AULA 6 PLANEJAMENTO DE EVENTOS PR-EVENTO CRIATIVIDADE EM EVENTO
PREPARAO E DESENVOLVIMENTO DO EVENTO Uma vez analisadas as etapas
da viabilidade do evento e de sua coordenao, passaremos agora a
relatar a composio, preparao de um evento. Estaremos estudando as
principais etapas da elaborao de um planejamento e ainda, a
criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo,
diferente, nico perante o pblico-alvo e as empresas patrocinadoras
e parceiras. - CRIATIVIDADE EM EVENTO O primeiro passo a ser dado
logo aps a verificao da viabilidade do evento e com relao ao tema e
os atrativos que poderemos proporcionar para os participantes de um
evento. A escolha criativa do tema Um tema criativo, oportuno,
inovador, atual, polmico garantia de sucesso de qualquer evento.
Vale lembrar que o marketing do evento j comea com a natureza e a
relevncia do tema escolhido. O tema ou a mensagem que se pretende
transmitir pelo evento dever ser estabelecido ou inspirado de forma
a motivar o interesse e a participao do pblico-alvo. No toa que o
grupo Corpo a mais famosa companhia de dana do pas. A razo do seu
sucesso est principalmente na feliz escolha (e, sobretudo,
criativa) de seus temas de apresentao. Um dos temas da companhia
Benguel que representa o seguinte: "Benguel uma palavra entendida
aqui como uma fuso de Benguela, nome de uma regio situada ao
sudoeste de Angola, com o fonema 'l', que em quimbundo quer dizer
nostalgia: banzo, saudade - ou seja, saudade dos terras livres e
frteis do longnquo reino africano". A criatividade temtica da
companhia desponta nos seguintes comentrios: "Nos temas abordados,
o grupo no peca pela mesmice ou pelos lugares-comuns... Eles
conseguem dosar influncia e conceitos prprios". H casos, no
entanto, em que o tema inovador, mas faltam idias para explor-lo de
forma criativa durante a concepo e o desenvolvimento do evento.
Vejamos um outro exemplo do que pode ocorrer quando a temtica do
evento sofre desgaste e o evento ganha vitalidade com um novo
tratamento. O Free Jazz Festival comeou com a temtica do Jazz. Em
razo do isolamento do jazz, e do estreitamento do seu mercado, a
direo do evento optou por "abranger diversas esferas musicais, que
so variadas, excitantes e relevantes para nossos dias". Mantida a
temtica central - o jazz - o evento ganhou maior amplitude musical,
com a incorporao de novas modalidades musicais. Com isso, o evento
adquiriu maior relevncia cultural, maior divulgao, visibilidade e
ampliou enormemente seu pblico. Um caso de insucesso na atualizao
de temas o Bale Bolshoi. O tema de seus espetculos baseia-se no
romantismo. "Cada pea mostra um amor transcendente e impossvel, uma
musa inspiradora e um heri abnegado".Planejamento de Eventos Profs.
Carlos Eduardo Loureno e Marcelo Simioni 1
A criatividade de um evento j comea na escolha do seu tema. H
temas sociais, culturais, tnicos, histricos, msticos, futuristas.
Umberto Eco (1983: 16) fala de "passadizao" e "presentificao" ao
analisar a imaginao norte-americana de idealizao do falso absoluto
em seus museus, shows, exposies, parques temticos e eventos. A
"passadizao" o processo de identificao com o passado, por meio de
uma projeo ficcional-cientfica, pela qual so reconstrudos cenrios
de fatos histricos e revivida sua atmosfera, com apresentaes,
representaes e imagens. A "presentificao", por sua vez, compreende
o nivelamento do passado, a fuso cpia/original e o achatamento
verdadeiro/falso e antigo/moderno. Tudo o que passado apresenta-se
como algo do presente, tamanha a simulao e a capacidade de criao de
verdade absoluta. Podemos falar tambm de "futurizao" numa aluso
abordagem de temas futuros, de criao de cenrios e de projetos
futuristas. O sucesso do tema do evento depende fundamentalmente
das respostas para as seguintes questes: O que o evento transmite
para o pblico? O que o pblico sente ao ver e participar do evento?
