Anexo 1 - Manual de Submissão de Listagens de Despesas

Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 1

MANUAL DE SUBMISSO DE

LISTAGENS DE DESPESAS

VERSO 6 28 DE JUNHO DE 2012


Contedo

1. Introduo ........................................................................................ 4

1.1 Verso 6 Alteraes relativas verso 5 ......................................................................................... 5

2. Listagens de despesas ....................................................................... 5

2.1 Formato .............................................................................................................................................. 5

2.2. Explicaes adicionais ..................................................................................................................... 13

2.3. JUSTIFICAO SIMPLIFICADA DE DESPESAS DE ENCARGOS GERAIS (REGIME FORFETRIO) ......... 17

2.4. Simplificao da submisso de valores de vencimentos ................................................................. 18

2.5. Exemplos de preenchimento .......................................................................................................... 20

Exemplo 1 Instituio no ressarcida de IVA. Um documento de despesas, duas linhas de despesa

........................................................................................................................................................... 20

Exemplo 2 instituio em parte ressarcida de IVA. toda a despesa imputada a este financiamento

........................................................................................................................................................... 20

Exemplo 3 instituio em parte ressarcida de IVA e com a despesa s parcialmente imputada a

este financiamento ............................................................................................................................ 21

Exemplo 4 Submisso de uma declarao de encargos gerais (DEG) ............................................. 22

2.6. Procedimentos ................................................................................................................................ 23

2.7. Documentos a enviar FCT aps a lacragem .................................................................................. 23

3. O Portal de Cincia e Tecnologia ..................................................... 25

4. Submisso das listagens de despesas ............................................. 25

4.1 Apresentao ................................................................................................................................... 26

4.1.1 Funcionalidades disponveis ..................................................................................................... 27

4.2 Certificao ...................................................................................................................................... 37


4.2.1 Documentao aps certificao .............................................................................................. 42

4.3 Lacragem .......................................................................................................................................... 43


4.3.2 Documentao aps Lacragem ................................................................................................. 47

5. Ajudas, Contactos e informaes adicionais .................................... 51

6. Anexo Check List da Contratao Pblica ..................................... 52

7. Anexo Modelo da declarao de conformidade de TOC ou

Responsvel Financeiro (Administrao Pblica)............................ 59

7.1. Com co-financiamento FEDER ......................................................................................................... 59

7.2. Com financiamento exclusivamente por Oramento de Estado..................................................... 61

8. Anexo Modelo da declarao de conformidade de ROC ................. 63

8.1. Com co-financiamento FEDER ......................................................................................................... 63

8.2. Com financiamento exclusivamente por Oramento de Estado..................................................... 65


9. Anexo Modelo de declarao do/a Investigador/a Responsvel .. 67

10. Anexo Modelo de declarao do/a Responsvel da Instituio ..... 68

11. Anexo Modelo de declarao sobre o Regime de IVA .................... 69

12. Anexo Modelo de declarao De Encargos gerais (taxa forfetria) 70

13. Anexo Separador decimal no excel ............................................... 71


1. INTRODUO

A apresentao de despesa por parte das entidades beneficirias de financiamentos faz-se nos moldes

estabelecidos no Regulamento de acesso a financiamento de projectos de investigao cientfica e

desenvolvimento tecnolgico que entrou em vigor em Novembro de 2008 e na sua actualizao de

Agosto de 2010 e aplica-se a todos os financiamentos em curso (p.e., projectos, unidades de I&D, bolsas

de integrao na investigao), mesmo aqueles que se iniciaram antes da vigncia do referido

Regulamento.

As alteraes significativas, a aplicar numa primeira fase a projectos de investigao, so as seguintes:

Os Pedidos de Pagamento (PP) passam a ser submetidos em formato electrnico, deixando de

ser enviados FCT em suporte papel.

Deixam de ter que ser enviadas FCT cpias autenticadas de todos os documentos de despesa

constantes do PP. Apenas um conjunto de documentos, de uma amostra aleatria definida pela

FCT e correspondente a 5%1

do valor apresentado no PP, tero que ser enviados em suporte

papel.

Cada despesa apresentada numa listagem de despesas tem que ser certificada por um TOC2 ou,

no caso de entidades da Administrao Pblica, pelo competente responsvel financeiro

designado pela entidade.

Aps a submisso com sucesso de um PP, as entidades imprimem a lista que fica disponvel em

formato pdf, procedem s assinaturas pelos responsveis, juntam os documentos que so

requeridos e enviam ou entregam na FCT.

Cada PP3, que pode englobar vrias listagens de despesas, deve reportar-se a um valor mnimo

de 10% do financiamento global atribudo ou a um valor mnimo de 50.000.

A submisso efectuada atravs do Portal de Cincia e Tecnologia (PCT) em

https://pct.fct.mctes.pt/PortalCT/.

Todos os intervenientes no processo de submisso, tcnicos gestores das entidades beneficirias, ROCs,

TOCs, e responsveis financeiros de entidades da Administrao Pblica acedero ao PCT atravs do seu

Username e Password. Obtero estes cdigos de acesso atravs do registo em FCT-SIG em

http://www.fct.mctes.pt/fctsig/. As funcionalidades disponveis so as que tiverem sido delegadas pelos

elementos do grupo de administradores do PCT de cada instituio.

Este manual uma ajuda s entidades beneficirias no processo de apresentao de despesas. um

documento de trabalho, que ser revisto periodicamente para atender s dvidas, comentrios e

sugestes dos utilizadores. Contamos com a sua participao no fornecimento de dvidas de utilizao,

bem como de quaisquer outras questes que queira colocar para tornar este manual mais explcito e de

modo a que melhor sirva os utilizadores.

Envie dvidas, comentrios e sugestes atravs de [email protected]

1 Para projectos com oramento superior a 200.000 esta percentagem de 10%.

2 Para pedidos de pagamento de valor igual ou superior a 200.000 esta funo tem que ser desempenhada por um

ROC. 3 Com excepo do PP final.


1.1 VERSO 6 ALTERAES RELATIVAS VERSO 5

As principais alteraes efectuadas na verso 6 do presente Manual, assinaladas a amarelo, so as

seguintes:

As entidades beneficirias passam a estar dispensadas de enviar FCT cpias autenticadas dos

documentos das despesas selecionadas para amostra documental, podendo apenas apresentar

uma fotocpia simples dos documentos originais,

A validao da declarao de despesa por um ROC s exigida em pedidos de pagamento com

despesa elegvel igual ou superior a 200.000. Assim, o limiar de 200.000 passa a ser

estabelecido por pedido de pagamento, pelo que a certificao de despesa por ROC apenas

exigvel para pedidos de pagamento de valor superior a 200.000,

Atualizao da lista de Erros e Alertas gerados na fase de submisso de despesas (Figura 13),

permitindo, para as situaes aplicveis, possibilidade de justificar os Encargos Gerais atravs

do regime forfetrio a partir de 01/01/2010,

Incluso do novo template da Declarao do/a Responsvel da Instituio (em Anexo), j

disponibilizada no PCT em 19/04/2012, em Ajudas/Documentos de apoio.

2. LISTAGENS DE DESPESAS

As listagens de despesas so submetidas electronicamente com um formato definido. A FCT

disponibiliza um ficheiro Excel com esse formato pr-definido. ainda possvel editar e apagar linhas de

uma listagem submetida atravs de ficheiro.

A template do ficheiro Excel est disponvel no PCT nos links de Ajudas/Documentos de Apoio e de

Gesto de Despesas/Apresentao (aps a escolha de um financiamento).

2.1 FORMATO

Na Figura 1 indica-se a composio e formato do ficheiro Excel para submisso de despesas.

Para o seu preenchimento deve observar-se o seguinte:

O ficheiro tem 2 linhas iniciais com cabealho, cujo contedo no verificado. S so consideradas as

despesas a partir da linha 3 do ficheiro Excel. No apague as linhas de cabealho. Se o fizer, as duas

primeiras linhas de despesa que submeter no sero consideradas.

A primeira linha vazia corresponde ao fim do ficheiro. No deixe linhas vazias entre linhas com contedo

vlido.

Os campos de Datas devem ter o formato Data do Excel.


Nos campos numricos use o formato Nmero. No caso de estar previsto o uso de decimais use o

separador decimal (vrgula ou ponto) que estiver definido no computador onde o ficheiro estiver a ser

preenchido.

Nos campos em que se pede uma percentagem no use o smbolo %. Use o separador decimal e dois

dgitos decimais, com excepo para o campo Taxa de Imputao ao projecto em que pode utilizar

quatro dgitos decimais.

Respeite o formato de cada campo explicitado abaixo.

Respeite o carcter obrigatrio dos campos referidos como tal.

Relativamente justificao das despesas de Encargos Gerais atravs da aplicao do regime forfetrio,

a submisso de uma Declarao de Encargos Gerais (DEG) dever ser efectuada conforme indicado no

captulo 2.3. (Justificao simplificada de despesas de Encargos Gerais -Regime forfetrio) e no captulo

2.5. (Exemplos de Preenchimento - exemplo 4).

Cada linha da listagem de despesas constituda por um conjunto de campos agregados em 9 grupos:

Descrio da despesa

Rubrica de despesa

Contratao Pblica

Identificao do Fornecedor

Documento de Despesa

Documento de Quitao

Pagamento

Registo Contabilstico

Taxa de Imputao ao projecto

Aps a submisso, sem erros, de uma lista de despesas, estas tm que ser certificadas por um

ROC/TOC/Responsvel Financeiro (em entidades da Administrao Pblica) que preenche os dados do

grupo:

Certificao

Cada grupo pode ter mais do que um campo.

Na Figura 2 faz-se, para cada campo do ficheiro, a sua descrio, indica-se o formato que dever ser

respeitado, explicita-se se o campo de preenchimento obrigatrio ou facultativo e incluem-se algumas

observaes adicionais de ajuda ao preenchimento.

