AGÊNCIA NACIONAL DE ENERGIA ELÉTRICAaneel.gov.br/arquivos/word/Tabela_de_Temporalidade.doc · Web view020.4 - Sindicatos. Acordos. Dissídios 5 anos 5 anos Guarda permanente 020.5

GESTÃO DE DOCUMENTOSTABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA ANEELVersão 2005

Sumário

Sumário ..........................................................................................................................................................................................1Apresentação........................................................................................................................................................ 2Configuração da Tabela......................................................................................................................................... 3Metodologia para elaboração da Tabela................................................................................................................. 4Procedimentos para aplicação da Tabela................................................................................................................7Triagem de Documentos em fase intermediária.......................................................................................................8Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio da Agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL............................9Tabela de Temporalidade das Atividades-Fim da Agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL............................42Anexo 1.........................................................................................................................................................................................50

Apresentação

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Agência Nacional de Energia

Elétrica - ANEEL foi elaborada tomando-se como referência a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação

de Documentos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública Federal, desenvolvida pela Câmara

Técnica de Avaliação de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos - CTAD/CONARQ. Visando

contemplar a realidade documental da ANEEL, no âmbito de suas atividades – meio e fim, esse modelo foi

adaptado e ampliado pela equipe técnica da Superintendência de Gestão da Informação – SGI e da Memória

da Eletricidade.

De uma maneira geral, seguindo a orientação da Resolução n.º 4, de 28 de março de 1996, do

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, procurou-se manter os prazos totais de guarda sugeridos na

Tabela Básica, acrescentando-se, porém, algumas modificações no sentido de atender à realidade específica

da ANEEL. A primeira delas refere-se aos prazos de guarda na fase corrente. Inicialmente, o prazo de guarda

de 2 anos foi adotado como padrão, por ser essa a orientação já seguida na organização dos arquivos da

instituição. Essa orientação, no entanto, não foi aplicada a alguns assuntos, em função da necessidade de um

prazo maior de guarda de tais documentos na fase corrente, no setor responsável por sua produção e

acumulação. Houve também casos em que o prazo de guarda na fase intermediária foi alterado, na medida

em que alguns assuntos com previsão de guarda permanente poderiam ser recolhidos ao Arquivo Central,

num prazo menor ao sugerido na Tabela Básica. Também foram incluídos, em alguns casos, prazos de

guarda para a fase intermediária, visando atender a necessidade de eventuais consultas por parte das

Superintendências da ANEEL.

Algumas observações foram acrescentadas no sentido de orientar melhor a aplicação da Tabela

de Temporalidade. Nos assuntos das subclasses 030 - Material e 040 - Patrimônio, foram feitas observações

indicando que os documentos não relacionados ao pagamento de despesas, bem como os referentes a

material ou bens não adquiridos, sejam eliminados após 2 anos na fase corrente, excetuando-se aqueles que

recuperarem a memória técnica de determinados processos e procedimentos internos.

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos 2

Configuração da Tabela

A Tabela de Temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por

objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação.

Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por

uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a

destinação final - guarda permanente ou eliminação -, além de um campo para observações necessárias à

sua compreensão e aplicação.

Apresentam-se, a seguir, diretrizes para a correta utilização do instrumento:

1. AssuntoNeste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente

distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor

identificação do conteúdo da informação, utilizou-se funções, atividades, espécies e tipos documentais,

genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos

constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.

2. Prazos de GuardaReferem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e

intermediária, para atender exclusivamente às necessidades da administração que o gerou, contado a partir

da data de produção do documento. O prazo estabelecido para essa fase corrente relaciona-se ao período em

que o documento é freqüentemente consultado, exigindo a sua permanência junto às unidades

organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à

administração, porém com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para um depósito central,

embora à disposição desta.

3. Destinação FinalNeste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o

documento não apresentar valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as

informações contidas no documento forem consideradas importantes para fins de prova, informação e

pesquisa.

4. ObservaçõesNeste campo são registradas informações complementares, necessárias à correta aplicação da

tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação, e aspectos elucidativos

quanto à destinação dos documentos segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.


Metodologia para elaboração da Tabela

Para a elaboração da Tabela de Temporalidade foram observados os príncípios da Teoria das Três

Idades, segundo a qual os arquivos dividem-se em três fases, de acordo com a sua utilização: corrente,

intermediária e permanente. A partir dessa teoria, foram definidos os parâmetros gerais para o arquivamento e

a destinação dos documentos de arquivo. O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi

criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário), segundo o seu

potencial de uso. O valor primário refere-se ao uso administrativo do documento para a empresa, razão

primeira da criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção

anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao período de

utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. O valor secundário

refere-se ao uso do documento para outros fins que não aqueles para os quais foram criados originalmente.

Pode ser considerado probatório, quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição,

ou informativo, quando contém informações essenciais sobre matérias com que a instituição lida, para fins de

estudo ou pesquisa.

Para a avaliação do valor primário, deve-se observar o prazo de vigência do documento, necessário à

sua tramitação, a qual conduz a uma decisão administrativa. A vigência se inicia no momento em que o

documento é produzido e termina quando sua informação cumpriu o objetivo que originou o registro

documental. Alguns prazos de vigência ou prescrição se apresentam de forma concreta, dependendo de

determinadas características da informação (contratos, certidões e outros) ou se acham previstos em

instrumentos legais (documentos financeiros, judiciais e outros). No entanto, existem documentos cujo

conteúdo não permite uma percepção clara da vigência ou prescrição, sugerindo o estabelecimento de prazos

de precaução, conceituados como o tempo necessário para guarda do documento entre o término da vigência

ou prescrição e o momento de seu recolhimento ao arquivo permanente ou de sua eliminação, dependendo

de seu valor.

Os prazos de precaução justificam-se para “responder a possíveis reclamações administrativas ou

jurídicas referentes ao texto ou à sua tramitação e cumprimento” e “para servir de antecedente direto ou

suporte jurídico a um documento agora vigente”. Seu início é concretamente definido pelo término da vigência

ou prescrição, mas seu próprio fim está condicionado a critérios externos ao documento, derivando-se de

normas jurídicas que respaldam direitos e obrigações ou quando sua guarda se justifica para atender a

possíveis demandas administrativas posteriores. Seja qual for o caso, o importante é que esse prazo tenha

uma data definida para seu término, devendo-se estabelecer critérios objetivos para isso.

À luz desses princípios, a metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas

funções e atividades desempenhadas pelas empresas de um modo geral e pela ANEEL em particular,

tomando-se por base o conteúdo da informação contida nos documentos, pois somente desta maneira é

possível realizar a análise e seleção documental com racionalidade e segurança. No intuito de fornecer


orientação para a definição de valores, apresentam-se, a seguir, alguns critérios gerais adotados para

elaboração da Tabela de Temporalidade relativa às atividades-meio e fim.

