Arquivologia Prof. Lino Madureira linomadureira.wordpress · Página 21 do livro Arquivo teoria e prática. ARQUIVOS PÚBLICO Art.7ºOsarquivospúblicossãoos conjuntos de documentos

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Arquivologia

Prof. Lino Madureira

linomadureira.wordpress.com

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

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Material Conteúdo


Material Conteúdo


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DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO


Departamento PessoalControle de Frequência



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Cartãode

Ponto

Departamento PessoalControle de Frequência



CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO = ARQUIVO

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Conjunto de documentosproduzidos e recebidospor órgãos públicos,instituições de caráterpúblico e entidades privadas,em decorrência do exercíciode atividades específicas,bem como por pessoa física,qualquer que seja o suporteda informação ou a naturezados documentos.

ARQUIVO

É dever do Poder Público a gestão documental e aproteção especial a documentos de arquivos, comoinstrumento de apoio à administração, à cultura,ao desenvolvimento científico e como elementos deprova e informação.

(Lei 8.159, Art. 1º)

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ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

- Bibliotecas (estudo, pesquisa, consulta, fins acadêmicos)

- Museus (peças e objetos de valor cultural, histórico)

- Arquivos (funcional, servir à administração)

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO

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- Os documentossão produzidos e conservados com objetivosfuncionais.

- Os documentos sãoproduzidos e conservados com objetivos culturais.

ARQUIVOBIBLIOTECA

ORIGEM

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO

- Os documentos não sãoobjetos de coleção; provêmdas atividades públicas ouprivadas, servidas peloarquivo.

- Os documentos sãoproduzidos num únicoexemplar, ou limitado emnúmero de cópias.

- Há uma significaçãoorgânica entre osdocumentos.

- Os documentos sãocolecionados de fontesdiversas, adquiridos porcompra ou doação.

- Os documentos existem emnumerosos exemplares.

- A significação do acervodocumental não depende da relação que os documentostenham entre si.

ARQUIVOBIBLIOTECA

AQUISIÇÃO / CUSTÓDIA

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-Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não comounidades isoladas.

- Os julgamentos são finaise irrevogáveis.

- A documentação não raroexiste em via única.

-Aplica-se a unidadesisoladas.

- O julgamento não tem caráter irrevogável.

- O julgamento envolvequestões de conveniência, e não de preservação ouperda total.

ARQUIVOBIBLIOTECA

MÉTODO DE AVALIAÇÃO







ARQUIVOBIBLIOTECA


AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

- Identificar Valor (Valor Primário e Valor Secundário)

- Definir Prazo de Guarda

- Definir Destinação Final (Guarda Permanente ou Eliminação)

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ARQUIVOBIBLIOTECA


-Estabelece classificaçãoespecífica para cadainstituição, ditada pelassuas particularidades.

- Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

-Utiliza métodospredeterminados.

- Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

ARQUIVOBIBLIOTECA

MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO

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-Aplica-se a conjuntosdocumentais.

- As séries sãoconsideradas unidadespara fins de descrição.

-Aplica-se a unidadesdocumentais.

-As séries (anuários, periódicos,...) sãounidades isoladas paracatalogação.

ARQUIVOBIBLIOTECA

MÉTODO DESCRITIVO

- PúblicosFederalEstadualDistrito FederalMunicipal

- PrivadosPessoa FísicaPessoa Jurídica

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS /ENTIDADES MANTENEDORAS

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ExecutivoLegislativoJudiciário

- PúblicosFederalEstadualDistrito FederalMunicipal

- PrivadosPessoa FísicaPessoa Jurídica

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS /ENTIDADES MANTENEDORAS

Página 21 do livroArquivo teoria eprática.

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Página 21 do livroArquivo teoria eprática.

ARQUIVOS PÚBLICO

Art. 7º Os arquivos públicos são osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos, noexercício de suas atividades, porórgãos públicos de âmbito federal,estadual, do Distrito Federal emunicipal em decorrência de suasfunções administrativas,legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos porinstituições de caráter público, porentidades privadas encarregadasda gestão de serviços públicos noexercício de suas atividades.

Lei 8.159

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ARQUIVOS PÚBLICO

Art. 7º Os arquivos públicos são osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos, noexercício de suas atividades, porórgãos públicos de âmbito federal,estadual, do Distrito Federal emunicipal em decorrência de suasfunções administrativas,legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos porinstituições de caráter público, porentidades privadas encarregadasda gestão de serviços públicos noexercício de suas atividades.

ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 Consideram-se arquivosprivados os conjuntos dedocumentos produzidos ourecebidos por pessoas físicas oujurídicas, em decorrência desuas atividades.

Art. 12 Os arquivos privadospodem ser identificados peloPoder Público como de interessepúblico e social, desde quesejam considerados comoconjuntos de fontes relevantespara a história edesenvolvimento científiconacional.

Lei 8.159

A informação sob a guarda do Estado é semprepública, devendo o acesso a ela ser restringidoapenas em casos específicos.

Prazos para o Repasse da Informação

A resposta deve ser dada imediatamente, seestiver disponível, ou em até 20 dias,prorrogáveis por mais 10 dias:

LEI 12.527 – LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO

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A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acessopara dados pessoais e informações classificadaspor autoridades como sigilosas.

INFORMAÇÃO PESSOAL

RESTRIÇÃO AO ACESSO

INFORMAÇÃO SIGILOSA (classificada)

A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acessopara dados pessoais e informaçõesclassificadas por autoridades como sigilosas.

Informações sob a guarda do Estado que dizemrespeito à intimidade, honra e imagem daspessoas, por exemplo, não são públicas(ficando protegidas por um prazo de cemanos).

