BI como ferramenta de apoio à tomada de decisão na gestão das IFES – UFMS DIGITAL

Edson Norberto Cáceres – UFMSFORPLAD – UFMG – 03 a 05 de Abril de 2019

Agenda

• A UFMS

• Business Intelligence

• Ferramentas para Business Intelligence

• Início

• Reitoria Itinerante/Reuniões Gestores

• Projeto

• Estado Atual

• Considerações Finais

A UFMS

Cidade Universitária 10 Faculdades 5 Institutos 1 Escola

9 Câmpus

Alunos

Graduação 22500+

Mest./Doutor. 2000+

Pessoas

Professores 1400+

Técnicos 1950+

Cursos

Graduação 110+

Mestrado Doutorado 65+

Abrangência da UFMS

Business Intelligence

• BI abrange as estratégias e tecnologias utilizadas por corporações para a análise de dados.

• Tecnologias BI providenciam as visões do passado, a atual e a possibilitam o planejamento para as ações futuras.

• Envolve TIC´s, Gestão e Negócio.

• Operacional ao Estratégico.

• Grandes quantidades de dados estruturados e também não estruturados (dados externos).

Business Intelligence

• De alguma forma TODOS realizam algum tipo de BI (planilhas, gráficos, etc).

• Problema com a integração dos dados.

• Dificuldade na captação dos dados.

• Dinamicidade.

• Volume MUITO GRANDE de informações de diferentes tipos.

• Necessidade de ferramentas mais “amigáveis” para o tratamento das informações.

Algumas Ferramentas para BI

• Qlik.

• Google Cloud BI – Data Studio.

• IBM Watson Analytics.

• Tableau.

• Microsoft Power BI.

• ETC....

Início na UFMS

• Como facilitar a integração de um “monte de planilhas”, a maior parte com informações de alunos e quantitativo de professores.

• RAP/RAT por Unidade (PROPLAN) – matriz orçamentária interna.

• Patrimônio – localização de bens.

• Comitê de Governança Digital – Integração de todos os sistemas.

Início na UFMS – Dados Acadêmicos

Início na UFMS (RAP/RAT-Grad)

Unidade TAEG DocE RAP TecE RAT

CPAN 1.909,40 224,40 8,51 59,00 32,36

CPAQ 1.794,81 144,20 12,45 47,00 38,19

CPAR 458,71 48,36 9,49 18,00 25,48

CPCS 776,60 62,80 12,37 23,00 33,77

CPCX 672,47 70,48 9,54 21,00 32,02

CPNA 493,98 48,94 10,09 14,00 35,28

CPNV 300,17 40,64 7,39 15,00 20,01

CPPP 509,05 59,60 8,54 19,00 26,79

CPTL 3.950,56 320,10 12,34 78,00 50,65

ESAN 999,33 80,96 12,34 12,00 83,28

FAALC 905,96 128,64 7,04 21,50 42,14

FACFAN 609,90 75,50 8,08 50,00 12,20

FACH 810,85 90,36 8,97 15,00 54,06

FACOM 1.259,56 92,84 13,57 23,00 54,76

FADIR 621,79 43,60 14,26 11,50 54,07

FAED 688,75 120,08 5,74 13,00 52,98

FAENG 2.580,73 189,02 13,65 54,00 47,79

FAMED 1.468,30 93,26 15,74 26,50 55,41

FAMEZ 1.084,08 76,60 14,15 64,50 16,81

FAODO 796,79 60,08 13,26 37,25 21,39

INBIO 1.770,04 152,10 11,64 71,00 24,93

INFI 435,42 52,08 8,36 16,00 27,21

INISA 919,83 91,00 10,11 23,00 39,99

INMA 1.105,76 73,82 14,98 6,00 184,29

INQUI 449,69 65,42 6,87 21,00 21,41

Início na UFMS – Patrimônio

Início na UFMS – Patrimônio

Início na UFMS – Gestão

• Conjunto de informações que a Reitoria usa nas reuniões de trabalho com os dirigentes das unidades.

