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AUDITORIA DE ESTOQUE: INSTRUMENTO DE CONTROLE E

GESTÃO ADOTADO POR UMA LOJA DEPARTAMENTO

VANDERLEI CARLOS CANCELIER JÚNIOR 1

MATHEUS HENRIQUE ALVES DA COSTA 2

RESUMO

Trata-se de um estudo sobre auditoria interna de estoque como instrumento de controle e gestão em uma loja de departamento situada na cidade de Barreiras-BA. Cabe ressaltar que o bom controle do estoque é essencial para uma empresa, pois contribui para a lucratividade da mesma. Desse modo, o objetivo desse estudo é conhecer os impactos e contribuições da auditoria interna de estoque utilizada em uma loja de departamentos como ferramenta de controle de estoque. Esse trabalho foi desenvolvido através de uma pesquisa exploratória, bibliográfica e estudo de caso, com análise qualitativa dos dados, utilizando-se como instrumento de coleta de dados, a entrevista semiestruturada, realizada com o gerente de uma loja de departamentos situada na cidade de Barreiras-BA. Os dados coletados, mostraram que a auditoria interna de estoque é uma ferramenta eficiente que garante custo benefício e qualidade na logística, pois reduz falhas, perdas e custos para a empresa. Por fim, este estudo traz contribuições para a formação pessoal e acadêmica dos pesquisadores envolvidos, bem como, para a sociedade local/regional e para a comunidade acadêmica. A auditoria de estoque traz contribuições e impactos para a empresa pesquisa, dentre as contribuições pode-se citar o custo benefício, maior segurança, pois evita perdas, mantém o estoque, as fichas e os inventários atualizados, poupa tempo e energia humana e elétrica; dentre os impactos foram citados pelo gerente da empresa que a auditoria gera uma melhor qualidade na logística, evita compras em excesso e ocupação desnecessária de espaço no estoque.

Palavras-chaves: Contabilidade; Auditoria interna; Controle de estoque.

1 Auxiliar Administrativo, Estudante do curso Bacharel em Ciências Contábeis, Centro Universitário São Francisco de Barreiras (UNIFASB), Bahia (matheusjony@hotmail.com) 2 Auxiliar Administrativo, Estudante do curso Bacharel em Ciências Contábeis, Centro Universitário São Francisco de Barreiras (UNIFASB), Barreiras, Bahia (vanderleicarlos926@gmail.com)

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INTRODUÇÃO

A auditoria interna é o exame minucioso do controle interno e das

demonstrações financeiras e patrimoniais da empresa. Ela contribui para que os

recursos da empresa sejam utilizados de forma eficiente e eficaz. Revela os números

e resultados, bem como a situação financeira e econômica da empresa.

A auditoria interna de estoque compreende os bens destinados à fabricação ou

à venda, com o intuito de obter lucros para a empresa. Desse modo, a auditoria interna

de estoque, possui como principais objetivos: levantar o estoque, que pode estar na

empresa ou, em domínio de terceiros; observar se os princípios de contabilidade

foram aplicados corretamente; verificar a existência de estoques penhorados ou

fornecidos em garantia; investigar se as demonstrações estão classificadas

corretamente e se as notas explicativas foram devidamente divulgadas.

Diante disso, pode-se afirmar que um bom controle de estoque acompanhado

do monitoramento sistemático da sua movimentação são atividades indispensáveis

que contribuem para a competitividade e lucratividade da empresa; no entanto, o custo

do controle de estoque não poderá exceder os benefícios que ele possa proporcionar.

Em resumo a auditoria interna de estoque, tem o papel de otimizar o

investimento em estoques, aumentar o uso eficiente dos meios internos de uma

empresa, e dessa forma minimizar as necessidades de capital investido em estoque.

Nesse contexto, a auditoria de estoques é uma ferramenta que exerce um papel

fundamental na verificação de irregularidades. Diante disso, depreende-se conhecer:

Quais as contribuições da auditoria interna de estoque utilizados como instrumento de

controle e gestão em uma loja de departamento situada na cidade de Barreiras-BA?

Esse trabalho teve como objetivo geral, conhecer as contribuições da auditoria

interna de estoque utilizados em uma loja de departamentos como instrumento de

controle e gestão de estoque. E como objetivos específicos: 1) relatar os

procedimentos e técnicas de controle de estoque recomendados pela auditoria de

estoques da empresa; 2) identificar as práticas atuais de controle de estoque junto a

loja de departamentos pesquisada; e 3) descrever as contribuições da utilização da

auditoria de estoques e os impactos decorridos dela.

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Para isso, foi realizado um estudo com método indutivo, através da exploração

bibliográfica e estudo de caso, com análise qualitativa dos dados, mediante realização

de entrevista com perguntas estruturas e amostra intencional.

A população da pesquisa é composta por apenas um componente, o gerente

da loja de departamento. E a amostra representa cem por cento da população.

O bom controle do estoque é essencial para uma empresa, pois colabora para

a lucratividade da mesma, por isso, a auditoria de estoque, precisa receber atenção

do auditor fiscal contábil, uma vez que é através dela, que são avaliados os registros

em relação a situação patrimonial da empresa em determinada data, bem como suas

variações em determinado período analisado. Dados como os do presente estudo

podem trazer contribuições para o meio acadêmico e empresarial, bem como para a

sociedade. Consiste na apresentação das razões de ordem teórica e/ ou prática que

justificam a realização da pesquisa. Nos campos intelectual/científica/social, essa

pesquisa se tornou relevante, pois levanta informações fidedignas, inclusive dados

contábeis mais precisos e confiáveis que os auxiliem as empresas em suas tomadas

de decisões. Na prática, o controle interno de estoque contribui para redução de

fraudes e erros. Para a comunidade, garante qualidade do produto e menor preço.

