BPM e Workflow - semelhanas e diferenas Dentre as vrias confuses hoje existentes no mercado de gesto de processos, nenhuma se compara existente entre as tecnologias de BPM e Workflow. comum vermos afirmaes errneas, at mesmo mal-intencionadas, sobre a comparao entre elas. Para alguns, so apenas nomes diferentes para a mesma tecnologia. Outros dizem, vagamente, que o BPM o workflow "moderno", sem no entanto entender a real diferena que existe entre elas. E alguns, por mais incrvel que possa parecer, afirmam at mesmo que a tecnologia de workflow est superada. Em nosso ponto de vista, esta confuso alimentada pelos seguintes fatores: 1. A prpria definio de BPM ainda nebulosa para a maioria das pessoas. 2. H diversos fabricantes de ferramentas de workflow que passaram a denominar-se, subitamente, fabricantes de ferramentas de BPM, ainda que seus softwares no atendam os requisitos de um BPMS (vide artigo principal). 3. Os mesmos fabricantes tentam "desprestigiar" a tecnologia de workflow, negando o seu valor e citando falsas limitaes da tecnologia. Para comear a esclarecer esta questo, vamos comear fazendo uma comparao do que estas tecnologias podem oferecer para a gesto de processos. A tabela abaixo mostra os recursos que cada uma delas oferece:

Workflow Modelagem de Processos Automao de Processos Integrao com Sistemas Garantia da Integridade do Processo Monitoramento do Processo Anlise do Desempenho do Processo Sim Sim Sim Sim Sim Sim

BPM Sim Sim Sim Sim Sim Sim

Surpresa! Nesta primeira anlise, ficam evidentes as grandes semelhanas entre Workflow e BPM. Afinal, ambos atingem essencialmente os mesmos objetivos: modelar, automatizar, monitorar e analisar o desempenho de processos, conectando pessoas e sistemas. Isso significaria que BPM e Workflow so a mesma coisa? Ou, ainda, que as diferenas entre ambos so apenas cosmticas? Eis a a questo. O ponto-chave na comparao entre Workflow e BPM no o que estas tecnologias fazem, mas sim como fazem. Ou seja: os objetivos e as possibilidades das tecnologias so muito similares. A real diferena reside em como estes objetivos e possibilidades so alcanados. De forma geral, a tecnologia de BPM permite um grau maior de flexibilidade e sofisticao nas solues de gesto de processos, acelerando o desenvolvimento, reduzindo o esforo de manuteno e preservando o investimento a mais longo prazo.

A tabela abaixo ilustra as principais diferenas em como as tecnologias de BPM e Workflow atendem alguns aspectos-chave de uma soluo de gesto de processos:

Workflow Recursos de Modelagem Tcnica de Modelagem Integrao com Sistemas 3Rs (Roles, Routes, Rules) Tcnicas proprietrias Atravs de codificao

BPM 3Rs, Simulao, Documentao extensiva BPMN, BPEL e/ou BPML Atravs de padres como SOAP e JCA e de adaptadores out-of-the-box Definidas de forma declarativa em um BRM (Business Rules Management) Atravs de ferramentas de BAM (Business Activity Monitoring) Geralmente multi-plataforma

Regras de Negcios

Codificadas ou parametrizadas em aplicao especfica

Anlise do Desempenho do Atravs de relatrios e Processo grficos sobre o modelo de dados do Workflow Plataforma de execuo (SO, BD, AS) Geralmente vinculado a uma plataforma

Um ponto fundamental: quanto mais complexo for o processo a ser gerenciado, maior ser o benefcio em utilizar BPM. Em cenrios menos complexos, a diferena em como as tecnologias atendem estes aspectos-chave pode ser praticamente irrelevante. Neste contexto, certamente veremos que, a partir de agora, os processos mais complexos passaro a ser atendidos pela tecnologia de BPM (pois seus diferenciais sero valorizados), enquanto os demais processos continuaro a ser atendidos com tranquilidade pela tecnologia de workflow. Por estas razes, engana-se quem acredita que o BPM vir substituir o workflow. O que teremos um longo e feliz convvio entre estas tecnologias

