Apresentações ConvincentesDino Mocsányi 1 - Introdução

Este texto é uma compilação de informações realizada por Dino Carlos Mocsányi. Algumas das técnicas e “pulos do gato” de apresentações aqui expostas baseiam-se em técnicas bem conhecidas por palestrantes e conferencistas profissionais, em técnicas de teatro e, ainda e até em técnicas utilizadas no convencimento e envolvimento de grandes multidões, como é o caso de certas igrejas de nossa atualidade, como a própria Igreja Católica, com seus rituais e orações coletivas, grandes reuniões coletivas nas casa espíritas ou os megaeventos da Igreja Universal ou do Padre Marcelo, em todas as quais se reúnem grupos de fiéis que atingem facilmente a casa das centenas ou milhares.

Em seu livro “Marketing para Vencer”, Frank K. Sonnenberg dedica um capítulo a algumas recomendações sobre apresentações, principalmente àquelas dedicadas a vender algo, de idéias a produtos e projetos. O que segue é também fortemente baseado neste livro sobre marketing, com algumas complementações que julgamos necessárias.

Tenha em mente tudo o que você tem em jogo a cada vez que faz uma apresentação. Geralmente você não conseguirá uma segunda oportunidade para “vender seu peixe”, seja ele um produto, um serviço ou uma idéia para um determinado público, para convencer uma diretoria a entrar em um novo negócio, para fazer com que seus clientes aceitem que sua idéia é a que deve ser seguida ou mesmo para pedir um aumento a seu chefe, se você estiver empregado(a) de uma empresa. A qualidade de sua apresentação é importante também pela sua repercussão, tanto em sua reputação como na da empresa na qual trabalha ou que você representa.

Uma apresentação tem de ser perfeita já da primeira vez.

Isso exige mais do que simplesmente ter uma boa idéia ou ter razão. As idéias não vendem somente por seu mérito. Uma apresentação requer metas definidas e uma estratégia de peso. Você deve consolidar uma apresentação e planejar como irá desenvolvê-la. Você deve criar o ambiente adequado. O horário, a localização, a estratégia e até mesmo detalhes, como o traje, por exemplo, são importantes.

Muitas pessoas acreditam que o ponto mais decisivo de uma apresentação eficaz está na apresentação em si. Na realidade, o elemento mais importante consiste em determinar as metas que você deseja alcançar através da apresentação, antes de desenvolvê-la. Se começar sem saber onde quer chegar, estará confiando demais na sorte. Você deve ter em mente uma meta específica e mensurável. Conhecer essa meta específica permitirá que você visualize quais as ações e reações que deseja da platéia. Essa percepção ajudará também a determinar quais informações devem ser passadas ao seu público para a obtenção dessas ações e reações.

Sua meta transforma-se no padrão de referência com relação ao qual seus argumentos podem ser comparados, à medida que forem sendo desenvolvidos. Além disso, uma vez que as metas estejam claramente definidas, é muito mais fácil armar uma estratégia destinada a alcançá-las. Os elementos mais importantes dessa estratégia são o conhecimento do público-alvo, a elaboração do texto e dos recursos visuais necessários para transmitir sua mensagem e a apresentação em si.

2 - O público-alvo

Uma vez escolhida a data e o local, é hora de avaliar o público para a sua apresentação. Em Presentations Plus, David Peoples compara o material em uma apresentação ao líquido a ser transferido de uma jarra para uma garrafa (o público). A garrafa dispõe, no entanto, de uma rolha que pergunta “o que eu ganho com isso?”. Antes de derramar o líquido na garrafa, você

deve remover a rolha, o que você consegue ao fornecer um motivo egoísta que desperte o interesse da platéia de tal forma que ela se livre da rolha para receber o líquido (ou ouvir a apresentação).

Toda platéia é composta de indivíduos, cada um deles com motivos e percepções exclusivos. A mesma informação atingirá indivíduos diferentes de diferentes formas. Enquanto alguns serão levados a agir, outros serão impelidos a resistir.

As pessoas comparam o conteúdo de uma apresentação em uma infinidade de fatores, entre eles interesses pessoais, o impacto em suas áreas funcionais ou setores específicos, sua experiência anterior e seu conhecimento de um tópico, preconceito pessoal, valores políticos, sua tolerância ao risco e as pressões imediatas daquele dia.

Sua tarefa é a de mergulhar abaixo da superfície e detectar os elementos fundamentais e denominadores comuns. Quais são as necessidades e pontos sensíveis da platéia? Pode não ser possível agradar a cada indivíduo do grupo. Ainda assim você deve se concentrar nas pessoas com as quais está se comunicando. Encare o público do ponto de vista dele. Eles podem ser interessados e simpáticos, de mente aberta e curiosos quando aos fatos, indiferentes e apáticos ou desinteressados e hostis.

Quando você se dirigir a um grupo que esteja interessado em ouvir os fatos antes de tomar uma decisão, o conteúdo é mais importante do que o estilo. No entanto, aspectos intangíveis, tais como a aparência, as referências e a pontualidade, são vitais porque a primeira impressão pode ser o fator decisivo. Fatos e números devem ser ressaltados juntamente com testemunhos de especialistas e exemplos específicos (se possível, exemplos sobre pessoas cuja situação seja semelhante à da platéia). Piadas, metáforas, recursos visuais exagerados e outros “recheios” podem dar a impressão de que você tem pouco a dizer, desmotivando a platéia.

Por outro lado, recursos de impacto são especialmente eficazes quando se está lidando com uma platéia apática ou indiferente. É nesse caso que seu estilo tem a máxima importância. Você deve partir para a conquista da atenção do público. Uma vez conquistada a atenção, você deve deixá-lo ansioso por ouvir o que tem a dizer. Isso pode ser feito quando você transmite seu próprio entusiasmo, apresentando o que tem a dizer de uma forma envolvente, que force a platéia a pensar no assunto. Logo no início da apresentação, para se certificar de que o público tenha interesse no que vai dizer, você deve responder a pergunta implícita: “o que eu vou ganhar com isso?”. Seus esforços diante desse tipo de platéia serão prejudicados se você escurecer a sala, ler seu discurso palavra por palavra (o que dá a impressão de que sua apresentação é genérica e “padronizada”), falar em nível excessivamente técnico ou com muitos detalhes.

É claro que a situação mais difícil de todas consiste em falar para um grupo hostil e desinteressado. Quando você se defronta com esse tipo de público, mantenha-se calmo, fale em tom neutro e sem pressa e não perca o controle. Se você deixar a atitude da platéia influenciá-lo, irá estimular sua resistência em lugar de superá-la. Tenha em mente que nada atiça mais as chamas do ressentimento do que uma atitude de superioridade.

Forneça informações concretas e dados que possam ser provados e documentados. Tenha também à mão endossos de terceiros, que irão despertar o interesse do grupo e talvez mesmo fazer aflorar seu espírito competitivo, principalmente se esse terceiro for um concorrente. Neste último caso, no entanto, cuide para que sua apresentação não aparente ser uma “lição de moral” para seu público de hoje, o que ninguém gosta!

Ao fazer uma avaliação do seu público, tente responder perguntas tais como as que se seguem:

Quem decide e quais são as pessoas que influem nas decisões?

Se você sabe a resposta a essa pergunta, ou se puder ser levado a ela observando na platéia para onde se dirigem os olhares das pessoas que querem verificar as reações, pode olhar essa

pessoa nos olhos de vez em quando. Se você puder fazer com que essa pessoa concorde com a cabeça a cada argumento seu, é possível que consiga administrar bem a atmosfera.

