ARQUIVOLOGIA1. Histria da Arquivologia

1.1. Primeira Fase Na Antigidade, os arquivos eram mantidos nos palcios, como por exemplo o de Assurbanipal, ou nos templos gregos. Tinham como principais caractersticas: serem responsveis pelo valor probatrio dos documentos; conservarem apenas os documentos considerados autnticos ou que tinham valor legal; possurem um carter eminentemente pblico e manterem ntima relao com a gesto do poder. No havia a figura propriamente dita do arquivista e a forma de organizao era totalmente atrelada aos desejos e objetivos dos reis;Segundo Theo Thomassem, citado por Fonseca (2005, p.57) a publicao do Manual dos holandeses revolucionou a arquivologia e estabeleceu um novo paradigma ao desvincul-la da diplomtica, consolidando a tradio administrativa, que definia a necessidade de estabelecer a relao de dependncia entre o documento, seu rgo produtor e sua instituio de custdia.

1.2. Segunda Fase Na Idade Mdia, com a decadncia da produo do documento escrito, os arquivos perderam importncia. Apenas as instituies religiosas mantinham seus documentos. Segundo Burke (2003, p. 127) os documentos eram muitas vezes mantidos junto com outros objetos nos acervos e eram constantemente movidos de um lugar para outro, seguindo seus donos, o que dificultava a constituio de um arquivo do Estado. Os documentos eram organizados de forma descentralizada. As atividades de guarda eram feitas sem procedimentos metodolgicos e ainda no existia a figura do arquivista. Aos clrigos cabia o papel de guardies dos documentos que deveriam ser preservados e seu acesso seria restrito a pessoas autorizadas; 1.3. Terceira Fase A partir do sculo XVI at o sculo XIX, os arquivos transformaram-se em arsenais das autoridades e passaram a se caracterizar como: arquivos do poder, arquivos da administrao e arquivos da histria. A centralizao do governo foi seguida pela centralizao dos documentos [...] que eram considerados como pertencentes ao Estado (BURKE, 2003, p. 128). Os arquivos permaneceram secretos e inacessveis at a Revoluo Francesa, quando foi proclamado seu acesso pblico. Segundo Certeau (1986, p. 4), em 1847 foi aberta a primeira sala de arquivo para o pblico realizar consultas. Durante o perodo analisado, foram desenvolvidas as teorias arquivsticas; textos foram publicados com enfoque na paleografia e na diplomtica, que favoreceu o desenvolvimento da prtica da anlise crtica dos documentos por parte dos historiadores. Surge a figura do arquivista; 1.4. Quarta Fase

Do sculo XIX at meados do sculo XX, os arquivos converteram-se em laboratrios da histria e tinham como misso preservar os documentos que seriam utilizados pelos historiadores. Nesta viso, arquivos correntes e permanentes so totalmente desvinculados. Durante esse perodo foram definidas as bases tericas da arquivologia contempornea, permitindo que passasse de meramente prtica para cientfica; 1.5. Quinta Fase De meados do sculo XX atualidade, o arquivo passou a desempenhar um papel social e a arquivologia, com o desenvolvimento da tecnologia, sofreu mudanas significativas. Atualmente, a informao orgnica e o usurio tornaram-se os principais focos da arquivologia e da prtica do arquivista. A misso social do arquivo foi enaltecida. 2. Conceitos Iniciais 2.1. Documento o objeto que transpe uma idia, pensamento ou acontecimento, ou seja, uma informao. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato 2.2. Documentao o processo de receber, coletar, classificar, avaliar e expor documentos. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica pode ser: I - Conjunto de documentos. II - Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos. 2.3. Arquivologia a cincia que estuda os Arquivos. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica a disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. 2.4. Arquivstica So as normas, tcnicas e princpios utilizados na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao de arquivos. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica arquivstica sinnimo de arquivologia. 2.5. Atividade-meio Atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma instituio. Tambm chamada atividade mantenedora (segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica). 2.6. Atividade-fim Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio. Tambm chamada atividade finalstica (segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica). 2.7. Custdia Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de vnculo de propriedade. 2.8. Depsito Entrada de documentos sob custdia temporria, sem a cesso da propriedade. 2.9. Item documental Menor unidade documental, intelectualmente indivisvel, integrante de dossis ou processos. Unidade documental fisicamente indivisvel. 2.10. Dossi (mao/processo) Conjunto de documentos referentes a um determinado assunto, ou que sejam referentes a uma pessoa fsica ou jurdica. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento (Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao).