1 REFERENCIAL TEÓRICO

O referencial teórico trará uma abordagem bibliográfica sobre auditoria,

apresenta o histórico da contabilidade desde a pré-história até o período colonial,

partindo para uma discussão sobre a auditoria com ênfase na auditoria de estoque.

Em seguida serão abordados a metodologia empregada na pesquisa e a

análise e discussão dos dados coletados, afim de ter embasamento para tecer as

considerações finais sobre a pesquisa executada.

1.1 História da Contabilidade: da pré-história ao período Colonial

Segundo Martins (2001), a contabilidade já era utilizada pela humanidade como

ferramenta de controle do crescimento patrimonial, mesmo sem o desenvolvimento

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da escrita. Podemos dizer que as pedras e as fichas de barro eram formas utilizadas

para se fazer o registro contábil.

Através do desenvolvimento da escrita pictográfica (3100 a.C) e alfabética

(1100 A.C) foi possível conhecer a história da contabilidade. No Egito há 2000 A.C já

se utiliza livros e documentos comerciais (MARTINS, 2001).

Já na fase moderna da contabilidade, entre os séculos XII e XIII, a Europa, que

passou a ocupar uma posição centralizadora, criou mecanismos de gerenciamento de

negócios, diante disso surge o Sistema das Partidas Dobradas (MARTINS, 2001).

Segue abaixo um quadro com a história da contabilidade no Brasil.

Quadro 1. História da contabilidade no Brasil.

Período Acontecimento

1530 A da contabilidade teve início na época colonial, diante da necessidade de

controles contábeis para o desenvolvimento das alfandegas. Ao criar os

armazéns alfandegários Portugal, nomeou Gaspar Lamego como o primeiro

contador das terras do Brasil

1679 Foi criada a Casa dos Contos, que tinha a incumbência de fiscalizar as receitas

e despesas do Brasil.

1808 Com a chegada da Família Real ao Brasil passou a comercializar produtos

para outros países; houve também a criação do Banco do Brasil, que fechou

no ano seguinte, em função do déficit nos cofres públicos; criação da Imprensa

Régia, com a publicação de jornais e também o Museu Nacional. Devido ao

aumento dos gastos nas contas públicas foi criado o Enário Régio, órgão

controlador das contas e receitas do Estado.

1809 O Brasil começou a utilizar a escrituração e relatórios contábeis, realizados por

profissionais que fizessem aulas de comércio, tendo como primeiro professor

de contabilidade o Sr. José Antônio Lisboa, conhecido como Visconde de

Cairu.

1850 Foi estabelecido o Código Comercial Brasileiro, regulamentador dos

procedimentos contábeis, o qual impôs aos comércios fazer a escrituração dos

livros e apresentar os fatos patrimoniais.

1869 Foi criado a Associação dos Guarda Livros da Corte, constituída de

profissionais da contabilidade que tinha o dever de elaborar contratos e

distratos, controlar a entrada e saída de dinheiro, através de pagamentos e

recebimentos, criar correspondências e fazer toda a escrituração mercantil

Fonte: Reis e Da Silva, 2008.

A contabilidade pode ser considerada uma ciência, que utiliza um sistema de

informação e avaliação complexo, pois tem características científicas, institucionais e

sociais, cujo principal objetivo é dar conta da demanda informacional de seus usuários

internos e externos (IUDÍCIBUS, MARTINS, CARVALHO, 2005).

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1.2 Auditoria

A auditoria pode ser definida como o levantamento, estudo e avaliação das

transações, operações, procedimentos, rotinas e demonstrações financeiras de uma

empresa (ATTIE, 2010). A auditoria também compreende o exame de livros,

documentos e registros para a inspeção e obtenção de informações e confirmações

internas e externas, relacionadas ao controle patrimonial de determinada empresa

(FRANCO; MARRA, 2001). Desse modo, podemos dizer que a auditoria examina os

registros e demonstrações administrativas, e o papel do auditor é observar a

integridade e autenticidade das informações dos documentos contábeis.

Em relação a história da auditoria, seu surgimento se deu em decorrência do

desenvolvimento dos negócios, que experimentaram mudanças significativas ao

longo dos anos, e procuraram acompanhar a evolução dos tempos e o crescimento

tecnológico. Historicamente, afirma-se que o auditor surgiu na Inglaterra no fim do

século XIII, quando o Imperador Eduardo I, disse que as contas por ele analisadas,

não refletiam a realidade dos fatos, contudo esse seu testemunho foi motivo de

punição. A posteriori, no século XIX, o auditor recebe outro nome, Perito Contador,

que tinham a papel de encontrar erros e fraudes. Só a partir de 1900, com o

desenvolvimento do Capitalismo, que a profissão de auditor tomou maior notoriedade,

pois as organizações foram obrigadas implicitamente a aprimorar seus produtos para

competir com o mercado. É aí que nasce a auditoria, como técnica para apuração da

fidedignidade das demonstrações financeiras, o que proporcionou a segurança na

tomada de decisões (CORDEIRO, 2013).

Não existem pesquisas que indicam o surgimento da auditoria no Brasil, o que

se sabe é que ela tem origem inglesa. Segundo Perez Junior (2004) e Attie (2010)

apud Cordeiro (2013), o primeiro parecer de auditoria foi publicado em 1903. Assim

as pesquisas conferem o início da Auditoria no Brasil, a abertura de filiais e

subsidiárias de firmas estrangeiras; financiamento de empresas brasileiras por

entidades internacionais; crescimento e diversificação das atividades econômicas das

empresas brasileiras; e a evolução do mercado de capitais.