O resultado esperado uma apresentao perfeita, um espetculo para o
pblico, ambos determinantes para o sucesso do evento. Todo esforo
criativo na concepo e na conduo de um evento de qualquer natureza
deve ter como ponto de partida as respostas para uma nica pergunta:
o que proporciona prazer paralelo e complementar ao pblico presente
ao evento? As respostas esto nos fatores de sucesso de um evento,
ou seja, as suas fontes de prazer listadas a seguir: Escolha do
tema, da idia-central e a sua transposio para a cena e o ambiente
do evento; O virtuosismo e o desempenho dos atores do espetculo; A
agregao de novos elementos e a combinao desses elementos; A criao
de momentos memorveis; A finalizao empolgante. O tema constitui a
idia-central do evento. a sua idia-fora, o seu principal ncleo de
criao. Dele surgem todas as demais idias suplementares que do vida,
empolgao, ousadia ao evento. H temas atuais, como o mundo virtual,
a economia digital, os quinhentos anos do Descobrimento do Brasil e
tudo o que for considerado moderno, ps-moderno, futurista, atual e
contemporneo. Mas no basta escolher o tema capaz de atrair a ateno
do pblico. preciso saber transport-lo para a cena e o ambiente do
evento.
Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Loureno e Marcelo
Simioni
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A criatividade nos eventos Logo aps a escolha de um tema
chamativo, os organizadores do evento devem se atentar em explorar
a criatividade para entreter, interagir o pblico-alvo, saindo da
mesmice e do cotidiano que acabam afastando boa parte dos
interessados em participar do evento. Para De Bono (1985: 153)
existem dois tipos de criatividade: a criatividade da inocncia e a
criatividade da fuga. O que diferencia ambos o conhecimento das
regras, diretrizes, procedimentos e processos. Na criatividade da
inocncia, o processo criativo livre, despojado, espontneo, porque o
agente criador desconhece totalmente as regras, diretrizes,
procedimentos e processos que definem a atividade objeto da criao.
um pensar livre de restries, limites e impedimentos. Para o agente
criador, o objeto de sua criao novo, totalmente desconhecido. Na
criatividade da fuga, rompem-se os padres vigentes. Ao assim
proceder, o agente criador, que conhece as regras, diretrizes,
procedimentos e processos procura ignor-los deliberadamente. Da o
conceito de "fuga", com o significado de rompimento dos padres
vigentes, "fuga do modus operandi" atual. Como afirma De Bono, " o
abandono dos pontos de vista tradicionais na busca de novos
conceitos e percepes". Na rea de eventos, h um predomnio da
criatividade de fuga. Criadores e gestores de eventos rompem as
barreiras do "realizar um show de msica", "encenar uma pea de
teatro", "promover um festival de dana", "uma mostra de cinema",
"um festival gastronmico", "um jogo ou competio esportiva" e pensam
sobre novas regras do showbizz. quando os eventos esportivos,
sociais, culturais, educacionais, e de negcios do lugar a
megaeventos de entretenimento, lazer e diverso. Revendo padres e
ultrapassando os limites, os criadores de eventos ampliam o escopo
das atividades dos eventos e lhes conferem uma nova natureza
multifuncional, multifacetada ou setorial. Por exemplo, uma feira
de livros, como a Bienal Internacional do Livro, torna-se um
"festival de cultura", com atividades diversas - venda e promoo de
livros, cursos, palestras, oficinas e shows. Um jogo de futebol
ganha caractersticas de show de entretenimento com atraes diversas,
do tipo concurso de torcidas, shows no intervalo, distribuio de
brindes, msica, fogos, adereos, luzes, chuva de confetes, cerimnias
de premiao. Os eventos funcionais - eventos esportivos, sociais,
culturais, educacionais, ecolgicos - do lugar aos eventos
multifuncionais ou multifacetados - eventos esportivos com
atividades e eventos sociais, culturais, educacionais; eventos
culturais e eventos educacionais, juntos num nico evento. E assim
sucessivamente, prevalecendo o conceito de "mixing de atividades".
