Arquivologia para Técnico Judiciário

8/7/2019 Arquivologia para Tcnico Judicirio

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Logos Concursos Apostilas EletrnicasO nosso objetivo a sua aprovao.

Apostila de ArquivologiaConcurso do TRE-RJ

Cargo: Tcnico JudicirioAdministrativo


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AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES

O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do

termo ingls records management. O primeiro originrio da ex-presso franco-

canadense gestion de documents e o segundo uma verso ibero-americana do conceito

ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns.

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de

Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da administrao geral

relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao

final dos documentos.

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em 1990 e reeditado

em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de medidas e rotinas

visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e

avaliao de arquivos.

No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o conjunto de

procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e

arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento

para guarda permanente 1 .

RACIONALIZAO,


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EFICINCIA,

PRESERVAO DA MEMRIA

__________________________

1. Lei n 8.159, de 08/01/91, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, art. 3.

GESTO DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de

qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda

permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como

preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.

A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua

produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva.

Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades inerentes s

idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da

produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das

transferncias aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente

aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminaes e recolhimentos

ao arquivo permanente (valor histrico-cultural).

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS


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1a.idadeARQUIVO CORRENTE

. documentos vigentes,

Freqentemente consultados

2a.idade

ARQUIVO INTERMEDIRIO

e/ ou CENTRAL

. final de vigncia; documentos que aguardam prazos

longos de prescrio ou precauo;

. raramente consultados;

. aguardam a destinao final:

eliminao ou guarda permanente

3a.idade

ARQUIVO PERMANENTE

. documentos que perderam a vigncia administrativa,

porm so providos de valor secundrio ou histrico-

cultural

Idade do

Documento

Valor Durao

Mdia

Freqncia de Uso/

Acesso

Local de

Arquivamen

to

ADMINISTRATIV

A

Imediato ou

Primrio

Cerca de 5

anos

- documentos vigentes

- muito consultados

- acesso restrito ao

Arquivo

Corrente

(prximo ao


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organismo produtor produtor)

INTERMEDIRIA

I - Primrio

reduzido 5+ 5=10anos


- regularmenteconsultados

- acesso restrito ao

organismo produtor

ArquivoCentral

(prximo

administra

o)

II - Primrio

mnimo

10+20=

30anos


- prazo precaucional

longo

- referncia ocasional

- pouca freqncia de uso

- acesso pblico mediante

autorizao

Arquivo

Intermediri

o

(exterior

Instituio

ou anexo ao

Arquivo

Permanente)

III

Secundrio

Potencial

30+20=

50anos

HISTRICA

Secundrio

Mximo Definitiva

- documentos que

perderam a vigncia

- valor permanente

- acesso pblico pleno

Arquivo

Permanente


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ou Histrico

So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no necessariamente

consecutivos:

1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas

de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos

administrativos.

2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de

reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local.

3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que garanta a proteo dos

conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e

desprovidos de valor probatrio e informativo.

A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de

polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas

quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o

administrador, que est com seus depsitos abarrotados de documentos, sem dvida, a

avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico.

No entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das Tabelas

de Temporalidade, no tardar muito para que a produo e acumulao desordenadas

preencham novamente todos os espaos disponveis.


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que igualmente grave, a reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia

identificao e avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso

imediatista, a liberao de espaos.

Esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir sobre

documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatrio ou

cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens.

AVALIAO DE DOCUMENTOS: OBJETIVOS

. Reduo da massa documental

. Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes

. Eficincia administrativa

. Melhor conservao dos documentos de guarda permanente

. Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (trmite)

. Liberao de espao fsico. Incremento pesquisa

A exploso da produo documental

Digitalizao de documentos:

O mercado brasileiro cresce aceleradamente


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Se voc tem a idia que at o ano 2000 o volume mundial de papel gerado ir cair

vertiginosamente devido s novas tecnologias, um ligeiro engano. Segundo uma

pesquisapublicada na Revista Fortune, EUA, um bilhode documentos so produzidos

nos EstadosUnidos, todos os dias. E no s isso.

Os nmeros so gigantescos. Mais de 300 milhes de documentos permanecem em uso

(ativos), com um custo de US$ 0,25 cada vez que so acessados. Um documento

copiado, no mnimo, vinte vezes. As transmisses de fax geram mais de 85 milhes de

pginas por ano. Devido a toda essa papelada, um tpico funcionrio de escritrio gasta

40% do seu tempo gerenciando documentos.

