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Apresentação de Proposta do Plano de Comunicação para A SLTI/MP realizada no dia 19/01/2011 pelos servidores do DGE Marcus Bennett e Cleonaldo Freire
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MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO
Departamento de Governo Eletrônico
DGE/SLTI/MP
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO
Brasília, janeiro de 2011
Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOMINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOSecretaria de Logística e Tecnologia da Informação
Proposta de Plano de Comunicação Integrada para SLTI
• O que entendemos por Comunicação?
• Comunicação Integrada
• Objetivos
• Análise de ambientes
• Análise de públicos
• Estratégias
• Políticas de segurança e conteúdo
• Sugestões
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOMINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOSecretaria de Logística e Tecnologia da Informação
Comunicação
• Derivada do latim communicare, significa tornar comum, partilhar, repartir (informações, ideias, atitudes).
Isso implica em participação, interação, troca de mensagens, emissão ou recebimento de informações novas.
“Comunicação significa informação que passade um lugar para outro.” (G. Miller)
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O que queremos com um Plano de Comunicação?• Promover na SLTI a cultura comunicacional do fluxo de informação e
integração entre os diferentes departamentos;
• Tornar visíveis as ações e políticas de Governo Eletrônico;
• Mobilizar os servidores da Secretaria para apoiar e colaborar no desenvolvimento das estratégias deste plano como um processo contínuo e de responsabilidade de todos;
• Alcançar de forma eficiente o público-alvo das ações de Governo Eletrônico;
• Tornar o público-alvo partícipe das políticas de Governo Eletrônico;
• Prover um meio de feedback para as ações de Governo Eletrônico;
• Servir de ferramenta para avaliar a implementação dos projetos de Governo Eletrônico e sua eficácia ao cidadão.
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOAnálise de ambientes (SWOT) - Externo
Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação
OPORTUNIDADES AMEAÇAS
Grandes eventos (COPA 2014 e Olimpíada 2016) Transição de governo
Dependência crescente da TI Perda e migração de servidores
Transição do Governo Dependência do Serpro para mudanças
Demanda para integração das políticas públicasDesconhecimento do Programa de GovernoEletrônico por grande parte da APF
Destaque da agenda de Governança de TIResistência de alguns órgãos em implementar iniciativa de e-gov
Decreto CidadãoExistência de mais de um portal com informações sobre governo eletrônico
Institucionalização e reconhecimento do SPB junto à APF e à sociedade.
Não existe um local único para concentrar asinformações mais requeridas pela sociedade
Destaque da Interoperabilidade na agenda Internacional
PNBL
Dados Abertos
Conscientização da população sobre a necessidade e possibilidade de participar daspolíticas públicas por intermédio das Consultas Públicas
Parcerias com centros de pesquisa, institutos e Universidades
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO
Análise de ambientes (SWOT) - InternoSecretaria de Logística e Tecnologia da Informação
PONTOS FORTES PONTOS FRACOS
Existência de padrões de TIC para governo (e-MAG e e-PING)
Processo de comunicação e divulgação
Rede de parceiros Integração entre os departamentos da SLTI
Reconhecimento da IN 04 como referência para processos de TIC no governo federal
Integração com a Ascom do Ministério
Reconhecimento do processo de logística do governo
Entendimento entre os dirigentes da SLTI para unificação das ações de Governo Eletrônico
Alta capacidade de recursos humanos / novos concursados
Comunicação e interação entre os públicos dessas ações
Coordenação Executiva de Ações e Programas de Governo
Público interno não tem acesso às ferramentas digitais de comunicação que trazem informações sobre o próprio Ministério do Planejamento, como youtube e twitter.
Competência formal para definir normas e políticas de TIC
Não há utilização de outra mídia, além da internet, ou realização de campanha para divulgação das ações da SLTI
Contato com gestores de Tecnologia e assessores de comunicação
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Comunicação Integrada
A Comunicação Integrada consiste no conjunto articulado de esforços, ações, estratégias e produtos de comunicação, planejados e desenvolvidos por uma empresa ou instituição, com o objetivo de agregar valor à sua marca ou de consolidar sua imagem a públicos específicos ou à sociedade como um todo.
Implica na utilização de várias ferramentas de comunicação, como
internet, rádio, tv e publicidade.
Comunicação integrada também se refere ao processo de
trabalhar em conjunto com todos os membros da instituição.
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Análise de Públicos
Legalmente o público do programa a sociedade como um todo, usuária de serviços públicos eletrônicos oferecidos pela Administração Pública Federal, visto o objetivo de promoção da cidadania.
