Embed Size (px)
Citation preview
U�IVERSIDADE CA�DIDO ME�DES I�STITUTO A VEZ DO MESTRE
GESTÃO DEVAREJO
AUTOMAÇÃO COMERCIAL
JOSEPH ALBERTO SPIEGEL
Orientador: Prof. Saldanha [email protected]
RIO DE JA�EIRO 2009
II
JOSEPH SPIEGEL
AUTOMAÇÃO COMERCIAL
Monografia apresentada à diretoria do curso de graduação da Universidade CANDIDO MENDES, INSTITUTO A VEZ DO MESTRE como requisito parcial para a obtenção do título de Pós graduado em Gestão em Varejo, sob a orientação do Professor Saldanha.
RIO DE JA�EIRO
2009
III
AUTOMAÇÃO COMERCIAL
JOSEPH SPIEGEL
Aprovada em ____/____/_____.
BANCA EXAMINADORA
_________________________________________________ Nome Completo (orientador)
Titulação Instituição
_________________________________________________ Nome Completo Titulação Instituição
CONCEITO FINAL: _____________________
IV
Agradeço ao professor e orientador Saldanha, pelo apoio e encorajamento contínuos na pesquisa, aos demais Mestres da casa, pelos conhecimentos transmitidos, e à Diretoria do curso de graduação da Universidade CANDIDO MENDES, INSTITUTO A VEZ DO MESTRE pelo apoio institucional e pelas facilidades oferecidas.
V
RESUMO
O comércio varejista vem passando por uma expansão grande nos últimos tempos, o que leva aos gerentes e proprietários a procurarem alternativas que facilitem a gestão dos clientes, dos produtos e, principalmente dos lucros relacionado ao seu negócio. Assim, é necessário possuir um sistema de informação eficiente que aumente a produtividade e aprimore a qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao cliente, que está a cada dia mais exigente. Diante disso, surge a automação comercial como ferramenta para auxiliar no processo de crescimento dos empreendimentos. A automação comercial atinge todos os setores de uma organização, da frente da loja à retaguarda, promovendo aos gestores condições de aumento do controle interno e de otimização de atendimento aos clientes.
Palavras-chave: comércio varejista; automação comercial; frente de loja; retaguarda.
VI
ABSTRACT
The retail business is going through a major expansion in recent times, which leads to managers and owners to seek alternatives to facilitate the management of customers, products, and mainly related to the profits of your business. Thus, it is necessary to have an efficient information system to increase productivity and improve the quality of products and services offered to the customer, which is becoming increasingly demanding. Thus, the automation business is as a tool to assist in the growth of enterprises. The automation business reaches all sectors of an organization from front to rear of the store, encouraging managers to conditions of increased internal control and optimization of customer service. Keywords: retail, business automation, store front, rear.
VII
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ...................................................................................................................... 09
REVISÃO BIBLIOGRÁFICA.................................................................................................11
1 Considerações sobre a Automação Comercial no Comércio Varejista..................11
1.1 Histórico da Automação Comercial....................................................................12
2 Sobre a Legislação e Obrigação Fiscal..................................................................16
2.1 Legislações em vigor atualmente.......................................................................19
3 Tecnologia utilizada na Automação Comercial: frente de loja e retaguarda........21
3.1 Tipos de sistemas utilizados na automação comercial.......................................22
3.1.1 Sobre as impressoras de cupom......................................................................23
3.1.2 Sobre os periféricos do caixa e retaguarda.....................................................23
3.2 A importância da parceria com os fornecedores................................................24
4 Organização do Processo de Automação Comercial.............................................26
4.1 Avaliação............................................................................................................26
4.2 Escolha e processo de aquisição.........................................................................26
4.3 Implantação da automação comercial................................................................27
4.4 Processo de treinamento.....................................................................................27
CONCLUSÃO ......................................................................................................................... 29
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..................................................................................... 30
8
I�TRODUÇÃO
Atualmente, algumas perguntas rondam incessantemente os gestores do comércio
varejista: porque estou perdendo clientes para as grandes redes? Qual produto mais vendido
em meu negócio e qual me fornece uma maior margem de lucro? Qual o meu nível de
estoque? Como estão os índices de perdas do meu negócio?, entre outras, e em um período de
instabilidade econômica, caracterizado por margens de lucros mais baixas e aumento da
concorrência, possuir as respostas para tais perguntas é de fundamental importância.
Diante disso, expõem-se que para um comerciante se manter no mercado, e de forma
competitiva, é necessário o investimento em sistemas de informação que objetivem o aumento
da produtividade e o aprimoramento dos serviços oferecidos aos clientes.
