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GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO
SECRETÁRIA ADJUNTA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA DIRETOR DE GESTÃO DA CADEIA LOGÍSTICA DO ESTADO COORDENADORIA DA FROTA DE VEÍCULOS DO ESTADO
CARTILHA DE GESTÃO DA FROTA DE VEÍCULOS OFICIAIS DO ESTADO
Belém – Pará
2015
GOVERNADOR DO ESTADO DO PARÁ
Simão Jatene
SECRETÁRIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO
Alice Viana Soares Monteiro
SECRETÁRIA ADJUNTA DE GESTÃO DE PESSOAS
Ruth de Fátima Ambrósio Pina
SECRETÁRIA ADJUNTA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
Maria Edilena de Souza Rocha
DIRETOR DE GESTÃO DA CADEIA LOGÍSTICA DO ESTADO
Thiago Freitas Matos
Elaboração
Tiago Corrêa Carneiro Coordenador da Frota de Veículos do Estado
Equipe Técnica
Arnoud Roger Monteiro Araújo
Gerente do Sistema de Frota de Veículos Oficiais
Emílio Carlos Alexandro Vasconcelos de Mendonça Técnico em Gestão Pública
Giselle Alves Guerra
Assistente Administrativo
Revisão Salomão dos Santos Melo Técnico em Gestão Pública
SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO Fone: (091) 3194-1073/1017 Travessa do Chaco, 2350 – Marco CEP 66-093-542 – Belém – Pará
Pará. Secretaria de Estado de Administração. Diretoria de Gestão da Cadeia Logística do
Estado. 34 p.
1 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA – PARÁ. 2. CARTILHA DE GESTÃO DA FROTA DE
VEÍCULOS OFICIAIS DO ESTADO.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................... 3 2 AS VANTAGENS DE UM SISTEMA DE ABASTECIMENTO ........................... 3 3 REQUISITO PARA O CADASTRO ................................................................... 4 3.1 CADASTRO DA UNIDADE CONSUMIDORA ................................................. 4 3.2 ANÁLISE DE DADOS CADASTRAIS.............................................................. 5 3.3 ANÁLISE DOCUMENTAL ............................................................................... 5 3.4 ANÁLISE DO OBJETO E VIGÊNCIA CONTRATUAL ..................................... 6 4 CONTRATO DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS ..................................................... 8 4.1 O FISCAL DE CONTRATO ............................................................................. 9 4.2 ATRIBUIÇÕES DO FISCAL DE CONTRATO ................................................. 10 4.3 GUIA PRÁTICO PARA ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS DE
LOCAÇÃO DE VEÍCULOS ............................................................................. 11 5 TRAVAS DE SEGURANÇA .............................................................................. 17 6 CADASTRO DE UNIDADES ............................................................................. 19 6.1 CADASTROS DE MOTOS E VEÍCULOS EM GERAL .................................... 20 6.1.1 Informações Gerais .................................................................................... 20 6.1.1.1 Informações Técnicas ............................................................................... 20 6.1.1.2 Dados Gerais ............................................................................................ 23 6.1.1.3 Dados do Cartão ....................................................................................... 24 6.1.1.4 Validação de veículos ............................................................................... 25 6.1.1.5 Bloqueio do Cartão.................................................................................... 26 6.1.2 Regras de Abastecimento ......................................................................... 27 6.1.2.1 Combustível .............................................................................................. 27 6.1.2.2 Regras Adicionadas .................................................................................. 28 6.1.2.3 Restrições ................................................................................................. 28 6.1.2.4 Dia com validação de horário .................................................................... 29 6.1.2.5 Ocorrências ............................................................................................... 30 7 PADRONIZAÇÃO .............................................................................................. 30 8 CONCLUSÃO .................................................................................................... 33 REFERÊNCIAS ................................................................................................. 34
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1 INTRODUÇÃO
Esta cartilha tem como objetivo auxiliar os gestores de frota dos órgãos e
entidades da Administração Pública Estadual na gestão da sua frota de veículos.
Iremos detalhar os procedimentos e requisitos à realização de um cadastro no
Sistema de Gerenciamento de Abastecimentos da Frota de Veículos Oficiais do
Estado, bem como disponibilizar informações e conceitos gerais acerca da
fiscalização dos contratos de locação de veículos. Finalmente, iremos detalhar em
um passo a passo todas as etapas necessárias ao cadastro de uma unidade
consumidora no Sistema Petrocard.
A alta rotatividade dos gestores que atuam no setor de transportes/frota do
seu órgão, bem como as frequentes dúvidas que naturalmente surgem dos novos
gestores no que concerne as suas rotinas e de como proceder em cada tipo de
situação é o que nos motivou a elaborar este documento. Esperamos que seja útil.
2 AS VANTAGENS DE UM SISTEMA DE ABASTECIMENTO
Ao utilizar um sistema de gerenciamento para a frota de veículos oficiais do
Estado, a Administração Pública obtém uma série de vantagens, tanto de cunho
econômico quanto gerencial. Com todas as suas unidades consumidoras
(automóveis, motos, geradores, embarcações, etc) cadastradas em um sistema, de
imediato a Administração obtém a informação do perfil da sua frota, o que lhe
possibilita o mapeamento mais preciso das unidades que compõem a frota de cada
um dos órgãos e entidades estaduais, de forma acentuadamente mais rápida do que
solicitar via ofício essas informações.
Além disso, com a adoção de um sistema de abastecimento as informações
referentes aos abastecimentos individuais de cada unidade, bem como dos gastos
gerais de cada órgão, ficam registradas e disponíveis para download ou consulta,
tanto pelo órgão que realizou os abastecimentos quanto pelos órgãos gestores e/ou
fiscalizadores. A transparência da informação de como são realizados os gastos com
combustível atende aos princípios da administração pública da eficiência e da
publicidade.