2.11. Tramitao Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. 2.12. Metadados Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. 3. rgos de documentao 3.1. Arquivo um conjunto de documentos impressos, audiovisuais ou cartogrficos produzidos ou recebidos por pessoa fsica ou entidades pblicas/privadas em decorrncia de exerccio da funo. Os documentos de arquivo esto relacionados s funes do rgo (quando recebidos) ou comprovam atividade realizada no rgo (quando produzidos). Os documentos de arquivo possuem valor (fase) primrio(a) ou secundrio(a). O valor primrio o funcional e o valor secundrio histrico, probatrio ou informativo. Segundo a lei no 8.159/1991 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica os arquivos recebem quatro conceitos: I - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. II - Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso a documentos. III - Instalaes onde funcionam arquivos. IV - Mvel destinado guarda de documentos. 3.2. Bibliotecas um conjunto de documentos impressos, audiovisuais ou cartogrficos armazenados e ordenados para preservao dos mesmos em decorrncia de seus fins culturais. 3.3. Centro de Documentao e Informao O centro de documentao e informao pode ser caracterizado como o local onde so preservados ou referenciados documentos do tema relacionado s atividades-fim da instituio que o organizou. Os documentos ou as referncias serviro de apoio para o desenvolvimento de novas pesquisas. Segundo Tessitore (2003, p. 15), o papel do centro no apenas disponibilizar documentos ou referncias ao pesquisador, mas tornar-se um plo de atrao da produo documental de pessoas e entidades que atuam ou atuaram no seu campo de especializao. A partir da composio de seu acervo, podemos considerar que o centro de documentao uma mescla de biblioteca, arquivo e, algumas vezes, museu; no entanto, a funo dos documentos que compem seu acervo difere das demais instituies-memria. O centro de documentao tambm uma instituio-memria, pois responsvel pela coleta, organizao, tratamento e difuso das informaes registradas em documentos de tipos variados, que representam ou compem o patrimnio cultural de uma determinada organizao, voltada para um universo especfico da produo humana. Na verdade, esta uma das caractersticas mais marcantes da distino do centro de documentao, com relao aos arquivos e s bibliotecas. Entretanto, se analisarmos mais profundamente a questo, veremos que as bibliotecas, com exceo das pblicas e das de entretenimento, tambm procuram estabelecer polticas de formao de coleo voltadas para determinados assuntos. 3.4. Museu Museu uma instituio sem fins lucrativos a servio da sociedade e de seu desenvolvimento, aberta ao pblico, que adquire, conserva, pesquisa, comunica e expe, com propsitos de estudo, educao e divertimento, as evidncias materiais de um povo e seu desenvolvimento. O estudo sobre museu e museologia j antigo, mas foi a partir da dcada de 1980 que foi estruturado e sistematizado. A definio do ICOM est voltada para a questo de o museu poder existir apenas num local institucionalizado e no enfatiza a questo da transferncia de informao. Por outro lado, Taborky, citado por Cervolo (2004, p. 79), acredita que os museus lidam com a preservao e produo das imagens

sociais e delas geram conhecimentos que podero ser apropriados pelo pblico de vrias maneiras, pois essa apropriao depende muito da competncia intelectual do interlocutor, no caso o pblico do museu. At os anos de 1970, predominava a noo do museu tradicional, caracterizado pelo foco no acervo. O que mais importava era conservar e preservar edificaes e objetos. Felizmente, com o advento da Nova Museologia, o foco passou da preservao para a educao. O objetivo da museologia definir a especfica relao do homem com a realidade para satisfazer necessidades sociais. Museologia como cincia tende a esclarecer a realidade social e sua relao com o homem. Critrios Contedo Finalidade Quantidade de exemplares Interdependncia dos documentos Avaliao Classificao Descrio Biblioteca Materiais impressos, audiovisuais ou cartogrficos publicados. Culturais Numerosos exemplares Inexistncia Peas isoladas. Baseada no estado fsico do material Mtodo pr-determinado (Classificao Decimal Universal) Obra isolada (livro) Arquivo Materiais impressos, audiovisuais ou cartogrficos produzidos em exerccio de funo. Funcionais e culturais nico ou quantidade limitada Existncia Em conjunto. Baseada em uma tabela de temporalidade. Depende da estrutura particularidades da entidade. Conjunto de documentos (dossi) e

4. Caractersticas dos registros arquivsticos 4.1. Provenincia/Respeito aos fundos Os documentos de mesma origem devem ser mantidos juntos no mesmo fundo. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica o princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. 4.2. Indivisibilidade ou integridade arquivstica Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Objetivo decorrente do princpio da provenincia que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminaes indiscriminadas. Tambm chamado integridade do fundo. 4.3. Autenticidade A autenticidade est ligada ao processo de criao, manuteno e custdia; os documentos so produto de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada funo, ou consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas. 4.4. Organicidade a qualidade que os arquivos possuem de espelhar a estrutura, funes e as atividades da entidade protudora/acumuladora em suas relaes internas e externas. Organicidade a relao natural entre documentos de um arquivo(1) em decorrncia das atividades da entidade produtora.

4.5. Cumulatividade Os registros arquivsticos no so coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administraes, em funo dos seus objetivos prticos; os registros arquivsticos se acumulam de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, e isto os dota de um elemento de coeso espontnea, embora estruturada.