Elas só podem ser acessadas pelos própriosindivíduos e, por terceiros, apenas em casosexcepcionais previstos na Lei.

INFORMAÇÃO PESSOAL

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INFORMAÇÃO CLASSIFICADA – Decreto 7.724/12

Ultrassecreta

Secreta

Reservada


Ultrassecreta

Secreta

Reservada

25 anos(renovável uma única vez)

15 anos

5 anos

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Ultrassecreta

Secreta

Reservada

25 anos(renovável uma única vez)

15 anos

5 anos

Presidente / Vice-Presidente

Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e

Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;

Titulares de autarquias, fundações,empresas públicas e sociedades deeconomia mista

Autoridades que exerçam funções dedireção, comando ou chefia do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores -DAS, nível DAS 101.5 ou superior, e

seus equivalentes

TEORIA DAS 3 IDADESEVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO

1ª Idade – Corrente / AtivoConjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

2ª Idade – Intermediário / Semi-AtivoConjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

3ª Idade – Permanente / InativoConjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

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Corrente

Intermediário

Permanente

Valor Primário Imediato

(Administrativo)

Valor Secundário Mediato

TEORIA DAS 3 IDADESEVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO

- Setoriais

São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO

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- Gerais / Centrais

São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO

- Setoriais

São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

Arquivos EspeciaisTem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação.

Arquivos EspecializadosTem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem.

- Documento EspecialDocumento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

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Arquivos EspeciaisTem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação.

- Documento EspecialDocumento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

GêneroSuporte

Arquivos EspecializadosTem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem.

Conteúdo

Conforme suas características os documentos podem ser classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.

CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS

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DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

SUPORTE “Material sobre o qual as informações são registradas”

- Acetato - Papel- Disco Magnético- Fita Magnética - Disco Óptico- Filme


FORMATO“Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado”

- Cartaz- Livro- Planta - Folhas avulsas

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FORMA “Estágio de preparação e de transmissão de documentos”

- Rascunho / Minuta

- Original

- Cópia


GÊNERO“Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo”

TextualIconográficoCartográficoAudiovisualSonoroMicrográficoInformático

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GÊNERO

Textual: Texto

GÊNERO

Iconográfico: Imagem Estática (fotografia, desenhos, gravuras,slides, diapositivos)

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GÊNERO

Cartográfico: Desenhos Técnicos

(mapas, plantas)

GÊNERO

Audiovisual: Imagem em Movimento

(com ou sem som)

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GÊNERO

Sonoro: Áudio (apenas o som)

GÊNERO

Micrográfico: Microfilmes

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GÊNERO

Informático: DocumentosDigitais


ESPÉCIE “Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informaçõesnele contidas”

-Boletim- Certidão- Relatório- Ata- Contrato

TIPO “Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”

- Boletim Meteorológico - Boletim Escolar- Boletim Médico-Contrato de Prestação de Serviço-Contrato de Locação

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOEspécie Atividade

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

FundoConjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo

• Fundo Aberto ≠ Fundo Fechado

EmpresaA

Manutenção Contab .

Tesouraria Dep.Pessoal

Fundo A

EmpresaB



Fundo B

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Princípio da Proveniência

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

EmpresaA



Fundo A

EmpresaB



Fundo B

Dep.Pessoal

NãoMisturar

A com B!

Atividade Documento

Princípio da Organicidade

Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

EmpresaA



Controlede

Frequência

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Atividade

Princípio da Unicidade

Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese.

EmpresaA



Controlede

Frequência

Momentoda Produção

Princípio da Ordem Original

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

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Princípio da Pertinência

Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

Princípio da Ordem Original

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

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GESTÃO DE DOCUMENTAL

GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159)

Considera-se gestão de documentos o conjunto deprocedimentos e operações técnicas à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fasecorrente e intermediária, visando a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente.

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ProduçãoDestinação

FinalUtilização

Eliminação

GuardaPermanente

GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159)

Considera-se gestão de documentos o conjunto deprocedimentos e operações técnicas à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fasecorrente e intermediária, visando a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente.

Empresa

A

Manutenção Contab.

Tesouraria Dep.Pessoal Atividade

Controlede

FrequênciaDocumento

Ficha de Frequência

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Empresa

A



Controlede



1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês

12.000 Fichas de Frequência por Ano

5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência

Empresa

A



Controlede



120 Resmas60 Caixas2 Estantes de 6 PrateleirasAmbiente adequadoDefinição de MetodologiaRecursos Humanos

1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês

12.000 Fichas de Frequência por Ano


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DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS

Análise das informações básicas (quantidade,localização, estado físico, condições dearmazenamento, grau de crescimento, freqüênciade consulta) sobre arquivos, a fim de implantarsistemas e estabelecer programas detransferência, recolhimento, microfilmagem,conservação e demais atividades.

DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS

Análise das informações básicas (quantidade,localização, estado físico, condições dearmazenamento, grau de crescimento, freqüênciade consulta) sobre arquivos, a fim de implantarsistemas e estabelecer programas detransferência, recolhimento, microfilmagem,conservação e demais atividades.

QuantidadeLocalizaçãoEstado físicoCondições de armazenamentoGrau de crescimentoFreqüência de consulta

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PRODUÇÃO: Elaboração do Documento

UTILIZAÇÃO: Estrutura

DESTINAÇÃO: Avaliação

OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Produção

Elaboração dos documentos em decorrênciadas atividades de um órgão ou setor. Oarquivista deve contribuir para que sejamcriados apenas documentos essenciais àadministração da instituição e evitadasduplicação e emissão de vias desnecessárias;sugerir a criação e a extinção de modelos eformulários; participar da seleção dos recursoshumanos que deverão desempenhar tarefasarquivísticas e afins.