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Outro fator a se destacar é a possibilidade de emissão de relatórios
financeiros que auxiliam a Administração Pública na tomada de decisões gerenciais.
Com o perfil da frota traçado e os relatórios gerenciais demonstrando o padrão de
consumo e de gastos mensais do Estado, a Administração Pública possui as
condições de elaborar políticas públicas visando a racionalização dos gastos com
combustível do Estado, bem como políticas públicas relacionadas à área. A
transparência das informações também auxilia os gestores a detectar possíveis
desvios ou uso indevido de recursos públicos com combustível, além de criar
mecanismos que possibilitem diminuir desperdícios.
3 REQUISITOS PARA O CADASTRO
Todo cadastro de uma unidade consumidora deve ser realizado pelo gestor
de frota de cada órgão. Vários aspectos devem ser considerados no ato do cadastro
e é importante conhecê-los de forma a antecipar a documentação necessária, bem
como evitar as causas mais comuns que ocasionam o cancelamento ou a não
autorização de um cadastro. O fluxograma abaixo vai facilitar a compreensão dos
requisitos para autorização de um cadastro realizado no Sistema de Gestão de
Abastecimento da Frota de Veículos Oficiais do Estado:
3.1 CADASTRO DA UNIDADE CONSUMIDORA
O passo a passo para cadastro de uma unidade consumidora será detalhado
mais adiante. No entanto, o gestor deve atentar para preencher todos os dados
corretamente, principalmente os dados da placa, chassi e código Renavam. Na
dúvida, é aconselhável entrar em contato com a SEAD. A empresa detentora do
Sistema de Gestão também oferece um treinamento básico do sistema. É
recomendado que todo novo gestor de frota, ao assumir suas funções, agende um
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treinamento com a empresa prestadora do serviço para que aprenda a manusear
corretamente o sistema.
3.2. ANÁLISE DOS DADOS CADASTRAIS
Todo cadastro realizado pelo gestor de frota ficará pendente de uma análise
da SEAD no Sistema de Gestão de Abastecimento da Frota de Veículos Oficiais do
Estado. O primeiro passo da análise da SEAD será justamente a verificação dos
dados cadastrais. Cadastros com placa ou código Renavam incorretos (ou em casos
de inexistência desses dados) serão negados.
Todo cadastro passa por uma verificação no site do Detran-PA. Uma
consulta detalhada é realizada para cruzamento de informações entre o banco de
dados do Detran-PA e os dados cadastrais no sistema. Caso haja alguma
inconsistência, a SEAD poderá providenciar a correção da informação diretamente
no sistema ou solicitar informações adicionais ao gestor de frota do órgão.
Caso o veículo esteja licenciado em outro Estado, é obrigatório o envio
de uma cópia do CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo),
para análise. A cópia pode ser física (uma xerox) ou em formato digital, via e-mail.
Além das já citadas placa, código Renavam e chassi, são analisados também
o proprietário da unidade, a categoria da unidade (caminhonete, automóvel,
motocicleta, etc) e o tipo de frota (própria, locada, cedida, etc), além do tipo de
combustível autorizado e o cadastro de uma forma geral.
3.3. ANÁLISE DOCUMENTAL
A análise documental é a parte formal do processo e está correlacionada aos
princípios da legalidade e da publicidade. Caso o veículo cadastrado seja de
propriedade do órgão, ou seja, um veículo oficial próprio, e esteja com seus dados
corretos, será liberado imediatamente.
Caso a unidade cadastrada pertença a uma pessoa física, o cadastro será
negado, sem exceções.
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Porém, caso o veículo pertença a uma pessoa jurídica, será exigida uma
cópia do contrato de locação com a empresa proprietária do veículo (físico ou
digital).
Em caso de cessões, empréstimos, doações, convênios, entre outras formas
de usufruto do bem, o órgão que cadastrou a unidade necessita comprovar a posse
(por mais que seja temporária) do mesmo, seja através de um Termo de
Cooperação, Convênio, Termo de Cessão, Termo de Doação, ofício, Nota Fiscal ou
qualquer outro documento válido.
3.4. ANÁLISE DO OBJETO E VIGÊNCIA CONTRATUAL
Uma parte significativa da frota do Estado atualmente é locada e, para
viabilizar o abastecimento dessas unidades, o gestor de frota deve cadastrá-las no
Sistema de Gestão de Abastecimento da Frota de Veículos Oficiais do Estado.
Nesses casos, por se tratar de um bem que não pertence ao Estado, mas que irá
utilizar recursos públicos (recursos financeiros utilizados no seu abastecimento), faz-
se necessário comprovar o vínculo entre a pessoa jurídica ao qual pertence a
unidade consumidora e a Administração Pública. Esse vínculo é comprovado através
da cópia do contrato de locação com a empresa proprietária do veículo.
Vários aspectos do contrato de locação são analisados quando da aprovação
de um cadastro pendente no sistema. De forma resumida, apresentamos no
fluxograma na folha posterior os principais itens que são analisados em cada
contrato de locação antes de aprovar/negar um cadastro individual que esteja
pendente:
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Se os dados do cadastro do veículo estiverem corretos e o mesmo for próprio, o
cadastro será autorizado de imediato.
Se o veículo pertencer a uma pessoa jurídica (locadora), o primeiro ponto a ser
analisado é a existência de um contrato de locação válido com prazo de vigência
em vigor. O contrato deve, portanto, estar assinado e ter sido publicado no Diário
Oficial do Estado, bem como não ter excedido o prazo final da sua vigência. Caso o
prazo de vigência tenha findado, será solicitada a apresentação de um Termo
Aditivo ao contrato, cujo objeto verse especificamente sobre a renovação do prazo.