Dos documentos relativos à administração geral, foram considerados de valor permanente aqueles

que dizem respeito a políticas, planos, projetos, programas de modernização e/ou reforma administrativa;

relatórios de atividades; ajustes, acordos e convênios; e ações judiciais, bem como normas, regulamentações

e diretrizes. No que se refere aos documentos relativos à organização e funcionamento, foram considerados

de valor permanente os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, além dos

documentos relacionados às campanhas institucionais e divulgação das atividades da instituição.

Quanto aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de 52 (cinqüenta e dois) anos para os

que contêm informações passíveis de consulta no momento da homologação da aposentadoria, sendo 35

(trinta e cinco) anos correspondentes ao tempo de serviço do funcionário e 17 (dezessete) anos

correspondentes ao período necessário para atingir a idade máxima para a aposentadoria compulsória (70

anos), conforme a Constituição Federal em vigor. Para Assentamentos Individuais, Aposentadorias e Pensões definiu-se prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e

prováveis descendentes.

Quanto ao valor secundário dos documentos relativos a pessoal, foram considerados permanentes os

seguintes conjuntos documentais:

quadros, tabelas e política de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pela instituição na

composição de seus quadros;

documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames de seleção, cursos e estágios;

apuração de responsabilidade e ação disciplinar, pelo caráter punitivo que reflete hábitos e

costumes da época;

reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios, que refletem o relacionamento

empregadores/empregados;

documentos referentes a movimentos reivindicatórios;

Por impossibilidade de definição de prazos em anos, já que dependem da aprovação do Tribunal de

Contas, definiu-se que os documentos financeiros permanecem no arquivo corrente até a aprovação das

contas e por mais 5 (cinco) anos no arquivo intermediário previamente à destinação, conforme a legislação em

vigor. Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos à execução financeira

(prestacão de contas, tomada de contas, balanços, balancetes, estímulos creditícios) , os quais comprovam a

receita e despesa da ANEEL.

Com relação aos documentos orçamentários, definiu-se valor permanente para os conjuntos

documentais que refletem:

a proposta orçamentária, relativa às prioridades pontuais definidas pela empresa;

o orçamento aprovado pelo Governo, através de Lei Orçamentária, que redefine as

prioridades estabelecidas nas propostas;


o orçamento aprovado pelo Contrato de Gestão, que redefine as prioridades estabelecidas

nas propostas;

a execução orçamentária, que demonstra a efetiva alocação de recursos, redirecionando o

orçamento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades;

Quanto aos documentos relativos a material e patrimônio, foram considerados de valor permanente os

seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais:

inventários de material permanente;

inventários de bens imóveis e veículos; escrituras, projetos, plantas e obras de bens imóveis; desapropriação, tombamento.

Quanto aos documentos relativos à documentação e informação, foram considerados de valor

permanente os conjuntos documentais que dizem respeito à política de aquisição/produção, tratamento e

acesso aos documentos arquivísticos e bibliográficos, aos instrumentos de controle de documentos

arquivísticos considerados permanentes, bem como aos programas e sistemas de informação. São eles:

inventários de documentação bibliográfica;

normas, projetos, manuais e instrumentos;

política interna de acesso aos documentos;

análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade;

termos de eliminação e guias de recolhimento;

No que diz respeito às classes finalísticas, estudos de avaliação foram feitos através da reprodução

do arranjo interno aplicado na organização e classificação dos arquivos correntes de cada Superintendência,

visando recolher os subsídios necessários à definição dos prazos de guarda e destinação de cada conjunto

documental por elas produzidas. Os critérios adotados poderão ser revistos e as sugestões acolhidas, sempre

que necessário.

Para a definição da temporalidade das classes finalísticas, não foi adotado um prazo determinado no

Arquivo Corrente, com algumas exceções. Dessa forma, só houve previsão para a fase intermediária e

permanente, uma vez que cada Superintendência ficará com os documentos o prazo que for necessário,

transferindo ao Arquivo Intermediário após satisfazer todas as etapas necessárias ao desenvolvimento das

suas atividades.

No que diz respeito à classe assuntos diversos, considerou-se como tendo valor permanente, os

documentos relativos aos eventos promovidos pela instituição, no que tange ao seu planejamento e

programação, assim como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus técnicos em eventos

promovidos por outras instituições.

Procedimentos para aplicação da Tabela


A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos às Atividades - Meio e Fim, aqui

apresentada, deverá ser aplicada em todas as Superintendências da ANEEL que desejarem proceder à

avaliação e destinação final de seus conjuntos documentais.

Para a destinação dos documentos na fase corrente, devem ser observadas as seguintes rotinas:

1 - ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;

2 - separar os documentos que serão destinados ao arquivo intermediário, verificando se

cumpriram o prazo de guarda estabelecido para a fase corrente;

3 - eliminar as cópias e vias cujo original se encontre no mesmo dossiê;

4 - eliminar os documentos e formulários cujas informações sejam recapituladas em relatórios;

5 - eliminar a correspondência que não contenha nenhum valor informativo (por ex. ofícios e

memorandos encaminhando documentos em anexo);

6 - eliminar, após 2 (dois) anos, as cópias de documentos que, originalmente, fazem parte dos

processos ou dossiês (por ex. RCO, ordem de fornecimento, atas de carta - convite, atestado de

capacidade técnica, relatório de tomada de preços e dispensa de inexigibilidade);

7 - proceder ao registro dos documentos a serem eliminados no formulário Listagem de

Eliminação de Documentos, que deverá ser submetida ao setor responsável pela área de arquivo

de cada Superintendência;

8 - proceder à eliminação;

9 - proceder ao registro dos documentos a serem transferidos ao Arquivo Intermediário no

formulário Listagem Descritiva do Acervo;

10 - acondicionar os documentos para a transferência ao Arquivo Intermediário, seguindo

orientações do setor responsável pela área de arquivo;

11 - proceder à transferência;

Para a destinação de documentos na fase intermediária, devem ser observadas as seguintes rotinas:

1 - ler atentamente as explicações contidas nesse instrumento;

2 - separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda para

esta fase;

3 - proceder à triagem dos documentos selecionados para guarda permanente, separando

aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não constituem elemento

de prova e/ou informação que justifique sua guarda.

4 - proceder à alteração do suporte, se for o caso;

5 - proceder ao registro dos documentos a serem eliminados no formulário Listagem de

Eliminação de Documentos, que deverá ser submetido, através do setor responsável pela área

de arquivo, à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos da ANEEL;

6 - proceder à eliminação;

7 - elaborar termo de eliminação;


8 - proceder ao registro dos documentos a serem recolhidos ao Arquivo Central da ANEEL, em

formulário próprio;

9 - acondicionar os documentos para recolhimento, segundo orientações da SGI.

