Classif. documental - Conselho da Justiça Federal · TRF da 2ª Região O CJF encaminhou aos TRF2 e às S eções Judiciárias do Rio de Janeiro e Espírito Santo, a partir do citado

OFÍCIO Nº TRF2-OFI-2016/11359Rio de Janeiro, 16 de junho de 2016.

Excelentíssimo Senhor

Ministro FRANCISCO FALCÃO

Presidente do

Conselho da Justiça Federal

Brasília-DF

Assunto: Planejamento estratégico

Senhor Presidente,

Em atenção ao Ofício CJF-OFI-2016/01976, de 09 de maio de 2016,encaminho a Vossa Excelência os planos de ação desenvolvidos pelas áreasestratégicas deste Tribunal e das Seções Judiciárias vinculadas, referentes àImplantação do Sistema de Governança da Justiça Federal.

No ensejo, renovo protestos de elevada estima e consideração.

POUL ERIK DYRLUNDPresidente

PODER JUDICIÁRIOJUSTIÇA FEDERAL

TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL - 2ª REGIÃO

Classif. documental 00.04.00.01

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Assinado digitalmente por POUL ERIK DYRLUND.Documento Nº: 1705065-7818 - consulta à autenticidade em https://siga.jfrj.jus.br/sigaex/autenticar.action

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Autenticado digitalmente por MAGALY TEIXEIRA DE FARIAS.Documento Nº: 1508476.13925474-1510 - consulta à autenticidade emsiga.cjf.jus.br/sigaex/app/externo/autenticar

PROGRAMA

DEMANDAS DE GOVERNANÇA TRF2

Objetivo:

Desenvolver Programa composto de Projetos de estruturação do sistema

de Governança Corporativa do Tribunal Regional Federal da 2ª Região (TRF2),

que tem o objetivo de elevar o grau de maturidade do órgão nas cinco

dimensões definidas no Diagnóstico da Governança da Justiça Federal – iGovJF,

realizado pelo Conselho de Justiça Federal (CJF) no ano de 2015.

Justificativa:

O CJF, a partir de pesquisa realizada com os tribunais federais e

respectivas seções judiciárias, no ano de 2015, disponibilizou o Diagnóstico da

Governança da Justiça Federal – iGovJF, já citado acima e informou o seguinte

grau de maturidade do TRF2, nas cinco dimensões abaixo descritas, comparado

com a média da Justiça Federal.

Dimensão 1: Estrutura e Funcionamento da Rede de Governança;

Dimensão 2: Gestão de Pessoas e da Informação;

Dimensão 3: Execução da Estratégia – Melhoria, Inovação e Controle;

Dimensão 4: Monitoramento e Avaliação de Resultados;

Dimensão 5: Comunicação, Relacionamento Institucional e Transparência.

2ª Região

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Assinado digitalmente por PEDRO HIKARU OISHI.Documento Nº: 1703977.16233752-8504 - consulta à autenticidade emhttps://siga.jfrj.jus.br/sigaex/autenticar.action

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Autenticado digitalmente por PRISCILLA LOPEZ XAVIER DA SILVA.Documento Nº: 1705065.16246518-1385 - consulta à autenticidade emhttps://siga.jfrj.jus.br/sigaex/autenticar.action

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TRF da 2ª Região

O CJF encaminhou aos TRF2 e às Seções Judiciárias do Rio de Janeiro e

Espírito Santo, a partir do citado diagnóstico, recomendações para o incremento

das práticas de governança corporativa, em cada uma das dimensões citadas.

O presente Programa será desenvolvido por meio de 5 (cinco) projetos que irão

contemplar cada uma das recomendações veiculadas pelo iGovJF – 2015,

conforme abaixo:

PROJETO 1: GESTÃO DO QUADRO FUNCIONAL

PROJETO 2: DESENVOLVIMENTO DE LÍDERES

PROJETO 3: CLIMA ORGANIZACIONAL

PROJETO 4: DESDOBRAMENTO DA ESTRATÉGIA

PROJETO 5: PARCERIAS

Os projetos desenvolvidos para atender às recomendações efetivadas

pelo CJF no Diagnóstico de Governança apresentam referências, na cor

vermelha, de acordo com a Tabela 1 - Atendimento às Recomendações do

Diagnóstico da Governança da Justiça Federal – iGovJF, em anexo.

