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PROFESSOR INSTRUTOR:
LUCYMARA
CORREIACERIMONIALISTA E
MESTRE DE CERIMÔNIAS
PEDAGOGA
PÓS GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE
PESSOAS E QUALIDADE DO SERVIÇO
PÚBLICO
O que é?
• Reunião: encontro de duas ou mais pessoas
• Uma reunião discussão de negócios ou assuntos comunitários.
• Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato pessoal e comunicação entre os coparticipantes/ telepresença
Primeiros passos:
• Objetivo
• Necessidade
• Informações
• Convite
• Pauta
• Espaço
• Ambientação
• Formatação
• Estipular tempo
Convite
• - Quem convida (SEMPRE pessoas, NUNCA entidades)
• - Motivo: de que se trata, qual o tipo de comemoração;
• - Serviço: Data, local e horário.
• - Adicionais (traje, confirmação de presença, informes importantes, valores, complementações necessárias).
• - Logomarcas, logotipos, assinaturas.
• - Indicativos (apoio, organização, promoção, patrocínio....)
Virtual ou físico?
Detalhes
• Definidos os objetivos da reunião, cuidar dos demais detalhes. o tempo para definir os assuntos, que deverá levar em conta todas as tarefas, um possível intervalo e o resumo final.
• As pessoas certas, com autoridade apropriada, devam tomar parte.
O melhor
• Como tirar o melhor partido das reuniões.
• participação ativa no cumprimento dos objetivos do encontro. É o líder que deve estabelecer a ordem do dia e dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente
Compromisso
• É importante chegar-se a um compromisso.
• Quanto mais simples e realista for a decisão, melhor será compreendida e integrada por todos
• A partir de agora, todos os participantes passarão a estar envolvidos nas diversas operações que integram a ação.
Contrato
• Orientados por um objetivo claro, concreto e exequível, os participantes irão:
• Estabelecer prioridades
• Partilhar responsabilidades
• Fixar prazos
• Definir meios técnicos e financeiros,
• Avaliar resultados
• Introduzir reajustamentos
Continuidade
• Uma reunião terá sido benéfica e produtiva se cada participante, ao deixá-la, levar consigo um compromisso concreto.
• Uma vez que nenhuma reunião é um acontecimento isolado, mas que está na sequência da anterior, é deste compromisso que cada participante dará contas na reunião seguinte
Avaliação
• É uma forma de saber até que ponto a reunião foi proveitosa.
• É um processo de recolher dados e sua análise e permite:
• - Verificar a medida dos objectivos
• - Comprovar a utilidade e oportunidade dos assuntos discutidos
• - Certificar técnicas e métodos utilizados
Sempre avaliar
• - Diagnosticar novos assuntos a desenvolver e aprofundar
• - Introduzir reajustamentos e alterações para evitar a repetição de erros
• Ouvir, escutar, falar, comunicar e entender....“Eu sei que tu pensas que compreendeste
O que pensas que eu disse.
Mas não tenho a certeza
Que tu te dás conta que o que ouviste
Não é o que eu pretendia dizer”
Conflitos
• 1º - Os conflitos fazem parte da condição humana.
• - Os conflitos são, em parte, consequência natural das mudanças que afetam o quotidiano.
• 3º - Certos conflitos são previsíveis e, podem ser evitados ou minimizados.
• 4º - Os conflitos podem ser geridos.
Solução
• - Decidir-se pela escolha da melhor solução: Qual, quando, e como?
• - Pôr em execução a solução escolhida, seguida de uma avaliação e acompanhamento contínuos,
• As soluções que vão sendo propostas –sempre justificadas por referência a princípios –o consenso.
Toda reunião tem um objetivo e todo o objetivo deverá ser:
claro, para ser entendido.
preciso, para ser eficaz.
possível, para ser atingido.
flexivel, para ser reajustado.
atraente, para ser motivador.
quantificado, hierarquizado e temporizado para ser avaliado.
Reuniões de informação:
• Quando se convoca uma reunião para solicitar informações de outras pessoas, o planejamento do tempo deve incluir o tempo para a preparação do apresentador.
• Reuniões para solucionar problemas ou para tomada de decisões: uma decisão precisará ser tomada e acompanhada para que a solução possa se concretizar
Direções e diretrizes
• Reuniões para definir diretrizes:convocadas para solucionar problemas, não por ações operacionais, mas por meio de novas diretrizes.
Rotinas
• Reuniões periódicas de preparação de tarefas ou esforço grupal: sua validade deve ser comprovada no decorrer do tempo. Comum a grupos gestores.
• Reunião geral: o propósito é levantar assuntos e com sorte solucioná-los. Mesmo com uma pauta bem organizada, reuniões gerais tendem a ser um dos tipos de reuniões menos eficientes.
