BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004

Cap. 1 Da administrao histria: ciclo vital dos documentos e funo arquivstica.

Gerenciamento de arquivos trnsito entre as reas da administrao e da histria. Conceito de ciclo vital desloca-se entre esses dois pontos. Distncia entre a administrao e a histria uma questo de tempo. Os documentos gerados hoje so os que, no futuro, serviro s pesquisas as mais diversas. Hoje, so produzidos para finalidades prticas: administrativas (arquivos institucionais, pblicos e privados); profissionais/pessoais (arquivos pessoais). No futuro, essas finalidades prticas podem servir de indcios de como funcionavam uma corporao, uma administrao governamental, a vida privada, a vida em sociedade.

Ciclo vital: 3 fases documentais. Documentos correntes permanncia nos arquivos correntes por 1 ano aproximadamente. Podem passar a um arquivo central do organismo onde permanecero por mais 5 a 10 anos (sem que signifique uma outra idade). Devem situar-se junto ao produtor, pois ele o principal usurio.

Documentos intermedirios - permanncia nos arquivos intermedirios de aproximadamente 20 anos. Ali, uso das tabelas de temporalidade, segundo tipologia e funo documental. Tabelas baseadas na legislao, nas normas internas do rgo produtor, e na prpria finalidade dos documentos em questo. Uma comisso interdisciplinar deve aplicar a tabela (arquivistas + administradores, juristas e historiadores). Critrios para eliminao. Pode estar em local afastado, de guarda barata.

Documentos permanentes arquivos de terceira idade. 25 ou 30 anos aps a produo do documento ou do fim de sua tramitao (depende da legislao em cada pas, estado ou municpio). Se arquivo privado, resta no arquivo histrico da instituio. Se pblico, recolhimento obrigatrio para uma instituio arquivstica, que se encarregar da custdia da documentao. Ou juntos universidades e centros culturais.

Custdia, ou guarda, no se resume a conservar e preservar. No arquivo permanente, abrem-se outras oportunidades de uso dos documentos: usos cientfico, social e cultural. Os usos primrios do documento que ficam para trs.

Atividades clssicas de administrao que no podem existir sem documentos: Prever Organizar Comandar Coordenar Controlar

O arquivo armazena tudo o que uma unidade administrativa produz: normas, objetivos, documentos decorrentes de suas funes. Servem para informao e a gesto. Mas para a tomada de deciso, a unidade administrativa necessita mais do que apenas seus documentos: precisa de legislao, dados econmicos, sociais, polticos etc.

Por isso, necessrio o arquivo, alm de uma biblioteca e de um centro de documentao para prover o administrador de dados necessrios sua atuao profissional. Fase inicial do documento e seu valor primrio chama-se primrio o valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope.

Valor secundrio desde o elemento informativo para anlise crtica da administrao at, em perspectiva, os aspectos sociais e polticos generalizados que, no mesmo documento, o historiador puder detectar. Segundo Schellenberg, neste segundo tipo h o valor da informao. No sentido de prova, ser possvel saber sobre a organizao e o funcionamento do rgo que produziu o documento e, como informao, pode conter dados sobre pessoas, coisas, fatos.

Para encaminhar bem os documentos pelo seu ciclo de vida, necessrio revelar as suas potencialidades. Cabe ao arquivista identificar, descrever, resumir e indexar. No uso secundrio, cabe ao pesquisador selecionar, interpretar e explicar. Para que isso se realize, necessrio que o fluxo no seja interrompido. Entidade produtora no deve nem pode descartar documentos sem a superviso de autoridades arquivsticas para tal (nos arquivos pblicos, principalmente).

Algumas razes para o grande aumento de produo documental: Avanos da tecnologia Complexidade dos sistemas burocrticos Aumento das necessidades administrativas, jurdicas e cientficas na atualidade

Conservar tudo o que produzido invivel. Eliminao, ento, no s necessria como obrigatria.Critrios para eliminao: exame da procedncia, do tipo documental, do contedo, e dos potenciais informativos da documentao.

Arquivo permanente no se constri ao acaso. O que chega at ele, deve ser o resultado de um trabalho bem feito em etapas, com coordenao, planejamento e controle. Manter a organicidade da documentao essencial. O conjunto de uma documentao tem que retratar a infra-estrutura e as funes do rgo gerador. Reflete suas atividades-meio e suas atividades-fim. Esta a base da teoria de fundos.

Fator norteador da constituio do fundo o princpio da provenincia: a origem do documento em um dado rgo gerador e o que ele representa, no momento de sua criao, como instrumento que possibilitar a consecuo de uma atividade dentro de uma funo, que cabe ao referido rgo gerador no contexto administrativo no qual atua, ou que provar o cumprimento dessa atividade.

4 tipos de pblico para os arquivos pblicos: O administrador O cidado em busca de comprovao de direitos O pesquisador O cidado comum procura de cultura geral, entretenimento etc.

