forma cronolgica, a fase do pr-evento consiste fundamentalmente na execuo de atividades de planejamento, por parte dos profissionais envolvidos de diferentes formaes. Assim, sero identificadas as entidades fsicas e jurdicas com interesses voltados para a implementao do evento, e sera realizado o detalhamento do projeto em termos administrativos, tcnicos e econmicos. Tambm abranger a definio dos servios a serem contratados, o detalhamento dos resultados desejados e do oramento bsico, alm da elaborao do cronograma de aes, organizao do fluxo de informaes e sua circulao.

JA na fase do evento propriamente dito, procura-se ajustar os resultados desejados aos desempenhos possveis. Desta forma, Nakane (2000, p.32) acredita que ``o esforo de diversos profissionais comea a se concretizar com a execuo de todo o planejamento previamente est p u lado

Por ltimo, porm no menos importante, a fase do ps-evento consiste na anlise dos

resultados finais obtidos por parte dos organizadores, isto 6, realizar o confronto dos resultados obtidos com os esperados e desejados. nesta etapa que deve ser reunida a documentao final, reunindo os vrios modelos de relatrios, anais, agradecimento e clipagem. Vale lembrar que este o momento para se fazer anlise dos acertos e equvocos cometidos durante a realizao do evento, portanto, desejvel que esta avaliao seja feita

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em reunio corn a equipe organizadora, ouvindo a opinio do cliente e utilizando pesquisa de

opinio dos participantes (NAKANE, 2000).

3.3.1 Concepo e planejamento

O planejamento a mola mestra de todas as etapas da organizao de um evento. So muitas as previdncias quanto a estudos preliminares para tornar o projeto vivel e executvel, na busca de atingir os objetivos propostos inicialmente" (NAKANE, 2000, p.32). Visto a importncia desta fase inicial de planejamento, o presente estudo visar se aprofundar no seu embasamento terico para, posteriormente, realizar a anlise de um evento dentro

destes parmetros estabelecidos. Portanto, faz-se necessrio estabelecer que todo planejamento estratgico parte do

principio de oferecer solues atingveis que permitam minimizar os esforos para obteno dos resultados. Isto ocorre em funo da necessidade de ao, gerando uma deciso antecipada da ao que ser, futuramente, implementada (NAKANE, 2000).

Na mesma linha de raciocnio, Allen et al (2003) colocam que o processo de planejamento consiste em estabelecer ern que ponto uma organizao se encontra no presente, e para qual ponto seria mais aconselhvel se dirigir no futuro, com as estratgias ou tticas necessrias para atingir tal ponto. Desta maneira, o processo de planejamento se interessa pelo fins e pelos meio para atingir tais fins.

Isto posto, percebe-se claramente a necessidade de uma organizao, ou um comit organizador, estabelecer objetivos especficos e criar caminhos atravs dos quais estes objetivos possam ser atingidos. Allen et al (2003, p. 50) colocam que "para a definio desses caminhos, fundamental compreender os fatores internos (por exemplo, recursos disponveis) e externos (por exemplo, condies econmicas atuais) que iro condicionar quaisquer decises a serem tomadas.

A fim de se engajar produtivamente no processo de planejamento, o gerente de eventos precisa ter em mente uma srie de questes. Dentre elas, fundamental a necessidade de monitorar e avaliar o progresso; coordenar decises em toda as reas de forma que os objetivos do evento avancem; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsveis pela execuo dos vrios elementos do plano (ALLEN ET AL, 2003).

Neste contexto, reconhecendo o planejamento como ferramenta de gerenciamento, deve-se notar que o engajamento efetivo nessa atividade implica uma certa disciplina da parte

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do gerente de eventos. Segundo 1-lannagan (1998) e Thompson (1997) apud Allen et al (2003), os gerentes de eventos tambm precisam saber que os planos devem ser adaptados dinmica das circunstncias, como tambem precisam estar atentos para no entrarem em

conflito com "arinadilhas" em seus planos. Dentre elas; o excesso de planejamento e a preocupao com detalhes, ao invs de atentar ao conjunto de consideraes estratgicas; a viso dos planos como imutveis quando, na verdade, eles so documentos que devem ser

consultados e adaptados com freqncia; a considerao dos planos como conclusivos,

desconsiderando seu carter eminentemente direcional (Johnson & Scholes, 1999 apud Allen et al, 2000).

Para que estas aes tenham sucesso, faz-se necessrio investir em levantamento de

dados e anlises que iro auxiliar na concepo deu um plano de ao, o qual no deve ser

confundido com o piano de planejamento em si. Vale lembrar que uma das ferramentas mais utilizadas para a obteno das informaes e dados vitais para o inicio do trabalho so a

pesquisa de opinio e a pesquisa de mercado. Por firn. Nakane (2000) explica que o plano de ao o conjunto de atividades a serem concretizadas, cada qual com prazos, responsveis e recursos disponiveis, j o planejamento em eventos ir apresentar o quadro do evento como um todo, desde sua fase inicial at o ps-evento, englobando um cronograma de aplicao do plano de ao.