Existe alguma intenção, rivalidade ou obstáculo oculto?

Por exemplo, se você notar que o controller da companhia está presente e reagindo negativamente ao serem mencionados os custos, dê ênfase aos benefícios e à comparação favorável de custos sempre que puder.

A platéia é cativa ou outras apresentações estarão disputando sua atenção?

Se você acha que a sua é apenas uma das apresentações que o grupo vai ouvir, certifique-se de resumir pontos em frases fáceis de lembrar ao longo da apresentação. Compradores em potencial, após assistir à sua apresentação, devem ter na cabeça alguns dos pontos principais da sua mensagem enquanto ouvem as outras.

Um apresentador, concorrendo para conquistar, para sua agência de publicidade, a conta de uma grande companhia de produtos de escritório, sabia que não era o participante mais criativo na concorrência e que não tinha tido tempo de preparar e desenvolver um plano de mídia original em virtude de o prazo dado pelo cliente para ele preparar a apresentação ser muito curto.

Ele começou a apresentação dizendo isso. Enumerou algumas das coisas que poderiam dar errado devido à falta de informação. Com essa ressalva, disse então que iria apresentar exemplos do que sua agência poderia fazer. Quando os outros grupos fizeram suas apresentações, o cliente perguntou como podiam recomendar uma campanha com tanta convicção sem ter as resposta para algumas das perguntas básicas - aqueles pontos para os quais o primeiro apresentador os havia alertado com mais sinceridade. Ficou imediatamente claro que os outros grupos não haviam levado em consideração aqueles problemas, e o primeiro apresentador terminou conquistando a conta.

Você pode conseguir follow-up ou contatos futuros?

Quando você sabe que terá tais oportunidades, não dê todas as informações de uma vez só. Se você notar, por exemplo, que parte da informação técnica que está passando está sendo entendida com certa dificuldade, ou se alguém lhe fez uma pergunta muito específica, responda resumidamente e prometa enviar informações mais detalhadas, de forma tal que você possa reforçar sua mensagem, além de manter sua platéia interessada pelo máximo de tempo possível.

Por outro lado, se você sabe que essa será sua única oportunidade de se encontrar com as pessoas dessa organização, forneça o máximo de informação que puder. Se as pessoas que assistiram à sua apresentação tiverem de vender o serviço para seus superiores, ofereça-se para ajudar na apresentação. Diga-lhes que você poderia tentar dar um jeito de participar. Se isso não for permitido na organização do cliente, tente conseguir que uma linha fique aberta durante a apresentação, a fim de que você esteja disponível instantaneamente para responder perguntas que os que estiverem apresentando o seu serviço não saibam responder.

Sugira que eles digam que têm as informações no arquivo e que trarão a resposta após o intervalo. Eles podem usar esses minutos do intervalo para fazer consultas a você sobre as perguntas. Se necessário, empreste-lhes seus próprios recursos visuais e repasse com eles como a apresentação deve ser feita, de acordo com o plano de exposição que você pensou para você mesmo. O interesse é todo seu!

Você está sendo muito técnico para o público?

Lembre-se de que há uma diferença entre um membro da sua platéia levantar uma questão sobre um ponto específico e perder totalmente o sentido da mensagem que você está tentando transmitir. Em matéria reproduzida no jornal O Estado de São Paulo, o Wall Street Journal notou que “a chance de lançar uma nova idéia ou uma nova estratégia de negócios para altos

executivos pode fazer ou destruir uma carreira. Muitas vezes, porém, os gerentes desperdiçam a oportunidade. Eles exageram nos debates técnicos e sobrecarregam seus discursos com fatos e números destinados a provar sua capacidade. Nesse processo esquecem-se do público.”

3 - A atenção da platéia

O ditado “Não julgue um livro por sua capa” surgiu porque é isso o que a maioria das pessoas faz. O ato de convencer tem início, na verdade, bem antes de qualquer palavra ser pronunciada. Como apresentador, você tem um minuto para criar aquela primeira impressão tão importante. Nesses poucos segundos, você precisa conquistar a aceitação da platéia, comunicar suas qualificações e fornecer um forte motivo para sua platéia prestar atenção ao que você diz.Você pode reforçar sua credibilidade de muitas formas, a saber:

• Através de símbolos. Isso inclui, por exemplo, o carro que você dirige e a roupa que você usa. Eles comunicam o fato de você ser uma pessoa de sucesso. As roupas devem também refletir o estilo do seu público. Um terno com colete em um grupo que prefere usar blazers mais informais ou um elegante vestido de seda, em vez de um tailleur elegante, podem prejudicar a comunicação entre você e seu público, ao destacá-lo como diferente. Os símbolos de sucesso incluem seus títulos (tais como um MBA, pós-graduação, atuação profissional ou estudos no exterior, ex-presidente ou diretor da empresa XYZ, etc.) e suas publicações, entrevistas, etc. Envie antecipadamente, portanto, aquela folha de papel em que está impresso seu nome, highlights de seu currículo e recortes de artigos escritos por você.

• A menção de aprovação. Endossos são sempre úteis. Eles podem vir de alguém da empresa para a qual você está vendendo seu serviço ou de grupos sem qualquer interesse direto no negócio. Por exemplo, uma matéria favorável à sua empresa em um jornal, ou uma ligação de um consultor endossando seu trabalho ou sua empresa, consolidam seus argumentos e emprestam credibilidade a tudo o que você diz.

• Percepção da importância. É vital que seu público considere que você e seu assunto sejam importantes. Salientar o que for novo na sua oferta dará ao seu público a sensação de que eles ficarão na liderança ao adquiri-la. Um estudo feito por Sears e Freedman mostra que a comunicação é mais eficiente quando a platéia acredita que ela contenha novas idéias - mesmo que ela não contenha...

Em um artigo publicado por Robert Cialdini, ele ressalta a preferência por soluções rápidas entre as platéias atuais e afirma que “os cidadãos da sociedade ocidental moderna não têm mais tempo, energia ou mesmo capacidade mental para pesar cuidadosamente os prós e os contras de muitas das decisões com as quais eles se defrontam”. Alguém que recorra a uma solução rápida irá geralmente se concentrar em uma única parcela confiável de informação. Se você estiver sempre atento a isso, pode usar várias técnicas para influenciar seu público. Por exemplo, demonstrações que ocorram no começo ou no fim da apresentação serão mais lembradas do que aquelas que estiverem no meio.

Se uma platéia está desinteressada, trate do ponto mais importante primeiro, a fim de atraí-la para sua apresentação. Se a atitude da platéia for positiva ou neutra, os pontos mais importantes podem ser guardados para o final, após você ter feito algumas incursões e captado sua atenção.

Além disso, lembre-se de que, uma vez captada a atenção da platéia, você precisa mantê-la. A experiência demonstra que a platéia é mais atenta durante os primeiros trinta segundos e no último minuto da apresentação, principalmente se a ela for dada a oportunidade de saber que você está a poucos momentos do final. Entre esses dois extremos a atenção diminui. É aconselhável, portanto, fazer algo para levantar a platéia a cada seis ou sete minutos. Tendo em vista o aumento da atenção ao término da apresentação, muitos oradores usam frases tais como “em resumo” ou “concluindo” periodicamente, para indicar que se está chegando ao fim da apresentação, mesmo que não seja o caso.

