Bizu - Arquivologia - Papiloscopista da PF.pdf

CURSO ONLINE BIZ ARQUIVOLOGIA POLCIA FEDERAL - PAPILOSCOPISTA

PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

Ol, gente! Finalmente chegando o dia de mudar de vida, no?! Espero que estejam se empenhando!

A emoo pode ser tanta que chegar a dar o famoso branco na hora da prova. E para evitar que isso acontea, estou aqui para passar a vocs aquele biz do que no devem esquecer! Ento vamos l, mo obra:

Arquivo:

1 Conjunto de documentos produzidos/recebidos em decorrncia da realizao de atividades especficas.

2 Mvel (armrio, estante, gaveteiro) destinado guarda de documentos.

3 Edifcio, ou parte deste (andar, sala) que serve de depsito de documentos.

4 Unidade administrativa, constante do organograma, com funes de gerir e guardar documentos.

Documento:

Qualquer material fsico que tenha uma informao registrada. O documento de arquivo deve provar, testemunhar ou informar sobre a ao que o gerou, ou sobre o seu produtor.

Classificao dos Arquivos:

Quanto entidade mantenedora

Pblico: produzidos por instituies de carter pblico.

Privados: produzidos por instituies de carter privado

*Segundo Marilena Paes: pblicos, institucionais, comerciais e pessoais ou familiares.

Quanto natureza dos documentos

Especiais: guardam documentos separando-os por tipo de suporte

Especializados: guardam documentos separando-os por assunto (arquivo tcnico).

Quanto extenso de atuao (somente arquivos correntes)

Setoriais: localizados nos escritrios, prximos aos usurios.

Gerais ou Centrais: localizados em ambientes especficos para a guarda de documentos.

Quanto aos estgios de sua evoluo

Correntes: guardam documentos de uso frequente.

Intermedirio: guardam documentos pouco utilizados, mas ainda importantes para a administrao.

Permanentes: guardam documentos que so importantes para o estudo e pesquisa histrica ou cultural.




Classificao dos Documentos:

Graus e Perodos de classificao dos Documentos sigilosos:

Graus de Sigilo Anos/Pror. Divulgao/Acesso indevido Ultrassecreto 30 + 30 Acarreta dando excepcionalmente grave Secreto 20 + 20 Acarreta dano grave Confidencial 10 + 10 Acarreta dano, frustra objetivos Reservado 05 + 05 Compromete planos e operaes

Teoria das Trs Idades (funcionamento):

Quanto ao gnero

Textuais ou Escritos: apresentam a informao em forma de texto Iconogrficos: apresentam a informao em forma de imagens estticas. Sonoros: apresentam a informao em forma de sons Filmogrficos: apresentam a informao em forma de imagens dinmicas. Informticos, Eletrnicos ou Digitais: necessitam de computador ou equipamento especial para serem lidos. Cartogrficos: a informao representa uma rea maior, de forma reduzida. Microgrficos: apresentam a informao em forma de microfichas, resultados do processo de microfilmagem.

Quanto espcie/tipologia

Espcie: aspecto formal que caracteriza o documento (formatao, smbolos, etc).

Tipologia: a espcie acrescida de uma funo (motivo para produo do documento).

Quanto natureza da informao

Ostensivos ou Ordinrios: so documentos cuja divulgao no acarreta danos nem prejuzos.

Sigilosos: so documentos cuja divulgao pode acarretar danos ou prejuzos ao Estado, sociedade ou a terceiros.




Documentos permanentes no devem ser eliminados! Nem todos os documentos precisam passar por todas as fases! As passagens para os arquivos intermedirio e permanente

recebem nomes especficos: transferncia e recolhimento! Princpios Arquivsticos:

Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos - documentos e arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser misturados com os de outra instituio.

Princpio da Ordem Original - o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu.

Princpio da Unicidade - os documentos de arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preservam seu carter nico, pelo contexto de sua produo.

Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica - os fundos devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais.

Princpio da Cumulatividade - os arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica.

Princpio da Territorialidade - O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio especfica ou uma nao.

Teoria das Trs Idades divide o arquivo em trs fases, pelas quais o documento passar dependendo de seu valor e importncia: corrente, intermedirio e permanente.

Princpio da Pertinncia - os documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua provenincia e organizao originais (est em desuso).

Acondicionamento e Armazenamento de documentos de arquivo

Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros apropriados.

O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos.




Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele, ou o depsito.

A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurana contra perigos iminentes.

As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais.

A rea dos depsitos no deve exceder a 200 m2. Os depsitos devero ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo, sistema independente de energia eltrica, aerao e climatizao.

As reas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das reas dos depsitos.

Condies ideais para armazenamento: de temperatura, entre 15 e 22 C e de umidade relativa, entre 45% e 60%.

Gesto de Documentos:

o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

No existe Gesto de Documentos no arquivo permanente.

Protocolo:

1 nmero atribudo ao documento quando entra o ambiente interno da instituio (nmero de identificao no sistema).

2 caderno, livro ou outro equivalente onde so anotadas as movimentaes internas sofridas pelos documentos.

3 unidade ou setor responsvel pelo controle da recepo, tramitao e expedio dos documentos.

Atividades do protocolo:




As atividades de protocolo so tpicas de arquivo corrente.

Tabela de Temporalidade:

Define os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermedirio, bem como a sua destinao (eliminao ou guarda permanente).

Cdigo de Classificao:

Agrupa, separa e distribui os documentos logicamente, de acordo com o assunto de que tratam, ou de acordo com as funes da instituio.

Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros, deitados, dentro do mobilirio. indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e dobras nos mesmos.

Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos outros dentro do mobilirio. indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos.

Sistemas de Arquivamento:

Recebimento e Classificao

Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos

particulares; Envia os documentos particulares aos seus

destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos

sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus

destinatrios; Interpreta e classifica os documentos

ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor

de registro e movimentao.

Registro e Movimentao Trata da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos

Expedio Trata da sada de documentos e correspondncias da instituio




Direto: NO H a necessidade da utilizao de instrumentos auxiliares para recuperao da informao

Indireto: H a necessidade da utilizao de instrumentos auxiliares para recuperao da informao

Semidireto: H a necessidade da utilizao parcial de instrumentos auxiliares para a recuperao da informao.

Mtodos de Arquivamento:

Mtodo alfabtico: guarda os documentos em estrita ordem alfabtica, seguindo as seguintes regras

Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen no se separam.

Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no se separam.

Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO SO considerados parte integrante do ltimo nome.

Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO considerados na ordenao alfabtica.

Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles devem ficar entre parnteses aps o nome completo.

Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so considerados pelo ltimo sobrenome.

Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome quando comeadas com letra maiscula.

Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que indica a famlia do pai.

Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes) so registrados exatamente como se apresentam.

Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao.

Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parnteses.

Mtodo geogrfico: guarda os documentos em estrita ordem de procedncia, podendo seguir as seguintes formas




Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por estados (a capital vem primeiro).

Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por cidades (no prioriza a capital).

Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos pases (a capital vem primeiro).

Mtodo numrico: Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao da informao/documento

Numrico Simples: arquiva o documento em orem numrica, utilizando o prprio nmero do documento.

Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e recuperao.

Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como elemento principal de ordenao, separando este em grupos.

Mtodo Ideogrfico: arquiva os documentos de acordo com o assunto de que tratam

Ideogrfico alfabtico dicionrio: os documentos so colocados em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado.

Ideogrfico alfabtico enciclopdico: similar ao alfabtico, com a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O ESPECFICO!

Ideogrfico numrico duplex: uma variao do enciclopdico, apenas acrescentando um ndice numrico antes das classificaes.

Ideogrfico numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey, dividindo os assuntos em 10 classes principais, e estas em subclasses.