4.6. Pertinncia Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico. pertinncia territorial o conceito oposto ao de princpio da provenincia e segundo o qual documentos ou arquivos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. 4.7. Princpio do respeito ordem original Princpio segundo o qual o arquivo(1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. 4.8. Reversibilidade Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos(1) pode ser revertido, se necessrio. 4.9. Inter-relacionamento Os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das transaes para as quais foram criados; os documentos esto ligados por um elo que criado no momento em que so produzidos ou recebidos, que determinado pela razo de sua criao e que necessrio sua prpria existncia, sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e sua autenticidade; os registros arquivsticos so um conjunto indivisvel de relaes. 4.10. Unicidade Cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence; cpias de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o complexo de suas relaes com os demais registros do grupo sempre nico. 4.11. Inalienabilidade Princpio pelo qual impedida a alienao de arquivos pblicos a terceiros. 4.12. Imprescritibilidade Princpio pelo qual assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos pblicos, sem limitao de tempo, por serem estes considerados bens pblicos inalienveis. Obs1: Os documentos de arquivos devem ser provas de transaes passadas e possurem uma relao orgnica. Obs2: O conjunto de documentos particulares que no possuem relao orgnica formam uma coleo. Obs3: A classificao dos documentos dada na origem. 5. Diplomtica a rea da arquivologia responsvel pela estrutura formal dos atos escritos de origem governamental, ou seja, documentos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras, so submetidos, para efeito de validade, sistematizao imposta pelo direito. Categorias documentais: a) Normativos: so os de cumprimento obrigatrio, sendo de manifestao de vontade de autoridade suprema e devendo ser acatados pelos subordinados. Exemplos: leis, decretos, medidas provisrias, estatutos, resolues, portarias, instrues normativas, ordens de servio. b) Enunciativos: so os opinativos e que esclarecem questes vazadas em outros documentos. Exemplos: pareceres, relatrios, despachos interlocutrios. c) Assentamento: so configurados por registro, a partir de fatos ou ocorrncias. Exemplos: atas, termos, apostilias, autos de infrao. d) Comprobatrios: derivam dos anteriores, comprovando-os. Exemplos: certides, traslados, atestados, cpias autenticadas. e) ajuste: so documentos pactuais, representados por acordos de vontade em que pelo menos uma das partes a administrao pblica. Exemplos: tratados, convnios, contratos, ajustes. f) correspondncia: derivam de atos normativos, determinando-lhes a execuo. Exemplos: alvars, circulares, avisos, cartas, memorandos, mensagens, editais e exposio de motivos. 6. Administrao e reas da Arquivologia 6.1. Levantamento de Dados

O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax). 6.2. Anlise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. 6.3. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. I - Posio do arquivo na estrutura da instituio Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. II - Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. Centralizao No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos. Descentralizao A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios: * Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. * Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos Coordenao Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou

reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. 6. Classificao dos Arquivos 6.1. Quanto abrangncia (extenso) a) Setorial (ncleo de arquivo) so arquivos cujos documentos so originados de uma unidade administrativa (gerncia, diviso, seo ou setor). b) Geral (central) so arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais ou que dizem respeito organizao como um todo. 6.2 Quanto freqncia de uso ou evoluo Teoria das trs idades Teoria segundo a qual os arquivos(1) so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a freqncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio. a) Corrente (1 idade, Movimento, Ativo ou Dinmico) formado por documentos freqentemente utilizados, estando ou no, em circulao. A utilizao e manuseio dos documentos se limitam ao pessoal da Administrao que os produziu. b) Intermedirio (2 idade, limbo ou purgatrio) formado por documentos de pouco uso, de interesse da Administrao e que aguardam o destino final (eliminao ou guarda permanente). A propriedade dos documentos desses arquivos da Administrao que os criou, porm o uso comum aos criadores e ao pessoal da Administrao de Arquivos. c) Permanente (3 idade, histrico ou de custdia) so os arquivos constitudos de documentos que deixaram de ter valor para a administrao, podendo ser armazenados para fins histricos, documentais, informativos ou probatrios. Esse arquivo formado por documentos de guarda permanente, ou seja, que no podem ser eliminados. Esse arquivo incorretamente chamado de arquivo morto. So exclusivos da Administrao de Arquivos. Segundo a Lei 8.159/1991 Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica a) Arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. b) Arquivo intermedirio: conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguarda destinao. Tambm chamado pr-arquivo. c) Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. Valor Primrio x Valor Secundrio Quando um documento produzido ou recebido por um rgo ou entidade dever ser mantido em arquivo quando for prova de transao passada (comprova atividade desenvolvida pelo rgo) ou por possuir

relao orgnica (est relacionado s atividades do rgo). Esse valor primrio (primeiro) chamado funcional ou jurdico administrativo. Com o tempo o documento de arquivo perde o interesse da administrao, devendo-se assim, realizar o processo de avaliao para verificar se o documento, embora tenha perdido o interesse funcional, ainda possua interesse histrico, probatrio ou informativo para organizao, o que chamado de valor secundrio do documento. Valores probatrios a) Valor Probatrio Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer. b) Valor Informativo Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. Ciclo Vital dos Documentos Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo guarda permanente ou eliminao.Eliminao Eliminao

Desarquivamento

Arquivo Corrente

Transferncia

Arquivo Intermedirio

Recolhimento

Arquivo Permanente

Transferncia em uma etapa (Recolhimento)

AVALIAO => CPAD (Comisso Permanente De Avaliao De Documentos) Administradores Arquivistas Historiadores Socilogos Pessoa especialista na rea de atuao da empresa

Transferncia e Recolhimento Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato. Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico. Arquivo Permanente Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi, que foi traduzido como contra o rei no h prescrio. A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.

Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos. Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos; descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos documentos. Nos rgos Pblicos

Arquivo Setorial => Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Geral

Arquivo Permanente Obs 1: documentos que podem ser eliminados: a) Documentos cujos textos estejam reproduzidos integralmente em outros; b) Documentos cujos elementos essenciais tenham sido reproduzidos em outros; c) Documentos impressos em sua totalidade. d) Cpias cujos originais tenham sido conservados. e) Documentos de mera formalidade. f) Documentos que se tornem obsoletos. g) Documentos microfilmados. Obs 2: documentos que no podem ser eliminados: I) Documentos que demonstrem a estrutura e funcionamento do rgo ; II) Documentos que comprovem as operaes realizadas pela instituio; III) Documentos que encontram-se em trnsito; IV) Microfilmes; V) Documentos de valor histrico, informativo ou probatrio. Obs 3: A eliminao pode ser feita por destruio, doao ou venda. Nos dias atuais aconselhvel a destruio por triturao, exceto no caso de documentos sigilosos, onde deve-se utilizar o processo de incinerao. Obs4: Nos rgos Pblicos a relao final dos documentos a serem eliminados tornar-se- pblica por meio da Imprensa Oficial. Ser concedido um prazo de 30 dias, aps a publicao, para possveis manifestaes ou, quando for o caso possibilitar s partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos particulares. 6.3. Quanto Agncia Criadora (Mantenedora) a) Pblico formado por documentos oriundos de rgos federais, estaduais, distritais ou municipais. Os documentos distritais normalmente so considerados federais. As instituies do Direito Privado que exercem funes pblicas (Sociedades de Economia Mista, Empresas Pblicas, OS) Exemplos: Federal: Arquivo Nacional e Arquivo Nacional do Chile;

Estadual: Arquivo Histrico Estadual de Gois; Distrital: Arquivo Pblico do Distrito Federal; Municipal: Arquivo Municipal de So Paulo

b) Privado formado por documentos de instituies comerciais, organizacionais, familiares ou pessoais. Os arquivos privados que forem considerados do interesse pblico, no podero ser alienados ou enviados para o exterior. Exemplos: Instituies comerciais: Arquivo da Rede Globo; Instituies Organizacionais: Arquivo permanente da Fundao Oswaldo Cruz ; Familiares: Arquivo da Famlia Real; Pessoais: Arquivo Edgard Leuenroth Segundo a Lei 8.159/1991 a) Arquivo Pblico Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Segundo o decreto n 4.073, DE 3 DE janeiro DE 2002 Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.

Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1 O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. 2 Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3 Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4 Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n 8.159, de 1991. 5 A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. b) Arquivo Privado Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Segundo o decreto n 4.073, DE 3 DE janeiro DE 2002 Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1 A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2 So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n 3.071, de 1 de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. 1 O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2 A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ. 3 Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. 6.4. Quanto ao acesso a) Franqueados cujos documentos esto disponibilizados para o pblico. Exemplos: Arquivo Nacional e o Arquivo Histrico da Cmara dos Deputados. b) Restritos cujos documentos so de acesso dos militares e que preservam a segurana nacional. Exemplo: Arquivo Geral da Guerra Civil Espanhola, Arquivo Histrico do Exrcito. c) Confidenciais documentos de posse do Ministrio das Relaes Exteriores e que podem ser consultados por pessoal credenciado. Exemplo: Arquivo do Ministrio das Relaes Exteriores. 6.5. Quanto natureza a) Especiais cujo documento feito de material especial, que necessitam de cuidados especiais quanto ao manuseio, tramitao, acondicionamento e conservao, como por exemplo: fitas, fotografias, CD, microfilmes, slides e outros. Exemplo: Arquivo da Rede Globo (formado por fitas). b) Especializados cujo contedo trata de assunto especfico, independente do material que so feitos, como por exemplo: arquivo mdico, de engenharia e outros. Conjunto de documentos relacionados a uma determinada rea de conhecimento. Exemplo: Arquivo Brasileiro de Oftalmologia. 6.6. Quanto finalidade a) Funcionais servem Administrao, ou seja, os de 1 e 2 idade. b) Culturais servem Cultura e Histria, ou seja, os de 3 idade. 7. Anlise Documental 7.1. Quanto ao gnero Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, por vezes, mediao tcnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliogrficos, documentos cartogrficos, documentos eletrnicos, documentos filmogrficos, documentos iconogrficos, documentos microgrficos, documentostextuais.

a) Textuais quando seu enfoque baseado em linguagem escrita. Gnero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de reunio, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatrios. Documento bibliogrfico o gnero documental integrado por impressos, como livros, folhetos e peridicos. b) Audiovisuais gnero documental integrado por documentos que contm imagens em movimento e registros sonoros, como filmes e fitas videomagnticas. c) Cartogrficos quando reproduzem em dimenses menores uma rea geogrfica. Gnero documental integrado por documentos que contm representaes grficas da superfcie terrestre ou de corpos celestes e desenhos tcnicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias areas.

d)

Iconogrficos quando seu enfoque em figuras ou imagens estticas. Gnero documental integrado por documentos que contm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras.