Triagem de Documentos em fase intermediária

O conceito de Triagem se confunde com o de avaliação, na medida em que ambos os processos se

relacionam à depuração da massa documental arquivística, eliminando-se documentos sem valor e

preservando-se aqueles que o apresentam, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico - científica.

A Tabela de Temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdo quando assinala, por exemplo,

que serão preservados apenas exemplares únicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos

documentais à eliminação, porque outros, recapitulativos ou de mesmo teor, já se encontram preservados.

No entanto, outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora

corretamente classificados, não possuem o mesmo valor dos demais pertencentes ao mesmo conjunto no que

concerne ao conteúdo das informações. Nestes casos, os responsáveis pela destinação dos documentos em

fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo

permanente receba apenas os documentos cujo conteúdo justifique sua guarda do ponto de vista probatório

e/ou informativo. É igualmente recomendável a seleção por amostragem, processo que permite a preservação

de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação, com o objetivo de resgatar

procedimentos administrativos vigentes em determinada época ou lugar. Para isso, alguns critérios deverão

ser definidos pelo setor responsável pela área de arquivo e pela própria unidade, de acordo com a

especificidade dos documentos avaliados.


Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio da Agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL

ASSUNTO PRAZOS DE GUARDACORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES

000 Administração Geral001 - Modernização e Reforma Administrativa

Projetos, Estudos E NormasEnquanto vigora 5 anos Guarda permanente

002 – Planos. Programas e Projetos de Trabalho 5 anos 9 anos Guarda permanente

003 - Relatórios de Atividades 5 anos 9 anos Guarda permanente

São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.

004 - Acordos. Ajustes. Contratos. Convênios Enquanto vigora 10 anos Guarda permanente010 - Organização e Funcionamento

Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões De Caráter Geral

Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente

010.1 - Registro nos Órgãos Competentes Enquanto vigora Eliminação

010.2 – Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas. Estruturas Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente

Os originais dos atos publicados integrarão os arquivos dos gabinetes do presidente da República, governadores e prefeitos, cuja temporalidade será definida quando da elaboração de tabela específica para suas atividades-fim.

010.3 - Audiências. Despachos. Reuniões 2 anos Eliminação011 - Comissões. Conselhos. Grupos de Trabalho.

Juntas. Comitês 4 anos 5 anos Eliminação

9

Atos de Criação, Atas, Relatórios 4 anos 5 anos Guarda permanente

012 - Comunicação Social 012.1 - Relações Com a Imprensa 1 ano Eliminação

012.11 - Credenciamento de Jornalistas Enquanto vigora Eliminação

012.12 - Entrevistas. Noticiários. Reportagens. Editoriais 2 anos Eliminação

Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.

012.2 - Divulgação Interna 2 anos Eliminação012.3 - Campanhas Institucionais. Publicidade 4 anos 10 anos Guarda permanente

019 - Outros Assuntos Referentes à Organização e Funcionamento

Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

019.01 - Informações Sobre o Órgão 2 anos Eliminação020 - Pessoal

020.1 - Legislação Normas, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Regulamentos, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral


É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta.

Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço 10 anos 10 anos Guarda permanente

020.2 - Identificação Funcional (Inclusive Carteira, Cartão, Crachá, Credencial e Passaporte Diplomático)

Enquanto o servidor permanecer Eliminação

020.3 - Obrigações Trabalhistas E Estatutárias. Relações Com Órgãos Normatizadores da Administração Pública. Lei Dos 2/3. Rais

5 anos 5 anos Eliminação

10

020.31 - Relações com os Conselhos Profissionais 2 anos Eliminação

Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.

020.4 - Sindicatos. Acordos. Dissídios 5 anos 5 anos Guarda permanente

020.5 – Assentamentos Individuais. Cadastro Enquanto o servidor permanecer Eliminação

O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos, independente do suporte. Serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída do servidor do órgão.

021 - Recrutamento e Seleção021.1 - Candidatos a Cargo e Emprego Públicos: Inscrição e Curriculum Vitae

2 anos Eliminação

021.2 - Exames de Seleção (Concursos Públicos)Provas e Títulos, Testes Psicotécnicos e Exames Médicos

6 anos Eliminação

Constituição de Bancas Examinadoras, Editais, Exemplares Únicos de Provas, Gabaritos, Resultados e Recursos

6 anos 5 anos Guarda permanenteÉ opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação.

022 - Aperfeiçoamento e Treinamento022.1 - Cursos (Inclusive Bolsas de Estudo)022.11 - Promovidos pela Instituição 5 anos Eliminação

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Propostas, Estudos, Editais, Programas, Relatórios Finais, Exemplares Únicos de Exercícios, Relação de Participantes, Avaliação e Controle de Expedição de Certificados

5 anos 5 anos Guarda permanente

022.12 - Promovidos por Outras Instituições

Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020.5.

022.121 - No Brasil 5 anos Eliminação022.122 - No Exterior 5 anos Eliminação022.2 - Estágios (Inclusive Bolsas de Estágio)022.21 - Promovidos Pela Instituição 5 anos Eliminação

Estudos, Propostas, Programas, Relatórios Finais, Relação de Participantes, Avaliação e Declaração de Comprovação de Estágio


022.22- Promovidos por outras Instituições

Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020.5.

022.221 - No Brasil 5 anos Eliminação022.222 - No Exterior 5 anos Eliminação

022.9 - Outros Assuntos referentes a Aperfeiçoamento e Treinamento

Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

023 - Quadros, Tabelas e Política de Pessoal

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023.01 - Estudos e Previsão de Pessoal 5 anos 5 anos Guarda permanente023.02 - Criação, Classificação, Transformação,

Transposição E Remuneração de Cargos e Funções


023.03 - Reestruturações e Alterações Salariais. Ascensão e Progressão Funcional. Avaliação de Desempenho. Enquadramento. Equiparação, Reajuste e Reposição Salarial. Promoções


023.1 - Movimentação de Pessoal023.11 - Admissão. Aproveitamento. Contratação.

Nomeação. Readmissão. Readaptação. Recondução. Reintegração. Reversão


023.12 - Demissão. Dispensa. Exoneração. Rescisão Contratual. Falecimento 5 anos 47 anos Eliminação

023.13 - Lotação. Remoção. Transferência. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação 023.14 - Designação. Disponibilidade. Redistribuição.

Substituição 5 anos 47 anos Eliminação

023.15 - Requisição. Cessão 5 anos 47 anos Eliminação

024 - Direitos, Obrigações E Vantagens 024.1 - Folhas de Pagamento. Fichas Financeiras 5 anos 95 anos Eliminação024.11 - Salários, Vencimentos, Proventos e

Remunerações 7 anos Eliminação

024.111 - Salário-Família 5 anos 19 anos Eliminação

Para os casos especiais previstos no Regime Jurídico Único, o prazo total de guarda para os documentos referentes à concessão de salário família será de 100 anos.

