Aula 01 - Análise e Avaliação de Projetos

Gestão de Projetos

Facilitador:

Hélio dos AnjosEspecialista Clínico

Prof. Hélio dos Anjos 217/04/2023

1 Introdução

“O pecado maior num projeto não está na apresentação: está na objetividade.”

Amyr Klink


Autor (es) Definição

Maximiano (2002, p. 36)

Um empreendimento temporário ou uma sequência de atividades com começo, meio e fim programados que têm por objetivo fornecer um produto singular, dentro das restrições orçamentárias.

Buarque (1984, p. 25)

Um conjunto ordenado de antecedentes, pesquisas, suposições e conclusões que permitem avaliar a conveniência (ou não) de destinar fatores e recursos para o estabelecimento de uma unidade de produção determinada.

Holanda (1975, p. 95)

O projeto corresponde ao conjunto de informações sistemáticas e racionalmente ordenadas, que permite estimar custos e benefícios de um determinado investimento.

Menezes (2003, p. 44) alinha-se à definição do

PMI* - Project Management Institute

Um empreendimento único que deve apresentar um início e um fim claramente definidos e que, conduzido por pessoas, possa atingir seus objetivos respeitando os parâmetros de prazo, custo e qualidade.

GLOSSÁRIO

* PMI – é a maior entidade mundial sem fins lucrativos voltada ao Gerenciamento de Projetos. Fonte: www.pmisp.org.br/home.asp

1. Definições de Projeto segundo os autores Maximiano, Buarque, Holanda e Menezes


1.1. Definição de Projeto segundo nosso entendimento

O que é um projeto?

“Empreendimento único que deve apresentar um início e um fim claramente definidos e que, conduzido por pessoas, possa atingir seus objetivos respeitando os parâmetros de prazo custo e qualidade”


1.1 Benefícios da gestão de projetos

Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos;Otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e materiais necessários;Documentar e facilitar as estimativas para futuros projetos.

Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado. Se acontecer de:

o projeto ficar abaixo do orçamento previstoo projeto terminar mais rápidoo projeto consumir menos materiais e pessoaso cliente ser surpreendido pela qualidade do resultado do projetoo projeto gastou menos recursos do que o previsto

...pode ter ocorrido uma falha no planejamento que permitiu que os recursos fossem superestimados e, não uma vitória da economia.


Características técnicas de um projeto bem sucedido:

• ser concluído dentro do tempo previsto;

• ser concluído dentro do orçamento previsto;

• ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdícios;

• ter atingido a qualidade e a performance desejada.


1.2 Por que um projeto falha?Um projeto pode gerar vários benefícios, mas muitas vezes

os projetos falham, ou não atingem os resultados esperados. Muitas falhas decorrem dos obstáculos naturais, pois estão fora do controle do gerente do projeto. São eles:

mudanças na estrutura organizacional da empresa; mudanças na tecnologia; evolução nos preços e prazos; complexidade encontrada no projeto. Outras vezes, as causas dos insucessos são decorrentes

de falhas gerenciais, que podem ser evitadas, tais como:

metas e objetivos mal estabelecidos; o projeto inclui muitas atividades e muito pouco tempo

para realizá-las; estimativas financeiras incompletas;


o projeto é baseado em dados inadequados ou insuficientes, deixando em segundo plano os dados históricos de projetos similares e, até mesmo análises estatísticas efetuadas;

não foi destinado tempo para as estimativas e o planejamento;

não se conheciam as necessidades de pessoal, equipamentos e materiais.

Ninguém verificou se as pessoas envolvidas nas atividades tinham conhecimento necessário para executá-las;

Cabe ao gerente de projeto e à sua equipe controlar as possibilidades de insucessos mencionadas.


1.3 Conceitos Gerais

Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.

Gerenciamento de Projeto: A aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas de projetar atividades no intuito de atender ou exceder as necessidades ou expectativa dos Stakeholders .

