Apresentação do "pool"

SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO

• Motivação

Atendimento aos princípios administrativos da eficiência e

economicidade dos recursos públicos;

Resultados positivos obtidos com a implantação do projeto

piloto do “pool” no câmpus da capital. (Of.17/13)

Restrição orçamentária da Universidade;

Of. Circ. VREA 017.2013 - Divulgação do pool.pdf







• Objetivos

Otimização do uso da frota, em especial dos veículos utilitários,

vans e de grande porte;

Redução da frota USP;

Maior frequência de uso;

Agilidade na disponibilização do veículo;

Conscientização das Unidades sobre a efetividade do

sistema.


• Ações Promovidas

Estudo sobre a efetiva utilização da frota;

Emissão do Ofício DA 105/14 no mês de março, que contemplou;

Divulgação do resultado às Unidades;

Apontamento dos veículos a serem recolhidos (subutilização

superior a 70%);

Ampliação do Sistema de Empréstimo de Veículo;

Criação de módulo no Sistema Frota para o gerenciamento

das solicitações. (Of.105/14)

Formalização da redução de 8% do contrato de locação

OF. CIRC. 105-14.pdf







• Próximas ações

Definição da infraestrutura necessária e dos responsáveis pelo

Polo Gestor;

Treinamento dos gestores de polo;

Recolhimento dos veículos que formarão o sistema;

Divulgação da disponibilidade do serviço.


• Procedimentos sistêmicos para utilização do

módulo de empréstimo de veículos no sistema

FROTA


• Gestor do Polo

Perfil: Gestor Unidade

Autorização: Gestor de Agendamento de Veículos

• Solicitante

Perfil: Gestor Unidade

Autorização: Nenhuma

SOLICITAÇÃO

GESTOR DA UNIDADE

Acesse o Sistema Frota e clique no menu “Empréstimo de Veículo > Solicitação”. Acesse o Sistema Frota e clique no menu “Empréstimo de Veículo > Solicitação”.

Clique em

“Solicitar”.

Clique em

“Solicitar”.

Preencha os dados do formulário de

solicitação de empréstimo de veículo e

clique em “enviar”.


solicitação de empréstimo de veículo e

clique em “enviar”.

AGENDAMENTO

GESTOR DO POLO

Para a realização do agendamento das

solicitações, clique no menu “Empréstimo

de Veículo > Agendamento”.

Para a realização do agendamento das

solicitações, clique no menu “Empréstimo

de Veículo > Agendamento”.

De um duplo clique na solicitação para a

realização do agendamento.

É possível filtrar as solicitações, selecionando

as situações disponíveis na caixa de seleção

do campo “Situação”.

De um duplo clique na solicitação para a

realização do agendamento.

É possível filtrar as solicitações, selecionando

as situações disponíveis na caixa de seleção

do campo “Situação”.


agendamento e clique em “salvar”.


agendamento e clique em “salvar”.

Para realizar a transferência do

condutor, dê um duplo clique na

solicitação desejada.

Para realizar a transferência do

condutor, dê um duplo clique na


Verifique os dados e clique em “Transferir

Condutor(es)” para efetivar a transferência da

unidade solicitante para a unidade do polo.

Com esta ação, a solicitação passará a situação

de “agendado”.


Condutor(es)” para efetivar a transferência da

unidade solicitante para a unidade do polo.

Com esta ação, a solicitação passará a situação

de “agendado”.

Para cadastrar a retirada do veículo,

dê um duplo clique na solicitação

desejada.

Para cadastrar a retirada do veículo,

dê um duplo clique na solicitação

desejada.

Preencha o formulário de

retirada e clique em

“Registrar a Entrega”.

A solicitação passará a

situação “Em Execução”.

Os dados do hodômetro

deverão ser coletados em

loco, no veículo, no ato da

retirada.

Preencha o formulário de

retirada e clique em

“Registrar a Entrega”.

A solicitação passará a

situação “Em Execução”.




retirada.

CT

Para cadastrar a devolução do

veículo, dê um duplo clique na


Para cadastrar a devolução do

veículo, dê um duplo clique na


Em seguida, preencha o

formulário e clique em

“Registrar a Devolução”.