024.112 - Abono Ou Provento Provisório 7 anos Eliminação

Abono de Permanência em Serviço Até a homolo-gação da aposentadoria Eliminação

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024.119 - Outros Salários, Vencimentos, Proventos e Remunerações 7 anos Eliminação

024.12 - Gratificações (Inclusive Incorporações)024.121 - De Função 5 anos 47 anos Eliminação024.122 - Jetons 7 anos Eliminação024.123 - Cargos em Comissão 5 anos 47 anos Eliminação024.124 - Natalinas (Décimo Terceiro Salário) 7 anos Eliminação024.129 - Outras Gratificações 5 anos 47 anos Eliminação024.13 - Adicionais024.131 - Tempo de Serviço (Anuênios, Biênios e

Qüinqüênios) 5 anos 47 anos Eliminação

024.132 - Noturno 5 anos 47 anos Eliminação024.133 - Periculosidade 5 anos 47 anos Eliminação024.134 - Insalubridade 5 anos 47 anos Eliminação024.135 - Atividades Penosas 5 anos 47 anos Eliminação024.136 - Serviços Extraordinários (Horas Extras) 5 anos 47 anos Eliminação024.137 - Férias: Adicional de 1/3 e Abono Pecuniário 7 anos Eliminação024.139 - Outros Adicionais 5 anos 47 anos Eliminação024.14 - Descontos024.141 - Contribuição Sindical o Servidor 7 anos Eliminação024.142 - Contribuição para o Plano de Seguridade

Social 5 anos 47 anos Eliminação

024.143 - Imposto de Renda retido na Fonte 7 anos Eliminação024.144 - Pensões Alimentícias 5 anos 95 anos Eliminação024.145 - Consignações 7 anos Eliminação024.149 - Outros Descontos 7 anos Eliminação024.15- Encargos Patronais. Recolhimentos

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024.151 - Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep). Programa de Integração Social (Pis)


024.152 - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) 5 anos 47 anos Eliminação

024.153 - Contribuição Sindical do Empregador 7 anos Eliminação024.154 - Contribuição para o Plano de Seguridade

Social (Inclusive Contribuições Anteriores) 5 anos 95 anos Eliminação

024.155 - Salário Maternidade 7 anos Eliminação024.156 - Imposto de Renda 7 anos Eliminação024.2 - Férias 7 anos Eliminação024.3 - Licenças

Acidente em ServiçoAdotante Afastamento do Cônjuge/CompanheiroAtividade PolíticaCapacitação ProfissionalDesempenho de Mandato ClassistaDoença em Pessoa da FamíliaGestantePaternidadePrêmio por AssiduidadeServiço MilitarTratamento de Interesses ParticularesTratamento de Saúde (Inclusive Perícia Médica)


024.4 AfastamentosPara deporPara exercer Mandato EletivoPara Servir ao Tribunal RegionalEleitoral Para Servir como JuradoSuspensão de Contrato de Trabalho


15

024.5 - Reembolso de Despesas

024.51 - Mudança de Domicílio de Servidores Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de

aprovação das contas

Eliminação

024.52 - LocomoçãoAté aprovação das

contas



Eliminação

Até aprovação das contas



Eliminação

024.9 - Outros Direitos, Obrigações e Vantagens024.91 - Concessões

Alistamento EleitoralCasamento (Gala)Doação de SangueFalecimento de Familiares (Nojo)Horário Especial para Servidor Estudante

Horário Especial para Servidor Portador de Deficiência


024.92 - AuxíliosAlimentação/RefeiçãoAssistência Pré-Escolar/CrecheFardamento/UniformeMoradiaVale-Transporte




Eliminação

025 - Apuração de Responsabilidade e Ação Disciplinar025.1 - Denúncias. Sindicâncias. Inquéritos

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025.11 - Processos Disciplinares 5 anos 95 anos Guarda permanente025.12 - Penalidades Disciplinares 5 anos 95 anos Guarda permanente026- Previdência, Assistência e Seguridade Social

026.01 - Previdência Privada 5 anos 47 anos Eliminação

026.1 - Benefícios

026.11 - SegurosAté aprovação das

contas



Eliminação

026.12 - AuxíliosAcidenteDoençaFuneralNatalidade




Eliminação

Reclusão 5 anos 47 anos Eliminação026.13 - Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação026.131 - Contagem e Averbação de Tempo de

ServiçoAté a homologação da

aposentadoria Eliminação

026.132 – Pensões: Provisória e Temporária Enquanto vigora 5 anos Eliminação

Pensão Vitalícia 5 anos 95 anos Eliminação

026.19 - Outros Benefícios 026.191 - Adiantamentos e Empréstimos a Servidores Até quitação da dívida 5 anos Eliminação

026.192 - Assistência à Saúde (Inclusive Planos de Saúde)




Eliminação

Prontuário Médico do Servidor 5 anos 95 anos Eliminação026.193 - Aquisição de Imóveis Até quitação da dívida 5 anos Eliminação

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026.194 - Ocupação de Próprios da União Enquanto permanece a ocupação 5 anos Eliminação

026.195 - Transportes para Servidores 2 anos Eliminação026.2 - Higiene e Segurança do Trabalho 2 anos Eliminação 026.21 - Prevenção de Acidentes de Trabalho 5 anos 47 anos Eliminação

Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)

2 anos Eliminação

Criação, Designação, Propostas, Relatórios e Atas


026.22 - Refeitórios, Cantinas e Copas (Fornecimento de Refeições) 2 anos Eliminação

026.23 - Inspeções Periódicas de Saúde 5 anos Eliminação

029 - Outros Assuntos referentes a Pessoal

029.1 - Horário de Expediente (Inclusive Escala de Plantão) 2 anos Eliminação

029.11 - Controle de FreqüênciaLivros, Cartões, Folhas de Ponto, Abono de Faltas, Cumprimento de Horas Extras


029.2 - Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço029.21 - No País

Ajudas de CustoDiáriasPassagens (Inclusive Devolução)Prestações de ContasRelatórios de Viagem




Eliminação

Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.

029.22 - No Exterior (Afastamento do País)

18

029.221 - Sem Ônus Para a Instituição7 anos Eliminação


029.222 - Com Ônus Para a InstituiçãoAutorização de Afastamento Diárias (Inclusive Compra de Moeda Estrangeira)Lista de Participantes (No Caso de Comitivas e Delegações)PassagensPassaportesPrestações de ContasRelatórios de ViagemReservas de Hotel




Eliminação


029.3 - Incentivos Funcionais029.31 - Prêmios

Concessão de Medalhas, Diplomas de Honra ao Mérito e Elogios


029.4 - Delegações de Competência.Procuração

Enquanto vigora 5 anos Eliminação

Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).

029.5 - Serviços Profissionais Transitórios:Autônomos e Colaboradores (Inclusive Licitações)

Enquanto vigora a prestação do serviço

Eliminação O prazo total de guarda dos documentos é de 52 anos.

