ApostilaExcel2003

Microsoft Excel 2003 1 Prof. Tiago Kautzmann ‐ www.tiagokautzmann.com.br

MICROSOFT EXCEL 2003

O Excel é o mais tradicional editor de planilhas eletrônicas do mercado da Informática. Pertence ao conjunto de softwares para escritório Office, da Microsoft. Como ele, é possível criar planilhas financeiras para uso pessoal ou empresarial. O Excel possui as ferramentas necessárias para que o usuário crie suas fórmulas de acordo com sua necessidade. Os documentos podem ser salvos como página da web. Permite criar fórmulas utilizando, desde cálculos simples como soma, subtração, divisão e multiplicação, até funções financeiras. Nesta apostila usaremos como base a versão 2003 do Excel.

Uma janela do Excel 2003 possui a seguinte estrutura:

Dentro desta estrutura de janela do Excel 2003, é muito importante entender a função dos botões das duas principais barras de ferramentas do Excel: Padrão e Formatação. A Barra de Ferramentas Padrão é composta pelos seguintes botões:

NOVO – Nova pasta de trabalho em branco.

OBS: No Excel o documento é chamado de pasta de trabalho. Dentro de uma pasta de

trabalho existem várias planilhas. CTRL+O

ABRIR – Abrir um documento (pasta de trabalho)

existente. Atalho: CTRL+A


SALVAR – Salva o documento (pasta de trabalho) atual. Se o documento não tiver sido salvo anteriormente, solicita o nome do arquivo e o local para salvar. Atalho: CTRL+B

PERMISSÃO – Utilizando o Gerenciamento de Direitos da Informação, o Office 2003 ajuda a evitar que emails e documentos confidenciais sejam encaminhados, editados ou copiados por pessoas não autorizadas. Para configurar as permissões, clique no menu Arquivo, opção Permissão.

EMAIL – Possibilita o envio do documento

(pasta de trabalho) aberto como anexo via correio eletrônico (e‐mail).

IMPRIMIR – Imprime o documento aberto. Atalho:

CTRL+P

VISUALIZAR IMPRESSÃO – Visualiza como o documento (pasta de trabalho) aberto será impresso no papel.

ORTOGRAFIA E GRAMÁTICA – Faz a verificação ortográfica no documento (pasta de trabalho) aberto. Atalho: F7

PESQUISAR – Pesquisa termos em livros de referências como dicionários de sinônimos e tradução.

RECORTAR – Recorta o conteúdo selecionado no documento e envia para a área de transferência. Atalho: CTRL+X

COPIAR – Copia o conteúdo selecionado no documento e envia para área de transferência. Atalho: CTRL+C

COLAR – Cola o conteúdo da área de transferência no local desejado pelo usuário (posição do cursor). Atalho: CTRL+V

PINCEL – Copia a formatação do conteúdo selecionado no documento (pasta de trabalho).

DESFAZER – Desfaz alterações anteriores. Quando está em tom acinzentado, significa que não possui histórico anterior. Atalho: CTRL + Z

REFAZER – Refaz as alterações anteriores. Quando está em tom acinzentado, significa

que não possui histórico anterior. Atalho: CTRL + R

INSERIR HIPERLINK – Insere um atalho para qualquer tipo de arquivo ou endereço na rede (outros

documentos do Word, documentos de Excel, imagens, URLs de internet, entre outros).

AUTOSOMA – Insere automaticamente a função SOMA na célula selecionada no documento (pasta de trabalho). Clicando na seta ao lado do ícone é possível inserir rapidamente outras funções tradicionais como MEDIA, CONTAR, MAX, MIN, podendo ainda escolher outras funções.

CLASSIFICAÇÃO CRESCENTE – Classifica o conteúdo das células selecionadas em ordem crescente.

CLASSIFICAÇÃO DECRESCENTE ‐ Classifica o conteúdo das células selecionadas em

ordem decrescente.

ASSISTENTE DE GRÁFICO – Abre um assistente para a inserção de gráficos como gráfico de pizza, coluna,

barras, linhas, entre outros. A idéia da utilização de gráficos é representar graficamente o significado das

informações contidas nas células.

DESENHO – Abre a barra de ferramentas para inserção de desenhos, WordArt,

organogramas, clip‐arts, caixas de texto, arquivos de imagens e criação de desenhos.

ZOOM – Permite configurar o zoom de visualização do documento (pasta).

AJUDA DO EXCEL – Entra na ajuda do Excel. Tecla de Atalho: F1


A Barra de Ferramentas Formatação é composta pelos seguintes botões:

FONTE E TAMANHO

DA FONTE – Configuram a fonte e o tamanho da fonte que serão utilizadas em células com conteúdo de texto.

NEGRITO – Formata o texto selecionado para negrito.

Atalho: CTRL+N

ITÁLICO – Formata o texto selecionado para itálico: Atalho: CTRL+I

SUBLINHADO – Formata o texto selecionado para sublinhado. Atalho: CTRL+S

ALINHAR À ESQUERDA – Alinha o conteúdo da célula selecionada à esquerda.

CENTRALIZAR – Centraliza o texto da célula selecionada.

ALINHAR À DIREITA – Alinha o texto da célula selecionada à direita.

MESCLAR E CENTRALIZAR – Mescla as células selecionadas e centraliza o conteúdo.

ESTILO DE MOEDA – Configura o conteúdo das células selecionadas com estilo de moeda.

ESTILO DE PORCENTAGEM – Configura o conteúdo das células selecionadas com estilo porcentagem.

SEPARADOR DE MILHARES – Configura o conteúdo de células com separador de milhares. Apenas para células com números.

AUMENTAR CASAS DECIMAIS – Aumenta uma casa decimal. Apenas para células com números.

DIMINUIR CASAS DECIMAIS – Diminui uma

casa decimal. Apenas para células com números.

DIMINUIR RECUO – Diminui o nível do recuo do

conteúdo da célula selecionada.