A solicitação passará para a

situação “Aguardando

Devolução de Condutor”.




devolução.

Será necessário encerrar o CT

gerado para esta solicitação.

Em seguida, preencha o

formulário e clique em

“Registrar a Devolução”.

A solicitação passará para a

situação “Aguardando

Devolução de Condutor”.




devolução.

Será necessário encerrar o CT

gerado para esta solicitação.

CT

Para realizar a devolução do condutor

para sua unidade de origem, dê um

duplo clique na solicitação desejada.

Para realizar a devolução do condutor

para sua unidade de origem, dê um

duplo clique na solicitação desejada.


Condutor(es)” para efetivar a transferência da unidade

do polo para a unidade solicitante.

Com esta ação, a solicitação passará a situação de

“concluído”.

Desta forma, estará completo o ciclo de solicitação e

agendamento pelo módulo de empréstimo de veículo

do sistema Frota.


Condutor(es)” para efetivar a transferência da unidade

do polo para a unidade solicitante.

Com esta ação, a solicitação passará a situação de

“concluído”.

Desta forma, estará completo o ciclo de solicitação e

agendamento pelo módulo de empréstimo de veículo

do sistema Frota.


• Alteração de solicitação

Não é possível – será necessário efetuar nova solicitação.


• Cancelamento de empréstimo (mediante justificativa)

Pelo solicitante (até a retirada do veículo);

Pelo gestor do polo – indisponibilidade de veículo (até a

retirada do veículo);

Pelo gestor do polo – outros (até a devolução do veículo).


• Cartão de abastecimento

Como será utilizado com veículo do pool?

Como e por quem será efetuada a associação do cartão coringa

da Unidade/Órgão solicitante?

Após o login, clique no menu OPÇÕES DE ACESSO para

selecionar a Unidade/Órgão que se quer associar o

cartão/cadastrar o veículo temporário

Após o login, clique no menu OPÇÕES DE ACESSO para

selecionar a Unidade/Órgão que se quer associar o

cartão/cadastrar o veículo temporário

Na listagem exibida, selecione a Unidade/Órgão de

interesse e clique em CONTINUAR

Na listagem exibida, selecione a Unidade/Órgão de

interesse e clique em CONTINUAR

Em caso de dúvida sobre em qual Unidade/Órgão você

está logado, será possível identificá-la, observando o

nome descrito na barra de informação na parte inferior

da página

Em caso de dúvida sobre em qual Unidade/Órgão você

está logado, será possível identificá-la, observando o

nome descrito na barra de informação na parte inferior

da página

Clique no menu RELATÓRIOS> VEÍCULOS TEMPORÁRIOS

para verificar se ele foi cadastrado anteriormente

Clique no menu RELATÓRIOS> VEÍCULOS TEMPORÁRIOS

para verificar se ele foi cadastrado anteriormente

Nesta tela simplesmente

clique em CONTINUAR

Nesta tela simplesmente

clique em CONTINUAR

Localizado o veículo,

observe se ele está

ativo, caso contrário

não será possível a

associação do cartão

coringa

Localizado o veículo,

observe se ele está

ativo, caso contrário

não será possível a

associação do cartão

coringa

Se ele estiver inativo, clique

sobre sua placa e no final da

tela que se abre com os

dados do cadastro do veículo,

clique em ATIVAR VEÍCULO

Se ele estiver inativo, clique

sobre sua placa e no final da

tela que se abre com os

dados do cadastro do veículo,

clique em ATIVAR VEÍCULO

Nesta tela clique em IR PARA

A TELA DE ASSOCIAÇÕES

Nesta tela clique em IR PARA

A TELA DE ASSOCIAÇÕES

Localize o número do cartão

coringa informado pela

Unidade/Órgão solicitante e

clique na placa

correspondente

Localize o número do cartão

coringa informado pela

Unidade/Órgão solicitante e

clique na placa

correspondente

No campo PLACA digite a

placa do veículo ao qual se

quer associar o cartão e

clique em ATUALIZAR

No campo PLACA digite a

placa do veículo ao qual se

quer associar o cartão e

clique em ATUALIZAR

A mensagem exibida pelo

sistema confirma a execução

da transação. Clique em OK

A mensagem exibida pelo

sistema confirma a execução

da transação. Clique em OK

Nesta tela, exibida automaticamente

após o OK da tela anterior, clique no

número do cartão para verificar se o

combustível cadastrado está correto

Nesta tela, exibida automaticamente

após o OK da tela anterior, clique no

número do cartão para verificar se o

combustível cadastrado está correto

Na tela de dados do veículo,

clique na aba COMBUSTÍVEL

e verifique se está (tão)