• Planejamento da atualização tecnológica dos equipamentos.

• Plano de aquisição de equipamentos.

• Dimensionamento da força de trabalho.

• Etc.

Cursos Conc. Vagas

Mat. Esp.

Matr.

Dip. /18

Curso 1 4 60 240 233 -

Curso 2 3 40 160 137 21

Curso 3 5 55 275 283 42

Curso 4 3 45 180 129 11

Curso 5 4 50 250 253 15

Curso 6 4 60 240 258 32

GRADUAÇÃO

Reunião com os Dirigentes

Projetos de Ensino –Viagens de Estudo –Monitores de Graduação –PET Grupos –PIBID –

Ingresso Graduação (2019)

CURSO Evasão Vagas/Mat

Curso 1 25 60/60

Curso 2 15 50/49

Curso 3 30 55/55

Curso 4 34 50/50

Curso 5 5 40/39

Curso 6 23 55/49

Reunião com os Dirigentes

Pós-Graduação/Pesquisa

PROGRAMA Conc. ALUNOS M

ALUNOS D

Curso 1 5 36 91

Curso 2 4 50 32

Curso 3 3 33

Curso 4 3 27

Reunião com os Dirigentes

Número de Professores da Unidade com DoutoradoNúmero de Professores credenciados na PGBolsistas PQ/PTPIBIC - (- Vol)Projetos de Pesquisas Cadastrados 104Projetos de Pesquisas c/ Financiamento Externo – R$Inovação Tecnológica

PESSOAL (2019)

Professores Total

Auxiliar 7

Assistente A 4

Adjunto A 22

Assistente 8

Adjunto 79

Associado 39

Titular 5

Titulação Total

Especialização 7

Mestrado 29

Doutorado 128

TA´s Total

A 1

B 2

C 7

D 40

E 16

Professores Total

Substitutos 15

Reunião com os Dirigentes

Prof novos contratadosProf concursoTA novos contratadosTA concurso

INFRAESTRUTURA

Unidades Total

Laboratórios 47

Salas de Aula 44

Salas Administrativas 29

Gabinetes Professores 78

Auditórios 3

Sala Vídeo Conf 1

Banheiros Comuns 15

Refeitórios/Copas 3

Biblioteca 1

ComputadoresIncorpora

çãoET Not

2010 169 13

2011 30 5

2012 57 21

2013 95 212014 47 9

2015 40 13

2016 57 13

2017 128 0

2018 1 0

Total 624 113

Idade Média

4,6 5,4

Reunião com os Dirigentes

Área Construída ~20.300 m2

Veículos

Obras e Reformas

Impressão

Telefonia

REDE E MANUTENÇÃO

12 AP´s

Chamados

Mês AGT CPS

Jan 7 0

Fev 14 0

Mar 24 0

Abr 41 21

Mai 33 25

Jun 20 17

Jul 28 27

Ago 54 26

Set 35 29

Out 102 28

Nov 30 19

Dez 26 18

Total 414 201

Reunião com os Dirigentes

REDE E MANUTENÇÃO

29 AP´s

Reunião com os Dirigentes

Custeio + Investimento ()

Matriz ~R$ 84.500,00

Revitalização Labs. ~R$ 83.000,00

OCC ~R$ 170.000,00

Pessoal (ano/)

~R$ 39.000.000,00

Contratos (ano/)

~R$ 1.500.000,00

Reunião com os Dirigentes

Curso em Implantação X (ano/)

~R$ 900.000,00

INVESTIMENTOS NA UNIDADE

Pesquisa/Pós-Graduação PIBIC 55 (10 Vol) ~R$ 250.000,00 Projetos de Pesquisa 104 Captação Externa em Projetos de Pesquisa PROAP ~R$ 48.000,00