Outro ponto de fundamental importância é o objeto contratado: as características
gerais (ou o modelo específico, se for o caso) do veículo cadastrado necessitam,
obrigatoriamente, coincidir (ou serem superiores) com a descrição do objeto
contratado constante no contrato de locação. A título de exemplo: se o órgão
contratou um veículo de passeio cujo motor seja de 1400 cilindradas, ou seja, um
motor 1.4 e cadastrou no sistema um veículo com motor 1.0, tal cadastro seria
negado por inexecução do objeto contratado.
Finalmente, destacamos que o veículo cadastrado deve estar licenciado no nome
empresarial ou fantasia da empresa com a qual o órgão firmou o contrato de
locação. Caso conste uma empresa terceira, tal configura-se como uma
subcontratação. A subcontratação, ou sublocação, é permitida, desde que
expressamente autorizada em cláusula contratual específica ou, alternativamente, se
constar no edital da licitação ao qual o contrato está vinculado.
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4 CONTRATOS DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS1
Todo contrato de locação é um contrato administrativo, assim definido: são
os ajustes celebrados entre a Administração Pública e o particular, regidos
predominantemente pelo direito público, para execução de atividades de interesse
público. Os contratos administrativos possuem algumas características específicas,
abaixo resumidas:
a) Formalismo moderado: A atuação administrativa, ao contrário da atuação privada,
exige o cumprimento de algumas formalidades para celebração de contratos
administrativos, tais como: licitação prévia; forma escrita do contrato, sendo vedados
os contratos verbais; prazo determinado; entre outros.
b) Bilateralidade: A formalização de todo e qualquer contrato (público ou privado)
depende da manifestação de vontade das partes contratantes. Ambas as partes
possuem direitos e obrigações.
c) Comutatividade: A e quação financeira inicial do contrato, estabelecida a partir
da proposta vencedora na licitação, deve ser preservada durante toda a vigência do
contrato (equilíbrio econômico-financeiro). Por este motivo, a legislação contempla
alguns instrumentos para efetivação desse princípio, com destaque para o reajuste e
a revisão do contrato.
d) Personalíssimo (intuitu personae): O contrato é celebrado com o licitante que
apresentou a melhor proposta. A escolha impessoal do contratado faz com que o
contrato tenha que ser por ele executado, sob pena de burla aos princípios da
impessoalidade e da moralidade.
e) Desequilíbrio: Ao contrário do que ocorre nos contratos administrativos, as partes
contratantes nos contratos administrativos estão em posição de desigualdade, tendo
em vista a presença de cláusulas exorbitantes que consagram prerrogativas à
1 O conteúdo teórico deste tema foi baseado no livro “Licitações e Contratos
Administrativos – Teoria e Prática”, de Rafael Carvalho Rezende Oliveira. São Paulo:
Editora Método, 2012.
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Administração Pública e sujeições ao contratado, tais como: alteração unilateral,
rescisão unilateral, fiscalização, etc.
f) Instabilidade: Configura-se através da prerrogativa que a Administração Pública
possui de alterar unilateralmente as cláusulas regulamentares ou, até mesmo,
rescindir os contratos administrativos, tendo em vista a necessidade de atender o
interesse público.
4.1 O FISCAL DO CONTRATO2
Todo contrato de locação terá, obrigatoriamente, um fiscal designado (via
portaria no Diário Oficial do Estado) pelo gestor do contrato para acompanhar e
fiscalizar a execução contratual do mesmo. As funções exercidas pelo Fiscal do
Contrato e pelo Gestor do Contrato possuem certas semelhanças, o que pode
ocasionar algumas dúvidas.
A fiscalização é a garantia da qualidade da execução. Significa verificar in
loco a correta execução do objeto do contrato conforme as especificações, normas e
procedimentos predeterminadas no contrato e/ou no edital que o rege. Por outras
palavras, é a atividade de controle e inspeção sistemática do objeto contratado (seja
ele a aquisição de bens, prestação de serviços ou execução de obras) pela
Administração, com a finalidade de examinar se a sua execução está obedecendo
às especificações previstas no Contrato.
O gerenciamento, por outro lado, é uma questão um pouco mais
macroeconômica, em que o gestor irá avaliar os prazos de execução, de entrega do
2 O conteúdo teórico deste tema foi baseado em: “A responsabilidade dos Fiscais dos
Contratos Administrativos: conflitos da relação entre o procedimento ideal de fiscalização
e a ação eficiente de fiscalizar” de Simone Justo Hahn; e do “Guia útil para Gestores e
Fiscais de Contratos Administrativos” da UNESP – Universidade Estadual Paulista “Júlio de
Mesquita Filho”, 2011.
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objeto, as tecnologias e equipamentos empregados, a produtividade e a avaliação
do impacto no custo orçado.
Como podemos observar, trata-se uma função de grande relevância e
responsabilidade que requer do servidor público conhecimento técnico específico
acerca da execução contratual. Esse ponto é de fundamental importância, pois não
é incomum os órgãos e entidades estaduais não estarem estruturados para a gestão
e fiscalização dos seus contratos administrativos.
A falta de recursos humanos, tanto em quantidade quanto em capacitação,
bem como a sobrecarga de funções acumuladas pelo servidor nomeado fiscal de
contrato são fatores críticos que tornam a execução dos contratos um dos pontos
mais vulneráveis às possíveis irregularidades no âmbito do serviço público. Sem
uma fiscalização adequada, a Administração fica sujeita à fraudes e/ou prejuízos,
através do recebimento de bens e serviços inferiores ao contratado, distorcendo a
finalidade de uma licitação. Por isso, a escolha do fiscal é de vital importância e
conhecer suas atribuições é fundamental para o melhor desempenho de suas
funções.
