®AlidataAlidataSOFTWARE

GESTÃO DE

OBRAS E OFICINAS

GESTÃO DE

OBRAS E OFICINAS

Software que evoluiSoftware que evolui

com a sua empresacom a sua empresa

®SOFTWARE ALIDATA

®SOFTWARE ALIDATA

®O software Alidata integra e automatiza o processamento da informação relativa aos processos de negócio de uma empresa. É um conjunto integrado de aplicações específicas para todas as funções da empresa, que utiliza uma única base de dados, adopta uma perspectiva de integração de actividades de processo de negócio e serve simultaneamente as necessidades gerais da empresa e as necessidades específicas das suas diferentes funções.

A Gestão de Obras e Oficinas do software Alidata destina-se empresas do ramo ®

automóvel/equipamentos, de qualquer dimensão, sejam oficinas, concessionários e representantes auto, empresas de máquinas e equipamentos, de peças, pneus, etc. Satisfaz as empresas de assistência técnica, reparações, serviços ou de produção não estandardizada, que pretendam trabalhar com obras que controlam matrículas, números de série ou chassi. Foi desenvolvido de raiz para responder às necessidades específicas do sector.

Permite efectuar a gestão de todo o ambiente oficinal, desde serviços, marcações, obras, orçamentos, tempos de empregados, material, garantias, custos por obra, históricos, entre outras funcionalidades. A aplicação está concebida de forma a poder trabalhar num ambiente multi-oficinal, em diferentes secções e/ou oficinas. Isto permite não só uma melhor percepção de toda a informação, como também possibilita o cruzamento de toda essa informação.

SOFTWAREPARA A ÁREA AUTOMÓVEL

• OFICINAS• CONCESSIONÁRIOS• REPRESENTANTES AUTO• PEÇAS E ACESSÓRIOS• PNEUS• MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS

AlidataQUEM SOMOS?Uma empresa portuguesa que se dedica ao desenvolvimento de software ERP. Com 30 anos de experiência no mercado de software, a Alidata foi já reconhecida diversas vezes e por várias entidades. O seu sistema de gestão tem Certificado de Qualidade pela norma ISO 9001:2008, é PME Excelência e PME Líder.

O QUE FAZEMOS?A Alidata é especializada no desenvolvimento de software ERP e presta serviços consultoria, implementação e formação que respeitam elevados níveis de qualidade. É uma softwarehouse que se dedica à concepção, desenvolvimento e comercialização de soluções tecnológicas de gestão para pequenas, médias e grandes empresas, para quase todos os sectores de actividade.

CLIENTESMais de 15.000 empresas e mais de 40.000 utilizadores em Portugal, na Europa e em vários países de expressão

®portuguesa utilizam soluções de software Alidata , optimizando assim a eficiência das suas organizações e, consequentemente, a sua competitividade.

PRODUTOSAo longo da sua existência, a Alidata evoluiu juntamente com os seus clientes o que tornou os seus produtos muito estáveis e fiáveis, capazes de responder às especificidades de um vastíssimo conjunto de áreas de negócio.

Os seus produtos são verdadeiras ferramentas de gestão que integram e centralizam toda a informação dos processos de negócio das empresas, com um controlo de custos muito rigoroso. A Alidata defende que é o software que se deve adaptar ao cliente e não o contrário, daí todas as suas soluções de software serem totalmente parametrizáveis.

Toda a filosofia do software assenta na simplificação de processos de gestão e na eliminação de duplicação de tarefas, pelo que permite a introdução de melhores práticas de gestão e apoia novas estratégias de negócio.

Qualquer movimento comercial é reflectido de forma automática na Contabilidade, adaptada ao SNC - Sistema de Normalização Contabilística.

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GESTÃO DE OBRAS E OFICINASGESTÃO DE OBRAS E OFICINAS

SOLUÇÃO INTEGRADA

DESENVOLVIDA PARA GERIR

TODA A OFICINA

Obras de Reparação Simulações Controlo de lista de material Reserva de material Multi-pagador Histórico Alertas técnicos Facturação automática Reabertura de obras encerradas/facturadas

Obras de Produção Controlo de lista de material e tempos Reserva de material

os Entradas de Produção com controlo de N. Série

Gestão de Requisições

Marcação e Agenda de Serviços Hora e Data Cálculo da estimativa de tempo Reserva de material

Planeamento de Recursos Disponibilidades Recursos Humanos e Físicos Marcação, Folha de Obra ou Serviços Pendentes

Gestão de Serviços Internos/Externos Personalização de serviços Indicação de mão-de-obra e material por: Marca, Modelo e Matrícula