Ciclo de vida do projeto: Conjunto de fases sequenciais do projeto, cujos nomes e números são determinados pela necessidade de controle da organização ou das organizações envolvidas no projeto.



Fase do projeto: Um conjunto de atividade logicamente relacionada que culminam com a entrega de um deliverable (produto) importante.

Deliverable: Produto mensurável, tangível, resultado ou item que deve ser produzido para completar um projeto ou parte dele.

Stakeholders: São indivíduos ou organizações que estão envolvidas ativamente no projeto ou talvez sejam impactados pelas atividades do projeto.

Este impacto pode ser tanto positivo quanto negativo, afetando os stakeholders com o resultado da execução do projeto.


Patrocinadores (sponsors): Investidores, diretores,

supervisores de alta gerência, clientes (externo e internos), etc. É a pessoa que dá cobertura política e fornece apoio ao projeto junto a alta gerência. Pode ser a pessoa que libera a verba do projeto e/ou que auxilia a fixação da autoridade do Gerente de Projeto. �

Sponsor é quem delega poderes �ao Gerente de Projeto.


Participantes: Gerente e equipe de projeto, fornecedores, empreiteiros, especialistas, agências reguladoras etc.

Externos: Ambientalistas, líderes de comunidade, mídia, grupos comunitários, familiares dos integrantes do projeto.

Steering Committe: É um comitê de patrocinadores ou � �conselho do projeto constituído � �para a solução de desafios maiores, atinentes ao projeto, mas que ultrapassem os seus limites. Ele é deliberativo e atua na busca de apoio nos altos escalões da Corporação.


1.4 Características de um projeto

Empreendimento não repetitivo é um evento que não faz �parte da rotina da empresa. É algo novo para as pessoas que irão realizar;

Sequência clara e lógica de eventos o projeto é �caracterizado por atividades encadeadas logicamente de modo a permitir que, durante a execução, o acompanhamento e o controle sejam precisos;

Início, meio e fim todo o projeto respeita um determinado �ciclo de vida, isto é, tem uma característica temporal. Muitas vezes o término de um projeto coincide com o início de outro.

Objetivo claro e definido ao se iniciar um projeto, é de �fundamental importância que se saiba onde se quer chegar, qualquer caminho parecerá poder atendê-lo e, a possibilidade de fracasso torna-se muito mais elevada;


Conduzido por pessoas o cerne fundamental de qualquer �projeto é o homem. Sem ele, o projeto não existe, mesmo que se disponha de modernos equipamentos de controle e gestão;

Parâmetros pré-definidos todo projeto necessita ter �estabelecidos valores para prazos, custos, pessoal, material e equipamentos envolvidos, bem como a qualidade desejada para o projeto. É impossível estabelecer previamente, com precisão, esses parâmetros. Todos eles serão identificados e quantificados no decorrer do plano de projeto. Entretanto, os parâmetros iniciais vão atuar como referências para o projeto e sua avaliação.

Os projetos atingem todos os níveis da organização. Podem envolver uma pequena quantidade de pessoas, ou milhares delas. Podem levar menos de um dia, ou vários anos. Podem ser aplicados a todas as áreas do conhecimento humano, e muitas vezes precisa ser subdividido em partes, de fácil gerenciamento e controle, chamadas subprojetos.


Como exemplo de projetos podemos citar:

Informatização da empresa ou de um determinado setor;

Instalação de uma nova planta industrial;

Reestruturação de um setor da empresa;

Construção de uma casa; Realização de uma viagem; Etc.

1.5 Exemplos de projetos


ˉ Gerenciamento de Integraçõesˉ Gerenciamento de Escopoˉ Gerenciamento de Tempoˉ Gerenciamento de Custosˉ Gerenciamento de Qualidadeˉ Gerenciamento de Recursos Humanosˉ Gerenciamento de Comunicaçãoˉ Gerenciamento de Riscosˉ Gerenciamento de contratos

2 Áreas de conhecimento


Processo responsável por aquisição de bens e serviços externos à organização.