Assim, o investimento em sistemas de automação comercial vem apresentando-se
como um excelente caminho para garantir a qualidade na gestão de um negócio à varejo,
porém alguns cuidados devem ser tomados para que não ocorram erros no processo.
A automatização do caixa, por exemplo, além de substituir o controle manual, gera
informações importantes para que o varejista tome suas decisões. Outras vantagens são o
ganho de produtividade e a economia de mais da metade do tempo gasto para fechar um caixa
e fazer o controle de estoque.
Mas, apesar de ser uma necessidade urgente, a automação é um processo que deve ser
feito com muito cuidado. O comerciante não pode tomar a decisão de automatizar sua
empresa simplesmente porque "está na moda" e fazê-lo de forma apressada e descuidada.
Antes de iniciar essa mudança, é necessário fazer uma avaliação cuidadosa do próprio
9
negócio, da sua capacidade e suas ambições, além de conhecer bem o perfil do público
consumidor.
Primeiro, deve-se saber o quanto de automação é realmente necessário para o
estabelecimento e em que nível ela deve ser feita. Um fator determinante neste processo é o
tamanho e a complexidade do negócio. Para um micro ou pequeno empresário, que tem um
comércio de bairro com mix limitado de produtos, uma simples caixa registradora eletrônica
permite controlar estoques, compras, pagamentos e outras funções administrativas.
Já os comerciantes que trabalham com mais de 20 mil itens, em média, vão precisar de
uma solução um pouco mais sofisticada para suprir suas necessidades. Independente do porte
da operação, o proprietário deve analisar se o seu negócio tem perspectiva de crescer no curto
ou médio prazo e pensar na automação como um investimento no futuro (SEBRAE, 2008).
Podemos citar exemplo de sistema (softwares) de automação comercial que é
desenvolvido com o propósito de ser uma ferramenta de gestão comercial em todas as etapas
dos processos envolvidos. A Interfacenet Sistemas e consultoria com o seu produto PDVNET
possuem essa característica.
10
REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
1 Considerações sobre a Automação Comercial no Comércio Varejista
Ao longo das últimas décadas, temos presenciado grandes e profundas transformações
econômicas no país. Observamos também significativas alterações no cenário do varejo, que
vem passando, nos últimos anos, por importantes mudanças estruturais. Questões como
precificação, logística, sistemas de informações gerenciais e fiscais, entre outros temas, vem
ganhando importância para esse segmento. Assim o varejo vem buscando na adoção da
Automação Comercial encontrar soluções para se adequarem as novas necessidades de seu
negócio, bem como a de encontrar uma forma de enfrentar os desafios impostos pela
concorrência das grandes cadeias e pela própria estabilização monetária no Brasil.
Como afirma Tiergarten (2007), a Associação Brasileira de Automação Comercial –
EAN – define a automatização comercial como a informatização e a integração de todas as
operações internas de uma empresa, bem como na integração desses processos como o mundo
externo, composto dos fornecedores, governo, bancos, serviços de proteção ao crédito,
operadoras de cartão de crédito, entre outros, e, até mesmo com os consumidores.
É possível perceber, como diz Ângelo (1996), que a automação comercial vem se
desenvolvendo, deixando de ser privilégio de grandes estabelecimentos, para ser vista como
uma solução que proporciona uma melhor e maior eficiência e competitividade do setor. Não
se deixa de mencionar também, as grandes mudanças que vêm ocorrendo no perfil do
consumidor, que esta cada vez mais exigente, sempre a procura de melhores preços aliados a
maior qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelo varejo.
11
Outro fator relevante, salientado por Walton (1999) é as significativas transformações
que estão ocorrendo dentro do âmbito fiscal, que adotou os equipamentos referentes a
automação comercial, como as máquinas registradoras, o PDV e a impressora fiscal, como
importante instrumento de apoio à fiscalização.
Como explica Ângelo (1996), o desenvolvimento da automação, inicialmente, ocorre
com a implantação dos equipamentos e a substituição dos procedimentos e rotinas manuais
por procedimentos automatizados, até atingir à utilização de ferramentas que possibilitem um
maior controle e uma melhor gestão dos negócios, gerando maior competitividade e
rentabilidade.
“Portanto, automatizar é obter um melhor gerenciamento em todas as áreas da
empresa, inclusive no relacionamento com parceiros comerciais” (PARENTE, 2000, p.41).
As ferramentas da automação comercial auxiliam a manutenção do maior controle e melhor gestão do negócio, otimizando a produção e a qualidade dos serviços. O significado de “ser competitivo” nos dias atuais, significa muito mais do que estar á frente no mercado. Através da confiabilidade e exatidão dos dados alcançada através da automação, os controles se tornam mais efetivos, agregando valor na disputa com a concorrência (ÂNGELO & SILVEIRA, 2000, p.79).
