Cartilha NF-e VF v2 · 2015-03-20 · Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores 8 4. Conceituação Informamos aos fornecedores emissores de notas fiscais eletrônicas (NF-e),

Cartilha Nota Fiscal Eletrônica

Este documento descreve as Eletrônica.

Cartilha NF-e Nota Fiscal Eletrônica

Vale Fertilizantes

Janeiro / 2012 Versão 1.0

Este documento descreve as obrigações e procedimentos no manuseio de NFno manuseio de NF- e – Nota Fiscal

Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores

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Conteúdo

1. Introdução ..................................... ...................... 3 2. Papeis e Responsabilidades ..................... ........ 6 3. Macro Processo ................................. ................. 7 4. Conceituação ................................... ................... 8 4. Anexo II – Guia de Referência .................. ....... 12 5. Anexo III – Perguntas Freqüentes ............... .... 14 6. Anexo IV – Glossário ........................... ............. 17


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1. Introdução

Institucional

A Nota Fiscal Eletrônica já é realidade em todo o território Brasileiro, diante disso esta cartilha tem por finalidade a orientação a fornecedores quanto às obrigações e procedimentos na emissão e envio de NF-e e dos arquivos digitais (XML) junto as unidades da Vale Fertilizantes. Fundamentos Legais

Os principais fundamentos legais são: Ajuste SINIEF 07/2005, de 05/10/2007, instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE;

Ato 49/2009 ( vigente desde 01/04/2010) – divulga o Manual de Integração do Contribuinte com as especificações técnicas, os leiautes e Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE.

Protocolo ICMS 10/2007 e 42/2009 e de suas alteraçõ es - Estabelece obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) modelo 55 em função de atividade desenvolvida no estabelecimento.

Ajuste SINIEF 07/05 Cláusula 7ª: .....§ 7º O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário e transportadora, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. Ajuste SINIEF 07/05 Cláusula 10ª: O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital (XML) as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. § 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e. § 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no .caput., o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.


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Motivadores / Problemas

� Envio de mercadorias sem o envio / disponibilização do arquivo digital (XML);

� Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) sem protocolo de Autorização de Uso NF-e;

� Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) com situação invalida (Cancelamento / Inutilização / Denegação);

� Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) emitidos em ambiente de Homologação (Ambiente de Teste);

� Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) com assinatura digital prescrita ou invalida;

� Envio ou disponibilização de arquivo digital em formato impróprio

• PDF, PPT, DOC, TXT; • Não anexado / atachado quando de emails

Benefícios Esperados

� Cumprimento legal e mitigação de autuações fiscais

� Devoluções de mercadorias ;

� Sinergia na execução dos trabalhos de forma a agregar valor e estreitar relacionamentos.

Cartilha NF- e

Áreas envolvidas

e – Orientações a Fornecedores

Figura 1: Áreas envolvidas

Orientações a Fornecedores

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2. Papeis e Responsabilidades

EXTERNOS FORNECEDORES - Emitir / Validar / Protocolar NF-e’s junto a SEFAZ - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Destinatário - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Transportadora - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e (XML) TRANSPORTADORES - Emitir / Validar / Protocolar CT-e’s junto a SEFAZ - Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Tomador Serviço - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) VALE FERTILIZANTES ARMAZÉNS / FATURAMENTO / LOGISTICA / CSC - Validar Recebimento Arquivo Digital NF-e’s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital NF-e’s (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital NF-e’s (XML) junto a SEFAZ - Validar Recebimento Arquivo Digital CT-e’s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital CT-e’s (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital CT-es (XML) junto a SEFAZ - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e / CT-e (XML) - Registro de Ocorrências LOGISTICA / CSC - Validar Recebimento Arquivo Digital CT-e’s (XML) - Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital CT-e’s (XML) junto a SEFAZ - Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital CT-e’s (XML) junto a SEFAZ - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) - Registro de Ocorrências CONTROLADORIA / CSC - Acompanhamento / Monitoria Arquivos Digitais (NF-e / CT-e) - Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e (XML) - Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML) - Solução de Ocorrências - Manter Escrituração Digital