A autora coloca ainda que um dos maiores bloqueadores de um profissional organizador de eventos o tempo, j que ele irrecupervel, o nico tpico que jamais poder ser reciclado e por isso que um cronograma adequado e bem estruturado deve fazer

parte das ferramentas de trabalho de toda a equipe organizadora. Nakane (2000) coloca que os pontos chaves e as bases do planejamento de um evento

so: os objetivos, o pblico-alvo e as estratgias. Assim, os objetivos so compreendidos como as metas que se desejam atingir com a realizao do evento, as quais podero ser explicitas, quando o cliente ou promotor j as tiver definido, ou implcitas, quando a entidade proinota ainda ir defini-ias.

O pblico-alvo so as pessoas que iro participar do evento, as quais sero agrupadas em Funo do interesse de um determinado perfil pr-estabelecido. Por fim, as estratgias so as atividades e atitudes que iro compor o plano de ao, direcionado a alcanar as metas propostas e, conseqiientemente, a atingir os resultados esperados (NAKANE, 2000). Estas estratgias abrangem aspectos como o local, data e horrio do evento, ternrio, estratgias de comunicao, levantamento de recursos humanos, entre outros. Neste contexto, Richero (1999) acredita que no planejamento de um evento existem pilares que devem ser

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considerados desde o inicio que so: as instituies organizadoras ou patrocinadoras, o tema,

os objetivos, os participantes, o lugar e a durao do evento, entre outros aspectos. Esta gama de aspectos a serem considerados se deve necessidade dos eventos

atenderem urna agenda mltipla, seja no setor corporativo, governamental ou comunitrios. Estes eventos devem tambm incorporar uma gama de outros requisitos, dentre os quais; objetivos e regulamentaes do governo, exigncias da mdia, necessidades dos patrocinadores e expectativas da comunidade. Portanto, o gerente de eventos bem-sucedido tern que ser capaz de identificar a srie de parceiros em um evento e gerenciar suas

necessidades individuais, que algumas vezes podero ser coincidentes ou conflitantes. Isto porque. no caso dos impactos dos eventos. o evento ser julgado por seu sucesso em equilibrar as necessidades, expectativas e interesses conflitantes de uma diversidade de parceiros (ALLEN ET AL, 2000).

Em sum, Allen et al (2000) prope urn modelo de planejamento bsico a ser seguido para qualquer evento que se deseja ser opeacionalizado. Os autores acreditam que no caso de um evento novo, o gerente pode ser obrigado a comear pelo conceito mais amplo do evento como os principais parceiros para, ento realizar um estudo de viabilidade. Desta forma, se o estudo garantir que o evento possui caractersticas para atender certos critrios decisivos, tais como lucratividade, ele passar para a fase de desenvolvimento dos planos para sua criao e aplicao. Por outro lado, os autores colocam o case de um evento preexistente e aberto ao processo do oferta, onde deve-se inicialmente decidir se ele

dever ser ou no realizado atravs

da preparao de urn documento de oferta. Caso esta resposta seja afirmativa, deve-se conduzir um estudo de viabilidade mais detalhado, com o intuito de identificar aspectos como pregos e benefcios

do local sede antes de se preparar uma oferta formal. Caso esta oferta j seja preparada. e sendo vitoriosa,

comea ento o planejamento detalhado do evento. Assim, a Figura 1 , apresentada por Getz (1997, p.76), ilustra o processo associado ao

planejamento de eventos no contexto de novos eventos bem como aqueles atraidos pelo sistema de oferta.

4. Planejamento e implementao: * anlise situacional * fixao de objetivo

avaliao e escolha de estratgia * desenvolvimento de planos operacionais em reas como: financiamento. organizao, marketing e recursos humanos

kr_

I . Conceito ou inteno do departamento de evento de fazer a oferta

Reina mento

2. Estudo de viabilidade: * relao custo-beneficio do evento * recursos requeridos pelo evento

3a. Deciso de prossegttirou parar 3b. Aprovao (se necessrio) da oferta

5. 0 evento * refinamentos * resoluo de problemas

6. Finalizao

-7 1% al iiie5o e feedback

Figura 1 : O processo de planejamento do evento Fonte: Getz (97, p.76)

Por fim, a etapa onde preciso se assegurar da capacidade da organizao em

conduzir o evento, juntamente com seus custos e beneficios, antes da deciso de prosseguir, merece total ate/10o, j que dela depender a operacionalizao ou no do evento. Inmeras consideraes podem ser levadas em conta ao se efetuar um estudo de viabilidade, dentre elas: os requisitos provveis de oramento; necessidades de tcnica gerencial; recursos do local; impactos na comunidade local e na area de destino; disponibilidade de voluntrios,

patrocinadores e servios de suporte pblicos/participao projetada; requisitos de infra-estrutura: disponibilidade de suporte financeiro do setor pblico/privado; nvel de apoio

politico para o evento; e o registro de desempenho do evento em questes tais como o lucro.