Contudo, entendemos que o público-alvo direto do Programa seja a própria
Administração Pública Federal, já que deve implementar as iniciativas de e-
gov dentro de cada instituição.
Sendo assim, a sociedade seria público-alvo indireto, beneficiária da
implementação das ações de governo eletrônico. O que nos permite dividir o
público de nossas ações de comunicação em público direto e indireto.
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Público Interno
Internamente, temos como participantes do Programa os ministros da Casa Civil e do Ministério do Planejamento, secretários, diretores e coordenadores, responsáveis pelas tomadas de decisões e pela própria existência do Programa de Governo Eletrônico.
Ainda no âmbito interno, devemos buscar fortalecer o vínculo dos
servidores que desenvolvem seus trabalhos na SLTI.
Trabalhar com o público interno deve ser visto como prioridade, para que,
estimulados, possam melhor desenvolver suas atividades, instigando
também profissionais de outras instituições a aderirem aos projetos de
governo eletrônico, como e-PING e e-MAG.
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Primeiro, os gestores responsáveis por ações de governo eletrônico em cada instituição pública, pois devem ser continuamente incentivados a desenvolver, pesquisar e se atualizar sobre iniciativas de e-gov.
Ao mesmo tempo, temos o cidadão. O qual requer pesquisas constantes para que
os coordenadores do Programa de Governo Eletrônico possam saber se as
iniciativas atendem ao que a sociedade espera, se estão tendo o efeito desejado e
realmente facilitam a vida do cidadão.
Outro público externo de interesse ao Programa são as universidades, institutos de
educação e órgãos de pesquisa de tecnologia da informação e comunicação. Muitas
delas podem ser parceiras no desenvolvimento de projetos, proporcionando uma
análise mais técnica e pontual das ações, sem a qual dificulta o desenvolvimento do
processo.
Público Externo
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Estratégias
Comunicação Interna
A comunicação interna é planejada em torno de propósitos
claramente definidos, para viabilizar toda a interação possível
entre a organização e seus colaboradores, a fim de estabelecer
uma efetiva relação com este público.
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Como implementar
Os diretores da SLTI deverão indicar, ao menos, um servidor e um suplente para um trabalho coordenado de comunicação junto ao DGE e/ou Gabinete.
Esses sevidores indicados serão os agentes de comunicação de suas repartições e deverão manter a equipe de comunicação da Secretaria informada sobre os respectivos projetos e atividades em andamento que sejam passíveis de divulgação - mesmo que eles ainda não estejam concluídos - de modo a gerar informação continuamente.
Essas informações serão transformadas em notícias e irão alimentar os sites do Ministério e do Governo Eletrônico, como também, as redes sociais e outros canais de comunicação dos quais fazemos parte.
Trabalho coordenado entre os departamentos da SLTI
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Tendo em vista que o portal do Governo Eletrônico é o principal canal de
difusão de informações do Programa, não é desejável que o controle total
deste fique sob responsabilidade de um órgão externo.
Como implementar
Sugerimos a migração do portal - que hoje se encontra na tecnologia
Zope/Plone e responsabilidade do SERPRO - para o sistema WordPress, um
software livre e gratuito. Além de reduzir custos, a mudança proporcionará
flexibilidade e economia de tempo para a equipe criar, modificar, atualizar
diversas informações e funcionalidades do portal, possibilitando a
melhoria da qualidade na comunicação junto à sociedade.
Controle total sobre o Portal e-GOV
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• Padronização no uso das siglas
• Criar e-mail institucional para a Secretaria;
• Elaborar assinatura-padrão para uso dos servidores da SLTI;
• Identidade visual – criação de logomarca para a Secretaria;
• Padronização visual dos ambientes virtuais: portais e sistemas
sob responsabilidade do MP.
Padronização de ferramentas de comunicação interna:
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EstratégiasComunicação Externa
Criação de um comitê para discussão de iniciativas de governo eletrônico dentro do
portal e-GOV
Como implementar
Utilizando o canal já existente dentro do portal e-GOV.
Ao menos duas pessoas devem ficar responsáveis por gerenciá-lo, de preferência,
dois Analistas em Tecnologia da Informação, que serão responsáveis por moderar o
fórum, incluir e excluir participantes, tirar dúvidas dos gestores cadastrados e manter
viva discussões sobre tema de e-gov, fomentando o canal com novidades pelo menos
uma vez por semana. Esperamos que os próprios participantes mantenham as
discussões, perguntando, sugerindo e tirando dúvidas.