Os eventos especializados, como feiras de livros e de negcios,
abrem novos espaos para outros setores, como entretenimento, msica,
esportes, fazendo do evento especializado, um evento
multiespecializado. Os eventos setoriais - as exposies de arte -
modularizam-se e tornam-se eventos temticos. Os eventos cedem espao
para atividade virtualizadas e, com isso, ampliam a sua audincia
por meio do acesso via Internet.Planejamento de Eventos Profs.
Carlos Eduardo Loureno e Marcelo Simioni 3
A interatividade e o experimentalismo criam novas opes de
entretenimento para o pblico dos eventos. As suas verses
convencional - o pblico espectador passivo - e tradicional - a
performance exclusiva do artista - cedem lugar s verses interativas
e experimentais, nas quais o pblico parte do evento ao interagir
com os protagonistas do evento e tambm produz arte, ao manipular
objetos e participar do cenrio. O quadro a seguir apresenta algumas
"pistas e caminhos" para pensar criativamente os eventos: Pontos de
reflexo Conceito Viso Objetivos Formas Possibilidades de realizao
Regras bsicas Pense num novo conceito de evento. Mude a sua viso de
evento, crie novas vises de evento. Formule novos objetivos. Pense
em novas formas para seu evento. Defina novas possibilidades de
realizao do evento.
A evoluo exposta demonstra a quebra de padres, o pensar criativo
em eventos. A ordem mudar, reformular. Mude o conceito, a viso, os
objetivos, as formas e as possibilidades de realizao do evento.
Alguns tpicos para serem refletidos no processo de criatividade dos
eventos: A criatividade na montagem dos espaos alternativos. A
criatividade na definio de um calendrio de eventos. A criatividade
em eventos temticos e megaeventos de entretenimento. A criatividade
em eventos que tenham impacto com as tecnologias digitais. A
criatividade eventos virtuais. A criatividade em eventos que
proporcionem diverso. A criatividade em eventos que proporcionem
espetculos. A criatividade no cenrio e na programao do evento.
Portanto, um evento que apresenta um tema novo, criativo,
atividades diversificadas, idias ousadas, seus objetivos
transcendem o escopo das atividades propostas. Busca diverso, emoo,
atratividade e alavancagem de novos negcios para seus investidores
e parceiros. Pense no evento a partir do binmio forma-contedo. O
formato do evento a sua natureza, o seu carter, real, virtual ou
ambos e as caractersticas de suas atividades e operaes, bem como o
seu lcus de realizao. - PLANEJAMENTO DE EVENTOS PR-EVENTO PREPARAO
E DESENVOLVIMENTO O planejamento, a exemplo de qualquer atividade
humana, a pea fundamental num processo de organizao de evento. o
primeiro esforo organizacional que engloba todas as etapas de
preparao e desenvolvimento do evento. a fase decisiva do evento, na
qual esto inseridas o roteiro do projeto e o planejamento de todas
as atividades, o detalhamento de receitas e despesas esperadas, a
deciso de que tipo de fornecedores e profissionais dever ser
contratado.
Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Loureno e Marcelo
Simioni
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Tema do evento O tema do evento ou o nome com que ser conhecido
facilitar a divulgao e sua memorizao. A estrutura ou formato
escolhido e a programao planejada podem definir a tipologia do
evento: ser uma jornada ou um congresso? Pense bem nessa etapa.
Portanto, o tema ou a mensagem deve inspirar e motivar o interesse
e a participao do pblico-alvo, assim, ele dever identificar-se com
o perfil das pessoas e dos grupos que constituem o universo do
evento planejado, ou seja, origem, nvel cultural e social, poder
aquisitivo, faixa etria, sexo, estado civil, nacionalidade, etc.