029.6 - Ações Trabalhistas. Reclamações Trabalhistas Até o trânsito em julgado 5 anos Guarda permanente

19

029.7 - Movimentos Reivindicatórios:Greves e Paralisações


030 - MaterialNormas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral


030.1 - Cadastro de Fornecedores 5 anos Eliminação031 - Especificação. Padronização. Codificação.

Previsão. Catálogo. Identificação. Classificação (Inclusive Amostras)

2 anos Eliminação

032 - Requisição e Controle de Serviços Reprográficos (Inclusive Assinaturas Autorizadas e Reproduções de Formulários)

1 ano Eliminação

033 - Aquisição (Inclusive Licitações)

033.1 - Material Permanente Os documentos referentes ao material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano.

033.11 - Compra (Inclusive Compra por Importação)Até aprovação das

contas


aprovação das contas Eliminação

033.12 - Aluguel. Comodato. LeasingAté aprovação das

contas



Eliminação

20

033.13 - Empréstimo. Cessão

Enquanto vigora 5 anos Eliminação

Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).

Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação

Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das conta e eliminação).

033.2 - Material de ConsumoOs documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano.

033.21 - CompraAté aprovação das

contas



Eliminação

033.22 - Cessão. Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação

033.23 - Confecção de ImpressosAté aprovação das

contas



Eliminação

034 - Movimentação de Material (Permanente e de Consumo)

Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.

21

034.01 - Termos de ResponsabilidadeAté aprovação das

contas



Eliminação

034.1 - Controle De Estoque (Inclusive Requisição, Distribuição) 2 anos Eliminação


034.2 - Extravio. Roubo. Desaparecimento Até a conclusão do caso 5 anos Eliminação


034.3 - Transporte de Material 2 anos Eliminação


034.4 - Autorização de Saída de Material 1 ano Eliminação


034.5 - Recolhimento de Material ao Depósito 2 anos Eliminação


22

035- Alienação. Baixa (Material Permanente e de Consumo)

035.1 - Venda (Inclusive Leilão) Até aprovação das contas



Eliminação

035.2 - Cessão. Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação


036 - Instalação e Manutenção

036.1 - Requisição e Contratação de Serviços (Inclusive Licitações)




Eliminação

036.2 - Serviços Executados em Oficinas do Órgão 1 ano Eliminação037 - Inventário

037.1 - Material Permanente Até aprovação das

contas



Guarda permanente

037.2 - Material de ConsumoAté aprovação das

contas



Eliminação

23

039 - Outros Assuntos referentes a Material


040 - PatrimônioNormas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral


041 - Bens Imóveis Projetos, Plantas e Escrituras


É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta.

041.01 - Fornecimento e Manutenção de Serviços Básicos

Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.

041.011 - Água e EsgotoAté aprovação das

contas



Eliminação

041.012 - GásAté aprovação das

contas



Eliminação

041.013 - Luz e ForçaAté aprovação das

contas



Eliminação

041.02 - Comissão Interna de Conservaçãode Energia (CICE)

2 anos Eliminação

Criação, Designação, Propostas de Redução de Gastos com Energia, Relatórios e Atas 3 anos 5 anos Guarda permanente

24

041.03 - CondomínioAté aprovação das

contas



Eliminação

041.1 - Aquisição

041.11 - CompraAté aprovação das

contas



Guarda permanente

041.12 - Cessão 4 anos 5 anos Guarda permanente

Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data da aprovação das contas e guarda permanente).

041.13 - Doação 4 anos 5 anos Guarda permanente

Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente).

041.14 - Permuta 4 anos 5 anos Guarda permanente


25

041.15 - Locação. Arrendamento. Comodato Até aprovação das contas



Eliminação

041.2 - Alienação

041.21 - VendaAté aprovação das

contas



Guarda permanente

041.22 - Cessão 4 anos 5 anos Guarda permanente


041.23 - Doação 4 anos 5 anos Guarda permanente


041.24 - Permuta 4 anos 5 anos Guarda permanente


26

041.3 - Desapropriação. Reintegração de Posse. Reivindicação de Domínio. Tombamento




Guarda permanente

041.4 - Obras

041.41 - Reforma. Recuperação. Restauração Até aprovação das contas



Guarda permanente

041.42 - ConstruçãoAté aprovação das

contas



Guarda permanente

041.5 - Serviços de Manutenção (Inclusive Licitações)Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.

041.51 - Manutenção de Elevadores Até aprovação das contas



Eliminação

041.52 - Manutenção de Ar -Condicionado Até aprovação das contas



Eliminação

041.53 - Manutenção de Subestações e Geradores Até aprovação das contas



Eliminação

041.54 - Limpeza. Imunização. Desinfestação (Inclusive para Jardins)




Eliminação

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041.59 - Outros Serviços de Manutenção

Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

042 - Veículos

042.1 - Aquisição (Inclusive Licitações) Para veículos não adquiridos eliminar após 1 ano.

042.11 - Compra (Inclusive Compra por Importação)Até aprovação das

contas



Eliminação

042.12 - AluguelAté aprovação das

contas



Eliminação

042.13 - Cessão. Doação. Permuta. Transferência 4 anos 5 anos Eliminação


042.2 - Cadastro. Licenciamento. Emplacamento. Tombamento Até a alienação 5 anos Eliminação

042.3 - Alienação (Inclusive Licitações)

042.31 - Venda (Inclusive Leilão)Até aprovação das

contas



Eliminação

28

042.32 - Cessão. Doação. Permuta. Transferência 4 anos 5 anos Eliminação


042.4 - Abastecimento. Limpeza. Manutenção. Reparo Até aprovação das contas



Eliminação

042.5 - Acidentes. Infrações. Multas Até aprovação das contas

5 anos a conta da data de


EliminaçãoPara acidentes com vítimas, o prazo total de guarda é de 20 anos.

042.9 - Outros Assuntos referentes a Veículos

042.91 - Controle de Uso de Veículos 2 anos Eliminação042.911 - Requisição 2 anos Eliminação042.912 - Autorização para Uso Fora do Horário de

Expediente 2 anos Eliminação

042.913 - Estacionamento. Garagem 2 anos Eliminação

043 - Bens SemoventesA temporalidade e destinação serão estabelecidas pelo órgão de acordo com a necessidade.

044 - Inventário Até aprovação das

contas



Guarda permanente

049 - Outros Assuntos referentes a Patrimônio

049.1 - Guarda e Segurança 2 anos Eliminação

29

049.11 - Serviços de VigilânciaAté aprovação das

contas



EliminaçãoOs documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.