Observe na figura 1, a linha do tempo, com os fatos mais importantes da história

da auditoria no mundo e no Brasil.

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Segundo Cordeiro (2013), existem dois tipos de auditoria, a externa e a interna.

A auditoria externa refere-se a trabalhos executados por auditores independentes, são

profissionais sem vínculo empregatício com a empresa, e que tem como principal

objetivo as demonstrações contábeis. Já a auditoria interna refere-se a trabalhos

executados por auditores internos, profissionais que possuem vínculo empregatício

com a empresa, dessa forma, possuem mais tempo para se dedicar as atividades de

revisão dos processos, e avaliar as operações contábeis, financeiras dentre outras.

Figura 1. Linha do tempo sobre a Auditoria contábil, no mundo e no Brasil.

Fonte: Rosário, 2010.

1.3 Auditoria de Estoque

A auditoria de estoque está baseada na Deliberação CVM nº 575 de 05 de

junho de 2009, com a aprovação do pronunciamento técnico CPC 16 do Comitê de

Pronunciamentos Contábeis que versa sobre estoques (GIACOMELLI, 2014).

Segundo Attie (2010) e Franco e Marra (2001) os objetivos da auditoria de

estoque são:

Quadro 2. Objetivos da auditoria interna de estoque.

Autor Objetivos

Franco e Marra (2001)

Assegurar-se de que os estoques existem fisicamente e são de propriedade da empresa auditada;

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Determinar se os estoques são apropriados para sua finalidade e se tem condições de realização, ou seja, verificar se existem obsolescências, defeitos, má conservação etc.;

Examinar os critérios de avaliação e a adequação desses critérios, tendo em vista os princípios fundamentais de contabilidade e a correção dos cálculos.

Attie (2010) Determinar a eventualidade da existência de ônus pesando sobre os estoques ou parte deles, e qual a natureza do ônus;

Determinar se estão corretamente classificados no balanço patrimonial e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas.

Fonte: Attie (2010) e Franco; Marra (2001).

Attie (2010), traz outra discussão, em relação aos procedimentos que devem

ser realizados durante a auditoria:

Exame físico – sendo a contagem de estoque de matérias-primas e

materiais em consignação ou com terceiros;

Confirmação de estoque – que consiste em confirmar o estoque com

terceiros, de terceiros e em consignação;

Exame documental – análise das notas fiscais por compra e pagamentos,

de contratos de compra e venda, da apropriação de matérias primas e de mão de

obra, de atas e assembleias.

Cálculos – soma do estoque, quantidades pelo preço da unidade, valor

dos impostos e valor das despesas gerais;

Escrituração – análise da conta e razão dos produtos acabados, de

importações em trânsito, das ordens de fabricação e follow-up das contagens físicas;

Investigação – análise detalhada dos documentos de compra, de ordens

de fabricação em aberto, do registro perpétuo, do cut-off de compras e vendas;

Inquérito – analise da variação de saldo de estoque e da existência de

produtos morosos ou obsoletos;

Registros auxiliares – análise do registro perpétuo de estoques e das

ordens de produção/fabricação;

Correlação – análise do relacionamento das vendas com a baixa de

estoques e das compras com os fornecedores;

Observação - classificar adequadamente as compras, observando os

princípios da contabilidade e os estoques morosos ou obsoletos.

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Segundo Crepaldi e Crepaldi (2016), a observação do estoque é considerada

um procedimento aceito pelas normas de Auditoria, ele ajuda os auditores a atingirem

determinados objetivos, principalmente no que concerne a propriedade, quantidades,

existência real e possibilidade de venda. Esta observação do estoque, quando bem-

feita, possibilita ao auditor a certeza de características físicas, qualitativas e

quantitativas dos estoques. Assim, para controle interno do estoque, alguns

procedimentos devem ser executados.

No estoque, deve-se obter uma lista de bens e determinar-se (CREPALDI;

CREPALDI, 2016. P. 661), ver quadro abaixo:

a) o total está em conformidade com o saldo do balancete; e b) a lista baseia-se na contagem física do estoque.

• Indagar sobre o método para realizar a contagem do estoque. • Caso a contagem física não tenha sido realizada até a data do balanço, indagar se: a) o sistema permanente de estoque é utilizado e se são feitas comparações periódicas com as quantidades reais em estoque; e b) o sistema de custo integrado é utilizado e se, historicamente, ele tem disponibilizado informações confiáveis.

• Discutir ajustes realizados resultantes da última contagem física do estoque. • Indagar sobre os procedimentos aplicados para controlar o corte e quaisquer movimentações no estoque. • Indagar sobre a base utilizada para avaliar cada categoria do estoque e, em particu lar, em relação à eliminação de lucros entre entidades do mesmo grupo. • Indagar se o estoque é avaliado pelo menor valor entre o custo e o valor líquido de realização. • Considerar a consistência com a qual os métodos de avaliação de estoque foram aplicados, incluindo fatores, tais como material, mão de obra e gastos gerais. • Comparar os valores das principais categorias do estoque com os valores dos períodos anteriores e com os que foram previstos para o período corrente. Indagar sobre as principais variações e diferenças. • Comparar a movimentação do estoque com a dos períodos anteriores. • Indagar sobre o método utilizado para identificar estoque de giro lento e obsoleto e se esse estoque foi registrado pelo valor líquido de realização. • Indagar se algum estoque foi consignado à entidade e, caso tenha sido, se foram feitos ajustes para excluir essas mercadorias do estoque da entidade. • Indagar se algum estoque foi dado como garantia, ou armazenado em outros locais ou foi dado em consignação a outras partes, além de considerar se essas transações foram registradas de forma adequada.