Os acrnimos na e nd significam, respectivamente, no aplicvel e no disponvel.


FORMATO DA LISTA DE DESPESAS

Figura 1 Formato da Lista de Despesas

Aps a apresentao de uma lista de despesas, a Certificao pressupe o preenchimento de dois campos:

Certificao - Cdigo

Certificao - Observaes


FORMATO DA LISTA DE DESPESAS

Campo Descrio Formato

Obrigatrio

(O) /

Facultativo

(F)

Observaes

Descrio da despesa Descrio sumria do contedo da despesa

reportada na linha

Texto (max: 500 caracteres incluindo

espaos) O

Este campo tambm deve explicar o critrio

de imputao ao financiamento, sempre que

a taxa de imputao for inferior a 100% (mas,

apenas para despesa directa).

Rubrica de despesa Rubrica oramental do projecto em que a

despesa se insere

2 caracteres, de acordo com cdigo

definido O Ver Tabela 1 para os cdigos definidos

Contratao

pblica

n do contrato Nmero do contrato do procedimento de

contratao pblica (se aplicvel)


espaos) O/F

Preenchimento apenas nos casos que

envolvam procedimentos de contratao

pblica. Nestes casos deve ser preenchida e

assinada uma check-list, disponvel para

download, a enviar FCT juntamente com os

restantes documentos. Sempre que o campo

data do contrato estiver preenchido, o campo

n do contrato de preenchimento

obrigatrio.

No caso de no haver procedimento de

contratao pblica, este campo no dever

ser preenchido, ficando vazio.

data do contrato Data do contrato do procedimento de

contratao pblica (se aplicvel) dd-mm-aaaa O/F

Se no houver procedimento de contratao

pblica, no preencher este campo.

Sempre que o campo n do contrato estiver

preenchido, o campo data do contrato de

preenchimento obrigatrio.

Identificao do

fornecedor

NIPC

Nmero de Identificao de Pessoa Colectiva

ou Nmero de Identificao Fiscal do

Fornecedor ou TIN=Tax Identification

Number

9 dgitos O

No caso de fornecedores estrangeiros se no

houver conhecimento do NIPC, preencher

com nd

Fornecedor

Nacional/Estrangeiro

Campo preenchido com E se o fornecedor for

estrangeiro 1 caracter F

Se o fornecedor for estrangeiro, este campo

tem preenchimento obrigatrio. Embora

tenha que indicar o TIN (se o tiver disponvel)

no feita validao ao contedo do campo


NIPC. Se for nacional no preencher.

Denominao Designao social do fornecedor / nome do

bolseiro / nome do consultor / etc


espaos) O

Documento de

despesa

Tipo Tipo do documento de despesa 2 caracteres, de acordo com cdigo


N Doc Nmero do documento de despesa Texto (max: 50 caracteres incluindo

espaos) O

Data Data do documento de despesa dd-mm-aaaa O

N de comprovante numrico O

O nmero de comprovante identifica de forma

inequvoca o documento de despesa. Nunca

deve repetir-se dentro das despesas

enviadas pela mesma instituio, neste ou

noutro financiamento ou em anos diferentes,

a no ser que se trate de imputaes parciais

do mesmo documento. Quando o mesmo

documento de despesa seja apresentado em

vrias linhas de um PP, o n de comprovante

nessas linhas deve ser o mesmo. Cada

instituio usar o formato que mais se

adapte ao seu sistema de gesto, em

particular ao seu sistema contabilstico,

desde que cumpra o princpio enunciado (um

documento de despesa corresponde a um n

de comprovante) e use um formato numrico.

Os nmeros de comprovante no podem

repetir-se, para documentos distintos, em

anos civis diferentes.

Valor total do

documento (com IVA)

Valor total do documento de despesa (com

IVA) nmero com dois decimais O

Neste campo deve ser indicado o valor total

do documento de despesa mesmo que a sua

imputao seja feita em linhas distintas da

listagem de despesa ou que no haja

imputao a 100% ao financiamento.

Valor indicado na

linha de despesa

(sem IVA)

nmero com dois decimais O


Valor do IVA na linha

da despesa nmero com dois decimais O

Taxa de IVA na linha

de despesa nmero com dois decimais O

Exemplos: 21,00 ou 6,00 ou 0,00 (Use o

separador decimal de acordo com o que

estiver definido no computador onde o

ficheiro est a ser preenchido)

Valor a imputar ao

pedido desta linha nmero com dois decimais O

Se a entidade no for ressarcida de IVA, o

valor deste campo a soma de Valor

indicado na linha de despesa (sem IVA) e

Valor do IVA na linha de despesa

Documento de

quitao

Tipo Tipo do documento de quitao 1 ou 2 caracteres, de acordo com cdigo


N de documento Nmero do documento de quitao Texto (max: 50 caracteres incluindo

espaos) O

Data Data do documento de quitao dd-mm-aaaa O

Valor do documento

(com IVA) Valor do documento de quitao com IVA nmero com dois decimais O

Recibo paga vrias

facturas?

Indicao se o recibo paga ou no vrias

facturas 1 caracter F

Se o recibo pagar vrias facturas deve ser

preenchido com S. Caso contrrio deve ser

deixado em branco.

Pagamento

Tipo Tipo de pagamento 2 caracteres, de acordo com cdigo


Referncia Referncia do pagamento Texto (max: 50 caracteres incluindo

espaos) O

Referncia da transferncia, nmero do

cheque, n de lanamento na folha de caixa

(quando o tipo de pagamento for Caixa).

Data do pagamento dd-mm-aaaa O Data da transferncia, data de desconto do

cheque

N extracto bancrio Texto (max: 50 caracteres incluindo

espaos) O/F Facultativo se for pagamento por caixa

Valor pago Valor pago nmero com dois decimais O Valor pago na transferncia

Registo

contabilstico

N de conta Texto (max: 50 caracteres incluindo

espaos) O

Data dd-mm-aaaa O

N do Lanamento Texto (max: 50 caracteres incluindo

espaos) O


Taxa de Imputao ao projecto

Taxa segundo a qual o valor da despesa

referida na linha correspondente (campo

Valor a imputar ao pedido desta linha)

imputado

numrico (at 8 caracteres: 3 dgitos de 0

a 100, mais o separador decimal e quatro

casas decimais)

O

No colocar o smbolo % nesta coluna.

Correcto: 100,00 Incorrecto: 100,00% |

Correcto: 14,243 (ou 14.243 de acordo com

o separador decimal que estiver a usar)

Incorrecto: 14,243%

Na fase da certificao da lista de despesas os campos a preencher so os seguintes:

Campo Descrio Formato

Obrigatrio

(O)/Facultativo

(F)

Observaes

Certificao

Cdigo

Cdigo de conformidade a ser

inserido pelo

ROC|TOC|Responsvel Financeiro

1 caracter (S ou N) O

Observaes Observaes relativas

conformidade


espaos)

O (apenas se

cdigo

certificao for

N)

Campo livre. Consulte, na Tabela 5, possveis

(mas no nicas) observaes

Figura 2 Formato e explicaes sobre a lista de despesas


Tabela 1 - Lista de rubricas de despesa

RH Recursos Humanos

M Misses

C Consultores

AQ Aquisio de bens e servios e outras despesas correntes (para C2008 e seguintes)

DC Outras Despesas Correntes (para Concursos anteriores ao C2008)

AS Aquisio de servios (para concursos anteriores ao C2008)

P Registo de patentes

AE Adaptao de edifcios

E Equipamentos

EG Encargos Gerais

Tabela 2 - Tipo de documento de despesa

FT Factura

FR Factura-Recibo

VD Venda a dinheiro

RV Recibo Verde

AU Acto nico

SS Segurana Social ou Seguro social voluntrio

VE Vencimento

BO Bolsa

AJ Ajudas de custo

NH Nota de Honorrios

RE Recibo de Estorno

NC Nota de Crdito

ND Nota de Dbito

DEG Declarao de Encargos Gerais

Tabela 3 - Tipo de documento de quitao

RC Recibo

FR Factura-Recibo

VD Venda a dinheiro

RV Recibo Verde

AU Acto nico

TR Transferncia bancria

SE Segurana Social (Empresa e Entidades no pblicas) ou Seguro social voluntrio

ST Segurana Social Trabalhador (da responsabilidade da entidade patronal)

NH Nota de Honorrios

RE Recibo de Estorno

NC Nota de Crdito

ND Nota de Dbito

CQ Cheque



Tabela 4 - Tipos de formas de pagamento

CQ Cheque

TR Transferncia bancria

CX Caixa


Tabela 5 - Possveis (no nicas) justificaes associadas a um cdigo de conformidade = N

Despesa indevidamente documentada

Documento incorrectamente contabilizado

Despesa no prevista no projecto ou nas alteraes aprovadas

Despesa fora do perodo de elegibilidade

2.2. EXPLICAES ADICIONAIS

Descrio da despesa. Este campo deve conter uma descrio, com o detalhe possvel, da

despesa que permita a sua anlise. A no obrigatoriedade de entregar cpia de todos os

documentos, como anteriormente, conduz necessidade de mais detalhe na descrio.

tambm neste campo que se justificam taxas de imputao ao financiamento inferiores a 100%.

