AULA 2 GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Gestão de Projetos

• O que é um Projeto?

• O que é Gerência de Projeto?

O que é um Projeto?

Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos.

Darci Prado

É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações.

American Management Association

Diferença entre Projeto e Operação

Projetos • É um esforço temporário e único.

• A equipe planeja e executa o projeto

• Enfrenta escopos que podem ser desconhecidos

• Utiliza equipe multidisciplinar

• Termina com um resultado único e específico

• Exemplo: A minha mudança de residência

Operações • É um esforço contínuo , estável,

repetitivo e consistente.

• As pessoas desempenham as mesmas tarefas a cada ciclo do processo

• Não exige uma equipe multidisciplinar

• O controle de produtividade é estabelecido em torno de metas de produção

• Exemplo: O trabalho da empresa de mudanças

Projeto e Operação

Processo A1

Processo A2

Idéia

Projetos e Planejamento Estratégico

Projetos são normalmente iniciados para alcançar um objetivo estratégico das organizações, como resultado de uma ou mais das seguintes razões:

• Demanda do mercado

• Necessidade do negócio

• Pedido de um cliente

• Avanço tecnológico

• Requisito legal

Gerência de Projetos

• É a sistematização e a organização dos processos de Definição, Planejamento, Execução, Controle e Conclusão de Projetos.

• São técnicas e métodos de Administração, aplicados para estimar, planejar e controlar atividades com o objetivo de alcançar um resultado final dentro de determinado prazo, custo e de qualidade.

Onde se utiliza GP

• Implantação de TI e Telecomunicações

• Desenvolvimento de Novos Produtos e Serviços

• Projetos de Engenharia

• Projetos de Marketing

• Projetos de Manutenção

• Melhoria de Processos

Papel de um Gerente de Projetos

• Responsável por atingir os objetivos do projeto

• Seu papel difere do Gerente Funcional e do Gerente de Operações

• Em alguns casos se reporta ao Gerente Funcional

As vantagens desta abordagem gerencial

As principais vantagens de GP

• Maior satisfação do Cliente

• Ciclo de desenvolvimento mais curto

• Custos menores

• Decisões mais eficazes

• Menos improviso

Outras vantagens de GP

• A entrega é feita dentro do prazo contratado

• O orçamento é respeitado

• A identificação antecipada dos problemas permite planejar e realizar ações corretivas

• Criar um produto ou prestar um serviço de qualidade na primeira vez

Mais vantagens de GP

• O planejamento e o compartilhamento de recursos aprimora a eficiência (reduz custos).

• A comparação do Realizado com o Planejado melhora o desempenho dos projetos.

Vantagens adicionais de GP

• A utilização de procedimentos, formulários e modelos amigáveis sistematiza o trabalho.

• A comunicação previamente planejada facilita a entrada, saída, distribuição, freqüência e no arquivamento de dados do projeto.

A implantação de Gestão de Projetos

Como implantar GP ?

• Disseminar em toda a organização os princípios e a metodologia de Gerência de Projetos

• Implementar normas e procedimentos com as quais os patrocinadores e as equipes de projeto se nortearão.

• Formar as Equipes de Projeto e desenvolver as habilidades pessoais

• Disponibilizar orientadores internos ou externos capazes de apoiar as equipes.

• Constituir um comitê definidor de prioridades para os projetos.

Quais as restrições à aplicação da GP ?

• Um bom gerenciamento de projetos exige um investimento inicial de tempo e esforço • Não há tempo para Planejar, mas sempre há tempo

para improvisar e fazer de novo.

• A organização não está comprometida • Estimativas de prazo e de custo não são realistas.

• A organização não sabe como utilizar GP • Utiliza algumas ferramentas por pressão do

mercado.

Por que algumas empresas não se utilizam de GP ?

• A organização utilizou a GP de modo inadequado. • Não há integração: diferentes grupos têm

objetivos diferentes

• A organização tem medo de controle. • Cultura do improviso

• Orientação para o produto e não para o processo.

PRODUTO

porque

As quatro restrições em GP

Escopo

O que

Qualidade

Quanto bom

Custo

Por quanto

Tempo

Quando

Desempenho

Esforço

Competitividade Viabilidade

As cincos fases de GP

• Definição

• Planejamento

• Execução

• Controle

• Conclusão

Definição Planejamento

Controle Execução

Conclusão

Definição

• Estudar a viabilidade de realizar um projeto

• Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve alcançar.

• Determinar as expectativas dos envolvidos no projeto – usuários, clientes, direção e outros.

• Definir o escopo geral do projeto.

• Selecionar os primeiros integrantes da equipe do projeto.

• Formalizar a constituição do projeto.

Planejamento

• Detalhar o escopo do projeto em termos de resultados, prazo e recursos.

• Listar as atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto.

• Seqüenciar as atividades de maneira mais eficiente possível.

• Elaborar um cronograma e um orçamento viável para alocar recursos às atividades necessárias para concluir o projeto.

• Obter a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.

Execução

• Gerenciar a equipe do projeto

• Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto.

• Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto.

• Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execução.

• Assegurar os recursos necessários – dinheiro, pessoal e equipamentos – para executar o projeto aprovado.

Controle

• Monitorar os desvios do programado.

• Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado.

• Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo.

• Quando necessário, reprogramar o projeto.

• Quando necessário, ajustar o nível de recursos.

• Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.

Controle

• Monitorar os desvios do programado.

• Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado.

• Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo.

• Quando necessário, reprogramar o projeto.

• Quando necessário, ajustar o nível de recursos.

• Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.