Atividades:

2.1 Contratos

ˉ Planejamento de Aquisiçõesˉ Preparação das Aquisiçõesˉ Obtenção de Propostasˉ Seleção de Fornecedoresˉ Administração de Contratosˉ Encerramento de Contratos


Processos requeridos para efetivamente na identificar, analisar e responder riscos do projeto.

Atividades:

ˉ Identificação dos Riscosˉ Quantificação dos Riscosˉ Desenvolvimento das Respostas aos Riscosˉ Controle de Respostas aos Riscos

2.2 Riscos


Processo requerido para garantir a geração apropriada e oportuna das informações do projeto, bem como a disseminação, coleta e armazenamento das mesmas.

Atividades:

ˉ Planejamento das Comunicaçõesˉ Distribuição das Informaçõesˉ Relatório de Desempenhoˉ Encerramento Administrativo

2.3 Comunicação


Processos requeridos para possibilitar o uso efetivo das pessoas envolvidas com o Projeto.

Atividades:

ˉ Planejamento Organizacionalˉ Montagem da Equipeˉ Desenvolvimento da Equipe

2.4 Recursos Humanos


Processos requeridos para garantir que o projeto irá satisfazer às solicitações do cliente.

Atividades:ˉ Planejamento da Qualidadeˉ Garantia da Qualidadeˉ Controle da Qualidade

2.5 Qualidade


Processo necessário para assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado.

Atividades:

Planejamento de Recursos;Estimativas de Custos;Orçamento;Controle de Custos.

2.6 Custos


Processo requerido para assegurar a finalização do projeto no prazo.

Atividades:

ˉ Definição das atividadesˉ Sequenciamento das atividadesˉ Estimativa da duração das atividadesˉ Desenvolvimento do Cronogramaˉ Controle do Cronograma

2.7 Tempo


Processo usado para identificar todo o trabalho requerido para concluirmos o projeto com sucesso.

Atividades:

ˉ Iniciaçãoˉ Planejamento de Escopoˉ Definição do Escopoˉ Verificação do Escopoˉ Controle de Alteração de Escopo

2.8 Escopo


Processos requeridos para coordenar apropriadamente os vários elementos do Projeto.

Atividades:

ˉ Plano de desenvolvimento do Projetoˉ Plano de execução do Projetoˉ Controle de mudanças

2.9 Integração


3 Ciclo de vida do projetoTodo o projeto pode ser subdividido em determinadas fases

de desenvolvimento. Esta subdivisão permite um melhor controle total de recursos gastos.

O ciclo de vida pode se dividido em um conjunto de fases, que, por sua vez, é subdividido em estágios, que é subdividido em atividades ou tarefas específicas em cada projeto. Deve-se tomar cuidado para não confundir o ciclo de vida do projeto e o do produto da fase.


É a fase inicial do projeto, quando uma determinada necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado a ser resolvido por ele.

Responsabilidades e objetivos:

ˉ Obter dadosˉ Identificar necessidades e alternativasˉ Estabelecer objetivos, riscos, viabilidade,

estratégiasˉ Estimar recursosˉ Desenvolver Project Charterˉ Apresentar proposta

3.1 Concepção


Fase responsável por identificar e selecionar as melhores estratégias de abordagem do projeto. Nesta fase os planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, suprimentos e recursos humanos também são desenvolvidos.

3.2 Planejamento


ˉ Definir membros da equipe básicaˉ Estabelecer escopoˉ Estabelecer planejamento master, WBS, orçamento,

políticas e procedimentosˉ Avaliar riscosˉ Confirmar e obter aprovação para prosseguir


É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase.