Serviços Pré-definidos ou a Definir

Manutenção Preventiva Definição por Modelo ou por Viatura Cálculo da próxima manutenção Envio de avisos por carta, e-mail ou SMS Serviços periódicos (por data ou horas/kms) Abertura automática de folhas de obra

Planos de Manutenção Por modelo Associação de lista de material Tempos e material padrão

Contratos de Manutenção Tipos de contrato Renováveis

Controlo de Garantias Data ou horas/kms

Recolha de tempos Quiosques, PDA ou Manual

Árvore de Equipamentos Interligação de equipamentos/viaturas Vários níveis Órgãos e sub-órgãos

Orçamentos Controlo de orçamentos adjudicados Criação de folhas de obra a partir de orçamentos Facturação directa de orçamentos

Análises e Rentabilidade: Operário e Secção Horas trabalhadas vs horas facturadas Tempos mortos e Horas-extra Emissão de diversos mapas

Base de Dados das Intervenções Viaturas, peças, serviços, etc.

Análises Estatísticas Matrícula, data, chassi, obra, cliente, etc.

Anexação de documentos Anexação ou digitalização de documentos Repositório Central

Interligação com catálogos electrónicos

Integração Automática na Contabilidade

MOBILE

GESTÃO DE OBRAS E OFICINAS

GESTÃO COMERCIAL INTEGRADA

QUIOSQUE

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FLUXO DE INFORMAÇÃO

VISÃO GERAL

FUNCIONALIDADESFUNCIONALIDADES

OBRAS DE REPARAÇÃO Integra um conjunto de funcionalidades essenciais para uma gestão eficaz das obras em execução. Permite criar automaticamente as obras a partir de marcações, orçamentos, manutenções preventivas ou pedidos de reparação, com acesso à lista de material previamente definida por serviço e respectivas quantidades, fazendo em automático a reserva/pedido de material à secção de aprovisionamento. Quando não existe stock é possível efectuar encomendas a fornecedores directamente a partir da obra e, quando as peças/produtos entram em stock, é possível descarregá-los automaticamente para as obras em questão.As obras de reparação podem ser abertas por matrícula, n.º de série, n.º de chassi da viatura/equipamento e/ou por entidade/cliente.As obras podem ser controladas por estados. Estes podem ser apenas os predefinidos por defeito (em execução, terminado, encerrado e facturado), em que cada um representa a operação seguinte a efectuar na folha de obra, ou podem ser criados estados adicionais.Todos os serviços realizados ficam guardados no histórico da viatura/equipamento, bem como todos os detalhes dos serviços executados, nomeadamente material, mão-de-obra, horas/máquina e horas/secção, deslocações, serviços externos, entre outros. Permite controlar os documentos pendentes e é possível não permitir abrir obras caso existam documentos por liquidar.Quando a obra provém de um orçamento, ao ser facturada pode escolher-se o tipo de facturação: de acordo com o valor orçamentado ou conforme o valor da obra. É possível anexar todo o tipo de informação à obra, seja em formato digital ou papel (com a digitalização de documentos). Antes de encerrar a obra, o responsável da oficina, secção ou departamento, tem ao seu dispor um menu de conferência, onde se podem validar os componentes de cada serviço (material, número de horas de mão-de-obra, número de horas de equipamento, número de horas da secção, deslocações, serviços externos, etc). Ao encerrar a obra, a aplicação dispõe de um painel resumo da obra para verificar os seus custos e proveitos, tal como gráficos comparativos do valor de venda com o valor de custo.

OBRAS DE PRODUÇÃOA grande diferença entre as obras de reparação e obras de produção reside no facto de as primeiras darem origem a uma factura de obra e terem como base uma reparação, enquanto as segundas quando encerradas dão origem à entrada de artigo em stock (que pode ser controlado por número de série, matrícula ou chassi) e têm como base o controlo de uma produção não estandardizada. Quando o artigo entra em stock é valorizado a custo real. Este custo real é obtido pelo somatório do valor de custo/hora da mão-de-obra multiplicado pelo número de horas trabalhadas, mais somatório do custo/hora dos equipamentos multiplicado pelo número de horas trabalhadas, ao que se acrescenta o valor de todo o material gasto/consumido.Custo Real = (Σ (Custo mão-de-obra/H * Tempo útil do Colab.)) + (Σ (Custo equip/H * T útil do Equip.)) + Custo do material consumido

Todas as funcionalidades descritas nas obras de reparação estão também disponíveis nas obras de produção.