A AIIM - Association for Information and Image Management Internacional

(Associao Internacional do Gerenciamento da Imagem e Informao), com sede nos

EUA, publicou uma pesquisa feita em conjunto com uma grande empresa de consultoria

daquele pas, em 1989. O estudo revelou que toda a informao estava armazenada nas

seguintes mdias: papel, 95%, microfilmes, 4%, meios magnticos/eletrnicos, 1%. Trs

anos mais tarde, um estudo semelhante revelou a situao em 1999: papel, 92%,

microfilmes, 3%, mdias pticas, 5%.

Ningum deve se entusiasmar porque o papel diminuir 3%, ou porque o microfilme

decrescer 1% ou porque o mercado de discos pticos ir explodir em 4%. O que ocorre -

todos sabem - que o volume da informao

- quase sempre em papel - duplica anualmente.

(Fonte: Mundo da Imagem. So Paulo, CENADEM, jul.ago./96)


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PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSO DE AVALIAO DE

DOCUMENTOS

1) Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade

e autoridade equipe responsvel;

2) Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o

trabalho de avaliao;

3) Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e

atividades de cada uma de suas unidades;

4) Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e

encarregados, at o nvel de seo, para identificar as sries documentais geradas no

exerccio de suas competncias e atividades;

5) Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite;

6) Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo,

legal, fiscal, tcnico, histrico;

7) Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.


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O RGO PRODUTOR DOS DOCUMENTOS:

ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO

A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar documentos de

arquivo o estudo da estrutura e funcionamento do rgo produtor.

CLASSIFICAO DE FUNDO

uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a

origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos

documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de

trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a

estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades

geradoras dos documentos. O trabalho de classificao deve interagir com a anlise dos

conjuntos documentais a fim de se identificar as funes ou atividades informalmente

exercidas.

ANLISE DA PRODUO DOCUMENTAL

As atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro em algum tipo de

documento. Os documentos relacionados a uma funo, produzidos ou acumulados por

determinado rgo, mantm entre si relaes que precisam ser deslindadas no processo de


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avaliao. A anlise da rotina documental e das inter-relaes dos vrios conjuntos

essencial para que se conhea o contexto de

produo, evitando-se sentenciar sobre peas isoladas de arquivo.

A avaliao deve incidir sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades

individualizadas. A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles

foram desfeitos por critrios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no

exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais e

sobre elas que deve incidir o trabalho de identificao de valores e de definio de prazos

de guarda. Portanto, cabe ao profissional de arquivo conhecer quais so os momentos do

ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual deles os conjuntos se

encontram e determinar o tratamento e a guarda a eles correspondentes.

Conjunto de documentos resultante do

exerccio da mesma funo ou atividade, = SRIE DOCUMENTAL

documentos estes que tm idntico modo

de produo, tramitao e resoluo.

A COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS

A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar exigem a constituio de


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equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao, para analisar os

documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais

ligados s mais diversas reas do conhecimento ser decisivo para se definir critrios de

valor. A avaliao supe a identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos.

O valor primrio relaciona-se s razes de sua prpria produo, considerando seu uso para

fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio diz respeito potencialidade do

documento como prova ou fonte de informao para a pesquisa.

COMISSES DE AVALIAO

CENTRAIS SETORIAIS

COMPOSIO

As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com conhecimentos das

funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos rgos, sendo

recomendvel que faa parte da comisso um tcnico de nvel superior da rea especfica de

competncia do rgo, um procurador ou assessor jurdico e um arquivista.

COMISSO CENTRAL DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

So competncias da CCAD:


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. coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao,

respeitada a legislao especfica de cada rgo;

. avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas

Comisses Setoriais de Avaliao;

. orientar a execuo das decises registradas na Tabela (eliminao, transferncia,

recolhimento, reproduo);

. supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de

acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;

. aprovar as amostragens;

. propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e

arquivos.

COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

So competncias das CSA:

. promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas

ou acumuladas por seu respectivo rgo;

. elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das

necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD;

. solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos,

em razo de sua especificidade ou volume;

. acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e

documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio


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para guarda permanente;

. propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre

que necessrio;

. elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda

permanente;

. coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem

eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes;

. presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.

METODOLOGIA DA AVALIAO

A Tabela de Temporalidade o instrumento fundamental da avaliao, pois ela registra o

ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos

documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e

de sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo

permanente. Nesse instrumento importante registrar tambm os documentos que devero

ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalizao etc.).

Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade dever ser aprovada por autoridade

competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da instituio ou empresa. A

Tabela um instrumento dinmico de gesto de documentos, por isso precisa ser

periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam

vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente, ocorrerem na legislao.


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informaes. Ex: ofcio, relatrio, ata, processo, planta, projeto.

SUPORTE

Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco

tico, disquete etc.

DATAS-LIMITE

Elemento de identificao cronolgica onde consta a data do documento mais antigo e a

data do documento mais recente.

ORIGINAL (1) OU CPIA (2)

Indica se o documento original ou cpia. Na inexistncia do documento original, a cpia

deve ser considerada como tal.

PRAZO DE VIGNCIA

Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais

plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo.

PRAZO DE PRESCRIO

Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado pode

invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado.

PRAZO DE PRECAUO

Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado


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guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda

definitiva no Arquivo Permanente.

PRAZO DE ARQUIVAMENTO

o tempo em que os documentos permanecem arquivados nos seguintes locais:

UNIDADE

Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo corrente, junto ao produtor.

ARQUIVO CENTRAL

Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo geral, centralizado de algumas

Secretarias, Autarquias ou Empresas.

ARQUIVO INTERMEDIRIO

Indica o tempo em que o documento permanece no Arquivo Intermedirio da

administrao, aguardando longos prazos precaucionais.

DESTINAO FINAL

o resultado da avaliao: encaminha o documento para a eliminao ou para a guarda

permanente. Das sries eliminadas, podero ser recolhidas amostragens o Arquivo

Permanente.

ELIMINAO

o procedimento de destruio fsica daqueles documentos que, esgotados os valores

primrios, no apresentam interesse histrico-cultural para a Administrao ou para a


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sociedade.

GUARDA PERMANENTE

Os documentos que, esgotados os prazos de vigncia, prescrio ou precauo,

apresentarem valor mediato ou secundrio, devero ser recolhidos para guarda definitiva.

AMOSTRAGEM

Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio de

critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar

especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou

registrar ocorrncias em momentos marcantes.

TOTAL

Esse campo dever ser assinalado quando a totalidade do conjunto documental for

destinada guarda permanente.

OBSERVAES

o campo reservado para registrar outras informaes relevantes, principalmente a

legislao que fundamenta a definio dos prazos prescricionais.

TABELA DE TEMPORALIDADE

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS

ELIMINAO GUARDA PERMANENTE


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VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO PRAZO DE GUARDA

IMEDIATOAdministrativo

Legal

Fiscal

Temporria

MEDIATO

Histrico

Probatrio

Informativo

Permanente

DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO PODEM SERELIMINADOS

E GUARDA TEMPORARIA DEPOIS DE ESGOTADOS OS

PRAZOSDEVIGNCIA,

PRESCRIO E PRECAUO

AMOSTRAGENS = parte representativa da srie: revela especificidades, alteraes,

de rotina administrativa ou de procedimentos tcnicos.


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DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO E GUARDA TEMPORRIA

. documentos que sejam cpias ou duplicatas de originais destinados guarda

permanente;

. documentos cujas informaes bsicas possam ser recuperadas em outros;

. documentos cujos textos tenham sido impressos em sua totalidade;

. documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros;

. documentos que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior

(foto, fita de vdeo, fita cassete, disquete, disco tico, etc.)

DOCUMENTOS DE VALOR MEDIATO E GUARDA PERMANENTE

. de criao, constituio, modificao ou extino do rgo produtor (Leis, Decretos,

Portarias, Resolues);

. atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regulamentos,

regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);

. convnios, ajustes, acordos, termos de cooperao;

. balanos, livros-razo e livros-dirio;

. atas, resolues;

. correspondncias relativas atividade-fim das unidades da Superior Administrao;

. publicaes oficiais e/ou co-produes;

. projetos de edificaes pblicas e particulares;

. projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos;

. documentos que firmem jurisprudncia jurdica, administrativa ou tcnica (pareceres


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apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras, no

encontradas nos textos legais);

. documentos relativos administrao de pessoal: planos de salrios e benefcios,

criao/reestruturao de carreiras;

. documentos relativos ao patrimnio imobilirio;

. documentos que registrem as atividades-fim do rgo: planos, projetos, programas,

pesquisas, relatrios anuais;

. documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais;

. documentos de divulgao de obras, eventos ou atividades desenvolvidas pelo rgo

(convites, folhetos, cartazes);

. documentos relativos ao parcelamento do solo.