AUMENTAR RECUO – Aumenta o nível do recuo do conteúdo da célula selecionada.

BORDA – Configura bordas para a célula selecionada.

COR DE PREENCHIMENTO – Configura a cor de preenchimento da célula selecionada.

COR DA FONTE – Configura a cor da fonte utilizada na célula selecionada.

Outro botão importante, localizado na barra de fórmulas é o que tem o objetivo de inserir uma função em uma fórmula de

célula ativa. Veremos mais adiante o que é uma função em fórmulas.

PASTAS

Já foi dito anteriormente que um documento do Excel recebe o nome de PASTA DE TRABALHO. Cada pasta de trabalho pode possuir várias planilhas.

A janela ao lado mostra um documento cujo arquivo foi salvo com o nome AulaExcel. Significa que a PASTA DE TRABALHO

foi salva com o nome AulaExcel. Esta pasta de trabalho possui três (3) planilhas. OBS: A extensão de um arquivo de pastas

de trabalho salvo pelo Excel 2003 é o XLS (.xls). Modelos de documentos do Excel são salvos com a extensão XLT (.xlt)


Planilhas

Planilhas eletrônicas, também conhecidas como folhas de cálculos, utilizam tabelas para a realização de cálculos ou apresentação de dados. Cada tabela é formada por uma grade composta por linhas e colunas. A intersecção das linhas com as colunas é chamada de célula.

Podemos identificar na imagem acima que em uma planilha, as colunas são identificadas e nomeadas com letras (A, B, C, D, E, ...) e as linhas identificadas e nomeadas com números (1, 2, 3, 4, 5, ...). Conseqüentemente o nome das células são nomeadas com o nome da coluna mais o nome da linha. No exemplo da imagem acima, está selecionada a célula B5, porque pertence à coluna B e à linha 5. NUNCA UMA CÉLULA TERÁ O MESMO NOME DE IDENTIFICAÇÃO DENTRO DE UMA MESMA PLANILHA. As planilhas utilizam o conceito de matrizes, já que é formada por linhas e colunas. A interseção de ambas forma a célula, que é nomeada com o nome da coluna e da linha (exemplo: Célula A1)

É possível alterar o nome de identificação de uma célula.

Selecione uma célula (no exemplo ao lado, a célula C5), e na Caixa de

Nome digite o novo nome de identificação da célula. Lembre

que não é possível atribuir um nome que já exista dentro da

mesma planilha. No exemplo, a célula C5 teve o seu nome alterado

para ‘Resultado’. As células podem receber valores constantes ou

fórmulas. Valor constante é um valor que não é calculado, e que, portanto, não é alterado. Por exemplo, o número 210. Fórmulas são equações que executam cálculos sobre valores na planilha.


É possível ainda OCULTAR linhas e colunas e exibi‐las novamente:

CRIAÇÃO DE TABELAS DENTRO DE PLANILHAS

Quando criamos uma nova pasta de trabalho no Excel, as planilhas estão vazias. Para criarmos tabelas é necessário delimitar áreas para elas. Para isso utilizamos as ferramentas de bordas e sombreamento.

É possível gerenciar as planilhas de uma pasta de trabalho, como Inserir uma nova planilha, excluir, renomear, mover ou copiar, selecionar todas as planilhas e selecionar uma cor para a guia da planilha. Estas opções estão no menu de contexto, aberto após clicar com o botão direito do mouse sobre as guias das planilhas.

Clicando no rótulo das linhas ou colunas o usuário seleciona todas as células da linha ou coluna. Se o usuário abrir o menu de contexto clicando sobre o rótulo com o botão direito, é possível ocultar ou reexibir linhas ou colunas, além de várias outras opções, como na imagem ao lado.

Para criar a tabela mostrada na imagem ao lado,

foram selecionadas as células para configurar bordas, preenchimento e alinhamento

utilizando os respectivos ícones da barra de ferramentas.

Outra forma de configurar células para criar

uma tabela dentro de uma planilha é acessando o menu FORMATAR, opção CÉLULAS...


O menu FORMATAR, opção CÉLULAS..., permite realizar várias formatações referentes às células:

NÚMERO – Formata o tipo de informação que a célula vai armazenar (NÚMERO, MOEDA, PORCENTAGEM, DATA, HORA, etc)

ALINHAMENTO – Formata o alinhamento do conteúdo da célula na horizontal, vertical, estabelece uma orientação por ângulos de graus, permite quebrar o texto automaticamente, reduzir conteúdo para caber na célula, mesclar células selecionadas e definir a direção do texto na célula.

FONTE – Formata a fonte do conteúdo da célula. BORDA – Formatações de borda da célula podendo definir cor para as bordas.


PADRÕES – Formata o sombreamento da célula selecionada. PROTEÇÃO – Permite bloquear células ou ocultar fórmulas

aplicadas nas células. Só terá efeito se o usuário configurar a opção de PROTEGER PLANILHA, encontrada no menu

FERRAMENTAS, opção PROTEGER PLANILHA.

Selecionando dados

Para selecionar dados em uma planilha do Excel, é importante conhecer um pouco mais sobre a estrutura do Excel:

Selecionar uma célula – Botão esquerdo do mouse sobre a célula

Selecionar uma seqüência de células – Pressionar o botão esquerdo mouse sobre uma célula, manter o botão esquerdo pressionado e arrastar por sobre as células que deseja selecionar.

Selecionar uma linha inteira – Clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o número da linha (ou de várias linhas) no rótulo

de linhas.

Selecionar uma coluna inteira – Clicar com o botão esquerdo do mouse sobre a letra da coluna (ou de várias colunas) no rótulo de colunas.

Selecionar toda a planilha – Clicar no botão SELEÇÃO TOTAL, no canto superior esquerdo da planilha, entre o rótulo das colunas e o rótulo das linhas.