Fonte: CREPALDI; CREPALDI, 2016.

Segundo Martins (2004), o auditor deverá considerar três pontos fundamentais

para a auditoria de estoque, dos quais, vale citar: conhecer bem a área auditada,

através do Manual de procedimentos, ou fazer perguntas aos responsáveis pelo setor,

se necessário com uso de questionário; a partir de tais informações, deverá elaborar

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um programa, estudá-lo e analisá-lo para possíveis modificações; aplicar testes de

acordo foi estabelecido no programa e elaborar suas conclusões quando se sentir

seguro, através de uma opinião bem fundamentada.

O auditor, primeiramente aplica um questionário de controle interno, para

verificar a existência desse controle na empresa, as respostas desse questionário

serão analisadas e diante dos resultados serão aplicados os procedimentos de

auditoria (GIACOMELLI, 2014).

Esses procedimentos de auditoria possuem a função de assegurar a existência

dos estoques físicos da empresa, determinar se são apropriados, verificar a existência

de materiais obsoletos, e que estes estejam separados dos materiais correntes, fazer

parte do balanço patrimonial, examinar os critérios de avaliação e adequar esses

critérios aos princípios da contabilidade (SANTOS, 2005).

Segundo Santos (2005), o auditor de estoque, precisa conhecer e entender os

controles internos da empresa, para tomar posições, fazer as adequações de

necessário. Precisa conhecer a confiabilidade desses controles, de modo a

recomendar as melhorias cabíveis para atingir um sistema mais ágil, econômico e

funcional.

O auditor precisa se certificar de que os controles internos são seguidos e

realizados adequadamente. Para tal, o auditor poderá utilizar testes de

procedimentos, que são a possibilidade de elaborar um bom programa de trabalho

para adequado as necessidades do controle interno (SANTOS, 2005).

O controle interno deve ser revisado periodicamente pelo auditor, a fim de obter

a confiabilidade para que possa determinar a extensão do seu trabalho, os

procedimentos que serão utilizados e o tempo necessário para a realização do mesmo

(SANTOS, 2005).

Dentre os cuidados que o auditor precisa levar em consideração ao estoque,

alguns itens merecem destaque, entre eles (ATTIE, 2018), como a contagem física de

estoques; a avaliação dos estoques; a realização dos estoques; e o cut-off de

contabilização.

A contagem física é necessária para assegurar que o registro contábil reflita

com propriedade a existência física. Geralmente essa contagem é responsabilidade

da companhia, e o auditor é responsável pelo acompanhamento e pela observação

(ATTIE, 2018).

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O auditor deve observar os seguintes aspectos no levantamento dos estoques

(ATTIE, 2018, P. 454), ver quadro abaixo:

a) revisão das instruções de contagens para determinar quais os métodos e critérios a serem seguidos pela companhia. b) observação da contagem física quanto à:

• obediência do pessoal participante do inventário quanto às instruções de contagem; • inclusão de todos os itens de estoque; • constatação de que os estoques de propriedade de terceiros estão sendo incluídos da contagem; • existência de estoques considerados como morosos ou obsoletos, para posterior follow-up quanto ao tratamento contábil a ser destinado a esses itens; e • correta emissão de etiquetas dos itens contados fisicamente; c) execução de testes de contagens para certificar-se da correta apuração dos estoques; d) solicitação do pedido de confirmação de estoques em poder de terceiros ou de terceiros em poder da companhia; e e) elaboração do cut-off de entradas, saídas e etiquetas.

Fonte: Attie, 2018.

Para avaliação dos estoques o auditor deve apurar se a base que a companhia

utiliza é seguida e aplicada corretamente. Sendo que os critérios de avaliação aceitos

são do preço médio, Fifo e Lifo, e que para efeitos locais, o critério geralmente utilizado

é o do preço médio (ATTIE, 2018, P. 456).

Geralmente, os estoques envolvem as contas de matérias-primas, produtos em

processo, produtos acabados e materiais em trânsito ou importações em andamento.

Para a realização dos estoques, o trabalho de auditoria deve cobrir (ATTIE, 2018, P.

457), ver quadro abaixo:

• observação do inventário físico quanto à existência de itens morosos ou obsoletos;

• revisão dos registros perpétuos quanto à data de movimentação dos itens e obtenção de explicações para os itens julgados anormais;

• discussão com a gerência da companhia ou pessoal qualificado para a determinação dos estoques consideráveis como morosos ou obsoletos; • para as matérias-primas: comparação com os preços de mercado e inclusão das matérias-primas no consumo da produção subsequente;

• para as matérias-primas: comparação com os preços de mercado e inclusão das matérias-primas no consumo da produção subsequente; • para os produtos acabados: comparação com as tabelas de preços vigentes, diminuídos das despesas para vender e margem de lucro esperada; exame de mercado quanto à possibilidade de colocação dos produtores; e

• para os produtos em processo: idem aos produtos acabados, incluídos os custos a incorrer para a elaboração do produto final.

Fonte: Attie, 2018.

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E por fim, “o cut-off visa identificar a correta contabilização das transações em

seus períodos de competência” (ATTIE, 2018, P. 458).

2 METODOLOGIA

Essa pesquisa possui o método de abordagem indutivo, que segundo Marconi

e Lakatos (2003), é fundamentado na experiência, sem levar em consideração

princípios preestabelecidos. No raciocínio indutivo as generalizações provêm de

observações de casos da realidade concreta. As constatações particulares levam à

elaboração de generalizações.