OBRA DE PRODUÇÃO

OBRA DE REPARAÇÃO

OBRA DE REPARAÇÃO COM ANÁLISE DOS TOTAIS

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FUNCIONALIDADESFUNCIONALIDADES

RECOLHA DE TEMPOS A recolha de tempos de mão-de-obra pode ser feita de uma forma completamente automatizada através de um quiosque interactivo ou PDA, ou de uma forma manual. De forma a automatizar o processo de recolha de tempos dos funcionários, o software Alidata integra um ®

quiosque, que é colocado habitualmente na oficina, na zona onde são efectuados os serviços. Cada funcionário é identificado pela fotografia, nome, número ou cartão de identificação. Além de recolher tempos dos colaboradores, esta interface possibilita também a inserção de novos serviços nas obras, execução de relatórios técnicos, acesso a documentação técnica necessária à execução de serviços, etc. O quiosque de recolha de tempos pode trabalhar em consonância com o planeamento feito para cada colaborador, onde cada um só visualiza as obras que lhe estão reservadas para executar. É ainda possível fazer um pequeno controlo de qualidade, ou seja, o técnico pode diagnosticar/caracterizar o tipo de avaria/serviço executado.Quando o cliente não pretende automatizar o processo de recolha de tempos através do uso do quiosque, tem ao seu dispor a possibilidade de lançar os tempos de execução dos serviços manualmente, directamente na obra. O utilizador pode desta forma lançar tempos na obra, indicando apenas o funcionário que a executou, bem como a hora de início e fim de execução dos serviços.

LANÇAMENTO DE MATERIALPEDIDOS DE PEÇAS/MATERIALAo abrir um orçamento, efectuar uma marcação, ou fazer uma folha de uma obra, é possível fazer automaticamente pedidos de peças/material à secção de aprovisionamento, efectuando assim a reserva de material necessário à obra. Este pedido pode ser feito com base numa lista de material previamente definida na ficha do serviço. Os pedidos de peças podem também ser feitos a partir do quiosque de recolha de tempos, habitualmente posicionado na área oficinal. Caso a secção de

®aprovisionamento tenha ao seu dispor o software Alidata Mobile Gestão de Armazéns (PDA), além de gerir todos os stocks da empresa, pode efectuar lançamentos de peças/material na obra a partir da leitura de códigos de barras do produto. Assim, o material fica disponível no quiosque para que o colaborador que está a executar o serviço possa conferir e validar o material recebido, imputando-o automaticamente à obra.

GESTÃO DE REQUISIÇÕESA elaboração de requisições de material é o lançamento de material na obra, ou seja, o material é retirado do stock e imputado à obra. A requisição de material pode ser feita a partir do pedido de material, isto é, através da descarga de documentos, ficando sempre disponível no workflow da obra.

LANÇAMENTO DIRECTO EM OBRAPara empresas de pequena dimensão ou empresas de serviços rápidos, o

®software Alidata Gestão de Oficinas permite o lançamento directo de material na obra, ou seja, sem ser necessário efectuar os procedimentos descritos anteriormente. É sempre possível ao utilizador visualizar os últimos movimentos, compras e vendas, do material lançado.

CONTROLO DE ORÇAMENTOSEsta funcionalidade consiste num painel de conferência de orçamentos, que os permite analisar em relação às obras realizadas, valores previstos, os efectivamente gastos e respectivos desvios. Esta informação é apresentada graficamente com distinção por cores, onde o vermelho significa que existe uma grande derrapagem entre o orçamentado e o real, o verde indica que está dentro do previsto ainda com margem de lucro, e o amarelo indica que não foi orçamentado qualquer valor para o serviço.

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LANÇAMENTO DE MATERIAL

QUIOSQUE DE RECOLHA DE TEMPOS

CONTROLO DE ORÇAMENTOS

FUNCIONALIDADESFUNCIONALIDADES

GESTÃO DE ORÇAMENTOS Depois de elaborar o orçamento, o utilizador tem ao seu dispor todas as ferramentas necessárias para controlo dos orçamentos adjudicados e não adjudicados, criação de folhas de obra a partir de orçamentos e vice-versa. Ou seja, é possível iniciar/abrir uma folha de obra e, posteriormente, abrir um orçamento a partir dessa mesma obra incluindo todos os gastos já efectuados, tal como incluir novos serviços. Quando a obra provem de um orçamento o utilizador tem sempre disponíveis todas as análises de desvios entre o orçamentado e o efectivamente gasto/consumido. Podem criar-se revisões do orçamento (ficam registadas por número) e cópias do mesmo. Permite ainda definir diferentes margens e descontos para mão-de-obra e material, tal como arredondar o valor total do orçamento. É possível criar orçamentos multi-opção, onde na adjudicação se selecciona a opção adjudicada. Por exemplo, podem ser fornecidas ao cliente três opções de orçamento (produtos de marcas e preços diferentes) e o cliente adjudicará apenas uma.