Relacionamos a seguir algumas outras técnicas úteis.

• Fazer perguntas retóricas para manter a platéia alerta.

• Citar exemplos pertinentes e casos vivenciados pelo apresentador.

• Usar artifícios tais como metáforas, analogias e perguntas retóricas (sem exageros!).

• Chamar os participantes pelo nome.

• Usar objetos ou modelos.

• Acrescentar informação recebida da platéia.

• Usar humor, experiência pessoal e citações.

• Movimentar e olhar nos olhos da platéia.

• Fazer perguntas que exijam da platéia alguma participação, como por exemplo, a de levantar o braço.

• Trocar as pessoas de lugar, reordenando-as por ordem de data de nascimento, alfabética, etc., com o objetivo de criar algum movimento, misturar os participantes e desfazer grupos naturais (“panelinhas”) que freqüentemente iniciam e mantém reuniões paralelas à sua apresentação, cochichos, risadinhas e sorrisos enigmáticos, etc.

4 - A argumentação

Existem inúmeras maneiras de aperfeiçoar a percepção que a platéia tem do seu serviço. Por exemplo, às vezes é melhor apresentar um lado da questão; outras vezes, apresentar ambos os lados é mais eficaz. O primeiro caso é recomendável quando a platéia é simpática, quando não houver outro orador ou quando for necessária uma mudança ou decisão rápidas. Apresentar os dois lados da questão surte melhor efeito quando a platéia tem uma opinião contrária ao orador ou à sua mensagem, ou quando ela vai ouvir um outro orador com uma visão oposta. Além do mais, ao apresentar as duas partes, você será considerado mais objetivo e demonstrará respeito pelo público, o que aumenta sua credibilidade.

Outro artifício de uso freqüente que pode ser aplicado a uma apresentação é a ilusão da escassez. As pessoas almejam o que elas não podem ter. Aplica-se esse princípio, por exemplo, com a alegação de que sua agenda está lotada ou que um produto só está disponível em pequenas quantidades ou por tempo limitado. O mesmo princípio funciona nas liquidações de um só dia feitas pelas lojas de departamentos, nos sorteios e no oferecimento de edições limitadas de gravuras, livros e moedas.

Neste sentido, em uma apresentação passe a impressão que alguns pontos, exemplos e casos, ou algumas discussões somente serão abordados uma única vez, naquele momento. É “pegar agora ou nunca mais”...

Muitas pessoas também decidem o que é certo e o que é errado pela mentalidade de multidão - pela observação das ações dos outros. Quando se pergunta a uma platéia, por exemplo, se alguém tem alguma dúvida, lembre-se de quanto tempo demora até que uma mão se levante e da rapidez com que meia dúzia de outras mãos se levantam após aquela primeira. Você pode se valer desse fato em uma apresentação recorrendo a testemunhos de terceiros ou, se possível, endossos de outras divisões da mesma empresa.

De modo semelhante, as pessoas sentem-se melhor ao tomar decisões quando têm um padrão de referência para usar como comparação. Em um enfoque de vendas que parta de cima para baixo, um item mais caro é apresentado no princípio, para que, por comparação, o mais barato

pareça uma pechincha (é por isso que os contratos de manutenção e os acessórios são apresentados após o fechamento da venda principal: seus custos parecem muito pequenos em comparação ao grande custo inicial!).

Em uma negociação, um lance inicial pode ser alto o suficiente para assegurar que um segundo lance, mais próximo da quantia realmente pretendida, seja vista como uma concessão e receba uma resposta favorável. Entretanto, se o primeiro lance for considerado excessivo ou absurdo, o tiro pode sair pela culatra.Leve sempre em conta o desejo da maioria das pessoas de agir com coerência.

Uma vez tomada uma posição, as pessoas têm real interesse na manutenção dessa posição e procurarão razões que lhes permitam confirmar aquela opinião. Esse fenômeno é ainda mais forte quando uma opinião é expressa publicamente. Opiniões dadas publicamente são mais resistentes à mudança do que as mantidas em caráter privado. Um apresentador pode potencializar esse fator da coerência tanto com platéias simpáticas quanto com hostis. Quando platéias simpáticas forem incentivadas a um pequeno compromisso inicial, elas sentirão alguma pressão para ir até o fim em seus atos. Por exemplo, se você pedir às pessoas cartões de visita, para o caso de precisarem de mais informações, quando você fizer o follow-up, elas se sentirão obrigadas a ouvir, mesmo que praticamente nem se lembrem do que despertou seu interesse inicial. Elas normalmente acreditam que o fato de lhe haverem dado o cartão de visitas as obrigue a ouvi-lo.

Por outro lado, quando uma platéia não está a seu favor, é melhor não desafiar suas opiniões frontalmente. Não dê chance às pessoas de expressar opiniões contrárias, porque elas irão se sentir na obrigação de fincar pé nessas opiniões. Em vez disso, tente neutralizar ou diluir seus comentários até que elas estejam com uma disposição mais favorável. Peça-lhes, por exemplo, que aceitem mudanças em pontos de vistas não muito firmes, passando mais tarde para os mais difíceis.

Essa tática é coerente com a “técnica da repetição do sim”, na qual clientes em perspectiva são induzidos a dizer sim às idéias iniciais, para que apresentem uma disposição mais favorável ao restante de uma argumentação.

5 - Recursos visuais

RECURSOS VISUAIS

Um estudo realizado pelo Wharton Center for Applied Research revela que “as pessoas ficam mais propensas a dizer ‘sim’ e seguir suas recomendações quando você usa recursos visuais... Você será considerado mais profissional, mais convincente, mais confiável, mais interessante e mais bem preparado. A probabilidade de a platéia chegar a um consenso é de 79 por cento contra 58 por cento sem recursos visuais”. A evidência leva à conclusão esmagadora de que uma imagem vale mil palavras. Os recursos visuais tornam a informação mais fácil de entender. Eles aumentam o interesse, melhoram a capacidade de retenção e permitem que você esclareça ou reforce pontos-chave.

O McGraw-Hill Laboratory of Advertising Performance afirma que, quando os anunciantes usam ilustrações, sua capacidade de estimular os leitores a entrarem em ação aumenta em 26 por cento.

Tenha em mente que os recursos visuais não devem nunca distrair a atenção da sua mensagem verbal. Por exemplo, desligue o projetor ligado ao seu notebook ou o retroprojetor quando não houver nenhuma imagem na tela (ou quando você precisar permanecer muito tempo em um único slide ou transparência), para que a platéia não seja distraída pela luz branca projetada na parede ou por uma imagem estática.

Alguns conselhos podem ser valiosos nesse caso. Em Effective Presentation, Anthony Jay cita os sete erros comuns cometidos quando os apresentadores utilizam projeção de slides ou transparências. Os slides e transparências:

1. Têm palavras demais.2. São muito abrangentes.3. São muito complexos.4. São muito apinhados.5. São muito sem graça.6. Ficam projetados por muito tempo.7. Não são explicados.

De modo geral, quanto menor o número de linhas nele impressas, mais eficiente será o slide ou transparência. É um erro tentar incluir muitos dados dentro de uma única tela, especialmente quando não se ressalta um ponto principal. Além do mais, recursos visuais precisam ser visuais; eles terão mais força se não forem compostos só de palavras.

AVALIAÇÃO DE RECURSOS VISUAIS

Os nove critérios a seguir podem ser usados para julgar a eficácia de um recurso visual.