ˉ Preparar a organizaçãoˉ Estabelecer requisitos técnicos detalhadosˉ Preparar e executar os work

packages (pacotes/grupos de trabalho, que geram os sub-produtos)

ˉ Dirigir monitorar e controlar escopo, qualidade, tempo, custo, etc.

3.3 Execução


É a fase quando a execução dos trabalhos é avaliada através de auditoria interna ou de terceiros.


Rever e aceitar o projeto; Transferir responsabilidades; Documentar e avaliar os resultados; Lessons learned (fazer relatório de lições aprendidas); Desmobilizar e redirecionar os recursos.

3.4 Conclusão


ˉ Liderançaˉ Comunicaçãoˉ Negociaçãoˉ Solução de Problemasˉ Influência na Organização

4 Habilidades do gerente de projetos


4.1 Influência na organizaçãoInfluenciar na Organização envolve a habilidade de �conseguir

que as coisas sejam feitas.�

Requisitos para Influenciar a Organização:

ˉ Entendimento das Estruturas Formais e Informais de todas as organizações envolvidasˉ Entendimento dos mecanismos de Política e Poder.

Poder é uma Capacidade Potencial• de influenciar comportamento�• de modificar o curso dos acontecimentos�• de vencer resistências�• de conseguir que as pessoas façam coisas que de �

outra forma não fariam


Administração de conflitos:

ˉ Retirada estratégica

Quando você não pode vencer Para ganhar tempo para analisar Para preservar a neutralidade ou a reputação

ˉ Panos quentes

Para atingir um objetivo extremamente difícil Para manter a harmonia Quando você vai perder de qualquer jeito

ˉ Negociação

Quando as duas partes precisam vencer Quando você não pode vencer Quando você não tem certeza que está com a razão


ˉ Colaboração

Para reduzir custos Quando as habilidades se complementam Quando a confiança na capacidade técnica do outro

ˉ Força

Quando você tem razão Numa situação de ou ele ou eu� � Diante de altos riscos


4.2 Solução de problemas

ˉ Origem dos Problemas

Internos (um funcionário chave foi designado para outro projeto)

Externos (uma solicitação para início dos trabalhos não é respondida)

ˉ Natureza dos Problemas

Técnica (diferenças de opiniões sobre a melhor forma de especificar o produto)

Gerencial (um grupo funcional não está produzindo de acordo com o plano)

Interpessoal (confronto de estilos e personalidades)



4.3 Negociação

ˉ Arte de discutir com os outros com o objetivo de se chegar a um Acordoˉ Formas de Negociar Acordos

Diretamente Por Negociação Assistida (Mediação, Arbitragem)

ˉ Características das Negociações

Ocorrem em torno de diversas questões Ocorrem em diversos momentos Ocorrem em vários níveis de projeto

ˉ Tipos de questões

Escopo, custo, cronograma, recursos, mudanças, contrato, etc.


4.4 Liderança

• Estabelecer direção: Desenvolver ao mesmo tempo uma visão de futuro e as estratégias de mudanças para atingir esta visão.

• Alinhar pessoas: Comunicar esta visão, através de palavras e ações, às pessoas cuja cooperação possa ser necessária para atingir esta visão.

• Motivação e Inspiração: Ajudar as pessoas a adquirirem energia para superar resistências a mudanças que podem ser de caráter político, burocrático e relacionada a recursos.


4.5 ComunicaçãoComunicar envolve troca de informação, assim como é

mostrado na figura abaixo.


ˉ Dimensões da comunicação

Oral e escrita, falada e ouvida Interna (dentro do projeto) e Externa (cliente, mídia, público) Formal (relatórios, resumos) e Informal (conversas diretas,

memorandos) Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal

(entre pares)

ˉ Técnicas

Estilos de redação: voz passiva ou ativa, estrutura de frase, escolha de palavras.

Técnicas de apresentação: linguagem da corporação, desenho dos visuais de suporte.

Técnica de reuniões: preparação de agenda, tratamento de conflitos.