1.1 Histórico da Automação Comercial
A evolução e expansão das relações comerciais em todo o mundo gerou a necessidade
de se criar um instrumento mais eficiente para realizar o controle das diversas transações
diárias realizadas pelo comércio.
Inicialmente foram utilizados, como conta Parente (2000) desde blocos de argila até
chegar ao registro em papel, que serviam tanto para o controle do comerciante como do
12
consumidor, e também era utilizada uma caixa de madeira ou uma gaveta para guardar o
dinheiro. Posteriormente a isto outros equipamentos surgiram para auxiliar o comércio, como
a máquina de somar e a calculadora, de onde evolui para o primeiro equipamento colocado
em um ponto de vendas com o objetivo de controlar as operações comerciais.
Sobre a primeira caixa registradora, Tiergarten (2007, p.14) descreve que:
Em 1878, nos Estados Unidos, surge a primeira caixa registradora, inventada por James e John Ritty, sendo que este equipamento destinava-se a atender às necessidades de controle do dinheiro recebido pelas vendas efetuadas pelos estabelecimentos comerciais. Esta primeira caixa registradora se assemelhava a um relógio possuindo dois ponteiros, um que indicava os centavos e o outro os dólares; além de duas fileiras de teclas que representavam os valores e dois discos somadores que totalizavam as vendas registradas.
Este tipo rústico de caixa registradora precisou evoluir quando diferentes formas de
transações comerciais foram sendo implementadas, como as vendas à vista e á crédito. Assim,
na década de 70 surgem as caixas registradoras eletrônicas e os primeiros terminais ponto de
venda – PDV -, que utilizavam leitores de códigos de barras e canetas ópticas (GIAMBIAGI
et al, 2004).
Ângelo & Silveira (2000) descrevem que em 1949, no Brasil, a loja Sears foi a
primeira a utilizar equipamentos de finalidade fiscal, operando com o sistema chamado de
self-selection. A partir disto, já na década de 50, com o surgimento dos primeiros
supermercados e a introdução do auto-serviço em outros setores varejistas, começaram a se
destacar os fabricantes nacionais de caixas registradoras.
Em 1976 os primeiros PDV foram instalados no Brasil, e por volta da década de 80,
surgiram os primeiros fabricantes nacionais destes equipamentos (PETRONI, 2002).
13
A utilização dos equipamentos de automação comercial, - CRE e PDV -, introduziu
profundas alterações nas atividades econômicas, através de inovações baseadas no
processamento de dados e no controle das informações. Tornou-se possível a implantação de
um moderno sistema de documentos, permitindo a simplificação do cumprimento das
obrigações fiscais.
A adoção desses sistemas cada vez mais necessários ao comércio, levou as autoridades
fiscais a concluir que esses equipamentos poderiam ser um importante instrumento de apoio à
fiscalização, desde que seu uso fosse devidamente regulamentado (LAUDON, 2004).
A partir da implementação da automação comercial, empurrada pelos processos fiscais
do governo, o comércio varejista se deparou com um grande avanço. Assim, Tiergarten (2007,
p.14-15) afirma que:
O processo de automação no varejo brasileiro começou efetivamente na década dos anos 90, sendo responsável por grandes transformações no comércio varejista. Estas mudanças foram, mais do que tecnológicas, mas também comportamentais. Como exemplo, tem-se o aumento do interesse dos varejistas em melhor administrar seus negócios utilizando a tecnologia. Um dos principais motivos para esse interesse por parte dos varejistas foi a mudança radical no comportamento do consumidor que apresentou-se e mantém-se cada vez mais exigente, esperando encontrar na loja uma variedade maior de produtos à sua disposição, desejando ser bem atendido, e principalmente, a procura de competitividade nos preços.
Esta mudança no comportamento do consumidor serviu de alerta ao pequeno varejo. O
varejista percebeu que se não implantasse mudanças rapidamente, tornando-se mais
competitivo, corriam os riscos de desaparecer.
Uma das mudanças exigidas foi a implantação da Automação Comercial. Através dela
as pequenas empresas podem melhorar seu controle interno, criando condições mais
14
favoráveis para enfrentar as novas exigências do mercado. Desta forma, além de auxiliar na
gestão do negócio, a automação comercial também pode ser uma aliada para melhorar o
atendimento e conquistar clientes com o objetivo de facilitar a vida das pessoas e agilizar os
processos dos estabelecimentos comerciais, bem como auxiliar o empresário na gestão da
empresa, na obtenção de maiores lucros e na crescente movimentação de clientes em seus
empreendimentos (COMPANY, 2004/2006).