MARCAÇÕES E AGENDA DE SERVIÇOSPossibilita a gestão das marcações efectuadas na oficina para uma determinada data, equilibrando o calendário de marcações no que respeita à gestão do tempo dos colaboradores, equipamentos E espaços. Este calendário permite obter uma visão geral dos serviços marcados na oficina, dando ao utilizador uma taxa de ocupação da mesma, seja por oficina, secção, colaborador ou recurso.A marcação pode ter dois estados, provisória e definitiva, em que o primeiro significa que a marcação ainda está pendente de confirmação e pode sofrer alterações ao nível dos serviços a executar, e o segundo, que está definitivamente marcada não havendo lugar a alterações.

PLANEAMENTO DE RECURSOSEsta funcionalidade permite planear todos os recursos da oficina, sejam eles humanos ou físicos (equipamentos ou espaços), consoante a disponibilidade de cada um. Mediante essa disponibilidade, é necessário planear os serviços para que não ocorra sobreposição de tarefas para os recursos existentes. O utilizador tem a possibilidade de planear marcações, obras em aberto e pendentes. Entende-se por pendentes as obras que já foram planeadas mas que por algum motivo ainda não foram terminadas, pelo que o sistema alerta para este facto.

REABERTURA DE OBRAS E

ORÇAMENTOSOs orçamentos podem estar como provisórios (enquanto não são finalizados) ou, no fim de terminados, passar ao estado definitivo (quando atinge este estado significa que foi ou será entregue ao cliente). Enquanto o orçamento está em análise por parte do cliente, encontra-se em aberto. Quando o cliente toma uma decisão, ele passa a adjudicado ou terminado (quando o cliente não adjudica). Após adjudicação, fica bloqueado para edição e disponível para originar uma obra. No entanto, e apesar de provir de um orçamento, a obra pode sofrer alterações quando está em execução.Quando o orçamento não é adjudicado, pode ser guardada a informação do concorrente a quem foi adjudicado o trabalho bem como o motivo. Esta informação fica disponível para análises posteriores. De igual forma, quando uma obra está encerrada, deixa de constar no painel de obras em aberto, ficando disponível para facturação. Só é possível voltar a editá-la através da sua reabertura.

PLANEAMENTO DE SERVIÇOS

CALENDÁRIO DE MARCAÇÃO DE SERVIÇOS

24 de Maio de 2009

ORÇAMENTO

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FUNCIONALIDADESFUNCIONALIDADES

FICHA DE EQUIPAMENTO/VIATURAAs viaturas e equipamentos são sempre identificadas por matrícula/chassi ou n.º de série, respectivamente. A ficha da viatura/equipamento contém todas as suas características, sejam de âmbito geral ou específico (marca, gama, versão, modelo, observações, extras do modelo, fotografias ou imagens, indicações referentes à manutenção preventiva, etc.). Pode ter ainda várias listas de verificação associadas e documentação variada. Contém informação comercial (compra e venda), dados do proprietário e do utilizador habitual, lembretes configurados pelo utilizador, informação dos quilómetros/horas, data da matrícula, data da última manutenção e da próxima, etc.É na ficha da viatura/equipamento que se concentra toda a sua informação, seja comercial, técnica, contabilística e financeira, histórico, entre outras.Para além da ficha de cada viatura/equipamento, existe também uma ficha de modelo, onde são definidas todas as suas características.

MANUTENÇÃO PREVENTIVA®O software Alidata Gestão de Oficinas permite realizar manutenções

correctivas e/ou preventivas. Entende-se por manutenção preventiva aquela cujo objecto é intervir em determinada viatura/equipamento de forma a prevenir a ocorrência de avarias/paragens do mesmo. A manutenção correctiva ocorre quando existe uma necessidade de intervenção na viatura/equipamento na sequência de uma avaria/paragem. Ou seja, a diferença entre as duas modalidades é que enquanto o técnico, ao realizar uma manutenção preventiva, está a prevenir a ocorrência de avarias, na realização de uma manutenção correctiva já está a reparar a viatura/equipamento na sequência de uma avaria. Para todas as viaturas/equipamentos é possível definir planos de manutenção ou manutenções pontuais, permitindo a notificação automática do cliente quando a deve ser feita uma intervenção.A manutenção preventiva pode ser definida com base em vários campos, desde datas (ano de fabrico, data da última manutenção, data da inspecção, etc.), quilómetros/horas, combustível gasto, entre outros. As folhas de obra podem ser abertas automaticamente a partir da manutenção preventiva.Os planos de manutenção podem ser definidos por viatura/equipamento (matrícula/n.º de série/chassi) ou modelo e ter associada uma lista de material e tempos padrão de execução.