• Pertinência. Não apresente informação que não esteja relacionada com o item que você esteja explicando. Assim como uma tela de cinema, o interesse do seu cliente tem dimensões limitadas. Quando você projeta informação em excesso, uma parte dela aparece nas cortinas, no encosto das cadeiras e nas paredes, perdendo-se na sala. Certifique-se de que seus slides sejam trocados em harmonia com a apresentação e de que um slide ou transparência anterior não estejam na tela quando você abordar um novo assunto.

• Objetividade. Nunca é sensato dizer à platéia tudo sobre um determinado assunto. Entretanto, no outro extremo, slides “anêmicos” também podem aborrecer a platéia se lhes faltar substância. Tenha em mente que tudo que não ajudá-lo diretamente a cumprir a finalidade por você definida não deve fazer parte da sua apresentação.

• Exatidão. Erros de ortografia ou relativos ao assunto aparentam ser muito mais graves quando se trata de recursos visuais. Um único erro pode colocar sob suspeita toda a sua apresentação. Transmite a sensação de desleixo, que pode ser entendida, pelos participantes, como desleixo com a apresentação como um todo.

• Visibilidade. David Ogilvy uma vez perguntou: “Você acha que um anúncio pode vender se ninguém conseguir lê-lo? Não dá para salvar almas em uma igreja vazia.” Por exemplo, o tamanho da tela com a qual você trabalha terá um efeito enorme na visibilidade de sua apresentação. Existem diversas formas para determinar o tamanho necessário da tela, assim como o tamanho das imagens projetadas em relação ao tamanho da sala.

Uma das regras práticas diz que o importante é que o organizador da reunião se certifique de que ninguém na platéia estará sentado a uma distância de mais de dez vezes a altura da imagem projetada pelo slide. Isso quer dizer que, se a imagem na tela tiver um metro de altura, a última fileira de cadeiras não deverá estar a mais de dez metros da tela.

Uma frase em letras maiúsculas é mais difícil de ler do que uma em letras maiúsculas e minúsculas. Em How to Make Type Readable, Tinker e Paterson classificaram as letras maiúsculas como 13,4 por cento mais rápida de ler, assim como mais legíveis e agradáveis do que outros tipos de letras. Mostraram também que a mistura de tipos - criando muito contraste pelo excessivo uso do itálico, do romano e do negrito - reduz a velocidade de leitura em 8 a 11 por cento.

Colunas muito largas são difíceis de ler porque mover os olhos ao longo de uma grande extensão requer mais esforço. Por outro lado, colunas muito estreitas também diminuem a velocidade da leitura porque os olhos do leitor têm de percorrer o texto com muita rapidez, e movimentos rápidos dos olhos são incômodos.Justifique as margens à direita em vez de centralizar o texto, especialmente se utilizar marcadores (bullets). A margem direita irregular reduz a compreensão em dez por cento, o que

foi detectado em testes de leitura.

Um trabalho feito para o Ogilvy Center for Research and Development concluiu “que textos com margens desiguais devem ser evitados se quisermos manter a legibilidade.”

• Clareza. Recursos visuais devem ser legíveis, fáceis de compreender e de formulação simples. Todo o slide ou transparência deve ter um título para realçar sua mensagem principal e concentrar os pensamentos da platéia no assunto. Você deve também evitar frases completas, escolhendo somente termos que transmitam suas idéias principais. Isso permite que você não use o ponto final, sinal que, subconscientemente, diz à platéia que pare de ler.

Quando você se referir a assuntos complexos ou técnicos, as analogias ajudam a platéia a formar uma idéia. Elas também forçam a platéia a participar mentalmente, fazendo a correspondência entre o assunto e a analogia. Se você apresentar toda a sua informação em um slide e deixar esse slide complexo na tela por dez minutos, corre o risco de aborrecer sua platéia ou de fazer com que eles passem o tempo tentando entender o que está escrito na tela, em lugar de ouvir o que você está dizendo. Quando você não quiser dar toda a informação de uma só vez, e sim entrar em detalhes, use uma seqüência de slides, cada um com uma parcela da informação. A seqüência de slides pode montar a imagem do que você está querendo comunicar. Por outro lado, quando você usa esses destaques para apresentar um conceito genérico, vai terminar passando os slides com demasiada rapidez. Em vez disso, exponha primeiro o conceito geral e depois divida o assunto em partes relacionadas.

As tabelas devem ser usadas para números reais, enquanto os gráficos podem mostrar tendências, comparações e relações. Além disso, os gráficos esclarecem e condensam uma grande quantidade de informações. Escolha o tipo de gráfico mais adequado para cada função. Por exemplo: gráficos de barra são melhores para comparações, gráficos de setor circular para salientar relacionamentos entre partes de um todo, gráficos cartesianos para mudanças e tendências e diagramas para esclarecer estruturas complexas. Ao preparar gráficos, lembre-se de dispor as letras em posição horizontal para não distrair a platéia.

• Personalização. Personalize sua apresentação. As pessoas gostam de ser consideradas especiais. Elas supõem que, se você as considerou especiais a ponto de fazer uma apresentação personalizada, vai continuar a tratá-las assim quando se tornarem seus clientes. Se os custos ou prazos representarem um problema, você pode personalizar sua apresentação incluindo slides adicionais em pontos onde haja uma referência específica ao cliente que você está tentando conquistar. Por exemplo, o diagrama de como seu serviço afeta uma organização pode ser refeito a fim de espelhar a estrutura da organização para a qual você está fazendo a apresentação. Um slide específico dirigido a cada cliente pode fazer um efeito enorme.

• Interesse. As cores ajudam a tornar sua apresentação mais interessante, mas não use mais de três ou, no máximo, quatro cores por slide, a não ser que utilize fotos ou fundos. Cores escuras como o azul, o roxo e o verde têm comprimentos de onda curtos e são difíceis de ler contra fundos escuros, porque tendem a se misturar. É melhor manter um alto contraste usando, por exemplo, amarelo em fundo preto ou azul escuro (azul marinho ou petróleo), preto no branco ou branco no azul.

• Facilidade de lembrança. Dois meses após uma apresentação, as pessoas já esqueceram 75 por cento ou mais do que foi ouvido. Qualquer coisa que você fizer para manter seu material simples ajudará. Por exemplo, arredonde os números, e faça follow-up da sua apresentação com outras comunicações que reforcem sua mensagem.

• Impacto. Algumas dicas:

• Ao fazer um pedido, forneça uma exposição de motivos. Em lugar de pedir para que algo seja feito, explique por que tem de ser feito.• Se for o seu caso, esclareça os custos, subdividindo-os em pequenos componentes para que eles pareçam representar um compromisso menor do que o custo total. Por exemplo, R$ 0,50 por dia dá uma impressão bem melhor do que R$ 183 por ano.

• Da mesma forma, ao apresentar resultados, economias e benefícios em geral apresente os valores anuais. Uma economia mensal de R$ 93 é bem melhor apresentada como uma economia anualizada de R$ 1.116 por ano!• Ao apresentar fatos, certifique-se de que suas fontes sejam da maior credibilidade possível. Em alguns casos citar o jornal O Estado de São Paulo, a Gazeta Mercantil ou a revista EXAME dá bem mais respaldo do que citar a revista Caras...• Quando usar testemunhos, lembre-se de que a platéia irá suspeitar se o número de testemunhos for demasiado.