Hoje, o varejista é forçado a repensar a maneira de administrar o seu negócio e, com
urgência, precisa conhecer as ferramentas de automação comercial e se adequar ao mercado,
para conquistar uma gestão eficiente e lucrativa do negócio, tirando o máximo proveito da
tecnologia, e maximizar o retorno do investimento.
A automação deixou de ser apenas sinônimo de modernização ou instrumento para
ganhar velocidade no atendimento aos clientes. Na prática é ferramenta indispensável ao
varejo. Corroboramos com Petroni (2002) quando afirma que o acirramento da competição,
com a conseqüente redução nas margens de lucro no varejo, obrigou as empresas a buscarem
cada vez mais melhoria na eficiência operacional, cujo foco continua sendo a satisfação dos
clientes.
15
2 Sobre a Legislação e Obrigação Fiscal
Com relação a obrigação e legislação da parte fiscal no comércio varejista, existem
aspectos que não podem ser desconsiderados.
Como afirma Petroni (2002), a legislação fiscal do Brasil determina que as empresas
comerciais e do setor de serviços que possuam um faturamento anual acima de R$120 mil,
precisam ter um Emissor de Cupom Fiscal – ECF. Mesmo àqueles que têm um faturamento
abaixo do determinado, e portanto, não se enquadram na lei, a implementação do ECF é muito
recomendado, visto que com o uso desse equipamento simplifica-se e agiliza-se o
cumprimento das obrigações fiscais, eliminando o uso e circulação física de talões de notas
fiscais.
Para Ângelo & Silveira (2000), a automação comercial realizada de maneira correta
facilita a rotina e o controle administrativo da empresa. Através desse processo, o varejista
tem condições de se manter atualizado de maneira constante sobre as informações cruciais
relacionadas ao desempenho da organização.
É possível ter acesso a informações como giro diário de mercadorias e renovação de
estoque, o que permite escapar de “promoções” de fornecedores que a fazem para repor
mercadorias sem necessidade. Através da automação comercial também agiliza o cadastro e
precificação das mercadorias, que podem ser classificadas em grupos, ao invés de serem
marcadas uma a uma.
Walton (1999) descreve, ainda, a existência de soluções de organização de cadastros
com dados sobre o perfil do consumidor e planejamento de ofertas direcionadas, além das
opções como os terminais de auto-atendimento e pedidos on-line, que economizam tempo e
diminuem as filas de atendimentos aos clientes.
16
Dessa forma, o processo de automação possui um inicio determinado, mas jamais
apresenta fim, cada vez sendo necessário aprimorá-lo mais de acordo com o crescimento e as
necessidades da empresa. (2009 – Joseph Spiegel – Interfacenet)
Assim sendo, é importante que os equipamentos de automação comercial obedeçam à
legislação especifica aos fins fiscais.
A nível nacional, Giambiagi et al (2004), inicialmente destaca os seguintes convênios
ICM:
• Convênio ICM 24/86, celebrado em 17 de junho de 1986, que normatiza a
utilização das máquinas registradoras;
• Convênio ICM 44/87, celebrado em 18 de agosto de 1987, que dispõe acerca
da utilização de Terminais de Ponto de Venda.
Wood Jr. (2004) explica que, posteriormente aos convênios supracitados para garantir
a segurança dos registros efetuados pelos equipamentos fiscais, a fiscalização estadual
celebrou o Convênio ICMS 42/93 regulamentado pelo Convênio ICMS 82/93,
complementando algumas alterações nos convênios 24/86 e 44/87.
Dentre essas alterações, consta a exigência da colocação de uma memória fiscal
inviolável nos equipamentos, com capacidade de armazenagem de dados relativos, com no
mínimo de 1825 reduções, destinada a gravar o valor acumulado de venda bruta diária e as
respectivas datas e horas; o contador de reinício de operação; o número de fabricação do
equipamento; os números de inscrição federal e estadual do estabelecimento e o logotipo
fiscal, que se caracteriza pela inscrição “BR” (PETRONI, 2002).
Face à evolução tecnológica dos equipamentos voltados para automação comercial e
às necessidades de segurança dos controles fiscais exigidas pelo próprio mercado, a
fiscalização estadual reconheceu a necessidade de rever e unificar os convênios ICM 24/86 e
17
44/87, bem como a adoção de uma única denominação para os equipamentos fiscais. Para
tanto, a COTEPE criou um Grupo de Trabalho (GT-46), com a finalidade de elaborar um
novo convênio (WOOD JR., 2004).