e) Microgrfico - gnero documental integrado por documentos em microforma, como cartes-janela, microfilmes e tab-jacks . f) Documento eletrnico - gnero documental integrado por documentos em meio eletrnico ou somente acessveis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos digitais (documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional). g) Filmogrfico - gnero documental integrado por documentos que contm imagens em movimento, com ou sem som, como filmes e fitas videomagnticas. Tambm chamado documento cinematogrfico 7.2. Quanto ao seu Valor a) Permanentes Vitais so os documentos que devem ser conservados por prazos indefinidos por ser de importncia vital para a organizao, ou seja, sem eles a instituio pode funcionar. b) Permanentes so os documentos que em funo das informaes neles contidos devem permanecer indefinitivamente na organizao. c) Temporrios documentos que possuem um prazo ou uma data para encerramento do valor do documento. 7.3. Quanto espcie Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por seu formato. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio. a) Ata: Relato ou resenha por escrito de sesso ou cerimnia de alguma corporao, assemblia etc. b) Aviso: Instrumento de comunicao oficial expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. c) Carta: correspondncia entre particulares e/ou entidades. d) Certido: documento legal em que o serventurio oficial certifica alguma coisa de que tem provas; atestado; certificado: Certido de idade, certido de casamento. e) Circular: exemplar de carta, manifesto ou ofcio dirigido a muitas pessoas. f) Decreto: documento de natureza legislativa que pode ser criado pelos trs poderes g) Despacho: documento expedido por autoridade competente que define o cumprimento de deciso. h) Edital: Ordem oficial ou traslado de dito, ou postura, afixado em lugares pblicos ou anunciado na imprensa peridica, que d conhecimento sobre a hora e o lugar de hasta pblica determinada por lei. i) Exposio de Motivos: o expediente dirigido ao Presidente da Repblica ou ao Vice-Presidente para: inform-lo de determinado assunto; propor alguma medida; ou submeter a sua considerao projeto de ato normativo. j) Lei: norma jurdica escrita, que cria, altera ou extingue direitos e deveres. Pode ser: I - Lei ordinria: um ato normativo primrio e contm, em regra, normas gerais e abstratas. Embora as leis sejam definidas, normalmente, pela generalidade e abstrao ("lei material"), estas contm, no raramente, normas singulares ("lei formal" ou "ato normativo de efeitos concretos"). II Lei delegada: o ato normativo elaborado e editado pelo Presidente da Repblica em virtude de autorizao do Poder Legislativo, expedida mediante resoluo e dentro dos limites nela traados (Constituio, art. 68, caput e ). III - Leis complementares: constituem um terceiro tipo de leis que no ostentam a rigidez dos preceitos constitucionais, e tampouco comportam a revogao por fora de qualquer lei ordinria superveniente. Com a instituio de lei complementar buscou o constituinte resguardar certas matrias de carter paraconstitucional contra mudanas cleres ou apressadas, sem lhes imprimir uma rigidez exagerada, que dificultaria sua modificao. A lei complementar deve ser aprovada pela maioria absoluta de cada uma das Casas do Congresso (Constituio, art. 69). k) Medida provisria: ato legislativo primrio isto , fundado diretamente na Constituio emanado pelo Presidente da Repblica, com fora de lei (ordinria), condicionada a sobrevida da disciplina normativa nela contida converso da medida em lei formal. l) Memorando: a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Trata-se, portanto, de uma

m)

n) o) p) q)

r) s) t) u)

forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Mensagem: o instrumento de comunicao oficial entre os Chefes dos Poderes Pblicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administrao Pblica; expor o plano de governo por ocasio da abertura de sesso legislativa; submeter ao Congresso Nacional matrias que dependem de deliberao de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicaes de tudo quanto seja de interesse dos poderes pblicos e da Nao. Ofcio: comunicao oficial entre autoridades pblicas, tendo a finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao. Ordem de servio: documento que autoriza a execuo de um servio. Parecer: documento que demonstra a pinio de tcnico relativa a um caso ou assunto de conhecimento especfico. Portaria: o instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instrues sobre a organizao e funcionamento de servio e praticam outros atos de sua competncia. Documento administrativo expedido por chefe de servio aos funcionrios subordinados Regimento: documento que demonstra a estrutura e funcionamento de uma instituio. Regulamento: documento que demonstra a forma de conduta e agir em uma instituio. Requerimento: documento utilizado para solicitar a autoridade compete a execuo de uma ao. Relatrio: documento que demonstra de forma minuciosa e circunstanciada os fatos ocorridos na gerncia de administrao pblica ou de sociedade

7.4. Quanto natureza do assunto Decreto n. 4.553 27/12/2002 (com atualizaes do Decreto n 5.301 09/12/2004) Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. 7.4.1. Categorias a) Documento Sigiloso: dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado (CF - art 5 inciso XXXIII), bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas (CF - art 5 inciso X). Os documentos particulares mencionados acima so restritos por um prazo de 100 (cem) anos. Os documentos que tramitam em segredo de justia so considerados sigilosos, sendo o acesso a eles restrito s partes e a seus procuradores legais, mencionados nos autos (CPC art. 155). Alm dos casos acima, as instituies podem definir por ato prprio outros casos de documentos como sigilosos. No TJDF, por exemplo, as provas de desembargadores so consideradas documentos sigilosos b) Documento Ostensivo/Ordinrios/Franqueados: sem classificao, cujo acesso pode ser franqueado; 7.4.2. Conceitos a) Grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou contedo, e que limita o acesso aos mesmos; b) Marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo; c) Classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; d) Reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos; e) Desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes; f) Necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou informaes sigilosos.