Para os Encargos Gerais este campo no deve incluir a justificao da taxa de imputao ao

projecto, uma vez que esta resulta da metodologia previamente aprovada pela FCT. Exemplos

de descrio:

Incorrecto: Bolsa de Fulano de Tal

Correcto: Bolsa Maio 09 - Fulano de Tal

( preciso indicar o nome do bolseiro e o perodo a que o pagamento corresponde)

Incorrecto: Inscrio em Conferncia

Correcto: Inscrio ICRA 2010 USA - Prof. Fulano de Tal - (6 a 9 Set.2010)

( preciso indicar a conferncia, o local, quem se inscreveu e a data)

Incorrecto: Viagem Nova Iorque

Correcto: Viagem Nova Iorque (5 a 10 de Set.2010) - Prof. Fulano de Tal - Conf. ICRA

2010

( preciso indicar quem viajou, para onde, em que datas e porqu)

Incorrecto: Ajudas de custo

Correcto: Ajudas de custo4 - Prof. Fulano de Tal - Conf. ICRA 2010 Nova Iorque (5 a 10.Set.2010) ( preciso indicar quem recebeu, onde foi a deslocao, perodo e motivo da deslocao)

4 As despesas com o reembolso de ajudas de custo devem atender ao disposto no Decreto-Lei n 106/98, de 24 de

Abril e no Decreto-Lei n 192/95 de 28 de Julho (para deslocaes ao estrangeiro), no sendo necessrio, no campo Descrio, indicar horas de partida e regresso, nem o valor da ajuda de custo diria.


Correcto: PC- Sony Vaio porttil; este equipamento utilizado, em partes iguais, com o

financiamento PTDC/ABS-MEM/099153/2008 pelo que imputado neste

financiamento a 50%

Correcto: Sensores electrnicos de medio de caudal

Nota importante: A descrio da despesa dever ser a mais completa possvel de modo a

permitir a anlise da sua elegibilidade na ausncia de cpias dos documentos (com excepo

dos documentos da amostra). Descries curtas e pouco claras podero originar a no

elegibilidade das despesas. Por exemplo, na descrio de despesas com bolseiros dever

sempre indicar o nome do bolseiro e o ms a que a bolsa se refere.

Rubrica de despesa. A Tabela 1 tem os cdigos possveis a serem preenchidos neste campo. No

entanto, para cada financiamento s podem ser escolhidas as rubricas oramentais previstas no

Concurso ao abrigo do qual o financiamento em causa foi aprovado. Por exemplo, relativamente

a projectos de investigao:

o Para projectos do Concurso de 2008 e seguintes, as aquisies de servios e despesas

correntes devem ser indicadas como AQ.

o As despesas correntes de projectos anteriores ao Concurso de 2008 devem ser

indicadas com a rubrica DC.

o Nos projectos anteriores ao Concurso de 2008, a rubrica adaptao de edifcios (AE)

no aceite.

Contratao pblica. Nos casos em que a despesa tenha sido efectuada ao abrigo das

disposies da Contratao Pblica, para alm dos dois campos deste grupo, a entidade

beneficiria tem que preencher uma check-list de acordo com a template disponvel para

download (no PCT, na aplicao Ajudas/Documentos de apoio). Esta check-list dever ser

arquivada no dossier do projecto. Cpia autenticada dever ser remetida FCT se a despesa

correspondente for seleccionada na amostra aleatria.

Relativamente a este ponto sugere-se a leitura do documento Contratao Pblica - Notas

Explicativas, disponvel no PCT em Ajudas/Documentos de Apoio.

Identificao do fornecedor. Os campos so auto-explicativos. No caso de fornecedores

estrangeiros, dever ser preenchido com E o campo Se fornecedor estrangeiro. No caso de

fornecedores estrangeiros, o campo do NIPC deve ser preenchido, quando essa informao

existir. Se no existir o campo NIPC deve ser preenchido com nd.

Documento de Despesa.

o Os campos Tipo, N Doc e Data so auto-explicativos. Se um documento de despesa

corresponder a vrios itens com taxas de IVA diferentes, devem ser preenchidas linhas

diferentes por cada taxa de IVA. O mesmo se aplica se os vrios itens corresponderem

a rubricas de despesa distintas. Se o Tipo for NC (Nota de Crdito) ou RE (Recibo de

Estorno) devem ser inseridos com valores positivos nas colunas correspondentes aos

documentos de despesa e de quitao, embora deva ser inscrito com valor negativo na

coluna valor a imputar ao pedido desta linha.

o O campo N de comprovante um campo numrico, a ser preenchido

obrigatoriamente, devendo satisfazer o seguinte princpio bsico: cada documento de

despesa deve ter associado um nico nmero de comprovante e no pode haver um

nmero de comprovante associado a dois documentos distintos, mesmo em anos civis


diferentes. No imposta nenhuma lgica na construo deste nmero, podendo cada

instituio adoptar a que mais lhe convier.

o Se numa lista de despesas um determinado documento de despesa surgir em duas

linhas, ambas devem ter o campo nmero de comprovante preenchido com o mesmo

valor. Igual metodologia se aplica se o mesmo documento for referido em listas de

despesas distintas do mesmo financiamento ou de financiamentos diferentes.

o O significado do campo Valor total do documento (com IVA) auto-explicativo. Mesmo

quando um documento de despesa reportado em vrias linhas de despesa (p.e.,

porque h itens com taxas de IVA diferentes ou porque os vrios itens se referem a

rubrica oramentais diferentes) este campo deve sempre conter o valor total inscrito

no documento de despesa incluindo o IVA.

o Os campos Valor indicado na linha de despesa (sem IVA), Valor do IVA na linha de

despesa, Taxa de IVA na linha de despesa referem-se apenas a uma linha de despesa,

podendo no corresponder totalidade do documento de despesa referido no campo

Valor total do documento (com IVA).

o O campo Valor a imputar ao pedido desta linha est relacionado com o regime de IVA

da instituio beneficiria.

Numa instituio que no seja ressarcida de IVA, constituindo o IVA uma

despesa elegvel do financiamento, este campo a soma dos campos Valor

indicado na linha de despesa (sem IVA) e Valor do IVA na linha de despesa

indicados nesta mesma linha.

Numa instituio que seja ressarcida de IVA (no todo ou em parte) este campo

reflecte o valor mximo elegvel para a despesa reportada nesta linha, i.e., deve

ser a soma de Valor indicado na linha de despesa (sem IVA) com o valor do IVA

que seja elegvel.

O valor elegvel que a instituio beneficiria reporta FCT referente a esta

linha, o produto do valor indicado neste campo e do constante no campo Taxa

de Imputao ao projecto.

Documento de Quitao

o O campo N de documento auto-explicativo e corresponde ao nmero do

documento cujo tipo indicado no campo seguinte Tipo (ver Tabela 3 com tipo de

documento de quitao).

o O campo Valor do documento (com IVA) o valor indicado no documento de quitao

que se est a referir. Pode acontecer que este valor seja maior do que o imputado na

linha de despesa (p.e., porque o documento de quitao corresponde a um

documento de despesa que reportado em vrias linhas ou corresponde a vrios

documentos de despesa do mesmo fornecedor).

Pagamento. Neste conjunto de 5 campos introduzem-se os dados relativos ao pagamento.

o O campo Referncia deve ser preenchido de acordo com o tipo de pagamento. Deve

indicar uma referncia (identificador) da transferncia, ou o nmero do cheque, ou n

de lanamento na folha de caixa, quando o tipo de pagamento for Caixa.

o O campo Data de Pagamento que depende do tipo de pagamento. a data da

transferncia, ou a data em que o cheque foi descontado ou a data em foi feito o

pagamento, se pago por Caixa.


o O campo N do extracto bancrio auto-explicativo. No ser preenchido se o

pagamento tiver sido efectuado por Caixa.

o O campo Valor Pago o valor efectivamente pago pela transferncia bancria, cheque

ou caixa indicados nos campos anteriores. Pode acontecer que o pagamento efectuado

no seja exclusivamente correspondente linha de despesa em que inserido

podendo, por exemplo, corresponder a vrias facturas. No h aqui nenhuma

incompatibilidade.

Registo Contabilstico. Campos so auto-explicativos e dependem do sistema de registo

contabilstico da entidade.

Taxa de imputao ao projecto. Valor entre 0 e 100, com possibilidade de dgitos decimais, que

multiplicado pelo valor indicado no campo Valor a imputar ao pedido desta linha da listagem

de despesa determina o valor que a entidade beneficiria reclama como elegvel para os

elementos da linha correspondente. Exemplos:

o Exemplo 1:

Campo Valor a imputar ao pedido desta linha da listagem de despesa =

518,24

Campo Taxa de Imputao = 50,00

Isto significa que a entidade beneficiria reclama, para esta linha um valor de

259,12

Certificao. De acordo com o atual Regulamento, as despesas elegveis efectivamente

realizadas pelas entidades beneficirias devem ser validadas por um revisor oficial de contas

(ROC), podendo, no caso de pedidos de pagamento com despesa elegvel inferior a 200.000 ou

em empresas no sujeitas certificao legal de contas, por opo do beneficirio, esta

validao ser efectuada por um Tcnico Oficial de Contas (TOC), atravs do qual confirma a

realizao das despesas aprovadas, que os documentos comprovativos daquelas se encontram

correctamente lanados na contabilidade e que o apoio financeiro foi contabilizado nos termos

legais aplicveis. Quando as entidades beneficirias sejam entidades da Administrao Pblica a

certificao referida pode ser assumida pelo competente responsvel financeiro designado pela

respectiva entidade. Os dois campos deste grupo devem ser preenchidos pelo TOC, ROC ou

Responsvel Financeiro (para entidades da administrao pblica) aps a lista de despesa ter

sido submetida sem erros. Se a resposta Conformidade for N, obrigatrio o preenchimento

do campo de Observaes. Disponibilizam-se alguns possveis motivos (ver Tabela 5), mas o

campo de Observaes de texto livre.

A fase da certificao tem que ser posterior submisso de uma lista de despesas. Se, na fase

de submisso, for tentado acrescentar ao ficheiro Excel as duas ltimas colunas com os dados

da certificao, estas sero ignoradas pelo sistema.

O TOC, ROC ou Responsvel Financeiro deve ainda preencher, por cada PP que a instituio

submete, uma Declarao de Conformidade a ser enviada FCT, em papel, com os restantes

documentos (ver Documentos a enviar FCT aps a lacragem).