Estes trabalhos contaram com a colaboração de Entidades de Usuários, como a EAN
Brasil e ABRAS, e também a AFRAC, que representou os fabricantes dos equipamentos.
Assim, após a aprovação por parte da COTEPE e do CONFAZ, os seguintes Convênios ICMS
foram celebrados, como descreve Futrell (2003, p.37-38):
ICMS 122/94
Modifica dispositivos do Convênio ICM 24/86, que estabelece que o registro das operações deverá ser realizado com as diversas situações tributárias através de somadores distintos, de acordo com a legislação estadual de cada unidade de Federação.
ICMS 156/94
Publicado em 15 de dezembro de 1994 no DOU, o novo convênio cria e normatiza o uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF-, com capacidade para emitir cupom fiscal, compreendendo três tipos:
- ECF-MR: emissor de cupom fiscal – máquina registradora;
- ECF-PDV: emissor de cupom fiscal-terminal ponto de venda;
- ECF-IF: emissor de cupom fiscal- impressora fiscal.
Futrell (2003) descreve que o novo convênio ainda estabelece que o uso e a cessação
da utilização do ECF continuarão sendo autorizados pelos respectivos Estados, conforme
Pedido de Uso e Cessação de Uso a ser preenchido pelos usuários; adoção da memória fiscal
nos equipamentos; proibição de tecla dispositivo ou função que possa inibir a emissão de
documentos fiscais e o registro das operações, que vede a acumulação dos valores de
operações sujeitas ao ICMS, e também que permita a emissão de documentos, para outros
controles, que acaba se confundindo com o cupom fiscal. Além disso, no novo convênio
estabelece-se que o cupom deve conter a indicação da situação tributária de cada item que
18
estiver registrado, mesmo que através de código, observando quatro situações tributárias:
tributado/substituição tributária/isenção/não incidência. Há ainda a necessidade da
discriminação, código, quantidade e valor unitário da mercadoria ou serviço, no cupom fiscal.
Conforme Wood Jr. (2004) identifica-se também uma seção específica para a nota
fiscal de venda a consumidor e bilhetes de passagem. O convênio estabelece que deve existir
a possibilidade dos ECF-PDV e ECF-IF se interligarem a computador ou a periféricos que
permitam um posterior tratamento de dados, bem como a utilização desses equipamentos para
o registro conjunto de operações sujeitas ou não ao ICMS.
2.1 Legislações em vigor atualmente
A evolução relacionada a legislação fiscal se deu através de inúmeras alterações.
Assim, atualmente, a legislação em vigor para a automação comercial, segundo Ângelo
(1996) é a seguinte:
• Para as máquinas registradoras encontra-se em vigor o convênio ICMS 122/94
que alterou o convênio ICMS 24/86;
• Para os terminais de ponto de venda – PDV, encontra-se em vigor o convênio
ICMS 44/87.
• Para PDV e máquina registradora está em vigor o convênio ICMS 82/93, que
regulamentou a memória fiscal;
• Para emissão de cupom fiscal – ECF, esta em vigor o convênio ICMS 1/98,
que autoriza os Estados e Distrito Federal a conceder crédito fiscal presumido
do ICMS, nos termos de suas respectivas legislações, na aquisição de ECF,
19
bem como, dos acessórios necessários para seu funcionamento, em
conformidade com as disposições previstas no convênio ICMS 156/94.
20
3 Tecnologia utilizada na Automação Comercial: frente de loja e retaguarda
As principais tecnologias para automação comercial são implementadas na frente da
loja e na retaguarda de caixa, para o controle financeiro em geral (WALTON, 1999). Esses
dois setores da empresa se diferenciam quanto à automação. A “frente de loja”, como explica
Hilário & Laguna (2005), refere-se às soluções que atendem o consumidor, ou seja, as
maquinas registradoras, os leitores de códigos de barras, as impressoras fiscais ou ECFs, entre
outros equipamentos.
A retaguarda trata de software e hardware – programas e equipamentos,
respectivamente-, utilizados com propósito essencialmente administrativo, controlados, em
sua maioria, a partir do escritório do gerente ou proprietário.
Ângelo & Silveira (2000) explicam que os pequenos empresários do setor varejista
costumam enfatizar a frente de loja, uma vez que seus estabelecimentos apresentam uma
pequena complexidade administrativa. Além disso, os equipamentos de retaguarda realmente
significam otimização para os médios e grandes empresários, especialmente àqueles que
lidam com estrutura de rede, pois facilita o trabalho de avaliação e comparação de dados das
distintas lojas componentes do grupo.