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3. Macro Processo

Figura 2: Macro Processo


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4. Conceituação

Informamos aos fornecedores emissores de notas fiscais eletrônicas (NF-e), que a VALE FERTILIZANTES e COLIGADAS, somente receberão mercadorias enviadas com DANFE, mediante o recebimento antecipado (via email ou Portal) de respectivo Arquivo Digital Protocolado pela Sefaz (XML) da Nota Fiscal Eletrônica. Conforme determina a legislação, solicitamos aos fornecedores a disponibilização dos arquivos eletrônicos (XML) das Notas Fiscais Eletrônicas devidamente protocoladas pela Sefaz, através do e-mail: [email protected] . Obs: O email citado é destinado somente a recepção dos arquivos digitais (XML) de NF-e. Caso os fornecedores optem em disponibilizar o arquivo digital (XML) em websites próprios, deverão entrar em contato com a Central de Cadastros da Vale Fertilizantes, através do tel (13) 3362-9997 ou e-mail [email protected], para informação do endereço eletrônico, usuário e senha de acesso para a download do arquivo digital (XML) da NF-e. Orientações Gerais: a) São válidos apenas arquivos digitais anexados ou atachados ao email, ou seja, vinculo como anexos . Exemplo válido:

Figura 3: Arquivo anexo

Obs: Utilizar a função “Anexar” botão “ ” do aplicat ivo de emails para vincular arquivos b) Serão validos apenas arquivos digitais no formato XML. Exemplo: “31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.x ml”


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31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.xml

c) Serão permitidos mais de um arquivo digital anexado ou atachado ao email

31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.xml

31100919443985000158550000005501670000154692-nfe.xml d) Serão permitidos arquivos compactados (ZIP) contendo mais de um arquivo digital (XML) anexado ou atachado ao email Exemplo: “1O3HWD5SL.zip”

Figura 4: Detalhamento Arquivo ZIP Obs1: Arquivos em formato distinto de “XML” ou “ZIP” serão descaracterizados e rejeitados


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Exemplos Inválidos:

1001399936-nfe.pdf 1001399936-nfe.txt 1001399936-nfe.doc 1001399936-nfe.ppt

Formatos:

(PDF) – Portable Document Format (Acrobat Header) (TXT) – Formato Texto (DOC) – Formato Microsoft Word (PPT) – Microsoft Power Point (XLS) – Microsoft Excel (RTF) – Formato Rico de Texto

Obs2: Arquivos em formato “ZIP” não deverão conter estruturas de subpastas / subdiretórios, ou seja, serão validos arquivos apenas em pasta (diretório) único:

Exemplo Válido Arquivo Compactado: 1O3HWD5SL.zip (D iretório Único)

C:\29120161442810000192550010000031381001399936-nfe.xml

C:\29120161442810000192550010000031381001399937-nfe.xml

C:\29120161442810000192550010000031381001399938-nfe.xml

C:\29120161442810000192550010000031381001399939-nfe.xml

Exemplo inválido Arquivo Compactado: 1O3HWD5SL.zip (Subdiretórios)

C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_1\2550010000031381001399936-nfe.xml





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Convenções:

• Para o envio de múltiplos arquivos deverão ser gerados lotes

compactados (ZIP) até o limite de 1 mb, contendo no lote apenas NF-

es ou CT-es separadamente.

• Múltiplos diretórios internamente não serão aceitos.

• Informações no corpo do e-mail serão ignoradas.

Validações realizadas.

Serão realizadas verificações e validações dos arquivos digitais (XML) recebidos, a saber:

• Assinante e assinatura do emissor NF-e; • NF-e destinada a Vale Fertilizantes e Coligadas; • Situação do documento junto a SEFAZ;

Obs: O DANFE não é um arquivo digital da NF-e, é apenas uma representação gráfica. Agradecemos sua atenção e colaboração para que o processo de recebimento de mercadorias ocorra da melhor forma possível.