4.2 ATRIBUIÇÕES DO FISCAL DE CONTRATO
Listamos abaixo algumas das principais atribuições de um Fiscal de Contrato:
Tão logo seja nomeado, buscar conhecimento prévio de sua competência e atuação
(Lei 8.666/93).
Possuir cópias e ler atentamente toda a documentação vinculada ao contrato
ao qual foi designado como fiscal, tais como: edital da licitação e seus anexos,
termo de referência, ata de registro de preço, proposta vencedora da licitação,
projeto básico e, evidentemente, o próprio Contrato em si.
Ter pleno conhecimento dos termos contratuais que irá fiscalizar, principalmente de
suas cláusulas, assim como das condições constantes do edital e seus anexos, com
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vistas a identificar as obrigações tanto da Administração contratante quanto da
empresa contratada.
Possuir autonomia para realizar a fiscalização com independência.
Conhecer e reunir-se com o preposto/representante da Contratada, para esclarecer
dúvidas que estiverem sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os
problemas que surgirem quando lhe faltar competência. Ao conhecer o preposto da
empresa prestadora do serviço, é possível também estabelecer as estratégias da
execução do objeto, bem como traçar metas de controle, fiscalização e
acompanhamento do contrato.
Exigir da Contratada o fiel cumprimento de todas as condições contratuais
assumidas, constantes das cláusulas e demais condições do Edital da Licitação e
seus anexos, planilhas, cronogramas etc.; bem como verificar as suas condições de
habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários à
avaliação.
Antecipar-se a solucionar problemas que afetem a relação contratual (greve, chuvas,
fim de prazo, entre outros).
Verificar a execução do objeto contratual, proceder à sua medição (quando for o
caso) e notificar a Contratada em qualquer ocorrência desconforme com as
cláusulas contratuais, sempre por escrito, com prova de recebimento da Notificação.
Receber e proceder à atestação da Fatura/Nota Fiscal (em caso de dúvida, buscar
obrigatoriamente auxílio para que efetue corretamente a atestação/medição) e
encaminhá-la imediatamente ao setor responsável pela liquidação e pagamento das
mesmas.
Rejeitar bens e serviços que estejam em desacordo com as especificações do
objeto contratado.
4.3. GUIA PRÁTICO PARA ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS DE LOCAÇÃO
DE VEÍCULOS
Findado o embasamento teórico básico sobre os contratos administrativos e a
importância e atribuições do fiscal do contrato, vamos analisar agora, de forma mais
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prática e direta, alguns detalhes e cláusulas relevantes relacionados à fiscalização e
acompanhamento de um contrato de locação de veículos.
A) Preliminarmente, leia atentamente o Termo de Contrato, o Edital e seus anexos, a
Ata de Registro de Preços/Informação de Dispensa e/ou de inexigibilidade.
B) A definição do objeto e seus elementos característicos é um dos pontos de
fundamental importância a ser analisado. A locadora de veículos é obrigada a
fornecer o veículo exatamente nas condições especificadas na Ata de Registro de
Preços e/ou no Contrato.
Caso o contrato seja vinculado a um Edital ou a uma Ata de Registro de Preços,
essa informação terá que obrigatoriamente constar em cláusula contratual, conforme
os exemplos abaixo:
Nos casos em que o Contrato e a Ata especificam a marca, o modelo e as
características gerais do veículo, a locadora terá que, obrigatoriamente, entregar
aquele exato veículo, de marca e modelo específico. O fiscal do contrato não deve
aceitar a entrega, por parte da Contratada, de objeto divergente do constante no
Contrato/Ata de Registro de Preços (ARP).
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A título de exemplo, temos o exemplo abaixo, em que a locadora terá que,
obrigatoriamente, entregar para o órgão Contratante, um veículo de marca
Volkswagen, modelo JETTA e cujas especificações contemplem que seja “Highline
2.0 TSI DSG”, sendo vedada a entrega de qualquer outro veículo divergente:
Alternativamente, é possível que o Contrato não especifique nenhuma
marca/modelo do veículo objeto da locação e apenas cite as características gerais.
Nesses casos, é facultado à locadora entregar qualquer veículo que atenda todas as
especificações listadas. No exemplo abaixo, não foi especificado a marca/modelo do
veículo. No entanto, foram discriminados todos os itens que o veículo deve
obrigatoriamente possuir: motor no mínimo 1.0, potência de motor mínima de 65
cavalos, vidro e trava elétrica, etc.
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C) Outra questão que cria muitos imbróglios ao gestor e onde sempre existe muitas
dúvidas é a da subcontratação (ou sublocação) do objeto licitado. Conforme
explicado anteriormente, a lei permite a subcontratação parcial do objeto licitado,
desde que essa possibilidade esteja prevista no Edital ou no contrato. Por esse
motivo é que é fundamental conhecer e ler integralmente todos os documentos
integrantes do processo. Sem a leitura do processo, o fiscal não tomará
conhecimento dos deveres e obrigações das partes.
O Edital/Contrato especificará se pode ou não haver subcontratação e, em caso
positivo, pode ainda especificar um percentual máximo. Caso não especifique
nenhum percentual, subentende-se que a empresa locadora pode sublocar quantos
veículos quiser, desde que não atinja a integralidade do objeto contratado.
A dúvida mais comum do fiscal do contrato nestes casos é: “Como saber se o objeto
está sendo subcontratado?”.