ELIMINAO DE DOCUMENTOS:

PROCESSAMENTO TCNICO

De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder ser eliminado se

no tiver sido submetido avaliao e se no constar da Tabela de Temporalidade do

rgo, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada.

Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de se definir sua

destinao final 2.


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A eliminao depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize.

________________________

2. Documentos oficiais ou pblicos com valor de guarda permanente no podero ser eliminados

aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou

preservados pelo prprio rgo detentor (art. 13 do Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de

1996).

A Tabela de Temporalidade dever indicar o local em que ser processada, a eliminao:

na prpria unidade

no arquivo central ou

no arquivo intermedirio

Alguns documentos com curto prazo de vigncia e de valor eventual ou meramente

instrumental para a administrao sequer devero ser trans-feridos, pois podero ser

eliminados pelo prprio produtor, uma vez que tenham cumprido as funes que lhes deram

origem. As cpias tambm podero ser eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que

identificados os originais e garantido seu ciclo de vida.

Nas empresas, os documentos devem ser eliminados nos prazos previstos nas Tabelas de

Temporalidade aprovadas pela Diretoria, aps autorizao por escrito do presidente ou de

seu representante.

Por isso, a eliminao de documentos que no constem das Tabelas de Temporalidade, ou


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no tenham completado os prazos de vigncia e precaucional nelas previstos, no

legalmente autorizada no servio pblico e nem recomendvel, do ponto de vista tcnico e

jurdico, nas empresas privadas. preciso identificar e recompor as sries documentais, e

providenciar uma organizao elementar da massa acumulada para se efetuar com

segurana a eliminao.

A inutilizao dos documentos poder ser efetuada por procedimentos diversos,

dependendo de seu suporte. Como a massa documental produzida e acumulada ainda

predominantemente em papel, cada rgo pblico ou empresa dever definir os mtodos e

adquirir os equipamentos (fragmentadora de papel de pequeno ou grande porte etc.)

necessrios ao processamento da eliminao. No recomendvel do ponto de vista

ecolgico a incinerao de papis, que podero ser mecanicamente transformados em

aparas e doados ou vendidos para reciclagem.

Nem sempre, porm, essa recomendao tem sido incorporada aos instrumentos legais que

definem normas para a eliminao. Recente Provimento do Conselho Superior de

Magistratura do Tribunal de Justia de So Paulo, que regulamenta a destruio fsica de

autos de processos, permite que os documentos sejam eliminados por incinerao,

destruio mecnica, transformao em aparas ou por outro meio adequado 3

.

__________________________

3. Provimento do Conselho Superior de Magistratura n 556/97, de 14 de fevereiro de 1997, art. 1.

Regu-lamenta a destruio fsica de autos de processo, arquivados h mais de cinco anos em


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primeira instncia, nas comarcas da Capital e do Interior do Estado de So Paulo.

Redao semelhante dada Resoluo do Tribunal de Contas de So Paulo, que autoriza

a eliminao de documentos tambm por incinerao ou destruio fsica 4.

importante prever os procedimentos adequados eliminao durante a elaborao de

textos legais ou normativos que devero disciplinar a matria. A legislao do Municpio de

So Paulo, por exemplo, explicita tais procedimentos 5.

Portanto, o processamento tcnico da eliminao prope algumas questes que merecem

ser observadas:

. quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato?

. quem disponibiliza os documentos e efetua a eliminao? (extrao de grampos, clipes e

garras de metal, remoo dos documentos das caixas etc.)

. quem registra o ato? (elaborao da Ata ou Termo de Eliminao) onde e quando ser

realizada? (elaborao de calendrio de eliminao)

. de que maneira ser processada? (equipamentos necessrios)

. o que ser feito com o resduo da eliminao? (venda ou doao e para quem?)

A eliminao dever ser registrada em Ata ou Termo de Eliminao onde constem os

seguintes dados:

rgo produtor


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srie documental

datas-limite

quantidade eliminada (em metros lineares)

data da eliminao

assinatura dos responsveis

______________

4. Resoluo n 02/97 - TCA - 13054/026/5, art. 3, publicada no D.O.E em 12/03/97. Dispe sobre

a eliminao de documentos e processos arquivados no Tribunal de Contas do Estado de So

Paulo.

5. A eliminao de documentos ser formalizada por meio de registro em ata da Unidade ou

rgo, acompanhada de relao que identifique os respectivos documentos, e que consignar as

datas-limite e a quantidade, em metros lineares, dos documentos eliminados (Decreto n 29.745,

de 14 de maio de 1991, Art. 6.). Os documentos eliminados sero transformados em aparas e

doados ao Corpo Municipal de Voluntrios - CMV, ou instituio similar (idem, Art. 6, parg.

