Apresentação Maria Aparecida Forti

A implantação do Sistema de A implantação do Sistema de Arquivos da UNICAMPArquivos da UNICAMP

1º Seminário de Política de Informação e Memória da 1º Seminário de Política de Informação e Memória da UFSCAR UFSCAR

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SumárioSumário

• O SIARQ: histórico, conceito e estrutura• O Arquivo Central: estrutura, serviços,

acervos e sistemas

O Sistema de Arquivos da O Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Universidade Estadual de

Campinas (SIARQ)Campinas (SIARQ)


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HistóricoHistórico

• Década de 80:– 1983 – Instalação do Centro de Informação e Difusão

Cultural – CIDIC • competências de coordenar a Biblioteca Central e de instalar a

Divisão de Documentação

– 1985 – Instalação da Divisão de Documentação - • diagnóstico da situação dos arquivos gerados pela universidade• trabalho de organização de conjuntos documentais de

particulares como SBH e TJC


– 1986 – Criação do Arquivo Central• a Divisão de Documentação é substituída e são criadas as

primeiras Comissões Setoriais de Arquivos ( 43 CSArq)

– 1987 – Criação da Comissão Executiva “Projeto SIARQ”• competência de desencadear o processo de avaliação

documental • são oferecidos as CSArq os primeiros cursos de avaliação de

documentos e organização de arquivos.


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– 1988 – Criação da Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD)

• Órgão que elabora e acompanha o processo de avaliação de documentos gerados e recebidos, resultando nas normas para preservação e eliminação;

– 1989 – Criação do SIARQ/UNICAMP (CONSU A-39/89)• Criado com a finalidade principal de garantir a preservação da

memória da Universidade protegendo seu acervo arquivístico, para servir de referência, informação, prova ou fonte de pesquisa .


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• Décadas seguintes:– 1991 – Inauguração de prédio próprio

• realização do I Seminário Nacional de Arquivos Universitários

• publicação do livro "A sistematização de Arquivos Públicos”

– 1993 – Desenvolvimento de Sistema Informatizado de Gestão de Documentos (Protocolo e Arquivo)

• sistema que gerencia os documentos desde a produção até a destinação final)

• o Arquivo Central começa a receber documentos das Unidades


– 1994 – Arquivo de Processos Administrativos da Universidade (1963/1994)

• o Arquivo Central assume os processos centralizados na reitoria

• a gestão passa a ser eletrônica e descentralizada pelas Unidades. Nascem os Arquivos Setoriais.

– 1995/97 - O Conselho Universitário reformula o Sistema de Arquivos e cria o Conselho Consultivo (CONSUL)

• ao Consul compete estabelecer a política arquivística e de difusão e acesso aos documentos da Universidade

• são aprovadas as Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades meio (séries gerais)


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• Décadas seguintes:– 2003 – Elaboração do planejamento estratégico do

Sistema de Arquivos• objetivos e metas a serem alcançadas até 2006

– 2005 – Criação de nova estrutura organizacional com o Programa de Certificação de Unidades e órgãos

• ampliação do número de vagas

– 2006 – Revisão do planejamento estratégico do Sistema de Arquivos

• estabelecimento de metas a serem alcançadas até 2010 • Desafios a vencer e alvos a conquistar


– 2007 – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos

• gestão arquivística e preservação dos documentos digitais, em conformidade com os padrões nacionais e internacionais.

• Grupo de Trabalho para Padronização de Procedimentos Técnicos para Preservação e Acesso de Documentos Eletrônicos (GEDAE)

– competência de elaborar normas que determinem padrões básicos que garantam a preservação e o acesso de documentos arquivísticos em meio eletrônico na Unicamp


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– 2008 – Projeto Internacional de Pesquisa sobre Autenticidade dos Documentos Digitais (InterPARES 3)

• convênio de cooperação com o Arquivo Nacional visando a participação do Brasil no Projeto InterPares 3., o trabalho tem como objetivo determinar modelos e padrões que permitam a gestão e a preservação de documentos digitais por longo prazo.