ALGUMAS NOTAS FINAIS

Inúmeros outros elementos são importantes na preparação de uma apresentação. Muitos deles parecem evidentes, mas você pode perdê-los de vista enquanto colhe informações sobre seu cliente e sua empresa, enquanto trabalha nos recursos visuais ou enquanto se certifica de estar preparado para realizar o necessário follow-up.

Quando se torna evidente, por exemplo, que uma apresentação formal será o próximo passo, você deve verificar cuidadosamente qual será sua localização e data. Tendo em vista que sua fluência também é de importância capital, trate de reservar tempo suficiente para planejar e praticar sua apresentação e certifique-se de estar completamente preparado para responder a qualquer pergunta que a platéia possa fazer.

O Local

Se for possível evitar, não faça apresentações nos escritórios dos clientes. Lá eles certamente serão distraídos com chamadas telefônicas e outras interrupções, bem como com o trabalho do dia-a-dia. Se as apresentações tiverem de ser feitas nas instalações do cliente, veja se eles podem conseguir que você as faça na sala de reuniões. Tente então uma visita prévia para ver a sala antes da sua apresentação e esteja certo de poder conseguir todo o equipamento necessário - um computador (dê sempre preferência a usar o seu próprio notebook, se você o tiver!), um flip-chart ou quadro branco, projetor de slides (teste bem antes se o seu notebook “conversa” com o equipamento do cliente), retroprojetor com lâmpadas de reposição, uma tela de tamanho adequado, etc...

Se você está organizando um grande evento, tenha em mente que é sempre melhor escolher uma sala que tenha cinco cadeiras a menos do que ter uma sala meio vazia - ter de trazer cadeiras extras faz o evento parecer importante. Certifique-se também de que o local se harmonize com seu tema.

Se você está apresentando a conclusão formal de uma pesquisa, será melhor apresentá-la em uma sala em um hotel ou centro de convenções, e não em um restaurante da moda.

Se você estiver realizando o encontro em um hotel, cuide para que a sala não fique perto da cozinha e verifique se as salas vizinhas não estarão ocupadas com atividades que façam muito barulho. Seja cuidadoso também com os pequenos detalhes. A sala tem controle de luzes e de ar condicionado independentes? Seu evento está anunciado com destaque em um cartaz na entrada do hotel? Haverá disponibilidade de água e copos?

Uma apresentação na sede de sua própria empresa, se isto for possível (e você não trabalha em casa...), proporciona a vantagem de um compromisso inicial por parte do seu cliente. Ele gastou tempo e dinheiro para ouvir o que você tem a dizer, o que significa que já fez um investimento em você. Além disso, uma apresentação no seu próprio terreno é mais cômoda para você. Some-se a isso o fato de que seus clientes ainda podem pensar no que você lhes apresentou durante a viagem de volta para seus escritórios.

Horário

Para se assegurar de que sua platéia não terá sua atenção dividida, remova o maior número possível de obstáculos à concentração. Dependendo dos negócios do cliente, poderia ser mais

lógico reunir-se cedo pela manhã, quando os problemas do dia ainda não se apresentaram. Em outros casos - por exemplo, ao lidar com uma empresa do mercado financeiro que realize muitos negócios com a Ásia ou Europa – o fim da tarde, quando o expediente da Europa e Ásia já terminaram - pode ser melhor. É na parte da manhã que essas empresas avaliam o que aconteceu nos mercados japoneses para determinar sua estratégia para o dia.

Tente evitar uma apresentação antes de uma grande reunião do cliente, quando ele vai estar preocupado, ou na sexta-feira à tarde, quando ele já está cansado e pensando no fim de semana. Evite também marcar apresentações logo depois do almoço. Se seus clientes fizeram refeições pesadas (imagine uma quarta-feira de feijoada...), podem estar (muito...) cansados, sonolentos e sem capacidade de concentração.

Um dos horários mais populares para reuniões é no final do período da manhã. Em alguns campos, como no mercado editorial, um almoço em seguida a uma reunião permite maior interação. É uma ocasião para tratar de detalhes, responder algumas perguntas que ficaram para trás e até mesmo para se fechar informalmente algum negócio.

No entanto, não importa qual o campo em que você esteja, terminar uma reunião com um bom almoço vai deixar uma lembrança favorável no seu cliente. Um estudo de 1985 por Janis, Kaye e Kirschner descobriu que o mero prazer de comer enquanto se lêem comunicações convincentes tende a aumentar sua eficácia.

Estilo

O melhor elemento de persuasão na sua apresentação é o entusiasmo que você transmite. O impacto da sua apresentação será mais forte se você puder achar maneiras de invocar uma participação ativa, e não passiva, de sua platéia. Em vez de se ater a um plano rígido, você será muito mais eficaz se recolher dicas da platéia à medida que os espectadores reajam à sua apresentação. Se eles se sentirem mais interessados por um outro aspecto da sua proposta, saliente tudo o que disser respeito àquele item quando chegar a ele. Uma apresentação decorada ou lida será menos convincente porque você não tem como reagir à participação da platéia.

No que diz respeito à extensão, é melhor que a apresentação seja muito curta do que muito longa, ou do que ter de passar correndo pelos pontos mais importantes, por ter acrescentado muitos detalhes ou exemplos no início.

Perguntas

Antes de fazer uma apresentação, preveja as perguntas que a platéia pode fazer. Quem sabe convencer bem não refuta as objeções de outras pessoas aos seus argumentos. Ele reconhece e reformula aquelas afirmações, reapresentando, então, seus próprios pontos de vista, de forma a demonstrar seus méritos. Na realidade, se você se depara com uma platéia hostil, deve ter o bom senso de evitar uma sessão de perguntas e respostas que poderia fazer com que você perdesse o controle. Seria mais eficaz concluir a apresentação ou fazer um intervalo, identificar as pessoas que parecem mais céticas, convencê-las e então recomeçar. Apresentadores convincentes sempre admitem não ter as respostas para todas as perguntas. Eles também não aceitam que as pessoas se desviem do assunto com perguntas descabidas ou que tentem polarizar as discussões.

Follow-up

Um estudo por Watts e McGuire mostrou que os efeitos da comunicação convincente costumam desaparecer com o tempo. Esse é um bom motivo para que você use veículos adicionais para dar apoio e continuidade à sua mensagem. Materiais deixados com a platéia também são importantes porque eles continuam a convencer, reforçando a mensagem, mesmo quando você não está mais presente. Além do mais, eles têm a vantagem de passar uma informação com a qual seu cliente está familiarizado, já que sua apresentação transmitiu o suficiente para que ele entenda a maior parte do que vê sem qualquer dificuldade. É um território conhecido. O valor desses materiais está também no fato de eles poderem ser

mostrados aos detentores do poder decisório que não assistiram à sua apresentação. Nesse sentido, é importante um aviso: de maneira geral, materiais a serem deixados com a platéia devem ser distribuídos após a apresentação. Não entregue material impresso antes da apresentação, pois ele irá distrair a atenção da sua platéia. As pessoas irão folheá-lo durante a apresentação.

Uma apresentação convincente requer metas bem definidas, uma estratégia de peso e um cuidadoso planejamento se você estiver querendo que uma pessoa ou um grupo adote ou reveja uma atitude, aceite ou modifique uma opinião, entre em ação, deixe de agir ou tome uma decisão. Essas situações são decisivas porque resultam em derrota ou vitória, consagração ou condenação, como dissemos no início deste texto. Ter a metade da competência dos concorrentes não vai garantir que você receba a metade das recompensas que eles recebem.

Nos negócios, assim como na guerra, não existem prêmios de consolação.