Quanto à natureza, a pesquisa é do tipo aplicada, uma vez que objetiva gerar

conhecimentos para aplicação prática dirigidos à solução de problemas específicos.

Do ponto de vista da abordagem, ele é de origem qualitativa visto que os dados

coletados não poderão ser, mensurados. Em relação aos objetivos, possui caráter

exploratório, pois possui a finalidade de obter mais conhecimento sobre o problema

da pesquisa, para torná-lo claro ou a construir hipóteses.

Quanto ao tipo de análise, a pesquisa é do tipo temática, uma vez que serão

utilizadas frases, parágrafos e sentenças do entrevistado como unidade de análise

(CAMPOS, et al, 2004).

Em relação aos instrumentos e técnicas para a coleta de dados, é do tipo

bibliográfica, e toma como base pesquisas já publicadas, constituído principalmente

de livros, artigos de periódicos e atualmente com material disponibilizado na Internet.

Em resumo, esse trabalho foi desenvolvido através de uma pesquisa

exploratória, com análise qualitativa dos dados.

Como estratégia de pesquisa utilizou-se o estudo de caso, com o objetivo de

entender melhor as práticas de auditoria nos estoques.

O estudo de caso foi realizado em uma filial de uma grande empresa do

segmento de lojas e departamentos situada na cidade de Barreiras-BA, sendo parte

de um grupo de megalojas distribuídas por todo o Brasil. Essa megaloja oferece

produtos nos setores de cama, mesa e banho, utilidades domésticas, decoração,

eletroeletrônicos, televisão e áudio, telefonia e ferramentas, bem como peças de

vestuário.

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A população da pesquisa corresponde à um único participante, o gerente da

loja de departamentos, situada na cidade de Barreiras, Bahia. E a amostra da

pesquisa foi de 100% (cem por cento), não probabilística por adesão, por

intencionalidade, sendo abordado o gerente da loja de departamentos da cidade de

Barreiras, Bahia.

A coleta de dados foi realizada através de entrevista semiestruturada, guiada

por formulário com 10 perguntas com questões abertas e fechadas, de autoria das

pesquisadoras, a decisão da entrevista ancorou-se em Manzini (2003), quando afirma

que em uma perspectiva histórico-cultural (dialética), esta ferramenta possui

perguntas designadas como explicativas ou causais, com o objetivo de determinar

razões imediatas ou mediatas do fenômeno social, tem como uma de suas

características a utilização de um roteiro previamente elaborado.

Neste aspecto, a entrevista semiestruturada tem como característica

questionamentos básicos que são apoiados em teorias e hipóteses que se relacionam

ao tema da pesquisa, pois os questionamentos dão frutos a novas hipóteses surgidas

a partir das respostas dos informantes e o seu foco principal seria colocado pelo

investigador-entrevistador.

É válido considerar que Rosa e Arnoldi (2008), orientam o uso da entrevista

semiestruturada em casos nos quais o pesquisador precisa obter respostas mais

profundas, para que os resultados do estudo sejam realmente atingidos de forma

fidedigna. No caso em questão, entende-se que a história oral é em essência uma

entrevista em profundidade, possibilita fuga do tema e, portanto, precisa de

instrumentos de direcionamento do pesquisador frente ao entrevistado.

Os dados foram coletados entre o período de julho a dezembro de 2018, e

utiliza como instrumento, a entrevista, que foi realizada após a assinatura da Carta de

Aceite e aprovação do Comitê de Ética e Pesquisa da Faculdade São Francisco de

Barreiras.

Previamente, o participante foi abordado de maneira individual pelos

pesquisadores, que irão se apresentar. Nesse momento, foi esclarecido sobre os

objetivos da pesquisa e foi apresentado o Termo de Consentimento Livre e

Esclarecido, que foi assinado pelo mesmo.

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3 RESULTADOS E DISCUSSÃO

A pesquisa foi feita em uma empresa que é filial de uma grande rede de lojas

de departamentos do Brasil, e é considerada a loja mais completa, está presente em

15 estados com 114 megalojas físicas, e fornece diversos produtos, que vão desde

cama, mesa e banho; utensílios domésticos; brinquedos; eletroeletrônicos; vestuário;

tapetes e artigos de decoração; calçados; ferramentas; material escolar; tecidos;

artigos de praia e de camping. A variedade de produtos atende o cliente da classe A

à classe D e a variedade de produtos atende o cliente da classe A à classe D.

A empresa pesquisada é uma loja do setor varejista, comercia artigos nacionais

e importados no varejo e atacado. Foi fundada como uma pequena loja de atacado de

tecidos em 1986 de apenas de apenas de 45 metros quadrados, após três anos foi

construída sua sede própria, passou por várias expansões ao longo dos anos, e

atualmente possui estrutura atual de 30 mil metros quadrados de área de vendas.

Essa empresa tem como conceituação mercadológica serem centros de

turismo, lazer e compras para a região onde estão inseridas. Para tanto, os

estabelecimentos geralmente são construídos em rodovias de fluxo de veículos,

possibilita maior visibilidade da loja, que possui arquitetura moderna, bem como

grande tamanho de área física. Além dessa estrutura, a empresa também conta com

praça de alimentação geralmente com redes de fast foods.

O empresário também investiu em um robô para chamar e cativar a clientela

em datas comemorativas. Quanto ao horário de atendimento, é bem amplo, pois

funciona aos sábados, domingos e feriados, e estão situadas nas margens de

rodovias, onde o tráfico de veículos é intenso aos fins de semana. A empresa também

possui um cartão próprio e oferece diferentes maneiras de pagamento aos clientes.