GESTÃO DE CONTRATOS DE

MANUTENÇÃOPodem ser definidos contratos de manutenção por viatura/equipamento (matrícula/n.º de série/chassi). Os contratos podem ser definidos com datas de validade ou para intervalos de quilómetros/horas, bem como se podem definir escalões de quilómetros/horas para efeitos de facturação.

CONTROLO DE GARANTIASAs garantias podem ser parciais ou totais. Ou seja, é possível facturar em garantia todos os serviços a executar na viatura/equipamento ou apenas os serviços previamente acordados. As garantias podem ser configuradas para vigorar durante um período de tempo (intervalo de datas) ou um intervalo de quilómetros/horas de viatura/equipamento, respectivamente.

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FICHA DE VIATURA

HISTÓRICO VIATURA/EQUIPAMENTO

ANEXO À FICHA DA VIATURA

FUNCIONALIDADESFUNCIONALIDADES

GESTÃO DE SERVIÇOSOs serviços são identificados por referência e descrição. Podem ser de âmbito geral, ou seja, não estão segmentados por marca, modelo ou viatura/equipamento (matrícula/n.º de série/chassi), ou podem ser específicos, o que implica a definição de cada serviço e respectivas características por marca, modelo ou viatura/equipamento. Pode associar-se ao serviço mão-de-obra, lista de material e ferramentas necessárias para a execução do mesmo. Podem ser definidos seis preços de venda para cada serviço, bem como preços promocionais ou de campanha e preços especiais por cliente (preços especiais). O serviço pode ainda ser tabelado por tempo ou por preço.Podem ser predefinidas listas de verificação por serviço que, aquando da execução do mesmo podem obrigar o colaborador a validar uma série de questões importantes para a satisfação do cliente e cumprimento de normas da empresa ou entidade externa.Os serviços podem ter diversos tipos de facturação, dos quais se destacam os seguintes:� a cliente (a facturar ao cliente)� interno (a facturar à própria empresa)� externo (serviço não efectuado pela empres a - subcontratado)� garantia (serviço efectuado ao abrigo de garantia)Os serviços podem ser ainda simples e/ou compostos. Entende-se por serviço composto aquele que é constituído por um conjunto de serviços (simples), conjugando todas as características de cada um deles.

MOBILIDADE DOS COLABORADORES®O software Alidata possibilita a total mobilidade dos colaboradores, seja

ao nível de vendas (Mobile Vendas), assistência técnica (Mobile Assistência Técnica) ou da gestão de stocks (Mobile Gestão de Armazéns).Os técnicos que efectuam deslocações ao exterior para dar assistência técnica têm necessidade de receber e enviar dados ao sistema de informação central para desempenharem as suas funções de acordo com o planeamento feito pela supervisão.

®Munidos de dispositivos móveis – PDA, com o software Alidata Mobile, a integração é total com o planeamento previamente efectuado. A automatização das actividades de trabalho diárias é feita pelo carregamento (por GPRS, Wi-Fi ou cabo) no dispositivo móvel das tarefas atribuídas (planeadas). O colaborador consegue aceder à rota de serviços a executar durante o dia e registar todas as intervenções feitas, com informação do cliente/morada da intervenção, das próprias folhas de intervenção, com possibilidade de adicionar linhas de serviço, de lançar tempos despendidos em cada serviço de cada obra, lançar custos, registar deslocações, associar o material ou peças gastas, etc. Permite, posteriormente, visualizar o quadro cronológico com informação detalhada dos serviços efectuados e lançamentos associados, de forma a detectar qualquer anomalia na informação que chegará à empresa.

GESTÃO DE UTILIZADORESÉ possível criar múltiplos utilizadores ou grupos de utilizadores, bem como definir as suas permissões. Também estas podem ser individuais ou de grupo e definem os níveis de acesso dos utilizadores ao sistema, desde visualização, inserção, edição ou eliminação de dados e/ou documentos no ERP. Possui um sistema inteligente de acessos, com passwords dinâmicas para controlo das mais variadas situações, desde plafonds de clientes, margens de venda, créditos, stocks negativos, entre outros. Cada utilizador com permissão para tal, poderá criar sua regra de cálculo de desbloqueio do sistema.