Elementos norteadores do arranjo dos documentos nos arquivos permanentes: estrutura e funcionamento da administrao, reforando o princpio do respeito aos fundos, que preside a organizao dos arquivos. Autorias, caracterizao das tipologias dos documentos, funo implcita, assuntos, data e local sero fornecidos mediante a execuo da operao de descrio de documentos. Cabe ao arquivista, na elaborao dos instrumentos de pesquisa, fornecer essas informaes ao usurio.

Arranjo estrutural/funcional serve como instrumento de pesquisa mediador entre o trabalho arquivstico e a pesquisa histrica. Arranjo deve-se respeitar a classificao anterior e adapt-la, caso haja muitas lacunas deixadas pelas eliminaes. Pode haver uma acomodao classificao original.

J a descrio ditada pelos interesses da pesquisa, sem se perderem as amarras dos documentos com suas origens. Coexistncia dessa dualidade a nica forma de os arquivos continuarem a servir para ambas as reas (administrao e histria).

Ciclo vital um todo indivisvel. Funo arquivstica presente em todo o ciclo. Tarefas sucessivas que o arquivista desempenha ao longo do ciclo: controle dos arquivos em formao, a destinao e a custdia definitiva.

A funo arquivstica se completa com a adio de sua faceta cultural, voltada comunidade. Entrosamento entre arquivo e cidado ampliado na atualidade. Entre arquivo e escola tambm. Arquivo como laboratrio para futuros pesquisadores. Atividades dos arquivistas em arquivos permanentes ganham tambm dimenses sociais e culturais muito mais amplas do que as que se encontram na fase inicial de produo documental.

Cap. 7 Identificao de fundos Arquivos organizados por fundos. Inadmissvel outra forma de organizao na atualidade. Recuperao da informao se faz atravs de instrumentos de pesquisa e no da classificao/arranjo da documentao.

Organizao de um quadro de fundos s vezes necessrio em instituies arquivsticas de guarda de acervos. Estudo do conjunto administrativo funcional para elaborar um arranjo, dentro de preceitos estabelecidos. Conhecimento de organogramas e da vida das vrias entidades e funes a que se ligam os documentos para estabelecimento de um quadro de fundos.

Pontos fundamentais sobre o conceito de fundo: Abarca documentos gerados/recebidos por entidades fsicas ou jurdicas necessrios sua criao, ao seu funcionamento e ao exerccio das atividades que justifiquem a sua existncia, descartando-se, assim, a caracterizao de coleo (documentos reunidos por razes cientficas, artsticas, de entretenimento ou quaisquer outras que no as administrativas);

Documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relao orgnica entre si, constituindo uma unidade distinta, no podendo ser seus componentes separados para formar agrupamentos aleatrios; A noo de fundo est ligada ao rgo gerador dos documentos. Produo de documentos ligada primeira idade; fixao de fundos, ligada terceira idade dos documentos.

Para os documentos possibilitarem a constituio de um fundo preciso que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente consolidada; Fator norteador da constituio do fundo o rgo produtor, a origem do documento, o que ele representa no momento de sua criao. Entidade + razo + funo de produo = fatores que marcam o fundo e os documentos pelo ciclo todo de sua vida.

Principio da provenincia desdobra-se em dois: princpio do respeito ao fundo e o princpio do respeito ordem original, ou seja, ordem que tinham os documentos quando na primeira e na segunda idades. Assim, alm de no misturar papis de um organismo com os de outro, o arquivista teria que respeitar o arranjo interno dos documentos dados pelo rgo de origem

Dois aspectos a serem considerados: Respeitar o rgo de origem, no deixando que seus documentos se misturem com os de outros rgo;

Respeitar a ordem estrita com que os documentos vieram da repartio de origem, na sequncia original de sries, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da execuo de tabela de temporalidade.

Respeito ordem original principio mais contestado, no consensual na rea, talvez por ter sido considerado de forma muito rigorosa. A ordem original no seria necessariamente a ordem fsica que os documentos tinham no arquivo corrente e sim o respeito pela organicidade, isto , a observncia do fluxo natural e orgnico com que foram produzidos e no propriamente dos detalhes ordenatrios de seu primeiro arquivamento.

Quais requisitos para que se caracterize um ncleo documental como um fundo? A questo da hierarquia entre rgos. Complexidade da organizao funcional e os vnculos de subordinao. Deve-se identificar a funo primordial de um rgo maior, capaz de globalizar as atividades de suas vrias reparties. Funo mais importante do que o nome do rgo. O nome muda, a competncia subsiste. Se a competncia mudar, o arquivo mudar tambm.

Para identificar esse rgo maior cujos documentos constituem um fundo, observar se: Possui nome, tem existncia jurdica resultante de lei, decreto, resoluo Tem atribuies precisas, estabelecidas por lei. Tem subordinao conhecida firmada por lei. Tem um chefe com poder de deciso, dentro de sua rea legal de ao. Tem uma organizao interna fixa.

rgos subordinados tambm tm suas funes e sua criao estabelecidas por lei. Soluo pela adoo do critrio do rgo maior gera problema de volume documental, sries muito extensas. Soluo pela pulverizao de fundos outros tipos de risco. Soluo pelo rgo maior a mais indicada, pois significa uma competncia mais abrangente. Isso significa tambm pelas unidades, departamentos e outras subdivises que tenham autonomia administrativa dentro do rgo maior.