É GANHAR OU PERDER!!

6 - Utilizando vídeos

Este material contém orientações e sugestões para a utilização de vídeos em treinamento e apresentações. Inclui um check list bastante abrangente. Ele foi desenvolvido pela Siamar Treinamento e desenvolvimento.

O trabalho de um líder de reuniões tem alguma semelhança com o de um vendedor, embora seja bem mais complexo. O maior problema é que ele precisa fazer uma venda coletiva: vender simultaneamente a diversas pessoas que têm muitos fatores, como conhecimento, interesses, níveis de motivação e outros, bastante diversificados, umas das outras. Além disso, sua mercadoria é bem diferente: em lugar de vender produtos ou serviços palpáveis, ou ao menos visíveis, ele vende idéias...

O TRABALHO A SER FEITO

Primeiramente, ele precisa vender à sua audiência, ou seja, a cada um de seus membros, a idéia da importância da reunião.

Segundo, ele precisa convencer os participantes de que o material que irá apresentar possui um valor prático genuíno.

Terceiro, ele precisa fazê-los pensar profundamente sobre o material, analisá-lo a sério. Esta não é uma tarefa fácil (caso contrário, em lugar de fazer a reunião, poderia enviar o material por escrito).

Quarto, analisando o material, ele deverá ampliá-lo e aprofundá-lo dentro do contexto real da vida dos participantes, através da participação ativa de todos, trocando idéias e experiências.

Quinto, ele deverá encorajá-los a desenvolverem maneiras de utilizarem o material da melhor forma possível.

Sexto, o líder deverá promover o entusiasmo do grupo. Isso é inerente à liderança, não dependendo da tarefa a ser executada. Quanto mais entusiasmo o líder conseguir gerar, e quanto mais tempo este perdurar, maior será a eficácia da reunião.

Resumindo, não é fácil liderar uma reunião eficaz. É um trabalho complexo, cheio de responsabilidades, mas muito gratificante para aqueles que realmente se empenharem em fazê-lo bem feito.

Mas como um líder consegue cumprir estes objetivos?

É neste momento que a missão se torna perigosa. Face à importância da missão, há um grande risco de o líder assumir a posição de show-man, dando prioridade maior ao sucesso do seu espetáculo do que ao aproveitamento dos participantes. Isso pode ser fatal.

NÃO MONOPOLIZE A REUNIÃO

O líder lidera, não monopoliza. Em lugar de impor exclusivamente suas idéias, ele procura trazer á luz as idéias dos participantes. De certa forma, ele age como um entrevistador, procurando extrair o melhor, o mais interessante e mais valioso dos participantes.

- Desenvolva um plano

Para fazer tudo isso, é preciso ter um plano detalhado, feito com a atenção e o cuidado necessários. Em primeiro lugar, é preciso conhecer o assunto do qual irá tratar.

O líder terá de estar bem informado. Deverá ter assistido ao filme/vídeo ao menos uma vez, e lido todo o material de apoio, quando houver. Estará bem familiarizado com o assunto.

O líder terá uma idéia geral das perguntas e objeções que irá encontrar pelo caminho. E deverá ter esboçado respostas para todas elas. Ele sabe que sempre há os participantes que se divertem em “roubar o espetáculo”, ainda que por puro esporte. Ele precisa estar preparado para impedir que isso aconteça, mostrando que nem vale a pena tentar.

Também deverá ter um plano, uma seqüência de eventos programada, para a reunião. Precisará ter feito estimativas de tempo para cada atividade, uma priorização das diversas atividades (para o caso de ter de eliminar uma ou outra por falta de tempo), e também alguns itens opcionais, caso haja tempo e interesse para se aprofundar em alguns aspectos. Este plano deverá ajudá-lo a impedir que a reunião saia do rumo, o que levaria a não cumprir os objetivos previstos.

O objetivo desse plano é um só: tirar o máximo de proveito daquela reunião. O plano foi elaborado levando-se em consideração todos os fatores que poderiam prejudicar o bom andamento dos trabalhos, e precavendo-se contra eles.

- Lembre-se de que os participantes vieram para participar

É importante contar com um bom estoque de perguntas que possam fomentar a participação, o pensamento e a troca de idéias sobre o assunto.

Um modo simples de se obter a participação é dirigir as perguntas a pessoas específicas. Raramente perguntas genéricas dirigidas ao grupo inteiro resultam em participação. Se, mesmo assim, tiver dificuldade em obter reações do grupo, peça para que cada um troque idéias sobre suas respostas com o(s) vizinho(s), antes de compartilhá-la com o grupo.

O uso de exercícios, questionários e trabalhos em grupo também fomenta a participação. Uma coisa é se ver o líder dizendo ou fazendo, outro é tentar pôr em prática o que aprendeu, para ver se consegue, e se funciona.

Quanto mais os participantes tiverem de fazer pelo sucesso da reunião, mais responsáveis eles se sentirão, e mais irão se esforçar. O líder não deve tentar fazer tudo sozinho.

- Faça tudo com simplicidade

O formalismo muitas vezes bloqueia a participação. Sendo assim, é melhor fazer uma reunião informal. Entretanto informal quer dizer num clima livre e descontraído, onde todos possam expressar suas idéias e ouvir as dos outros. Mas informal não quer dizer descuidada ou improvisada. O papel do líder é garantir que cada um tenha o direto de se expressar, contando

com a atenção dos demais, bem como manter o rumo para atingir os objetivos.

- Um lembrete final...

Ao conduzir uma reunião usando um filme/vídeo, lembre-se do seguinte:

1. Esteja bem informado. Assista ao filme com antecedência, se possível mais de uma vez. Conheça bem o material de apoio, se houver.

2. Seja organizado. Tenha um plano bem estruturado, levando em conta todos os detalhes.

3. Comece bem. Procure agir com naturalidade, mas mantenha o controle da situação. Com suas palavras iniciais, procure estabelecer o clima da reunião.

4. Não monopolize a reunião. Enfatize a participação de todos.

5. Mostre seu entusiasmo pelo tema, e procure contagiar os participantes com ele.

6. Encerre a reunião com uma mensagem positiva e marcante.

Comece a reunião com algo que atraia a atenção de todos. Para isso, você conta com um filme/vídeo muito interessante. Você tem tudo para envolver seus participantes com o tema.

Você não pode errar!

VERIFICAÇÕES A FAZER ANTES DA REUNIÃO

1. A SALA

- A sala está limpa e arrumada? - Há pó sobre as cadeiras e mesas?- O número de lugares é suficiente para todos os participantes? - Há lugares designados para cada um, ou eles poderão se sentar onde quiserem?- A temperatura é adequada? Se for ser utilizado, o sistema de ar condicionado ou ventilação funciona adequadamente? Produz ruído excessivo? Lembre-se de que a presença de muitas pessoas aumenta a temperatura ambiente.- Se for permitido fumar, há cinzeiros suficientes? - Haverá a ala de fumantes e a de não-fumantes?- A iluminação é adequada?

2. OS SERVIÇOS- O café e a água serão servidos na própria sala ou em outro local? - Se a água for servida na sala, há copos suficientes?- Confirme se o café será servido no horário estabelecido.- Se for o caso, combine com o pessoal da limpeza para esvaziar cinzeiros e fazer uma limpeza rápida durante o(s) intervalo(s).Confirme com o pessoal responsável os horários das refeições.

