III SBA – Simpósio Baiano de Arquivologia 26 a 28 de outubro de 2011 – Salvador – Bahia Políticas arquivísticas na Bahia e no Brasil

ANÁLISE TIPOLÓGICA: DESCRIÇÃO DE ALGUNS DOCUMENTOS DO PERÍODO COLONIAL DO ACERVO ARQUIVO HISTÓRICO DA

PARAÍBA

Ketlen Oliveira Estevam Aluna do curso de Arquivologia da UEPB, ketlen.oliveira@gmail.com Esmeralda Porfirio de Sales Professora Mestre do curso de Arquivologia da UEPB, esmelsalles@yahoo.com.br

Resumo Atualmente, para uma boa formação do arquivista são necessários conhecimentos não só relacionados à Gestão Documental como também de áreas afins como Tecnologia da informação, Diplomática e Paleografia, para suprir as demandas informacionais dentre vários trabalhos desenvolvidos pelo profissional de arquivo em uma instituição. Uma vez inserido no contexto organizacional, o arquivista inicia o processo de levantamento de informações sobre a estrutura interna, funções e atividades desenvolvidas para melhor compreender as espécies e tipologias documentais. Esta pesquisa buscou contextualizar a importância da análise da tipologia documental como também refletir sobre a interdisciplinaridade da Diplomática quanto ao estudo das estruturas formais do documento. O fenômeno de estudo teve como fundamento a pesquisa de cunho bibliográfico e documental realizada no acervo do Arquivo Histórico da Paraíba e teve como objeto de estudo três documentos manuscritos correspondentes ao período colonial objetivando fazer a análise tipológica. De modo, identifica-se o conhecimento da Diplomática como imprescindível para conhecer o contexto histórico da elaboração dos documentos coloniais, assim como aprofundar, discutir e desenvolver instrumentos capazes de difundirem informações sobre os conteúdos encontrados nos registros documentais.

Palavras-chave: Arquivo Histórico da Paraíba; Diplomática; Tipologia documental

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1. INTRODUÇÃO

Atualmente, grande é a preocupação dos arquivistas e profissionais da informação quanto à organização, tramitação, classificação, avaliação e salvaguarda dos documentos de arquivo que refletem as ações e atividades desenvolvidas desde a criação das instituições sejam elas públicas ou privadas. Entretanto, com a legislação arquivística em vigor no Brasil desde 1991 dispondo sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e entre outras resoluções, decretos e medidas provisórias que tocam direta ou indiretamente o trabalho nos arquivos, as instituições ainda vêem o arquivo como mero depósito de papéis velhos e inúteis para a administração.

Os documentos de arquivo são importantes para a instituição porque estes nascem a partir das ações desenvolvidas pelo próprio órgão no decorrer de suas atividades. A instituição deve assegurar o tratamento, organização e disponibilização das informações contidas nos documentos de arquivo, pois os arquivos sejam eles públicos ou privados não somente fazem parte da memória institucional como também respondem por documentos de cunho administrativo, fiscal etc.

Faz-se necessário para uma boa formação do arquivista com conhecimentos sobre História, Direito, Administração e áreas afins como Paleografia e Diplomática, para que o profissional da informação possa melhor gerenciar as atividades a serem desenvolvidas na instituição. Conhecer a estrutura interna, as funções e as atividades desenvolvidas na instituição são algumas das atividades para identificação das espécies e tipologias documentais encontradas em cada setor dentro do órgão.

É importante destacar a existência de práticas arquivísticas desenvolvidas pelo arquivista, gestor da informação, no setor de protocolo no qual classifica, avalia e descreve os documentos expedidos e/ou recebidos pela instituição obtendo assim o controle documental e produzindo ferramentas que auxiliam o trabalho do arquivista como plano de classificação e a construção da tabela de temporalidade de arquivo.

Passados pelo setor de protocolo, o documento é submetido a uma das várias atividades desenvolvidas por este setor, que é em outras palavras, a análise dos elementos intrínsecos e extrínsecos que cada documento traz consigo configurando a espécie agregada à atividade que a gerou originando assim a tipologia documental.