Trs caractersticas bsicas devem ser observadas: Clareza: a
linguagem usada no deve permitir dvidas de interpretao e deve estar
perfeitamente adequada ao pblico a que se destina. Todos os que
tomarem conhecimento do temrio devem interpreta-lo de forma nica;
Antecedncia: os participantes potenciais devem ter conhecimento do
tema com a maior antecedncia possvel, uma vez que isso gera
interesse de patrocnios, parcerias, apoios e participaes e
inscries; Atualidade: as discusses devem girar em torno dos
acontecimentos mais recentes, que envolvam o tema escolhido e se
manter fiis aos objetivos estabelecidos. A identificao do tema do
evento tambm deve conter os seguintes parmetros: NMERO XIII NMERO 8
TIPOLOGIA JORNADA OU TIPOLOGIA FESTA ASSUNTO DO PEO BOIADEIRO
ABRANGNCIA DE BARRETOS ABRANGNCIA PAULISTA ASSUNTO DE
RADIOLOGIA
Objetivos e Justificativa Como j abordamos anteriormente, na
anlise dos elementos para realizao do planejamento, os objetivos
devem ser claros, preciso, amplos e tambm especficos. Devem definir
todos os resultados, expectativas e propostas que se desejam
alcanar, bem como apresentar quais as justificativas que permitem
viabilizar a execuo do evento, alm de indicar como sero avaliados
seus resultados. Para que sejam bem elaborados, cada objetivo, aps
sua concluso, deve responder aos pontos: O qu?; Como?; Quando?;
Quanto?; Onde; Por qu?. Quanto a justificativa se torna
indispensvel o detalhamento dos motivos e importncia do evento que
acabem justificando sua realizao. Classificao do evento Os eventos
so apresentados sob diversas classificaes ou modalidades de acordo
com seu propsito, sua natureza, fato gerador entre outros aspectos.
A classificao trar noes claras quanto seu objetivo, finalidade e a
que se prepe o evento, trazendo subsdios para sua qualificao,
amplitude, abrangncia, frequncia, dimenso ePlanejamento de Eventos
Profs. Carlos Eduardo Loureno e Marcelo Simioni 5
finalidade, etc. So atravs dessas definies que de modo geral
realizamos uma harmonia com relao a divulgao, pois nos dar percepes
dos mecanismos e aes de comunicaes que ser necessrio utilizar.
Classificao por rea de interesse Aqui se refere principalmente ao
interesse da empresa, ou seja, atender aos objetivos especficos que
a organizao deseja atingir. Artstico Ambiental / Ecolgico
Assistencial Beneficente Cientfico Cvico Cultural Desportivo
Divulgao Ecoturismo Educativo Empresarial Expositivo Filantrpico
Folclrico Gastronmico Governamental Incentivo Informativo
Institucional Lazer Motivacional Poltico Promocional Religioso
Social Sindical Tcnico Turismo Etc.
Classificao em relao ao pblico-alvo a forma de como a empresa
pretende fazer com que o pblico tenha conhecimento e participe do
evento. Eventos fechados; Eventos abertos: Eventos aberto por
adeso; Evento aberto em geral. Classificao por abrangncia o critrio
adotado para saber at onde o evento deve atingir com relao aos
participantes. Tem relao como tema do evento. Mundiais;
Internacionais; Latino-americanos; Nacionais (brasileiros);
Regionais; Municipais; Locais.
Classificao por frequncia determinado principalmente para dar
clareza quanto a existncia do evento, se o mesmo ir acontecer em
outras datas ou at mesmo se s ir acontecer uma nica vez. Isso traz
condies para o pblico ter noo quanto a sua participao ou no. Assim,
como a abrangncia, a frequncia tambm tem relao com o tema do
evento. Espordicos Permanentes; nicos; De oportunidade.
Classificao por dimenso com relao a quantidade de participantes
que a empresa pretende atingir, o nmero de pessoas que estaro
presentes no evento.Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo
Loureno e Marcelo Simioni 6
Macroevento; De grande porte; De mdio porte; De pequeno
porte.