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Utilização

Inclui as atividades de protocolo (recebimento,classificação, registro, distribuição, tramitação), deexpedição, de organização e arquivamento dedocumentos em fase corrente e intermediária,bem como a elaboração de normas de acesso àdocumentação e à recuperação da informação.

Destinação

Análise e avaliação dos documentos acumuladosnos arquivos, com vistas a estabelecer seusprazos de guarda, determinando, quais serãoobjeto de arquivamento permanente e quaisdeverão ser eliminados.

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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Processo de análise de documentos dearquivo, que estabelece os prazos de guardae a destinação, de acordo com os valoresque lhes são atribuídos.

OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

- Preservação Documental

- Redução da massa documental- Liberação de espaço físico

- Melhor conservação dos documentos de guarda permanente

- Incremento à pesquisa- Agilidade na recuperação dos documentos e das informações

- Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite)

- Eficiência administrativa

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Valor – Prazo – Destinação



Corrente

Intermediário

Permanente

Valor Primário

Valor Secundário

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Corrente

Intermediário

Permanente

Valor Primário

Valor Secundário

VALOR PRIMÁRIOValor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

VALOR SECUNDÁRIOValor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

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Valor Administrativo

Valor que um documento possui para aatividade administrativa de uma entidadeprodutora, na medida em que informa,fundamenta ou prova seus atos.


Valor Fiscal

Valor atribuído a documentos ou arquivos paracomprovação de operações financeiras oufiscais.

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Valor Legal

Valor que um documento possui perante a leipara comprovar um fato ou constituir umdireito.


Valor Probatório

Valor intrínseco que permite a um documentode arquivo servir de prova legal.

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Valor Intrínseco

Valor que um documento possui em razão deseu conteúdo, das circunstâncias de suaprodução, de suas assinaturas ou selos.


Valor Informativo

Valor que um documento possui pelas informaçõesnele contidas, independentemente de seu valorprobatório.

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Valor Permanente

Valor probatório ou valor informativo quejustifica a guarda permanente de umdocumento em um arquivo. Também chamadovalor arquivístico ou valor histórico.

PRAZOS

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Prazo de Vigência

Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitosadministrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades quedeterminaram sua produção.

Empresa

A



ControledeFrequência

Documento


-Realizar o pagamento

-Avaliação anual de desempenho

Ex: 5 Anos

Prazo de Prescrição

Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ouqualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário parafazer valer direito seu que entenda violado.

Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda dedireitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro deTerminologia Arquivística).

Empresa

A




Documento

Ficha de Frequência- Questões trabalhistas e previdênciárias

Ex: 47 Anos

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Prazo de Precaução

Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ouqualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ouencaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

Empresa

A




Documento

Ficha de Frequência-Margem de segurança

Ex: 2 Anos

Destinação

Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dedocumentos para guarda permanente, descarte ou eliminação

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TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

Instrumento de destinação, aprovado por autoridadecompetente, que determina prazos e condições de guardatendo em vista a transferência, recolhimento, descarte oueliminação de documentos.

Eliminação47 Anos5 AnosLICENÇAS- Acidente em serviçoAtividade política- Capacitação profissional- Gestante- Paternidade

É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação.

Guarda Permanente

5 Anos6 AnosRECRUTAMENTO E SELEÇÃO- Editais;- Exemplaresúnicos de provas; - Gabaritos;- Resultados- Recurso

Destinação Final

IntermediárioCorrente

ObservaçõesTempo de arquivamento e Destinação Final

Item Documental

Data / /Responsável

Folha NºÁrea

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TRANSFERÊNCIAPassagem de documentos do arquivo corrente para o arquivointermediário. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

RECOLHIMENTOEntrada de documentos públicos em arquivos permanentes, comcompetência formalmente estabelecida.-Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivointermediário para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro deTerminologia Arquivística).

Corrente

Intermediário

PermanenteRecolhimento

Transferência

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CLASSIFICAÇÃO

O objetivo da classificação é, basicamente, darvisibilidade às funções e às atividades doorganismo produtor do arquivo, deixando clarasas ligações entre os documentos.

PESSOALFINANCEIRO

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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Esquema elaborado a partir do estudo dasestruturas e funções da instituição e análise doarquivo por ela produzido, pelo qual se distribuemos documentos em classes, de acordo com métodosde arquivamento específicos.

Expressão geralmente adotada em arquivoscorrentes.

QUADRO DE ARRANJO

Esquema estabelecido para arranjo de documentosde um arquivo, a partir do estudo das estruturas,funções ou atividades do gerador e da análise doacervo.

Expressão adotada em arquivos permanentes.

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O Plano de Classificação pode seguir o critérioESTRUTURAL, ou o critério FUNCIONAL.

Critério Estrutural:que tem por eixo a estrutura administrativa daentidade produtora do arquivo

Critério Funcional:que tem por eixo as funções desempenhadaspela entidade produtora do arquivo

Estrutural

Critério Estrutural:que tem por eixo a estrutura administrativa daentidade produtora do arquivo

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Funcional

Critério Funcional:que tem por eixo as funções desempenhadaspela entidade produtora do arquivo

Um Plano de Classificação deve possuirtrês características (Schellemberg):

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Simplicidade

Flexibilidade

Expansibilidade

Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg):

ORDENAÇÃO

Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consultaaos documentos, pois, mesmo no que se refere a umamesma atividade, e em relação a um mesmo tipodocumental os documentos atingem um volumesignificativo.

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Dep.Pessoal Atividade

Controlede

Frequência Documento



ORDENAÇÃO

Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consultaaos documentos, pois, mesmo no que se refere a umamesma atividade, e em relação a um mesmo tipodocumental os documentos atingem um volumesignificativo.