1).

EMPRESA FANTASIA

ARQUIVO CENTRAL

ATA OU TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ( n____ )

Unidade Produtora/Cdigo:


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Srie documental/Cdigo:

Datas-limite:

Metros lineares:

Aos ______ dias do ms de __________, de mil novecentos e noventa e _______,

procedeu-se eliminao de documentos da Empresa Fantasia, em conformidade com os

prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade, aprovadas pela Diretoria desta Empresa.

Acompanha esta Ata a relao dos documentos eliminados. E, para constar, lavramos a

presente Ata que vai pelos responsveis assinada.

______________________

______________________

______________________ ______________________

dos produtores dos documentos Assinatura do responsvel e/ou

Presidente da empresa pelo Arquivo Central

FICHA DE CONTROLE DE ELIMINAO1. Data prevista para eliminao: 5. Notao (=localizao)


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2. Srie: Cx. CX3. Datas-limite: Vol.4. Entidade Remetente Disq.6. N da transferncia:6.1 Data da transferncia:

7. Data da execuo da eliminao:8. Observaes:

Dos documentos destinados eliminao recomendvel que sejam conservadas

amostragens que devero ser recolhidas para guarda permanente.

O profissional de arquivo precisa orientar sua ao pela busca contnua de critrios os mais

objetivos possveis de avaliao e eliminao.

No entanto, muito questionvel a possibilidade de se estabelecer um conjunto de critrios

objetivos para a seleo de documentos eliminveis que devero constituir as amostragens.

Nesse momento, no podemos deixar de observar que as tcnicas de seleo devem levar

em conta no somente o contedo da informao, mas tambm sua natureza e forma. A

amostragem pode ser estatstica, geogrfica, cronolgica ou por sries documentais. Alguns

dos critrios mais comuns para se definir as amostragens so:

. amostragem anual ou decenal - aplicada aos documentos que foram organizados segundo

um critrio cronolgico;


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. mtodo alternativo ou por turno - sistema de rodzio que pode ser acompanhado de

mtodos estatsticos;

. amostragens regionais;

. amostragem estatstica aleatria - aplicado em acervos volumosos, completos, ordenados

de forma lgica.

Para alguns arquivistas, a seleo de amostras para preservao permanente condio

indispensvel eliminao dos conjuntos aos quais elas pertenam.

Contudo, a legislao federal no determina essa prtica, em relao aos documentos

oficiais. No Municpio de So Paulo, porm, o Decreto que estabelece normas de avaliao

determina a seleo de amostragens para guarda permanente dos documentos pblicos

destinados eliminao 6.

.

___________________

6. Dos documentos eliminados sero conservadas amostragens para acervo do Arquivo Histrico

Municipal, que sero a ele encaminhadas conforme calendrio a ser estabelecido (Art. 7 do

Decreto Municipal n 29.745, de 14 de maio de 1991).

GLOSSRIO (*)

Acervo

Totalidade dos documentos conservados num arquivo.


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Amostragem

Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio de

critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar

especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou

registrar ocorrncias em momentos marcantes.

Arquivo

um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer poca, forma e suporte material,

produzidos, recebidos e acumulados em processo natural, por uma Unidade no exerccio de

suas funes ou conservados para servir de referncia, prova, informao ou fonte de

pesquisa.

Arquivo Corrente

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram

produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos

rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados. O mesmo que Arquivo

Administrativo.

Arquivo Histrico

Veja Arquivo Permanente

Arquivo Intermedirio

Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que

aguardam em depsito de armazenamento temporrio sua destinao final.

Arquivologia

Disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias,

mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento

e utilizao.


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Arquivo Permanente

Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor para a

eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

Atividade Fim

Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas

atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo

para o seu funcionamento.

Atividade-Meio

Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o

desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de

carter instrumental e acessrio.

Avaliao de documento

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato

e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou

eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa,

bem como para a preservao do patrimnio documental.

Ciclo de vida dos documentos

Sucesso de fases por que passam os documentos (corrente, intermediria, permanente),

desde o momento em que so produzidos at sua destinao final (eliminao ou guarda

permanente).

Classificao de fundos

uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a

origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos

documentos.


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A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao

da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica

hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos

documentos.