g) Credencial de Segurana: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informaes em diferentes graus de sigilo; h) Visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em rea sigilosa. i) Comprometimento: perda de segurana resultante do acesso no-autorizado; j) Autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; k) Integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no trnsito ou no destino; l) Legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados ou informaes so legtimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino; m) Disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes; n) Investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana; o) Medidas Especiais de Segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a esses dados e informaes; 7.4.3. Classificao Segundo o Grau de SigiloClassificao Tipo Responsabilidade Prazos Mximos de Classificao I Presidente da Repblica; 4.553 5.301 II Vice-Presidente da Repblica; III Ministros de Estado e equiparados; e IV Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica. Obs: o decreto 5.301 acrescenta: 50 V- Chefes de Misses Diplomticas e anos 30 anos Consulados Permanentes no Exterior

referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico Ultra-Secreto e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, Secreto programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. so de interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao Confidencial no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. so os que a revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes Reservado ou objetivos neles previstos ou referidos.

I Os anteriores; II - Autoridades que exeram funes de direo, comando ou chefia 30 anos 20 anos

I Os anteriores; II - Servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada Ministrio ou rgo da Presidncia da Repblica. I Os anteriores; II - Servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada Ministrio ou rgo da Presidncia da Repblica.

20 anos

10 anos

10 anos

05 anos

Obs1: O prazo de durao da classificao ultra-secreto poder ser renovado indefinidamente, de acordo com o interesse da segurana da sociedade e do Estado. Os documentos dos tipos secreto, confidencial e reservado, podero ter seus prazos uma nica vez, pelo mesmo perodo.O decreto 5.301 define que todos os documentos sigilosos, inclusive os ultra-secretos, podero ter seus prazos prorrogados uma nica vez pelo mesmo perodo.

Obs2: Na reclassificao, o prazo de durao reinicia-se a partir da data da formalizao da nova classificao. O decreto 5.301 define que no caso de reclassificao o prazo ser contado a partir da data de produo. Obs3: Os documentos de valor histrico, probatrio e informativo so de Guarda Permanente, ou seja, devem ser definitivamente preservados (no podem ser eliminados). Obs4: A reclassificao e desclassificao de documentos ultra-secretos s poder ser realizadas pelos responsveis pela classificao. Obs5: A reclassificao e desclassificao de documentos secretos, confidenciais ou reservados poder ser feita pelos responsveis pela classificao ou pessoa com nvel hierrquico superior. 7.4.4. Gesto de Dados ou Informaes Sigilosos a) A marcao, ou indicao do grau de sigilo na classificao, dever ser feita em todas as pginas do documento e nas capas, se houver. As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento. b) A indicao da reclassificao ou da desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina. c) As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. d) A classificao de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. e) A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no comprometer o sigilo. 7.4.5. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: I identificao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso; II lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especfico; III lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e IV lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda. Obs: O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou reclassificao. Se for de interesse da autoridade classificadora os documentos secretos, confidenciais e reservados podem ser classificados como DSC Obs2: O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas pginas, a expresso "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo nmero de controle. 7.4.6. Expedio e Comunicao de Documentos Sigilosos I sero acondicionados em envelopes duplos. No envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento. No envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. II o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e III - A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Obs: A comunicao de assunto ultra-secreto de outra forma que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento ao princpio da oportunidade e considerados os interesses da segurana da sociedade e do Estado. IV - A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica. Obs: A comunicao dos assuntos de que trata este artigo poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatveis com o grau de sigilo do documento.

7.4.7. Transporte de Documentos Sigilosos A definio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo. O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal fim contratadas. As medidas necessrias para a segurana do material transportado sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais especficas, e sero de responsabilidade da empresa contratada. Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso. 7.4.8. Guarda de Documentos Sigilosos A guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. Na impossibilidade da utilizao de cofres, os documentos ultrasecretos devero ser mantidos sob guarda armada. 7.4.9. Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS) - Atribuies: I - analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito de sua atuao; II - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovao dos prazos; III - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao ou cancelamento da classificao sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9 deste Decreto; IV - determinar o destino final da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses. Obs: os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor. 7.5. Outras formas de Anlise Documental a) Suporte - Material sobre o qual as informaes so registradas. - fita magntica, filme de nitrato, papel b) Forma - Estgio de preparao e de transmisso de documentos. - original, cpia, minuta, rascunho c) Formato - Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. - caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme d) Espcie - Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. - boletim, certido, declarao, relatrio, e) Tipo - Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. - boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, declarao de bens, declarao de imposto de renda, relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao 8. Arquivamento a operao de guarda dos documentos nos locais devidos segundos um sistema de ordenao previamente estabelecido. Tipos de Arquivamento a) Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros. b) Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos outros.

9. Instrumentos utilizados pela Arquivologia 9.1. Tabela de Temporalidade (Tabela de Periodicidade) o elemento de destinao que determina os prazos de permanncia dos documentos nos arquivos correntes e/ou intermedirio ou que devero ser recolhidos para o arquivo permanente, estabelecendo critrios para microfilmagem ou eliminao. Segundo o dicionrio de terminologia arquivstica o instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. Conceitos Importantes I - Avaliao Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, deacordo com os valores que lhes so atribudos.