Conforme Wood Jr. (2004), na frente de loja, os mercados varejistas contam com
equipamentos híbridos, que possuem impressora, teclado e visor num único conjunto e outros
agregados podem trabalhar como leitor de cheques, balança, leitor de código de barras e
gaveta.
21
Deste conjunto fazem parte os Emissores de Cupom Fiscal-Ponto de Venda (ECF-PDV) e os Emissores de Cupom Fiscal – Máquina Registradora (ECF-MR). Ambos trabalham com rede de dados ponto a ponto, utilizando o protocolo de comunicação RS4851. A rede é gerenciada desde um software específico adotado por cada fabricante. Os computadores utilizados não são de grande porte pois geralmente os softwares utilizados neste caso são leves e pesam muito pouco no hardware. O outro tipo de equipamento é o PDV modular, constituído de uma impressora fiscal do tipo Emissor de Cupom Fiscal – Impressora Fiscal (ECF-IF), CPU, monitor, teclado, leitor ótico, gaveta e um software para efetuar as vendas.
Equipamentos como o PDV modular costumam fazer parte de uma rede de
computadores interligados com os controles financeiros e, na maioria das vezes, trazem a
idéia explícita de arquitetura cliente-servidor, mesmo não possuindo um software específico
de gerenciamento de redes.
Os sistemas financeiros possuem leitores óticos para terminais denominados
“terminais burros”, onde são cadastrados os produtos e realizadas as entradas de mercadorias
(faturamento). Algumas empresas utilizam máquinas para leitura de cheques. Não se pode
deixar de lado as impressoras para impressão matricial e gráfica. O perfil burocrático da
empresa também define a quantidade de computadores que a rede vai possuir (ÂNGELO,
2000).
3.1 Tipos de sistemas utilizados na automação comercial
Para se falar de software há de se considerar os programas que gerenciam a venda, ou
seja, o que o(a) operador(a) vê efetivamente na tela do computador quando um produto é lido
no leitor, os programas que gerenciam os dados auferidos na frente de caixa, tanto programas
que apenas concentram quanto os que armazenam e oferecem relatórios diversos (LAUDON,
2004).
1 O RS485 é um protocolo de rede utilizado comumente para interligar os equipamentos de ponto a ponto
22
Também podem ser utilizados os softwares de periféricos que são utilizados nos
caixas e retaguardas, como os que gerenciam a impressora de cupom, o leitor ótico, a balança,
impressoras de cheque, e até mesmo, os terminais de Transferência Eletrônica de Fundos –
TEF (PETRONI, 2002).
As ferramentas de programação utilizadas no país são: Clipper, Delphi, Mumps, Visual Basic, Cobol, FoxPro, C, Visual C, C++, Assembly e outros. Não se pode negar a constante evolução para ambientes de desenvolvimento que tenham melhor compatibilidade gráfica. Assim, sistemas compilados em Clipper vêm pouco a pouco sumindo do mercado, dando espaço a outros como Delphi e Visual Basic. Estes últimos com ambiente de desenvolvimento em Windows e compilações feitas para este sistema operacional. O Delphi, a partir da versão 6, passou a compilar sistemas também para Linux, algo que animou bastante a toda a legião linuxista. É uma ferramenta que possibilita desenvolvimento orientado a objeto (LAUDON, 2004, p.16).
3.1.1 Sobre as impressoras de cupom
Conforme afirma Tiergarten (2007), estes equipamentos vêm principalmente das
regiões sul e sudeste para serem distribuídos a todo o país. De acordo com as diretrizes das
fábricas, os softwares básicos de suas impressoras são compilados em C++, - ferramenta esta
que incorpora todas as possibilidades da linguagem C-, adicionado a vantagem de poder
trabalhar com programação orientada a objetos.
3.1.2 Sobre os periféricos do caixa e retaguarda
Leitores de códigos de barras, balanças, TEF e impressoras de cheque e códigos de
barras estão entre os periféricos mais utilizados nos supermercados (frente e retaguarda).
Todos os que foram citados normalmente possuem uma interface serial para o computador, o
23
que faz acreditar que os compiladores sejam de baixo nível, como C, e Assembly. Quando se
trabalha em baixo nível de programação, o acesso a periféricos torna-se mais rápido e eficaz
(PRATES, 1994).
Petroni (2002) cita ainda que os comerciantes, inicialmente tendem a enfatizar a frente
de loja, sendo seu processo de automação realizado por etapas. Contudo, esse não é o
procedimento ideal, principalmente no momento de adquirir o software e o hardware. Entre as
inúmeras opções de software para automação comercial disponíveis no mercado, há desde
"pacotes prontos" até programas voltados especificamente para um determinado ramo de
negócio (lojas, farmácia, supermercado, restaurante, etc.) e é importante que sejam 100%
compatíveis com o hardware. O melhor é que a aquisição dos programas e equipamentos seja
simultânea, até porque ajuda a evitar casos de "jogo de empurra" em que um fornecedor joga
a culpa do defeito para o produto vendido pelo outro.