Comisso Central de Avaliao de Documentos - CCAD

uma comisso permanente e multidisciplinar de avaliao de documentos. So

competncias da CCAD:

1. coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao,

respeitada a legislao especfica de cada rgo;

2. avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas

Comisses Setoriais de Avaliao;

3. supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente,

de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;

4. aprovar as amostragens;

5. propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e

arquivos.

_____________________

(*) A elaborao deste Glossrio contou com a colaborao de Dase Apparecida Oliveira e

teve como fonte bsica o Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo:

Associao dos Arquivistas Brasi-leiros/ Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de

Estado da Cultura, 1996.


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Comisses Setoriais de Avaliao - CSA

So comisses multidisciplinares, constitudas em cada rgo produtor de documentos. So

competncias das Comisses Setoriais de Avaliao:

1. promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas

ou acumuladas por seu respectivo rgo;

2. elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das

necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD;

3. solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos,

em razo de sua especificidade ou volume;

4. acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e

documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio

para guarda permanente;

5. propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre

que necessrio;

6. elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda

permanente;

7. coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a

serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes;

8. presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.

Datas-limite

Identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do perodo

abrangido pelos documentos de uma srie, de um processo, dossi, fundo ou coleo.

Diagnstico de arquivos

Anlise das informaes bsicas (quantidade, localizao, estado fsico, condies de


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armazenamento, grau de crescimento, freqncia de consulta) sobre arquivos, a fim de

implantar sistemas e estabelecer programas de transferncia, recolhimento, microfilmagem,

conservao e demais atividades.

Documento

Toda informao registrada num suporte material (papel, fita, disco ptico etc.).

Documento de arquivo

todo registro de informao original, nico e autntico que resulta da acumulao em

processo natural por uma entidade produtora no exerccio de suas competncias, funes e

atividades, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita

magntica, o disco ptico ou qualquer outro.

Eliminao de documentos

Destruio de documentos que, no processo de avaliao, foram considerados em valor

para guarda permanente.

A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico

ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica

esfera de competncia (art. 9, Lei n o 8.159, de 08/01/91).

A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na

tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera

de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 o da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991

(art. 12, pargrafo nico, Decreto n o 1.799, de 30/01/96).

Dos documentos a serem eliminados podero ser retiradas amostragens para guarda


Fundo

o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma


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mesma instituio, entidade ou pessoa.

Gesto de Documento

Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de

qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda

permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas bem como

preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.

Guarda Permanente

Veja Valor Mediato

Guarda Temporria

Veja Valor Imediato

Plano de Destinao

Conjunto de instrumentos de destinao de documentos decorrentes do trabalho de

avaliao: tabela de temporalidade, relao de eliminao, ata ou termo de eliminao.

Prazo de Precauo

Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado

guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda


Prazo de Prescrio

Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado,

pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado.

Prazo de Vigncia

Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais

plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo.

Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos


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Princpio fundamental da Arquivologia segundo o qual os documentos originrios de uma

instituio, entidade ou pessoa no devem ser misturados aos de origem diversa,

preservando-se assim o contexto e a organicidade de sua produo.

Recolhimento

Passagem de documentos do Arquivo Intermedirio ou Central para o Arquivo

Permanente.

Srie Documental

Conjunto de documentos resultante do exerccio de uma mesma competncia, funo ou

atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo.

Tabela de Temporalidade

Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinao final dos

documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda

temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores legais, fiscais,

administrativos etc. e determinam prazos para sua transferncia, recolhimento e eliminao.

Teoria das Trs Idades

Teoria baseada no ciclo de vida dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser

correntes, intermedirios e permanentes.

Transferncia

Passagem de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Intermedirio ou

Central.

Valor Imediato

Qualidade inerente s razes de criao de todo documento, em decorrncia das atividades-

fim e das atividades-meio de uma instituio. O mesmo que valor primrio ou

administrativo do documento.


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So documentos de valor imediato e guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos

de vigncia, prescrio e precauo definidos nas Tabelas de Temporalidade, podem ser

eliminados, sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao.

Valor Mediato

Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilizao

primria (vigncia administrativa). O mesmo que valor secundrio ou permanente do

documento.

So documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos

de vigncia, prescrio e precauo, estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade, devem

ser preservados por fora das informaes neles contidas,

para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos, ou fonte de

pesquisa.

____________________________

(*) ARQUIVO NACIONAL - Manual de identificao de acervos documentais para transferncia

e/ou recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985 (Publicaes Tcnicas, 40).


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Documents

Arquivologia para Técnico Judiciário