Reuniões com carateres
específicos:• Assembleia• Seminário• Congresso• Fórum• Simpósio• Debate• Mesa redonda• Workshop• Convenção• Conferência
• Painel• Colóquio• Palestra• Inauguração• Assinaturas• Homenagens• Exposição e Feira• Oficina
Elementos Formais
– Tema da reunião; Objectivos previstos;Objectivos atingidos;Data / Local;Hora de início / Hora de termo; redator;Participantes
• Fazer sínteses intermédias, reformulações e conclusões parciais que permitam ao grupo aperceber-se dos resultados atingidos.
Cuidado
• Tipologias dos participantes
• O Conflituoso
• O Tímido
• O Intervencionista
• O Fala-barato
• O Contestatário
• O Comico
• O Fora de jogo
Atitudes
Evidenciar as diferenças
Definir com clareza o conflito – natureza e origem
Procurar o que há de significativo no conflito
Identificar as convergências e as divergências em relação ao conflito
Determinar com exactidão os pontos de desentendimento para sugerir soluções parciais
Evitar que a sua própria influência pese na decisão a tomar
Dominar-se para não resolver o assunto de uma só vez
Passar para o assunto seguinte assim que o conflito esteja resolvido e se tenha chegado a um acordo.
É importante que numa reunião o acordo (consenso) se estenda tanto aos objectivos como às soluções.
Técnicas
• Análise de problemas
• Técnica:identificação de um conjunto de informações relativas a uma determinada situação técnica ou humana.
• O problema: desvio ou desiquilíbrio entre o que deveria acontecer e o que acontece
• Imaginar as várias hipóteses de solução:
• - Quais as vantagens e desvantagens de cada uma delas?
Professor Instrutor:
LUCYMARA
CORREIACERIMONIALISTA E
MESTRE DE CERIMÔNIAS
PEDAGOGA
PÓS GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PESSOAS E
QUALIDADE DO SERVIÇO PÚBLICO
Cerimonial, é um ramo de atividade onde se congregam os procedimentos sócio-culturais, protocolar público-privado das regras para a
realização de atos e solenidades.De uma certa forma o cerimonial é um instrumento
de equilíbrio, tratos e procedimentos. Um cerimonial é um conjunto de normas que tem
por finalidade ordenar corretamente o desenvolvimento do ato solene. Inclui
procedimentos como disciplina, hierarquia, ordem, elegância, respeito, bom senso, bom gosto e
simplicidade
Cerimonias
• O que é?
• - Preparação de uma cerimônia: Local; Público; Espaço; Mesa; Ambientação.
• O cerimonial valoriza as ações e gestos, cria sensibilidade, implica em honra, dignidade na celebração de cada ato. Evolui para a elevação social, para o desenvolvimento do indivíduo, do respeito ao próximo e assume o sentido natural da própria evolução humana
Trabalhar com Cerimonial é trabalhar com relações humanas. A essência de ambos é a mesma, isto é, o
encontro, o diálogo, a troca de informações. Pois não existe Cerimonial sem presença e interação humanas.Outra característica de nosso labor é a efemeridade. O sucesso de um evento dura o tempo de uma salva de
palmas, do fechar das cortinas, do lento apagar-se das luzes da ribalta.
Marcus Bessa | Assessoria do Cerimonial da Presidência do TJDFT
O protocolo é um conjunto de leis que regem o cerimonial público, entretanto não se deve tomá-lo ao
pé da letra, pois como está contido na própria lei, quando houver situações conflitantes, é o chefe do
cerimonial que determinará a atitude mais correta a ser tomada, conforme prevê o Ministério das Relações
Exteriores. Assim, além do preconizar a obediência, o cerimonial juntamente com a precedência são
referências de poder. Se alguém está em um nível hierárquico elevado significa que ele tem poder e
proeminência sobre outras autoridades.
Cerimonialista
• é um profissional de detalhes;
• De bem estar;
• De comunicação
• De imagem
• De apresentação
• De ligação
• De confiança!
Postura
• Postura profissional
• A primeira impressão é a que vale, então é melhor estar preparado para mostrar uma postura profissional. E não é só a roupa que conta, as atitudes e a linguagem corporal também dizem muito sobre você.
Dicas
• Se não tiver algo positivo a falar... Silencie!
• Elogios são bons... Se verdadeiros!
• Contornar situações só aumentam a viagem.. E o constrangimento!
• Comportamento é uma questão de bom-senso!
• Nem todos compartilham nossos gostos!