3.2 A importância da parceria com os fornecedores
Embora o processo de automação possa parecer complexo, o lojista pode e deve ser
auxiliado durante todas as etapas. O ideal é procurar desde o início um fornecedor de
software/hardware credenciado e que tenha sua sede na mesma região em que a loja está
instalada. Há varejistas que cometem o erro de comprar o equipamento em outras praças e
depois precisam percorrer longas distâncias, com grande perda de tempo, para fazer uma
simples manutenção.
Os próprios fabricantes atualmente falam menos em vender um "produto" e mais em
uma "solução". Muitos inclusive atuam de forma integrada com revendedores/fornecedores
para poder oferecer ao lojista um pacote completo. Um contrato com o revendedor que inclua
24
instalação, manutenção, treinamento e atualização poderá facilitar bastante o trabalho do
comerciante (MCGEE & PRUSAK, 1994).
De nada adianta comprar o melhor software e hardware do mundo se a loja não está preparada para recebê-los. Ao instalar os equipamentos, é necessário tomar providências por antecipação, que podem incluir até o fechamento temporário para finalizar a instalação, testar os programas, cadastrar os produtos e treinar os funcionários. É importante que o fornecedor acompanhe o estabelecimento nos primeiros dias de funcionamento do sistema para facilitar a adaptação (LAUDON, 2004, p.14-15).
Um item muitas vezes ignorado, mas de fundamental importância, é a instalação
elétrica, que deve ser capaz de comportar os acréscimos. A rede elétrica deve estar separada
da estrutura de comunicação de dados, caso contrário pode haver quedas e até queima de
aparelhos.
O treinamento básico dos funcionários para o uso dos equipamentos no dia-a-dia em
geral não é complicado – principalmente se o lojista conta com o apoio do fornecedor – e
pode ser feito em poucos dias. Mesmo assim, é necessário um período de adaptação. Em
alguns setores de maior porte, há grande rotatividade de mão-de-obra, principalmente no setor
de caixas, o que torna interessante ter um funcionário mais capacitado dentro do
estabelecimento que atue como um "professor permanente" dos novos contratados.
25
4 Organização do Processo de Automação Comercial
Para qualquer tipo de operação que se vá fazer dentro de uma organização, o
planejamento é essencial, principalmente na implantação de um sistema de automação
comercial. Abaixo segue um pequeno resumo de algumas etapas que devem ser consideradas,
de acordo com o SEBRAE (2008).
4.1 Avaliação
Antes de se decidir pela forma de automação que vai adotar, o comerciante deve fazer
uma avaliação inicial de suas necessidades. É preciso levar em conta o tamanho do
empreendimento, suas perspectivas de curto e médio prazo e o perfil da clientela. A partir daí,
deve ser definido o nível de automação necessário, se mais simples ou mais complexo, se
englobará apenas a frente de loja ou também a retaguarda, além da relação custo/benefício dos
equipamentos. Também deve ser levada em consideração a questão legal e fiscal, pois quem
fatura acima dos R$ 120 mil anuais é obrigado por lei a ter um emissor de cupom fiscal (ECF)
(SEBRAE, 2008).
4.2 Escolha e processo de aquisição
É aconselhável contratar os serviços de um revendedor ou fornecedor credenciado,
que tenha sede na mesma região que o comerciante. O ideal é que a aquisição do software e
do hardware seja simultânea, pois existem inúmeras opções de aplicativos no mercado e eles
26
devem ser compatíveis com o equipamento. Pode-se escolher entre um “pacote” pronto ou um
software voltado especificamente para o tipo de estabelecimento em questão. Os
equipamentos podem variar dos mais simples – como uma máquina registradora com emissor
de cupom fiscal (ECF) – aos mais sofisticados – como as soluções para ponto-de-venda
(PDV), que incluem vários softwares, equipamentos e acessórios (PRATES).
4.3 Implantação da automação comercial
De acordo com o SEBRAE (2008), o lojista deve estar certo de que seu
estabelecimento está preparado para receber os novos equipamentos, estando pronto,
inclusive, para fechar temporariamente a loja para realizar as instalações, o cadastro e o
treinamento.
O fornecedor do software/hardware precisa acompanhar esse processo, em especial os
primeiros dias de funcionamento. É necessário prestar muita atenção à instalação elétrica,
principalmente a divisão entre as redes elétrica e de comunicação de dados, que podem criar
problemas e danificar equipamentos se misturadas.