BPMN: o Modelo E-R dos Processos Neste artigo, buscaremos apresentar a motivao para o nascimento do BPMN, suas principais caractersticas e seus possveis impactos na modelagem de sistemas de TI. A Torre de Babel dos Processos At muito recentemente, qualquer trabalho de modelagem ou redesenho de processos precisava, logo em seu incio, tomar uma difcil deciso definir qual tcnica de modelagem de processos seria utilizada. Opes no faltavam tcnicas como Swimlanes, IDEF0, Event-Process Chain, Diagramas de Atividade UML e Redes de Petri eram apenas algumas delas. Apesar de muito teis e poderosas, estas tcnicas compartilhavam alguns problemas: ou eram proprietrias, ou eram incompletas, ou eram incompatveis com outros modelos, especialmente modelos de TI. E muitas vezes, elas eram tudo isso ao mesmo tempo. Mais: nenhuma delas era claramente um padro para modelagem de processos, nem padro de direito nem de mercado. Alm disso, (ou talvez por isso mesmo) a maioria dos processos eram (e ainda so) modelados usando notaes ad hoc, inventadas sob demanda para cada projeto ou para cada empresa, em geral utilizando ferramentas de diagramao como o Microsoft Visio. Ou seja, modelavam-se processos que praticamente s conseguiam ser entendidos completamente por quem os havia modelado. Evidentemente, absolutamente impossvel, em um cenrio como esse, tentar fazer avanar o BPM. Pois, se no h uma uniformidade bsica sobre como modelar processos de negcios, como poder haver um entendimento claro sobre o funcionamento deste processo? Como ele poder ser discutido com outras pessoas, redesenhado e automatizado, se ele utiliza uma notao que no padronizada? Para termos a correta dimenso deste paradoxo, podemos fazer uma simples analogia com a rea, muito bem estabelecida, de banco de dados. Ser que esta disciplina conseguiria ter alcanado o sucesso que tem se no existisse uma notao universalmente aceita como o Modelo Entidade-Relacionamento? Como seria o mundo da TI se, cada vez que fssemos modelar um banco de dados, tivssemos que primeiro definir qual tcnica de modelagem iramos usar (ou pior, se inventssemos nossa prpria notao para cada projeto!). Absurdo? Bem, esse era o ambiente que, at bem pouco tempo atrs, aguardava quem precisava modelar e automatizar processos de negcio. BPMN: A Resposta Certa ao Desafio O BPMN (Business Process Modeling Notation) um padro para modelagem de processos. Criado inicialmente pelo BPMI (Business Process Management Initiative), foi incorporado pela OMG (Object Management Group) aps a fuso entre estas entidades, ocorrida em 2005. O enorme sucesso do BPMN em se estabelecer como padro para o BPM vem de trs razes principais. A primeira que foi sempre um objetivo fundamental seu oferecer uma notao de fcil entendimento por todos os envolvidos com processos. Assim, tanto usurios de negcios quanto profissionais de TI conseguiro facilmente ler um modelo de processos em BPMN. Desta forma, o

BPMN torna-se, na prtica, uma ferramenta que cria uma lngua comum entre as reas de negcios e TI, reduzindo a distncia existente entre elas. A segunda razo que o BPMN foi dotado de uma srie de recursos que tornam possvel a modelagem de processos extremamente complexos. O uso de tais recursos opcional e, assim, o modelo pode ser construdo apenas com os elementos mais simples, para facilitar a leitura. Ao utilizar estes recursos, pode-se chegar a um nvel bastante refinado do comportamento do processo, agregando vrias informaes tcnicas, e permitindo o mapeamento automtico para padres de execuo de processos, como o BPEL. Assim, se consegue uma transio natural da modelagem para a execuo dos processos. A terceira razo para o sucesso do BPMN que ele possui uma slida fundamentao matemtica. O BPMN foi construdo sobre os conceitos do PiCalculus, uma derivao do Clculo de Processos para a representao de processos dinmicos e mveis. Mais uma vez, a analogia com banco de dados pertinente, pois uma das grandes razes do sucesso dos bancos de dados relacionais foi seu embasamento na teoria relacional. Primeiros Passos em BPMN