5 Influências sócio-econômicas

As influências sócio-econômicas incluem uma ampla gama de assuntos e questões. Muitas alterações sócio-econômicas podem afetar os projetos, traduzindo-se usualmente em defasagem de tempo.

Principais Categorias que frequentemente afetam Projetos:

ˉ Regulamentos e Padrõesˉ Internacionalizaçãoˉ Influências Culturaisˉ Sustentabilidade Ambiental Sócio-Econômica


5.1 Sustentabilidade Ambiental Sócio-EconômicaProjetos são planejados e implementados dentro de um

contexto social, econômico e ambiental. Eles têm impactos positivos e/ou negativos (com ou sem a intenção de) dentro de um contexto.

Responsabilidades das organizações:

Impactos resultantes de seus projetos (destruição acidental de sítios arqueológicos durante projeto de construção de uma estrada);

Efeitos do projeto nas pessoas, economia e ambiente muito depois da implementação (a estrada pode facilitar o acesso e a destruição de um ambiente virgem).


5.2 Influências culturais

Cultura é a totalidade dos padrões de comportamento �socialmente transmitidos, artes, crenças, costumes e outros produtos do trabalho e do pensamento humano. Todo projeto �deve funcionar dentro do contexto de uma ou mais normas culturais.

Área de Influência que afeta a forma de como as pessoas e organizações interagem:

Práticas políticas, econômicas, demográficas, éticas, educacionais, étnicas e outras áreas de costume;

Crenças e atitude.


5.3 Internacionalização

À medida que mais e mais Organizações se engajam em trabalhos que ultrapassam as fronteiras nacionais, o mesmo acontece com seus projetos. Com acordos como ALCA, UNIÃO EUROPÉIA, MERCOSUL os Governos tendem a estimular ainda mais esta tendência.

ˉ Diferenças de Fuso Horárioˉ Feriados Nacionais e Regionaisˉ Solicitações de viagens para reuniões presenciaisˉ Logística de teleconferênciaˉ Inconstantes Diferenças Políticas


5.4 Regulamentos e padrões

Padrões evoluem para Regulamentos de fato. Padrões frequentemente iniciam como diretrizes, que descrevem uma abordagem preferencial, e mais tarde, com a adoção generalizada, se transformam num regulamento de fato (por exemplo, o uso do Método do Caminho Crítico para definir o cronograma dos principais projetos de construção civil).

Padrão é um documento que provê, pelo uso comum e repetitivo...

ˉ Regrasˉ Diretrizes ou características de produtosˉ Processos ou serviçosˉ Aprovado por um organismo reconhecido. Ex.: ISOˉ Cuja Obediência NÃO É OBRIGATÓRIA

Ex.: Tamanho de Disquete, estabilidade térmica dos fluidos hidráulicos.


Regulamento é um documento que estabelece:

ˉ Características de produtos, processos e serviçosˉ Condições Administrativas aplicáveisˉ Sua obediência é OBRIGATÓRIA

Ex.: Código de Obras


6 Referências

KEZNER, H. Gestão de Projetos: as Melhores Práticas. Tradução de Marco Antônio Viana Borges, Marcelo Klippel e Gustavo Severo de Borba. Porto Alegre: Bookman, 2002.______. Project Management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 7th ed. PMI, 2000.PAGE-JONES, M. Gerenciamento de Projetos. McGraw Hill, 1990.PMI. Disponível em: www.pmi.org.PMI-Brasil. Disponível em: www.pmi.org.br.PMI-MG. Disponível em: www.pmimg.org.br.PMI-SP. PMI - Pólo São Paulo. Disponível em: www.pmisp.org.br.VIEIRA, Marconi F. Gerenciamento de Projetos de Tecnologia da Informação. Rio de Janeiro: Campus, 2003.

http://www.pmi.org/

http://www.pmi.org.br/

http://www.pmimg.org.br/

http://www.pmisp.org.br/

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