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Sumário
.......................................................................................................................................... 1
1 - GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS: ....... 3
1.1 - INTRODUÇÃO: ................................................................................................... 3
1.2 - FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: ...................................................... 4
1.3 - AVALIAÇÃO: ......................................................................................................... 7
1.4 - PROTOCOLO: ..................................................................................................... 8
1.5 - DIAGNÓSTICO: .................................................................................................. 9
1.6 - GESTÃO DE DOCUMENTOS / ARQUIVO CORRENTE: ............................ 10
1.7 - GESTÃO DE DOCUMENTOS / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO:...................... 11
QUESTÕES DE CONCURSO ....................................................................................... 12
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: .......................................................................... 14
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1 - GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE
DOCUMENTOS:
1.1 - INTRODUÇÃO:
A Gestão da informação e mais especificamente a Gestão de Documentos
refletem as técnicas e processos relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos que ocorrem nas fases corrente e intermediária. A
só pode ser alcançada através da adequada utilização dos
recursos disponíveis e como o próprio nome diz caro aluno Monster, “gestão”, nada
mais é do que gerir (administrar) os documentos e consequentemente suas informações,
de forma que o fluxo das mesmas e o objetivo de tais documentos possam ser
alcançados com eficácia e principalmente com eficiência. Para tanto, é necessário que
haja planejamento, organização, direção e controle quanto aos colaboradores envolvidos
e quanto aos recursos materiais e físicos relacionados ao ciclo de vida documental.
A Lei 8.159/1991 traz o conceito de GESTÃO DE DOCUMENTOS, conforme
pode aparecer em sua prova, já que as bancas gostam de cobrar trechos das leis e por
vezes trocar palavras para confundir o candidato, assim, segue abaixo a definição:
A Gestão de documentos não pode ser confundida com a Teoria das 3 idades,
visto que os dois temas tratam do ciclo documental e estão diretamente relacionados,
por isso devemos ter cuidado para não confundir os conceitos em prova. Não custa
recordar o conceito de “Documento”, já que estamos tratando do assunto Gestão de
documentos.
Segundo Marilena Paes a Gestão documental possui como objetivos: Trazer
eficiência na produção, administração, manutenção e destinação de documentos, de
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maneira que a informação esteja disponível no tempo adequado. Além disso, garante o
uso da micrografia e do processamento automatizado dos dados, juntamente com o
acesso e preservação dos documentos a serem guardados permanentemente, por fim
permite também a eliminação adequada dos documentos sem valor administrativo,
legal, probatório e histórico.
No intuito de tornar viável o gerenciamento das informações e
consequentemente a Gestão dos documentos, deve-se utilizar de técnicas de gestão que
forneçam padronização no tratamento dos arquivos por meio de um programa de
gerenciamento das informações organizacionais, utilizando-se dentre vários
instrumentos, principalmente do “Plano de Classificação de Documentos”, da “Tabela
de Temporalidade e Destinação dos Documentos” e da “Lista de Eliminação”. No
decorrer do material falaremos melhor destes instrumentos.
1.2 - FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
A Doutrina traz a conceituação das fases referentes à Gestão dos documentos e
dentre os principais autores, Marilena Paes trata do tema de uma maneira que fica fácil
identificar em prova o que está correto ou não quanto a este ponto. Sem mais delongas
vamos às fases:
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Caro aluno Monster, as fases esquematizadas acima são importantes para sua
prova, por isso memorize a sequência apresentada. Após a produção dos documentos de
arquivo que acontece na fase corrente, aparece a segunda fase que diz respeito à
utilização dos mesmos, podendo a mesma acontecer nos arquivos ditos correntes e
intermediários. Neste momento da 2ª fase destaca-se a atividade do Protocolo, que a
depender da questão de prova, pode abordá-lo na concepção de um “setor físico” ou de
uma “atividade” propriamente dita.