Esta pesquisa é de cunho bibliográfico e documental que se faz mister contextualizar a importância da análise da tipologia documental como também refletir sobre a interdisciplinaridade da Diplomática quantos quanto ao estudo das estruturas formais do documento, assim como identificar os aspectos de fidedignidade e autenticidade dos documentos de arquivo, pois é de suma importância para os arquivistas reconhecerem quando um documento de arquivo é fidedigno e quando é autêntico e quando o documento é falsificado. Por fim, faz-se a análise tipológica de 3 (três) documentos manuscritos coloniais 2 (dois) destes datados do ano de 1775 e o outro de 1779. A fonte de pesquisa documental se deu no Arquivo Histórico da Paraíba onde reúne uma quantidade de documentos significativos da época colonial do Brasil que mais na frente será explicitado.

Os documentos inicialmente foram escolhidos por meio da identificação da caixa n° 1 que trata sobre a documentação colonial com data limite de 1771 a 1799 com suas respectivas datas cronológicas. Dentro da caixa n° 1 observaram-se envelopes cada qual com sua data cronológica. No caso dos documentos escolhidos para este artigo, escolheram-se 3 ( três) dos 20 ( vinte) documentos diversos existentes no 1° envelope datando de 1775 a 1780. 2. O PAPEL DA DIPLOMÁTICA NO ESTUDO DOS ASPECTOS EXTRÍNSECOS E INTRÍNSECOS DOS DOCUMENTOS COLONIAIS

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Quando se pensa em atividades desenvolvidas pela instituição logo se pensa em funções exercidas por cada setor e também quanto às espécies e tipologias documentais produzidas por cada setor e /ou empresa. Em se tratando de documentos físicos, fidedignidade e a autenticidade dos documentos são pontos essenciais para se entender como identificar se o documento foi alterado ou não.

A Diplomática embora, surgida no século XVII, foi especificamente a partir do século XIX, com a introdução com estudos diplomáticos em Escolas Européias, que se desenvolveu em bases mais científicas, mas ainda muito ligada a outras disciplinas tais como: História e Direito. De acordo com Luciana Duranti (2005), a diplomática é uma metodologia analítica que categoriza tudo para estudar. Além, de repartir tudo em elementos internos e externos, sendo que a primeira coisa a ser repartida na diplomática é o formulário escrito.

A diferença entre fidedignidade e autenticidade dos documentos está relacionada ao momento da ação, atividade ou fato realizado pelo setor. Um documento fidedigno é considerado fidedigno quando o é criado pela autoridade competente no momento em que ocorreu a ação, atividade ou fato que atestam ser verdadeiros. Já o documento autêntico é aquele documento que é o que diz ser, independente de ter sido validado como documento autêntico no momento de realização da atividade.

Segundo BELLOTTO (2006), os documentos integraram a junção de actio (fato, ato documentado) e conscriptio (transferência para um suporte semântica e juridicamente credível), isto é, cada espécie documental analisada terá uma forma diplomática, uma estrutura e uma disposição semântica do texto. Assim, a identificação do actio e do conscriptio por meio da análise dos documentos facilita o trabalho da gestão documental do arquivista porque este será conhecedor das espécies, tipologias e das disposições que cada texto apresentará em cada setor.

Cabe ao arquivista e aos demais profissionais da informação conhecerem bem a estrutura interna da instituição, atividades e funções desempenhadas por cada chefe de setor para manter o controle não só do tramite documental, como também controle da produção dos documentos. É o trabalho em equipe que auxilia na produção do plano de classificação, avaliação, descrição dos documentos; padronização das tipologias documentais existentes na instituição, assim como elaboração de manuais de preservação e conservação de documentos e entre outras atividades.

Dentre estes pontos mencionados anteriormente, destaca-se a importância da padronização das tipologias documentais para evitar que cada setor estruture seu texto de acordo com o senso comum. Isto também o é importante na descrição, análise e indexação de documentos de arquivo. A padronização das tipologias documentais de arquivo, por exemplo, é um dos meios pelos quais o arquivista garante a estruturação das espécies e tipologias utilizadas na instituição. Sem métodos, e sem uma padronização das atividades relacionadas ao Arquivo não se consegue estabelecer metas e ou diretrizes para melhor atender as necessidades dos usuários internos e externos do arquivo.