Portanto, deve-se notar que o grau de complexidade desses estudos ir variar conforme o

porte e perfil de cada evento.

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3.3.2 A instituio organizadora

Um dos fatores chaves no planejamento de um evento, a definio da instituio que tornar possivel a realizao do evento. Vlido ressaltar que. nos dias atuais, os eventos se tornaram parte to grande de nosso meio cultural que podem ser gerados por quase todos os setores governamentais, corporativos e comunitrios.

De acordo corn Allen et al (2000), os governos desenvolvem eventos por uma srie de razes, incluindo os benefcios sociais, culturais, tursticos e econmicos por eles gerados.

Alguns setores do governo tam uma sinopse de eventos como parte de sua apresentao de servios que atendam um bem comum da comunidade, geralmente culturais e sociais. Porm,

outros departamentos geram eventos como uma forma de alcanar objetivos afins - o Ministrio do Turismo para aumentar e expandir o fluxo de turistas, o de Questes tnicas para preservar culturas e encorajar a tolerncia e a diversidade , o de Desenvolvimento Econmico para auxiliar a indstria e gerar empregos, entre outras questes.

Portanto, a instituio patrocinadora a responsvel por oferecer o evento, e podem

atuar de duas fonnas: corno pessoa jurdica ou como pessoa fsica. A forma de pessoa jurdica ocorre quando possui uma empresa organizada, registrada na forma de lei. Normalmente, as empresas organizadoras de eventos dispe de trs alternativas para o

pagamento de seus servios (NAKANE, 2000): - Contrato Fixo: a empresa recebe uma importncia previamente estipulada, somente podedendo haver alteraes mediante consentimento mutuo, sendo que parte deste valor (em torno de 20%) adiantada na fase do pr-evento; - Contrato de Risco: a empresa recebe uma percentagem do lucro auferido na realizao do evento , neste caso, tambm utilizado o adiantamento de 20% com base no planejamento financeiro

para as despesas iniciais; - Parceria Consignativa: quando a empresa organizadora se associa ao promotor na co-promoo do evento, assim, na fase ps-evento, o resultado final distribudo igualmente.

J corno pessoa fsica, o organizador trabalha corno prestador de servios autnomo e fornece, a quem o contratou, RPA Recibo de Pagamento de Autnomo, para receber o pagamento pelos seus servios (NAKANE, 2000). Neste contexto, Allen et al (2000) concordam que existem empresrios cuja funo produzir ou vender eventos. Dentre eles existem os promotores de esportes ou concertos que apresentam eventos pagos visando o lucro e organizadores de conferncias ou de setores industriais que montar conferncias ou exibies para o ramo ou para o pblico; por exemplo, eventos de degustao de vinho,

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exposies de equipamentos ou conferencias mdicas. Organizaes de midia geralmente se associam em eventos organizados por outros grupos, mas tambm produzem eventos para suas prprias finalidades promocionais ou para criar contedo para seus programas.

O setor corporativo esta envolvido em eventos nos mais variados nveis. As

companhias e corporaes podem patrocinar eventos a fim de promover seus produtos e

servios no mercado. Elas tambm podem se associar a departamentos de governo na

apresentao de eventos que atendam a agendas comuns ou mltiplas (ALLEN ET AL, 2000).

Richero (1999) coloca que existem ainda instituies que realizam evento para os seus prprios colaboradores, em geral. com a finalidade de capacitao, como tambm instituies

que atuam como empresas comerciais, dedicadas . preparao e administrao de reunies, e

eventos de todo tipo. JA Allen et al (2000) acrescentam que as empresas que criam seus prprios eventos podem ter a finalidade de lanar novos produtos, aumentar as vendas ou aprimorar a imagem corporativa. Esses eventos, embora possam ainda oferecer entrada franca, podem ser direcionados a segmentos especficos do mercado em vez de ao pblico em

geral. Vale lembrar a existncia das organizaes sem fins lucrativo, as quais o evento

fundamentalmente uma atividade da sua prpria programao, servindo a uma variedade de

necessidades e interesses. Para exemplificar, Allen et al (2000) apresentam os clubes beneficentes que levantam fundos, reunies de clube de proprietrios de carros, artesanato

local, etc. Portanto, o fato de os eventos se originarem dos setores corporativos, governamentais

ou comunitrios que ir determinar a natureza da organizao anfitri. Desta maneira, caso

o anfitrio seja do setor corporativo, provvel que o seu papel seja preenchido por uma empresa. corporao ou associao de setores da economia, e o gerente de eventos poder ser

um funcionrios da prpria organizao anfitri ou um prestador de servios, tendo a

organizao como cliente. Caso o anfitrio seja do setor governamental, a organizao anfitri provavelmente sera um departamento do governo ou conselho e uma vez mais o

gerente de eventos poder ser um empregado direto ou um prestador de servios, caso o

evento seja de origem externa. J se o anfitrio do setor comunitrio, a organizao anfitri sera mais provavelmente urn clube, sociedade ou comit com maior componente de voluntrios (ALLEN et al, 2000).

