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Casa Civil da Presidência da RepúblicaArquivo NacionalCoordenação Geral de Gestão de Documentos
Ana Celeste Indolfo
A Gestão de Documentos nas Instituições Federais de Ensino Superior
FORUM PERMANENTE DE ARTE E CULTURA
”Pesquisa em acervos e o acesso ao conhecimento e a cultura: os
instrumentos de gestão de documentos”
Universidade Estadual de Campinas
Auditório da Biblioteca Central Cesar Lattes
3 de outubro de 2007
Objetivo do evento
abrir espaço a troca de experiências na elaboração de planos de classificação, tabelas de temporalidade e demais instrumentos de gestão de documentos em instituições universitárias e de pesquisa, socializando o conhecimento de conceitos e métodos aplicados no Brasil
Para começar o intercâmbio alguns esclarecimentos se fazem necessários:
legislação arquivística funções do CONARQ atribuições do Arquivo Nacional
Preceito constitucional
Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem
(inciso 2° do art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988)
LEI Nº 8.159,de 8 de janeiro de 1991
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados
esse ato legal contém conceitos e definições que regulam questões fundamentais no
gerenciamento de acervos arquivísticos públicos e privados
LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
Regulamenta a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Do Conselho Nacional de Arquivos
Da Gestão de Documentos da Administração Pública Federal
DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
Art. 1° - O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
Art. 7° - O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados [...] bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.
Breve histórico da atuação de duas Câmaras Técnicas
Câmara Técnica de Classificação de Documentos e
Câmara Técnica de Avaliação de Documentos
foram criadas em 1995
Finalidade: elaborar planos de classificação de documentos de arquivo e planos de destinação e tabelas de temporalidade
Objetivos: racionalizar a produção documental; reduzir os
custos operacionais; garantir a preservação de documentos e agilizar a recuperação das informações
Breve histórico da atuação de duas Câmaras Técnicas (cont.)
as duas Câmaras Técnicas, em conjunto, apresentaram dois instrumentos, que foram aprovados pelo Plenário do Conselho e resultaram na publicação da Resolução nº 4, em março de 1996, do CONARQ, que “dispõe sobre o Código de classificação de documentos de arquivo para administração pública: atividades-meio” e “aprova Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades meio da administração pública"
os referidos instrumentos passaram a ser implantados nos órgãos do Poder Executivo Federal, por força do Decreto n° 2.182, de 20 de março de 1997 (hoje reiterado pelo Decreto n° 4.073, de 3 de janeiro de 2002)
após um período experimental, o Plenário do CONARQ aprovou versão revisada e ampliada, publicou a Resolução nº 14, em outubro de 2001, e promoveu a edição da Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, disponível na forma impressa e digital
DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
§ 1° - Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.
DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002(cont. art. 18)
§ 2° - Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1° serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3° - Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
RESOLUÇÕES do CONARQ n° 7 / 1997 e n° 14 / 2001
Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003
cria o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração publica federal, pelo qual se organizam sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal
Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003
finalidades do SIGA
garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais
integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram
disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo
Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003
o SIGA tem o Arquivo Nacional, como órgão central, e uma Comissão de Coordenação, presidida pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrada por representantes do Arquivo Nacional, dos Ministérios e dos órgãos equivalentes, cabendo aos Ministérios e aos órgãos equivalentes à criação de Subcomissões de Coordenação do SIGA, que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação, com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação
Sub-Comissão do SIGA do MEC criada pela Portaria n° 404, de 27 de junho de 2007
Decreto nº 5.135, de 7 de julho de
2004 Art. 13. - Ao Arquivo Nacional, integrante da
estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração publica federal, compete:
implementar a política nacional de arquivos por meio da gestão, do recolhimento, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País;
garantir pleno acesso à informação com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativas e o cidadão na defesa de seus direitos;
incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.
Regimento Interno do Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República
Competências da Coordenação Geral de Gestão de Documentos
II - prestar orientação técnica a órgãos e entidades da Administração Pública Federal quanto à implantação de programas de gestão de documentos, à elaboração e aplicação de códigos e planos de classificação, bem como de tabelas de temporalidade e destinação de documentos;
III - promover adequações ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo e à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, relativos à atividades-meios da Administração Pública Federal;
IV - analisar códigos de classificação, tabelas de temporalidade e destinação, e listagens de eliminação de documentos de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, encaminhados à aprovação do Diretor-Geral do Arquivo Nacional.
Programa de gestão arquivística
O planejamento e implantação de O planejamento e implantação de um programa pressupõe:um programa pressupõe:
levantamento e análise da realidade institucional
estabelecimento de diretrizes e procedimentos administrativos
designação de responsabilidades desenho do sistema de gestão
arquivística elaboração de instrumentos e manuais
Programa de gestão arquivística
Principais instrumentos da gestão Principais instrumentos da gestão arquivística de documentos são:arquivística de documentos são:
Código de Classificação de Código de Classificação de DocumentosDocumentos
Tabela de Temporalidade e Tabela de Temporalidade e Destinação de DocumentosDestinação de Documentos
Relação COGED/AN e as IFES aprovação de Tabela de Temporalidade
e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim da UFPB em 2001
apoio às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e análise de Listagens de Eliminação de Documentos
UFF, UFSJ, UFRGS, UNIRIO, UFG e UFRJ
Relação COGED/AN e as IFES(cont.)