Assim, os dilemas da carreira de uma pessoa formada em Arquivologia são seguidos pelos trabalhos de elaboração do fluxo informacional, plano de classificação, conhecendo então as atividades e funções desenvolvidas em cada setor em consonância com as leis e regimentos que legitimizem as práticas e políticas de arquivo na instituição. Legitimar as práticas e políticas de arquivo é fazer deste trabalho digno de uma boa gestão de documentos. Legitimar as estruturas formais dos documentos é um ato pelo qual se imbrica em metodologias de tratamento documental no tocante a estrutura e a finalidade das atividades institucionais que reconhecem o documento de arquivo quanto a sua proveniência, unicidade, organicidade e indivisibilidade, e autenticidade.

A diplomática é assim uma área que auxilia os gestores da informação porque está diretamente relacionada com a análise das estruturas formais dos documentos. Tomando

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como base os documentos diplomáticos, a Diplomática auxilia na identificação dos caracteres ou elementos externos, extrínsecos, físicos, de estrutura ou formais do documento e também dos caracteres ou elementos intrínsecos também chamados de substantivos ou de substância.

Segundo BELLOTTO (2002), as características extrínsecas estão relacionadas com a estrutura física e com a forma de apresentação das informações configuradas no gênero documental de acordo com os signos que foram utilizados para registro da mensagem. Os elementos externos, físicos, externos, de estrutura ou formais são: o espaço; o volume do documento; a quantidade; o suporte onde as informações estão registradas; o formato, a forma, o gênero, a língua o modo da escrita, a espécie e o tipo documental. Já os caracteres ou elementos intrínsecos são relacionados com o conteúdo e ou assunto tratado no documento, assim como a natureza da proveniência e função do documento de arquivo.

Documentos para se tornarem documentos diplomáticos precisam que as ações e/ ou atividades desenvolvidas sejam registradas nos documentos assim terão fé pública, isto é, serão registrados e legitimados como ato administrativo ou jurídico em decorrência do fato administrativo ou jurídico ocorrido.

Sendo assim, logo após várias leituras de textos ligados a área de Arquivo e de Diplomática, buscou-se aplicar a análise tipológica de documentos de arquivo em algum arquivo situado na cidade de João Pessoa, Paraíba. Então, chega-se ao Arquivo Histórico da Paraíba onde foi palco da pesquisa documental para realizar atividade já dita anteriormente.

3. “ARQUIVO HISTÓRICO DA PARAÍBA”

O “Arquivo Histórico da Paraíba” situado na cidade de João Pessoa, especificamente no Espaço Cultural do Estado da Paraíba, possui um acervo de documentos manuscritos e fotográficos que relatam fatos históricos e o crescimento urbano da Capital paraibana além de documentos referentes à época da capitania Geral da Paraíba.

O “Arquivo Histórico da Paraíba” reúne documentos de várias instituições oriundos dos poderes Legislativo, Judiciário e Executivo, além de fontes particulares. Não há de se entrar em discussão por qual motivo o arquivo é chamado de “Arquivo Histórico”, visto que não há a titulação de “arquivo histórico” na área de arquivo e sim “arquivo permanente” que salvaguarda os documentos recolhidos do arquivo intermediário, isto é, que passaram por uma avaliação, e que agora estão sujeitos a descrição e elaboração de instrumentos de pesquisa para facilitar e beneficiar a pesquisa dos usuários e da própria instituição.

Segundo os funcionários que trabalham no “Arquivo Histórico da Paraíba”, o acervo documental é fruto da dedicação do historiador Waldemar Bispo Duarte, este falecido em setembro do ano passado, que desde sua implantação e gestão teve a iniciativa de reunir documentos de várias instituições que correspondessem ao interesse histórico da Paraíba. Nasce-se assim a titulação “Arquivo Histórico da Paraíba”. Mesmo sabendo que o “Arquivo Histórico da Paraíba” fere o princípio da proveniência, pela não existência de fundo arquivístico; e nem o princípio de ordem interna, que assegura ordem interna dos documentos de arquivo, faz-se necessário identificar e analisar os documentos referentes ao Brasil colônia porque foram registradas boa parte das atividades e funções desenvolvidas na época em que o Brasil era uma das colônias de Portugal. O Arquivo possui 4 (quatro) caixas de documentos referentes a época do Brasil Colônia e dentre várias outras caixas referentes as épocas do Brasil Império e o Brasil República. A documentação encontrada nas 4 (quatro) caixas são , em sua maioria, de cunho administrativo da época colonial datada de 1771 a 1819. Dentre uma vasta data cronológica, optou-se por 2 (dois) documentos coloniais manuscritos da época de 1775 e o terceiro datando de 1779 para melhor entender a situação da época colonial naquele tempo.