II - Comisso de Avaliao e Destinao Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo, responsvel pela elaborao de tabela de temporalidade. III - Destinao Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao. IV - Plano de Destinao Esquema no qual se fixa a destinao dos documentos. V - Prazo de eliminao Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados. VI - Prazo de guarda Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm chamado perodo de reteno ou prazo de reteno. VII - Seleo Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. VIII - Arquivamento Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao. IX - Termo de doao Instrumento legal particular que define e formaliza uma doao a arquivo. X - Termo de eliminao Instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. XI - Termo de encerramento Conjunto de informaes lanadas ao final de um livro de registro, e que o validam, delas podendo constar o nmero de folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora. XII - Termo de recolhimento Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente. XIII - Termo de transferncia Instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos para o arquivo intermedirio. XIV Trmite Curso do documento, desde a sua produo ou recepo, at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm referido como tramitao ou movimentao.

Componentes da Tabela de Temporalidade I Assunto: neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pela instituio. II Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definio da ao exemplos: at aprovao das contas; at homologao da aposentadoria; e at quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta. III Destinao final: neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa. Nos rgos pblicos a guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos. IV. Observaes: neste campo so registradas informaes complementares e justificativas, necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. Elaborao da Tabela de Temporalidade Para a elaborao da tabela de temporalidade h que se observar os princpios da teoria das trs idades, que define parmetros gerais para arquivamento e destinao dos documentos de arquivo. O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribudos (primrio ou secundrio), segundo o seu potencial de uso. A metodologia de elaborao da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funes e atividades desempenhadas pelos rgos pblicos, tomando-se por base o contedo da informao contida nos documentos, pois somente desta maneira possvel realizar a anlise e seleo documental com racionalidade e segurana. Os rgos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comisso Permanente de Avaliao que ter a responsabilidade de proceder s adaptaes, orientar sua aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever, ainda, promover a avaliao dos documentos relativos s atividadesfim, complementando a tabela bsica e submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica. A Comisso Permanente de Avaliao compor-se- de: arquivista ou responsvel pela guarda da documentao; servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dos documentos; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros); outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comisso. Competir comisso designar grupo de trabalho responsvel pela execuo dos procedimentos metodolgicos descritos a seguir: 1. levantamento de dados relativos s funes e atividades desenvolvidas na rea de administrao geral, bem como naquelas especficas do rgo (atividades-fim); 2. definio dos conjuntos documentais;

3. entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e execuo das atividades s quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informaes referentes vigncia, legislao que regula as atividades e os prazos de prescrio, existncia de outras fontes recapitulativas, freqncia de uso dos documentos, e aos prazos de precauo, cuja necessidade ditada pelas prticas administrativas; 4. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa; 5. processamento das informaes e preenchimento dos campos da tabela; 6. encaminhamento da proposta Comisso Permanente de Avaliao para apreciao dos prazos de guarda e destinao. Cessados os trabalhos, a Comisso Permanente de Avaliao dever: 1. analisar a proposta, procedendo alteraes ou aprovando-a na ntegra; 2. encaminhar a tabela instituio arquivstica pblica na sua respectiva esfera de competncia para aprovao; 3. providenciar a divulgao da tabela aprovada, por intermdio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistncia desta, em outro veculo de divulgao local. Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover o treinamento dos responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do rgo. Alm da aplicao da tabela, estes sero encarregados de analisar e propor as atualizaes necessrias ao aprimoramento das atividades de avaliao. No intuito de fornecer orientao para a definio de valores, apresentam-se, a seguir, alguns critrios gerais adotados quando da elaborao da tabela bsica de temporalidade relativa s atividades-meio da administrao pblica. Dos documentos relativos administrao geral, foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a polticas, planos, projetos, programas de modernizao e reforma administrativa; relatrios de atividades; ajustes, acordos e convnios; aes judiciais, bem como normas, regulamentaes e diretrizes. No que se refere aos documentos relativos organizao e funcionamento, foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, alm dos documentos relacionados s campanhas institucionais e divulgao das atividades do rgo. No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de 52 (cinqenta e dois) anos para os que contm informaes passveis de consulta no momento da homologao da aposentadoria, sendo: - 35 anos: perodo correspondente ao tempo de contribuio do servidor; - 17 anos:perodo necessrio para o servidor atingir a idade mxima para a aposentadoria compulsria 70 (setenta) anos, conforme a Constituio Federal em vigor. Para assentamentos individuais, aposentadoria e penses definiu-se prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e provveis descendentes. Quanto ao valor secundrio dos documentos relativos a pessoal, foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais: quadros, tabelas e poltica de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo servio pblico na composio de seus quadros; documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames de seleo, cursos e estgios; apurao de responsabilidade e ao disciplinar, pelo carter punitivo que reflete hbitos e costumes do perodo; prmios, por refletirem uma possvel poltica de valorizao dos servidores; reclamaes/aes trabalhistas, acordos e dissdios, que refletem o relacionamento empregadores/empregados no servio pblico; documentos referentes a movimentos reivindicatrios de servidores. Por impossibilidade de definio de prazos em anos, j que dependem do julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneam na fase corrente at a aprovao das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediria previamente destinao, conforme a legislao em vigor. Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos execuo financeira (prestao de contas, tomada de contas, balanos, balancetes, estmulos creditcios), os quais comprovam a receita e despesa do rgo.