Qualquer que seja a organizao anfitri, ou seja, organizadora do evento, ela o parceiro decisivo no evento, e papel do gerente de eventos deixar suas metas bem claras ao

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produzir o evento. Estas metas so geralmente apresentadas atravs de um relatrio por escrito como parte do contrato ou descrio de funo do gerente de eventos. Caso esse

relatrio ainda no tenha sido feito, til dedicar algum tempo para aclarar as metas e coloc-

las por escrito corno um ponto de referncia par aa organizao do evento, e como uma

diretriz para a avaliao de seu possvel sucesso (ALLEN et al, 2000).

3.3.3 Estratgias globais

Uma vez definida a organizao que ir conceber o evento, deve-se ento partir para

os objetivos gerais e especficos do evento em questo, onde sero desevolvidas e aprimoradas as atividades e atitudes que iro compor o plano de ao, isto 6, as estratgias.

Dentre elas, as que merecem destaque so: o ternrio, os objetivos gerais e especficos, a c ,colha do local, a data e horrio, a estratgia de comunicao, levantamento de recursos do promotor ou patrocinadores, captao de recursos, planejamentos dos recursos materiais e equipamentos, planejamento dos recursos humanos, entre outros.

Vale lembrar que estes aspectos devem ser tratados de maneira especifica e detalhada,

focada para cada situao, ambiente e pblico alvo que se quer atingir, visando caracterizar a

personalidade que o evento ir apresentar. Neste contexto, Allen et al (2003, p.23) colocam que:

"Um elemento crucial na criao de um evento a compreenso do ambiente do evento. 0 contexto no qual o evento ocorrer sera a principal determinante para o seu sucesso. A fim de compreender esse ambiente, o gerente de evento primeiramente precisa identificar os principais participantes - os parceiros, as pessoas e as organizaes provavelmente afetadas por ele. O gerente de eventos precisa, ento, analisar os objetivos desses principais participantes - o que cada um deles espera ganhar como evento, e que forcas atuando sobre eles possivelmente afetaro suas respostas ao evento. Uma vez compreendido esse ambiente, o gerente de eventos estar, ento, em melhores condies de combinar os elementos criativos do evento e de lhes conferir um formato e um tratamento no sentido de obter melhores resultados para o evento."

Complementando esta explanao, Goldblatt (1997) apud Allen et al (2003) prope os "Cinco Ws", palavras advindas do idioma ingls; why, who, when, where, what, como questes importantes para o processo de desenvolvimento do conceito do evento. A sua traduo em portugus e a sua interpretao seriam:

Por que o evento est sendo feito? - devem existir razes muito fortes que confirmem a importncia e viabilidade de se produzir o evento;

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Quais sero os parceiros do evento? - dentre eles incluem-se os parceiros internos, como o conselho diretivo, o comit, equipe e platia ou convidados, e parceiros

externos, como a mdia e os politicos;

Quando o evento sera realizado? H tempo hbil para se pesquisar e planejar o evento ? - o tempo atende As necessidades da platia, caso o evento seja ao ar livre, as condies climticas esto sendo levadas em conta?

Onde o evento ser montado? a escolha do local precisa representar a melhor equao entre as necessidades organziacionais do evento, a platia, o conforto, a

acessibilidade e o custo.

Qual o contedo ou produto do evento? - esse contedo deve corresponder As necessidades, desejos e expectativas da platia, e precisa estar em sinergia com as quatro questes anteriores referente ao evento. Por fim, o autor acredita que urna parte importante do desenvolvimento de um

evento ser identifcar os elementos e recursos singulares que podem tornar esse evento

especial alm de contribuir para a formao de sua imagem e marca.

Desta forma, o escolha do tema parece ser um bom comeo para desencadear as

demais estratgias. 0 terna do evento pode ser fixado com antecedncia ou surgir espontaneamente pelo avano de novos descobrimentos e tecnologias, ou pela necessidade de resolver problemas imediatos ou planejar programaes futuras (R1CHERO, 1999). importante ressaltar que o tema escolhido que definir o pblico, devido A sua importncia e

de acordo com a profundidade dada ao assunto. Portanto, buscar um nome, ou titulo, atrativo para a ocasio fundamental, j que este simboliza ou resume os objetivos centrais de determinado evento e auxiliar principalmente nas estratgias de comunicao para aumentar

a demanda. Porm. o mais importante ainda na escolha do tema central, o fato dele ser objetivo

e conciso, onde os sub-temas comportem assuntos que sejam relacionados como o tema central. mantendo a integridade em todos os nveis e atendendo a demanda existente em

funo do interesse do pblico (NAKANE, 2000). Um dos mtodos mais utilizados para a escolha do tema o "brainstorming", que na

sua traduo literal seria uma tempestade de idias, deixando a imaginao correr solta e

consultando o maior nmero possvel de parceiros. Urna boa forma de se conseguir isso

marcar reunies corn eles, a principio individualmente, estabelecendo contatos e permitindo que cada parceiro se sinta confortvel corn sua funo no evento. Nessas consultas, as idias

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iro surgir. mas o processo deve ser encarado com exploratrio, sem se preoucpar em chegar

de imediato a concluses determinadas (ALLEN ET AL, 2003). Uma vez iniciada a reunio com os diversos parceiros, as idias comearo a fluir, o

importante nesta etapa inicial ignorar restries quanto parte pratica custos, escala, viabilidade, j que a tarefa principal neste momento criar e imaginar, e nenhuma idia dever ser descartada como por demais incoerente para se levar a serio.

