ADMINISTRAO DE ESTOQUE

FICHA DE ESTOQUEFINALIDADES:As principais finalidades da ficha de estoque so controlar o histrico de consumo, a movimentao de entrada e sada e a evoluo dos preos. Permite o controle do estoque mnimo alertando quanto necessidade de se fazer pedido de compras e possibilita, ainda, detectar desvio de mercadorias (furto). Por meio da ficha de estoque elabora-se o fechamento mensal e o custo dirio com os dados desta ficha.

ELEMENTOS DO CABEALHO: Produto colocar nesse campo o nome do produto. Cada produto deve ter uma ficha especifica. Fornecedor se for apenas um nico fornecedor escrever o nome deste, se for mais de um, manter separado um cadastro. Colocar neste campo o cdigo que identifique a folha onde esto lanados os fornecedores deste produto. Cdigo especificao do cdigo do produto Unidade especificar os tipos de embalagens e sua capacidade (kg, mel, l). Estoque mximo Estoque mnimo representa a quantidade mnima que se deve ter em estoque considerando o uso norma e o prazo de entrega do fornecedor. Ponto de pedido indica a quantidade segura em que dever ser feito novo pedido.

ELEMENTOS DA FICHA DE ESTOQUE: Consumo mdio mensal e anual Data dever ser colocada a data de efetiva entrada do material no estoque. Na ausncia desta data, como segunda hiptese, dever ser colocada a data de sada que consta na nota fiscal. Em ultimo caso ser usada a data de emisso. Nmero da nota fiscal Entrada Sada saldo Custo unitrio

IMPORTNCIA: Preparar os pedidos dos alimentos (o clculo ser feito a partir das quantidades utilizadas no ms anterior); Analisar o fornecedor; Verificao de exagero no consumo e nos gastos; Rpida conferencia do estoque; Utilizada para confeco do inventrio fsico.

MODELO DE FICHA DE ESTOQUE

FICHA DE ESTOQUE

Produto Fornecedor Unidade Cdigo Estoque mximoEstoque mnimoPonto de pedido

ARROZABCKG011601050

Consumo mdio anual

Jan FevMarAbrMaiJunJulAgoSetOutNovDezMdia /Ano

100200100200100100100200100100200200141,67

DATADESTINO/PROCED.NOTA FISCAL OU DOCUMENTOENTRADASADASALDOCUSTO UNITRIO

19/11/12Recebimento0123100200R$ 2,57

20/11/12CozinhaRequis. 01110190

21/11/12Cozinha Requis. 01210180

OUTROS ELEMENTOS SISTEMA DE LANAMENTOS esses dados ficaro critrio do administrador. So basicamente 3:

1. Custo mdio pondervel mvel calculado a cada nova entrada. Preo mdio o valor que prev a sada de unidades fsicas (mercadorias, material) do estoque avaliadas pela media ponderada entre o registro de entradas de preo e os diferentes volumes no estoque, por tipo de material. importante lembrar que diferente de mdia de preos, que a mdia aritmtica aonde no se leva em conta a quantidade.2. Sistema PEPS significa que o primeiro que entra o primeiro que sai. A mercadoria retirada do estoque com seu preo real, no realiza-se mdias.3. Sistema UEPS significa que o ultimo preo o que vigora. A mercadoria geralmente ter o maior preo, fazendo com que o custo seja irreal e superestimado.

Ento vamos fazer um exerccio para entender isso !!!!!!!!As operaes so as seguintes:A empresa no tinha estoque inicial.Dia 01 de Janeiro Compra de 1 pacote de biscoito por R$ 1,00Dia 02 de Janeiro Compra de 1 pacote de biscoito por R$ 1,20Dia 03 de Janeiro Compra de 1 pacote de biscoito por R$ 1,30.Dia 04 de Janeiro Venda de 1 pacote de biscoito.Nossa planilha de controle de estoque pelo mtodo do PEPS ficaria da seguinte forma:Vejam que a empresa no tinha estoque inicial de produtos.No dia 01/01 comprou 1 unidade a R$ 1,00. No dia 02 comprou mais uma unidade do mesmo produto, por R$ 1,20 agora ficou com dois lotes de mercadorias, o primeiro (mais antigo) com uma unidade a R$ 1,00 e o segundo (mais recente) com uma unidade tambm a R$ 1,20.No dia 03 comprou mais 1 unidade a R$ 1,30 nesse dia ficou com 3 lotes de mercadorias cada lote com uma unidade.No dia 04 utilizou 1 unidade como estamos trabalhando com o mtodo do PEPS a unidade baixada do estoque se refere a primeira unidade que entrou no mesmo, logo o seu valor de R$ 1,00.Vejam (faam as contas) que ficamos com o valor total de R$ 2,50 de mercadorias em nosso estoque final, sendo o mesmo composto de 2 unidades, uma a R$ 1,20 e a outra a R$ 1,30.Ento baixamos do nosso estoque a unidade mais antiga, que tinha o valor mais baixo do que as demais.

Vamos ver agora como ficaria a nossa planilha pelo mtodo do UEPS.