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PROJETO 1: GESTÃO DO QUADRO FUNCIONAL

Objetivo:

Realizar mapeamento, análise e melhoria dos processos organizacionais

que constituirão o portfólio de cada exercício (2016-2020), visando o

dimensionamento, a adequação e melhor distribuição da força de trabalho nos

processos gerenciais, finalísticos e de suporte.

Justificativa:

O dimensionamento da força de trabalho do TRF2 deve ser efetivado a

partir da estruturação dos processos organizacionais de forma eficiente, com

menor aplicação de recursos e maiores ganhos para a organização. Essa

medida se torna viável a partir da visão de gestão por processos, que prioriza a

eficiência no fluxo de informações em detrimento de estruturas funcionais

arcaicas criadas para atender funcionalidades específicas.

A correta alocação de recursos humanos, cargos em comissão e funções

comissionadas (20) deve seguir um mapa de processos otimizado que confere

ganhos nos processos organizacionais com redução no tempo de execução,

aumento da confiabilidade, redução de custos , aumento da satisfação do cliente

e mitigação de riscos dentre outros.

Este projeto dará suporte ao dimensionamento quantitativo (número de

servidores) e qualitativo (conhecimento, habilidade e atitude dos servidores),

visando a adequação da distribuição da força de trabalho (8,9) e subsidiar o

programa de capacitação do órgão (12,13, 19).

Previsão de termino da 1ª fase: 03/03/2017

Gerente de projeto: Pedro Hikaru Oishi

Descrição sumária de atividades:

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1 GESTÃO DO QUADRO FUNCIONAL

1.1 Definição de Processos

1.1.1 Seleção de Portfólio 2016

1.1.1.1 Mapeamento de GAP de competências

1.1.1.2 Mapeamento e Melhoramento de Processos

1.1.1.3 Mapeamento de Quadro Funcional

1.1.1.4 Dimensionamento de Quadro Ideal





















1.2 Operacionalização

1.2.1 Exercício 2016

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1.2.1.1 Redimensionamento do Quadro Funcional

1.2.1.2 Capacitação do de Servidores

1.2.1.3 Realocação de Servidores

















ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO

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PROJETO 2: DESENVOLVIMENTO DE LÍDERES

Objetivo:

Realizar o levantamento do perfil profissional dos servidores das unidades

organizacionais do TRF2 que servirá de base de dados para a elaboração de um

programa periódico de formação e manutenção de líderes.

Justificativa:

Um sistema de governança efetivo depende de um quadro de líderes (15)

que agreguem competências necessárias à condução das atividades de gestão,

que devem ser direcionadas e controladas para atender às demandas de todas

as partes interessadas.

A formação de líderes em ferramentas de gestão (planejamento da

estratégia, gestão de projetos e processos, lean, design thinking gestão de

riscos.) (12)(13)(19)(29), além de dar suporte ao desenvolvimento de um sistema

de governança, embasará a criação e manutenção de projetos estratégicos.

Previsão de término: 03/03/2017



1 DESENVOLVIMENTO DE LÍDERES

1.1 Mapeamentos de Lideranças

1.1.1 Dinâmica de Grupos

1.1.2 Seleção de Candidatos

1.2 Capacitação

1.2.1 Mapeamento de competências

1.2.2 Desenvolvimento de conteúdo programático

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1.2.3 Treinamento


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PROJETO 3: CLIMA ORGANIZACIONAL

Diagnosticar o grau de satisfação dos magistrados e servidores em

relação às condições ambientais de trabalho.(11)

Justificativa:

Necessidade de mensurar o grau de satisfação dos magistrados e

servidores em relação ao cenário interno para identificação das fraquezas da

organização.

Serão desenvolvidos, a partir desse diagnóstico, projetos que objetivem

sanar e/ou mitigar os riscos negativos de processos organizacionais que

impactem na qualidade de vida no trabalho.




1 CLIMA ORGANIZACIONAL

1.1 Definição de Processos

1.1.1 Definição de Variáveis

1.1.2 Definição de Questionário


1.2.1 Formatação de Questionário

1.2.2 Disponibilização

1.2.3 Divulgação

1.2.4 Coleta de Dados

1.2.5 Diagnóstico

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PROJETO 4: DESDOBRAMENTO DA ESTRATÉGIA

Objetivo:

Realizar o desdobramento da estratégica a partir das diretrizes do Planejamento

Estratégico da Justiça Federal.