Rótulo de colunas

Rótulo de linhas

Seleção total

Célula ativa

Também é possível selecionar células com o teclado

mantendo pressionada a tecla SHIFT enquanto se utiliza as teclas de navegação do teclado (direita, esquerda,

cima, baixo).


Movendo‐se em uma planilha

Teclas de Navegação:

Célula para baixo

Célula para cima

Célula para a esquerda

Célula para a direita

CTRL + Margem inferior

CTRL + Margem superior

CTRL + Margem esquerda

CTRL + Margem direita

CTRL + HOME Célula A1

CTRL + END Última célula contendo dados

PgDn Uma tela para baixo

PgUp Uma tela para cima

ALT + PgDn Uma tela para a direita

ALT + PgUp Uma tela para a esquerda

Gerenciando janelas

Congelando títulos de colunas e linhas

1) Clique na célula que faz margem com a célula do título da coluna e com a célula do título da linha.

2) Clique no menu JANELA, opção CONGELAR PAINÉIS.

3) Para remover, clique no menu JANELA, opção DESCONGELAR PAINÉIS.

Célula selecionada


Dividindo uma planilha

1. Para dividir uma planilha, tanto na vertical como na horizontal, posicione o cursor no local onde ocorrerá a divisão.

2. Selecione o menu JANELA, opção DIVIDIR.

3. Para remover a divisão, selecione o menu JANELA, opção REMOVER DIVISÃO.

Comparar pastas de trabalho

No caso do usuário estar com duas pastas de trabalho (arquivo) do Excel abertas, é possível comparar o conteúdo de ambas acionando a opção de COMPARAR LADO A LADO. Com duas (ou mais) pastas de trabalho abertas, clique no menu

JANELA, opção COMPARAR LADO A LADO. Para encerrar a comparação de janelas, clique novamente na opção JANELA do menu, opção FECHAR LADO A LADO.

Inserindo e visualizando quebras de página

Muitas vezes quando inserimos mais de uma tabela dentro de uma mesma planilha, desejamos imprimir uma página para cada tabela. Veja a seguinte situação:

Para criar uma quebra de página, de modo que as quatro tabelas da imagem acima sejam divididas em páginas diferentes, pode‐se, no exemplo acima, selecionar a célula que está entre as quatro tabelas ( no caso, a célula E11), clicar no

menu INSERIR, opção QUEBRA DE PÁGINA.

Perceba que o Excel inseriu uma quebra de página a partir da coluna E e da linha 11, já que a célula E11 estava selecionada.

Para visualizar o resultado da quebra de página, clique no menu EXIBIR, opção VISUALIZAR QUEBRA DE PÁGINA.


Definir área de impressão

No Excel é possível definir a área específica da planilha que o usuário deseja enviar para a impressão. Para isso, selecione a área de células que deseja imprimir, clique no menu ARQUIVO, opção ÁREA DE IMPRESSÃO, opção DEFINIR ÁREA DE IMPRESSÃO. A partir daí, para visualizar se a área foi selecionada corretamente, clique no menu ARQUIVO, opção

VISUALIZAR IMPRESSÃO, ou através do ícone da barra de ferramentas padrão.

Para desmarcar a área definida para impressão, clique novamente no menu ARQUIVO, opção ÁREA DE IMPRESSÃO, opção LIMPAR ÁREA DE IMPRESSÃO.

Validação de dados

O recurso de VALIDAÇÃO DE DADOS permite configurar quais tipos de informações podem ser digitadas em determinadas células, permitindo ainda configurar uma mensagem de aviso ao selecionar a célula ou uma mensagem de erro ao digitar um tipo de informação incorreta, personalizada pelo usuário.

Selecione a(s) célula(s) que deseja aplicar uma validação de dados, clique no menu DADOS, opção VALIDAÇÃO.

Na caixa de diálogo de configuração da validação de dados encontramos três abas: configurações, mensagem de entrada e

alerta de erro. Em configurações definimos qual tipo de informação é permitida e o valor mínimo e máximo aceitável.

Na abaMensagem de Entrada definimos qual mensagem será emitida pelo Excel quando o usuário selecionar as células.


Na aba Alerta da erro define‐se uma mensagem de erro que será emitida caso o usuário digite um tipo de informação incorreta, de acordo com o que foi configurado na aba Configurações.

Comentários

O Excel permite que o usuário insira um comentário sobre determinada célula. É muito simples. Selecione a célula e clique no menu INSERIR, opção COMENTÁRIO.

Fórmulas

É através das fórmulas que ensinamos o Excel a realizar cálculos de acordo com a instrução do usuário. A fórmula

sempre será digitada na célula em que deve aparecer o resultado. Toda fórmula deve começar com o sinal de igualdade (=), pois sem ele o Excel não reconhecerá como uma fórmula e não funcionará. O Excel permite criar cálculos com fórmulas simples

e com funções (que veremos mais adiante). Para fórmulas simples, devemos conhecer os operadores:

SINAIS PARA FÓRMULAS COM OPERADORES ARITMÉTICOS SINAIS PARA OPERADORES LÓGICOS

+ SOMA > MAIOR QUE

‐ SUBTRAÇÃO < MENOR QUE

* MULTIPLICAÇÃO <> DIFERENTE DE

/ DIVISÃO >= MAIOR OU IGUAL QUE

% PORCENTAGEM <= MENOR OU IGUAL QUE

^ POTENCIAÇÃO = IGUAL À

= IGUALDADE (sempre no início de qualquer fórmula)

O comentário será visualizado sempre que o usuário passar o mouse sobre a célula comentada.