Vejam que a planilha basicamente a mesma as nicas diferenas so em relao ao valor da unidade baixada de nosso estoque, e o valor do nosso estoque final, agora pelo mtodo do UEPS ficamos com duas unidades tambm, que totaliza m R$ 2,20. Sendo R$ 1,00 da mais antiga e R$ 1,20 da ltima mercadoria que ficou em nosso estoque.Ento quando trabalhamos com esse mtodo baixamos de nosso estoque a mercadoria que tem o valor mais alto.

Vamos agora ver como ficaria a nossa planilha pelo custo mdio:

Nossa planilha pelo custo mdio tem um detalhe no temos mais lotes de mercadorias, a cada compra de mercadoria temos que calcular o custo unitrio do produto considerando o valor da compra e mais os valores antigos que tnhamos em nosso estoque.No dia 01 fizemos uma compra de 1 unidade a R$ 1,00, no dia 02 fizemos mais uma compra de uma unidade a R$ 1,20, agora ficamos com 2 unidades de mercadorias em nosso estoque, que totalizam R$ 2,20 (1,00 + 1,20), logo, o nosso custo unitrio de cada unidade de R$ 1,10 (2,20 : 2).No dia 03 fizemos mais uma compra de 1 unidade agora por R$ 1,30, nosso estoque final nesse momento ficou de R$ 3,50 com 3 unidades, cada unidade equivale a R$ 1,17 (arredondando).No dia 04 baixamos de nosso estoque, porque utilizamos 1 unidade que estava avaliada a R$ 1,17.Ento podemos perceber que a avaliao pelo custo mdio nos d um valor unitrio de custo, maior do que o valor unitrio dado pelo mtodo do PEPS (pois este considera o valor mais antigo, assim o valor mais baixo), e menor do que o valor dado pelo UEPS (pois este considera o valor mais recente, mais alto).Lembrando que estamos exemplificando a operao num ambiente inflacionrio, onde os preos dos produtos esto em constante aumento.

IVENTRIO PERPTUO um registro continuo de balano de cada artigo existente em estoque. Os artigos recebidos so anotados diretamente nas fichas e somam-se aos j existentes, os artigos utilizados subtraem-se do inventrio. O inventrio perptuo pode ser feito em formas diferentes. Com frequncia utilizam-se fichas Kardex, com o nome de cada artigo para fcil identificao. Estas fichas podem estar no arquivo em ordem alfabtica pelo produto ou por grupo a que pertence. Ex. arroz, cebola, ervilha, etc, ou lataria (ervilha, milho verde, etc.).O principal objetivo do inventrio perptuo facilitar a informao imediata ao administrador sobre a quantidade de alimentos existentes, em qualquer momento.

IVENTRIO FISICO um registro real de todos os produtos existentes ao finalizar o perodo de contabilidade, em geral ao final do ms. Algumas empresas o fazem quinzenalmente ou semanalmente. Esta pratica deve ser efetuada por mais de uma pessoa (estoquista e nutricionista), para evitar que pequenos furtos sejam encobertos.Os preos podem ser anotados na hora do inventario para facilitar o procedimento de custos. O inventrio fsico e o perpetuo devem coincidir exatamente, pois o fsico deve ser feito comparando o dado real com as fichas kardex. Algumas pequenas diferenas so esperadas, mas as discrepncias devem ser investigadas. O descuido ao preencher as requisies da sada, so o motivo mais frequente dos erros. Os 2 tipos de inventrios devem avaliar tambm as quantidades de gneros existentes nas cmaras frigorificas, nos refrigeradores e freezers. Depois de feito o inventrio fsico e confrontado com o perptuo, se determina o custo e o valor total. Essas cifras so utilizadas para calcular o custo de alimentos consumidos.

MTODO DE ANLISE ABCA curva ABC um importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a identificao daqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. Ela consiste na verificao, em certo espao de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em valor monetrio, ou quantidade dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importncia. Aos itens mais importantes de todos, segundo a tica do valor, ou da quantidade, d-se a denominao de itens da classe A, aos intermedirios, itens da classe B, e aos menos importantes, itens da classe C.A experincia demonstra que poucos itens, de 10% a 20% do total, so da classe A, enquanto uma grande quantidade, em torno de 50%, da classe C e 30% a 40%, so da classe B.A curva ABC muito usada para a administrao de estoques, para a definio de polticas de vendas, para estabelecimento de prioridades, para a programao da produo, etc.

COMO SE OBTM A CURVA ABC?

Obtm-se a curva ABC atravs da ordenao dos itens que sero analisados, conforme sua importncia relativa no grupo. A montagem dos grupos pode parecer um pouco trabalhosa, mas pode ser que ela seja feita uma nica vez, ou mesmo muito esporadicamente. Os itens de cada grupo permanecem enquanto permanecerem as condies que possam afetar os itens (consumo; vendas; preos; etc.). A montagem dos grupos pode ser feita em duas etapas (vamos continuar com o exemplo de um controle de estoques):

1 Etapa:- relaciona-se todos os itens que foram consumidos em determinado perodo (1); - para cada item registra-se o preo unitrio (2) e o consumo (3) no perodo considerado (se a anlise fosse sobre vendas, ou sobre transporte, ao invs de consumo seria usada a quantidade vendida, ou a quantidade transportada, etc.); - para cada item calcula-se o valor do consumo (4), que igual ao preo unitrio x consumo; - registra-se a classificao (5) do valor do consumo (1 para o maior valor, 2 para o segundo maior valor, e assim por diante).