De acordo com Allen et al (2003) o objetivo descobrir a idia certa, aquela que repercuta de forma tal que todos consigam perceber e apreciar, sendo inspirada pelo desafio e

pelo potencial que oferece. neste ponto tambm que a influncia do diretor para conduzir a reunio e impulsionar a gerao de idias torna-se fundamental, para logo sintetizar todo o

contedo e escolher a idia que estaja aliada aos objetivos do evento e seja factvel considerando os recursos disponveis Em geral, esse processo poder requeerer algumas reunies e semanas ou meses de pacincia, e muito trabalho, mas os resultados valero a pena

se for alcanada unia viso compartilhada e apoiadas por todos os parceiros do evento capaz de inspirar

confiana e compromisso (ALLEN ET AL, 2003). Junto com a definio do tema e o conceito do evento, normalmente escolhido o

slogan e a programao visual. Nakane (2000, p.35) explica que "diferente do ternrios, o slogan de um evento o resumo. em duas ou trs palavras de impacto, que ir compor toda a campanha de divulgao, o nome do evento". Por outro lado, a programao visual consiste na escolha de uma logomarca ou logotipo que sera utilizada tambm na campanha de divulgao e na identificao visual do evento no dia de sua realizao.

Junto definio destes ltimos aspectos, baseados no tema escolhido e no pblico-alvo que se quer atingir, deve-se escolher a estratgia de comunicao, definindo os veculos e ferramentas de comunicao que sero utilizados. Vale lembrar que esta fase deve ser conciliada orientao financeira, j que normalmente o investimento bastante elevado. Nakane (2000) apresenta alguns dos meios mais tradicionais de comunicao:

- Mala direta: ferramenta de marketing utilizada para atingir o pblico por meio de correspondncia, via correios ou empresa partivular;

- Cartazes: folhas de papel de medida varivel (48X32 ou 54X36) que contm algumas informaes bsicas sobre evento e so fixados em pontos estratgicos onde o pblico-alvo tende a frequentar (universidades, pontos comerciais, academias, clubes, etc);

- Press Release: instrumento de comunicao dirigido exclusivarnente para a imprensa escrita e eletrnica, no intuito de despertar o interesse dos jornalistas em realizar matrias que noticiem o aconteeiemento;

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- Outdoors/Backlights: veculos de grande porte que atingem um numeroso pblico,

nornialmente contratados para um srie de exibies sobre o evento contendo informaes

bsicas; - Publicidade: se houver recursos financeiros, dever ser criado um plano de mdia,

apresentando diversos meios de comunicao que sero utilizados para a divulgao do

evento em espaos publicitrios comprados. Complementando ainda os veculos de comunicao, Magnevita (2000) apresenta

tambm o convite, forma mais especifica e direcionada de divulgar um evento, sendo este enviado para autoridades, palestrantes ou parceiros; a ficha de inscrio, contendo informaes necessrias corno nome, endereo, telefone, formas de pagamento, etc; e ainda

ficha de avaliao. corn o intuito de receber um feedback de corno o evento foi visto por seus

part icipantes em aspectos como horrio. pontualidade, alimentao, som, tema, entre outros.

Neste contexto, Allen et al (2003) apresentam que qualquer que seja o papel da !India, importante que o gerente de eventos considere as necessidades dos diferentes grupos de midia. e que os consulte, como parceiros valiosos no evento. Portanto os autores acreditam que o bom representante da mdia, tal como o gerente de eventos, est em busca da boa idia

ou do Angulo oriizinal, e juntos eles seriam capazes de imaginar um enfoque original,

aumentando assim o perfil do evento e, conseqentemente, gerar valor par aa organizao de mdia. A exempto disto; a impresa poderia concordar em publicar o programa do evento na forma de uni edital ou de um caderno especial, ou poderia divulgar uma srie de matris de abertura, competies ou promoes especiais em associao com os patrocinadores. As estaes de rdio ou televiso, poderiam oferecer uma transmisso externa ou poderiam envolver seus apresentadores ao vivo como participantes especiais nos eventos. "Essa integrao do evento com a midia assegura um maior alcance e exposio ao evento, e , por sua vez, confere organizao de mdia uma associao nominal ao evento" (ALLEN ET AL. 2003, p. 31).