No caso específico de contratos de locação de veículos, deve-se analisar o
Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV), ou seja, o
documento do veículo, conforme exemplo ilustrativo abaixo:
O CRLV é de fundamental importância, pois além de ser um documento obrigatório,
irá fornecer todos os dados necessários ao cadastro do veículo no Sistema de
Gestão, bem como informar o proprietário do veículo. Caso o CNPJ
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e o nome da empresa proprietária do veículo não coincidam com o registrado
no Contrato de Locação, tal configura-se como subcontratação do objeto e,
conforme explicado, só poderá ser realizado se previamente autorizado no Contrato
e/ou no Edital da licitação. Destacamos abaixo alguns exemplos comuns de
cláusulas contratuais que versam sobre a subcontratação:
No exemplo acima, não existe possibilidade de subcontratação. Todos os veículos
entregues devem obrigatoriamente ser de propriedade da empresa Contratada.
No exemplo acima a subcontratação é permitida, porém limita o percentual em 30%
do valor global do contrato. Caso não especificasse o percentual, seria admitida a
subcontratação em qualquer quantidade, desde que não atingisse a integralidade do
contrato, ou seja, desde que não fosse atingido 100% da quantidade contratada.
D) Um ponto de merecido destaque é a questão da vigência do contrato. Qualquer
contrato administrativo só possui validade legal e produz efeitos após a sua
assinatura e publicação do seu extrato no Diário Oficial do Estado. Normalmente os
contratos de locação possuem validade de 12 (doze) meses. O fiscal do contrato
deve ficar atento à data final de vigência do contrato para: antecipar, se for o caso, o
processo de renovação do contrato (aditivo de prazo); evitar o
bloqueio/cancelamento do cadastro dos veículos no Sistema de Gestão de
Abastecimento da Frota de Veículos Oficiais do Estado; e realizar a devolução dos
veículos à locadora após o término do contrato (caso o mesmo não seja prorrogado).
O contrato pode determinar que o prazo de vigência comece a vigorar a contar da
data da assinatura do mesmo, conforme exemplo abaixo:
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Alternativamente, pode citar especificamente a data de início e término:
E) Finalmente, destacamos algumas cláusulas contratuais obrigatórias que devem
constar em todos os contratos administrativos:
A definição do objeto e seus elementos característicos;
O preço, as condições de pagamento, os critérios, data-base, e periodicidade do
reajustamento de preços, os critérios de atualização monetária entre a data do
adimplemento das obrigações e a do efetivo pagamento;
O crédito pelo qual correrá a despesa, com a indicação da classificação funcional
programática e da categoria econômica;
Os direitos e as responsabilidades das partes, as penalidades cabíveis e os valores
das multas;
Os casos de rescisão;
A vinculação ao edital de licitação ou ao termo que formalizou a dispensa ou a
inexigibilidade, ao convite e à proposta do licitante vencedor;
A obrigação do contratado de manter, durante toda a execução do contrato, em
compatibilidade com as obrigações por ele assumidas, todas as condições de
habilitação e qualificação exigidas na licitação;
A legislação aplicável à execução do contrato e especialmente aos casos omissos.
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5 TRAVAS DE SEGURANÇA
Atualmente existem três travas de segurança ativas e em vigor para todas as
unidades consumidoras cadastradas no Sistema de Gestão de Abastecimento de
Veículos Oficiais do Estado. Trata-se de ferramentas de controle, criadas pela
Administração Pública Estadual, com o intuito de aumentar a eficiência e a
racionalização dos gastos públicos com combustível, além de proporcionar uma
maior segurança do sistema.
A primeira e principal trava é a de um limite diário por cada unidade
consumidora cadastrada:
Ao realizar o cadastro de uma unidade consumidora no Sistema de Gestão, o
gestor de frota terá que especificar (demonstrado mais adiante) a categoria a que
pertence a unidade. Na maior parte dos casos, os cadastros serão de “automóveis”
ou “motocicletas”. Porém, é comum também o cadastro de “lanchas”,
“caminhonetes”, “motores”, “geradores”, entre outros. Cada unidade cadastrada terá
um limite diário, em reais, específico para aquela categoria. Automóveis, por
exemplo, possuem um limite diário máximo de R$ 300,00. Já as motocicletas podem
abastecer até R$ 50,00 diariamente.
As travas foram parametrizadas, levando em consideração a capacidade
média de tanque de cada tipo de unidade, bem como o histórico de gastos de cada
tipo de unidade. A relação completa dos valores está listada na folha seguinte:
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A segunda trava de segurança é um limitador da quantidade de
abastecimentos diários permitidos:
Cada cartão magnético, vinculado ao cadastro autorizado de uma unidade
consumidora, somente poderá ser utilizado três vezes por dia. O sistema não irá
autorizar a quarta tentativa de uso do mesmo cartão para abastecimento. A terceira
e última trava é o de tempo de inatividade:
Se o cartão definitivo, vinculado ao cadastro de uma unidade consumidora
cadastrada e autorizada no sistema, permanecer 60 (sessenta) dias sem registrar
nenhum abastecimento, o mesmo será automaticamente bloqueado no sistema.
Enquanto permanecer bloqueado, o gestor poderá ainda realizar o seu desbloqueio
e utilizar o cartão. Porém, caso sejam atingidos 90 (noventa) dias sem nenhuma
movimentação, o cartão definitivo será então cancelado de forma definitiva e
automática pelo sistema.
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Esta trava de inatividade possui duas finalidades. A primeira é evitar que
veículos que não estejam efetivamente em uso pelo órgão possuam um cartão ativo
que possa ser abastecido indevidamente. Se o órgão não realizou nenhum
abastecimento em noventa dias, subentende-se que o veículo não está mais em
uso efetivo, seja por que está em manutenção, devolvido à locadora, cedido, doado,
leiloado, etc. O segundo motivo tem um viés gerencial. Ao cancelar automaticamente
os cadastros inativos, a Administração Pública mantém apenas os veículos
efetivamente em uso ativos, o que lhe permite obter dados precisos sobre o real
tamanho da frota do Estado, própria e locada. O mapeamento detalhado da frota de
cada um dos órgãos e entidades estaduais possibilita a criação de políticas públicas
mais eficientes.