Esta Declarao apenas dispensada nos casos dos PPs que justifiquem, exclusivamente,

despesas de Encargos Gerais de acordo com o regime forfetrio (implica a submisso de uma

Declarao de Encargos Gerais). No entanto, em todas as situaes, mantm-se a fase de

certificao destas despesas que pressupe, tambm, a verificao da conformidade da

aplicao do mtodo simplificado nos termos comunicados pela FCT.


As templates para TOC ou Responsvel Financeiro (para entidades da administrao pblica)

so iguais, o mesmo no acontecendo com a Declarao de Conformidade a ser preenchida

pelo ROC. As templates esto em anexo e disponveis em formato Word no PCT, em

Ajudas/Documentos de apoio.

2.3. JUSTIFICAO SIMPLIFICADA DE DESPESAS DE ENCARGOS GERAIS (REGIME

FORFETRIO)

Nas condies em que se aplique a justificao de Encargos Gerais atravs do regime forfetrio5, as

despesas devem ser justificadas mediante a submisso de uma Declarao de Encargos Gerais assinada

e carimbada pelo Representante Oficial da Instituio.

Resumidamente, para projetos/instituies exclusivamente financiadas por Oramento de Estado,

passou a ser possvel a justificao de Encargos Gerais atravs de um regime forfetrio, at ao limite de

20% dos custos diretos elegveis de cada projeto (inclui o alargamento deste regime, comunicado aos

respetivos Beneficirios em finais de Maio de 2012, a despesas de Encargos Gerais efetuadas em data

anterior a 1 de Janeiro de 2011).

Relativamente ao preenchimento do formulrio da lista de despesas no caso da submisso de uma

Declarao de Encargos Gerais, os campos obrigatrios devero ser preenchidos da seguinte forma:

Campo de preenchimento obrigatrio Dados a preencher

Descrio de despesa Declarao de Encargos Gerais

Rubrica de despesa EG

Identificao do fornecedor, NIPC Nmero de identificao de pessoa colectiva ou fiscal da

instituio beneficiria que apresenta a declarao

Identificao do fornecedor, Descrio Designao social, nome da instituio beneficiria que

apresenta a declarao

Documento de despesa, Tipo DEG

Documento de despesa, NDoc NA

Documento de despesa, Data Data da declarao

Documento de despesa, N de Comprovante A Instituio deve atribuir um n de comprovante DEG

Documento de despesa, Valor total do documento

(com IVA) Valor da declarao

Documento de despesa, Valor indicado na linha de

despesa (sem IVA) Valor da declarao

Documento de despesa, Valor do IVA na linha da

despesa 0,00

Documento de despesa, Taxa de IVA na linha da

despesa 0,00

5 As condies de aplicabilidade deste procedimento de simplificao foram transmitidas s Instituies envolvidas

por ofcio, encontrando-se, tambm, reflectidas, no documento Orientaes para a justificao de despesas de

Encargos Gerais no mbito de projectos de IC&DT, disponveis na pgina da Internet da FCT.


Documento de despesa, Valor a imputar ao pedido

desta linha Valor da declarao

Documento de quitao, Tipo DEG

Documento de quitao, NDoc NA

Documento de quitao, Data Data da declarao

Documento de quitao, do documento (com IVA) Valor da declarao

Pagamento, Tipo DEG

Pagamento, Referncia NA

Pagamento, Data Data da declarao

Pagamento, N Extracto bancrio NA

Pagamento, Valor pago Valor da declarao

Registo contabilstico, NConta NA

Registo contabilstico, Data Data da declarao

Registo contabilstico, NLanamento NA

Taxa de imputao ao projecto 100

2.4. SIMPLIFICAO DA SUBMISSO DE VALORES DE VENCIMENTOS

Os custos das entidades beneficirias associados a vencimentos tm um conjunto de parcelas, cujo

nmero pode ser elevado, e que podem ser:

Parcela 1 - Remuneraes:

o Valor base do vencimento

o Valor de subsdio de frias ou de Natal

o Subsdio de alimentao

Parcela 2 Descontos valores retidos ao trabalhador e entregues pela entidade beneficiria a

diversas outras entidades (p.e., Segurana Social, Finanas), e que podem conter:

o Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel)

o IRS

Parcela 3 - Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel) contribuio da entidade

empregadora para a Segurana Social ou ADSE do trabalhador

Deste modo,

Custo total do trabalhador para a entidade beneficiria = Parcela 1 +Parcela 3

Valor pago mensalmente e directamente ao trabalhador = Parcela 1 Parcela 2

Para um preenchimento detalhado correspondente ao custo de um trabalhador num determinado ms,

seriam precisas as seguintes linhas:


Valor lquido do vencimento transferido para o trabalhador = Parcela 1 Parcela 2;

Valor da Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel) retida ao trabalhador e pago pela

entidade empregadora Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel);

Valor do ISR do trabalhador, retido a este/a, e entregue pela entidade empregadora

Administrao Fiscal;

Parcela 3 - Valor dos encargos para a Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel) devidos

pela entidade empregadora.

Esta descrio acarreta, no mnimo, um total de 4 linhas por cada vencimento pago num ms e por cada

trabalhador.

No sentido de simplificar a apresentao deste tipo de despesa deixa-se ao critrio das entidades

beneficirias de Projectos de IC&DT adoptar um procedimento simplificado de submisso de despesas

de vencimentos, de acordo com as seguintes regras:

Para cada vencimento pago num determinado ms, surgem apenas duas linhas de despesa

detalhada na lista de despesas:

o Parcela 1 Remunerao (valor ilquido)

o Parcela 3 - contribuio da entidade empregadora para a Segurana Social e ADSE

(ADSE quando aplicvel) do trabalhador

Linha 1 - Na linha correspondente Parcela 1

o Os valores indicados relativos a documento de despesa, documento de quitao e

pagamento so relativos ao valor bruto (embora o valor transferido para o trabalhador

seja inferior) e ao Subsdio de Refeio

o O n do documento de despesa e de quitao correspondem ao recibo do vencimento

do trabalhador (embora nalguns casos este recibo tenha escrito que o trabalhador

recebeu o valor lquido)

o O n de comprovante o relativo ao recibo de vencimento

o O registo contabilstico o respeitante ao recibo de vencimento

o Esta metodologia conduz a que no estejam explcitos na linha de despesa os valores

entregues, por conta do trabalhador, ao Fisco e Segurana Social e ADSE (ADSE

quando aplicvel).

Linha 2 - Na linha correspondente Parcela 3

o Esta linha preenchida sem nenhuma excepo s regras j estabelecidas para

qualquer outra despesa.

Se a Linha 1 vier a ser includa nos documentos da amostra, a entidade beneficiria ter que remeter

FCT no apenas o recibo do vencimento, mas tambm a prova da entrega do valor dos descontos

(Parcela 2).

Chama-se a ateno para o facto de a FCT apenas suportar, como elegvel, um valor de subsdio de

refeio igual ao definido para os trabalhadores da Administrao Pblica, face natureza pblica dos

financiamentos com origem na FCT. Nos casos em que a instituio beneficiria decida atribuir um valor

superior a este subsdio, a taxa de imputao ao projecto deve ser reduzida em conformidade.


2.5. EXEMPLOS DE PREENCHIMENTO

EXEMPLO 1 INSTITUIO NO RESSARCIDA DE IVA. UM DOCUMENTO DE DESPESAS,

DUAS LINHAS DE DESPESA

Factura 2345/07/2009 de 31 de Julho de 2009

Contm:

1 Computador Porttil de 1000 com 20% de IVA = 1200

1 frasco de material de limpeza de computadores de 30 com 5% de IVA = 31,5

Valor total da factura = 1231,5

A entidade beneficiria no ressarcida de IVA

Documento de Despesa

Tipo2) N Doc Data N de

comprovante

Valor total

do

documento

(com IVA)

Valor

indicado

na linha

desta

listagem

de

despesas

(sem/IVA)

Valor do

IVA na

linha

desta

listagem

de

despesa

Taxa (%)

de IVA

na linha

de

despesa

Valor a

imputar

ao

pedido

desta

linha da

listagem

de

despesa

FT 2345/07/2009 31-07-2009 201000456 1231,50 1000,00 200,00 20,00 1200,00

FT 2345/07/2009 31-07-2009 201000456 1231,50 30,00 1,50 5,00 31,50

EXEMPLO 2 INSTITUIO EM PARTE RESSARCIDA DE IVA. TODA A DESPESA IMPUTADA

A ESTE FINANCIAMENTO

Factura 23/08/2009 de 1 de Agosto de 2009

Contm:

1 Computador Porttil de 500 com 20% de IVA = 600

1 frasco de material de limpeza de computadores de 30 com 5% de IVA = 31,5


A entidade beneficiria ressarcida de IVA em 2%

Tipo Data N de

comprovante

Valor total

do

documento

com IVA

Valor

indicado

nesta

linha sem

IVA

Valor

do IVA

desta

linha

Taxa

(%) de

IVA na

linha

de

dspea

Valor a

imputar

ao pedido

destalinha

Taxa de

imputao

ao

projecto

FT 23/08/2009 01-

08-

2009

2010000568 631,50 500,00 100,00 20,00 598,00 100,00

FT 23/08/2009 01- 2010000568 631,50 30,00 1,50 5,00 31,47 100,00


08-

2009

EXEMPLO 3 INSTITUIO EM PARTE RESSARCIDA DE IVA E COM A DESPESA S

PARCIALMENTE IMPUTADA A ESTE FINANCIAMENTO

Factura 428/1-2010 de 23 de Janeiro de 2010

Contm:

1 Motor de corrente contnua 1000 com 20% de IVA = 1200


A entidade beneficiria ressarcida de IVA em 5%

Esta pea de equipamento imputada a 40% ao presente financiamento

Tipo N Data N de

comprovante

Valor total

do

documento

com IVA

Valor

indicado

nesta

linha

sem IVA

Valor

do IVA

desta

linha

Taxa

(%) de

IVA na

linha de

despesa

Valor a

imputar

ao

pedido

desta

linha

Taxa de

imputao

ao

projecto

FT 428/1-

2010

23-01-

2010

201001125 1200,00 1000,00 200,00 20,00 1190,00 40,00


EXEMPLO 4 SUBMISSO DE UMA DECLARAO DE ENCARGOS GERAIS (DEG)

Declarao de Encargos Gerais, no valor de 2.000,00, datada de 23 de Janeiro de 2011


2.6. PROCEDIMENTOS

Explicam-se, de forma breve, as fases principais de submisso de despesa FCT:

Os tcnicos gestores de cada instituio beneficiria do financiamento preparam e apresentam

(Apresentao) no PCT um ficheiro Excel com uma lista de despesas.