Ela está instalada em Barreiras, oeste da Bahia, localizada em um ponto

estratégico nas margens da BR-242, situada a 3 (três) anos e 10 (dez) meses, e

atualmente possui 80 (oitenta) colaboradores, dos quais 3 (três) trabalham

diretamente e indiretamente no setor de estoque.

Esses funcionários recebem regularmente treinamentos para atuarem nesse

setor, dentre eles existem 2 (dois) conferentes e 1 (um) auxiliar. O treinamento é feito

pela loja matriz e é passado para eles através de, um programa que ajuda os

colaboradores, de forma online e virtual, ou seja, através de vídeo conferência por

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outros profissionais da loja matriz. Esse treinamento traz benefícios à matriz, pois

economiza-se recursos humanos que seriam necessários a esse treinamento. A loja

matriz programa os treinamentos, a serem realizados pelos colaboradores de

diferentes setores, com o intuito de gerar profissionais totalmente qualificados para

exercerem a função do seu setor, esses treinamentos são realizados por meio de

vídeo aulas, e vídeo conferencia em tempo real entre a filial e a matriz.

O treinamento é uma ferramenta essencial no setor de estoque, uma vez que

através de um estoque atualizado, é possível evitar gastos e falta de espaço. A

presença do treinamento para o setor de estoque na presente loja estudada, a coloca

na frente de muitas outras. Pois, Mota (2012) em seu estudo sobre o controle de

estoque nas organizações, percebeu que apenas 10% do pesquisados possuem esse

tipo de treinamento, desse modo recomenda-se as empresas que façam treinamentos

e capacitem seus funcionários, pois com essas inciativas quem mais ganha é a

empresa.

Segundo Da Silva e Cardoso (2017), precisam ocorrer treinamentos específicos

que mostrem a importância dos controles de estoque na organização com um todo.

Pois esses treinamentos podem resolver muitos problemas de falta de

conscientização e atenção dos profissionais envolvidos, como por exemplo, erros de

armazenagem, falha de digitação, problemas de comunicação e outros. Durante o

treinamento é necessário a presença de um representante do setor de estoque, para

direcionar o foco em um âmbito estratégico da organização.

Para Corrêa, Gianesi e Caon (2009), as organizações precisam entender que

o gerenciamento de estoque, serve para que se possa analisar sua realidade

organizacional no mercado, uma vez que estoques organizados de forma estratégica,

sem sobra de materiais desnecessários, sem que os mesmos faltem quando for

preciso é o que chamamos de essência da gestão de estoques. Segundo Jardim

(2014) para que os resultados esperados pelo treinamento de estoque sejam atingidos

se faz necessário empenho por parte da direção, colaborando com a conscientização

dos funcionários e responsáveis pela gestão de estoques e suprimento.

A realização de auditoria nesta filial, parte do interesse da administração, com

o intuito de padronizar todas as lojas e assim manter qualidade e maior eficiência em

seus procedimentos internos. Essa motivação para a realização da auditoria corrobora

com as ideias de Granato (2012), em que afirma que a auditoria se trata de uma

avaliação periódica de qualquer atividade da organização, inclusive logística, pode e

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deve ser aplicada no setor de estoque, com ações preventivas e corretivas, melhoria

em processos pré-estabelecidos, pois essas ações impulsionam e estimulam a

qualidade, ou seja, uma excelente ferramenta no controle de falhas e padronização

dos processos. No entanto a visão de Granato (2012), é diferente a da empresa

pesquisado, uma vez que ele afirma que a auditoria parte dos departamentos

financeiros, contábeis e fiscais e no presente projeto parte do departamento

administrativo.

O foco da pesquisa é a auditoria de estoques em uma empresa do segmento

de departamento e, portanto, será descrito a seguir as informações coletadas por meio

de uma entrevista feita com o gerente da loja filial.

Existem na loja matriz, os colaboradores de cada setor que possuem a função

de fazer a aquisição de materiais, produtos e mercadorias novos, esses colaboradores

viajam o Brasil a fora e acompanham os novos lançamentos em feiras e eventos de

todo o mundo, desse modo, assim que esses colaboradores identificam novidades é

proposta a parceria entre a loja e o fabricante, e logo depois é feito o pedido dos

produtos. Essa mercadoria que chega segue um fluxograma (ver figura 02 mais a

frente).

O processo de aquisição de mercadoria, segue alguns procedimentos (Figura

2), podem ser citados: recebimento via Centro de Distribuição (CD), sendo que a

mercadoria já sai da matriz conferida e lacrada em uma carreta (não ocorre a

conferencia para produtos item a item, a conferência é realizada apenas no lacre do

transporte); após o recebimento a mercadoria é descarregada e armazenada; depois

de armazenada na loja, os conferentes e auxiliares iniciam o processo de reposição

que vai depender da necessidade da loja.

Figura 2 - Fluxograma do processo de aquisição de mercadoria pela loja de departamentos pesquisada na cidade de Barreiras, Bahia, Brasil.

Fonte: Próprio autor, 2018.

É importante observar como ponto positivo para que sejam evitadas perdas,

perdas de vendas e fraudes o fato de a mercadoria já sair da loja matriz conferida,

Recebimento Descarga ArmazenamentoReposição na

loja

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uma vez que em muitas empresas a mercadoria sai da loja matriz e só é conferida no

momento que chega na loja filial, o que abre brechas para perdas e fraudes.