Eventos realizados:
I WORSHOP com as IFESde 26 a 29 de setembro de 2006
Reunião Técnica com as IFES de 7 a 11 de maio de 2007
I WORKSHOP AN/IFES(26 a 29/09/2006)
Objetivos:
sensibilizar os participantes para a importância das atividades de gestão de documentos
discutir propostas de revisão, ampliação e atualização do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: atividades-fim da UFPB
incluir as IFES no Censo de Arquivos Brasileiros: Públicos e Privados
Convidadas 55 IFES
Participantes 30 IFES + 1 IES (estadual) (com 45 técnicos representantes)
Avaliação da situação das IFES e resultados do I Workshop
Desnível técnico entre os participantes com relação ao:
Conhecimento da área de gestão de documentos e arquivo (conceitos, vocabulário, legislação e normas arquivísticas)
Conhecimento da estrutura e funcionamento das IFES
× Enorme vontade de discutir, sugerir,
colaborar, acertar e implementar as atividades de gestão de documentos
Resultado da enquete feita no momento da apresentação dos participantes do I Workshop
Utilização do Código e da Tabela relativos às atividades-meio
SIM: 13 NÃO: 13 Sem reposta: 5
Utilização do Código e da Tabela relativos às atividades-fim (UFPB ou similar/adaptada)
SIM: 11 NÃO: 15 Sem resposta:5
Resultado da enquete feita no momento da apresentação dos participantes do I Workshop(cont.)
Possui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
SIM: 9 NÃO: 9 Sem resposta: 13
Elimina documentos SIM : 17 NÃO: 4 Sem resposta: 10
Possui Arquivo Centralizado SIM: 9 NÃO: 7 Sem resposta: 15
Produto do I Workshop
Minuta de Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-fim das IFES a partir da revisão do proposto pela UFPB e aprovado pelo AN
I Reunião Técnica com as IFES (7 a 11 de maio de 2007)
Objetivos: estudo e análise da minuta elaborada inserção e discussão das sugestões
encaminhadas
Participantes:10 IFES+1 IES(estadual)
(17 técnicos)
Lei n° 9.394, de 20 de dezembro de 1996Estabelece as diretrizes e bases da educação nacional
Art. 43 – A educação superior tem por finalidade:
II – formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua;
III- incentivar o trabalho de pesquisa e investigação científica, visando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia e da criação e difusão da cultura, e, desse modo, desenvolver o entendimento do homem e do meio em que vive;
VII – promover a extensão, aberta à participação da população, visando à difusão das conquistas e benefícios resultantes da criação cultural e da pesquisa científica e tecnológica geradas na instituição.
Nova minuta de Código de Classificação
Classes relativas às atividades-fim das IFES
100 ENSINO SUPERIOR200 PESQUISA300 EXTENSÃO400 EDUCAÇÃO BÁSICA ( e PROFISSIONAL)
500 AVALIAÇÃO EDUCACIONAL600 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL
Nova minuta de Código de Classificação (cont.)
100 ENSINO SUPERIOR
110 Cursos de graduação (inclusive ensino a distância)
120 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de graduação
130 Cursos de pós-graduação stricto-sensu (inclusive ensino a distância)
140 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de pós-graduação stricto-sensu
150 Cursos de pós-graduação lato-sensu (inclusive ensino a distância, residência médica e Master of Business Administration –MBA)
160 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de pós-graduação lato-sensu
190 Outros assuntos referentes ao ensino superior
Nova minuta de código de classificação (cont.)
200 PESQUISA210 Normas. Regulamentações. Diretrizes220 Programas e projetos de pesquisa para
graduação e pós-graduação230 Programas e projetos de iniciação
científica290 Outros assuntos referentes à pesquisa
300 EXTENSÃO310 Normas. Regulamentações. Diretrizes320 Programas, projetos e bolsas de extensão390 Outros assuntos referentes à extensão
Nova minuta de Código de Classificação (cont.)
400 EDUCAÇÃO BÁSICA (e profissional)410 Educação infantil: creches e pré-escolas420 Ensino fundamental430 Ensino médio440 Ensino técnico e profissional490 Outros assuntos referentes à educação básica
500 AVALIAÇÃO EDUCACIONAL510 Normas. Regulamentações. Diretrizes520 Avaliação Institucional530 Exame Nacional de Desempenho de Estudantes
(ENADE)540 Avaliação das condições de ensino590 Outros assuntos referentes à avaliação educacional
Nova minuta de Código de Classificação (cont.)
600 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL
610 Normas. Regulamentações. Diretrizes
Outras subclasses referentes às questões que envolvem:
Análise sócio-econômica (pedido de carência) Residência universitária (inclusive alojamento e moradia) Alimentação Assistência à saúde Creche Transporte Auxílios para participação e realização de eventos
CONTATO Arquivo Nacional Coordenação Geral de Gestão de
Documentos Tel: 21 2179 1247, 2179 1248 e 2179
1252 Tel/Fax: 21 2179 1246 [email protected] [email protected]