Justificativa:

Para o cumprimento da missão da Justiça Federal de “Garantir à sociedade uma

prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva” e atingir a sua visão de

“Consolidar-se perante a sociedade como uma justiça efetiva e transparente”, o

TRF2 deverá, realizar o desdobramento do Planejamento Estratégico da JF (5).

Para tanto, o Órgão deverá, por meio de um debate envolvendo suas partes

interessadas (3)(4)(34) e parceiros externos (1) e a partir de uma análise dos

ambientes interno e externo (35)(41), chegar a um diagnóstico, da atual situação

do TRF2, frente aos objetivos e desafios estabelecidos na estratégia em plano

nacional (5).

A partir de tal diagnóstico, o TRF2 poderá:

1. estabelecer diretrizes;

2. definir políticas e normativas;(2)(21)(22)(27)

3. mapear e gerenciar riscos (23);

4. aperfeiçoar e construir indicadores estratégicos e operacionais;(35)(37)

5. aperfeiçoar o desenho da Cadeia de Valor(24)(28);

Estabelecida esta base de monitoramento, o TRF2 poderá acompanhar o

desempenho da gestão, sob o ponto de vista estratégico.(32)(33)(36)(38) e, com

base nos dados levantados, gerenciar seu portfólio de projetos (37), permitindo a

elaboração de um Plano Orçamentário que priorize ações que visem o alcance

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dos objetivos estabelecidos e promover gastos mais eficientes, eficazes.

(7)(26)(30)(31)

No mesmo sentido, o projeto promoverá a governança estratégica, por meio de:

1. a estruturação e acompanhamento dos processos de gestão estratégica

(39)(42)(43);

2. a estruturação do Escritório de Gestão (22), envolvendo as áreas de

projeto, processos, gestão de riscos e governança, com seus processos

de trabalho, seus refereciais metodológicos (21), artefatos, sistemas,

repositórios etc;

3. a definição dos atores responsáveis pela realização do ciclo

estratégico(6)(25);

4. o realinhamento do parque tecnológico e ações de TIC para o apoio de

suas diretrizes estratégicas.(10)(14)(16)(17)(18)




1 DESDOBRAMENTO DA ESTRATÉGIA

1.1 Definição de Partes Interessadas

1.1.1 Definição de Perfil

1.1.2 Matriz de Responsabilidade

1.2 Diagnóstico de Demandas

1.2.1 Análise de Cenários

1.2.2 Diagnóstico da Estratégia

1.2.3 Normativos

1.2.4 Levantamento de Informações

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1.2.5 Comitês

1.2.6 Reuniões

1.2.6.1 Área Meio

1.2.6.2 Área Fim

1.3 Divulgação da Estratégia

1.3.1 Produção de material

1.3.2 Veiculação


1.4.1 Normatização

1.4.2 Portfolio de Projetos

1.4.3 Portfólio de Processos

1.4.4 Alinhamento das Ações

1.4.5 Mecanismos de Controle e Monitoramento

1.4.6 Indicadores Estratégicos

1.4.7 Indicadores Operacionais

1.4.8 Gerenciamento de Riscos

1.4.9 Ferramentas de TIC

1.4.10 Capacitação

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PROJETO 5: PARCEIRIAS

Objetivo:

Promover o levantamento dos parceiros externos, mapear o seu grau de

participação junto ao TRF2 e o sistema de justiça, bem como criar um canal

permanente de comunicação.

Justificativa:

Para a prestação jurisdicional eficiente, eficaz e efetiva o órgão deve estar

atento a todas as partes interessadas e, especificamente, das entidades e atores

que operam junto a Justiça Federal, como jurisdicionados (cidadão, entidades

públicas), órgãos auxiilares (Ministério Público, Defensoria) e representantes da

advocacia (OAB, Associal de Classe).(1)(40)(41)

A partir deste mapeamento, o TRF2 poderá melhor identificar a dinâmica

da relação entre aqueles e o Órgáo, bem como manter um diálogo permanente

com esses atores, visando o aperfeiçoamento da prestação jurisdicional.