Na definição de setor ele é caracterizado como um local que recebe
correspondências e documentos, normalmente em instituições de caráter público são
responsáveis pelas atividades de registro e distribuição dos documentos
(correspondências) ali produzidos ou recebidos ao longo das atividades dos órgãos ou
organizações. Como nos arquivos correntes o acesso aos documentos deve ser rápido e
os mesmos necessitam estar próximos ou mesmo nos setores onde as funções
administrativas mais frequentes acontecem, consequentemente, a atividade de protocolo
está relacionada à fase corrente dos arquivos.
Na etapa de “Destinação” as fases de análise, seleção e fixação dos prazos de
guarda dos documentos visam determinar o que será feito com os documentos, qual será
sua destinação final. Para tanto, os documentos devem ser classificados quanto ao seu
valor em:
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Ainda na etapa de “Destinação” fica claro para nós que este processo não deve
ser realizado de qualquer maneira, devemos sempre levar em consideração fatores como
os custos de reprodução do documento; sua importância administrativa, histórica,
probatória, legal, dentre outras; disponibilidade de espaço, equipamentos e custos
arquivamento; também a possibilidade de existência de prazos prescricionais e
decadência de direitos de terceiros ou da instituição. Após cumprir os requisitos acima,
o documento deve ainda, caso seja de organização pública ou de caráter público, receber
autorização da instituição arquivística responsável para que ocorra sua eliminação, se
for o caso, conforme determina a Lei nº 8.159/1991.
Para que se realize a atividade de avaliação/destinação é necessário o uso de
instrumentos específicos para a destinação dos documentos, sendo os principais: Tabela
de Temporalidade e Destinação, além da Lista de Eliminação. Estes documentos fixam
diretrizes relacionadas ao tempo e local de guarda dos documentos, portanto, de posse
destas informações vamos estudar tais instrumentos:
A elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação normalmente leva em
consideração a visão de um conjunto de profissionais responsáveis por áreas distintas,
devido ao fato de representar documentos importantes para a instituição e que englobam
diferentes atividades, indo desde atividades meio até as atividades-fim da organização.
Podem participar de seu processo de criação as autoridades administrativas, o
arquivista, o responsável jurídico e financeiro da instituição, além de profissionais
relacionados ao campo do conhecimento específico do documento analisado.
Em seguida, como consequência da indicação da Tabela de Temporalidade e
Destinação acerca da eliminação do documento, segue a Lista de Eliminação,
especificada abaixo:
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1.3 - AVALIAÇÃO:
Os principais processos e rotinas na Destinação Final envolvem os aspectos
relacionados à “Análise”, “Seleção” e “Avaliação” (mais importante etapa da
Destinação Final) dos documentos, explicitada abaixo:
Não posso deixar de frisar caro aluno Monster que a etapa de avaliação dentro
da Destinação Final deve ser realizada com prévia classificação dos documentos em sua
devida classe (de acordo com o “Plano de Classificação de Documentos”), já que o
arquivamento correto gera eficiência administrativa. Aliás, a avaliação dos documentos
em si já traz benefícios como: melhora na eficácia e também eficiência administrativa,
elimina documentos não úteis à organização, gera agilidade na recuperação e acesso aos
documentos, além de permitir identificação prévia aos documentos do Arquivo
Permanente. Ao fim de tudo isso, os documentos podem ser transferidos, recolhidos ou
eliminados.
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1.4 - PROTOCOLO:
Quanto à sua definição no contexto de atividade a ser desenvolvida, o protocolo
pode ser conceituado como um conjunto de procedimentos, processos e operações a
cerca do controle dos documentos que tramitam na instituição, ou seja, controle de
movimentação. Com isso, se pode garantir a localização e recuperação de determinado
documento de arquivo, permitindo desta maneira o acesso ao mesmo. Como dito
anteriormente, o protocolo é uma atividade típica do arquivo corrente.