O TOC, ROC ou responsvel financeiro da instituio6 certifica (Certificao) cada uma das linhas

dessa lista.

A IP lacra (Lacragem) um conjunto de listas de despesas, constituindo um ou mais PPs.

Aps a lacragem, todas as linhas de cada PP recebem um N de ordem e ficam indicadas as

linhas da amostra aleatria para verificao documental.

A Instituio que submete a despesa deve imprimir o ficheiro pdf que fica disponvel e preparar

a documentao necessria. O envio da documentao FCT efectuado pela IP que deve

receber a documentao das participantes.

2.7. DOCUMENTOS A ENVIAR FCT APS A LACRAGEM

Relativamente a cada PP, a IP ter de enviar FCT, no prazo de 15 dias teis aps a data da lacragem, os

seguintes documentos:

o Lista de despesas (ficheiro pdf trancado disponvel para impresso aps a criao do PP)

devidamente assinada e carimbada pelo Representante oficial da Instituio que submete a

despesa e pelo Investigador Responsvel (IR) do financiamento,

o A Declarao de Compromisso assinada e carimbada pelo responsvel da entidade beneficiria

que submete a despesa. A template encontra-se disponvel no PCT em Ajudas/Documentos de

apoio, e encontra-se em anexo a este documento,

o A Declarao de Compromisso assinada pelo IR do financiamento. A template encontra-se

disponvel no PCT em Ajudas/Documentos de apoio, e encontra-se em anexo a este documento,

o O original da Declarao de Conformidade do ROC|TOC|Responsvel financeiro da entidade

beneficiria que submete a despesa. As templates para as declaraes de conformidade esto

disponveis no PCT em Ajudas/Documentos de apoio, e encontram-se em anexo a este

documento. Devido natureza do procedimento, a instituio fica dispensada do envio desta

declarao7 quando se tratar de um PP que apresente exclusivamente Encargos Gerais atravs

da submisso de uma Declarao de Gastos Gerais,

o A Declarao da situao do IVA da entidade beneficiria que submete a despesa e cpia da

Declarao comprovativa da situao perante o IVA dessa Instituio, emitida pelas Finanas.

Numa fase posterior, quando estes dados forem actualizados no PCT, ser dispensado este

formalismo para cada PP. A template est disponvel no PCT em Ajudas/Documentos de apoio, e

encontra-se em anexo a este documento. Devido natureza do procedimento, a instituio fica

6 Para entidades da Administrao Pblica

7 Apesar de a instituio ficar dispensada do envio da Declarao de Conformidade do ROC/TOC/Responsvel

Financeiro, mantm-se a fase de certificao, uma vez que deve ser verificada a conformidade da aplicao do

regime forfetrio nos termos comunicados pela FCT.


dispensada do envio desta declarao quando se tratar de um PP que apresente exclusivamente

Encargos Gerais atravs da submisso de uma Declarao de Encargos Gerais,

o Cpia dos documentos identificados na amostra aleatria. As entidades beneficirias esto

dispensadas de enviar FCT cpias autenticadas dos documentos das despesas selecionadas

para amostra documental, podendo apenas apresentar uma fotocpia simples dos documentos

originais,

o Sempre que um documento da amostra esteja relacionado com a publicao ou apresentao

de um artigo cientfico ou respeite a situaes nas quais as regras de publicitao8 sejam

aplicveis, evidncia do cumprimento dessas regras (p. ex. cpia das pginas da publicao),

o Cpia autenticada das check-list dos procedimentos de contratao pblica, sempre que

respeitem a despesas seleccionadas na amostra aleatria,

o A Declarao de Encargos Gerais assinada e carimbada pelo Representante Oficial da

Instituio, caso seja submetida no PP despesa de Encargos Gerais de acordo com o regime

forfetrio. A template desta declarao encontra-se disponvel no PCT em Ajudas/Documentos

de apoio e em anexo a este Manual.

Sempre que um PP inclua despesas de Encargos Gerais justificadas com base numa metodologia

de imputao, necessrio o envio dos dados para a verificao das Taxas de Imputao

aplicadas de acordo com a metodologia de clculo previamente aprovada pela FCT.

Importa referir que o processo de anlise do PP por parte dos Tcnicos da FCT apenas se inicia aps

recepo dos elementos acima mencionados.

O no cumprimento do prazo acima mencionado para envio dos documentos poder implicar a

anulao do PP por parte da FCT.

8 Normas de Informao e Publicitao de Apoios para Beneficirios


3. O PORTAL DE CINCIA E TECNOLOGIA

A submisso de despesa efectuada atravs do PCT, em https://pct.fct.mctes.pt/PortalCT/.

A pgina de entrada do PCT est representada na Figura 3.

Figura 3 Pgina de entrada do PCT

Os tcnicos gestores das entidades beneficirias acedem ao PCT atravs dos seus cdigos de acesso

individuais.

Para que os tcnicos gestores, TOCs, ROCs e Responsveis Financeiros (para entidades da Administrao

Pblica) tenham acesso s funcionalidades de submisso de despesas, tm que lhes ter sido delegados

acessos pelos elementos da instituio pertencentes ao grupo de administradores.

4. SUBMISSO DAS LISTAGENS DE DESPESAS

A submisso FCT de PPs com listagens de despesas realizada atravs do PCT, no endereo

https://pct.fct.mctes.pt/PortalCT/.

Tm acesso os tcnicos gestores das entidades Proponente e Participantes a quem os respectivos

responsveis deram delegao de competncia para tal. Tm tambm acesso, se delegado, TOCs, ROCs

e Responsveis Financeiros (no caso de entidades da Administrao Pblica). Cada um destes

intervenientes deve entrar no PCT com os seus dados de acesso.

tambm atravs do Portal que a IP cria um PP atravs da lacragem de lista(s) de despesa(s), contendo

informao de pelo menos uma entidade beneficiria.

A funcionalidade de Gesto de Despesas est dividida em trs fases, que tm que ser realizadas

consecutivamente:


Apresentao,

Certificao,

Lacragem.

Na Figura 4 mostra-se o menu de entrada da funcionalidade de Gesto de Despesas.

Figura 4 Menu de entrada da Gesto de Despesas no PCT

4.1 APRESENTAO

Cada entidade beneficiria (proponente ou participante) submete, atravs do link do financiamento em

que pretende reportar despesa, um ficheiro Excel com uma lista de despesas. Tambm possvel a

edio de linhas de uma lista de despesas previamente submetida em ficheiro, e a remoo integral de

uma lista de despesas ainda em edio.

A Figura 36 contm o organigrama da fase de apresentao de despesa.

A Figura 5 ilustra o menu de entrada da Apresentao. Esto listados todos os financiamentos que o

Grupo de Administradores da instituio beneficiria associou ao utilizador individual que acedeu a esta

pgina. Para cada financiamento indica-se a referncia, o ttulo e o/a IR.


Figura 5 Menu de entrada da Apresentao

A referncia do financiamento um link para acesso ao mesmo.

Financiamentos que tenham tarefas pendentes na fase de apresentao (p.e., listas j apresentadas mas

ainda no enviadas para certificao ou que tenham sido devolvidas para a apresentao a partir da

certificao) esto indicados com um bullet azul e a referncia do financiamento est indicada a bold.

Financiamentos que estejam fechados esto assinalados com um cadeado pelo que no possvel

alterar o estado das despesas ou submeter nova despesa. Este cadeado pode ter origem num Pedido de

Pagamento final submetido por uma instituio ou ter resultado de uma deciso da FCT para situaes

particulares.

4.1.1 FUNCIONALIDADES DISPONVEIS

O PCT fornece um conjunto de funcionalidades de apoio apresentao de listagens de despesa.

Aps a escolha do financiamento no menu representado na Figura 5, so apresentadas as listas de

despesas desse financiamento, o respectivo estado e um conjunto de valores associados a essa lista (ver

Figura 6).

Figura 6 Menu de Apresentao de Despesa para um financiamento previamente escolhido Listas de despesas


Junto referncia e ttulo do financiamento, indicam-se as datas de incio e fim do financiamento como

se indica na imagem seguinte:

Neste menu possvel:

Submeter novas listas de despesas (link Submeter Despesa)

Editar listas de despesas em estado de edio, atravs do boto Visualizar

Remover integralmente listas de despesas em edio, atravs do boto Remover

Visualizar listas de despesas que estejam para Certificar (estado: Para Certificao) ou para

Lacrar (estado: Na Entidade Gestora)

Visualizar Quadro Resumo (link Ver Quadro Resumo)

Os estados possveis de uma lista de despesas so:

Em Edio o tcnico da entidade beneficiria j submeteu a lista de despesas mas ainda no a

enviou para certificao. At a submeter para certificao poder remov-la integralmente

(boto Remover) ou, atravs do boto Visualizar, proceder a alteraes linha a linha. Uma vez

submetida para Certificao, o estado da lista muda e deixa de poder ser editada.

Para Certificao a lista de despesas aguarda que o TOC, ROC ou responsvel financeiro (para

entidades da administrao pblica) procedam certificao, linha a linha, da lista de despesas.

Atravs da aplicao Apresentao, as listas de despesas neste estado podem apenas ser

visualizadas (boto Visualizar) mas no podem ser editadas.