Exemplos de fórmulas com cálculos simples:

Para se ter uma noção de como funcionam as fórmulas com cálculos simples, utilizaremos a planilha do Excel abaixo. Importante ressaltar que a célula D7 possui a respectiva fórmula de cada exemplo a seguir:

= B2 + B3 + B4 + B5 + B6 (o resultado é 17);

= B2 ‐ B3 (o resultado é 3);

= B2 * B3 (o resultado é 4);

= B2 / B3 (o resultado é 4);

= B2 ^ B5 (o resultado é 64, já que B2^B5 é igual a 4 na potência 3, que é igual à 4 X 4 X 4);

Fórmulas com parênteses:

= (B2 + B3 + B4 + B5 + B6) / 5 (o resultado do cálculo que está entre parênteses é dividido por 5. O resultado final é 3,4);

= (B2 + B3 + B4 + B5 + B6) / (C2 + C3 + C4 + C5 + C6) (O resultado do cálculo que está no primeiro parênteses é dividido pelo

resultado do cálculo do segundo parênteses. O resultado final é 1,7);

Como ocorre na Matemática, no Excel podemos misturar em uma única fórmula vários tipos de cálculos (soma, adição, subtração, multiplicação, cálculos entre parênteses, funções, potencias). Nestes casos, as fórmulas são resolvidas pelo

Excel de acordo com uma prioridade de resolução:

Exemplos:

=B2+C2*C3‐D2/D4 (neste exemplo, resolveremos primeiro a divisão, seguido pela multiplicação, subtração e soma. O resultado é 3);

=B2^C4+C3+D4+B5‐B2/C2*D5 (neste exemplo, resolveremos primeiro a potencia, seguido pela divisão, multiplicação e soma. O resultado é 5);

Porcentagem

Para descobrir quanto é determinada porcentagem de uma célula, imagine, por exemplo, que se queira saber a quanto representa 40% da célula D6 (planilha anterior). Para isso usamos a seguinte fórmula:

=D6*40% (retorna quanto representa 40% do conteúdo da célula D6, que, no caso, é 48);

=D6*80% (retorna quanto representa 80% do conteúdo da célula D6, que, no caso, é 96);

=D6*5% (retorna quanto é 5% do conteúdo da célula D6, que, no caso, é 6);

Outra forma é construir fórmulas de porcentagem se utilizando de conceitos de regra de três:

=D6*0,40 (retorna quanto é 40% do conteúdo da célula D6, que, no caso, é 48)

PRIORIDADES DE RESOLUÇÃO

FUNÇÕES

PARÊNTESES

POTENCIAÇÃO

DIVISÃO

MULTIPLICAÇÃO

SUBTRAÇÃO

ADIÇÃO




Outra forma de utilizar a regra de três:

=D6 * 40/100 (retorna quanto é 40% do conteúdo da célula D6, que, no caso, é 48).

Referências

Quando definimos fórmulas, devemos ter certeza de que estamos referenciando corretamente as células para que o resultado seja satisfatório. Confira a forma como fazemos referências à conjuntos de células:

A referência feita às células selecionadas na imagem ao lado é a seguinte:

A1:A8 (referência de A1 até A8)


A1:B12 (referência de A1 até B12)


A1:A9;C1:C9 (referência de A1 até A9 e de C1 até C9)

Nos exemplos de referência acima note o seguinte:

: significa intervalo ; significa separação de intervalo


Referência Absoluta ou Relativa

Ao copiar fórmulas e funções, o Excel utiliza o conceito de Referência Absoluta e Referência Relativa na alteração dos endereços das células. Se o endereço é indicado simplesmente pela letra da coluna e pelo número da linha (por exemplo, C2) então quando for efetuada uma cópia envolvendo essa célula serão automaticamente ajustadas a letra da coluna e o número da linha para a célula destino. Por exemplo: suponha uma planilha onde as células C2 até C5 receberão o produto das respectivas células das colunas A e B

A B C

1 5 3 =A1*B1

2 10 4 =A2*B2

3 12 5 =A3*B3

4 23 2 =A4*B4

5 45 6 =A5*B5

A fórmula contendo o produto do conteúdo da célula A1 e da célula B1 está indicada em C1. Ao copiar essa fórmula para as células C2 até C5 automaticamente será ajustado o número da linha. Essa é a Referência Relativa.

Se na fórmula constasse $B$1 ($ fixa a linha e/ou a coluna), ao copiá‐la para as demais linhas teríamos cada célula da coluna A multiplicada sempre pela célula B1, como no exemplo a seguir:

A B C

1 5 3 =A2*$B$1

2 10 4 =A2*$B$2

3 12 5 =A3*$B$2

4 23 2 =A4*$B$2

5 45 6 =A5*$B$2

Essa é a Referência Absoluta.

Sempre que for efetuar cópia de fórmulas em linhas ou colunas é importante observar se deseja a Referência Relativa (deslocando a referência de linhas e colunas) ou a Referência Absoluta (por exemplo, uma tabela de valores em R$

multiplicadas por um índice em dólar ‐ fixo para todos os cálculos). Veja o exemplo a seguir, apresentando as fórmulas envolvidas.

Uma planilha contendo um orçamento de equipamentos de informática, cotados em moeda brasileira (Real) e moeda norte‐americana (dólar). Neste caso o índice fixo é o valor do dólar em moeda brasileira, informado na célula C1 com Referência Absoluta ($C$1).


A B C D

1 Dólar em 22/jan/08 R$ 1,70

2

3 Item Valor em R$ Valor em Dólar

4 Camputador 1.600,00 =B4*$C$1 Fórmula origem

5 Impressora 500,00 =B5*$C$1 Fórmulas copiadas da célula C4, preparada

com a referência absoluta para a célula C1

6 Estabilizador 50,00 =B6*$C$1

7 Mesa 450,00 =B7*$C$1

8 Cadeira 80,00 =B8*$C$1

As possibilidades são:

C1 Referência Relativa em linha e coluna

$C$1 Referência Absoluta em linha e coluna

$C1 Referência Absoluta somente em relação à coluna

C$1 Referência Absoluta somente em relação à linha

Referência a células de outras planilhas ou pastas de trabalho

Da mesma forma que referenciamos células que estão dentro da mesma planilha, é possível referenciar células de outras planilhas e, até mesmo, de outros arquivos:

Exemplos:

=a1 ‐> referência ao conteúdo da célula A1 da planilha atual

=a1+a2 ‐> soma o conteúdo das células a1 e a2 da planilha atual

=Plan2!a1 ‐> referência ao conteúdo da célula a1 da planilha de nome Plan2

=Plan2!a1 + a1 ‐> Soma o conteúdo da célula a1 da planilha de nome Plan2 com o conteúdo da célula a1 da planilha atual.