Destacamos que as três travas de segurança acima citadas atuam de forma
concomitante, ou seja, são travas distintas, mas que atuam de forma conjunta.
Portanto, recapitulando, o gestor pode usar cada cartão magnético individual no
máximo três vezes ao dia, sendo que o valor total abastecido não pode exceder o
limite estabelecido para aquela categoria. Caso permaneça sessenta dias sem
abastecer o cartão será bloqueado. Ao atingir noventa dias o cartão será
automaticamente cancelado.
Finalmente, salientamos que as três travas citadas são as obrigatórias que
vigoram para todos os órgãos da Administração Pública Estadual Executiva.
Existem, no entanto, diversas travas de segurança de cunho opcional que cabe ao
gestor de frota de cada órgão, individualmente, optar pela sua utilização ou não, de
acordo com a realidade das suas rotinas e operações.
6. CADASTRO DE UNIDADES
Para viabilizar o abastecimento dos diversos tipos de unidades que utilizam
combustível no seu órgão, o gestor deve cadastrá-
las previamente no Sistema de Gestão dos
Abastecimentos da Frota de Veículos Oficiais que,
atualmente, é o Sistema Petrocard.
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Não apenas automóveis e motos podem ser cadastrados, como também
embarcações, motores e geradores. Nesta cartilha iremos demonstrar os requisitos e
os procedimentos para o cadastro e abastecimento de cada uma dessas unidades.
Independente do tipo de unidade, para cadastrá-la é preciso acessar o Sistema
Petrocard e selecionar a opção “Cadastro > Veículo”.
6.1. CADASTRO DE MOTOS E VEÍCULOS EM GERAL
O processo de cadastro é divido em duas etapas:
Informações Gerais
Regras de Abastecimento
6.1.1 Informações gerais
E que se subdivide em diversas partes. A primeira é a de Informações Técnicas:
6.1.1.1 Informações Técnicas
Neste primeiro módulo vamos identificar a unidade. Itens como placa, código
Renavam, cor e ano de fabricação do veículo são obrigatórios e devem ser
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preenchidos integralmente, de acordo com os dados constantes no documento do
veículo. Cadastros de veículos sem Renavam serão negados.
O Chassi é opcional, porém é sugerido que seja preenchido, pois caso haja algum
erro no preenchimento dos dados da placa ou do código Renavam, com o chassi é
possível recuperar as informações corretas pelo site do Detran e evitar que o
cadastro seja negado.
Para selecionar o Modelo do Veículo, siga os passos abaixo:
1º Passo: Clique no ícone: “Filtrar”:
2º Passo: Na próxima tela, no campo “Descrição” digite o modelo do veículo e clique
em “Pesquisar”. Depois, basta selecionar da lista o modelo específico desejado (ou o
que mais se assemelha) e clique ícone adicionar. No exemplo abaixo, depois de
pesquisar por “Palio”, foi selecionado o modelo PALIO 1.0.
Observação: caso o modelo desejado não conste na lista e deseje adicioná-lo, entre
em contato com a empresa Equador Petróleo para que o mesmo seja inserido no
sistema.
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Os próximos campos são de fundamental importância: “Tipo de Veículo” e “Tipo de
Frota”.
O Tipo de Frota tem como objetivo
classificar o proprietário da unidade. As
opções disponíveis são: Própria, Locada,
Cedida ou Convênio. Este campo é
obrigatório para a autorização do cadastro do veículo.
Já o Tipo de Veículo visa classificar a unidade de acordo com a categoria em que
ela se insere. Esse campo também é obrigatório e é importantíssimo, pois será ele
que irá determinar o limite diário (em reais) a que a unidade tem direito de abastecer.
A questão dos limites diários será abordada mais à frente.
Existem diversas categorias
e o gestor deve atentar em
qual ela está inserida e
preenchê-la corretamente.
Dados incorretos serão
corrigidos ou podem
acarretar o cancelamento
do cadastro. Em caso de
dúvida, entre em contato
com a SEAD. As opções disponíveis são: Automóvel, motocicleta, micro-ônibus,
ônibus, trator, lancha, embarcação, caminhão, carreta, motor, gerador e roçadeira.
Abaixo, um exemplo ilustrativo de um cadastro de um Fiat Uno, pertencente a um
órgão estadual:
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6.1.1.2 Dados Gerais:
O preenchimento deve ser realizado da seguinte forma:
O campo “Convênio” identifica o órgão e já virá preenchido automaticamente.
Sub Centro de Custo: São as subclassificações que o gestor pode criar
dentro do seu órgão. Todo órgão vem automaticamente com pelo menos um sub
centro. Porém o gestor pode criar quantos quiser como, por exemplo, “Regional
Santarém”, “Diretoria de Administração e Finanças”, “15 Batalhão”, etc. O propósito
é de organizar sua frota de acordo com o que for mais conveniente, como a estrutura
interna do órgão ou o seu organograma. Depois de criado, basta selecionar onde ele
deseja inserir esse cadastro.
Frota: Este campo refere-se ao conjunto de travas de segurança que podem
ser criadas e customizadas para a sua frota. O gestor pode, por exemplo, criar um
conjunto de regras para os seus veículos leves, outro mais restrito para as suas
motos, outro para as embarcações, e assim por diante. Para cada conjunto de
regras customizado (valor máximo diário permitido por abastecimento, horário de
abastecimento, tipo de combustível, limite mensal, etc.) ele deve criar um nome para
identificá-lo. No exemplo acima, foi criado um conjunto de travas denominado
“Locada”.
Observação: As travas individuais sempre se sobrepõem às da “Frota” selecionada.
Portanto, se a regra da “Frota” estabelece, por exemplo, um limite mensal para os
veículos de R$ 500,00, mas no cadastro individual do veículo o gestor preenche o
campo do limite mensal com o valor de R$ 800,00, irá prevalecer este último.
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Condutor: Este campo só deve ser selecionado caso se deseje vincular
especificamente um motorista a uma determinada unidade consumidora. Em geral,
ao deixar este campo em branco estamos informando ao sistema que qualquer
motorista cadastrado no sistema está autorizado a abastecer aquela unidade
consumidora.
Cidade e UF: Estes campos são meramente informativos e identificam
respectivamente a cidade onde a unidade consumidora estará lotada e a unidade da
federação ao qual o veículo pertence. Caso o veículo seja locado e tenha sido
adquirido em outro Estado, informe o Estado de origem. Essa informação pode ser
verificada no próprio documento do veículo. Os mais comuns são: AM (Amazonas),
PR (Paraná), AP (Amapá), TO (Tocantins) e PE (Pernambuco).
Código Externo: Este campo é um código de controle interno da empresa e
deve ser mantido em branco.
6.1.1.3 Dados do Cartão:
Usuário Cartão: Este campo deve ser mantido em branco, pois qualquer
dado preenchido será impresso no cartão.
Imprimir Cartão: Refere-se à confecção do cartão definitivo da unidade
consumidora e, em geral, deve ser marcado. Em casos atípicos em que o gestor
souber de antemão que o veículo será temporário e ficará pouco tempo no órgão
(menos de 30 dias), este campo deve ser desmarcado (exemplo: cadastro de um
veículo de locação eventual ou um veículo reserva).
Tipo de Limite: A modalidade do limite é sempre do tipo “Normal”.
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Utilizar limite definido pela Frota: Caso marque esse campo, o veículo irá
automaticamente adotar os limites financeiros (o crédito mensal) previamente
definidos na “Frota” (no campo anterior) a que ele pertence, de acordo com o que foi
selecionado no campo “Dados Gerais”. Caso não marque esse campo, o gestor
deve especificar os valores.
Limite (R$): Aqui é preenchida a cota mensal em reais do veículo para o mês
corrente. Este campo é de fundamental importância, pois é ele que irá possibilitar o
abastecimento do veículo.
Limite Prox. Período (R$): Aqui é preenchida a cota desejada para o
próximo mês. Desta forma, ao iniciar o dia 1º do mês seguinte, o sistema
automaticamente reconhece a nova cota do veículo.
Observação: Caso o “Limite” e o “Limite Prox. Período” sejam preenchidos com o
mesmo valor, a cota será igual todo mês, renovando-se automaticamente no início
do mês e o gestor não precisará repetir essa operação, a não ser que queira alterar
o valor estipulado.
6 1.1.4 Validação de Veículos:
Este campo é de preenchimento opcional pelo gestor de frota. Trata-se de uma trava
de segurança importante que permite restringir a quantidade de abastecimentos
realizados pela unidade cadastrada, diariamente, semanalmente ou até mesmo
mensalmente.
É possível também limitar o valor diário (em reais) abastecido pela unidade
consumidora.
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Observação: A trava de limite estabelecida pela SEAD permite até 03 (três)
transações diárias por unidade consumidora. Caso o gestor digite um número
superior às três transações estabelecidas, prevalecerá a trava da SEAD. O mesmo
ocorre para o limite diário que não pode ser superior ao estabelecido pela SEAD
para a categoria da unidade cadastrada. Caso ultrapasse, prevalecerá o
estabelecido pela SEAD.
A título de exemplo: conforme já demonstrado, automóveis possuem um limite diário
de R$ 300,00. Caso o gestor estabeleça um valor superior para o seu veículo leve
cadastrado, prevalecerá o valor da trava.
6.1.1.5 Bloqueio de Cartão
Este campo deve ser utilizado apenas nos casos em que o gestor sabe, de antemão,
que a unidade cadastrada será utilizada por um tempo específico pelo órgão e que
será devolvida numa data específica. Nestas situações, ele possui a prerrogativa de
agendar previamente o bloqueio do cartão, de forma a não autorizar eventuais
abastecimentos após aquela data. Tais situações são aplicáveis, por exemplo, aos
cadastros de veículos de locação eventual ou veículos cedidos por prazo
determinado.
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6.1.2 Regras Abastecimento
É composta basicamente de travas opcionais de segurança.
6.1.2.1 Combustível
Neste módulo o único campo obrigatório é o de “Combustível”, que especifica qual o
tipo consumido pela unidade. No exemplo ilustrativo acima, foi informado tratar-se de
um veículo flex, que abastece etanol e gasolina.
Os demais campos são opcionais e servem para informar:
- A quilometragem inicial da unidade, no momento do cadastro;
- A capacidade de tanque da unidade, informada em litros;
- A capacidade de tanque de gás natural veicular (GNV), não aplicável ao Estado do
Pará;
- É possível ainda validar as regras de utilização de Km/L, ou seja, a regra que
estabelece a média que a unidade terá que apresentar. Nestes casos, será
necessário informar o valor máximo e mínimo de quilômetros por litro permitidos
para o veículo.
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6.1.2.2 Regras Adicionadas:
Nele, o gestor deve informar os tipos de combustíveis autorizados a serem
abastecidos pela unidade que está cadastrando, bem como as regras que ele deseja
aplicar a cada um deles. No exemplo acima, foi em um primeiro momento adicionado
o combustível “Etanol”, sem nenhum parâmetro. A falta de parâmetros apenas
autoriza o tipo de combustível, com os limites estabelecidos pelas próprias travas de
segurança do sistema.
No exemplo acima, no entanto, foi também adicionado a Gasolina Comum e, neste
caso, foi especificado que cada abastecimento individual só poderá ser de, no
mínimo, R$ 10,00 e no máximo de R$ 150,00 e que obrigatoriamente terá que existir
um intervalo de uma hora entre um abastecimento e outro.