• 06 estudos de caso na Unicamp– DGRH – Demonstrativos de pagamento– PREF - Plantas– BCCL – Teses– ASCOM – fotos

– RTV – Filmes

– DAC – Boletim de Notas e Frequência


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Modelos de SistemaModelos de Sistema

Foram baseados nas próprias experiências acumuladas desde 1985 e de reconhecidas experiências de instituições nacionais como:

– Sistema de Arquivos da Fundação Getúlio Vargas (1973) – Marilena Leite Paes

– Sistema Nacional de Arquivos (1978) - Celina Vargas Franco– Sistema de Arquivos do Município de São Paulo (1984) - Daíse

Apparecida de Oliveira – Sistema de Arquivos do Estados de São Paulo (1984) - Inês

Etienne Romeu


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ConceitosConceitos

• Ciclo vital dos documentos

• Gestão integrada de documentos• Teoria das três idades:

– Arquivo corrente– Arquivo Intermediário– Arquivo Permanente


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Base conceitualBase conceitual

GESTÃO:– T. R. Schellenberg– Celina Vargas Franco– Heloisa L. Bellotto– Rose Marie Inojosa– Daise A. Oliveira– J. Levron– L. Garon– Carol Couture

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:– Manuel Vazquez – Nilsa Teixeira – Helena Correia Machado– A. Kromonov– C. S. Pires– J. B. Rhoads


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Gestão Integrada de Gestão Integrada de Documentos - desafioDocumentos - desafio

Controlar a produção, tramitação, arquivamento, avaliação e a preservação dos

documentos, numa linha contínua de gerenciamento.


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MetodologiaMetodologia

• Diagnóstico dos arquivos– Multiplicidade de normas e procedimentos técnicos

– Proliferação de arquivos e papeis

– Ausência de critérios de avaliação

• Avaliação de documentos – integração dos responsáveis nas unidades

– Capacitação da equipe

– Elaboração de pré tabelas de temporalidade

MetodologiaMetodologia

• Configuração do Sistema de Arquivos – proposta de estrutura

– A definição de estrutura levou em conta a passagem dos documentos segundo o ciclo vital compreendido pelas três idades

1º Seminário de Política de Informação e Memória da 1º Seminário de Política de Informação e Memória da UFSCARUFSCAR

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1818

Premissas Premissas

• Integração da comunidade – Nomeação da Comissão Executiva “Projeto SIARQ” – envolvimento

de diferentes órgãos da universidade e consultoria de especialistas– Sensibilização dos órgãos decisórios – apoio da administração

superior

• Avaliação de documentos– Cursos de capacitação com apostilas e folhetos didáticos –

metodologia e parâmetros comuns

– Formação de 43 equipes setoriais de avaliação – esforço conjunto de profissionais


1919

ResultadosResultados

• Criação do Sistema de Arquivos– Sob a coordenação do Arquivo Central, dentro da estrutura

universitária, subordinado diretamente a Reitoria

• Elaboração, aprovação e aplicação de planos de destinação de documentos– Procuradoria Geral– Gabinete do Reitor– Institutos e Faculdades– Tabela de Séries Gerais

– Diretoria Acadêmica(DAC)


• Estruturação dos arquivos setoriais no âmbito das unidades e órgãos da universidade– racionalizar a produção, receber, controlar e organizar

os documentos semi-ativos produzidos e acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados.


2020


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• Integração e padronização dos serviços existentes– Serviços de Protocolos com os Serviços de Arquivos– Desenvolvimento de um sistema com requisitos comuns

(protocolo, classificação, tramitação, arquivamento, avaliação, eliminação, transferência e recolhimento)

– Estabelecimento de normas comuns de gestão de documentos


2222


Modelo Conceitual do Sistema de Arquivosda Universidade Estadual de Campinas

CONSUL

CCAD

Arquivo Centraldo SIARQ

Arquivos eProtocolosSetoriais

ArquivosCorrentes

ComissõesSetoriais de

Arquivos(CSArq)

Custódia de Documentos:

- Permanentes- Intermediários (longa guarda)

Usuários:

- Administração- Pesquisadores

Vínculo Administrativo:Unidades e Órgãos

- Gerencia documentos produzidos e recebidos- Armazena documentos intermediários- Acesso restrito- Média frequência de uso