Vale ressaltar que os documentos da caixa n° 1 se encontram transcritos e com os resumos feitos. Cabe aqui a crítica a descrição e análise tipológica destes documentos. Mesmo

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com uma dita transcrição paleográfica e um resumo do texto colonial estes documentos, em sua maioria, não condiziam com as informações registradas nos documentos coloniais. Alguns dos resumos feitos pela metade, outros com omissão de informações importantes.

Não é finalidade deste trabalho discutir os aspectos paleográficos dos documentos escolhidos, visto que se precisava fazer um apanhado sobre a área de Paleografia para então discutir o modo de transcrição paleográfica realizado no Arquivo Histórico da Paraíba, especificamente com os documentos manuscritos coloniais, e sim fazer a análise tipológica e diplomática dos documentos escolhidos.

Como exemplificação do que se menciona aqui, encontrou-se um resumo de uma declaração sem informações do produtor do documento, então para nível de entendimento da pessoa que elaborou o resumo era o bastante dizer: “Uma declaração de um tal de Antonio Pereira de Brito”. É claro que o objetivo do resumo é resumir o texto e fazer com que o resumo represente o conteúdo informacional registrado no documento manuscrito colonial, mas se faz necessário aderir mais informações para que o nível de busca pela informação seja maior para os usuários. Estes erros são evidentes e “... ocorrem na indexação de assuntos e também ocorrem na redação de resumos: aspectos que deveriam ser incluídos não o são, e outros que são incluídos ficariam melhor se fossem omitidos.” LANCASTER (2004 p. 119)

Constata-se que os documentos encontrados não só na caixa n° 1, mas como também nas outras caixas antes de se iniciar uma revisão da descrição ou iniciar novamente o processo de descrição dos documentos, é preciso estabelecer parâmetros para nortear o trabalho da descrição evitando assim que os resumos dos documentos passem por situações semelhantes nas próximas descrições.

As políticas de arquivo devem também contemplar o processo de descrição, nas palavras de BELLOTTO (2006), como processo criterioso, cuidadoso e preciso. E é por meio da análise dos documentos de arquivo que se identificam as diferentes tipologias das instituições, e se definem as espécies documentais para assim analisar as informações contidas no documento. 4. ANÁLISE TIPOLÓGICA DOS DOCUMENTOS COLONIAIS

Segundo PERWANGER & LEAL (2008), o processo de análise tipológica deve abranger os aspectos de entidade produtora/acumuladora do documento, atividade e função interligados ao ato legitimado no documento de arquivo, legislação, tramitação dos documentos, espécies e tipologias identificadas, ordenação e conteúdo de que retrata o documento de arquivo.

Uma vez sabendo dos aspectos para análise tipológica dos documentos que as leituras proporcionaram até este momento, vê-se necessário aplicar a teoria à prática arquivística. Os três documentos manuscritos coloniais que fazem parte desta pesquisa documental se encontram no anexo deste artigo.

Documento n° 1 Notificação para pagamento das Tropas da Capitania de Pernambuco Órgão produtor Capitania Real da Pernambuco Função (Serviço) Notificação para pagamento das Tropas da Capitania de Pernambuco Espécie Notificação Atividade Pagamento das Tropas da Capitania de Pernambuco Tipo documental Notificação para pagamento das Tropas da Capitania de Pernambuco

