A Empresa

Processo “Gestão do Conhecimento”

Motivadores da mudança

Etapas da Mudança

1. Identificação dos Desperdícios

2. Principais Reclamações

3. Definição de Requisitos do Sistema

4. Critérios de Escolha e Seleção;

5. Implantação do Sistema;

6. Divulgação e Treinamento;

Resultados Alcançados

Lições Aprendidas e Oportunidades

Agenda

A Empresa

Motores Automação Energia Transmissão

& Distribuição Tintas

Unidades de Negócio

Produção Do primeiro motor a mais de

150 milhões já produzidos

Maior planta de produção de

motores elétricos do mundo

Mais de 32.000 MVA em geradores

produzidos (mais de 2 vezes a

potência instalada da hidrelétrica de

Itaipu)

Mais de 300.000.000 produtos de

automação industrial já fabricados

Mais de 1250 toneladas de tintas

em pó/mês

Mais de 800 toneladas de tintas

líquidas/mês

Maior fabricante de transformadores

da América Latina, com 5 plantas

produtivas

A Empresa

Do primeiro prédio ao parque instalado total Brasil

Argentina

México

Portugal

China

Índia

África do Sul

EUA

Áustria

Museu WEG (primeira fábrica)

Argentina

Chile

Colômbia

Venezuela

Peru

Estados Unidos

Portugal

Espanha

Itália

Reino Unido

Alemanha

Bélgica

Emirados Árabes

Rússia

Índia

Japão

Austrália

México França Áustria

Holanda Suécia

China

Cingapura

África do Sul

A Empresa

Histórico do Sistema de Normalização

1961 Fundação da empresa Eletromotores Jaraguá Ltda.

1968 Pastas com cópias de catálogos de componentes padronizados e de

normas brasileiras e estrangeiras.

1970-1978 Elaboração das primeiras normas WEG (em 1978 - 536

normas); aquisição de normas nacionais e internacionais.

1978 - 2010 Criação da Seção de Normalização, com o objetivo de unificar

a política e dinamizar a geração e revisão de normas, bem como

administrar o acervo de normas existente (até 2010 + de 10 mil).

2010 Idealização do projeto WEGnology – elaboração dos primeiros

procedimentos operacionais nas áreas administrativas

2013 Redesenho processo gestão do conhecimento e criação do Portal do

Conhecimento WEG – WEGnology Management System.

Processo de Gestão Do Conhecimento

Votação Aprovação

Gestor Aprovação

Técnica Publicação

- Cópias Físicas e

Eletrônicas para unidades

Brasil

Infinito Infinito Infinito 30 minutos

“Disseminar o conhecimento e padrões WEG, auxiliando no processo de expansão e globalização da empresa.”

Processo de Gestão Do Conhecimento

Reclamações

• Média Lead time de aprovação e publicação dos documentos: 40

dias;

• Vulnerabilidade dos documentos/ Segurança da Informação;

• Restrição de acesso à unidades Brasil, condicionadas à licença.

Novos Requisitos

• Plataforma global

• Controle de Acessos

• Distribuição Descentralizada

• Quantidade de Licenças

• Multi-idiomas

• Agilidade no processos de criação e publicação

• Interfase amigável

• Pesquisa “Google”

Motivadores da Mudança

“Disseminar o conhecimento e padrões WEG, auxiliando no processo de

expansão e globalização da empresa.”

1) Identificação de desperdícios e gargalos;

2) Levantamento das principais reclamações dos clientes internos;

3) Definição dos requisitos do sistema:

- Avaliação de Requisitos Normativos (ISO 9001);

- Alinhamento com Árvore de Processos da organização e os

princípios do BPM (Business Process Management);

4) Critérios de Escolha e Seleção;

5) Implantação do Sistema;

6) Divulgação e Treinamento;

Etapas da Mudança

1. Identificação dos Desperdícios

Votação Aprovação

Gestor Aprovação

Técnica Publicação

Funcionava como

fórum de discussão,

tornando o processo

moroso.

Aprovação não

poderia ser

delegada.

Mesmo após

aprovação do

gestor, a norma

poderia ser

reprovada.

Documento era

formatado e

editado pela área

da Qualidade.

Levantamento dos chamados abertos:

- Processos perdidos e/ou travados;

- Documentos desaparecidos;

- Lentidão do sistema;

- Processo de aprovação moroso.

2. Principais Reclamações

Redesenho da atividade “Documentar o conhecimento”

Votação Aprovação

Gestor Aprovação

Técnica Publicação

Contribuição Aprovação

Técnica Aprovação

Gestor Publicação

Funcionava como

fórum de discussão,

tornando o processo

moroso.

Aprovação não

poderia ser

delegada.

Mesmo após

aprovação do

gestor, a norma

poderia ser

reprovada.