- Armazena documentos correntes- Acesso restrito- Alta frequência de uso

Reitoria

Orientação Técnica eNormativa

Rede

de

Arquivos


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Estrutura do SIARQEstrutura do SIARQ

• Arquivo Central – Órgão Coordenador– Coordenação– Secretaria– Assistência Técnica– Serviço de Informação e Documentos de Gestão– Serviço de Arquivo Permanente– Serviço de Apoio ao Sistema de Arquivos

• Rede de Arquivos e Protocolos– Arquivos correntes e intermediários– Protocolos setoriais e subsetorias

• Órgãos Colegiados– Conselho Consultivo– Comissão Central de Avaliação de Documentos– Comissões Setoriais de Arquivos


2424

Rede de Protocolos e ArquivosRede de Protocolos e Arquivos

• 01 Arquivo Central

• 150 Protocolos Setoriais• 50 Arquivos Setoriais


2525

MissãoMissão

“Desenvolver e coordenar a política e a gestão arquivística na Universidade, visando agilização da informação,

eficiência administrativa e preservação da memória institucional.”

(Planejamento Estratégico do SIARQ, 2006)


26262626

Instrumentos de Gestão Instrumentos de Gestão ArquivísticaArquivística

1. Tabelas de Temporalidade de Documentos da Unicamp

2. Plano de Classificação de Documentos da Unicamp

Objetivo: identificação e estabelecimento de prazos e destinos para os documentos das unidades e órgãos produzidos no desempenho de suas atividades:

• Administrativa• Acadêmica• Pesquisa• Extensão• Assistência


2727

Instrumentos de Gestão Instrumentos de Gestão ArquivísticaArquivística

• Normas e instruções– Procedimentos arquivísticos

• gestão, preservação e acesso

– Tabelas de Temporalidade de Documentos• atividades meio e fim

– Plano de Classificação de Documentos• função, subfunção e atividades


2828

Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade


2929

Plano de Classificação – Plano de Classificação – proposta em estudo proposta em estudo

• Classes funcionais

– 1.00.00.00 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA – 2.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DO ENSINO

– 3.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DE PESQUISA

– 4.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DE EXTENSÃO

– 5.00.00.00 ORGANIZAÇÃO DA ASSISTÊNCIA


3030

Plano de Classificação – Plano de Classificação – proposta em estudoproposta em estudo

• 1.00.00.00 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

– 1.01.00.00 FORMULAÇÃO DE POLÍTICAS CORPORATIVAS – 1.02.00.00 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL– 1.03.00.00 GESTÃO DE PESSOAS (RECURSOS HUMANOS)

• 1.03.01.00 Execução de políticas de recursos humanos • 1.03.02.00 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos • 1.03.03.00 Administração de Pessoal • 1.03.04.00 Pagamento de pessoal

– 1.03.04.01 Folha de pagamento– 1.03.04.02 Demonstrativo de Pagamento (hollerith)

ARQUIVO CENTRAL DO ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOSSISTEMA DE ARQUIVOS


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ServiçosServiços

• Registro e controle de tramitação

• Arquivamento de documentos

• Avaliação documental• Descrição e disposição

de documentos• Atendimento ao

usuário


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ServiçosServiços

• Assessoria e apoio técnico-normativo

• Produção bibliográfica• Intercâmbio

• Capacitação


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CompetênciasCompetências

• Coordenação do Sistema de Arquivos da Universidade;

• Implementação e estabelecimento de normas e diretrizes para arquivamento, acesso, avaliação, transferência, recolhimento e conservação de documentos;

• Coordenação das transferências dos documentos produzidos pela Universidade aos Arquivos Setoriais, ao Arquivo Intermediário e ao Arquivo Permanente;


3535

CompetênciasCompetências

• Planejamento e coordenação da organização do acervo documental custodiado, visando a sua disposição aos usuários;

• Prestação de assessoria técnico-arquivística a instituições internas e externas;

• Promoção do aperfeiçoamento do pessoal técnico e auxiliar destinado ao SIARQ/UNICAMP e;

• Integração de sistemas de informação considerados de interesse para os usuários do SIARQ/UNICAMP.