No que tange aos documentos oramentrios, atribuiu-se valor permanente para os conjuntos documentais que refletem: a) a proposta oramentria, relativa s prioridades pontuais definidas pelos rgos e setores especficos da administrao pblica; b) o oramento aprovado pelo governo, mediante lei oramentria, que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas; c) a execuo oramentria, que demonstra a efetiva alocao de recursos, redirecionando o oramento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades. Quanto aos documentos relativos a material e patrimnio, foram considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais: inventrios de material permanente; inventrios de bens imveis, veculos e semoventes; escrituras de bens imveis; desapropriao, tombamento, reintegrao de posse, reivindicaes de domnio; projetos, plantas e obras de bens imveis. Os conjuntos documentais relativos documentao e informao, considerados permanentes, refletem a poltica de tratamento, controle e acesso informao do rgo. So eles: inventrios de documentao bibliogrfica; normas, projetos, manuais e instrumentos; poltica interna de acesso aos documentos de arquivo; anlise, avaliao, seleo e tabela de temporalidade; termos de eliminao e guias de recolhimento; programas, sistemas e manuais de informtica. Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo rgo, no que tange ao seu planejamento e programao, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus tcnicos em eventos promovidos por outras instituies. No caso de inexistncia, no rgo, do original dos documentos permanentes, a cpia ser recolhida na condio de fonte nica de informao. Aplicao da Tabela de Temporalidade A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir: I Rotinas para destinao dos documentos na fase corrente 1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de controle; 4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossi; 6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase intermediria (guias/listagens de transferncia); 10. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do setor responsvel pelo arquivamento intermedirio. II Rotinas para destinao dos documentos na fase intermediria 1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso;

3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique sua guarda; 5. Proceder alterao de suporte, se for o caso; 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/listagem de recolhimento); 10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel pela guarda permanente. III Triagem de documentos em fase intermediria O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida em que ambos os processos se relacionam depurao da massa documental arquivstica, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados. No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justifique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou informativo. igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo que permite a preservao de parcela de documentos do conjunto documental destinado eliminao, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para isso, alguns critrios devero ser observados, conforme a especificidade dos documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva esfera de competncia. Outros procedimentos e critrios podem surgir no processo de seleo para o recolhimento, porm, em todos os casos, o arquivo intermedirio dever elaborar listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia, em conformidade com o art. 9 da lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Tabela de Temporalidade da Administrao Pblica Resoluo 14 do CONARQPRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE 000 ADMINISTRAO GERAL 001 MODERNIZAO E REFORMA ADIMINISTRATIVA 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATRIOS ATIVIDADES DE Enquanto vigora 5 anos 5 anos 5 anos 9 anos 9 anos Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente So passveis de eliminao os relatrios cujas informaencontram-se recapituladas em outros. FASE INTERMEDIRIA DESTINAO FINAL OBSERVAES

004 ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS, CONVNIOS 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 010.1. REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES

Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora

10 anos 5 anos

Guarda permanente Guarda permanente Eliminao

5 anos

Guarda Permanente

010.2. REGIMENTOS, REGULAMENTOS, ESTATUTOS, ORGANOGRAMAS, ESTRUTURAS

Os originais dos atos publicados integraro os arquivos dos gabinetes do presidente da Repblica, governadores e prefeitos, cuja temporalidade ser definida quando da elaborao da tabela especfica para suas atividades-fim

010.3. AUDINCIAS, DESPACHOS, REUNIES 011. COMISSES, CONSELHOS, GRUPOS DE TRABALHO, JUNTAS, COMITS

2 anos 4 anos 5 anos

Eliminao Eliminao

9.2. Lista de Eliminao a relao especfica de documentos que sero eliminados de uma nica vez e que tem que ser aprovada pela autoridade competente. 9.3. Tabela de Equivalncia (concordncia) o instrumento de pesquisa que mostra a equivalncia entre antigas notaes e as novas adotadas. 9.4. ndice Onomstico o instrumento de pesquisa, utilizado quando for usado o mtodo de arquivamento numrico, que coloca os nomes dos documentos em ordem alfabtica com seus respectivos nmeros de classificao. 9.5. Guia o instrumento de pesquisa que possui a finalidade de proporcionar uma viso de conjunto dos servios de arquivo, sendo um instrumento descritivo para orientar os leitores no conhecimento e explorao dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. considerado o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. 9.6. Inventrio o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo, que traz descrio sumria e analtica.

9.6.1. Inventrio sumrio Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos privados. 9.6.2. Inventrio analtico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo. 9.7. Catlogo o instrumento de pesquisa que descreve unitariamente as peas documentais, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos. 9.8. Repertrio o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra. 10. rgo responsvel 10.1. CONARQ Conselho Nacional de Arquivos 10.1.1. Conceito o rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Segundo o decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002 Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. 10.1.2. Atribuies do CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica 10.1.3. Membros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. Obs1: cada Conselheiro ter um suplente Obs2: os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. Obs3: os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. Obs4: o mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. Obs5: o Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extra