As atividades típicas do Protocolo descritas são: produção/recebimento,
registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e controle da
movimentação/tramitação. Há de se ressaltar dentre as atividades do protocolo a parte
de registro e autuação, em que os procedimentos ali adotados recebem denominações
que podem ser objeto de prova e frequentemente são utilizados pelas bancas
examinadoras para tentar confundir o candidato, mas meu objetivo aqui é esclarecer e
retirar do seu caminho estas cascas de banana . Seguem tais definições e alguns dos
processos adotados no registro e autuação:
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Procedimentos: Autuação e Tramitação
1) Autuação: Durante a transformação do documento em um processo algumas
ações específicas sobre o mesmo são realizadas, tais quais: adição capa, número
identificação processual, número de páginas, e outras formatações processuais
específicas.
2) Tramitação: Fase em que o órgão ou instituição pode adotar procedimentos
administrativos específicos, como por exemplo: Despacho (Decisão de autoridade
administrativa favorável ou não ao pedido ou solicitação, deferido e indeferido
respectivamente) e Diligência (Devolução processo ao órgão ou setor para que seja
corrigida ou completada formalidades processuais em desacordo).
Outra conceituação que já foi abordada na aula anterior e que não custa
relembrar é o conceito de Protocolo Central e Setorial, mas é bem simples, veja só:
1.5 - DIAGNÓSTICO:
O Diagnóstico é uma atividade arquivística relacionada à análise minuciosa
dos aspectos ligados ao funcionamento do Arquivo da organização, com o objetivo
de identificar problemas, falhas e/ou lacunas no processo de arquivamento, adotando
posteriormente medidas corretivas e preventivas que proporcionam melhora na
eficácia e eficiência dos Arquivos. Os possíveis problemas e lacunas existentes são,
dentre outros:
Problemas nas instalações físicas e condições de armazenamento: Mofo,
infiltrações, poeira e poluição, luz do sol.
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Condições ambientais: Temperatura, umidade, luminosidade.
Espaço físico ocupado, volume documental, estado de conservação dos
documentos.
Controle de empréstimos: Frequência de consultas, entradas e saídas de
documentos.
Recursos humanos: Número de pessoal, nível de capacitação e escolaridade,
formação profissional específica ou não.
Disponibilidade de acesso à informação, Gênero dos documentos.
Acondicionamento adequado ou não: Se invólucros, envelopes, caixas, pastas
e outras formas.
Arranjo e classificação dos documentos: Métodos de arquivamento adotados.
O Diagnóstico, dessa forma, detecta falhas e problemas no processo de
arquivamento que dificultam o funcionamento eficiente do arquivo e consequentemente
permite que o Arquivista ou responsável proponha soluções aos intercorrentes
identificados.
1.6 - GESTÃO DE DOCUMENTOS / ARQUIVO CORRENTE:
As normas para o tratamento e gestão de documentos na Fase Corrente
fazem com que haja melhor aproveitamento das informações disponíveis para
tomada de decisões e também melhora na utilização dos recursos materiais e
humanos da instituição. Essas normas permitem:
Os documentos em Fase Corrente possuem grande movimentação estando
relacionados às atividades rotineiras da organização e os processos e operações
técnicas realizadas, (Exemplos: classificação, registro, autuação, expedição e
arquivamento) que objetivam facilitar o acesso às informações neles contidas. Tais
operações e procedimentos caracterizam a importante Gestão dos documentos de
Arquivo corrente.
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1.7 - GESTÃO DE DOCUMENTOS / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO:
Documentos na Fase Corrente que cumpriram seu prazo de guarda, mas
ainda possuem valor primário ou administrativo, segundo a Tabela de
Temporalidade da organização e respeitados todos os seus critérios, terão como
destinação a eliminação ou a transferência ao Arquivo Intermediário. Isso se
justifica por questões administrativas, legais, custo e manutenção dos arquivos na
Fase Corrente (custo mais elevado para mantê-los, já que os arquivos intermediários
não movimentam tanto mais, quanto os arquivos correntes). Com tais ações
racionaliza-se o espaço físico armazenando-os em um depósito intermediário,
equipamentos e também a própria recuperação da informação. A Gestão dos
documentos em Fase Intermediária permite:
O Depósito onde se localiza o Arquivo Intermediário deve possuir condições
adequadas ao arquivamento, garantindo assim que a gestão dos mesmos seja
finalizada de forma eficiente, isso porque situações como incêndios, desastres
ambientais e outras condições naturais podem afetar os documentos de arquivo.