Outro caso de discusso sobre fundos: transferncia de competncia de um organismo vivo a outro vivo: nesse caso, o arquivo segue para o organismo que assumir a competncia. Os dois fundos continuam a existir e os documentos daquela competncia que seguem para o organismo que a assumiu.

rgo suprimido, finda um fundo. Fundo fechado. Outro rgo comear a gerir essa competncia e a criar seu prprio fundo. Mudana de nome se as atribuies persistirem, o fundo persiste tambm. Importncia de se identificar fundos.

Fundos custodiados por instituies arquivsticas sem terem sido produzidos pela administrao qual o arquivo est ligado. Exemplo: arquivos pessoais; arquivo da alada municipal no Arquivo Nacional. Um fundo estadual num arquivo municipal ou vice e versa.

Identificao de fundos: Conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competncias (e suas mutaes) dos rgos produtores da documentao, nos respectivos nveis da administrao pblica e nos vrios setores da administrao privada. Desse conhecimento vai depender tambm o arranjo/classificao dos documentos.

Cap. 8 Sistemtica do arranjo Arranjo para Schellenberg: processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa, de tais unidades entre si. Relao significativa = princpio da organicidade. Arranjo = classificao

Classificao dos documentos no mbito dos arquivos correntes a obedincia s atividades e s funes do rgo produtor. Lacunas pela aplicao da tabela de temporalidade mesmo assim, deve-se respeitar a classificao de origem. Caso de massas documentais acumuladas buscar uma classificao correta, mesmo que ainda no se tenha um conhecimento imediato das atividades e funes que originaram os documentos. Trabalho de pesquisa nesses casos.

Arranjo/classificao na idade permanente: critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos, interna e externamente.

Uso do princpio de respeito aos fundos para a sistemtica do arranjo/classificao, segundo Schellenberg: Porque mantm a integridade dos conjuntos documentais como informao, refletindo-se no arranjo as origens e os processos que os criaram. O modo pelo qual so arranjados mostra as operaes em relao s quais se originaram.

Porque serve para que se conheam a natureza e o significado dos documentos no seu contexto e circunstncias (a infraestrutura e o momento)

Porque faz com que haja critrio mais ou menos universal no arranjo e uniformidade na descrio.

Arranjo, operao ao mesmo tempo intelectual e material. Organizam-se os documentos uns em relao aos outros; as sries, umas em relao s outras; os fundos, uns em relao aos outros; dar nmero de identificao aos documentos; coloc-los em pastas, caixas ou latas; orden-los nas estantes.

Classificao de fundos ou quadro de arranjo x ordenao de documentos e sries documentais ou arranjo interno. No primeiro caso, quadro relacional de fundos e disposio interna de suas sees e sries; no segundo caso, ordenao interna dos documentos dentro dela. Questo terica sobre os diferentes nveis de articulao de um quadro de arranjo.

Processo de arranjo nos arquivos permanentes, se no se conservar a classificao do documento na idade primria de uso. Atividades preliminares: Levantamento da evoluo institucional da entidade produtora dos documentos. Isto supe toda a legislao que a cria e regulamenta; os procedimentos administrativos; as funes que exerce para que se cumpra o objetivo para o qual foi criada; os documentos produzidos, cuja tipologia adequada s operaes, atividades e funes que eles testemunham;

Identificao preliminar. Eliminao de documentos que no pertenam ao fundo, percepo dos vazios em relao s funes institucionais. O casamento perfeito entre, de um lado, funes/atividades e as respectivas sries documentais muitas vezes no se realiza. Lacunas causadas por eliminao ou por desfalques.Estudo institucional das entidades produtoras do material detectado. Dados sobre entidades ausentes. Lacunas podem ser preenchidas pelo achado de documentos desaparecidos.

Arquivista analisa o material em termos de: Provenincia Histria da entidade ou biografia do indivduo produtor dos documentos Origens funcionais atividades especficas das quais os documentos resultam Contedo a extenso dos vrios tpicos, eventos e perodos Tipo de material

3 primeiros, dados da entidade produtora. Levantados antes do cotejo dos documentos; 2 ltimos, detectados a partir do exame da documentao. Todos vinculados no momento do arranjo/classificao. Transferncia passagem dos documentos de gesto para os arquivos intermedirios Recolhimento envio dos documentos remanescentes para a custdia definitiva aos arquivos permanentes.

Recolhimento sistemtico (do arquivo intermedirio ou do arquivo corrente) x recolhimento selvagem.

Em resumo, na sistemtica do arranjo/classificao, preciso levar em conta: A estrutura orgnica da instituio; As aes que os documentos demonstram em cumprimento das operaes geradas pelas atividades; As atividades oriundas das funes; As funes geradas pela competncia que justifica a criao e o funcionamento da entidade produtora.