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Políticas e procedimentosPolíticas e procedimentos

• Órgãos colegiado (composição)

– Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD)• administrador• historiador• Representante da PG e do CCUEC

– Conselho Consultivo do Sistema de Arquivos (CONSUL)• Ciências Exatas e Tecnológicas• Ciências Biomédicas• Ciências Humanas• o historiador, membro da CCAD

Políticas e procedimentosPolíticas e procedimentos

• Grupos de trabalho:

– Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais

• documentos digitais

– Grupo de Trabalho para Gestão, Preservação e Acesso de Documentos Científicos, Tecnológicos e Artísticos

• documentos científicos


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3838

Estrutura técnicaEstrutura técnica

• Serviço de Informação e Documentos de Gestão – Protocolo Central (monitoria e orientações)– Gerenciamento de documentos correntes e intermediários

• Serviço de Arquivo Permanente – Atendimento a pesquisa

– Disseminação

– Processamento técnico

• Serviço de Apoio ao Sistema de Arquivos– Informática

– Preservação

– Apoio técnico


3939

Equipe de trabalhoEquipe de trabalho

• Arquivo Central– 15 funcionários

– 06 estagiários

– 05 bolsistas

Total: 26 Técnicos


4040

Incorporação de Documentos Incorporação de Documentos ao Arquivo Centralao Arquivo Central

• 1. Transferências dos arquivos correntes e setoriais

• 2. Recolhimentos sistemáticos – Unidades e Órgãos – Ativos e Extintos

• 3. Aquisições (compra ou doação) – Acervo de interesse para a universidade


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Acervo documentalAcervo documental

– Primeiros conjuntos documentais que originaram o acervo:• Tribunal de Justiça de Campinas• Paulo Duarte• Sérgio Buarque de Holanda

– Recolhimento dos documentos históricos da universidade:• Secretaria Geral

– Zeferino Vaz– Faculdade de Medicina

• Gabinete do Reitor

– Transferência do acervo de processos da Diretoria Geral da Administração para o Arquivo Central (SIARQ):

• Período histórico de 1963 até 1975 - instalação da universidade


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Algumas temáticas:

– Campanha Pró Instalação da Faculdade de Medicina (Década 50)• Conselho de Entidades de Campinas

– Instalação da Faculdade de Medicina• Lei de criação da universidade

– Comissão Organizadora da Universidade de Campinas• Doação do terreno• Projeto de construção do campus• Instalação das primeiras unidades e cursos


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• 1. Transferências dos arquivos correntes e setoriais– Documentos correntes: Órgãos da administração superior– Documentos intermediários (longo prazo): Unidades e Órgãos

• 2. Recolhimentos sistemáticos de séries documentais de guarda permanente– Unidades e Órgãos – Ativos e Extintos

• 3. Aquisições (compra ou doação) – Acervo de interesse para a universidade


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04 depósitos com 28.699 caixas de documentos textuais

01 depósito de 10m2 com documentos audiovisuais

01 sala de 30m2 com mobília e objetos tridimensionais

03 mapotecas com documentos cartográficos

260 fundos e coleções documentais (1963/2009)

Documentais institucionais e pessoais

Sistemas de Gestão de Sistemas de Gestão de Documentos ArquivísticosDocumentos Arquivísticos


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Sistemas informatizadosSistemas informatizados

• Sistema de Protocolo e Arquivo – Desenvolvido pelo CCUEC/SIARQ em 1993

• Sistema de Arquivos Históricos da Unicamp (PesquisArqH)– http://www.unicamp.br/sahu/index.html

• SIARQ/AEL/CMU/CLE/CEDAE


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Projetos em andamentoProjetos em andamento

• Construção do novo prédio do Arquivo Central

• Programa de capacitação contínua ao pessoal dos protocolos e arquivos

• Sistema Informatizado de Gestão de Documentos Arquivísticos (SIGAD)

• Revisão de instruções e procedimentos de gestão, preservação e acesso


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Projetos multidisciplinares Projetos multidisciplinares

• Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais

• Grupo de Trabalho - Memória Científica, Tecnológica e Artística

• Nomeados pelo Reitor

SIARQSIARQ

http://www.unicamp.br/siarq

[email protected]

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