1 PARCERIAS

1.1 Definição de Partes Interessadas

1.1.1 Mapeamento das Partes Interessadas

1.1.2 Elaboração de Diagnóstico

1.2 Definição de Propostas

1.2.1 Mapeamento de Propostas

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1.2.2 Formatação de Projetos


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Tabela 1 - Atendimento às Recomendações do Diagnóstico da Governança da Justiça Federal - iGovJF

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Dimensão Nivel de

Maturidades Recomendações

D1 - Estrutura e Funcionamento da

Rede de Governança

25 - Inicial

1. Envolver parceiros externos (MP, OAB, Associação de Classe, Defensoria, cidadão etc.) que tenham interesse em contribuir efetivamente para a melhoria do funcionamento do sistema de justiça, criando-se um canal de participação que permita a coleta de sugestões sobre como aprimorar a prestação dos serviços da Justiça Federal

2. Distribuição de orçamento entre o primeiro e o segundo graus de jurisdição

3. Envolver servidores na definição de suas políticas e prioridades

4. Envolver magistrados na definição de suas políticas e prioridades

5. Alinhar suas prioridades à estratégia nacional

6. Designar magistrados e servidores com competência e plenos poderes para realizar permanentemente a gestão da estratégia

7. ao elaborar o plano orçamentário, o órgão solicite aos responsáveis pela execução da estratégia um plano de custos (aquisições e contratações) detalhado para a consecução das iniciativas estratégicas, de modo a incluir todas essas despesas no plano orçamentário do órgão

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Assinado digitalmente por PRISCILLA LOPEZ XAVIER DA SILVA.Documento Nº: 1705065.16246520-1362 - consulta à autenticidade emhttps://siga.jfrj.jus.br/sigaex/autenticar.action

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Dimensão Nivel de


D2 - Gestão de Pessoas e da Informação

36,4 - Básico

8. Adequar quantidade de pessoal à demanda

9. Comunicar a situação da unidade à administração superior para eventual movimentação de pessoa/ relocação

10. Rever o planejamento das ações relacionadas ao incremento da infraestrutura e dos serviços de tecnologia da informação (adequação à estratégia)

11. Aplicação periódica de pesquisas de Clima Organizacional

12. Capacitar magistrados e servidores em gestão de riscos de processos de trabalho

13. Capacitar magistrados e servidores em gestão de riscos de projetos

14. Adotar a médio e longo prazos, algum software que permita, ao menos, o registro, o monitoramento e a análise da situação das metas e objetivos definidos

15. Incremento de programa de desenvolvimento de líderes

16. Manter o propósito de implantar o Processo Judicial Eletrônico

17. Incrementar os processos de trabalho e os sistemas eletrônicos para permitir a classificação e a recuperação da informação judicial relativa aos grandes demandantes e às demandas repetitivas

18. Continuar implementando medidas para utilização de algum software para gerenciamento de projetos, por exemplo o Sistema Eletrônico de Informações - SEI

19. Complementação do plano de treinamento de modo a serem identificadas todas as necessidades de capacitação gerencial e técnicas essenciais ao cumprimento dos objetivos, metas e iniciativas definidas na estratégia

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Dimensão Nivel de


D3 - Execução da Estratégia -

Melhoria, Inovação e Controle

30,7 - Básico

20. Recomenda-se verificar a conveniência e a oportunidade de destinar função comissionada ou cargo em comissão a serem ocupadas por servidores que atuem como gerentes de projetos nacionais ou regionais

21. Estabelecer, em ato próprio, as atribuições dos gerentes de projetos que devem estar alinhadas às contidas no Manual de Gestão de Projetos aprovado pelo Conselho da Justiça Federa

22. Seja mantida equipe com competência para gerenciar o portfólio de projetos da organização e designados formalmente gestores das iniciativas estratégicas

23. Imediata implementação do gerenciamento de riscos em relação aos processos críticos de trabalho

24. Identificação e a publicação da cadeia de valor da organização, com a explicitação da sequencia lógica em que os macroprocessos de trabalho que delineiam e definem a razão de ser do órgão ocorrem.

