Gesto de Documentos: recurso estratgico na modernizao dos servios arquivsticos governamentais

A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991Marco jurdico de importncia para o pas, viabilizando a implementao de polticas arquivsticas

Cria o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ

Reafirma princpios constitucionais no que tange obrigao do Estado de promover a gesto de documentos e a publicizao da informao governamental

Composio do CONARQ

Presidente: Diretor-Geral do Arquivo Nacional16 Conselheiros titulares16 Conselheiros suplentes

Dois representantes do Poder ExecutivoDois representantes do Poder Judicirio FederalDois representantes do Poder legislativo FederalUm representante do Arquivo NacionalDois representantes de Arquivos EstaduaisDois representantes de Arquivos MunicipaisUm representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologiaUm representante de associaes de arquivistasTrs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.

Estrutura do CONARQ

ARQUIVO NACIONALMisso Institucional

Implementar a poltica nacional de arquivos, - definida pelo Conselho Nacional de Arquivos, rgo central do Sistema Nacional de Arquivos -, por meio da gesto, do recolhimento, do tratamento tcnico, da preservao e da divulgao do patrimnio documental do Governo Federal, garantindo pleno acesso informao com a finalidade de apoiar as decises governamentais de carter poltico-administrativo, o cidado na defesa dos seus direitos e de incentivar a produo de conhecimento cientfico e cultural.

Estrutura do Arquivo NacionalUnidade organizacional da Secretaria Executiva da Casa Civil da Presidncia da Repblica

Poltica Nacional de Arquivos

As aes desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam modernizao dos arquivos pblicos do pas, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, ao definir diretrizes da Poltica Nacional de Arquivos por meio de seu Plenrio, Cmaras Tcnicas, Cmaras Setoriais, Comisses Especiais e Grupos de Trabalho.

Ao do CONARQ

O CONARQ tem sido responsvel pela sano presidencial e aprovao de um corpus importante de decretos e resolues, a seguir referenciados, regulando matrias arquivsticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificao e acesso a documentos sigilosos, seleo, avaliao e eliminao de documentos.

A Gesto de Documentos

A realidade arquivstica brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematizao dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos.

A despeito das tentativas empreendidas no setor pblico, em todos os nveis, fato que as dificuldades para implantao de sistemas de arquivo nos rgos pblicos so inmeras.

A gesto de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produo, organizao, tramitao e uso at a sua destinao final, assegurando, assim, a eliminao criteriosa dos documentos destitudos de valor para guarda permanente e a preservao daqueles de valor informativo, probatrio ou histrico.

A ao do Arquivo Nacional

O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal em todo pas, assumindo a orientao, a fiscalizao e o acompanhamento da poltica de gesto dos documentos federais.

Dificuldades operacionaisTais dificuldades compreendem desde a escassez de pessoal qualificado at a ausncia de instrumentais bsicos para a operacionalizao dos sistemas, passando pela desateno dos administradores para com os arquivos.

Questes relativas organizao e ao controle da produo documental no setor pblico vm sendo discutidas na Administrao Pblica h muito tempo, mas s recentemente, medidas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos comeam a municiar os servios arquivsticos governamentais com ferramentas bsicas para consecuo deste objetivo.

A busca da soluoOs atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gesto dos arquivos da administrao pblica.

Seus reflexos positivos j podem ser sentidos em aes concretas para o desenvolvimento de programas de gesto de documentos em diversos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal.

A legislao existente impe obrigaes aos gestores pblicos e co-responsabilizam todos os rgos e entidades do Poder Pblico com o trato dos acervos arquivsticos governamentais.

O Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002

Co-responsabiliza os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal no processo de preservao dos documentos de valor permanente.

Evidencia a necessria organizao dos arquivos correntes, nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, considerando a necessidade de avaliao e seleo da massa documental produzida.

Determina que todos os rgos e entidades da Administrao Pblica constituam suas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos, com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

Define que a transferncia ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigir prvia avaliao, organizao e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperao das informaes nele contidas.

A busca de um sistema estruturadorO pargrafo 2 do artigo 216 da Constituio da Repblica Federativa do Brasil determina que Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

A Lei n 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princpio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o rgo competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer no s a gesto documental como tambm para acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.

O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma funo constitucional como rgo singular na estrutura do Estado brasileiro.

O SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica FederalDecreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003

A criao do SIGA representa um passo importante e indispensvel para se promover necessria articulao dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivsticas nas fases corrente, intermediria e permanente.

Obter-se-, com sua implementao, economia de recursos, evitando-se gastos e esforos com fins coincidentes, ganhando-se maior agilidade na recuperao e no acesso informao pblica, com expressiva reduo de custos de produo e armazenagem de documentos.

O SIGA tem por finalidade:

garantir ao cidado e aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais;

integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que integram o SIGA;

disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo;

O SIGA tem por finalidade (cont.):

racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica;

racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica;

preservar o patrimnio documental arquivstico da Administrao Pblica Federal;

articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal.

Integram o SIGA:

I-como rgo central, o Arquivo Nacional;

II-como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes;

III-como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes.

O SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal

Compete ao rgo central do SIGA:

I- acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;

II- orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais;

III- promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA;

Compete ao rgo central do SIGA (cont.):

IV-promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais;

V-estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo.

Compete aos rgos setoriais do SIGA:

I-implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;

II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao acesso aos mesmos e s informaes neles contidas;

Compete aos rgos setoriais do SIGA (cont.):

III- coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais;

IV- coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituda para a Administrao Pblica Federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais;

Compete aos rgos setoriais do SIGA (cont.):

V- elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim;

VI-promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais;

VII- proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao.

Comisso de Coordenao do SIGA: competncias

I- assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies;

II- propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;

III- propor aos rgos integrantes do Sistema as alteraes e/ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo;

IV- avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do Sistema.

Comisso de Coordenao do SIGA: composio

I- o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir;

II-um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do Sistema, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

III-um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica SISP, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto;

IV um representante do Sistema de Servios Gerais SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto;

V-os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos equivalentes.

SIGA: informaes complementaresOs rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao rgo central para os estritos efeitos do disposto no Decreto, sem prejuzo da subordinao ou vinculao administrativa decorrente de sua posio na estrutura organizacional dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal.

Ser institudo um sistema de informaes destinado operacionalizao do SIGA, com a finalidade de integrar os servios arquivsticos dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal.

Os rgos setoriais e seccionais sero responsveis pela alimentao e processamento dos dados necessrios ao desenvolvimento e manuteno do sistema referido.

Para mais informaes sobre o Arquivo Nacional e o CONARQ consulte nosso stio na Internet:

www.arquivonacional.gov.br

Presidente da RepblicaLuiz Incio Lula da Silva

Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da RepblicaJos Dirceu de Oliveira e Silva

Secretrio Executivo da Casa Civil da Presidncia da RepblicaSwedenberger do Nascimento Barbosa

Diretor-Geral do Arquivo NacionalJaime Antunes da Silva

Texto: Jaime Antunes da Silva , Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente do Conselho Nacional de ArquivosApresentao produzida, em Power Point, noArquivo Nacional. Rio de Janeiro, maro de 2004