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4. Anexo II – Guia de Referência

DANFE – DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-e


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XML - Extended Markup Language


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5. Anexo III – Perguntas Freqüentes

1. O que é Web Service? - É uma tecnologia que permite que computadores em diferentes plataformas façam intercâmbio de dados. São endereços de serviços on line. Portanto, WS é uma solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes. 2. O que é um documento XML? O XML é um formato de arquivo para a criação de documentos com dados organizados de forma hierárquica, como se vê, frequentemente, em documentos de texto formatados, imagens vetoriais ou bancos de dados. Seu propósito principal é a facilidade de compartilhamento de informações através da Internet. Na NF-e, o XML é gerado sistêmicamente sendo o arquivo que possui todas as informações fiscais, no qual substitui o papel, e deve ser armazenado da mesma forma. 3. O que é um Certificado Digital? O Certificado Digital é o documento eletrônico que garante a certeza de integridade e autoria da NF-e / CT-e emitida pela sua empresa, ou seja, não é possível que um contribuinte emita NF-e / CT-e por outro. 4. O que é DANFE? A sigla DANFE significa Documento Auxiliar da NF-e, sendo uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e. O DANFE não é a NF-e. 5. O que muda para meu cliente se minha empresa pas sar a utilizar NF-e em suas operações? A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br). O emitente da NF-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para o destinatário, conforme definido no Ajuste SINIEF 11/08, cláusula segunda, Inciso I; O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando


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solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da NF-e para identificar o modelo. Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e, bem como nos casos de excepcionalidades definidas no Protocolo ICMS 10/07. 6. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxil iar – DANFE - podem ser utilizados para documentar vendas de me rcadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta ) e empresas públicas? Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito. O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda o Portal Nacional da NF-e. 7. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão gua rdar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)? A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e’s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital. O destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.

A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.

8. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entreg ar o DANF-e?


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Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e acessível mediante uma senha, etc. 9. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e? A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso. Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida. Importante:

• Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada; • Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco.

10. Como fica a emissão da nota conjugada com ISS n o caso da utilização da NF-e? A utilização de NF-e como sendo Nota Fiscal Conjugada depende de prévio convênio ou protocolo de cooperação entre a SEFAZ e cada prefeitura municipal. Na maior parte dos estados, estes convênios ou protocolos ainda não foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e preste serviços deverá atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois documentos distintos. 11. A nota fiscal eletrônica de serviços das prefei turas segue o mesmo modelo da NF-e dos estados? Não. Algumas prefeituras já possuem modelo próprio de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, de uso restrito aos prestadores de serviço do município que estão sujeitos ao ISS – Imposto sobre Serviços.

LINKS ÚTEIS NF-e Os esclarecimentos relativos às dúvidas frequentes sobre NF-e podem ser consultados nos portais estaduais da NF-e ou no portal nacional – http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/.


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6. Anexo IV – Glossário

CC-e - Carta de Correção Eletrônica CONFAZ - Conselho Nacional de Política Fazendária DACTE - Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica DIRETÓRIO - Estrutura utilizada para organizar arquivos em um computador ou um arquivo que contém referências a outros arquivos. DPEC - Declaração Prévia de Emissão em Contingência ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários ENCAT - Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais FS - Formulário de Segurança FS-DA - Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico ICP-Brasil - Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras NF - Nota Fiscal NF-e - Nota Fiscal Eletrônica CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico RFB - Receita Federal do Brasil RICMS - Regulamento do ICMS RUDFTO - Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência SCE - Sistema de Contingência Eletrônica SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional SEFAZ - Secretaria de Estado de Fazenda SUFRAMA - Superintendência da Zona Franca de Manaus UF - Unidades Federadas XML - Extended Markup Language WS - Web Services - Tecnologia utilizada para comunicação entre sistemas para disponibilização de serviços na Internet. ZIP - Formato de compactação de arquivos muito difundido pela Internet, compátivel com vários sistemas operacionais, como o Windows da Microsoft.

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