Tipologia do evento Nesta etapa a empresa visa relacionar o
evento com o pblico-alvo, procurando atender de forma mais objetiva
possvel e dar condies necessrias aos interessados em participar. O
tipo do evento encontra-se ligado diretamente ao pblico-alvo, aos
seus interesses, condies econmicas, perfil scio-cultural, entre
outros aspectos. atravs da tipologia que muitas pessoas tem sua
preferncia em participar de um determinado evento. Almoo Aniversrio
Assemblia Bazar Brainstorming Brunch Caf da manh Campanha
Campeonato Carreata Carnaval Casamento Ch da tarde Churrasco
Coffee-break Coletiva de imprensa Colquio Comemorao Competio Comcio
Concerto Concilio Conclave Concurso Conferncia Confraternizaes
Congresso Conveno Coquetel Coral Curso Debate Desfile Encontro
Entrevista coletiva Excurso Exposio Feira Festa Festival Formatura
Frum Gincana Happy hour Homenagem Inaugurao Jantar Jornada
Lanamento de livro Lanamento de produto Leilo Mesa-redonda Micareta
Missa Mostra Noite de autgrafos Oficina Olimpada Open day Opera
Outorga de ttulos Painel Palestra Passeata Pedra fundamental
Performance Pr-estria Posse Premiao Regata Retrospectiva Reunio
Roadshow Rodada de negcios Rodeio Salo Sarau Semana Seminrio Show
Showcasing Solenidade Sorteio Teleconferncia Torneio Treinamento
Vernissage Videoconferncia Visita Workshop
Local do evento O local j deve ter sido pr-definido quando
efetuamos a anlise da viabilidade do evento. A correta escolha do
local para a realizao de um evento ponto fundamental na soma de
probabilidade de sucesso. Sua adequao aos objetivos e porte do
evento imprescindvel. Data, hora e durao Tambm estabelecido
anteriormente. A fixao de data est estreitamente ligada s
possibilidades de sucesso do evento. Uma data mal escolhida pode
acarretar inmeros problemas.Planejamento de Eventos Profs. Carlos
Eduardo Loureno e Marcelo Simioni 7
Alm da questo relacionada a data e horrio do evento, a organizao
deve se atentar com o perodo de durao. Saber adequar o tempo
necessrio tambm uma das primcias para no afastar os participantes,
pois eventos muito longo poder provocar a desmotivao por parte das
pessoas interessadas. Pblico-alvo e nmero previsto de participantes
Entende-se por pblico-alvo toda pessoa fsica ou jurdica, que seu
evento pretende atingir. No podemos esquecer que independente de
qual seja o pblico, todos buscam obter, no evento, preos razoveis,
que lhes garantam segurana, conforto, qualidade de servios,
atendimento eficiente, bons ou novos produtos, conhecimentos
tcnicos e profissionais, bons relacionamentos, novas amizades, e
principalmente experincias memorveis, nicas. Aqui tambm se leva em
considerao o nmero previsto de participantes, pois essencial para
que entre em sintonia com a definio do local, data e hora.
Programao do evento Estabelecer qual ser a programao geral do
evento. a descrio organizada, seqencial das diferentes atividades
que acontecero no evento, p seja, o fluxo das diversas atividades,
ordenadas pelo tema central e temrios que possam fazer parte do
evento, data e horrio de suas realizaes. A programao definida para
facilitar a compreenso dos temrios escolhidos ou do tema central,
assim, pela programao se define a existncia de diversas tipologias
que podem fazer parte do evento para cumprir a programao desejada.