=[funcionários.xls]Plan1!a1 ‐> referência ao conteúdo da célula A1 da planilha de nome Plan1 do arquivo funcionários.xls.

Neste caso, o arquivo funcionários.xls deve estar salvo dentro da mesma pasta onde está salvo o arquivo com a planilha que está fazendo a referência.

Fórmulas com FUNÇÕES

Funções são fórmulas predefinidas que podem ser utilizadas para realizar cálculos com maior facilidade. Todas as funções devem ser precedidas para um sinal de igual (=), que indica que a expressão deve ser calculada e não tratada como um texto.


SINTAXE DE UMA FUNÇÃO

=nome_da_função (argumentos)

ARGUMENTOS: são os valores que uma função usa para executar operações ou cálculos. O tipo de argumento que uma função usa é específico à função. Os argumentos comuns usados em funções incluem números, textos, referências de

célula e nomes.

Função SOMA

Calcula a soma de valores

Sintaxe:

=SOMA(argumentos)

Exemplos:

= SOMA(A1:A10) SOMA OS VALORES DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ A10.

=SOMA(A1:A10; C1:C10) SOMA OS VALORES DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ A10 COM A SOMA DOS VALORES DE C1 ATÉ C10

=SOMA(a1;a10) SOMA O VALOR DA CÉLULA A1 COM O VALOR DA CÉLULA A10.

FUNÇÃO MÉDIA

Calcula a média dos valores.

Sintaxe:

=MEDIA(argumentos)

Exemplos:

=MEDIA(a1:a10) CALCULA A MÉDIA DOS VALORES DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ A10

=MEDIA(a1:a15;c1:c15) CALCULA A MÉDIA DOS VALORES DAS CÉLULAS A1 ATÉ A15 COM A MÉDIA DOS VALORES DAS CÉLULAS DE C1 ATÉ C15

=MEDIA(b2) CALCULA A MÉDIA DO VALOR DA CÉLULA B2

FUNÇÃO MAXIMO

Retorna o maior valor

Sintaxe: =MAXIMO(argumentos)

Exemplos:

=MAXIMO(a1:a10) RETORNA O MAIOR VALOR DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ A10

=MAXIMO(a1:b20; d15) RETORNA O MAIOR VALORES DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ B20 E D15


FUNÇÃO MINIMO

Retorna o menor valor

Sintaxe: =MINIMO(argumentos)

Exemplos:

= MINIMO(b2:b20) RETORNA O MENOR VALOR DAS CÉLULAS DE B2 ATÉ B20

= MINIMO(a1;a2) RETORNA O MENOR VALOR DAS CÉLULAS A1 E A2

= MINIMO(a1:a10;c1:d10) RETORNA O MENOR VALOR DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ A10 E C1 ATÉ C10

FUNÇÃO CONTAR.VAZIO

Conta quantas células estão vazias

Sintaxe: =CONTAR.VAZIO(argumentos)

Exemplos:

= CONTAR.VAZIO(a1:10) RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS QUE ESTÃO VAZIAS ENTRE A1 E A10

= CONTAR.VAZIO(b1:b25) RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS QUE ESTÃO VAZIAS ENTRE B1 E B25

FUNÇÃO CONT.NUM

Conta quantas células possuem números

Sintaxe: =CONT.NUM(argumentos)

Exemplos:

= CONT.NUM(a1:a10) RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS DE A1 ATÉ A10 QUE POSSUEM NÚMEROS

= CONT.NUM(b1;b3;b5) RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS DAS CÉLULAS A1, B3 E B5 QUE POSSUEM NÚMEROS

= CONT.NUM(a1:b10) RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS DE A1 ATÉ A10 QUE POSSUEM NÚMEROS

FUNÇÕES MAIOR E MENOR

Retornam os maiores e menores valores de acordo com um índice

Sintaxe:

=MAIOR(argumentos; índice)

=MENOR(argumentos; índice)


Exemplos:

=MAIOR(a1:a10;2) RETORNA O SEGUNDO (2) MAIOR VALOR DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ A10

=MENOR(a1:a5;3) RETORNA O TERCEIRO (3) MENOR VALOR DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ A5

=MAIOR(a1:b20; 1) RETORNA O MAIOR (1) VALOR DAS CÉLULAS DE A1 ATÉ B20

VALORES LÓGICOS

Retorna verdadeiro ou falso. A comparação entre dois valores pode ser verdadeira ou falsa. Utilizamos operadores

estudados no início da apostila: = (igual), > (maior), >= (maior ou igual), < (menor), <= (menor ou igual), <> (diferente de).

Sintaxe: = condição

Exemplo:

= a1 > 5 SE O VALOR DE A1 FOR MAIOR QUE 5, A CONDIÇÃO É VERDADEIRA, SENÃO É FALSA.

= a1 <> b1 SE O VALOR DE A1 FOR DIFERENTE DO VALOR DE B1, A CONDIÇÃO É VERDADEIRA, SENÃO É FALSA.