3. O MATERIAL PARA A APRESENTAÇÃO

Faça uma verificação geral quanto ao material que irá utilizar:

Lousa ou quadro-branco, giz ou pincéis hidrográficos Filmes ou vídeos que serão apresentados Guia do Instrutor dos filmes ou vídeos (se houver) Transparências Quadros demonstrativos, cartazes etc. Flip-charts prontos e/ou folhas em branco e pincéis hidrográficos

Todo o material está arrumado de forma adequada? Se for usar microfone, convém fazer um teste prévio.

4. O MATERIAL PARA DISTRIBUIÇÃO

Verifique se dispõe dos materiais em quantidade suficiente:

Lápis ou canetas Papel para anotações Cartões-lembrete (se houver) Handouts, exercícios, apostilas etc. Instruções para simulação role-play (dramatizações), se houver Outros materiais

5. OS PARTICIPANTES

• Todos os participantes receberam os convites e foram informados sobre o horário e o local?• Os participantes já se conhecem, ou convém preparar crachás de mesa e/ou de lapela?• Os participantes já conhecem as “regras do jogo”, ou convém informá-los sobre como será a sua reunião?• Você providenciou para que a reunião não seja continuamente interrompida com recados, telefonemas e/ou visitantes para os participantes?• Caso os participantes não conheçam o local, você se familiarizou com a localização dos sanitários e das saídas de emergência, para poder informá-los, logo no início?

6. O(S) APRESENTADOR(ES)• Você sabe exatamente o que irá dizer e quando?• Já criou algo interessante e animador para começar a reunião?• Se houver mais de um apresentador, cada um sabe qual o seu papel em cada momento?• Já assistiu ao filme/vídeo, ao menos uma vez, e estudou cuidadosamente o seu conteúdo? Leu o Guia do Instrutor (se houver)? Procurou relacionar os conceitos do filme/vídeo com a problemática específica da organização ou dos participantes?

7. O(S) OBJETIVO(S)• Foram estabelecidos objetivos a serem alcançados em função dos ensinamentos ou idéias contidos no filme/vídeo?• Foi estabelecido uma data para o cumprimento desses objetivos?

A DISPOSIÇÃO DA SALA DE REUNIÃO

Parte do sucesso da reunião dependerá do arranjo físico das cadeiras, mesas e equipamentos. Segue uma rápida descrição das formas mais comuns.

TEATRO

A disposição tipo teatro permite acomodar um grande número de pessoas num espaço limitado, sendo esta talvez a única vantagem. Este arranjo é usado quando não se espera uma participação freqüente da audiência. Uma variação deste arranjo é colocar-se as fileiras ligeiramente viradas para o centro, formando uma “espinha de peixe”.

EM “V”

Este arranjo facilita muito a interação do grupo, permitindo que cada participante se comunique com os demais. O problema é que ocupa comparativamente muito espaço para um grupo pouco numeroso.

EM “U”

Este arranjo permite uma utilização mais racional do espaço em relação ao anterior, mas exige

que os participantes das laterais tenham de se virar para assistir ao filme. Sua grande vantagem é que cada participante pode ver os demais, facilitando a interação e o debate.

EM CÍRCULO, ou MESA REDONDA

Com um número pequeno de participantes, estes é o melhor arranjo para debates. Além de colocar o líder da reunião em posição de igualdade com os participantes, permite a máxima interação dentro do grupo. Durante a exibição do vídeo, entretanto, quase metade dos participantes terá de se deslocar para que todos possam ver. Não é aconselhável, quando o líder tiver de recorrer freqüentemente à lousa, ao flipchart, ou à projeção de transparências.

A EXIBIÇÃO

Planejar uma exibição impecável é tão importante quanto o planejamento da reunião como um todo. As sugestões a seguir poderão poupá-lo de problemas com a exibição.

a. Em primeiro lugar, procure se familiarizar com o equipamento, se for operá-lo. Se dispuser de tempo, conheça também os comandos/controles que não irá utilizar, para saber em caso de acionar um deles inadvertidamente.

b. Verifique se a voltagem local (110 ou 220 volts) é compatível com o equipamento. CUIDADO: Muitos aparelhos de ar condicionado utilizam 220 volts, apesar de as demais tomadas serem de 110 volts. Uma ligação errada pode pôr fora de ação ou mesmo inutilizar o equipamento. Vale a pena lembrar que alguns aparelhos têm seleção automática de voltagem. Isso é indicado na plaqueta de identificação. Por exemplo, usando a notação adotada pela JVC, podemos ter:- 110-220 V - funciona em 110 ou 220 volts, conforme a chave seletora - 110-240 V - funciona em qualquer voltagem entre 110 e 240 volts, ajustando-se automaticamente.

Em caso de dúvida, consulte sempre o manual do fabricante.

c. Teste o equipamento (vídeo + TV) com uma fita qualquer. Ajuste a sintonia, em caso de ligação via cabo RF (veja mais adiante), e verifique todas as ligações quanto a conectores frouxos ou com mau contato. Deixe o equipamento funcionando por, no mínimo, 10 minutos (alguns defeitos só aparecem quando o aparelho começa a esquentar). Depois teste a fita que irá utilizar na reunião, para verificar/ ajustar a compatibilidade do sistema de cores e o tracking (rastreamento). Se houver fios que precisem passar entre os participantes, cubra-os com fita crepe larga, para que ninguém tropece neles. Se possível, prenda-os junto ao rodapé da sala, para que não fiquem no meio do caminho.

d. Tamanho da tela - Deixe a fita rodando e circule pela sala, passeando pelos diversos lugares que serão ocupados pelos participantes. Verifique se o tamanho da tela do televisor é suficientemente grande para que mesmo os mais distantes tenham uma boa visão. Se a distância for grande, e não puder obter um televisor maior, considere a possibilidade de usar dois ou três aparelhos pequenos estrategicamente distribuídos pela sala, para que todos possam ver bem. Verifique se alguns participantes poderão ter problemas para ver devido a pessoas sentadas na frente, móveis ou colunas. Se for o caso, arranje uma mesa mais alta, para que o aparelho fique numa posição elevada. NÃO SE ESQUEÇA DE REBOBINAR A FITA APÓS O TESTE!!!

e. Volume de som - Lembre-se de que uma sala cheia de gente exige um volume de som mais alto do que uma vazia. Se a distância entre os participantes no fundo da sala e os mais próximos da TV for grande, o som poderá ter de ficar alto demais para alguns, para que todos possam ouvir. Se for este o caso, e estiver usando um só televisor, considere a possibilidade de usar um sistema de som externo, com caixas acústicas dispersas pela sala.

O LÍDER DA REUNIÃO COMO OPERADOR DE VÍDEO/ELETRICISTA

Convém você conhecer um pouco da instalação e operação do sistema videocassete-televisor. Isso poderá poupá-lo de atrasos e pequenos aborrecimentos, pois há muitos pequenos problemas que podem ser prevenidos e/ou solucionados sem exigir grandes conhecimentos técnicos.