Extensão, Cultura e Esportes

Extensão (x) ~R$ 52.000,00

Eventos (x) ~R$ 20.000,00

Cultura (x) ~R$ 4.300,00

Reunião com os Dirigentes

INVESTIMENTOS NA UNIDADE

Assistência Estudantil (201X) Permanência (155) ~R$ 660.000,00

Alimentação ~R$ (RU) 1.000.000,00

Auxílio Emergencial (29) ~R$ 124.000,00

Creche (9) ~R$ 7.000,00

Participação em Evento (15) ~R$ 14.000,00)

Moradia (115) ~R$ 230.000,00

Outros (9) ~R$ 30.000,00

Total ~R$ 1.065.000,00

Reunião com os DirigentesINVESTIMENTOS NA UNIDADE

Graduação Monitoria (24 vol) ~R$ 45.000,00

PET - ~R$ 300.000,00

PIBID - ~R$ 500.000,00

Pessoal (ano)

~R$ 38.500.000,00

PNAES (ano)

~R$ 2.100.000,00

Contratos (ano) ~R$ 1.500.000,00

Matriz Investimento (201x) ~R$ 84.000,00

Matriz OCC (201x) ~R$ 170.000,00

Extensão/Cultura/Esporte ~R$ 80.000,00

Matriz Laboratórios ~R$ 82.000,00

Investimento Total na Unidade

Graduação

~R$ 500.000,00

Total (201x) ~R$ 43.000.000,00 ~R$ 14.000,00/aluno

PROAP/PIBIC (ano) ~R$ 260.000,00

Curso X

~R$ 900.000,00

Ações Estruturantes

• Sistema de Agendamentos de Espaço Físico• SIGPROJ• Software de BI.• Sistema de Controle de Bolsas e Auxílios• Sistema de Avaliação de Servidores• SEI• Comitês de Governança• UFMS Competitiva• PDU´s• Governança MEC• Entre outros.

Ações Estruturantes

• Mapeamento e Georreferenciamento de todas as unidades físicas da UFMS.

• Descrição das instalações de cada unidade.

• Mapeamento de todos os procedimentos administrativos (SEI).

• “Divisão” das despesas.

• Refinamento das análises da Graduação e da Pós-Graduação.

• Entre outras.

Ações Organizacionais

• Uniformização da linguagem “corporativa”.

• Dicionários dos dados.

• Mapeamento de todos os procedimentos administrativos (SEI).

• “Divisão” das despesas.

• Entre outras.

UFMS Digital

UFMS Digital

UFMS Digital

UFMS Digital

UFMS Digital

UFMS DIGITAL

• Integração do Sistema de Agendamentos com os Sistemas de Graduação e Pós-Graduação.

• Integração do Sistema de Agendamentos com o Sistema de Patrimônio.

• Integração do Sistema de Pagamento de Bolsas e Auxílios com os Sistemas Acadêmicos e de Pessoal.

• Integração do Sistema de Pessoal com os Sistemas Acadêmicos.

UFMS DIGITAL

• Integração do Sistema de Agendamentos com o Sistema de Solicitação de Serviços.

• Integração do SIGPROJ com o Sistema de Pessoal.

• Integração do Sistema de Pessoal com o Sistema de Avaliação e de Planejamento de Atividades.

• Integração do SIAF com os demais sistemas.

UFMS DIGITAL

• Modelagem das bases de dados dos sistemas para utilização do BI.

• Validação das informações com as Pró-Reitorias.

• Inserção do BI na agenda de trabalho das Pró-Reitorias.

• Refinamento das consultas e utilização de dados externos.

• Entre outros.

Resultados Esperados com o BI

• Valor do investimento em cada atividade desenvolvida.

• Informações detalhadas em cada um dos níveis de gestão.

• Aumentar a segurança na tomada de decisão.

• Ampliar o conhecimento da unidade com relação a suas próprias informações e da universidade.

• Aumentar a qualidade da discussão na gestão da universidade.

Chaves para o Sucesso

• Compromisso da Gestão.

• Governança.

• Divulgação ampla das informações.

• Equipe.

• Integração entre os órgãos da Administração.

Obrigado!!!