A ordenação é feita com base noselementos informativos contidos nosdocumentos:


•Número

•Data

•Local

•Nome

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Para a definição do critério de ordenação devemosconsiderar os tipos de busca que recai sobre cadadocumento.

Dep.Pessoal Atividade

Controlede



MÉTODOS BÁSICOS

•ALFABÉTICO•GEOGRÁFICO•NUMÉRICOS

SimplesDígito TerminalCronológico

•IDEOGRÁFICOS (Assunto)Alfabético

enciclopédicodicionário

Numéricosduplexdecimalunitermo

MÉTODOS PADRONIZADOS

•VARIADEX

* AUTOMÁTICO* SOUNDEX* MNEMÔNICO* RÔNEO

*Métodos sem aplicaçãoprática nos arquivosbrasileiros e obsoletos

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

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MÉTODOS BÁSICOS

•ALFABÉTICO•GEOGRÁFICO•NUMÉRICOS

SimplesDígito TerminalCronológico

•IDEOGRÁFICOS (Assunto)Alfabético

enciclopédicodicionário

Numéricosduplexdecimalunitermo

MÉTODOS PADRONIZADOS

•VARIADEX

* AUTOMÁTICO* SOUNDEX* MNEMÔNICO* RÔNEO

*Métodos sem aplicaçãoprática nos arquivosbrasileiros e obsoletos



O método ALFANUMÉRICO não é considerado básico nem padronizado.

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* Semi Indireto – Método Alfanumérico

Sistema Diretoa busca do documento é realizada diretamente nolocal onde o documento está guardado.

Sistema Indiretopara se localizar um documento é necessário utilizarum índice ou um código.

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

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Lino / Paulo / Ana


Lino / Paulo / Ana

AnaLinoPaulo

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LETRA por LETRA

Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).

Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai


LETRA por LETRA



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LETRA por LETRA




LETRA por LETRA



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LETRA por LETRA




LETRA por LETRA



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LETRA por LETRA




LETRA por LETRA



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LETRA por LETRA




LETRA por LETRA



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- PALAVRA por PALAVRA

Considera a palavra como elemento de ordenação.

Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonte MorMonte NegroMonte SinaiMonteiroMontenegro





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PALAVRA por PALAVRA

Monte AlegreMonte BrancoMonte MorMonte NegroMonte SinaiMonteiroMontenegro

LETRA por LETRA

Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai

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Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradasno momento da ordenação (de, da, e,...)

Universidade Federal FluminenseUniversidade Federal de Pernambuco




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MÉTODO ALFABÉTICO

O elemento considerado para ordenação é o NOME

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NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA

MÉTODO ALFABÉTICO


PRENOME + SOBRENOME

LINO MADUREIRA FERREIRA


MÉTODO ALFABÉTICO


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PRENOME + SOBRENOME



MÉTODO ALFABÉTICO


Último Sobrenome

PRENOME + SOBRENOME



MÉTODO ALFABÉTICO


Último Sobrenome

FERREIRA, LINO MADUREIRA

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Regras de Alfabetação

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

José Antunes Andrade

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1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

José Antunes Andrade

Andrade, José Antunes

2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João AntunesPaulo AntunesAníbal Antunes

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2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João AntunesPaulo AntunesAníbal Antunes

Antunes, AníbalAntunes, JoãoAntunes, Paulo

3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

Marcelo Costa Montes ClarosHeitor Villa-Lobos

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3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

Marcelo Costa Montes ClarosHeitor Villa-Lobos

Montes Claros, Marcelo CostaVilla-Lobos, Heitor

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Luis Carlos da Silva São Bento

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4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Luis Carlos da Silva São Bento

São Bento, Luis Carlos da Silva

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.

Carlos de Almeida Filho

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74



Almeida Filho, Carlos de




Almeida Sobrinho, André deAlmeida Filho, Carlos de

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75




Almeida Sobrinho, André deAlmeida Filho, Carlos deAlmeida Sobrinho, Carlos de




Almeida Sobrinho, André deAlmeida Filho, Carlos deAlmeida Sobrinho, Carlos de

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76

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

Prof. José Cláudio de Souza

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

Prof. José Cláudio de Souza

Souza, José Claudio de (Prof.)

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77

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

Carlos del Prado Morales



del PacificoOviedo y BañosLlosa

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78



Prado Morales, Carlos del



Prado Morales, Carlos del

Jose Morales del Prado

Morales del Prado, Jose

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Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula

Sebastian Von Sohsten



VonVanDiDe

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80



Sohsten, Sebastian Von

ou

Von Sohsten, Sebastian

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

Tsutomo Kato

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81

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

Tsutomo Kato

Tsutomo Kato

9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

Fundação Joaquim Nabuco

O Boticário

A. J. Distribuidora

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82




O Boticário

A. J. Distribuidora




O Boticário

Boticário (O)

A. J. Distribuidora

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O Boticário

Boticário (O)

A. J. Distribuidora

A. J. Distribuidora

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.

II Conferência de Saúde

Quarto Encontro de Turismo

3º Congresso de Direito Penal

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84


II Conferência de Saúde

Quarto Encontro de Turismo

3º Congresso de Direito Penal


II Conferência de SaúdeConferência de Sáude (II)

Quarto Encontro de TurismoEncontro de Turismo (Quarto)

3º Congresso de Direito PenalCongresso de Direito Penal (3º)

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85

MÉTODO GEOGRÁFICO

Utiliza informações do aspecto geográfico do documento.

Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente

MÉTODO GEOGRÁFICO

Utiliza informações do aspecto geográfico do documento.

Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente

3 (três) formas de arquivamento

ESTADO – CIDADECIDADE – ESTADO

PAÍS – CIDADE

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86

1ª Forma: ESTADO – CIDADE


Pernambuco – RecifePernambuco – BrejinhoPernambuco – CaruaruPernambuco – LimoeiroPernambuco – OlindaRio Grande do Norte – NatalRio Grande do Norte – BrejinhoRio Grande do Norte – CaicóRio Grande do Norte – Mossoró

Os documentos são agrupados por Estados

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87







Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital

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88





Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética






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2ª Forma: CIDADE – ESTADO


Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética

BrejinhoBrejinhoCaicóLimoeiroMossoróNatalOlindaRecife

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90


Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence

Brejinho – PernambucoBrejinho - Rio Grande do NorteCaicó - Rio Grande do NorteLimoeiro – PernambucoMossoró - Rio Grande do NorteNatal - Rio Grande do NorteOlinda – PernambucoRecife - Pernambuco

3ª Forma: PAÍS – CIDADE

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91


Os documentos são agrupados por País

França – ParisFrança – LionFrança – LorenaPortugal – LisboaPortugal – CoimbraPortugal – Porto




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92




Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL






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93






MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

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94

O Método numérico simples considera um númerojá existente no documento (ex: nº de matrícula dofuncionário) ou o receptor do documento podeatribuir um número ao documento.

Importante: Controle da numeração para nãoatribuir o mesmo número para dois itens diferentes.

O método numérico simples é um método indireto,pois exige a utilização de um índice alfabético paraa realização de uma busca.

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

PASTAS – Dossiês de Funcionários

41737

40072

30095

30021

20241

Números Ordenados por Lista

2024130021300954007241737

12/05/2019

95

41737

40072

30095

30021

20241

ÍNDICE ALFABÉTICO

Aguiar, Antonio - 40072Caldas, Luis Henrique - 30095Guerra Filho, George - 41737Magalhães, João - 20241Tenório, Edilson – 30021


41737

40072

30095

30021

20241

ÍNDICE ALFABÉTICO

Aguiar, Antonio - 40072Caldas, Luis Henrique - 30095Guerra Filho, George - 41737Magalhães, João - 20241Tenório, Edilson – 30021


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96

A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.

Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19

Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.

Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).

56212 05-62-12

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL





56212 05-62-12


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97


Decompondo o número 829319 19



56212 05-62-12






56212 05-62-12


12/05/2019

98





56212 05-62-12






56212 05-62-12


12/05/2019

99





56212 05-62-12




Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do gruposecundário 93, e do grupo terciário 82.


56212 05-62-12


12/05/2019

100




Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciáriodeverá ser complementado com um número 0 (zero).

56212 05-62-12





Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciáriodeverá ser complementado com um número 0 (zero).

56212 05-62-12


12/05/2019

101

A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário.

Leitura da Direita para a Esquerda 82 – 93 – 19



56212 05-62-12


NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689

12/05/2019

102

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689

Separar os pares da direita para esquerda

05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89

12/05/2019

103

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-03

12/05/2019

104

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-03

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-03

12/05/2019

105

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-03

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-0305-62-12

12/05/2019

106

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-0305-62-1208-62-12

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-0305-62-1208-62-12

12/05/2019

107

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-0305-62-1208-62-1209-42-17

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-0305-62-1208-62-1209-42-17

12/05/2019

108

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-0305-62-1208-62-1209-42-17

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-0305-62-1208-62-1209-42-1797-26-89

12/05/2019

109


21-87-0305-62-1208-62-1209-42-1797-26-8967-27-89

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89

NuméricoSimples

562128621294217

218703672789972689


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89


21-87-0305-62-1208-62-1209-42-1797-26-8967-27-89

12/05/2019

110

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA



12/05/2019

111



ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014




MÊS

Janeiro / Jan. / 01

Fevereiro / Fev. / 02

Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08

Setembro / Set. / 09

Outubro / Out. / 10

Novembro / Nov. / 11

Dezembro / Dez. / 12


12/05/2019

112



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31




ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


12/05/2019

113

Sequência da

Ordenação



ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


Sequência da

Ordenação

1º Ano

2º Mês

3º Dia



ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


12/05/2019

114

Sequência da

Ordenação

1º Ano

2º Mês

3º Dia



ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


Sequência da

Ordenação

1º Ano

2º Mês

3º Dia



12/05/2019

115

ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.

ATESTADO MÉDICOCONTA DE ÁGUACONTA DE LUZCONTRATO DE TRABALHOFOLHA DE PAGAMENTONOTA FISCAL DE ENTRADANOTA FISCAL DE IMOBILIZADONOTA FISCAL DE SAÍDATESTE DE ADMISSÃO

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS

ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO

Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL.

CONTABILIDADEConta de ÁguaConta de LuzNotas Fiscais

nota fiscal de entradanota fiscal de imobilizadonota fiscal de saída

PESSOALAtestado MédicoContrato de TrabalhoFolha de PagamentoTeste de Admissão


12/05/2019

116

ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.

ATESTADO MÉDICOCONTA DE ÁGUACONTA DE LUZCONTRATO DE TRABALHOFOLHA DE PAGAMENTONOTA FISCAL DE ENTRADANOTA FISCAL DE IMOBILIZADONOTA FISCAL DE SAÍDATESTE DE ADMISSÃO

ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO

Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL.

CONTABILIDADEConta de ÁguaConta de LuzNotas Fiscais

nota fiscal de entradanota fiscal de imobilizadonota fiscal de saída

PESSOALAtestado MédicoContrato de TrabalhoFolha de PagamentoTeste de Admissão


ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX

CONTABILIDADE 1PESSOAL 2

Os assuntos são divididos em classes e sub-classes.