1. SISTEMAS DE CORES - Há dois sistemas de cores em uso no Brasil: NTSC (Americano) e PAL-M (Brasileiro). Todos os aparelhos de videocassete fabricados no Brasil são compatíveis com ambos os sistemas, apenas para reprodução. O Sistema PAL-M é utilizado nas transmissões de televisão, e nas gravações caseiras de vídeo feitas com equipamentos nacionais. O sistema NTSC é utilizado para gravações comerciais de vídeo. As fitas da SIAMAR, salvo especificação contrária no pedido, são gravadas no sistema NTSC. (O sistema de cores é indicado no rótulo da fita.) Os dois sistemas são compatíveis entre si em preto e branco, ou seja, se não aparecer imagem nenhuma, não se trata de um problema de compatibilidade de sistema de cores. Observe-se que esses sistemas não são compatíveis com os sistemas europeus, PAL-G e SECAM. Para se passar de um sistema para outro é preciso um transcoder, um circuito instalado interna ou externamente no videocassete e/ou na TV. Os aparelhos de fabricação nacional, os fabricados especialmente para o Brasil (geralmente indicados pelo sufixo “BR” ou “M” no código do modelo) e os transcodificados já têm este circuito incorporado. Alguns fazem a seleção do sistema de cores automaticamente; os outros têm um seletor (PAL-M/NTSC) no qual é preciso indicar o sistema de cores. E há alguns seletores que têm três posições: PAL-M, AUTO e NTSC. Nestes, só é preciso tirar da posição AUTO se o sistema não conseguir estabilizar as cores. Existem outros sistemas, mais raros, que incluem um transcodificador na TV, porém são tão variados que fogem ao escopo desta exposição.

2. TRACKING (rastreamento) - Tracking é o ajuste da “posição” da gravação na fita, uma característica que pode apresentar variação de um aparelho para outro. Se aparecem chuviscos horizontais na parte superior ou inferior da tela, é preciso ajustar o tracking, girando o botão correspondente (às vezes fechado pelo painel frontal) ou apertando as teclas (+ ou -) até que o problema desapareça. Alguns vídeos têm um outro botão, indicado como slow tracking, que serve apenas para estabilizar a imagem durante parada de cena. Alguns vídeos mais modernos têm rastreamento digital (digital tracking), e não devem apresentar este problema.

3. PAUSE - O uso prolongado e/ou freqüente da parada de cena (PAUSE) encurta a vida das cabeças de gravação/reprodução do videocassete e da fita. Convém não usar desnecessariamente. Além disso, ele normalmente se desativa sozinho, se deixado por mais de alguns minutos.

4. A LIGAÇÃO VIDEOCASSETE-TV - Há duas maneiras básicas de se ligar o videocassete à televisão. A opção (b), abaixo, só é possível com Tvs “monitoradas”, ou seja, que tenham duas tomadas, VÍDEO IN e AUDIO IN, geralmente na parte traseira. (a) - LIGAÇÃO RF - Nesta ligação, o videocassete funciona como uma emissora de TV, operando no canal 3 ou 4. Verifique qual destes não é utilizado como canal de TV na sua região e ajuste a chave seletora (geralmente na parte traseira do videocassete) para a posição correspondente. Sintonize o televisor no mesmo canal e, tocando uma fita qualquer, ajuste a sintonia fina (veja o manual de instrução da TV). A ligação entre o videocassete e a TV deve ser feita através de cabo coaxial de 75 ohms, com tomadas tipo “F”. Dependendo do modelo da TV, pode ser preciso usar um “baloon”, para converter de 75 ohms para 300 ohms. Evite usar o fio chato de 300 ohms com um “cachimbo” na saída do vídeo, pois ele captará toda a interferência existente no local, especialmente se for longo.O cabo de ligação RF deve ser ligado:

- no vídeo: na tomada RF OUT ou OUT TO TV- no televisor: na tomada de entrada de antena

(b) - LIGAÇÃO MONITORADA - Neste caso, se o monitor tiver sintonia (canais de TV), é preciso achar uma chave TV/MONITOR ou TV/VÍDEO e colocá-la na segunda opção. A ligação é feita através de um cabo blindado duplo com tomadas tipo RCA, duas delas em cada

extremidade, portanto quatro no total. É importante identificar qual corresponde a qual na outra extremidade.

Alguns videocassetes, monitores e telões utilizam tomadas tipo BNC, caracterizadas pelo encaixe tipo baioneta, somente para vídeo, e outros ainda para ambas as conexões. Assegure-se de ter os cabos certos, e de comprimento suficiente.

5. TAMANHO DA TELA - É importante que todos possam ouvir e ver bem. Às vezes, há lugares (isso é muito comum em hotéis), onde não há disponibilidade de Tvs maiores do que 14” ou 16”. Não se apavore se puder conseguir mais televisores e um DIVISOR DE ANTENA. Com ele, mais os cabos necessários, você poderá ligar dois, três, quatro, ou até mais televisores posicionados estrategicamente pela sala, de modo que todos possam ver e ouvir bem.

6. TELÕES - Convém você saber que um telão, ou projetor de vídeo requer ajustes delicados e precisos a cada vez que for mudado de lugar. Se não souber fazê-lo, certifique-se de que haja um técnico habilitado para fazê-lo antes da sua apresentação.

GUIA PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS

1. NADA FUNCIONA

a. Verifique se, ao desligar as luzes da sala, também não foi desligada a tomada à qual foram ligados os equipamentos.b. Se não desligou a luz da sala, verifique se a tomada que utilizou tem força.c. Verifique se alguém (ou você mesmo) não ligou o(s) equipamento(s) de 110 volts numa tomada de 220 volts, assim queimando fusíveis internos do(s) mesmo(s).d. Verifique as extensões de fios, se estiver usando, e todas as ligações, do aparelho até a tomada de força.

2. A TV NÃO FUNCIONA

a. Verifique todos os itens de (1).b. Verifique se a TV não tem uma chave que só permite sua ligação através do controle remoto.c. Verifique se a TV não está em “STAND-BY”, ou seja, ligada, mas aguardando comando por mais uma tecla para proporcionar som e imagem instantâneos.

3. O VÍDEO NÃO FUNCIONA

a. Verifique todos os itens de (1). (se nem o relógio acender)b. Verifique se a tecla ou chave TIMER não está acionada.

4. TUDO FUNCIONA, MAS NÃO HÁ SOM NEM IMAGEM

a. Verifique as ligações entre vídeo e TV (OUT do vídeo ligado a IN da TV).b. Verifique a tecla TV/VTR. (Deve ficar na posição VTR.)c. Verifique a escolha do canal (3 ou 4), e a correspondente sintonia na TV. Ajuste a sintonia fina.d. Em caso de TV monitorada, verifique se, por engano, não inverteu os cabos de AUDIO e VÍDEO.

5. HÁ SOM, MAS NÃO HÁ IMAGEM

a. Veja (4c).b. Em caso de TV monitorada, verifique a ligação entre a TV (VÍDEO IN) e o videocassete (VÍDEO OUT).c. Verifique os controles de brilho e contraste da TV.

6. HÁ IMAGEM, MAS NÃO HÁ SOM

a. Veja (4c).b. Em caso de TV monitorada, verifique a ligação entre a TV (AUDIO IN) e o videocassete (AUDIO OUT).c. Se o vídeo for estereofônico, e a TV monitorada, experimente usar o outro canal de som (LEFT ou RIGHT).

7. IMAGEM RUIM

a. Ajuste a TV (luminosidade, contraste, cor etc.)b. Verifique (4c).c. Verifique o ajuste de TRACKING do vídeo.d. Pode ser que as cabeças do vídeo estejam sujas ou gastas. Isto requer manutenção por um técnico especializado.

8. IMAGEM EM BRANCO-E-PRETO, OU CORES PISCANDO

a. Sistema de cores errado. Verifique a(s) chave(s) do(s) transcodificador(es) no vídeo e/ou TV.

Por Dino Mocsányi