Exemplo: Num workshop ser oferecido um coffe break, um coquetel de
encerramento? Abertura da sesso - 1 workshop - Parada para o coffe
break - 2 workshop Coquetel de encerramento. Aqui tambm, deve-se
estabelecer se o evento ter outros eventos complementares,
simultneos na programao. A programao de eventos complementares
poder ampliar a rea de atuao do evento principal e consequentemente
a participao do pblico. Recursos materiais Por recursos materiais
entende-se toda a gama de produtos necessrios nas etapas de
operacionalizao e execuo do evento. Material de expediente: engloba
todo tipo de papis e instrumentos utilizados pela secretria e
comisso organizadora para o seu dia-a-dia: papel, circulares,
recibos, envelopes, canetas, lpis, clipes, grampeadores e grampos,
carto de visita, panes informativos, etc. Material de participante:
agrupa tudo que ser utilizado pelo participante: crach, pasta,
caneta, brindes, tickets diversos (de refeio, de estacionamento
etc.), blocos, convites, ficha de inscrio etc.; Equipamentos em
geral: rene todo e qualquer equipamento eltrico e eletrnico a ser
utilizado no pr-evento, durante o evento e at seu fechamento, como:
telefone, fax, copiadoras, micro, impressora, projetores de filmes
e slides, retroprojetor, data show, suprimentos (toner, fitas de
impressora etc.), microfones, fitas e CDS para gravao, extenses,
filmadoras, prismas para mesa, linhas telefnicas, celulares,
quadr-negro ou brando, pincis, giz, painis indicativos e
informativos etc.; Mobilirio: abrange as mesas, cadeiras,
poltronas, tablados, plpito, balces, divisrias,
lixeirasPlanejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Loureno e
Marcelo Simioni 8
Material de higiene e limpeza: toalhas, papel higinico,
sabonetes, lcool gel, desinfetantes, pano de cho etc. Material de
segurana e proteo: extintor de incndio, fitas adesivas e correntes
de sinalizao, grades protetoras etc. Medicamentos de primeiros
socorros e emergncia: remdios em geral, maca, desfibrilador etc.
Materiais diversos: inclui correios, comunicaes, viagens de inspeo,
combustvel, transporte, medalhas, trofus, guarda-chuvas, cordas
divisrias, carpetes e passadeiras, jornais e revistas, mastros,
bandeiras, bandejas etc. OBS: Muitos desses materiais listados sero
fornecidos pelas empresas prestados de servios especializadas e
fornecedoras do evento. Recursos humanos Deve relacionar todos os
profissionais necessrios para desenvolver a programao estabelecida,
bem como as diversas atividades j definidas, e a remunerao
proposta, alm da infra-estrutura especfica. Para as profisses mais
requisitadas, a sugesto de ter algumas pessoas "fixas", ou seja, as
que sero as primeiras a serem contratadas dentro de suas profisses,
escolhidas por seu desempenho e experincia, objetivando conseguir
ter uma equipe mais afinada e eficiente. Alm disso, essas pessoas
devem assinar contrato de trabalho temporrio antes de cada evento,
de maneira que resguarde sua empresa de processos trabalhistas.
Deve indicar as credenciais desejadas para cada funo necessria.
Cada cadastro deve ter os dados bsicos (nome e endereo completo,
idiomas, telefone, celular, e-mail etc.) do profissional, bem como
os requisitos bsicos para o desenvolvimento das funes, de acordo
com sua categoria profissional. Contratao de profissionais
especializados: refere-se a recepcionista, seguranas, eletricistas,
etc. Uniformes: deve-se verificar a necessidade de uniformizar
todas as funes que o exigirem. Alimentao: Providenciar a alimentao
de todo o staff durante a realizao do evento (inclusive na montagem
e desmontagem). Treinamento: Proceder treinamento para todas as
funes necessrias durante toda a realizao do evento (inclusive na
montagem e desmontagem). Algumas das categorias de profissionais
especializados mais utilizados em eventos: Tradutor/intrprete;
Recepcionistas; Garons exclusivos; Fotgrafo; Mensageiro;
Manobristas; Motorista; Seguranas/vigilantes; Operador de som/luz;
Encanador/eletricista; Guia turstico; Secretria bilnge; Digitador;
Operador de telemarketing;Planejamento de Eventos Profs. Carlos
Eduardo Loureno e Marcelo Simioni 9
Baby-siter; Msico/DJ; Monitor, animador, recreadores;
Cinegrafista; Pessoal de limpeza; Motoboy; Decorador; Panfleteiros;
Telefonista; Mdico, profissionais de enfermagem; Assessor de
imprensa; Bombeiros; Operador de audiovisual; Entre outros. Mestre
de cerimnia; Lembre-se em colocar as devidas regras aos
profissionais, tais como: pontualidade, interesse, eficincia na
execuo das funes, companheirismo, compromisso com o evento, nvel de
treinamento e conhecimento dos detalhes do evento, educao, jogo de
cintura para situaes difceis, cordialidade, simpatia etc. Segundo
Vinicius, em seu livro: O papel das instrues de ensino na formao
profissional, 2001, o profissional de eventos deve possuir as
seguintes habilidades: Algumas habilidades necessrias que um
profissional de eventos deve possuir: boa apresentao pessoal; ser
criativo; raciocnio lgico; percepo aguada; esprito de liderana;
saber ouvir; empatia; receber e dar feedback; ser bom negociador;
saber lidar com imprevistos e desafios; gerenciar e superar
conflitos; capacidade de interpretar dados; dominar tcnicas de
planejamento e organizao de eventos; gerenciar pessoas e recursos;
tomar decises.