Segundo Tadeu et al (2010), a paralização da mercadoria para conferência, faz

com que a mercadoria leve mais tempo para ser exposta na área de vendas,

consequentemente ocasionado prováveis perdas de vendas, uma vez que quando o

cliente não visualiza o produto, pode não perguntar sobre este e deixar de efetuar a

compra. Desse modo, como a mercadoria não para nesse processo de conferencia,

os produtos possuem uma maior rotatividade de vendas.

Segundo Fiabani (2015), o processo de reposição e organização das

mercadorias devem ocorrer de acordo com grupos, destinando-se preocupação com

os prazos de vencimentos. Assim, os produtos que chagam primeiro devem sair

primeiro, deve-se manter os produtos extremamente organizados, pois isso torna o

processo mais ágil, evita perda de vendas e facilita a contagem no inventário de

estoque.

Segundo informações do gerente, a auditoria de estoque, é realizada pela

equipe do estoque, os dois estoquistas conferentes e um auxiliar de estoque,

juntamente com os colaboradores do administrativo, e se necessário, pode ser

realizada via televisão (TV) ou através de câmeras como suporte auxiliar. Segundo

Fiabani (2015), a auditoria de estoque garante a confiança e exatidão entre os

registros físicos e contábeis dos materiais, esse controle é imprescindível, pois auxilia

administradores no seu dia a dia, na tomada de decisões de forma correta, para a

realização de ajustes necessários, visto que evita a ocorrência de falhas e prejuízos.

Carvalho (2006), afirma que a auditoria de estoque necessita de uma minuciosa

análise do auditor, evitando-se equívocos, uma vez que o controle dos produtos dos

estoques são essências desde a produção até a venda final. No estoque são

encontrados bens e produtos que serão utilizados para venda, processos produtivos

e consumo, e desse modo, os itens dele, devem receber tratamento especial, pois irão

refletir nos resultados da empresa. Os resultados da empresa podem ser negativos

devido uma super ou subavaliação dos estoques.

Com relação as contribuições da auditoria para a empresa, foram citados pelo

gerente alguns benefícios da auditoria de estoque, dentre eles: padronização que

segue as exigências da matriz; confiança e praticidade para o recebimento de cargas;

e contribui para evitar e diminuir possíveis perdas. Como afirma Fiabani (2015), a

auditoria de estoque auxilia na compreensão de procedimentos corretos, pois evita

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falhas, erros e perdas. Carvalho (2006), também corrobora com as ideias de Fiabina,

quando afirma que o grande objetivo da auditoria de estoques é o apuramento de

possíveis falhas, através da verificação do inventário físico da empresa, visto que

gera, uma expectativa da geração de possíveis benefícios lucrativos futuros. Desse

modo, é importante um controle periódico do setor de estoque nas empresas.

Com relação ao controle interno no setor de estoque, o gerente informou que

este é realizado pelos conferentes (que são também os estoquistas), estes

diariamente emitem vários inventários para conferência de diversos setores, como por

exemplo: cama, mesa e banho, eletrodomésticos, roupas, brinquedos. E desse modo,

ocorre a conferência diariamente através desses inventários (que são chamados de

inventários rotativos), em que se confere produtos negativos e extraviados.

Segundo Almeida (2009) muitas empresas adotam por segurança a execução

de contagens cíclicas, por meio de inventários rotativos, em que todos os itens e

produtos são contatos várias vezes ao longo do ano. Esses inventários são

importantes para as organizações, pois indica toda movimentação financeira, permite

maior segurança e conferência de possíveis produtos negativos e extraviados.

Essa conferência ocorre em duas etapas: a primeira etapa é realizada, assim

que chega a carreta com as mercadorias, e caso ocorra a identificação de alguma

avaria nos produtos, o responsável elabora um relatório dentro do prazo de dois dias

uteis, e assim o Centro de Distribuição (CD) repõe esse produto na próxima carreta.

Na sequência a segunda etapa é realizada no setor de bazar, onde ficam os objetos

de risco, como vidros e porcelanas, caso algum colaborador quebre algo desse setor,

é utilizada uma ficha chamada ficha 05, que é preenchida e logo após de preenchida

é feito o descarte desse produto pela própria loja.

Antes de iniciar a discussão acerca do controle interno, cabe aqui defini-lo,

Almeida (2012) afirma que o controle interno de uma empresa pode ser caracterizado

pela execução de um conjunto de tarefas e processos rotineiros, com o objetivo de

melhorar a auxiliar a organização e gerenciamento dos negócios da empresa.

Também é considerado todo meio pelo qual se destina a ser vigiado, controlado e

fiscalizado pela organização.

Segundo Da Silva (2008), o controle interno permite a segurança do controle

existente sobre os estoques, é caracterizado com um sistema eficiente de registro de

entradas e saídas de estoque, de forma rigorosa, com a realização de inventários

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metódicos e verificações físicas frequentes. Assim, observa-se que a empresa

pesquisada realiza o controle interno da forma correta.

Segundo o gerente, a auditoria de estoque proporciona como custo benefício,

maior segurança, evita perdas, mantém o estoque atualizado, as fichas e os

inventários, e desse modo, poupa tempo, e energia humana e elétrica. Características

que também foram citadas nos estudos de Da Silva (2008), quando afirma que a

auditoria de estoque garante a segurança do controle existente sobre os estoques, e

de Stumm (2016) quando diz que a auditoria de estoque possibilita a acuracidade do

estoque de mercadorias.