Essa estratégia será melhor efetivada se houver um compartilhamento do mailing list
do SISP e do DGE.
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Estratégias
Comunicação Externa
Difusão do canal de contato do C3S:
Como implementar
Preparar e realizar divulgação nos sites do Ministério do Planejamento,
do e-GOV, no Boletim Informativo de Governo Eletrônico; e ainda, entre
os contatos da lista do SISP e do DGE, providenciando assim, que o
maior número de pessoas saiba da existência dos canais de contato (e-
mail e telefones) com a SLTI e possam acessá-los mais facilmente.
Podemos divulgar em outros canais eletrônicos além da internet.
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EstratégiasComunicação Externa
Utilização de mídias sociais para divulgação de boas práticas
Como implementar
• Criação de uma conta na mídia “Slide share” – permitirá divulgar
todos os documentos, normativos e apresentações de eventos. O
acesso aos documentos pelos internautas será gratuito, sem
necessidade de efetuar login ou realizar download.
• Criação de conta na mídia youtube para divulgação de eventos e
informações sobre as diversas ações da SLTI;
• Criação de conta no canal Twitter;
• Criação do Blog do Governo Eletrônico,
• Independência de fornecedores.
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EstratégiasComunicação Externa
Utilização de outras mídias para difusão do Programa de Governo Eletrîonico e ações
Como implementar
● Realizar campanhas institucionais a serem veiculadas em mídia
televisiva e cibernética.
● No caso da criação de um Blog ou reformulação do Portal e-GOV, além de
servir como difusão das ações da Secretaria/Programa, ajudará ao
próprio cidadão a navegar e entender a ferramenta.
● Ex: Vídeo institucional - Portal eletrônico do Senado Federal
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EstratégiasExemplo: Levantamento de casos de boas práticas em governo
eletrônico
- Criar uma seção específica no portal e-GOV que contenha uma lista de exemplos e casos de boas práticas na administração pública, informando a identificação do órgão, endereço eletrônico para contato da equipe, explicação de como se realizou a ação.
- Agrupar no portal do Governo Eletrônico um banco de dados com casos de boas práticas e centralizar uma gama de informações interessantes e necessárias num só local.
- Analisar a acessibilidade dos 37 portais ministeriais hoje existentes e fazer uma classificação. Relacionar os 5 melhores e divulgá-los através de matérias no portal do MP, do e-GOV e da Newsletter. Enviar cada análise a seu respectivo ministério e propor ajuda, primeiramente, aos mais críticos.
- Além de repercutir na divulgação do Programa e ações do Ministério, instiga maior interesse dos gestores por uma boa avaliação, tornando assim o site, uma referência para pesquisas relativas ao tema.
- Divulgar a relação de melhores práticas de e-gov e acessibilidade às mídias tradicionais
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Políticas de segurança e de conteúdo
Deve-se definir se o público interno será participante da estratégia de
comunicação. Por isso, as políticas de segurança devem estar
alinhadas às políticas de gerenciamento de conteúdo, para que, ao mesmo
tempo, nem os servidores e funcionários da instituição sejam excluídos,
nem as informações e a integridade dos sistemas do Ministério colocadas
em risco.
Que política queremos?
As políticas devem ser revistas periodicamente para assegurar que
reflitam as mudanças estratégicas e prioritárias da instituição.
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTOSecretaria de Logística e Tecnologia da Informação
O caminho
O caminho para uma comunicação ideal é fazer com que os servidores
comuniquem-se de maneira contínua e informal com os escalões
superiores, inferiores e de mesmo nível hierárquico, e compartilhem a
mesma informação sobre as atividades da instituição junto à sociedade.
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Razões para planos não funcionarem
• Miopia dos dirigentes sobre resultados a médio e longo prazos;
• Planejamentos são conversados, planos elaborados, mas nunca
executados;
• Deficiência de integração entre setores da organização;
• Desentendimento financeiro, logístico, estrutural sobre as
necessidades do plano e outras áreas de interesse;
• Falta de proatividade da equipe em propor novos planos;
• Ineficiência sobre o acompanhamento por parte da organização
sobre os planos elaborados;
• Utilização de dados, informações e pesquisas desatualizados;
• Demora na implementação do plano;
• Depender dos outros para implementá-lo.
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO
Obrigado!
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO
Marcus Bennett e Cleonaldo Freire
Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação