Arquivo

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Escola Secundaria de Paos de Ferreira

Arquivo

2008/2009

Trabalho realizado por:

Mafalda Neves

11S

Discp: Tcnicas de Secretariado

Prof.: Adelina Silva

Modulo 15

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ndice ndice.3

Introduo..4

Noo e classificao de documento.5

Normalizao e impressos.6

Arquivo e sua classificao...7

Organizao de arquivos...8

Posio dos documentos9

Funes do arquivo..10

Fichas e ficheiros.11

Eficcia do arquivo..12

Classificao alfabtica...13

Classificao numrica14

Classificao ideolgica..15

Classificaes derivadas ou mistas..16

Codificao e indexao..17

Concluso....18

Bibliografia..19

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Introduo Este trabalho foi sugerido pela professora Adelina Silva, na disciplina Tcnicas

de Secretariado, no mdulo 15.

Entre outros tem os seguintes temas: noo e classificao de documento;

normalizao e impressos; normas Portuguesas; arquivo e sua classificao;

organizao de arquivos; posio dos documentos; funes do arquivo; fichas e

ficheiros; eficcia do arquivo; condicionantes ergonmicas na organizao do arquivo;

classificao alfabtica; classificao numrica; classificao ideolgica; classificaes

derivadas ou mistas; codificao; indexao; ficheiros electrnicos e base de dados e

microfilmagem.

Para concluir espero que este trabalho seja til para quem o ler.

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Noo e classificao de

documento Um documento uma finalidade que representa um facto, uma coisa ou uma

pessoa, podendo ser de auxlio de meio de prova ou de confirmao de um

acontecimento, situao ou ocorrncia. Frequentemente escrito, pode tambm ter outro

suporte material alm do papel, e ser constitudo por um registo em disco, fita gravada,

microfilme ou outro meio tcnico.

Transmisso Informao a transmitir Documentos

Posio Informao a conservar

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Normalizao e impressos As normas so um conjunto de regras referentes aos vrios sectores de uma

sociedade organizada.

A normalizao, no arquivo particularmente importante, no s no que se

refere s dimenses do equipamento e acessrios, mas sobretudo aos documentos a

arquivar donde o recurso divulgado aos impressos.

Os impressos so documentos normalizados, dispostos a ser directamente

preenchidos, permitindo um arquivo fcil e uma consulta e leitura rpida.

mbito de

aplicao

Uso geral

Uso especifico

Uso pontual

Impressos

Natureza Estticos

Dinmicos ou de circulao

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Arquivo e sua classificao

A palavra arquivo resulta do grego archeion, que designava o lugar onde os

magistrados de Atenas guardavam os documentos de maior interesse para o Estado.

O arquivo na empresa

Significa vrias coisas:

O conjunto de tarefas que a nvel individual, de grupo ou de sector, certificam a organizao sistematizada da informao/ documentao, a sua conservao e o seu

acesso a consulta;

O conjunto de documentos que so preservados pela empresa segundo mtodos de classificao e durante perodos de tempo pr-determinados pela lei ou pelas suas

vantagens;

O local onde estes documentos so conservados.

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Organizao de arquivos

O planeamento e a organizao do arquivo devem ser feitos segundo:

O numero de utilizadores e o pessoal disponvel; O volume da documentao e o tipo de utilizao previsvel; O espao fsico e a localizao estratgica.

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Posio dos documentos

Horizontais: So arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou

armrios com prateleiras. Usam-se sobretudo para formatos superiores ao A4 ou em

arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que tem como inconveniente o difcil acesso

aos documentos, sendo necessrio deslocar todos os dossiers para tirar aquele que se

deseja.

Verticais: Os documentos so colocados verticalmente uns aps os outros, fazendo-se a

ordenao da esquerda para a direita e de cima para baixo. Usam-se para volumes

encadernados dossiers e caixas de carto, vdeos, etc.