= a1 >= 7 SE O VALOR FOR MAIOR OU IGUAL A 7, A CONDIÇÃO É VERDADEIRA, SENÃO É FALSA

FUNÇÃO E

Fórmula condicional que retorna verdadeiro se todas as condições são verdadeiras ao mesmo tempo

Sintaxe: = E(condição1;...;condiçãoN)

Exemplo:

= E(a1>5;A2=5) SE A1 FOR MAIOR QUE 5 E AO MESMO TEMPO A2 FOR IGUAL A 5, A FUNÇÃO SERÁ VERDADEIRA

= E(B1=5;A1>7) SE B1 FOR IGUAL A 5 E AO MESMO TEMPO A1 FOR MAIOR QUE 7, A FUNÇÃO SERÁ VERDADEIRA

FUNÇÃO OU

Fórmula condicional que retorna verdadeiro se uma ou outra condição for verdadeira

Sintaxe: = OU(condição1;...;condiçãoN)

Exemplo:

= OU(a1>5;A2=5) SE A1 FOR MAIOR QUE 5 OU A2 FOR IGUAL A 5, A FUNÇÃO SERÁ VERDADEIRA

= OU(B1=5;A1>7) SE B1 FOR IGUAL A 5 OU A1 FOR MAIOR QUE 7, A FUNÇÃO SERÁ VERDADEIRA


FUNÇÃO CONT.SE

Retorna a quantidade de células que estabelecem uma condição

Sintaxe: =CONT.SE(argumentos; condição)

Exemplos:

=CONT.SE(A1:A3;">=7") RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS DE A1 ATÉ A3 QUE POSSUEM VALORES MAIORES OU

IGUAIS A 7

=CONT.SE(A1:A3;"=5") RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS DE A1 ATÉ A3 QUE POSSUEM VALORES IGUAIS A 5

=CONT.SE(A1:A20;"<7") RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS DE A1 ATÉ A20 QUE POSSUEM VALORES MENORES A 7

=CONT.SE(A1:A20;">="&B1) RETORNA A QUANTIDADE DE CÉLULAS DE A1 ATÉ A20 QUE POSSUEM VALORES MAIORES OU IGUAIS AO VALOR DA CÉLULA B1

FUNÇÃO DE CONDIÇÃO SE

Com base em uma condição, realiza determinada instrução se a condição for verdadeira e realiza outra instrução se a condição for falsa.

Sintaxe: =SE(condição; instrução se for verdadeiro; instrução se for falso)

Exemplos:

= SE(A1>=7;"Aprovado";"Reprovado") SE A1>=7 FOR VERDADEIRO, ESCREVE ‘APROVADO’ NA CÉLULA. SE FOR FALSO ESCREVE ‘REPROVADO’ NA CÉLULA.

=SE(A1<=5;A1+A2;B1+B2) SE A1<=5 FOR UMA CONDIÇÃO VERDADEIRA, CALCULA A1 + A2. SE FOR FALSO CALCULA B1 + B2

=SE(A1=1;A1+A2;SE(A1=2;B1+B2;C1+C2) ) SE A1 FOR IGUAL A 1 DEVE CALCULAR A FÓRMULA A1 + A2; SE A1 FOR IGUAL A 2 DEVE CALCULAR A FÓRMULA B1 + B2; SENÃO CALCULA A FÓRMULA C1 + C2

Para entender melhor, reflita sobre a fórmula abaixo:

FUNÇÃO SE COM (E OU OU)

Se for necessário construir uma fórmula que executará um ou outro cálculo de acordo com duas ou mais condições que devem ser verdadeiras ao mesmo tempo, utilizamos a função SE com a função E.

Exemplo:

=SE(E(A1=1;A2>5);A1*A2;B1*B2) SE AO MESMO TEMPO A1 FOR IGUAL A 1 E A2 FOR MAIOR QUE 5, SIGNIFICA QUE É

VERDADEIRO, E SE É VERDADEIRO DEVE CALCULAR A FÓRMULA A1*A2; SE FOR FALSO DEVE CALCULAR B1*B2;


Se for necessário construir uma fórmula que executará um ou outro cálculo de acordo com duas ou mais condições em que uma ou outra condição deve ser verdadeira, utilizamos a função SE com a função OU.

Exemplo:

=SE(OU(A1=1;A2>5);A1*A2;B1*B2) SE A1 FOR IGUAL A 1 OU A2 FOR MAIOR QUE 5, SIGNIFICA QUE É VERDADEIRO, E SE É VERDADEIRO DEVE CALCULAR A FÓRMULA A1*A2; SE FOR FALSO DEVE CALCULAR B1*B2;

FUNÇÃO HOJE()

Retorna a data

Exemplo: =hoje()

FUNÇÃO ABS

Retorna o valor absoluto de uma célula. Se o valor da célula for negativo, retorna o valor positivo.

Sintaxe: =ABS(argumento)

Exemplo: =abs(a1) SE A1 CONTER UM VALOR NEGATIVO, O ABS RETORNARÁ VALOR POSITIVO.

FUNÇÃO INT

Retorna o valor inteiro de uma célula, sem casas decimais

Sintaxe:

=INT(argumento)

Exemplo:

=INT(a1) SE O VALOR DE A1 CONTER UM NÚMERO COM VÍRGULA, A FUNÇÃO INT RETORNA O VALOR INTEIRO.

Formatação Condicional

A formatação condicional permite que uma ou mais células sejam formatadas de acordo com uma condição estabelecida pelo usuário. A planilha abaixo está formatada para que todas as células de Nota Final recebam sombreamento verde, caso os valores de Nota Final sejam superiores ou iguais a 7,0. Nas células em que a nota final for inferior a média (7,0), o sombreamento células será vermelho:


Para configurar a formatação condicional da tabela acima, foram selecionadas as células com a Nota Final. Em seguida, clicou‐se no menu Formatar da barra de menu, opção Formatação Condicional:

Classificação de Dados

O Excel permite classificar os dados de uma tabela de acordo com as suas informações. No exemplo a seguir, foi configurada a classificação de uma tabela do Campeonato Brasileiro de Futebol. A classificação seguiu a seguinte ordem: por PG (pontos ganhos), V (vitórias) e S (saldo de gols), todas em ordem decrescente.

Foram selecionadas as células que contém as informações da tabela (sem selecionar o título das colunas da tabela). Depois, clicou‐se na opção DADOS da barra de menus, opção CLASSIFICAR. A caixa de diálogo ao lado

permitiu a configuração da classificação:

O primeiro critério foi o de pontos ganhos (PG), em ordem decrescente, seguido por número de vitórias (V) e saldo de gols (S), ambos em ordem decrescente.