25. Designação de gestores responsáveis pela implementação dos objetivos, indicadores, metas e iniciativas estratégica e a orientação aos servidores sobre qual é a contribuição de seu trabalho diário no alcance da missão institucional e da estratégia definida

26. Definir critérios para aprimorar a qualidade do gasto

27. garantir o pessoal necessário para o desenvolvimento, implantação e manutenção das iniciativas estratégicas e alcance de metas

28. Definir fluxo de informações sobre a situação das iniciativas estratégicas e determinado, em regulamento, prazo para envio dessas informações à unidade que gerencia o portfólio de projetos no órgão

29. Criar ambiente de trabalho que estimule o aproveitamento da inteligência coletiva, a geração de ideias (brainstorming), a troca de experiência entre organizações (benchmarking), a realização de encontros voltados para inovação, o uso de metodologias (design thinking, lean etc.), o registro de lições aprendidas, a montagem de comunidades de práticas, a divulgação de ações inovadoras e outras medidas que permitam disseminar a cultura da inovação e a busca de seus resultados

30. Definição de critérios para execução de obras, de modo a garantir que aquelas de maior impacto sob o alcance de objetivos, metas e iniciativas estratégicas tenham precedência em relação às demais

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Dimensão Nivel de


D3 - Execução da

Estratégia - Melhoria, Inovação

e Controle

31. Observância ao inciso V do artigo 6º daResolução CJF n. 313 de 22 de outubro de 2014, com vistas a garantir os insumos financeiros ao desenvolvimento, implantação e manutenção das iniciativas estratégicas e alcance de metas

D4 - Monitoramento e

Avaliação de Resultados

45,5 - Básico

32. Definição de métricas para avaliar os processos críticos, por exemplo, aqueles relacionados: à execução da função judicante; ao planejamento, execução e monitoramento da estratégia; ao planejamento e à execução orçamentário; à aquisição de serviços e produtos de TI e de serviços e materiais de engenharia; à gestão da folha de pagamento etc

33. Análise sistemática do desempenho dos indicadores e/ou iniciativas que servem para a medição dos objetivos, identificando qual é o nível de implementação (pleno, parcial, inicial ou não monitorado).

34. Avaliação da estratégia seja realizada pelos integrantes dos comitês gestores com a liderança dos presidentes/diretores de foro, nos termos do que preconizam os artigos 3º e 7º da Resolução CJF n. 313 de 22 de outubro de 2014

35. Ao menos na última reunião do ano em que se fizer a análise da estratégia, seja incluída na pauta a avaliação de fatores externos, tais como alterações legislativas, restrições orçamentárias, inovações procedimentais e/ou novos projetos, reclamações de usuários ou qualquer outro fator que possa interferir positiva ou negativamente na estratégia e que não foi considerado quando de sua elaboração ou última revisão

36. Indicadores e metas institucionais, garantida a guarda, a análise e divulgação dos resultados

37. Análise sistemática e individualizada dos projetos e iniciativas estratégicas, considerando, ao menos, a situação do cronogramas de entregas e de desembolso (quando houver)

38. Análise sistemática e individualizada da situação das metas definidas para o órgão

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Dimensão Nivel de


D5 - Comunicação, Relacionamento Institucional e Transparência

36,2 - Básico

39. Realização de evento anual, de caráter prático, com a participação das lideranças do órgão (presidente, corregedor, diretor da escola de formação de magistrados, diretores de foros, secretários, assessoreschefes e outras autoridades essenciais à gestão da Justiça), com vistas a avaliar situação das metas, projetos e iniciativas de impacto na execução da estratégia

40. Realização de ações concretas de cooperação, especialmente com órgãos que mantenham alta litigância na Justiça Federal, ou deem suporte à atividade judicante, para promover soluções compartilhadas aos problemas mais crônicos e persistências, impeditivos da melhoria da prestação jurisdicional

41. Realização periódica de pesquisa de satisfação para identificação e tratamento de sugestões, críticas e elogios em relação à prestação dos serviços jurisdicionais.

42. Execução das ações de comunicação seja realizada em observância ao que foi planejado, ajustando-se objetivos, periodicidade e custos constante do plano, quando necessário

43. Elaboração e a execução de um plano de comunicação da estratégia em que conste públicos-alvo, mídias, conteúdos e períodos de divulgação, garantindo que a maior parte da organização conheça os objetivos, metas e iniciativas planejadas, bem como a situação de execução ou cumprimento dos resultados alcançados

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REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASILPODER JUDICIÁRIO

MALOTE DIGITAL

Tipo de documento: Administrativo

Código de rastreabilidade: 40220161952818

Nome original: TRF2-OFI-2016-11359.pdf

Data: 17/06/2016 17:12:01

Remetente:

Lucas

Presidência

Tribunal Regional Federal da 2ª Região

Prioridade: Normal.

Motivo de envio: Para conhecimento.C

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