Portanto, estas so os principais aspectos que a concepo dc um evento deve considerar e guiar os seus esforos a partir dos objetivos e metas traados. A seguir, ser aprofundado o embassamento terico em alguns dos aspectos considerados mais relevantes.

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3.3.4 A coordenao e a equipe do evento

Posterior definio da organizao que ir conceber o evento e o tema central do

mesmo e as suas estratgias globais, deve-se fazer a relao dos coordenadores e pessoas que

operacionalizaro o evento. A direo ou coordenao de eventos e reunies vem sendo

considerada uma pro fi sso cujo principal tarefa se concentra em planejar, administrar, orientar os procesos de equipe, interpretar e preparar originais e controlar a publicao e

di fuso (RICHERO, 1999). Assim sendo. tambm so requeridos, por parte da direo, conhecimentos especializados sobre comunicao e uma variedade de tcnicas e processos

que quando combinados possam o sucesso do evento.

Richero (1999) acredita que a figura do coordenador deve possuir uma cultura ampla que lhe permita relacionar-se positivamente corn pessoas de diferentes nacionalidades, nveis

sociais. etc; dever ter conhecimentos de psicologia de grupos, rapidez na resoluo de

imprevistos e tomada de decises, facilidade de expresso alm de qualidade de organizao e discrio.

Complementando as habilidades e aptides que um profissional, coordenador de um

evento, deve demostrar quando se decidir atuar no ramo, Nakane (2000) apresenta uma listagem das mesmas, dentre elas:

- Permanente curiosidade intelectual: o profissional convocado para integrar uma comisso organizadora no deve, necessariamente, possuir conhecimentos especficos

sobre o terna em questo, porm, dever ter predisposio para aprender sobre assunto e melhor orientar seu trabalho; - Capacidade administrativa, saber planejar: o profissional de eventos deve saber administrar o dinheiro, pessoas, contrataes, estudos, etc, ou seja, cabe a ele a responsabildiade de assegurar que todos os esforos sejam direcionados para o sucesso do evento: - Dominar tcnicas de redao: a idia abastrata deve se transformar, a principio, em palabrar, para poder atingir urn maior nmero de pessoas, desta forma, objetividade e conhecimento de lnguas so elementos essenciais; - Ser prestativo mas no servil; - Ter capacidade de liderana; - Desenvolver gosto esttico: do coletivo e no do individual; - Saber ouvir e ser persuasivo.

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Desta forma, as organizaes de eventos devem procurar ao mximo, pessoas com

este perfil de maneira a qualificar o seu servio, j que estes sero responsveis pelas diferentes etapas do evento, desde a sua concepo, at da execuo e acompanhamento da

mesma. Alm da existncia de urna direo central, aconselhvel a existencia de um comit

organizador, ou mesmo um gerente ou secretrio executivo do alto nvel. De acordo corn

Richero (1999) neste patamar, que sero definidas a razo de ser do evento, assim como as pautas e lineas gerais de trabalho esperado pela coordenao. Uma vez definidos estes

aspectos, o coordenador dever formar a equipe de personal que o auxiliar nas suas tarefas, e

a quantidade e perfil desta equipe ser determinado principalemente pelo porte de evento e

pelas suas caracteristicas. Sobre este aspecto, Allen et al (2003, p.31) explicam que:

equipe formada para implementar o evento e representa mais um dos parceiros decisivos, Para que qualquer evento seja bem-sucedido, a viso e a filosofia do evento devem ser compartilhadas por todos os componentes da equipe, dos gerentes mais importantesm de criao e publicidade, at o gerente de palco, os funcionrios, porteiros e faxineiros. Grande ou pequenam a equipe do evento a expresso do evento, e cada qual contribui para o seu sucesso ou o seu fracasso".

Segundo o mesmo autor, nesta fase que a habilidade de delegao de tarefas torna-se

crucial. j que se o coordenador for capaz de repassar tarefas a algum mais gil e eficaz em determinada situao, ele poder focar os seus esforos em tarefas que demandem mais responsabilidade e superviso.

Entende-se ento que a funo do coordenador fundamental para o sucesso de um

evento, j que nele que recaem todas as responsabilidades de ordem geral e, principalmente, de ordem estratgias. por isso que a pessoa nesta funo no deve medir esforos e usufruir ao mximo das suas competncias junto com a sua equipe. Por fim, Nakane (2000) coloca que importante a definio de um cronograma afim de aglutinar em fases distintas as atividades e os prazos para sua realizao. Precisa-se realizar urna reviso peridica e o

acompanhamento de cada item para evitar surpresas desagradveis e revisar a cronologia estipulada, caso seja necessrio. 0 autor afirma tambm que toda estrutura administrativa deve ser visualizada em um organograma, servindo como instrumento de controle na tomada de decises e na definio de responsabilidade pelas coordenadorias e as suas equipes.

Neste contexto, as cordenadorias auxiliariam num melhor rendimento no processo como um todo e poderiam ser divididas, segundo Nakane (2000) pelas reas de administrao,

logstica, financeira, comercializao e comunicao.