O método permite a criação ilimitada de classes, o queexige cuidado para que não sejam criadas pastas comassuntos já incluídos em sub-pastas.

Para cada assunto principal é atribuído um número

12/05/2019

117

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões

CONTABILIDADE 1CONTAS DE CONSUMO 1-1NOTAS FISCAIS 1-2

Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões.

CONTABILIDADE 1CONTAS DE CONSUMO 1-1

Conta de Água 1-1-1Conta de Luz 1-1-2

NOTAS FISCAIS 1-2Nota Fiscal de Entrada 1-2-1Nota Fiscal de Imobilizado1-2-2Nota Fiscal de Saída 1-2-3

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões

CONTABILIDADE 1CONTAS DE CONSUMO 1-1NOTAS FISCAIS 1-2

12/05/2019

118

Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano declassificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice(para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base noassunto).

1 CONTABILIDADE1-1 CONTAS DE CONSUMO1-1-1 Conta de Água1-1-2 Conta de Luz1-2 NOTAS FISCAIS1-2-1 Nota Fiscal de Entrada1-2-2 Nota Fiscal de Saída

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

1-1-11-1-211-11-2-11-2-21-2

Conta de ÁguaConta de LuzCONTABILIDADECONTAS DE CONSUMONota Fiscal de EntradaNota Fiscal de SaídaNOTAS FISCAIS

ÍNDICE

1-2-2

1-2-1

1-2

1-1-2

1-1-1

1-1

1

12/05/2019

119

1-2-2

1-2-1

1-2

1-1-2

1-1-1

1-1

1

1-1-11-1-211-11-2-11-2-21-2

Conta de ÁguaConta de LuzCONTABILIDADECONTAS DE CONSUMONota Fiscal de EntradaNota Fiscal de SaídaNOTAS FISCAIS

ÍNDICE

O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnicado Sistema Decimal de Melvil Dewey – ClassificaçãoDecimal de Dewey (CDD).

Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove)classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntosgerais.

0 – Obras Gerais1 – Filosofia2 – Religião3 – Ciências Sociais4 – Filologia5 – Ciências Puras6 – Ciências Aplicadas7 – Belas Artes8 – Literatura9 – História e Geografia

ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL

12/05/2019

120

O número de classificação é composto por uma parte inteira formadapor três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal.

100

110

111

111.1

Após o ponto podem existir quantos números forem necessários.Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade edetalhamento maior do assunto.

Importante: Não há uma classificação universal para arquivos comuma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documentoproduzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Deweypodemos aplicar aos arquivos apenas a técnica e não o sistema declassificação.

000100200 300400500600700800900


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121

000100200 300400500600700800900


1000

000100200 300400500600700800900


12/05/2019

122

000100200 300400500600700800900


000100200 300400500600700800900


12/05/2019

123

000100200 300400500600700800900


110 120130140150160170180190

000100200 300400500600700800900


110 120130140150160170180190

12/05/2019

124

000100200 300400500600700800900


110120130140150160170180190

000100200 300400500600700800900


110120130140150160170180190

111112113114115116117118119

12/05/2019

125

000100200 300400500600700800900


110120130140150160170180190

111 112113114115116117118119

000100200 300400500600700800900


110120130140150160170180190

111112113114115116117118119

12/05/2019

126

000100200 300400500600700800900


110120130140150160170180190

111112113114115116117118119

111.1111.2111.3111.4111.5111.6111.7111.8111.9

PESSOAL200

CONTABILIDADE100

12/05/2019

127

PESSOAL200

NOTAS FISCAIS120

CONTAS DE CONSUMO110

CONTABILIDADE100

PESSOAL200

Nota Fiscal de Saída122

Nota Fiscal de Entrada121

NOTAS FISCAIS120

Conta de Telefone113

Conta de Luz112

Conta de Água111


CONTABILIDADE100

12/05/2019

128

PESSOAL200



NOTAS FISCAIS120

Celular113.2

Fixo113.1


Conta de Luz112

Conta de Água111


CONTABILIDADE100

PESSOAL200



NOTAS FISCAIS120

Claro113.23

Oi113.22

Tim113.21

Celular113.2

Fixo113.1


Conta de Luz112

Conta de Água111


CONTABILIDADE100

12/05/2019

129

PESSOAL200



NOTAS FISCAIS120

Claro113.23

Oi113.22

Pós Pago113.212

Pré Pago113.211

Tim113.21

Celular113.2

Fixo113.1


Conta de Luz112

Conta de Água111


CONTABILIDADE100

Método UnitermoIndexação Coordenada

- Ordenação dos documentos pelo método numéricosimples

- Criação de assunto com a indicação dos números dosdocumentos

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130

Apostila deArquivologiaApostila de

InformáticaProva deArquivologia

Apostila deArquivologiaApostila de

InformáticaProva deArquivologia

001002

003

12/05/2019

131

003002001

Ordenação pelo métodoNumérico Simples

003002001


12/05/2019

132

003002001


IndexaçãoArquivologia

003002001


IndexaçãoArquivologia001 003

12/05/2019

133

003002001


IndexaçãoApostila002 003

Apostila de Arquivologia?