049.12 - Seguros (Inclusive de Veículos)Até aprovação das

contas




049.13 - Prevenção de IncêndioTreinamento de Pessoal, Instalação e Manutenção de Extintores, Inspeções Periódicas

2 anos Eliminação

Constituição de Brigadas de Incêndio, Planos, Projetos e Relatórios 4 anos 5 anos Guarda permanente

049.14 - Sinistro Até a conclusão do caso 5 anos Eliminação049.15 - Controle De Portaria 2 anos Eliminação

Registro De Ocorrências 5 anos 5 anos Eliminação049.2 - Mudanças

049.21 - Para Outros Imóveis Até aprovação das contas



Eliminação

049.22 - Dentro do mesmo Imóvel Até aprovação das contas




049.3 - Uso de Dependências 2 anos Eliminação050 Orçamento e Finanças

Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral


30

050.1 - AuditoriaAté aprovação das

contas



Guarda permanente

051 - Orçamento051.1 - Programação Orçamentária 051.11 - Previsão Orçamentária 2 anos Eliminação051.12 - Proposta Orçamentária 5 anos 5 anos Guarda permanente051.13 - Quadro de Detalhamento de Despesa (QDD) 2 anos Eliminação051.14 - Créditos Adicionais Crédito Suplementar.

Crédito Especial. Crédito Extraordinário 5 anos 5 anos Guarda permanente

051.2 Execução Orçamentária

051.21 - Descentralização de Recursos (Distribuição Orçamentária)




Eliminação

051.22 - Acompanhamento De Despesa Mensal (Pessoal/Dívida)




Eliminação

051.23 - Plano Operativo. Cronograma de Desembolso




Eliminação

052 - Finanças

052.1 - Programação Financeira de Desembolso Até aprovação das contas



Eliminação

052.2 - Execução Financeira

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052.21 - ReceitaAté aprovação das

contas



Eliminação

052.22 - DespesaAté aprovação das

contas



Eliminação

053 - Fundos Especiais Até aprovação das contas



Eliminação

054 - Estímulos Financeiros e Creditícios Até aprovação das contas



Guarda permanente

055 - Operações Bancárias

055.01 - Pagamentos em Moeda EstrangeiraAté aprovação das

contas



Eliminação

055.1 - Conta Única (Inclusive Assinaturas Autorizadas e Extratos de Contas)




Eliminação

055.2 - Outras Contas: Tipo B, C E D (Inclusive assinaturas Autorizadas e Extratos de Contas)




Eliminação

056 - Balanços. Balancetes Até aprovação das contas



Guarda permanente

32

057 – Tomada de Contas. Prestação de Contas (Inclusive Parecer de Aprovação das Contas)




Guarda permanente

059 - Outros Assuntos referentes a Orçamento e Finanças

059.1 - Tributos (Impostos e Taxas) Até aprovação das contas



Eliminação

060 - Documentação e Informação

060.1 - Publicação de Matérias no Diário Oficial Até aprovação das contas



Eliminação

060.2 - Publicação de Matérias nos Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço 1 ano Eliminação

060.3 - Publicação de Matérias em outros Periódicos Até aprovação das contas



Eliminação

061 - Produção Editorial (Inclusive Edição ou Coedição de Publicações em Geral produzidas pelo Órgão em Qualquer Suporte)

061.1 - Editoração. Programação Visual Até aprovação das contas



Eliminação

Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente.

061.2 - Distribuição. Promoção. DivulgaçãoAté aprovação das

contas



Eliminação

Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente.

062 - Documentação Bibliográfica (Livros, Periódicos, Folhetos e Audiovisuais)

33

062.01 - Normas e Manuais Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente

062.1 - Aquisição (No Brasil e no Exterior)

Os documentos referentes ao material bibliográfico não adquirido serão eliminados após 1 ano.

062.11 - Compra (Inclusive Assinaturas de Periódicos) Até aprovação das contas



Eliminação

062.12 - Doação 4 anos 5 anos Eliminação


062.13 - Permuta 4 anos 5 anos Eliminação


062.2 - Registro 2 anos Eliminação062.3 - Catalogação. Classificação.

Indexação 2 anos Eliminação

062.4 - Referência e Circulação 2 anos Eliminação

062.5 - Inventário Até aprovação das contas



Guarda permanente

063 - Documentação Arquivística: Gestão de Documentos e Sistema de Arquivos

063.01 - Normas e Manuais Enquanto vigora 7 anos Guarda permanente

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063.1 - Produção de Documentos. Levantamento. Fluxo 4 anos Eliminação

Diagnóstico 5 anos 5 anos Guarda permanente063.2 - Protocolo: Recepção, Tramitação e

Expedição de Documentos2 anos Eliminação

063.3 - Assistência Técnica 5 anos Eliminação063.4 - Classificação e Arquivamento 2 anos Eliminação

Código de Classificação de Documentos Enquanto vigora Eliminação

O prazo total de guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo.

063.5 - Política de Acesso aos Documentos 5 anos 5 anos Guarda permanente

063.51 - Consultas. Empréstimos 1 ano após a devolução Eliminação

063.6 - Destinação de Documentos063.61 - Análise. Avaliação. Seleção 5 anos 5 anos Guarda permanente

Tabela de Temporalidade Enquanto vigora Eliminação

O prazo total de guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo.

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063.62 - EliminaçãoTermos, Listagens e Editais de Ciência de Eliminação

5 anos Guarda permanente

063.63 - Transferência. RecolhimentoGuias e Termos de Transferência,Guias, Relações e Termos de Recolhimento, Listagens Descritivas do Acervo

5 anos Guarda permanente

064 - Documentação Museológica

A temporalidade e destinação serão estabelecidas de acordo com as necessidades do órgão.

065 - Reprodução de Documentos: Estudos, Projetos e Normas Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente

066 - Conservação de Documentos

066.1 - Desinfestação. Higienização Até aprovação das contas



EliminaçãoPara documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos.

066.2 - Armazenamento. Depósitos 2 anos Eliminação

066.3 - Restauração de Documentos (Inclusive encadernação)





067 - Informática067.1 - Planos e Projetos Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente067.2 - Programas. Sistemas. Redes (Inclusive licença

e Registro de uso e compra) Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente

067.21 - Manuais Técnicos (exemplares únicos)


067.22 - Manuais do Usuário (exemplares únicos)


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067.3 - Assistência Técnica Até aprovação das contas




069 - Outros Assuntos referentes à Documentação e Informação


070 ComunicaçõesNormas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral


071 - Serviço Postal

071.1 - Serviços de Entrega Expressa

071.11 - Nacional Até aprovação das contas



Eliminação

071.12 - Internacional Até aprovação das contas



Eliminação

071.2 - Serviços de Coleta, Transporte e Entrega de Correspondência Agrupada – Malote




Eliminação

071.3 - Mala OficialAté aprovação das

contas



Eliminação

071.9 - Outros Serviços PostaisAté aprovação das

contas



Eliminação

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072 Serviço De Rádio Até aprovação das

contas



Eliminação

072.1 - Instalação. Manutenção. ReparoAté aprovação das

contas



Eliminação

073 - Serviço De Telex Até aprovação das

contas



Eliminação

073.1 - Instalação. Manutenção. ReparoAté aprovação das

contas



Eliminação

074 - Serviço Telefônico (Inclusive Autorização para Ligações Interurbanas). Fac-Símile (Fax) 2 anos Eliminação