Na Entidade Gestora aps a certificao, os utilizadores que tm acesso funcionalidade de

Certificao podem submeter as listas de despesas para lacragem, que s pode ser feita pela IP

(designada, de modo geral, por Entidade Gestora). Aps esta submisso o estado da lista altera-

se.

Em Trnsito aps a gerao de um PP e at recepo pela FCT dos documentos respectivos.

Aps a lacragem da lista de despesas pela IP (Entidade Gestora) gerado o respectivo PP, passando a

ser possvel a sua visualizao na lista de Pedidos de Pagamento, com indicao do estado Em Trnsito.

Esta informao disponibilizada no menu Apresentao da Instituio que submeteu a lista de

despesas que originou o PP (Figura 7).


Figura 7 - Menu de Apresentao de Despesa para um financiamento previamente escolhido Lista de Pedidos de Pagamento

SUBMISSO DE UMA LISTA DE DESPESAS

Aps a escolha do financiamento em que se pretende submeter a lista de despesas surge o menu

representado na Figura 8. Esta figura representa uma situao em que no tenha havido submisses

anteriores de listas de despesas neste financiamento.

Figura 8 Menu para submisso de despesas de um financiamento que no tem nenhuma lista submetida

Atravs do link Submeter despesa surge o menu indicado na


Figura 9, no qual pode submeter um ficheiro Excel que tenha sido previamente preenchido e que esteja

no computador a partir do qual est a trabalhar no PCT. O modelo do ficheiro Excel est disponvel nesta

janela mas tambm no link de Ajudas \ Documentos de apoio.

Figura 9 Submisso de um ficheiro

Nesta fase, o sistema faz a deteco e identificao de erros correspondentes ao contedo do ficheiro,

por exemplo, preenchimento de todos os campos obrigatrios, formato dos campos, contedos fixos e

definidos no cumpridos (Tabelas 1 a 4), rubricas de despesa inexistentes para o financiamento em

causa. Estes erros impedem a submisso da lista.

Deste modo, o boto Submeter ficheiro conduz a duas possveis situaes:

a) Se existirem erros no contedo do ficheiro Excel (p.e., ausncia de campos obrigatrios,

formatos errados, rubrica inexistente para o financiamento), so indicadas as linhas em que os

erros ocorreram e dada uma pequena explicao do erro, tal como ilustrado na Figura 10.

Deste modo, os erros podem ser corrigidos no ficheiro Excel e este submetido novamente.

Figura 10 Exemplo de lista de erros relativos ao preenchimento do ficheiro Excel

b) Se no existirem erros no contedo do ficheiro Excel essa indicao dada, sendo mostrado

um quadro resumo com os dados submetidos (com rubrica, valores apresentados e nmero de

linhas) como representado na Figura 11. Nesta fase, tem a possibilidade de gravar os dados na

Base de dados da FCT (boto Submeter lista) ou de cancelar a submisso (boto Cancelar

submisso).


Figura 11 Exemplo do resultado da submisso de um ficheiro Excel sem erros de contedo

A coluna Valor Total Apresentado representa o produto dos campos Valor a imputar ao pedido desta

linha da listagem de despesa e de Taxa de imputao ao projecto.

Nota: se, num financiamento, submeter uma lista de despesas tendo j uma em estado

Em Edio, os valores da ltima submisso sero adicionados aos j existentes em Edio.

DETECO E IDENTIFICAO DE ERROS E ALERTAS

Para alm da deteco de erros que impedem a submisso do ficheiro Excel j referidos anteriormente,

o sistema realiza um conjunto de validaes adicionais. O resultado destas validaes surge (ver Figura

12) quando a lista j est em Edio, aps escolha do boto Visualizar.

Figura 12 Exemplo de lista de erros e alertas de uma lista de despesas submetida


Estas validaes podem originar erros (E) e alertas (A). Os erros impedem que as Instituies submetam

para Certificao uma lista em Edio, enquanto os alertas so apenas avisos que no impedem o envio

para certificao. No caso de erros associados a uma linha indicada qual a linha e a rubrica a que

correspondem.

Os erros e alertas que se apresentam na Figura 13 so mostrados s Instituies sempre que editam

uma lista em edio. Outros podero vir a ser acrescentados.

Erro /

Alerta Descrio

E Despesa suportada por Recibo de Estorno e com valor a imputar positivo

E Despesa suportada por Nota de Crdito e com valor a imputar positivo

E Despesa realizada em data posterior data de finalizao deste financiamento- tipo doc. despesa no SS

E Despesa realizada em data posterior data de finalizao deste financiamento- tipo doc. despesa SS

E Data do documento de despesa posterior presente data

E Valor a imputar nesta linha maior que o valor total do documento

E Pagamento: Nmero extracto bancrio obrigatrio

E Existe(m) outra(s) linha(s) com o mesmo n do documento de despesa e que no tm o mesmo n. de

comprovante

E Existe(m) outra(s) linha(s) com o mesmo n. de comprovante e que no tm o mesmo documento de despesa

E Valor indicado na linha de despesa (s/IVA) inferior ou igual ao valor do IVA na linha da despesa

E Valor do IVA na linha da despesa superior ou igual ao valor total do documento (com IVA)

E Valor total do documento (com IVA) inferior soma do Valor indicado na linha de despesa (s/IVA) com o Valor do

IVA na linha da despesa

E Valor a imputar ao pedido desta linha da listagem de despesa superior soma do Valor indicado na linha de

despesa (s/IVA) com o Valor do IVA na linha da despesa

E Data de Pagamento invlida

E Data do documento de quitao posterior presente data

E Data de pagamento posterior presente data

E Data do registo contabilstico posterior presente data

E O tipo de documento de despesa DEG no vlido para este financiamento

E A data da Declarao de Encargos Gerais anterior a 01 de Janeiro de 2010

E Valor da coluna Valor indicado na linha de despesa (s/ IVA) maior que o valor da coluna Valor a imputar ao

pedido desta linha

E Taxa de IVA maior do que zero e menor ou igual que 1

E Taxa de IVA zero e valor do IVA nesta linha no nulo

A Despesa realizada em data anterior data de incio deste financiamento

A Data do documento de quitao anterior data de incio do financiamento

A Data do documento de quitao anterior data do documento de despesa

A Valor pago diferente do valor do documento de quitao

A Se elegveis na totalidade, as despesas de Encargos Gerais excedem 20% da soma das despesas directas elegveis

com as despesas directas lacradas e ainda no analisadas e as agora apresentadas

A Despesa apresentada na rubrica xxx, que no consta do oramento actual da Instituio

A Saldo oramental da rubrica xxx ascende a xxx, no comportando a totalidade das despesas apresentadas, nesta

rubrica, na presente lista de despesas

A Valor total com IVA do documento de despesa negativo

A Valor total sem IVA do documento de despesa negativo

A Valor IVA do documento de despesa negativo


A Valor do documento de quitao negativo

A Valor do pagamento negativo

A Despesa no suportada por Recibo de Estorno ou Nota de Crdito9 e com valor linha negativo

A Data do registo contabilstico anterior data do documento de despesa

A Data de Pagamento anterior data do Documento de Despesa

A Valor do documento de despesa igual a zero

A Valor do documento de quitao igual a zero

A Valor do documento de pagamento igual a zero

A Valor do documento de pagamento menor que o valor do documento de despesa

A Valor do documento de quitao menor que o valor do documento de despesa

Figura 13 Quadro resumo de Erros e Alertas

EDIO DE LISTAGENS

Enquanto uma listagem de despesas estiver em edio (estado = Em Edio), i.e., enquanto o tcnico

estiver a trabalhar nela e no a tiver submetido para certificao, as linhas da lista de despesas podem

ser editadas ou removidas (boto Visualizar).

Quando na funcionalidade de Apresentao, se pede para visualizar uma lista de despesas em edio

(ver Figura 14) surge uma descrio resumida da lista de despesas tal como representada na Figura 15.

Figura 14 Menu do estado das listagens de despesas na funcionalidade Apresentao

9 Recibo de Estorno ou Nota de Crdito dever ser registado com valores positivos no formulrio da lista de

despesas, nas colunas referentes aos documentos de despesa e quitao, embora deva ser inscrito com valor

negativo na coluna valor a imputar ao pedido desta linha.


Figura 15 Resumo inicial da edio de uma lista de despesas em que foi solicitada visualizao

No caso do exemplo representado na Figura 15, e uma vez que no h erros que impeam o envio para

certificao, est visvel o boto Submeter para certificao.

A edio, linha a linha, para as despesas de cada conjunto de rubricas, faz-se expandindo (ver seta

vermelha na Figura 15) cada rubrica. A Figura 17 mostra um exemplo de como editar uma linha de

despesa da rubrica de Equipamentos. Para ver todos os detalhes de uma linha, use o boto + (ver

indicao a vermelho na Figura 16). Nesta figura cada despesa est indicada por um n, que representa

o n de linha das despesas que foram organizadas por rubricas oramentais.


Figura 16- Actuao para editar uma linha de despesa da rubrica de Equipamentos


Figura 17 Edio de uma linha numa lista de despesas

Fazendo um duplo clique no campo que pretende editar pode alterar o seu valor. Para guardar as

alteraes ou terminar deve clicar num dos dois botes que surgem.

Figura 18 Botes para gravar alteraes ou terminar edio da linha

Aps a edio dever clicar no boto Validar (ver Figura 16), de forma a validar as alteraes efectuadas

ou detectar novos erros ou alertas que possam ter sido introduzidos na fase de edio.

Atravs do boto Remover ainda possvel remover uma linha de uma lista de despesas.

Neste menu d particular ateno indicao sobre a existncia de erros e alertas. Se tiver erros no vai

poder enviar a listagem para certificao. Neste caso poder:

Editar as linhas que contm erros at os eliminar;

Optar por remover integralmente a listagem de despesas, fazer as correces no ficheiro Excel

original e voltar a submeter o ficheiro.