4.4 Processo de treinamento
Essa etapa deve ser acompanhada de perto pelo revendedor/fornecedor de software/hardware.
É preciso estar atento aos casos de negócios em que há alta rotatividade de mão-de-obra, o
que torna necessário o treinamento constante de pessoal. Se for preciso, o comerciante deve
designar um funcionário capacitado para fazer esse trabalho. No caso de negócios familiares,
27
deve-se tomar cuidado para não misturar as relações de parentesco com a necessidade do
estabelecimento se adaptar à nova realidade (SEBRAE, 2008).
28
CO�CLUSÃO
Assim, Automação é a integração entre o trabalho humano e a perfeição tecnológica,
tarefas passíveis de erro são descartadas ocasionando operações mais ágeis e confiáveis,
reduzindo custos, aperfeiçoando compras e vendas não esquecendo o melhor atendimento ao
consumidor.
As vantagens proporcionadas pelo auto-atendimento, explicam os motivos no
crescimento da automação comercial no Brasil. Exemplos como o controle de estoque, onde
se tem cálculos mais precisos de estoque médio gerando assim uma redução nas perdas e um
aumentando na rotatividade da loja, tornando isso igual a lucratividade, a interligação entre
fornecedores para que não ocorra falta de produtos nas gôndolas, compras e vendas
facilitadas, melhorando o relacionamento entre comércio e cliente.
Com essa integração, a empresa satisfaz o cliente e reduz custos operacionais pela
disponibilidade de informações (volume de vendas, preços, itens mais vendidos, relatórios de
sugestão de compras, margens, etc), isso tudo contribuindo nos processos de decisões
comerciais e estratégicas de marketing.
Investir em tecnologia é fundamental para grandes e pequenas empresas, onde só
assim seria possível, por exemplo, um controle de clientes por meio de cartões fidelidade
onde você conhece hábitos de consumo de seu público, podendo realizar novas promoções,
introduzir novos produtos e trabalhar de maneira diferenciada no mercado consumidor. A
Automação Comercial visa melhorar o controle administrativo, financeiro, comercial e
funcional de uma empresa.
29
REFERÊ�CIAS BIBLIOGRÁFICAS
ÂNGELO, C. F. S. Marketing no varejo: gestão operacional. São Paulo: Atlas, 1996. _______________. Varejo: modernização e perspectivas. São Paulo: FEA/USP, 1995. ÂNGELO, C. F. & SILVEIRA, J. A. Varejo competitivo. Vol 4. São Paulo: Atlas, 2000, 256p. COMPANY. Automação comercial; um projeto passo a passo. Revista Automasoft e
Bematech. 2004/2006. Disponível em: http://plongez.com.br/company.php. Acesso em 05 ago
2009.
FUTRELL, C. M. Vendas: fundamentos e novas práticas de gestão. Trad 7 ed Americana.
São Paulo: Saraiva, 2003.
GIAMBIAGI, F. et al. Economia Brasileira Contemporânea (1945/2004). Rio de Janeiro:
Campus, 2004.
HILÁRIO, W. & LAGUNA, E. Varejo e atacado ampliam gasto em automação.
Tecnologia Intelog. Porto Alegre, abr 2005.
LAUDON, K. C. Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital.
São Paulo: Prentice Hall, 2004.
MCGEE, J. & PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação. Rio de Janeiro:
Abril, 1994.
PARENTE, J. Varejo no Brasil: gestão e estratégia. Rio de Janeiro: Atlas, 2000, 394p.
PETRONI, B. C. A. Administração de sistemas de informação. Modulo VI, São Paulo:
Unisa Digital, 2002.
30
PRATES, M. Conceituação de sistemas de informação do ponto de vista do
gerenciamento. Revista do Instituto de Informática. PUCCAMP, Campinas, v.2, n.1, mar/set
1994, p.7-12.
SEBRAE. Sua loja mais ágil e eficiente. Gestão empresarial. Programa varejo Mais 2008.
Disponível em: http://www.sebraepr.com.br. Acesso em 05 ago 2009.
TIERGARTEN, M. A automação comercial como fator de eficiência e produtividade
para o varejo brasileiro. Rev Aut Com, 29ed, n.106. São Paulo, 2007, p.13-17.
WALTON, R. E. Tecnologia de informação: o uso de TI pelas empresas que obtém
vantagem competitiva. São Paulo: Atlas, 1999.
WOOD JR., T. Gestão empresarial: comportamento organizacional. São Paulo: Atlas,
2004.