O BPMN define um nico tipo de diagrama, chamado de Business Process Diagram (BPD). Neste diagrama, como ilustrado na figura, so dispostos os diversos elementos que formam o BPMN. O BPMN possui diversos elementos, sendo que os bsicos so apenas 4: atividades, eventos, gateways (decises) e sequence flows (rotas). Com apenas estes 4 elementos, possvel construir modelos bastante expressivos de processos, fazendo com que o BPMN seja efetivamente fcil de aprender e simples de utilizar. medida que coletamos mais dados sobre o processo a ser modelado, podemos utilizar as diversas variaes destes elementos, cada uma com uma semntica precisa (por exemplo, eventos baseados em tempo). Podemos tambm adicionar novos elementos que enriquecem a semntica do processo. Assim, de forma geral, um modelo BPMN nos permite representar os seguintes conceitos: Processos, sub-processos e atividades Loops, instanciao mltipla de atividades e transaes de compensao Eventos de incio, de fim e intermedirios no processo (ex: um processo pode iniciar a partir do evento Email vindo do cliente)

Decises, paralelismo e sincronizao de processos Organizaes, departamentos e papis que participam do processo Trocas de mensagens entre organizaes participantes do processo (essencial para representar cenrios B2B) Objetos de dados que tramitam ao longo do processo

Com estes recursos, o BPMN permite a criao de modelos excepcionalmente sofisticados com a vantagem adicional de poderem ser facilmente compreendidos. O Caminho Adiante Hoje, no h mais nenhuma dvida que o BPMN a tcnica de modelagem preferencial para qualquer projeto de BPM. O uso de outras tcnicas deveria ser considerado apenas em casos excepcionais, tais como aqueles em que h um grande legado de processos modelados em outras tcnicas. Caso contrrio, no h boa razo para no usar o BPMN. Ns, da iProcess, j pudemos experimentar na prtica os benefcios da facilidade de uso do BPMN. J temos utilizado a tcnica para discutir modelos de processos com usurios de negcio de clientes, com excelentes resultados. Na viso dos usurios, a notao clara e intuitiva, sendo compreendida de forma praticamente instantnea. O que mais podemos querer de uma tcnica de modelagem? Alm disso, no podemos deixar de analisar o significado da fuso entre o BPMI (criador do BPMN) com a OMG (mantenedora de diversos padres, como UML e CORBA). A verdadeira questo est no desejo de ambas organizaes de incorporar o BPMN na UML. Como se sabe hoje, a UML no conta com tcnicas apropriadas para a modelagem de processos, e o BPMN vir justamente cobrir esta lacuna. Assim, muito em breve, teremos o BPMN como parte da mais difundida tcnica de modelagem de sistemas do mundo. Se algum ainda tinha dvidas sobre a importncia da modelagem de processos para a concepo de sistemas, este fato deve elimin-las. Por tudo isso, demos a este artigo o ttulo acima. Acreditamos que a relevncia do BPMN para o BPM ser a mesma do Modelo Entidade-Relacionamento para banco de dados. O BPMN ser a tcnica que permitir que a modelagem de processos seja ensinada, divulgada e promovida em massa, no mercado e nas universidades. Em outras palavras, que deixe de ser uma atividade secundria, quase um nicho, para se tornar uma ferramenta indispensvel para profissionais de negcios e de TI.