Prestao de servios e fornecedores To importante como escolher os
profissionais e voluntrios que estaro fazendo parte dos trabalhos
do evento e a escolha dos seus fornecedores, das empresas
prestadoras de servios especializados. Precisamos tambm, fazer que
cada empresa se conhea, ou seja, se conheam e falem a mesma
linguagem, tendo o mesmo padro de qualidade e atendimento. Todas as
empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleo,
onde se deve analisar a competncia, reputao, experincia e qualidade
dos servios anteriormente prestados e preo justo. Todas, sem exceo,
devem ter contrato escrito previamente assinado, com descrio
detalhada de suas responsabilidades e deveres e cronograma. Para
cada produto, servio ou opcional oferecido a seus clientes, deve
haver um ou mais fornecedores j cadastrados e com contrato de
fornecimento previamente definido e assinado. As condies mnimas a
serem negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades
de cada empresa e de seus mercados. Alguns dos principais
fornecedores e empresas prestadoras de servios de um evento: Agncia
de propaganda; Agncia de viagens; Alimentao (restaurantes,
buffets); Assistncia mdica; Banco, posto bancrio e de cmbio; Banda;
Brindes; Carto de crdito; Companhia de seguros; Decorao; Espaos
para eventos; Equipamentos eletrnicos; Fotografia e filmagem;
Grfica; Gerador prprio de energia; Locadora de veculos; Limpeza e
zeladoria; Hotis; Montadora de estandes/divisrias e palco;
Mobilirio/equipamentos e acessrios;10
Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Loureno e Marcelo
Simioni
Primeiros-socorros e Ambulncia; Recursos visuais; Segurana e
vigilncia patrimonial; Sinalizao (placas, faixas indicativas,
banners, painis etc.); Sistemas de rdio e de comunicao; Sistema de
ar condicionado central;
Sonorizao/iluminao e cenrio; Txi; Traduo simultnea;
Transportadora area, rodoviria, etc. Transporte local de
participantes e convidados.
Pagamentos de taxas, impostos, tributos e comisses Incluir no s
os valores que devero ser pagos Prefeitura do local do evento (ISS,
Cadam Taxa sobre anncio, taxa sobre localizao etc.), mas tambm os
seguros necessrios e os impostos estimados sobre a receita (IRPJ,
Cofins etc.). Alm disso, no podemos esquecer o pagamento das
comisses devido, para as pessoas fsicas ou jurdicas, que realizarem
em conjunto a comercializao de estandes, merchandising, produtos,
anncios etc. Alvar e autorizaes para execuo do evento O organizador
do evento dever estar atento sobre todos os tramites necessrios
para regulamentao do evento. Nessa etapa busca verificar junto aos
diversos rgos as devidas autorizaes necessrias para liberao da
realizao do evento. Isso inclui desde Prefeituras, Polcia Militar,
Corpo de Bombeiros, transito e demais entidades que estejam ligadas
a realizao do evento. Exemplo: Alvar junto a Prefeitura. Oramento -
Anlise de despesas e receitas O oramento o demonstrativo do clculo
das receitas que se devem arrecadar e das despesas que devero ser
realizadas no evento. Dever ser expresso em vrias alternativas para
o estudo e avaliao pelo interessado das opes e deciso final, e
serve de base para o contrato de servios. Fluxo de Caixa Cash Flow
Sua principal vantagem est em permitir a rpida e fcil visualizao da
real situao do caixa do evento, num espao temporal determinado (no
dia, na semana, no ms ou no ano). Esse importante instrumento de
trabalho utilizado e atualizado sempre, ou seja, todas as vezes que
fora feito um gasto ou na entrada de alguma receita. Modelo de