SERVIÇO COMPOSTO

MAPA DE SERVIÇOS

IMPUTAÇÃO DE KMS, VALIDAÇÃO PELO CLIENTE E VENDAS

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FUNCIONALIDADESFUNCIONALIDADES

GESTAO DE STOCKS®O software Alidata permite efectuar uma exemplar gestão de stocks,

completamente adaptada à comercialização de peças.Podem definir-se vários armazéns, produtos equivalentes (produtos semelhantes que na falta de um, o equivalente pode substitui-lo), referências equivalentes (criação de equivalências entre referências de diferentes fornecedores e a referência principal da peça), localizações estáticas (quando o artigo está localizado num único local) e localizações dinâmicas (quando o mesmo artigo está em diversas localizações, controla os stocks existentes por localização). Permite trabalhar com produtos simples (artigo único, ou seja, não é constituídos por uma série de componentes), compostos (artigo que é composto por vários outros artigos) e associados (o artigo pode outros artigos associados, que aquando da movimentação do principal, são sugeridos. Podem funcionar também como lembretes ao utilizador). Possibilita uma eficaz gestão da rotatividade dos stocks, pois permite identificar artigos monos e/ou obsoletos e, substituir referências desactualizadas por outras (de forma automática).Para além do stock real, o utilizador pode visualizar o stock virtual, que contempla encomendas a fornecedores, de clientes, obras em curso, mercadoria em trânsito para clientes e de fornecedores, consignações, reservas, necessidades e artigos em plano de fabrico.O stock pode ser controlado por número de série, matrícula ou chassi, lotes, datas de validade, entre outros. É possível gerir eficazmente campanhas e promoções, obtendo um exemplar controlo de prioridades e contratos de aprovisionamento com cada fornecedor.A aplicação permite ainda fazer o tratamento do IVA do regime de bens em 2.ª mão.Para uma maior automatização de todos os processos do armazém (encomendas, compras, vendas), os produtos/peças podem ser etiquetados e controlados por códigos de barra.

SUGESTÃO DE ENCOMENDASPara fazer encomendas a fornecedores de forma automatizada, rápida e segura, o sistema tem aos seu dispor uma sugestão automática de encomendas, com indicação não só da quantidade, mas também do fornecedor a quem encomendar. Basta apenas criar algumas condições a verificar (por exemplo: artigos que atingiram stock mínimo, artigos que atingiram ruptura de stock, encomendas urgentes de clientes) e definir fórmulas para que o sistema valide cada uma das condições verificadas e possa sugerir a quantidade ideal a encomendar ao fornecedor. Para além disso, permite ainda na parametrização, excluir ou incluir na sugestão produtos considerados monos, obsoletos e suspensos. É possível ainda pedir a sugestão do fornecedor a quem encomendar, através da validação de uma das seguintes opções: o da última compra, aquele com quem tem preço acordado, àquele que pratica o melhor preço ou ao que entrega a mercadoria no prazo pretendido. Ao seleccionar múltiplos artigos a encomendar ao mesmo fornecedor, o sistema conjuga-os num único documento por fornecedor.

MULTI-PAGADORUma obra pode ter mais do que um pagador (multi-pagador), para cada serviço. Adicionalmente, é possível simular pagamentos na totalidade da obra ou por entidade pagadora e fazer a análise dos valores já facturados de mão-de-obra, material, deslocações, serviços externos, entre outros.

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FICHA DE ARTIGO E STOCKS

SUGESTÃO DE ENCOMENDAS A FORNECEDORES

Filtro de Óleo

Bomba Injectora

Filtro de Ar

Correia de Distribuição

Rolamento

MULTI-PAGADOR

FUNCIONALIDADESFUNCIONALIDADES

FACTURAÇÃO AUTOMÁTICAA aplicação permite facturar automaticamente as obras. É possível o utilizador chegar ao fim do dia e facturar todas as obras de forma automatizada, minimizando tempo despendido e margem de erro. As são facturadas apenas quando se encontram no estado “encerradas”. Aquando da entrada no documento de facturação, a aplicação mostra as obras disponíveis para facturação, permitindo ao utilizador seleccionar da lista apresentada ou digitar manualmente o número da obra a facturar. Se na obra for indicado que esta tem multi-pagador, ao ser facturada, será emitido um documento por pagador.