Gráficos

O gráfico é a melhor forma de demonstrar visualmente o resultado do conteúdo das planilhas. Para explicar como inserir um gráfico, utilizaremos a seguinte tabela:

A tabela ao lado mostra uma relação do lucro dos setores de um supermercado. Para demonstrar graficamente a proporção dos números, será criado um gráfico do tipo PIZZA. A Pizza utilizará a informação do LUCRO para montar suas partes, mas como se deseja que seja criada uma legenda, selecionaremos também os nomes dos setores. Com isso, será selecionada a seqüência de células de B4:C9.


R$ 21.376,80 ; 29%

R$ 14.721,78 ; 20% R$ 9.764,91 ; 13%

R$ 17.650,23 ; 24%

R$ 4.320,10 ; 6%

R$ 5.903,04 ; 8%

Alimentos Feminino Masculino Eletroeletrônicos Padaria Açougue

Após, deve‐se clicar no ícone (Assistente de Gráfico), ou clicar no menu INSERIR, opção GRÁFICO. A seguinte caixa de diálogo é aberta:

Em nosso exemplo, escolheremos o gráfico do tipo PIZZA. No Assistente de Gráfico é possível ainda colocar um título e rótulos de dados (informações como porcentagem e valores). O resultado final do gráfico é o seguinte:

Os tipos de gráficos do Excel são os seguintes:

COLUNAS BARRAS LINHA PIZZA

DIPERSÃO ÁREA ROSCA RADAR

SUPERFÍCIE BOLHAS AÇÕES CILINDRO

CONE PIRÂMIDE


O Assistente de Gráficos do Excel possui quatro etapas:

Etapa 1 – Tipo de gráfico.

Na primeira etapa o usuário escolhe o tipo de gráfico que pretende utilizar.

Etapa 2 – Dados de origem

Nesta etapa o usuário pode definir o intervalo dos dados que serão utilizados para no gráfico.

Etapa 3 – Opções de Gráfico

Nesta etapa o usuário define configurações como título do gráfico, legenda, rótulos que deseja visualizar no gráfico, eixos (Y, X).


AUTOFILTRO

O AutoFiltro permite que uma tabela do Excel receba uma filtragem. Por exemplo, em uma tabela com mil clientes

que obtiveram lucro, se deseja visualizar apenas os clientes que obtiveram lucro superior a 30 mil reais. Outra forma é fazer um filtro onde apareçam apenas os clientes chamados Vanessa. Para entender melhor como configurar o AutoFiltro,

utilizaremos a tabela a seguir:

Para configurar o AutoFiltro foi selecionada toda a tabela (incluindo o título das colunas). Clicou‐se no menu DADOS, opção FILTRAR, opção AUTOFILTRO.

A tabela passou a ter o aspecto a seguir:

Note que o título de cada coluna recebeu uma seta que possibilita a filtragem dos dados da tabela.

à

Importar dados externos

O Excel permite a importação de dados de outros locais como websites, arquivos texto (TXT), de banco de dados ou

outros arquivos do próprio Excel. Imagine uma situação em que se deseja importar para uma planilha do Excel o conteúdo de uma página da web que contém uma tabela com nomes de produtos e os respectivos preços. Ou até mesmo importar nomes de funcionários que estão salvos em arquivos do Bloco de Notas (.TXT).

Clicando no menu DADOS, opção IMPORTAR DADOS EXTERNOS, opção NOVA CONSULTA À WEB, é possível importar conteúdos de websites.

Clicando no menu DADOS, opção IMPORTAR DADOS EXTERNOS, opção IMPORTAR DADOS, é possível importar dados de arquivos texto (TXT) ou de outros arquivos, entre eles, os do próprio Excel.

Etapa 4 – Local do Gráfico

Na última etapa o usuário define se deseja que o gráfico seja criado como uma nova planilha, ou se deseja inserir o gráfico como objeto dentro de uma planilha existente.


Compartilhar pasta de trabalho

No menu FERRAMENTAS, opção COMPARTILHAR PASTA DE TRABALHO... definimos que a pasta de trabalho será utilizada por outros usuários ao mesmo tempo, que está compartilhada. Esta opção garante que qualquer alteração salva por outro usuário em outro computador não entre em conflito com outro usuário que esteja utilizando a pasta de trabalho ao mesmo tempo.

Na aba Editar é possível visualizar o nome dos usuários que estão com a pasta de trabalho aberta. Na aba Avançadas podemos configurar como será gerenciado o compartilhamento.

Proteção

O Excel possui várias opções de proteção à pasta de trabalho (documento). Acesse essa proteção através do menu FERRAMENTAS, opção PROTEGER. São apresentadas as seguintes opções no menu:

Proteger Planilha

Permite proteger a planilha de alterações. Possibilita configurar o que pode ser alterado pelos usuários e definir uma senha para DESPROTEGER a planilha.


Permitir que usuários editem intervalos – Permite definir quais intervalos de células podem ser alterados pelos usuários.

Proteger Pasta de Trabalho – Permite proteger a estrutura da pasta de trabalho e/ou janelas, permitindo definir uma senha para a proteção.

Proteger e compartilhar pasta de trabalho – Protege o compartilhamento da pasta de trabalho.

A opção acima evita que algum usuário que esteja utilizando a pasta de trabalho compartilhada altere o controle da pasta, podendo definir uma senha para o compartilhamento.

Valores de Erro do Excel

Ao executar um cálculo no Excel, podemos nos deparar com valores de erros, referentes a uma classe de erros gerada a partir do uso incorreto dos cálculos. Confira a relação dos erros mais comuns gerados pelo Excel:

Erro #####

Ocorre quando uma coluna não é larga o suficiente para mostrar o conteúdo ou quando é usada uma data ou hora negativa.