074.1 - Instalação. Transferência. Manutenção. Reparo Até aprovação das contas



Eliminação

074.2 - Listas Telefônicas Internas Enquanto Vigora Eliminação

074.3 - Contas TelefônicasAté aprovação das

contas



Eliminação

075 - Serviços de Transmissão de Dados, Voz e Imagem




Eliminação

079 - Outros Assuntos Referentes a Comunicações


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Tabela de Temporalidade das Atividades-Fim da Agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL

ASSUNTO PRAZOS DE GUARDACORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO

FINALOBSERVAÇÕES

100 - Planejamento, Gestão e Defesa Judicial

110 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda Permanente120 – contratos, Convênios, Projetos , Programas, Acordos Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente

130 - Relações Institucionais Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente

39

131 - Poder Legislativo Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente132- Órgãos governamentais Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente133 - Órgãos não governamentais Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente134 - Instituições estrangeiras Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente135 - Instituições privadas Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente136 - Instituições acadêmicas Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente137 - Instituições do Setor Elétrico Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente138 - Descentralização 2 anos 10 anos Guarda Permanente139 – Gestão de Relacionamento 2 anos 10 anos Guarda Permanente140 - Planejamento da Gestão141 - Planejamento estratégico 2 anos 10 anos Guarda Permanente142 - Planejamento orçamentário 2 anos 10 anos Guarda Permanente143 - Avaliação da gestão 2 anos 10 anos Guarda Permanente150 – Auditoria Interna 151 – Plano anual de Atividades da Auditoria Interna 2 anos 3 anos Eliminação152 – Projetos de Auditoria Interna 2 anos 3 anos Eliminação153 -Sindicância 2 anos 1 ano Guarda Permanente154 - Controle Interno da Administração Pública (SFC) 2 anos 3 anos Eliminação155 - Controle Externo da Administração Pública (TCU) 2 anos 3 anos Eliminação156 - Outros Controles (TCE`s, INSS, RECEITA FEDERAL) 2 anos 3 anos Eliminação

160 - Defesa Judicial161 – Contencioso Até o julgamento 5 anos Guarda Permanente162 – Consultivo200 - Regulação Econômica do Mercado Estímulo à Competição210 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda Permanente220 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente*230 - Consolidação de dados e mercado Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os

relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros

240 - Metodologia de cálculo Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros

40

241 - Energia não suprida Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente242 - Custo de interrupção Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente250 - Gestão de atos e condutas dos agentes de mercado Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os


260 - Análise e reformulação das normas da ANEEL Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente261 - Aspectos concorrenciais Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente270 - Administração tarifária Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os


271 - Estudos econômicos e tarifários Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente272 - Estrutura tarifária Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente273 – Atualização das Tarifas de Energia Elétrica Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente273.1 – Reajuste Tarifário Anual Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente273.2 – Revisão Tarifária Periódica Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente273.3 – Revisão Tarifária Extraordinária Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente275 - Orçamento do Operador Nacional do Sistema Elétrico - ONS e do Mercado Atacadista de Energia - MAE ( análise e aprovação)

Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente

276 - Receita permitida de transmissão Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente277 - Definição do Uso de Bem Público (UBP) Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente278 - Modalidades tarifárias Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente279 - Atendimento à consultas externas Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente280 - Gestão dos Encargos Setoriais Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente281 - Taxa de Fiscalização Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente282 - Cota de Consumo de Combustível (CCC) Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente283 - Compensação financeira Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente284 - Cálculo de Royalties Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente290 - Acompanhamento de Mercado Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente291 - Acompanhamento macroeconômico Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente292 - Homologação de contratos Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente293 - Registro de compra e venda de energia elétrica Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente300 - Relações com o Mercado e Ouvidoria

41

310 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda Permanente320 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto vigoram 5 anos Permanente330 - Gestão de ouvidoria Enquanto vigoram 5 anos Permanente331- Atendimento Enquanto vigoram 5 anos Permanente332 - Audiência pública Enquanto vigoram 5 anos Permanente333 - Consulta pública Enquanto vigoram 5 anos Permanente340 - Gestão de conflitos Enquanto vigoram 5 anos Permanente341 – Mediação Enquanto vigoram 5 anos Permanente350 - Prevenção de conflitos Enquanto vigoram 5 anos Permanente351 - Conselho de Consumidores Enquanto vigoram 5 anos Permanente352 - Avaliação do atendimento de reclamações feitas às Concessionárias

Enquanto vigoram 5 anos Permanente

400 - Gestão dos Potenciais Hidráulicos410 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda Permanente420 - Contratos, Convênios, Projetos, Programas, Acordos Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente430 - Estudos de inventário Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente431 – Registro Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente432 - Análise Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente433 - Aprovação/divulgação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente440 - Estudos de viabilidade Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente441 – Registro Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente442 - Análise Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente443 - Aprovação/divulgação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente450 - Projeto básico Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente451 – Registro Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente452 – Análise Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente453 - Aprovação/divulgação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente460 - Gestão de dados hidrológicos Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os


461 - Operação da rede hidrometeorológica Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente462 - Consolidação de dados Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente463 - Regionalização de vazões Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente464 - Estudos hidrográficos Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente

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465 - Impacto ambiental Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente466 - Energia alternativa Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente470 - Acompanhamento de projetos Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente500 - Outorga de Concessões e Autorizações510 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda Permanente520 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente530 – Concessão Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente531 - Licitação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente532 – Contratação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente533 - Outorga Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente534 - Reagrupamento (somente para Distribuição) Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente535 - Renovação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente536 - Prorrogação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente540 - Privatização Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente541 - Geração Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente542 – Transmissão Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente543 – Distribuição Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente544 – Anuência Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente550 - Declaração de utilidade pública Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente551 - Desapropriação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente552 - Servidão administrativa Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente560 - Autorizações Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente561 - Geração Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente562 - Transmissão Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente563 - Distribuição Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente564 - Uso privativo de instalação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente565 - Subestação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente566 - Comercialização Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente567 - Importação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente568 - Exportação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente570 - Permissão Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente571 - Outorga Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente572 - Contratação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente580 - Registro Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente581 – Geração Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente

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582 - Transmissão Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente583 - Distribuição Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente590 - Homologação Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente591 - Contratos de compartilhamento de infra-estrutura Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente600 - Fiscalização da Geração, Serviços de Eletricidade e Econômico-Financeira610 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda Permanente620 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente630 - Cadastro631 - Centrais geradoras Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente632 - Concessionárias, Permissionárias e autorizadas Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente640- Monitoramento econômico-financeiro641 - Acompanhamento através de publicações Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os