cadastrados o(s) o(s)

combustível (is) do veículo

Na tela de dados do veículo,

clique na aba COMBUSTÍVEL

e verifique se está (tão)

cadastrados o(s) o(s)

combustível (is) do veículo

Clicando na aba

COMBUSTÍVEL, selecione a

opção desejada e depois em

INCLUIR.

OBS:

1) Combustível SEMPRE na

opção COMUM

2) A verificação da

existência de crédito é de

responsabilidade do

solicitante

Clicando na aba

COMBUSTÍVEL, selecione a

opção desejada e depois em

INCLUIR.

OBS:

1) Combustível SEMPRE na

opção COMUM

2) A verificação da

existência de crédito é de

responsabilidade do

solicitante

Caso o veículo não esteja cadastrado,

acesse o menu CADASTRO>VEÍCULO

TEMPORÁRIO

Caso o veículo não esteja cadastrado,

acesse o menu CADASTRO>VEÍCULO

TEMPORÁRIO

Cadastre os dados obrigatórios (que

apresentam (*) e também a família, que

apesar de não ser um dado obrigatório,

afeta a associação/desassociação do

cartão.

Observe o campo TIPO DE FROTA e altere se

necessário

Cadastre os dados obrigatórios (que

apresentam (*) e também a família, que

apesar de não ser um dado obrigatório,

afeta a associação/desassociação do

cartão.

Observe o campo TIPO DE FROTA e altere se

necessário

- Insira a CAPACIDADE DO TANQUE (EXCETO

GNV) que existe no cadastro do veículo no

Sistema Frota

- OBS: a quantidade de litros deve ser inserida

no campo que apresenta o cadeado

- Clique em INCLUIR no final da tela

- Insira a CAPACIDADE DO TANQUE (EXCETO

GNV) que existe no cadastro do veículo no

Sistema Frota

- OBS: a quantidade de litros deve ser inserida

no campo que apresenta o cadeado

- Clique em INCLUIR no final da tela

Ainda na tela de cadastro:

- insira o número 6 em DÍGITOS DO

HODÔMETRO;

Ainda na tela de cadastro:

- insira o número 6 em DÍGITOS DO

HODÔMETRO;

- escolha a opção INFORMATIVA em

MODALIDADE MULTICOMBUSTÍVEL

- escolha a opção INFORMATIVA em

MODALIDADE MULTICOMBUSTÍVEL

Novamente acessando o menu RELATÓRIOS>VEÍCULOS

TEMPORÁRIOS>CONTINUAR, clique na placa e depois na

aba COMBUSTÍVEL, para incluir o segundo combustível,

caso o veículo seja flex.

Com isto o cadastro e a associação do cartão coringa

estarão finalizados

Novamente acessando o menu RELATÓRIOS>VEÍCULOS

TEMPORÁRIOS>CONTINUAR, clique na placa e depois na

aba COMBUSTÍVEL, para incluir o segundo combustível,

caso o veículo seja flex.

Com isto o cadastro e a associação do cartão coringa

estarão finalizados

Quando do retorno do veículo após o uso, para efetuar a

desassociação do cartão, clique no menu

OPERACIONAL>ASSOCIAÇÃO DE CARTÃO CORINGA X

VEÍCULO e em seguida em na palavra DESASSOCIAR

existente ao lado da descrição do veículo, O sistema pede

confirmação de desassociação e bloqueio do cartão e

depois de inativação do veículo – clique em OK nas 3

telas seguintes e o procedimento estará concluído.

Quando do retorno do veículo após o uso, para efetuar a

desassociação do cartão, clique no menu

OPERACIONAL>ASSOCIAÇÃO DE CARTÃO CORINGA X

VEÍCULO e em seguida em na palavra DESASSOCIAR

existente ao lado da descrição do veículo, O sistema pede

confirmação de desassociação e bloqueio do cartão e

depois de inativação do veículo – clique em OK nas 3

telas seguintes e o procedimento estará concluído.