SUBMETER PARA CERTIFICAO

Sempre que uma lista de despesas no estado Em Edio no contenha erros, aparecer o boto

Aps esta clicar no boto, a lista passa para o estado Para Certificao e deixa de poder ser editada.

QUADRO RESUMO

ainda disponibilizado, atravs do link Ver Quadro Resumo (Figura 6), um quadro resumo com as

informaes constantes da Figura 19:

A B C D = B - C E

F G = D - (E1+E2+F) E1 E2

Rubricas de

Despesa

Oramento

aprovado

Despesa

elegvel

total

(Despesa

elegvel)

Saldo

oramental,

incluindo

apenas os

PPs j

analisados

pela FCT

(Saldo

oramental

Despesa

submetida

pela

Instituio

e ainda no

lacrada

pela IP

(Despesa

submetida)

Despesa

submetida

pela

Instituio,

j lacrada

pela IP mas

ainda no

analisada

pela FCT

Montante

total de

despesa

apresentada

na lista de

despesas em

edio

(Despesa em

edio)

Saldo oramental

estimado

(Saldo estimado)


) (Despesa

lacrada)

Rubrica 1 (a)

Rubrica 2 (a)

.. (a)

Total

Figura 19 Quadro resumo com a situao de cada financiamento

4.2 CERTIFICAO

Quando uma entidade beneficiria d por concluda a fase de apresentao, o respectivo TOC, ROC ou

responsvel financeiro no mbito da administrao pblica tem que certificar as despesas.

Para isso, esse utilizador deve entrar no portal com as suas credenciais de utilizador individual.

Previamente, os elementos da instituio pertencentes ao grupo de administradores devem ter-lhe

dado acesso funcionalidade de Certificao.

A Figura 37 contm o organigrama da fase de certificao de despesas.


Quando se entra na aplicao de Certificao, a lista de financiamentos tem a identificao (com um

bullet a azul e a referncia do financiamento a bold) dos que tm tarefas pendentes, ou seja listas no

estado de certificao e ainda no submetidas para lacragem. Com um cone que representa um

cadeado indicam-se financiamentos que esto fechados pelo que no possvel alterar o estado das

listas de despesas.

Aps a escolha do financiamento que se pretende certificar, surge o menu representado na Figura 20.

Nesse menu dever clicar no boto Visualizar para certificar as linhas de despesa de uma lista.

Figura 20 Menu de certificao para um dado financiamento

No menu obtido, necessrio percorrer as linhas de todas as rubricas oramentais. Em cada rubrica

existe a possibilidade de:

Para cada linha de despesa responder com Sim ou No certificao. A resposta Sim no

carece de gravao. A resposta No requer o preenchimento do campo de observaes e de

gravao. Enquanto a lista estiver para certificao a resposta poder ser sempre revertida.

Certificar com Sim todas as linhas de despesa de uma dada rubrica que ainda no tenham

resposta Sim ou No, sendo esta aco desencadeada pela marcao de uma Check-Box.

Tambm esta aco pode ser revertida linha a linha, i.e., aps marcar com Sim todas as linhas

da rubrica ainda no certificadas, possvel alterar a certificao de uma linha alterando de Sim

para No, ou de No para Sim.


A Figura 21 exemplifica o menu obtido quando se escolhe a rubrica de Equipamentos. Surgem todas as

despesas desta rubrica, com indicao das que j foram certificadas e se a certificao foi positiva

(smbolo S) ou negativa (smbolo N). As linhas que ainda no foram certificadas no tm qualquer

indicao.

Figura 21 Menu para certificao para uma dada rubrica

No topo deste menu, encontram-se indicados:

Nmero de linhas submetidas,

Nmero de linhas certificadas (ou seja, aquelas em que o utilizador autorizado j respondeu S

ou N nos campos da certificao),

Nmero de erros (correspondente ao nmero de linhas por certificar, ou seja, sem smbolo S ou

N, pelo que medida que a certificao for sendo efectuada o nmero de erros vai

diminuindo),

Nmero de alertas (correspondentes aos alertas existentes na fase de apresentao das

despesas no momento da submisso para certificao, podendo, caso existam, serem

visualizados pelo TOC/ROC/Responsvel Financeiro).

A Figura 22 ilustra a certificao de uma linha de despesa. Depois da descrio da despesa surge a

pergunta sobre a certificao, devendo ser escolhida uma opo (S ou N). Se a opo escolhida for N

surge um campo de Observaes que tem que obrigatoriamente ser preenchido. Na Tabela 5 do-se

sugestes (no nicas) de motivos de no conformidade atestada pelo TOC, ROC ou Responsvel

Financeiro.


Figura 22 Certificao da despesa de uma linha

Figura 23 Menu para resposta da certificao

Se a resposta for No, como indicado na Figura 23, use o boto Gravar Certificao ou Terminar.

Se a resposta for Sim, surge o menu seguinte no sendo necessrio fazer gravao.

Ambas as situaes de certificao (Sim ou No) podem ser revertidas, i.e., uma certificao com Sim

pode ser revertida para No e vice-versa.

Para todas as linhas de uma dada rubrica, existe a possibilidade de certificar, em bloco, com SIM todas

as linhas que ainda no tenham sido certificadas. A Figura 24 representa uma situao em que na

rubrica de Misses, com 9 linhas, duas j esto certificadas. Assinalando a Check-Box final Certificar

com Sim todas as linhas de despesa por preencher desta rubrica, e aps confirmar que pretende

realizar essa aco (ver Figura 25), todas as linhas que ainda no estavam certificadas ficam com SIM

(ver Figura 26).


Figura 24 Possibilidade de certificar em bloco todas as linhas ainda no certificadas

Figura 25 Pedir certificao global e confirmao de aco


Figura 26 Resultado da aco de certificao em bloco

SUBMETER PARA LACRAGEM

Quando todas as linhas tiverem sido certificadas, e consequentemente no houver erros (verificao

que pode ser realizada atravs do boto Validar), o utilizador pode submeter a lista de despesas para

lacragem pela IP, atravs do boto Submeter Para Lacragem (Figura 27).

Figura 27 Menu de submisso para lacragem

Aps submisso para lacragem bem sucedida, a lista de despesas passa para o estado Na Instituio

Gestora, sendo sempre possvel a sua visualizao por parte do TOC, ROC ou Responsvel Financeiro

atravs do boto Visualizar (Figura 28).


Figura 28 Menu de certificao aps submisso para lacragem

Nesta fase, igualmente possvel consultar o Quadro Resumo atravs do link Ver Quadro Resumo, o

qual se encontra actualizado de acordo com a fase em que o processo se encontra.

DEVOLVER PARA EDIO

Para ser possvel fazer correces em linhas de despesa quando uma lista est em estado Para

Certificao, existe a possibilidade de devolver a lista (i.e., todas as linhas de despesa da lista) para o

estado Em Edio.

Para isso, use o boto Devolver tal como est indicado na figura seguinte.

Nota: quando fizer esta aco perde as certificaes j efectuadas, e as linhas da lista devolvida sero

adicionadas a outras que j estejam em edio.

O tcnico que submeteu esta lista para certificao receber um e-mail informando desta devoluo.

4.2.1 DOCUMENTAO APS CERTIFICAO

Aps a certificao, o ROC, TOC ou responsvel financeiro no mbito da administrao pblica tem que

preencher e assinar uma Declarao de Conformidade10

, cujo modelo est disponvel no PCT em

Ajudas/Documentos de apoio, e que se reproduz no Anexo da Seco 7.

10

Excepto quando se tratar de um PP que justifique exclusivamente despesas de Encargos Gerais atravs do regime

forfetrio.


Existem diferentes modelos de declarao para entidades beneficirias com co-financiamento FEDER e

com financiamento exclusivamente por fundos do Oramento de Estado. fundamental que seja

escolhida a template correcta.

4.3 LACRAGEM

A lacragem de um PP s pode ser efectuada por um tcnico da IP.

A IP pode visualizar as suas listagens de despesas e as relativas s instituies Participantes, j

certificadas pelo TOC, ROC ou responsvel financeiro.

S h um PP final para cada projecto, independentemente do nmero de instituies beneficirias do

projecto. Depois de lacrado o PP final, nenhuma instituio do projecto pode apresentar mais despesas.

Esse financiamento surge associado a um cone que um cadeado.

A Figura 38 contm o organigrama da fase de lacragem de despesas.


Quando se entra na aplicao de lacragem, a lista de financiamentos tem a identificao (com um bullet

a azul e a referncia do financiamento a bold) dos que tm tarefas pendentes, ou seja listas no estado

na Instituio Gestora e que ainda no foram includas num PP. Com um cone que representa um

cadeado indicam-se financiamentos que esto fechados pelo que no possvel alterar o estado das

listas de despesas.

Aps a escolha do financiamento, so apresentadas as listas de despesas desse financiamento que se

encontram em condies de lacrar por parte da IP, com indicao do respectivo estado (Na Instituio

Gestora) e um conjunto de valores associados a essa lista (ver Figura 29).

Figura 29 - Menu de lacragem para um dado financiamento

Em fase anterior lacragem da lista de despesas e atravs do boto Visualizar, possvel a IP aceder ao

quadro resumo da listagem para lacragem, onde se apresentam os alertas da fase de apresentao, bem

como a informao respeitante s despesas submetidas por rubrica oramental.

Atravs do link Lacrar despesa (ver Figura 29), fica disponvel o menu com as listas de despesas

disponveis para lacragem (ver Figura 30).


Figura 30 Menu de listas de despesas disponveis para lacragem

Ao clicar no boto Lacrar de uma ou mais listas, as listas escolhidas vo sendo agrupadas e includas em

listas de despesa seleccionadas para lacragem (Ver Figura 31 e Figura 32).

Figura 31 Menu de listas de despesa seleccionadas para lacragem Uma lista seleccionada para lacragem


Figura 32 - Menu de listas de despesa seleccionadas para lacragem Duas listas seleccionadas para lacragem

Aps seleccionadas todas as listas de despesas que pretende lacrar, deve escolher o boto Lacrar listas.