Quanto aos impactos que a auditoria interna de estoque traz a empresa, o

gerente apontou que o inventário é realizado de maneira correta, e segue as normas

de padronização. Ele gera ao departamento de compras, uma melhor qualidade na

logística. Desse modo, um inventário correto de compras aliado as necessidades da

loja, evita compras em excesso e consequentemente, também evita a compra de

produtos sem demanda e a ocupação excessiva de espaço no estoque, que poderia

ser utilizado para outras finalidades. Observou-se que a auditoria interna de estoque

contribui para uma melhor qualidade na logística da empresa, logo evita compras em

excesso e ocupação do espaço do estoque sem necessidade. Estes aspectos

positivos também foram citados por Rautmann (2012) quando afirma que a auditoria

interna é ferramenta extraordinária para melhorar processos, reduzir custos e apontar

falhas.

Vicenzi e Silva (2015) afirmar que antigamente os estoques eram gerenciados

manualmente, e por isso ocorriam muitas falhas, pois o controle era feito apenas de

forma visual, e utilizava fichas. Podemos dizer que era um trabalho lento e de baixa

segurança e precisão, cada produto tinha uma ficha descritiva com as informações

necessárias, e ficavam situados no almoxarifado. Hoje em dia, diferentemente, a

depender do tamanho da organização, os estoques são analisados mediante

controles internos precisos e sistemas de tecnologias modernos e adequados, os

quais garantem maior segurança, credibilidade e confiabilidade, o que evita falhas e

perdas.

O participante do estudo citou os furtos como principal motivo para a realização

das auditorias, relatou ainda que a empresa possui alto risco de sofrer furtos, e por

isso até para trocar de gerente são realizadas auditorias, exemplificou isso como um

caso que ocorreu recentemente na empresa. Nas auditorias, são verificadas a parte

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externa, interna da loja por completo, em todos os setores, e quando o proprietário faz

uma visita à loja, é realizada mais uma vistoria.

Estes dados corroboram com o estudo de Marques (2016), quando afirma que

atualmente as empresas enfrentam o desafio de mitigar os furtos causados por

funcionários, essas perdas podem levar a empresa a não perenidade e ao

desequilíbrio econômico. O gerente descreve ainda, que a maioria dos furtos por

funcionários ocorre por desvios de ativos tangíveis ou intangíveis. Para ele, o meio de

controle mais eficaz para os gestores descobrirem e evitarem esses furtos são os

sistemas de segurança (câmeras de monitoramento e revista pessoal). No entanto,

ele também sugere a realização de bons controles internos e auditorias.

Attie (2000), também corrobora com esses dados ao escrever sobre os

desfalques existentes nas empresas investigadas por auditores, classifica esses

desfalques em temporários e permanentes. Marques (2016), afirma que dentre as

principais formas de detectar as fraudes nas organizações a denúncia por colegas e

atuação da auditoria interna, sendo a primeira forma mais ocorrente. No entanto, as

empresas utilizam muito essa forma de auditoria para confirmar e tentar evitar os

furtos, perdas e desfalques.

Desse modo, pôde-se observar que a auditoria interna é uma ferramenta eficaz

para controles dos furtos, perdas e desfalques.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Tento em vista o objetivo de conhecer as contribuições da auditoria interna de

estoque utilizados em uma loja de departamentos como instrumento de controle e gestão

de estoque, os resultados obtidos podem auxiliar como embasamento para que novos

pesquisadores possam identificar as lacunas relacionadas a essa temática. A partir

desse estudo foi possível obter um panorama geral da auditoria interna de estoque, com

levantamento aspectos positivos principalmente no que concerne à redução de falhas,

perdas e custos.

Os dados coletados, mostram que a auditoria interna de estoque é uma

ferramenta eficiente que garante custo benefício e qualidade na logística da empresa.

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Suas características positivas, como evitar desfalques, foram altamente ressaltadas,

mostrando importância.

Observou-se que os treinamentos recebidos pelos funcionários do setor de

estoque, contribuem para a formação de profissionais qualificados que garantem um

estoque atualizado, evitando gastos desnecessários e falta de espaço.

Registrou-se que o processo de aquisição de materiais pela loja segue um fluxo

padronizado, por meio do recebimento, descarga, armazenamento e reposição na loja,

realizado por funcionários capacitados e treinados. Esse fluxo evita perdas, perdas de

vendas e fraudes.

Foi possível observar que auditoria realizada pela filial garante a padronização

entre as lojas, mantendo a qualidade e eficiência dos procedimentos internos. Na

empresa pesquisada a auditoria de estoque é realizada mensalmente por dois

estoquistas conferentes e um auxiliar de estoque, via televisão ou através de câmeras

de monitoramento, o que proporciona maior transparência, segurança, confiabilidade

e evita falhas e prejuízos.

Dentre as práticas atuais de controle de estoque junto a loja de departamentos

pesquisada, foi possível observar que são realizadas diariamente a emissão de

inventários para conferências de diversos setores a produtos negativos e extraviados.

Essa conferência ocorre em duas etapas, a primeira quando chega a carreta de

produtos e a segunda no setor de bazar, proporciona ainda mais acuracidade no

processo de conferência.

Constatou-se ainda que a auditoria de estoque traz contribuições e impactos

para a empresa pesquisada, dentre as contribuições pode-se citar o custo benefício,

maior segurança, pois evita perdas, mantém o estoque, as fichas e os inventários

atualizados, poupa tempo e energia humana e elétrica; dentre os impactos foram

citados pelo gerente da empresa que a auditoria gera uma melhor qualidade na

logística, evita compras em excesso e ocupação desnecessária de espaço no

estoque.

Os resultados obtidos não encerram as discussões acerca da auditoria de

estoque, mesmo porque, esse não era o objetivo deste estudo, no entanto este estudo

traz contribuições para estudos posteriores e para os interessados no assunto.

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