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A Area de administrao tem como principais objetivos; orientar, supervisionar e acompanhar as reais necessidades do projeto, alm de traar a poltica de recursos humanos, bem corno controlar estoques de materias, requisies, arquivamento de documentos e

realizar as atas de reunies. J a coordenao de logstica responsvel por mapear todo o local do evento,

definindo instalaes, montagem, posicionamento dos equipamentos, e afins. No dia do

evento , esta coordenao que se responsabilida pela programao visual e pelos espas

destinados as salas de apoio, coma por exempla: sala vip, sala de imprensa, sala de segurana,

sala de emergncia de ambulatrio, de armazenamentos de equipamentos e sala de comisses

tcnicas. Por outro lado, a coordenao financeira cuidar de todo o controle financeiro do

evento , e fica responsvel tambm pela abertura da conta do evento em uma instituio

financeira. Durante o evento, devem ser realizados oramentos peridicos para fins de

controle. alm de manter organizados todos os recibos, notas fiscais e documentos financeiros

para futura elaborao do relatrio final no ps evento. A coordenao de comunicao, segundo o autor, sera encarregada de definiar as

mensagens e os meios de comunicao pelos quais o publico-alvo almejado tomar conhecimento do evento. Esta coordenadoria pode usufruir de varias ferramentas como:

publicidade, midia espontnea, out-doors, painel eletrnico, bus-door, cartas, folder, Internet

ou inidias alternativas. Por ultimo, a coordenao comercial fica responsvel pela captao de recursos e

contatos de negocias. Nakane (2000) coloca que os profissionais envolvidos nesta coordenao devem ter; habilidade de negociao para conseguir vantagens com os

patrocinadores; uma boa rede de contatos de empresas que destinam verbas do seu oramento

de marketing para este tipo de finalidade e manter contato tambm com empresas que possam

oferecer algum tipo de servio de apoio ao evetno.

3.3.5 Tipo e nmero de participantes e espectadores

Uni aspecto fundamental num evento so os seus participantes, ou seja, o interesse deles pelo tema do evento que realmente alavanca o prprio evento, e por isso ento que a seleo dos mesmos deve receber uma ateno muito especial.

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Neste contexto, a definio do perfil dos participantes, isto , o tipo de participantes

da mesma e a quantidade, dependero fundamentalmente do objetivo do evento, da poltica institucional, dos recursos financeiros disponveis e da especificidade do tema (RICHERO, 1999). Junto a esta tomada de deciso, dever se decidir o mtodo de seleo dos participantes, a qual deve responder as polticas institucionais da empresa organizadora do

evento e ser bastante rigorosa ao ponto de manter um certo nvel de qualificao dos mesmos

e ado comprometer a imagem do evento. Isto porque, segundo Richero (1999) a qualidade de um evento node ser medida tanto pelo prestgio da empresa organizadora, bem como pelo nvel de qualificao dos seus participantes. 0 mesmo autor coloca que um fato freqente ern representaes nacionais de eventos internacionais, a desigano de um participante no

relacionado com o tema, salvo a sua nacionalidade, ou seja, apenas cumpre a quota nacional do pais representando , o que reflete um gasto intil de oportunidade e beneficio para ambos

os lados, participantes e organizadores do evento. Concordando com Richero, Allen et al (2003) acreditam que os participantes e

espectadores so de fato as pessoas para as quais o evento destinado e que, em ltima

andlise , determinam , com suas preferncias, o sucesso ou o fracasso do evento. Neste

contexto, os autores afirmam que responsabilidade do gerente de eventos estar ciente das necessidades da platia, sejam elas necessidades fsicas, bem como suas necessidades de conform, segurana e integridade fsica. Alm desses requisitos bsicos, h a necessidade de tornar o evento especial, isto , de tocar as emoes, portanto o gerente de eventos experiente

dever fazer o possvel para tomar os eventos significativos, mgicos e memorveis.

3.3.6 Local, data e horrio

0 lugar onde acontece um evento proporciona o entorno fsico que pode facilitar ou inibir as atividade programadas pela organizao. Neste contexto, Nakane (2000) acredita que urna parcela considervel do sucesso de um evento especial deve-se tambm escolha do local. Portanto faz-se necessrio investigar as condies e facilidade de acesso, incluindo gama de transportes adequados ao pblico (transporte coletivo nibus, txi, metr, trens urbanos, vans - e transporte individual estacionamento), assim como verificar se as instalaes internas so compatveis com o evento em termos de capacidade, conforto, recursos tecnolgicos e visibilidade.

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Portanto. Richero (1999) explica que os lugares mais comuns para realizao de eventos so lugares especiais como centro de conferencias e eventos, j equipados para brindar maior conforto e facilidades tanto para os participantes, bem como para aqueles que

organizam o evento. Acrescentando os aspectos que devem ser considerados para esta

escolha, o autor coloca ainda o lugar geogrfico, os servios e os costos.