642 - Sistemas informatizados/banco de dados Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros

643 - Balancete Mensal Padronizado (BMP) Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros

644 - Relatório de Informações Trimestrais (RIT) Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente* *São passiveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros

645 - Prestação Anual de Contas (PAC) Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente650 - Fiscalização651 - Planejamento Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente652 - Comunicação da fiscalização Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente653 - Visitas de Inspeção Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente654 - Resultado da fiscalização Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente655 - Manifestação da empresa e resposta da ANEEL Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente656 - Processo punitivo Até o julgamento 5 anos Guarda Permanente

44

657 - Documentos complementares Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente658 - Interrupção de energia Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente660 - Regulação Contábil e Financeira661 - Plano de contas do serviço público de energia elétrica Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente662 - Elaboração de manuais e ofícios para divulgação entre agentes

Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente

663 - Atendimento às demandas dos Agentes Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente

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700 - Regulação Técnica e Padrões de Serviço710 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda Permanente720 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente730 - Regulação dos serviços de geração Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente731 - Energia assegurada Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente732 - Análise das condições de atendimento ao mercado Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente733 - Comercialização740 - Regulação dos serviços de transmissão741 - Padronização dos serviços de transmissão Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente742 - Garantia do atendimento743 - Regulação do livre acesso Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente744 - Reconhecimento de receita Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente745 - Regulação e Gestão da qualidade Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente746 - Tarifas de uso da transmissão Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente747 - Novo modelo do Setor Elétrico Brasileiro Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente748 - Serviços ancilares Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente750- Regulação dos serviços de distribuição751 - Regulação e gestão da qualidade Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente752 - Programa Anual de Pesquisa e Desenvolvimento Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente753 - Cooperativas Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente754 - Tarifa de uso de distribuição Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente755 - Relacionamento com Agências Estaduais Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente756 - Procedimentos de distribuição Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente757 - Sistema de distribuição Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente758 - Compartilhamento de infra-estrutura Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente760 - Regulação dos serviços de comercialização761 - Condições gerais de fornecimento Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente762 - Qualidade do atendimento ao consumidor Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente763 - Participação financeira Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente764 - Eficiência energética Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente765 - Consumidor livre Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente766 - Plano de ação das agencias estaduais Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente767 – Racionamento Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente768 – Índice de qualidade de atendimento ao consumidor Enquanto vigoram 5 anos Guarda Permanente

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900 - Assuntos diversos910 – Solenidades. Comemorações. Homenagens 1 ano EliminaçãoPlanejamento, Programação, Discursos, Palestras, e Trabalhos apresentados por técnicos do Órgão

5 anos 5 anos Guarda Permanente

920 – Congressos. Conferências. Seminários. Simpósios. Encontros. Convenções. Ciclos de Palestras. Mesas Redondas.

1 ano Eliminação

Planejamento, Programação, Discursos, Palestras e Trabalhos apresentados por técnicos do Órgão


930 – Feiras. Salões. Exposições. Mostras. Festas. 1 ano EliminaçãoPlanejamento, Programação, Discursos, Palestras e Trabalhos apresentados por técnicos do Órgão


Concursos 1 ano EliminaçãoPlanejamento, Normas, Editais, Habilitação dos candidatos, Julgamento da banca, Trabalhos concorrentes, Premiação e Recursos

5 anos 5 anos Guarda Permanente As normas deverão permanecer em fase corrente enquanto vigoram.

940 - Visitas e visitantes 1 ano Eliminação990 - Assuntos transitórios991 - Cartas de apresentação e recomendação 1 ano Eliminação992 - Comunicados e informes 1 ano Eliminação993 – Agradecimentos. Convites. Felicitações. Pêsames. 1 ano Eliminação994 - Protestos. Reivindicações. Sugestões 1 ano Eliminação995 – Pedidos. Oferecimentos. e Informações Diversas 1 ano Eliminação*996 - Associações: culturais, de amigos e de servidores 1 ano Eliminação

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Anexo 1LEGISLAÇÃO COMPLEMENTAR

APRESENTAÇÃO

O processo de avaliação de acervos documentais tem por objetivo, estabelecer os prazos de retenção dos documentos tanto na fase corrente como na intermediária, além de sua destinação final, ou seja,

eliminação ou guarda permanente.

Para a obtenção de resultados seguros ao final deste processo, necessário se faz o levantamento de períodos de retenção ou guarda de cada um dos documentos produzidos e acumulados pela organização, tendo como base, instrumentos legais que os estabeleçam de forma clara e direta ou indiretamente.

A Tabela de Temporalidade deve ser entendida como a principal ferramenta para a realização deste trabalho, pois permite a reunião das informações levantadas junto aos próprios setores produtores e/ou acumuladores dos documentos, bem como a indicação dos instrumentos legais que subsidiarão sua destinação.

Desta forma, para a elaboração da Tabela de Temporalidade, o processo de avaliação deve considerar a função para a qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos, segundo o seu potencial de uso.

Considera-se como de valor primário, o documento voltado primordialmente para os fins administrativos da organização, incluindo-se aí as funções legais ou probatórias e também fiscais.

Como de valor secundário, são considerados os documentos que possuem amplo valor informativo, podendo vir a ser tratados como instrumentos ou fontes de valor histórico.

Não é tarefa simples, estabelecer a fundamentação legal dos prazos de guarda ou retenção dos documentos. Um mesmo assunto poderá estar submetido às mais diversas relações jurídicas.Outras vezes, uma única lei poderá englobar, por mais genérica que seja, uma gama considerável de documentos.

Dada esta complexidade de dados a serem trabalhados, a Tabela de Temporalidade deve ser confeccionada a partir de trabalho desenvolvido por uma equipe multidisciplinar, composta por arquivistas e profissionais das áreas administrativa, financeira e jurídica da organização, e sempre que possível, por historiadores.

Ao final de sua estruturação, deverá ser encaminhada para aprovação final pelos responsáveis dos diversos setores envolvidos, em especial pela área jurídica da organização e só então ser efetivamente implementada.

A Tabela de Temporalidade no momento encaminhada, apresenta os dados levantados junto aos setores, tais como, prazos de retenção setoriais e centrais, atualmente praticados, as rotinas de transferência, mudanças de suporte e instrumentos legislativos indicados pelas áreas.

Em anexo *, acompanha trabalho complementar de levantamento de instrumentos legislativos a serem considerados na Tabela de Temporalidade e que servirá de apoio ao trabalho a ser desenvolvido junto aos setores, que retificará ou ratificará os prazos de guarda já indicados.

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Documents

AGÊNCIA NACIONAL DE ENERGIA ELÉTRICAaneel.gov.br/arquivos/word/Tabela_de_Temporalidade.doc · Web view020.4 - Sindicatos. Acordos. Dissídios 5 anos 5 anos Guarda permanente 020.5