• Observações importantes

Manutenção de veículo de frota própria – efetuada pelo polo

gestor e ressarcida pela Reitoria, incluindo custo de disco/rolo

de tacógrafo e outros;

Multa de trânsito – responsabilidade da Unidade/Órgão de

lotação do condutor (indicação do condutor, instrução do

protocolado, pagamento, apuração de responsabilidade e

ressarcimento;



Acidente de trânsito

Locado e próprio – polo gestor providencia o conserto e

abre processo de apuração de responsabilidade;

Encaminha para a Unidade/Órgão de lotação do condutor,

após o conserto, para apuração de responsabilidade;

OBS: a extensão do dano não é fator para definição de

abertura ou não de processo – pequeno dano pode ter

terceiro envolvido.



Abastecimento – sempre utilizará o cartão coringa da

Unidade/Órgão solicitante, incluindo a própria prefeitura.

Gestor do polo fará a associação e desassociação do cartão.

OBSERVAÇÕES (ao Gestor da Unidade solicitante)

1) Verificar se o cartão foi associado pelo Gestor do Polo, se

o(s) combustível(eis) está(ão) correto(s) e se possui saldo.



2) Cadastrar o condutor para uso do cartão, caso ele seja de

outra Unidade (escolher opção “usuário escolhe a senha”) ele

poderá cadastrar a mesma senha que utiliza no sistema pela

outra Unidade)

Uso do veículo pela Prefeitura também precisa ser solicitado e

agendado no sistema, a fim de que exista registro de uso e

para que não se incorra na situação do veículo em uso pelo

polo (Prefeitura) estar agendado para uso por outra Unidade



Autorizador de uso do veículo – gestor precisa ser autorizador

para dar simplificar o uso do empréstimo

Ordem de Serviço de Manutenção de Veículo – formulário

deve ser fornecido no ato da entrega do veículo e deve ser

devolvido com o veículo – preenchido ou não



Checklist de entrega – orientar o condutor sobre o uso do

tacógrafo (fornecer discos/rolo para o período de uso) e citar

esta orientação, assim como da velocidade máxima em

rodovias e vias de trânsito rápido, restrição de uso de

caminhão e do transporte de produtos perigosos na capital.


Checklist de entrega e devolução – preenchido no ato e na

presença do condutor deve contemplar a situação do tanque

(sempre cheio), equipamentos obrigatórios, danos existentes

ou apurados na devolução, checagem interna (objetos

esquecidos/danos).

Guarda adequada de documentos – checklist, CT, disco/rolo de

tacógrafo, solicitação de manutenção, etc.




Autorização/restrição de tráfego na capital – rodízio para

veículos e caminhões (VUC e produtos perigosos precisam de

autorização específica)

Credencial – van, micro e ônibus exigem e não deve ser

permitido o uso quando exigida

Tempo ao volante – atendimento ao disposto na legislação

vigente e inspeção da polícia nas rodovias



Legislação/veículos (exigências)

Adesivos retrorefletivos nas laterais e traseira de van, micro,

ônibus e caminhão;

Dispositivo auxiliar de identificação veicular em caminhões

(placa e localidade na traseira de caminhão) – suspensa, mas

objeto de acompanhamento (Res. Contran 370/2010 e

Deliberação Contran 110/2012 e suas alterações)

Inscrição de Tara, PBT e Lotação em caminhões (Res. Contran

290 e alterações).

• Outras informações/orientações

Criação de e-mail institucional na área de transportes

Cobrança do sistema para a inserção/atualização de

documentos dos condutores

Importância do encerramento diário de CT (atenção ao km)



Agradecemos a atenção e a colaboração!

Contatos:

Henrique Piacente Talarico

Departamento de Administração – DA

E-mail: [email protected]

Telefone: (11) 3091-2492/3494

Lilian Alvarenga

Serviço de Administração de Transportes – DAAT (SAT)

E-mail: [email protected]

Telefone: (11) 3091-2487/3337

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

Apresentação do "pool"