INTERLIGAÇÃO COM CATÁLOGOS

ELECTRÓNICOS E SOFTWARE DE

ORÇAMENTAÇÃO®O Software Alidata possui interligação com vários catálogos electrónicos

de peças e serviços e com ferramentas de cálculo de orçamentação.Permite identificar de forma rápida e segura a pesquisa de peças de substituição e serviços, por modelo de viatura, o que resulta na simplificação do processo e num resultado sempre correcto. A interligação com diversas bases de dados, com informação técnica para automóveis e veículos comerciais, assegura que uma oficina profissional

®tenha acesso directo do Software Alidata à mais actualizada informação para realizar de forma eficaz trabalhos de orçamentação, assistência, diagnóstico e reparação.Isto vai permitir que o sistema de informação melhore os resultados da oficina, pois possui um centro informações completo.

ANÁLISESANÁLISES GRÁFICAS

®O ERP Alidata disponibiliza diversas análises gráficas com informação detalhada dos produtos/peças e seus movimentos, análises diversas de compras, vendas, rentabilidades (colaborador, cliente, secção, família, marca, área de negócio), rotações de stock, entre muitas outras. A informação pode ser analisada em grelha ou em gráfico (barras, linhas ou circular).

ANÁLISES DE RENTABILIDADETodas as análises são desenvolvidas à medida das necessidades de cada cliente. Podem emitir-se, por exemplo, análises de rentabilidade por operário e secção, controlando as horas trabalhadas face às horas facturadas, os tempos mortos e as horas extra da oficina; análises de desvios entre valores orçamentados e os efectivamente realizados.

DASHBOARDO painel de bordo é configurado por utilizador. Normalmente os dados ou análises apresentadas no painel são desenvolvidos consoante a área de intervenção do utilizador em causa. Por exemplo, o painel de bordo do responsável da oficina pode conter informação relativa a toda a gestão do ambiente oficinal, enquanto o do director financeiro informação relativa à gestão financeira da empresa.

ANÁLISES GRÁFICAS

DASHBOARD 10

FUNCIONALIDADESFUNCIONALIDADES

LISTAS DE VERIFICAÇÃO®O software Alidata possibilita a criação e configuração de check lists.

Estas listas têm como objectivo alertar o utilizador de procedimentos ou verificações a executar, na sequência de um evento. Podem ser configuradas para surgir automaticamente e podem inclusive, bloquear o sistema, tornando o seu preenchimento obrigatório.

WORKFLOW DE DOCUMENTOSConsiste na possibilidade de visualizar o rastreio de qualquer documento, sempre com informação de quais os documentos que lhe deram origem e quais os que originou (antecedentes e procedentes). Por exemplo, ao posicionarmo-nos numa obra, é possível verificar se veio de um orçamento ou marcação, se tem alguma requisição de material, se já foi facturada e liquidada, sempre com acesso directo ao documento comercial e contabilístico de cada um dos documentos.

ANEXAÇÃO/DIGITALIZAÇÃO DE

DOCUMENTOSÉ possível digitalizar qualquer documento e anexá-lo a qualquer tabela do sistema. Toda a documentação de clientes, produtos ou correio, seja em formato papel ou electrónico, pode ser anexada às tabelas a que diz respeito, evitando a excessiva circulação de papel, minimizando a sua perda. Toda a documentação anexada é depositada num repositório central.

CRIAÇÃO E EDIÇÃO DE REPORTSEntende-se por reports todas as modalidades de apresentação/extracção de informação do Software desde, impressos de documentos, análises, indicadores de gestão, gráficos, listagens, consultas, entre outros.

®Todos os reports do software Alidata são editáveis, ajustando-se às necessidades de cada cliente. Só desta forma é possível obter uma grande flexibilidade do sistema, oferecendo ao utilizador múltiplas vantagens ao nível de parametrização de reportas e inúmeras análises à medida.

PESQUISASTodas as pesquisas podem ser configuradas por diversos critérios, seja por utilizador ou de uma forma generalista para a empresa. Podem ser simples e avançadas, em que as primeiras permitem pesquisar apenas por um único campo enquanto que as segundas dão ao utilizador a possibilidade de pesquisar por vários campos em simultâneo, aplicando filtros sucessivos até chegar à selecção pretendida. A pesquisa pode ser progressiva, pelo contido em, a limpar valor ao entrar e case sensitive.

ALTERAÇÕES EM SCROLL®O software Alidata permite efectuar alterações em bloco, mediante

parametrização, ou seja, sem necessidade de alteração registo a registo. Para processar uma alteração em massa, basta parametrizar os campos que irão sofrer alterações e indicar os novos valores/dados que irão conter.