Fluxo de Caixa - Cash FlowReceitas Saldo preexistente Comercializao
de espaos Comercializao de anncios Comercializao de produtos Doaes
Auxlios Governamentais Taxas de inscries/ingressos Patrocnio
Permuta e apoio Total de Receitas Despesas Pagamentos de taxas
Comunicao Fluxo de Caixa ou Cash Flow Agosto Setembro Outubro
1.000,00 20.000,00 2.000,00 10.000,00 5.000,00 1.000,00 5.000,00
Agosto 10.000,00 Setembro 5.000,00 10.000,00 10.000,00 Outubro
5.000,00 Novembro Novembro Saldo 1.000,00 20.000,00 12.000,00 0,00
5.000,00 0,00 10.000,00 11.000,00 5.000,00 64.000,00 Saldo 5.000,00
15.000,0011
Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Loureno e Marcelo
Simioni
Recursos humanos Prestadores de Servio Recursos materiais Total
de Despesas Total de Receitas Total de Despesas Saldo Total
10.000,00 20.000,00 5.000,00 ORAMENTO GERAL DO EVENTO -
10.000,00 20.000,00 5.000,00 55.000,00 64.000,00 55.000,00
9.000,00
Este um modelo de oramento e fluxo de caixa e seus valores so
hipotticos. Sabemos que existem outros modelos e no queremos aqui
determinar a utilizao exclusivamente deste, entretanto, acreditamos
que o mesmo um modo de fcil assimilao e compreenso. Cronograma do
evento O cronograma de atividades deve ser considerado como uma pea
fundamental e imprescindvel na fase de operacionalizao do evento.
Sua importncia fica mais evidente quanto maior for sua complexidade
e mais longa a durao do evento. Num evento, o cronograma deve ser a
representao grfica de todas as atividades necessrias para sua
operacionalizao, num espao de tempo predeterminado para o incio e
trmino de cada tarefa. Pode ser ordenado pelas atividades segundo
seus diversos critrios, de acordo com a necessidade do momento.
Critrios de estabelecimento de um cronograma: Temporal: na ordem em
que devem ser executadas as tarefas e atividades; Responsabilidade:
na ordem em que devem ser executadas por pessoas e empresas. Por
atividade: na ordem de execuo de uma nica atividade, mas envolvendo
todos os responsveis. Modelo de Cronograma de eventosCronograma de
Eventos Evento: Local: Descrio das Atividades Apresentao da
proposta ao cliente Elaborao do Planejamento Aprovao da proposta do
evento Lanamento do evento Preparao da comunicao Veiculao da
comunicao Veiculao de matrias / AI Comercializao de anncios
Comercializao de produtos Doaes e Auxlios Governamentais Patrocnio,
permuta e apoio Pagamentos de taxas Autorizaes e regulamentaes
Contratao de recursos humanos Contratao de fornecedores Aquisio de
materiais Inscries / adeses / convites Montagem de equipamentos
Check-list do evento Execuo do evento / Dia do eventoPlanejamento
de Eventos Profs. Carlos Eduardo Loureno e Marcelo Simioni 12
Data: / / Horrio: Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro 1 2
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Questionrio de avaliao Desmontagem de equipamentos Devoluo de
materiais ao cliente Pagamentos de fornecedores Pagamentos de
pessoal Divulgao ps-evento Balano financeiro Anlise e avaliao de
resultados Apresentao final ao cliente
REFERNCIA BIBLIOGRFICA ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organizao
de eventos: planejamento e operacionalizao. So Paulo: Atlas, 2006.
(p. 35 - 113). MATIAS, Marlene. Organizao de Eventos: procedimentos
e tcnicas. So Paulo: Manole, 2002. (p. 97 - 112). MARTIN, Vanessa.
Manual Prtico de Eventos. So Paulo: Atlas,2008. (p. 70 - 139).
Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Loureno e Marcelo
Simioni
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