Portanto, como podemos observar, este campo fornece ferramentas que, embora
opcionais, são de extrema valia para o gestor na medida em que lhe permitem
controlar com maior precisão o abastecimento da sua frota de veículos.
6.1.2.3 Restrições
Neste campo o gestor possui a alternativa de restringir a permissão quanto a
utilização do cartão de abastecimento por cidade e Estado. Em geral, orientamos
não alterar esta trava, deixando da mesma forma padrão, permitindo que aquela
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unidade de abastecimento possa ser abastecida em qualquer posto credenciado
pela Empresa.
6.1.2.4 Dia com validação de horário
Esta opção possui unicamente a capacidade de permitir ao gestor poder definir, a
seu critério, quais dias e horários da semana onde a unidade de abastecimento
poderá movimentar o seu cartão, bem como o valor a ser permitido para aquele dia e
horário.
No caso exemplificado, o gestor optou por permitir o abastecimento nos dias de
Segunda, quarta e sexta-feira, no horário entre 07:30 e 18h, no valor de R$ 100,00.
É necessário atentar pro fato que, por ter parametrizado nesses respectivos dias e
horários, qualquer tentativa fora dessa regra não irá ser validada.
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Essa é uma trava muito diferenciada, na qual não permite erro por parte do gestor ou
condutor no momento do abastecimento. Por conta disso, a maioria dos mesmos
costuma não utilizá-la, realizando seu próprio controle sobre o tempo e dia de
abastecimento.
6.1.2.5 Ocorrências
Nesta aba poderemos verificar o registro de todas as movimentações oriundas
daquela unidade de abastecimento que estará sendo visualizada no Sistema, tais
como dia da transação, quem realizou e um resumo do que foi feito.
7 PADRONIZAÇÃO
Para melhor identificação e visualização dos cadastros das unidades de
abastecimento, a Coordenadoria da Frota do Estado identificou como necessidade a
padronização das unidades que não possuem placa de identificação propriamente
dita, como os veículos e motocicletas que possuem registro no DETRAN.
Estamos falando das unidades que não possuem placa nem código
RENAVAM, porém também necessitam de abastecimento, tais como as
Embarcações, geradores, motores de popa, roçadeiras, motosserras etc. Por isso,
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atualmente todas as unidades ao serem cadastradas no Sistema de Abastecimento
de Combustível do Estado devem utilizar o padrão de identificação, mesmo não
possuindo registro no DETRAN.
Para isso, cada unidade deverá utilizar as seguintes inicias nas “placas” para realizar
o devido cadastro:
Embarcação/Lancha: EMB
Gerador: GER
Motosserra/Motor: MOT
Roçadeira: ROC
Trator: TRA
Abaixo segue um exemplo de um cadastro realizado de um Gerador:
Observe que foi registrado na “placa” GER0001, indicando que é um gerador e
sendo o primeiro gerador a ser cadastrado ficou determinado como “0001”. Esta
sequência numérica também deverá ser seguida para todas as demais unidades
dessa natureza.
Outro ponto a ser ressaltado é a informação a ser inserida no espaço que fora
determinado para o código Renavam. Neste campo deverá ser inserido o código RP
(Registro de Patrimônio), alimentado através do Sistema de Patrimônio do Estado
(SISPAT).
Todo bem patrimonial pertencente ao Estado deve possuir registro no SISPAT,
portanto o espaço mencionado deverá ser utilizado para o preenchimento dos
códigos RP de todas as unidades nas quais não possuem código Renavam, para
fins de autorização de abastecimento com combustível.
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Assim como já é realizado com veículos e motocicletas, o crivo nas unidades de
abastecimento dessa natureza também é feito constantemente. A Coordenadoria da
Frota do Estado, ao analisar o código RP informado e caso verificar inconsistência
nos dados junto ao SISPAT, o mesmo será negado e o órgão informado sobre a
situação.
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8 CONCLUSÃO
Esta cartilha tem como objetivo contribuir para orientação aos gestores de
frota dos órgãos e entidades da administração pública, a fim de promover melhor
aplicação de gestão na sua frota de veículos e obtenção de informações técnicas
para a manipulação do sistema de abastecimento de combustível.
De posse desta ferramenta de orientação, certamente os gestores ampliarão
seus conhecimentos sobre todo o processo de gestão de frotas e,
consequentemente, obterão melhores resultados de gestão e de economicidade,
considerando que o maior controle reduzirá os custos operacionais no que concerne
ao consumo de combustível, evoluindo com toda a logística que envolve o sistema
de gestão.
Dessa forma, consideramos de fundamental importância a habilidade do
gestor em manusear o Sistema de Gestão de Abastecimento de Veículos, pois,
assim, irá agilizar o atendimento das necessidades de cada órgão no que concerne
as questões de abastecimento, como por exemplo, nos casos de análise e
aprovação de cadastros. Isso trará maior autonomia aos gestores que estarão aptos
com sistema, reduzindo o tempo de atendimento em suas necessidades.
Finalmente, acreditamos que essas orientações resultarão no aprimoramento
da gestão, tornando-a mais eficiente, com a otimização dos procedimentos que
integram as rotinas administrativas de cada órgão em consonância com a
qualificação da gestão. Assim, desenvolvemos essa cartilha para que cada gestor, a
partir dessa ferramenta, possa agregar conhecimento através das informações
necessárias sobre gestão de frota e acompanhar todas as etapas que envolvem o
processo e suas ações.
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REFERÊNCIA
Petrocard. Sistema de Gestão de Abastecimento de Veículos. Disponível em:
<http://www.petrocardadm.com.br/site/home/>. Acesso em: 05 de fev. 2015.