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ANEXAÇÃO/DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

WORKFLOW DE DOCUMENTOS

GESTÃO COMERCIAL INTEGRADAÉ um sistema integrado de suporte à gestão que contempla uma diversidade de ferramentas que convergem para uma boa gestão, agregando, interligando e complementando todas as informações.Associa automaticamente a informação contabilística à comercial e financeira, o que permite efectuar facilmente análises económico-financeiras. Qualquer movimento é espelhado na contabilidade.

GESTÃO DE RELACIONAMENTO COM CLIENTES - CRMServe as empresas que têm uma filosofia de negócio orientada para a satisfação do cliente, onde o mecanismo eficiente da relação com este, abrange todos os departamentos e processos da empresa. É implementado de forma transversal a toda a organização, sempre com documentação e informação anexada. Absoluta transparência nas operações de venda, marketing e de toda a esfera do serviço ao cliente.

GESTÃO DE OBRAS E OFICINASDestina-se a empresas do ramo automóvel/equipamentos, de assistência técnica, reparações, serviços ou de produção não estandardizada, que pretendam trabalhar com obras que controlam números de série, matrículas ou chassi. Efectua a gestão de todo o ambiente oficinal, nomeadamente serviços, marcações, obras, orçamentos, tempos de empregados, material por obra, garantias, custos por obra, diversos históricos, entre outras funcionalidades.

GESTÃO DE PRODUÇÃOEsta solução viabiliza toda a automatização e consonância entre as áreas de produção e comercial. Permite controlar a produção a partir do escritório com pontos de informação e recolha distribuídos estrategicamente na fábrica. Controla os processos produtivos fornecendo informação completa e em tempo real de todos os movimentos efectuados no decurso da produção, de forma a apurar o custo exacto de cada artigo/componente em função do custo de fabrico. Destina-se a indústrias que fabricam qualquer tipo de produto final produzido em série.

GESTÃO DE CARGAS E EXPEDIÇÃOPermite gerir a saída da mercadoria mediante a elaboração de listas de carga a partir de encomendas. Faz toda a gestão de pesos e volumes face à capacidade do camião, identificado pela sua matrícula.

GESTÃO DE ANÁLISES LABORATORIAISPretende responder às limitações dos métodos clássicos de análise e caracterização de produtos. A metodologia assenta em diversos tipos de análises, mais rápidas e automatizadas, e na personalização e adaptação da informação num sistema integrado.

MOBILEPermite o fluxo de informação com os colaboradores móveis, seja na assistência técnica, nas vendas ou na gestão de armazéns, ajustando-se às necessidades de cada cliente. É altamente parametrizável e tem

®interligação total com outras aplicações do software Alidata .

GESTÃO DE PONTO DE VENDA - POSPermite gerir pontos de venda, executando de forma simples e intuitiva as tarefas de expediente de qualquer pequeno negócio ou cadeia de lojas. A sua flexibilidade de controlo permite administrar com rapidez e uma interface simples, configurável, toda a gestão de um negócio de forma a melhorar a organização e a optimizar a equipa de trabalho.

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOSEfectua de forma automatizada a gestão dos recursos humanos e salários. Integra automaticamente com a Gestão Comercial Integrada, efectuando os lançamentos dos custos com pessoal na Contabilidade.

GESTÃO DE IMOBILIZADOPermite a gestão completa de toda a informação relacionada com o imobilizado e faz a gestão de todos os bens patrimoniais da empresa, sejam corpóreos, incorpóreos, financeiros ou em curso. Possibilidade de integrar directamente com as compras e com a Contabilidade.

PORTALWEBÉ uma útil ferramenta que permite acelerar e aumentar a qualidade dos serviços de uma empresa, via uma plataforma web integrada, à distância de um simples clique. Permite disponibilizar a informação sobre estados de assistências, históricos e estados de encomendas ou produção. Adicionalmente, possui a vertente vocacionada para a própria empresa, onde os vários colaboradores podem realizar várias tarefas fora da empresa através do acesso a um web browser.

CENTRO DE MENSAGENSPermite enviar e receber mensagens entre utilizadores das várias

®aplicações do software Alidata . A interface gráfica é semelhante à de um comum programa de correio electrónico, de fácil navegação, mas apenas entre um grupo restrito de utilizadores.

SUPERVISÃO DE PRODUÇÃOPermite supervisionar e monitorizar toda a fábrica. A partir de uma planta da fábrica (layout) é possível definir variáveis a controlar em cada ponto/equipamento da fábrica. É possível visualizar em tempo real a variação das variáveis.

® SOFTWARE ALIDATA UNIVERSO ERP

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