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Objetivo da produção Notificar ao Governador da Capitania da Paraíba José Jerônimo de Melo do pagamento das Tropas da cidade de Pernambuco e também das Tropas que se encontravam no Forte de Cabedelo. Documentos em anexos Não possui documentos anexados Tramitação O processo de tramitação ocorria da Capitania Real de Pernambuco para a Capitania Real da Paraíba. Data limite 1779 Formato: Pergaminho Quantidade Exemplar único Forma: Original Características Funcionais: Documento diplomático informativo, descendente Documento n° 2 Correspondência tratando sobre conflitos de regalias que não deveriam afetar o relacionamento dos governadores Órgão produtor Capitania Real da Pernambuco Função (Serviço) Comunicar ao governador da Capitania da Paraíba que os conflitos de regalias não devem afetar o relacionamento existente entre as duas autoridades. Espécie Correspondência Atividade Comunicado Tipo documental Comunicação das autoridades sobre conflitos de regalias Objetivo da produção Comunicar ao governador da Capitania da Paraíba, Jerônimo Joze de Melo, que os conflitos de regalias não devem afetar o relacionamento respeitoso existente entre as duas autoridades. Documentos em anexos Não possui documentos anexados Tramitação O processo de tramitação ocorria da Capitania Real de Pernambuco para a Capitania Real da Paraíba. Data limite 1775 Formato: Pergaminho Quantidade Exemplar único Forma: Original Características Funcionais: Documento diplomático dispositivo de correspondência, descendente Documento n° 3 Correspondência sobre a nomeação de Manoel da Silva Guimarães para o cargo de almoxarife Órgão produtor Capitania Real da Pernambuco

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Função (Serviço) Comunicação para nomeação do cargo de almoxarife Espécie Correspondência Atividade Nomeação do cargo de almoxarife para Manoel da Silva Guimarães Tipo documental Comunicação para nomeação do cargo de almoxarife Objetivo da produção Comunicar a decisão da junta de administração da Fazenda Real de nomear para o cargo do almoxarife Manoel da Silva Guimarães por este ser uma pessoa capaz para tal posto. Pede-se que mande Manoel da Silva tirar o seu provento na secretaria deste governo. Documentos em anexos Não possui documentos anexados Tramitação O processo de tramitação ocorria da Capitania Real de Pernambuco para a Capitania Real da Paraíba. Data limite 1775 Formato: Pergaminho Quantidade Exemplar único Forma: Original Características Funcionais: Documento diplomático dispositivo de correspondência, descendente 5- CONSIDERAÇÕES FINAIS

Percebe-se ao longo deste estudo que foi feito por meio de leituras e discussões em sala de aula e também com a pesquisa documental no Arquivo Histórico da Paraíba que há muito ainda para se discutir e aprofundar nos conhecimentos na área da Diplomática quanto à análise tipológica e diplomática dos documentos coloniais.

Nessa perspectiva, o Arquivo Histórico da Paraíba tem o que se fazer. A começar pela identificação dos fundos arquivísticos existentes, organização interna, instrumentos de pesquisa que auxiliem aos pesquisadores e os usuários as informações que eles necessitam. É preciso o estabelecimento de normas de descrição, normas de preservação e conservação, políticas de acesso por meio dos profissionais de arquivo para melhorar o clima organizacional encontrado atualmente nos arquivos, controle do fluxo documental, e um estudo aprofundado das espécies e tipologias documentais encontradas neste arquivo, pois é por meio deste estudo que os arquivistas começarão a criar conexões com a(s) memória(s) retratada(s) nesta vasta documentação, berço de nossas raízes brasileiras, com a memória que se constrói no presente.

Assim, o arquivista é aquele profissional responsável engajado na busca soluções para melhor gerenciar, tratar, avaliar e disponibilizar as informações para os usuários externos e internos. É o profissional que faz a ponte do conhecimento registrado nos manuscritos para com os interessados em informações que consigam (re) contar, (re) construir a identidade do povo brasileiro. Referência bibliográfica BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. – São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial do Estado, 2002.

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__________Arquivos Permanentes: tratamento documental. -4. ed.- Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. DURANTI, Luciana (ed.), The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project (San Miniato, Italy: Archilab, 2005). Disponível em http://www.interpares.org/book/interpares_book_d_part1.pdf acesso em 30 de março de 2011. LANCASTER, F. W., Indexação e resumos: teoria e prática; tradução de Antonio Agenor Briquet de Lemos. – 2. Ed. Ver. atual. – Brasília, DF: Briquet de Lemos, 2004, p. 119. PERWANGER, Ana Regina; LEAL, João Eurípedes Franquis. Noções de Paleografia e Diplomática. 3. Ed. Ver. e ampl. – Santa Maria: Ed. Da UFSM, 2008.

Anexo 1. Documento 1

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Anexo 2. Documento 2

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Anexo 3. Documento 3

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