Origem:A palavra cerimônia vem do latim caerimoniale e refere-se às
cerimônias religiosas. O cerimonial tem sua origem nas sociedades primitivas. É a linguagem que regulamenta os rituais. Os rituais são
paralelos ao aparecimento da humanidade e eram criados para garantir o nascer do sol, o cair da chuva e a fertilidade do solo.
Rituais são reconhecidos como arte. Um ritual bem executado é mais que uma mera apresentação teatral. Usa elementos e símbolos e evoca a cultura e as crenças dos povos envolvidos. O uso do ritual é paralelo ao aparecimento da humanidade. Os homens dependiam
da caça e os primeiros rituais foram criados para apaziguar a natureza e garantir sobrevivência. O resultado de todo ritual é um
crescente equilíbrio, força, energia, e conforto individual ou de grupos.
A tônica constante do cerimonial é o respeito recíproco, a solidariedade e a cooperação. O cerimonial coexiste com a Filosofia (buscando método, fundamentos e princípios para percepção da realidade); com o Direito (codificando as regras de conduta para dar a cada um dos participantes as prerrogativas, privilégios e imunidades às quais têm direito) e com a Ética (apoiando-se na moral positiva. Interpreta um conjunto de regras de comportamento e formas de vida através das quais o homem se instrumenta para realizar o valor do BEM). Pela ética, o cerimonial cultua a arte (música, escrita, dança, decoração, esporte, literatura e etc.), da qual tira o sentido estético que toda solenidade, ou mesmo a rotina da vida, necessariamente deve ter no seu contexto coreográfico e simbólico. Rege o comportamento (etiqueta) e os costumes, favorecendo a projeção de atitudes participativas, responsáveis, conscientes, dos critérios de valor que enriquecem o diálogo e a cumplicidade do homem consigo mesmo, com a sociedade e com o próprio universo.
Vamos criar um evento?
Check list:LocalPopulação alvoConvitePalcoMesaBandeiraConvidadosComunicação.....
Serviços de mesa:
À americana:
À francesa: a travessa se apresenta à esquerda do convidado para que ele se sirva.
À Brasileira: alimentos na mesa
À inglesa: Empratado; serve pela esquerda e retira pela direita; talheres ficam no prato (direto),Garçom serve o prato em frente ao convidado (indireto);
À Russa: Termina-se o preparo próximo ao convidado e serve-o.
Bandeiras e Hinos
Quando usar?Quais?Tamanho?Quando hastear e quando arriar?Dia da BandeiraDecreto: Sua apresentação e seu uso são regulados pela Lei n. 5.700 de 1º de setembro de 1971.
Ordem de Precedência
No momento, no Brasil vigora o Decreto nº 70274 de 09/03/1972, com alterações feitas pelo Decreto nº 83186, de 19/02/1979, que determina as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência, instrumento indispensável para quem atua na área de eventos. Critérios gerais de precedência
Segundo o caráter do ato, costuma-se ceder, por cortesia, a precedência
aos representantes estrangeiros e autoridades visitantes.
Anfitrião é o ponto de partida para organizar a precedência.
Idade: o mais velho tem precedência sobre o mais novo.
Sexo: a mulher tem precedência sobre o homem.
Antigüidade histórica: antigüidade no credenciamento (representantes
diplomáticos), data de criação da instituição.
Ordem alfabética.
Titulação: organizada com base nos títulos (Bacharel, Mestre, Doutor).
- Cerimonial Federal
- Cerimonial Militar
- Cerimonial Tribunal de Justiça
- Cerimonial Tribunal de Contas
- Cerimonial de Casas Legislativas
- Cerimonial de Governo de Estado
- Cerimonial de Governos Municipais
- Cerimonial Real ou Imperial
- Cerimonial de Relações Exteriores
- Cerimonial Acadêmico
Recepção de AutoridadesRecepção de autoridades e visitantes estrangeiros e brasileiros há uma série de providências que devem ser tomadas para o sucesso da visita. Estas providências podem ser agrupadas numa check-list,. Vale lembrar que cada instituição pode preparar seu check-list, de acordo com suas necessidades e particularidades. Interesse do visitanteO visitante normalmente demonstra interesse não só pela instituição e/ou projeto que veio conhecer, como também pela região, Estado ou municípioTrajes
Papel do responsável pelo receptivoAssim, o responsável é a "vitrine" da instituição. Quanto mais bem preparado estiver, melhor será a impressão que se guarda do local.
CHECK-LIST
•Avaliação da visita
Serviços de mesa
À americana:À francesa: a travessa se apresenta à esquerda do convidado para que ele se sirva.À Brasileira: alimentos na mesaÀ inglesa: Empratado; serve pela esquerda e retira pela direita; talheres ficam no prato
Obrigado pela atenção!