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QUESTÕES DE CONCURSO
QUESTÃO 1 - A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir. A
gestão de documentos compreende a definição da política arquivística, a designação
de responsabilidades, o planejamento do programa de gestão e a implantação do
programa de gestão.
QUESTÃO 2 - A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir. Para
que os documentos de arquivo tenham a capacidade de apoiar e registrar a
elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão, é necessário elaborar um
quadro arranjo.
QUESTÃO 3 - De acordo com o Manual de padronização da organização de
escritórios, publicado pela Agência Estadual de Defesa Agropecuária do Maranhão
em outubro de 2017, os documentos técnicos e administrativos gerados pelos
escritórios de atendimento devem ser repassados aos chefes das Unidades
Regionais. Estes, por sua vez, devem encaminhá-los para a Unidade Central, onde
serão distribuídos aos respectivos destinatários pelo serviço de:
a) almoxarifado
b) protocolo
c) marketing
d) cadastramento
e) fiscalização
QUESTÃO 4 - No que se refere ao protocolo, julgue o item subsequente. O
protocolo providencia a tramitação dos documentos de arquivo e toma decisões
sobre as demandas contidas neles.
QUESTÃO 5 - No que se refere ao protocolo, julgue o item subsequente. Em um
sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, a atividade de registro
de protocolo é realizada no procedimento de captura.
QUESTÃO 6 - No que concerne às funções arquivísticas, julgue o item
subsecutivo. A função aquisição de documentos está relacionada diretamente com a
função classificação, pois a aquisição resulta do processo classificatório.
QUESTÃO 7 - Na organização de documentos, um processo consiste em:
a) um conjunto de documentos que se relacionam entre si por assunto, constituindo
uma unidade de arquivamento.
b) uma representação de documentos ou informações por termos ou descritores que
propiciem a recuperação da informação.
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c) um conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação
administrativa ou judicial.
d) uma unidade documental fisicamente indivisível.
e) uma unidade de arquivamento que contém o registro de informações sobre
arquivos com vistas ao controle físico e intelectual desses arquivos.
QUESTÃO 8 - A respeito da análise tipológica de documentos e do arranjo em
arquivos permanentes, julgue o item que se segue. A ordenação interna do fundo de
arquivo obedece ao princípio da ordem original.
QUESTÃO 9 - A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item. Depois
de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar o
documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em um sistema
informatizado.
QUESTÃO 10 - Com relação à gestão da informação e à ética do profissional de
arquivo, julgue o próximo item. A gestão da informação favorece a celeridade ao
acesso a documentos mantidos em arquivos, a otimização de atividades e contribui
para a excelência no atendimento.
GABARITO:
1) CORRETO 6) INCORRETO
2) INCORRETO 7) Letra C
3) Letra B 8) CORRETO
4) INCORRETO 9) CORRETO
5) CORRETO 10) CORRETO
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Arquivística - Temas Contemporâneos, 3ª Edição - Editora Senac, 2012 - Vanderlei
Batista dos Santos.
Arquivo, Teoria e Prática, 3ª Edição, FGV, 2015 - Marilena Leite Paes.
Arquivos Permanentes. Tratamento documental, 4ª Edição, 2006 - Heloísa
Liberalli Bellotto.
Decreto 7.845 de 2012 - Regulamenta a Lei 8.159 de 1991, disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil03/ Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) - Disponível em:
http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26
Gestão em Arquivologia - Abordagens Múltiplas, Eduel, 2008 - Linete Bartalo,
Nádia Aparecida Moreno.
Lei federal 8.159 de 1991 - Política Nacional de Arquivos, disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm.
Arquivos Modernos - Princípios e Técnicas, Editora FGV 2006 - Schellenberg,
T.R.
Arquivo Nacional - Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de
arquivo - Acessado em 25 de Junho de 2018. Disponível em:
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/imagens/publicacoes/cctt_meio.pdf e
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/imagens/publicacoes/cctt_fim.pdf