Para resolver:

• Ajuste o tamanho da coluna. • Se estiver realizando cálculos com Horas e Datas, verifique se o resultado é negativo.

Erro #DIV/0!

Ocorre quando um número é dividido por zero (0).

Para resolver:

Utilize a função SE, realizando o cálculo somente se o valor da coluna D1 for maior que 0. Exemplo: =Se(D1>0;C1/D1;0)

Erro #NOME?

Ocorre quando o Excel não reconhece o texto em uma fórmula ou digitando o nome de uma função incorretamente.

Erro #REF!

Ocorre quando há uma erro de referência, como por exemplo, referenciar células que não existem. Exemplo: usar a fórmula =soma(a1:a10) e, logo após, excluir a coluna A da planilha. Como a coluna A foi excluída, a referência às células desta coluna também, o que fará que o Excel retorne o erro de referência.

Erro #VALOR!

Ocorre quando é usado o tipo errado de argumento (argumento: os valores que uma função usa para executar operações ou cálculos. O tipo de argumento que uma função usa é específico à função. Os argumentos comuns usados em funções incluem números, textos, referências de célula e nomes.) ou operando (operando: itens nos dois lados de um operador em uma fórmula. No Excel, os operandos podem ser valores, referências de célula, nomes, rótulos e funções.).


Erro #N/D

Indica que um determinado valor ainda não está disponível para a função ou fórmula.

Erro #NUM

Ocorre quando digitamos valores numéricos inválidos em uma fórmula ou função.

Estilos

Da mesma forma como podemos utilizar estilos em documentos do Word 2003, é possível aplicar estilos as células no

Excel através do menu FORMATAR, opção ESTILOS. É possível adicionar, modificar ou excluir estilos.

A Célula B3 contém uma fórmula que soma o valor 1 à uma data inserida na célula A3

(=A3+1). Como o Excel não encontrou o valor na célula A3, retornou o valor de erro #N/D.

A Função MAIOR retornará o segundo maior valor da referência de A1 até A5, mas foram digitados valores numéricos inválidos.


Dicas Rápidas

Digitando números

• Você pode incluir pontos nos números, como em 1.000.000, por exemplo.

• Uma vírgula numa entrada numérica indica um valor decimal.

• Os sinais de adição digitados antes dos números são ignorados.

• Um sinal de subtração ou parênteses deve ser colocado para indicar número negativo. Ex.: ‐2 ou (2).

Teclas de atalho

Teclas de atalho combinação com CTRL

Tecla Descrição

CTRL+SHIFT+( Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção.

CTRL+SHIFT+) Exibe novamente as colunas ocultas dentro da seleção.

CTRL+SHIFT+& Aplica o contorno às células selecionadas.

CTRL+SHIFT_ Remove o contorno das células selecionadas.

CTRL+SHIFT+$ Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses)

CTRL+SHIFT+% Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais.

CTRL+SHIFT+# Aplica o formato Data com dia, mês e ano.

CTRL+SHIFT+@ Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM.

CTRL+SHIFT+! Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (‐) para valores negativos.

CTRL+SHIFT+: Insere a hora atual.

CTRL+SHIFT+Mais (+) Exibe a caixa de diálogo Inserir para inserir células em branco.

CTRL+; Insere a data atual.

CTRL+1 Exibe a caixa de diálogo Formatar Células.

CTRL+2 Aplica ou remove formatação em negrito.

CTRL+3 Aplica ou remove formatação em itálico.

CTRL+4 Aplica ou remove sublinhado.

CTRL+5 Aplica ou remove tachado.

CTRL+9 Oculta as linhas selecionadas.

CTRL+0 Oculta as colunas selecionadas.

CTRL+T Seleciona a planilha inteira.

CTRL+N Aplica ou remove formatação em negrito.

CTRL+C Copia as células selecionadas.

CTRL+D Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo selecionado nas células abaixo.

CTRL+L Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Localizar selecionada.

CTRL+I Aplica ou remove formatação em itálico.

CTRL+K Exibe a caixa de diálogo Inserir Hiperlink para novos hiperlinks ou a caixa de diálogo Editar Hiperlink para os hiperlinks existentes que estão selecionados.


CTRL+O Cria uma nova pasta de trabalho em branco

CTRL+A Exibe a caixa de diálogo Abrir para abrir ou localizar um arquivo.

CTRL+P Exibe a caixa de diálogo Imprimir.

CTRL+R Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um intervalo selecionado nas células à direita.

CTRL+B Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual.

CTRL+S Aplica ou remove sublinhado.

CTRL+V Insere o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção e substitui qualquer seleção. Disponível somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou conteúdo de célula.

CTRL+W Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.

CTRL+X Recorta as células selecionadas.

CTRL+Y Repete o último comando ou ação, se possível.

CTRL+Z Usa o comando Desfazer para reverter o último comando ou excluir a última entrada digitada.

Teclas de função

Tecla Descrição

F1 Exibe o painel de tarefas da Ajuda do Microsoft Office Excel.

F2 Edita a célula ativa e posiciona o ponto de inserção no fim do conteúdo da célula. Ele também move o ponto de inserção para a Barra de Fórmulas para edição em uma célula desativada.

SHIFT+F2 adiciona ou edita um comentário de célula.

F3 Exibe a caixa de diálogo Colar Nome.

SHIFT+F3 exibe a caixa de diálogo Inserir Função.

F4 Repete o último comando ou ação, se possível.

CTRL+F4 fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.

F5 Exibe a caixa de diálogo Ir para.

CTRL+F5 restaura o tamanho da janela da pasta de trabalho selecionada.

F7 Exibe a caixa de diálogo Verificar ortografia para verificar a ortografia na planilha ativa ou no intervalo selecionado.

F11 Cria um gráfico dos dados no intervalo selecionado.

F12 Exibe a caixa de diálogo Salvar Como.

Última atualização da apostila: 28 de Novembro de 2008

Documents

ApostilaExcel2003