Outro fator, que aliado a escolha do local, tem grande apelo junto ao pblico alvo a definio da data. do horrio e da durao do evento. Este fator dependera, primeiramente das condies institucionais, isto , se a coordenao dispe de outras atividades paralelas no mesma data que influenciaro, normalmente, negativamente na eficincia do evento pretendido. Em relao a este fator, Magnavita (2000) considera essencial observar fatores como: proximidade de feriados prolongados e festa populares; realizao de eventos do setor

em outros locais; realizao de evento de grande porte, assim evitando disperso de pblico.

A durao, por sua vez, depende dos temas selecionados, sua especificidade, complexidade e. na maioria das vezes, dos recursos financeiros disponveis (RICHER, 1999). Assim sendo, vale lembrar que quanto maior a durao do evento, maior a oportunidade de estabelecer relaes mais estreitas e profundas entre os participantes, maior o intereambio de

idias e o aprofundamento no tema em questo. Entretanto, deve-se considerar tambm que

uma durao muito prologada poder acarretar tambm problemas interpessoais e financeiros.

Aps serem vistas estas questes, poder se fazer um levantamento aproximado dos

gastos, custos e investimentos necessrios para a realizao do evento, e assim, iniciar a

captao dos recursos que iro viabiliz-lo.

3.3.7 Patrocinadores ou promotor

Todo projeto. neste caso os eventos, mesmo que beneficientes implicam em custos e recursos para viabilizao das suas atividades. Assim sendo, muitas vezes os recursos so provenientes de um promotor, ou ainda de apoios e patrocnios. Para melhor entender a

di ferenciao entre estes profissionais, Nakane (2000) descreve as suas principais caractersticas. Desta forma, o autor defende que apoio uma forma de participao pela

qual uma pessoa fsica ou jurdica, em troca de servios, tem um espao publicitrios previamente combinado na campanha de divulgao do evento. Por outro lado, o patrocnio

um in% estimento que uma empresa faz, utilizando parte da sua verba de marketing, para cohrir custos do evento em troca de retorno de imagem.

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Assim, faz-se importante a identi ficao, por parte dos gerentes, do que exatamente os

patrocinadores esperam de urn evento, e o que o evento pode fazer por eles ja que, muitas vezes, suas necessidades podem no concidir com as da organizao an fi tri ou com as do

gerente do evento. Allen et al (2003) explicam que o nmero de freqentadores no evento pode no ser to importante para eles quanto a cobertura da mdia por ele gerada, talvez seja importante ao seu principal executivo atuar oficialmente ou ganhar acesso junto As autoridades pblicas ern uma atmosfera descontraida. Eles tambm podem estar em busca de mecanismos para impulsionar as vendas ou simplesmente desejam fortalecer os relacionamentos corn clientes atravs de atividades sociais. Portanto, o gerente de eventos

deve aproveitar a oportunidade para ir alm do acordo de patrocnio formal, tratando os

patrocinadores corno scios do evento, j que algumas das melhores idias para eventos podem surgir dessas parcerias.

Nexte contexto, vale ressaltar a ligao existente entre os patrocinadores e a mdia .

Allen et al (2003) destacam que a expanso da midia e a proliferao de sistemas de tecnologia ,

tais como a televiso a cabo e a Internet, ocasionaram uma busca indita pelos

produtos de midia, e dessa maneira, acobertura global das organizaes de mdia transformou

a vila global numa realiadade de midia.A revoluo na midia, por sua vez, ocasionou uma re N oluo nos eventos.

Portanto , os autores defendem ainda que o eventos tm muito a ganhar com essa

evoluo, principalmente os patrocinadores da mdia e o pagamento dos direitos de transmisso, uma vez que seu valor para estes patrocinadores comerciais grandemente

aumentado pela cobertura e perfil da mdia. No entando, vale ressaltar que o interesse da

midia por eventos provavelmente continuar a crescer na medida em que consiga

proporcionar credibilidade comunitria e atrair patrocinadores comerciais. Assim sendo, o papel dos meios de comunicao pode variar do patrocnio participao efetiva no papel de scios ou produtores do evento.

Uma vez que o patrocnio de um evento implica na colaborao de duas ou mais

instituies para efetivar o mesmo, faz-se necessria a obteno de interesses comuns entre estas instituies para o tema tratado que, muitas vezes, pode ser o prprio governo. Richero (1999) coloca que o patrocnio deve ser fixado previamente e os compromissos de cada parte devem estar claramnente estabelecidos, com minuciosos detalhes das responsabilidades de cada urn. 0 autor recomenda portanto, a nomeao de um representante de cada instituio, o qual ir trabalhar coordinadamente com as demais partes integrantes do evento e realizar um planejamento efetivo do mesmo.

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3.3.8 0 projeto

Por fini , um dos passos mais importantes na realizao do evento, e a elaborao do

projeto. j que este servir como documento base de consulta e visualizao do evento, no apenas para a equipe de trabalho mas sim para futuros patrocinadores, apoiadores, ou qualquer e