Suspensos: A documentao colocada em pastas ou bolsas de papel kraft continuo,

dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que

deslizam numa estrutura lateral, ou encontrarem-se colocadas em gaveta. So muito

usados para arquivos de processos.

Rotativos: Os documentos so presos a um sistema que roda em torno de um eixo. Pode

ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em

armrio prprio.

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Funes do arquivo

As funes do arquivo consistem na recolha, conservao e criao de condies

de segurana e fcil consulta dos documentos.

O arquivista deve:

Seleccionar a documentao recebida e emitida; Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar; Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a

sua preservao;

Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados; Actualizar e apurar o arquivo

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Fichas e ficheiros As fichas so documentos sintticos, normalmente dez formato e disposio

grfica normalizados e em material consistente, que permitem a recolha organizada e

sistematizada da informao essencial e a sua distribuio grfica, de forma a facilitar a

sua utilizao e consulta.

Um ficheiro um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de

informao, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou

mvel prprio.

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Eficcia do arquivo

A eficcia deste vista pela:

- Rapidez e segurana com que os processos chegam s mos dos requisitantes;

- Frequncia com que so feitos os pedido

ndices desta eficcia

- O movimento do arquivo, que se define pela relao entre o nmero de

documentos requisitados por um ano e o nmero de documentos arquivados,

Nmero de documentos requisitados por ano

Nmero de documentos arquivados

- A organizao do arquivo, que encontrada, confrontando o nmero de

documentos procurados com o nmero de documentos no encontrados.

Nmero de documentos no encontrados

Nmero de documentos procurados

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Classificao alfabtica

Baseia-se numa sucesso de letras do alfabtico, e usada como classificao de

base ou complemento de outras classificaes.

Critrios de ordenao:

Nome a nome ou palavra a palavra; Por apelido; Letra a letra

Vantagens e desvantagens

Possibilidade de confuso Dificuldades de expanso Regras Fixas e critrios de orientao

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Classificao numrica muita utilizada para a ordenao de documentao comercial, atribui-se um

nmero aos documentos que so recebidos e aos que so despachados.

Este processo feito normalmente com um numerador, ou numerador/datador.

Vantagens e desvantagens:

* Codificao demorada e com riscos de erro, dificuldade em encontrar um

documento

* Fcil leitura e aplicao, fcil controlo e deteco do extravio de um

documento

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Classificao ideolgica

Esta tambm se pode chamar metdica ou analtica, trata-se de uma classificao

por assuntos, temas ou ideias.

Vantagens e desvantagens

Tem possibilidade de intercalamento e de extenso

Difcil execuo

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Classificaes derivadas ou mistas

So sistemas de conjugao de duas ou mais ordenaes, utilizando-as

conjuntamente, e a que se da o nome de derivados, mistos, utilitrios ou combinados.

Alfanumrico Combina as vantagens da ordenao alfabtica e numrica,

utilizando normalmente a ordem a alfabtica para a classificao e a ordem numrica

para a busca.

Geogrfico um sistema que apresenta uma grande utilidade para as empresas

com vrias filiais ou grande nmero de clientes dispersos por varias zonas geogrficas.

Cronolgico feito com base em datas de emisso, de recepo, de

vencimento, de aquisio, de vendas, etc.

Decimal tambm conhecido por sistema de Dewey, classificao decimal

universal, constitui uma variante do sistema ideolgico, mtodo ou analtico.

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Codificao e Indexao

Codificar significa atribuir um cdigo, ou seja, identificar atravs de um sistema

de smbolos que permita a representao da informao, permitindo a sua transposio

sem alterar o significado da informao a que se refere.

Indexar significa estabelecer o ndice, ou seja, a relao ordenada e metdica de

uma matria.

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Concluso Este trabalho foi um pouco complicado faze-lo por ser complexo.

No entanto foi muito interessante e enriquecedor ter estes conhecimentos.

Espero que tenham adquirido todos estes conhecimentos.

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Bibliografia Nota: folhas entregues pela professora.