12/05/2019

134

Apostila002 003

Arquivologia001 003


Apostila002 003

Arquivologia001 003


12/05/2019

135

Apostila002 003

Arquivologia001 003


Apostila deArquivologia

Apostila deInformática

Prova deArquivologia

001002

003

MÉTODO VARIADEX

Utiliza uma combinação do MétodoAlfabético com Cores associando umacor a segunda letra do nome ou aabreviação

LETRAS CORES

A,B,C,D e abreviações ouro

E,F,G,H e abreviações rosa

I,J,K,L,M,N e abreviações verde

O,P,Q e abreviações azul

R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações palha

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136

Guilherme SiqueiraLino Madureira FerreiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco

LETRAS CORES






Guilherme SiqueiraLino Madureira FerreiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco

LETRAS CORES






Siqueira, GuilhermeFerreira, Lino MadureiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco

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137


LETRAS CORES







LETRAS CORES






12/05/2019

138

Universidade Federal de Pernambuco

Siqueira, Guilherme

Ferreira, Lino Madureira

A. J. Transportes S/A


ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Arranjo

Notação

Guia Fora

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139

ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Arranjo

Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam àorganização dos documentos de um arquivo ou coleção, deacordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Notação

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140

NotaçãoCódigo de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.

121

NuméricaNotaçãoCódigo de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.

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141

Ferreira, Luiz

121

Numérica

Alfabética


Ferreira, Luiz Contrato 123

121

Numérica

Alfabética Mista


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142

Guia Fora

125

124

123

122

121

Guia ForaIndicador colocado no lugar de umaunidade de arquivamento ou itemdocumental para assinalar a suaremoção temporária. Tambémchamado fantasma ou ficha-fantasma.

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143

125

124

122

121

123


125

124

122

121

123

Guia Fora


12/05/2019

144

125

124

Guia Fora

122

121

123

Indica o localde onde umdocumento foiretirado


125

124

Guia Fora

122

121

123

Facilita o Rearquivamento


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145

124

123

122

121


125

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

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146

Guia

Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobrefundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.

FUNDAÇÃO JOAQUIM NABUCO

(2.500.000 documentos)

JOAQUIM NABUCO

JOSUÉ DE CASTRO

BENÍCIO DIAS

FRANCISCORODRIGUES

Funcionamento: endereço, horário, telefone, e-mail, ...

Atividades: pesquisa, reprodução, orientação, visita guiada, visita técnica, estágio

Fundos

Inventário

Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ouanaliticamente, as unidades de arquivamento de umfundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ounão a disposição física dos documentos.

JOSUÉ DE CASTRO

Fundo

Correspondências – 5.000Fotografias – 650Recortes – 15.000

Descrição Sumária

Descrição Analítica

Correspondências Ativas e Passivas de 1964 a 1973, referente ao período do exílio na França, sendo: Correspondência Ativa – 1.375Correspondência Passiva – 3.625

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147

Catálogo

Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.

EXEMPLO - CATÁLOGO ONOMÁSTICO (por nome)

PIMENTEL, Sancho de Barros.Carta a Joaquim Nabuco tecendo considerações sobre o próximo governo feminino em que diz “... considero a viagem do Imperador um erro gravíssimo para ele e um mal imenso para a filha...” Refere-se ao artigo de Nabuco no jornal “A Reforma”.Aracaju, 23 de abril de 1871. DOC_009

PIMENTEL, Sancho de Barros.Carta a Joaquim Nabuco informando-o da reunião que houve entre os chefes liberais, depois da votação da comissão, para resolverem sobre a aceitação do poder.Aracaju, 26 de maio de 1871. DOC_010

Repertório

Instrumento de pesquisa no qual são descritospormenorizadamente documentos, pertencentes a um oumais fundos e/ou coleções, selecionados segundocritérios previamente definidos.

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Índice

Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datascontidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa,acompanhados das referências para sua localização.

EXEMPLO - ÍNDICE POR ASSUNTO

PARTIDOSConservador:DOC_004; DOC_005; DOC_006; DOC_012; DOC_013; DOC_029; DOC_030; DOC_032.

Liberal:DOC_001; DOC_004; DOC_005; DOC_010; DOC_012; DOC_015; DOC_016; DOC_017; DOC_018; DOC_022

EXEMPLO - ÍNDICE ONOMÁSTICO (por nome)

PIMENTEL, Sancho de Barros.DOC_001; DOC_002; DOC_005; DOC_007; DOC_008; DOC_009; DOC_010; DOC_012; DOC_013; DOC_015; DOC_017; DOC_018; DOC_022; DOC_0123.

Tabela de Equivalência

Instrumento que estabelece uma correspondência entre notaçõesdiferentes.

Notação NotaçãoOriginal Nova

P001_001 JC001P001_002 JC002P001_003 JC003

P002_001 JC004P002_002 JC005P002_003 JC006P002_004 JC007

P003_001 JC008P003_002 JC009

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PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente

a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,controle da tramitação e expedição de documentos.

b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação,distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referidocomo unidade protocolizadora.

c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimentoe Classificação; Registro e Movimentação.

Recebimento;Registro;Classificação;Movimentação.

Recebimento;Registro;Classificação;Distribuição;Controle da tramitação e expedição de documentos;Autuação.

Recebimento;Registro;Classificação;Distribuição;Controle da tramitação e expedição de documentos.

C) MLPB) RES. 14A) DBTA

* Recebimento, Análise, Triagem, Registro e Distribuição

EncaminhaNão AbreNão Registra

Não AbreRegistra

AbreRegistra

Encaminha

Encaminha

EncaminhaNão AbreRegistra

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TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO

Microfilmagem Foco na preservação

Digitalização Foco na acessibilidade

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MICROFILMAGEM


Microfilmagem

Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Microfilme

O resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996)

Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

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Microforma

Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.

ROLO

Microforma


MICROFICHA

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Microforma


JAQUETA

LEITOR DE MICROFILMES

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Microfilmagem de Substituição

Apenas para documentos de guarda temporária (provisória).

Elimina os documentos originais)

Microfilmagem de Preservação

Incide sobre os documentos de guarda permanentes

Microfilmagem - Vantagens

Integridade das informações: Segurança contra fraudes earquivamento incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores deMicrofilme.

Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando àMicrofilmagem total segurança.

Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco dedados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel senecessário.

Redução do espaço ocupado: até 98% de redução de espaço físico dosarquivos.

Confiabilidade: Através do microfilme obtém-se total durabilidade dearquivo.

Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. (Lei 5.433 eDecreto 1.799)

Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídiasmagnéticas e ópticas.

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155


DIGITALIZAÇÃO


DOCUMENTO DIGITAL

PRODUZIDO DIGITAL(NATO DIGITAL)

DIGITALIZADO

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Documento Digital: Documento codificado emdígitos binários, acessível por meio de sistemacomputacional.

Digitalização: Processo de conversão de umdocumento para o formato digital por meio dedispositivo apropriado, como um escâner.


Documento Digital: Documento codificado emdígitos binários, acessível por meio de sistemacomputacional.

Digitalização: Processo de conversão de umdocumento para o formato digital por meio dedispositivo apropriado, como um escâner.

Resolução 31 do ConarqDigitalização de documentos de guarda permanente

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Digitalização: Processo de conversão de um documento para oformato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

• Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentosarquivísticos por meio da Tecnologia da Informação eComunicação;

• Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seusinstrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;

• Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos nãodigitais, em formatos e apresentações diferenciados do formatooriginal;

• Incrementar a preservação e segurança dos documentosarquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais,por restringir seu manuseio.

Preservação Digital

Migração

Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidadede os objetos digitais serem acessados face às mudançastecnológicas. A migração consiste na transferência de um objetodigital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto,fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b)de um formato obsoleto para um formato mais atual oupadronizado; c) de uma plataforma computacional em vias dedescontinuidade para uma outra mais moderna.

Emulação

Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização derecursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionarcom as características de uma obsoleta, aceitando as mesmasentradas e produzindo as mesmas saídas.

Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

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158


Considerações

Análise do valor legal

Análise da relação custo / benefício

Necessidade de organização da documentação

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PRESERVAÇÃO

Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Norma Cianflone Cassares





PRESERVAÇÃO






É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacionalque contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.



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CONSERVAÇÃO

Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).



CONSERVAÇÃO

Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).



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Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deterioradose danificados.

É um conjunto de medidas que objetivam a estabilizaçãoou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documentoao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometersua integridade e seu caráter histórico.



RESTAURAÇÃO

Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deterioradose danificados.

É um conjunto de medidas que objetivam a estabilizaçãoou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documentoao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometersua integridade e seu caráter histórico.



RESTAURAÇÃO

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PRESERVAÇÃO

CONSERVAÇÃO

RESTAURAÇÃODESINFESTAÇÃO

LIMPEZA

ALISAMENTO

+

Decisões Administrativas e Políticas

PRESERVAÇÃO

CONSERVAÇÃO

RESTAURAÇÃODESINFESTAÇÃO

LIMPEZA

ALISAMENTO

+

Decisões Administrativas e Políticas

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- Estrutura (controle ambiental)

- Climatização Temperatura 20º / Umidade 50%

- Luminosidade Luz natural e artificial

- Qualidade do Ar

- Prevenção e Combate a Agentes Biológicos

- Segurança

- Acondicionamento Invólucros (envelopes, pastas, caixas)

Fatores de Preservação

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Acondicionamento

Embalagem ou guarda de documentos visando à suapreservação e acesso.

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Climatização

Processo de adequar, por meio de equipamentos, atemperatura e a umidade relativa do ar a parâmetrosfavoráveis à preservação dos documentos.


Controle Ambiental

Conjunto de procedimentos para criação e manutenção deambiente de armazenamento propício à preservação,compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa,da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção deinfestação biológica, procedimentos de manutenção, segurançae proteção contra fogo e danos por água.

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Desacidificação

Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a ummínimo de 7, com vistas à sua preservação.


Desacidificação

Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a ummínimo de 7, com vistas à sua preservação.

pH = 7 (Neutro)

Abaixo de 7 é Ácido

Acima de 7 é Alcalino

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Desinfecção

Processo de destruição ou inibição da atividade demicroorganismos.


Desinfestação

Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

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Desumidificação

Redução da umidade relativa do ar em áreas determinadas,por meio de processos mecânicos ou químicos.


Encapsulação

Processo de preservação no qual o documento é protegidoentre folhas de poliéster transparente, cujas bordas sãoseladas.

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Fumigação

Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente emcâmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos,fungos e outros microorganismos.


Higienização

Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outrosresíduos, com vistas à preservação dos documentos.

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Laminação

Processo de restauração que consiste no reforço dedocumentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhasde papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural,semi-sintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas,manuais ou mecânicas.


Planificação

Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados,enrolados ou amarrotados.

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Reencolagem

Encolagem que visa restituir ao papel a substância adesivaoriginal perdida.


Secagem a Vácuo

Tratamento de documentos molhados mediante gradualretirada de ar e elevação de temperatura.

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Secagem por Congelamento

Tratamento de documentos molhados por congelamento esubseqüente secagem mediante vácuo e gradual elevação detemperatura. Também chamado liofilização ou secagem a frio.


Umidificação

Procedimento em que documentos quebradiços e ressecadossão colocados numa atmosfera úmida para readquiriremflexibilidade pela absorção gradual do vapor d'água.

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172


Velatura

Processo de restauração que consiste na aplicação de reforçode papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

Documents

Arquivologia Prof. Lino Madureira linomadureira.wordpress · Página 21 do livro Arquivo teoria e prática. ARQUIVOS PÚBLICO Art.7ºOsarquivospúblicossãoos conjuntos de documentos