Ideogrfico numrico unitermo (indexao coordenada): utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos de um nico termo (a resposta so os nmeros que se repetem).

Mtodo alfanumrico: combina a simplicidade do mtodo alfabtico com a agilidade do mtodo numrico. Pertence ao sistema semidireto.

Mtodo variadex: atribui cores para facilitar o arquivamento.

Mtodo automtico: combina letras, nmeros e cores.

Mtodo soundex: utiliza a semelhana sonora (rima) entre os nomes.

Mtodo mnemnico: combina letras e nmeros (est em desuso).

Mtodo rneo: verso antiga do mtodo automtico. (est em desuso)

Microfilmagem




Processo que gera imagens de documentos em microfichas, reduzindo seu tamanho.

Microfilmagem de segurana: garante a autenticidade da informao.

Microfilmagem de substituio: mantm a informao aps a eliminao documento.

Microfilmagem de complemento: mantm no arquivo da instituio documentos que pertencem a outras instituies.

Microfilmagem de preservao: evita o manuseio dos documentos originais.

O documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele.

Os documentos digitalizados podero ser eliminados a critrio da autoridade competente, salvo os de valor histrico.

Automao

a utilizao das novas tecnologias aplicada aos arquivos para facilitar o seu trabalho.

Requisitos funcionais: registro e captura, classificao, tramitao, avaliao e destinao, recuperao da informao, acesso e segurana, armazenamento e preservao.

Requisitos no funcionais: utilizao de padres abertos, independncia de fornecedor, integrao com sistemas legados, conformidade com a legislao e os padres de interoperabilidade do governo, atendimento a usurios internos e externos, facilidade de utilizao e desempenho.

Metadados: informaes estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.

Conservao de Documentos:

Conservao corretiva: restaurao, desinfestao, limpeza e alisamento.

Conservao preventiva: noes de preservao (evita danos e estragos)

Tcnicas de Restaurao:




Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica, aumentando sua durabilidade.

Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking substituindo os tecidos por outros especficos. Laminao envolve o documento em uma folha de seda e outra de

acetato de celulose, e o leva a uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145 a 155C.

Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona folha de acetato de celulose.

Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento.

Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova.

Velatura um novo suporte em papel, agregado ao original. Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor e tom,

prximos do original, em reas de remendo ou reforo. Planificao a prensagem do documento. Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a seqncia

do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numerao do original.

Costura utiliza uma linha de algodo, em substituio aos grampos metlicos; compe-se de dois pontos de costura.

Desinfestao:

Combate atividade de insetos (aprincipal tcnica a fumigao).

Limpeza:

Consiste na retirada de sujeira com material especfico.

Alisamento:

Consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas

Noes de Preservao

Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada.

Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo.

Manter temperatura e umidade baixas e estveis, entre 16 e 22C. Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Para fotografias e

gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel. Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos.




No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez.

No umedecer os dedos com saliva. No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Estes devem ser de

plstico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedao de papel.

Evitar cpias dos documentos. Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o

de forma correta para evitar rasgos e amassados. Evitar substncias poluentes, pois catalisam as reaes qumicas. Utilizar aparelhos de ar condicionado e deix-los ligados todo o tempo. Rebobinar periodicamente as fitas de vdeo e mant-las na posio

vertical com a bitola cheia voltada para baixo. Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos

eletromagnticos e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

Bom, estes so os principais pontos a serem lembrados para responder s questes sobre Arquivologia!

Felizmente o contedo pedido no extenso, o que no traz dificuldades na hora da prova. Sendo assim, lembrando-se desses tpicos, vo lembrarem-se tambm do contedo da aula.

Desejo a todos muita sorte, um timo feriado, bons estudos e sucesso nesta empreitada!

Forte abrao, e at breve!

Mayko Gomes Abril/2012

Documents

Bizu - Arquivologia - Papiloscopista da PF.pdf