Com excepo do ltimo PP (PP final), cada PP a apresentar FCT deve reportar-se a um valor mnimo

de despesa efectivamente paga de montante igual ou superior a 10% ou a 50.000 do financiamento

global atribudo ao projecto.

Este valor mnimo refere-se ao oramento global do projeto, e no ao valor oramentado para uma

dada entidade beneficiria.

Assim, pode acontecer que, ao tentar lacrar um PP, lhe aparea a mensagem seguinte:

Se este no mesmo o ltimo PP do projecto, (i.e., se pretende vir a apresentar mais despesa para este

mesmo projecto), ter que esperar ter mais listas certificadas para poder lacrar um PP que represente,

no mnimo 10% do oramento do projecto ou 50.000. Se este representa o PP final, ento, antes de

clicar no boto Lacrar listas, dever ser preenchida a checkbox ltimo Pedido de Pagamento.

Nota: h apenas um PP final para cada projecto, independentemente do nmero de instituies

beneficirias do projecto. Depois de lacrado o PP final, nenhuma instituio do projecto pode

apresentar mais despesas.


, assim, gerado o PP correspondente s listas de despesas lacradas, o qual pode ser consultado na lista

de Pedidos de Pagamento, conforme Figura 33. Esta lista inclui os PPs criados, o respectivo estado e um

conjunto de valores associados.

Os estados possveis de um PP so:

Em Trnsito o tcnico da IP j criou o PP, mas a documentao a enviar FCT, identificada na

seco 2.5. do presente manual, ainda no foi recepcionada.

Enviado FCT quando a documentao acima mencionada recepcionada pela FCT.

Em Anlise PP cuja anlise por parte da FCT j se iniciou, mas ainda no se encontra

concluda.

Analisado - quando a FCT conclui e lacra a anlise de um PP, sendo o mesmo contabilizado para

efeitos de despesa justificada.

Figura 33 Menu de Pedidos de Pagamento criados

Sempre que as listas de despesas lacradas incluam despesas de mais do que uma Instituio, so

gerados PPs diferentes (um para cada Instituio). O mesmo acontece se, simultaneamente, cada

Instituio submeter despesas directas e despesas de encargos gerais, sendo automaticamente gerados

PPs distintos, um referente a despesa directa e outro a despesa de encargos gerais.

DEVOLVER PARA EDIO

Para ser possvel fazer correces em linhas de despesa quando uma lista est em estado Na Instituio

Gestora, existe a possibilidade de devolver a lista (i.e., todas as linhas de despesa da lista) para o estado

Em Edio.

Para isso, use o boto Devolver tal como est indicado na figura seguinte.


Nota: quando fizer esta aco perde as certificaes j efectuadas, e as linhas da lista devolvida sero

adicionadas a outras que j estejam em edio.

O tcnico que submeteu esta lista para certificao receber um e-mail informando desta devoluo.

4.3.2 DOCUMENTAO APS LACRAGEM

Aps a criao do PP e escolha do boto Visualizar (ver Figura 33) disponibilizado o quadro resumo da

listagem, onde possvel visualizar as despesas submetidas por rubrica oramental e o boto Gerar

Documentao.

Ao expandir cada uma das rubricas so identificadas, com o smbolo , as despesas sobre as quais

incide a amostra documental (ver Figura 34).

Atravs do boto Gerar Documentao ir aceder ao ficheiro pdf com a lista de despesas do PP. No

referido ficheiro so igualmente identificadas as despesas seleccionadas para a amostra documental.

Figura 34 - Menu do quadro resumo da listagem Instituio Proponente


No caso do PP corresponder a despesa submetida por uma Instituio que no a Proponente, a

informao constante da Figura 34 encontra-se disponvel no menu Apresentao dessa Instituio (ver

Figura 35), permitindo mesma:

Imprimir a respectiva lista de despesas (atravs do boto Gerar Documentao),

Identificar as despesas pertencentes amostra documental.

Figura 35 - Menu do quadro resumo da listagem Instituio Participante


Figura 36 Organigrama da Apresentao de Despesa

Figura 37 Organigrama da Certificao de Despesas


Figura 38 Organigrama da Lacragem de Despesa


5. AJUDAS, CONTACTOS E INFORMAES ADICIONAIS

O PCT dispe de um conjunto de Ajudas que incluem FAQs e documentos de apoio que podero ser

consultados para esclarecimentos adicionais (Figura 39 e Figura 40).

Figura 39 Ajudas do PCT

Figura 40 Ajudas sobre as diversas fases da gesto de despesas

No link Documentos de Apoio encontrar ficheiros Excel, Word e pdf que poder utilizar na submisso

de listas de despesas e envio de PPs FCT.

As questes devem ser remetidas para o endereo de e-mail [email protected].


6. ANEXO CHECK LIST DA CONTRATAO PBLICA

Veja esclarecimentos adicionais no documento Contratao Pblica Notas Explicativas no PCT, em

Ajudas /Documentos de Apoio.

FICHA DE VERIFICAO

BENEFICIRIO

(ARTIGO 2 n 1)

A PREENCHER PELO BENEFICIRIO PARA CADA PROCEDIMENTO

DE CONTRATAO PBLICA

O Beneficirio confirma que na informao abaixo prestada tomou em considerao o disposto

na legislao aplicvel.

Elementos do Projecto

Designao da Instituio

N. do Projecto

Elementos da Contratao Pblica Objecto do Contrato

Adjudicatrio Identificao

Data Adjudicao

Valor do Contrato (s/IVA)

Tipo de Procedimento

Ajuste Directo

Concurso Pblico

Concurso Limitado por Prvia Qualificao

Procedimento de Negociao

Dilogo Concorrencial

Data de incio do procedimento da contratao (deciso

de contratar)

Ficha de verificao

Procedimentos

Aspectos Gerais

Confirmao da

Entidade Beneficiria

Informaes/ Documentos ou

autorizao para acesso ao

procedimento on-line

Observaes

Sim No NA

1. Existe uma deciso juridicamente vlida sobre a

abertura do Procedimento?

Indicao da data do

Desp./Deliberao

2. O tipo de procedimento adoptado est de acordo com o

valor do contrato?

Indicao do valor do contrato

(sem IVA)

3.

Se o tipo de procedimento adoptado, tiver sido

independente do valor do contrato encontra-se o

mesmo adequadamente fundamentado?

Juntar obrigatoriamente

fundamentao

4.

No caso do fornecimento, obra ou servio, constituir um

lote, a aplicao da legislao vigente em matria de

contratao pblica teve em conta o valor agregado de

todos os lotes?

No caso do fornecimento, obra

ou servio, constituir um lote,

juntar justificao para essa

diviso, bem como a

identificao dos contratos ou

procedimentos em curso e

respectivos valores


Procedimentos

Aspectos Gerais

Confirmao da

Entidade Beneficiria

Informaes/ Documentos ou

autorizao para acesso ao


Observaes

Sim No NA

5. Houve lugar a publicao de Anncio de Pr-

Informao, nos termos do modelo legalmente definido?

Em caso afirmativo evidenciar a

data de publicao no JOUE

6. Houve lugar a Anncio Peridico Indicativo no JOUE? Em caso afirmativo indicar a data

de publicao no JOUE

NA No Aplicvel

Procedimento

Ajuste Directo

Confirmao da

Entidade

Beneficiria

Informaes/

Documentos ou

autorizao para

acesso ao


Observaes

Sim No NA

1.

Regime

Simplificad

o

1.1 O contrato de montante igual ou inferior a

5.000?

Factura ou documento

equivalente que suporta

a adjudicao

1.2 A durao do contrato igual ou inferior a 1 ano

a contar da deciso de adjudicao?

1.3 O preo contratual foi objecto de alguma reviso?

2.

Por Convite

2.1 O contrato de montante superior a 5.000 e

inferior a 75.000?

Cpia do Contrato

(quando aplicvel)

2.2 Existiu

convite para

proposta?

1 Entidade Cpia do(s) Convite(s) e

Caderno de Encargos

2.3 Vrias Entidades

2.4 Havendo convites a mais do que uma entidade

existiu processo de negociao?

2.5 Qual o

critrio de

adjudic.?

Proposta economicamente mais

vantajosa.

2.6 Mais baixo preo.

2.7 Houve constituio de jur na conduo do

processo negocial?

2.8 Foi elaborado Relatrio Preliminar?

2.9 Houve audincia prvia nos momentos

adequados?

Cpia da audincia

prvia

2.1

0 Foi elaborado Relatrio Final? Cpia do Relatrio Final

2.1

1

As entidades convidadas j foram entidades

adjudicatrias no ano do lanamento deste

procedimento e simultaneamente nos dois anos

econmicos anteriores?

Cpia dos Contratos

(quando aplicvel)

3. Foi solicitado ao adjudicatrio documento de habilitao

(certido de registo criminal de quem o obriga)?

4. Foi efectuada publicitao no portal da internet?

(www.base.gov.pt)

5. Trata-se de um contrato celebrado no mbito de um Concurso de

Concepo?

6. Trata-se de um contrato celebrado com recurso Central de

Compras?

7. Trata-se de contratos celebrados ao abrigo de Acordos-Quadro?

NA No Aplicvel

Procedimento

Concurso Pblico

Confirmao da

Entidade

Beneficiria Informaes/

Documentos Observaes

Sim No NA

1. O contrato de montante inferior ao limiar da Directiva? Cpia do Contrato

2. Foi efectuada adequada

publicitao?

JOUE

Cpia do Anncio

DR

Plataforma Eletrnica

3. Quais as peas do

procedimento?

Programa de Concurso

Cpias do Programa de

Concurso e Caderno de

Encargos

Caderno de Encargos

4. O programa de concurs

Documents

Anexo 1 - Manual de Submissão de Listagens de Despesas