Documento era

formatado e editado

pela área da

Qualidade.

Criação de um fórum

de discussão

opcional.

Analistas obrigatórios

default e antes da

aprovação do gestor.

O gestor, quando

ausente, pode

delegar.

Eliminada etapa de

formatação e edição.

Globalização do Processo/ Sistema:

Multi-idioma;

Licenças de acesso;

Fluxo de solicitação de tradução.

Requisitos Normativos:

Controle de Versionamento;

Distribuição de cópias controladas;

Análise Técnica e Aprovação.

Gestão por Processo:

Navegação por processo;

Documentos atrelados à processos.

3. Definição de Requisitos Sistema

4. Critérios de Escolha e Seleção

Aderência aos requisitos – baixa customização interna.

Solução selecionada: 80% aderência.

Alinhamento com estratégias da Diretoria TI.

Módulos

Utilizados

Desenvolvimento do Fornecedor: in loco

Customização WEG: possível devido à praticidade do sistema.

Testes Usuários-chave: preparação para Go-Live

Saneamento e Carga de dados: busca de 2 sistemas anteriores

Go Live

5. Implantação do Sistema

Treinamento Presencial (apenas Brasil)

- Documentadores: 160

- Gestores: 200

Treinamento On-line

Comunicação e Divulgação

- Congelamento do Sistema antigo

- Go Live

6. Divulgação e Treinamento

Processo Atual - Pós Melhoria

•

Contribuição Aprovação

Técnica Aprovação

Gestor Publicação

15 dias 8 dias 8 dias 2 minutos

Lead time de criação/revisão: média de 30 dias para aprovação e publicação;

Tempo para Publicação – 1 a 2 minutos; Usuários: Licenças concorrentes - ampliação do atendimento; Interface em 3 idiomas; Eliminada etapa de “edição” antes da publicação. Tempo limitado para cada tarefa.

Resultados

• Entrada em Produção do Portal WEGnology em 31/05/2013.

• Média de 100 usuários acessando de forma concomitante

• Volume total de documentos : ~15.000 internos.

• Lead time de Publicação e Revisão – redução de 93 e 21%.

• Acesso: média de 1800 documentos acessados por dia;

• Custo da ferramenta (atualização da ferramenta antiga custaria ~10x o valor

da ferramenta adquirida;

• Custo com licenças: licenças concorrentes permitem uma redução do custo,

umas vez que são mais de 2.000 documentadores em todo o mundo.

• Busca da hierarquia WEG de forma transparente a partir do sistema de RH da

WEG

Processo Junho Julho Agosto Setembro Outubro Média

Processo Publicação (dias) 0,0018 0,0011 0,0012 0,0022 0,0015 0,0016

Aprovação de Documentos (dias) 41,44 50,27 35,69 18,67 11,35 31,48

Facilidade na implantação de processos em novas aquisições e filiais

(redução das equipes de implantação);

Qualidade e Segurança da Informação;

Registro do conhecimento WEG e agilidade na pesquisa de práticas de

gestão da empresa (+ de 25mil documentos disponíveis para consulta –

internos e externos);

Agilidade na busca da informação sobre os processos;

Compartilhamento de boas práticas de gestão incluindo aplicação no reforço

de treinamento e reciclagem de colaboradores;

Independência do fornecedor enquanto desenvolvimento e conhecimento

técnico sobre a ferramenta.

Convergência para um sistema corporativo único descontinuando 2 outros

sistemas legados

Resultados

Barreiras e Fronteiras

• Gestão de Mudança

- Conscientização de participantes dos processos quanto a prazos de

tarefas e eliminação da etapa de formatação;

- Familiarização com a Ferramenta;

- Treinamentos.

• Busca pela ferramenta/fornecedor

- Dificuldade para realizar benchmarking com outras empresas do mesmo

setor, pois não havia uma solução semelhante no mercado;

- Início do desenvolvimento com sistemas que não atendiam aos requisitos.

- Ferramenta de Gestão por Processos (BPMS) que permitisse

independência do fornecedor

• Prazo

- Prazo de Implantação curto: 4 meses.

Lições Aprendidas e Oportunidades

• Evoluir com a Gestão de Mudanças – resistência à mudança x

quebra de paradigmas;

• Divulgação e Treinamento para filiais;

• Buscar ferramentas de automatização dos fluxos das atividades,

e não apenas tê-los de forma documentada e integrada aos

sistemas (13 Macroprocessos, 64 processos e 164 atividades –

em 5 unidades de negócio).

• Implementar melhorias já identificadas na interface com usuário.

Pesquisa Simples “Google” Pagina Inicial

Motores Automação Energia Transmissão

& Distribuição Tintas

África do Sul

Museu WEG (primeira fábrica)

Interface Multi-idioma

Perguntas