GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERALJUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

Justiça Federal

Objetivos Gerais

Cumprir meta 5;

Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).

Objetivos Específicos

Apresentar o conceito e histórico da meta 5;

Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas;

Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).

Objetivos Específicos

Apresentar os papéis

Apresentar a ferramenta bizagi

Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível

CONCEITO E HISTÓRICO

Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau.

Metodologia sugerida pelo CNJ

1.Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença

2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados.

3.Ferramenta: Bizagi

4.Cumprimento da Meta: • Fluxo do processo otimizado implantados em pelo

menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010

Definição de processos de trabalho

“Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.

“Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”.

Exemplo de processos de trabalho

Entradas

Insumos:

Todo material para a instrução do processo judicial:

Petições,

Informações,

requerimentos, etc.

Entradas

Insumos:

Todo material para a instrução do processo judicial:

Petições,

Informações,

requerimentos, etc.

Saídas

Produtos:

Sentença, Certidões, etc.

Saídas

Produtos:

Sentença, Certidões, etc.

Gerenciamento de Rotinas

É o conjunto de atividades que procura, entre outros:

Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades;

Identificar o tempo de execução de cada atividade;


Identificar possibilidades de delegação;

Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos;

Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;


Definir procedimentos mais ágeis;

Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho.

Evitar retrabalhos;

O NOVO O NOVO MODELOMODELO DE DE GESTÃOGESTÃO DA DA

JUSTIÇA FEDERALJUSTIÇA FEDERAL

Planejamento EstratégicoPlanejamento Estratégico

Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas.Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.

ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOSALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

Missão da Justiça Federal

Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional

acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da

5ª Região

Visão de Futuro da Justiça Federal

Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de

segurança jurídica, transparência,efetividade e

rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

Eficiência Operacional

Objetivos Estratégicos

Agilizar os trâmites

judiciais e administrativos

Otimizar a gestão dos

custos operacionais

Novo Modelo de Gestão da Justiça FederalNovo Modelo de Gestão da Justiça Federal

EstratégiaEstratégia

ProcessosProcessos

Para ondeDesejamos ir ?

Quando devemosChegar la ?

O que estamosFazendo ?

Como modificarO que estamosFazendo paraChegar onde

Desejamos ir ?

ProjetosProjetos

Hoje

Amanha

1

2

3

ONDE ONDE ESTÁ O ESTÁ O CONHECIMENTOCONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA SOBRE OS PROCESSOS DA

JUSTIÇA FEDERAL ?JUSTIÇA FEDERAL ?

ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?

PESSOASRelatório de

AuditoriaSistemas

InformatizadosNotícias/Clippings e Sites Externos

Planejamento estratégico

Pesquisa de satisfação

Prospecção de novas tecnologias e métodos

Relatório Estatísticos sobre Processos

Judiciais

COMO UTILIZAR O COMO UTILIZAR O CONHECIMENTO DA JUSTIÇA CONHECIMENTO DA JUSTIÇA

FEDERAL FEDERAL SOBRE SEUS SOBRE SEUS PROCESSOS PARA PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOSMELHORÁ-LOS

A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal

COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

Contribuir

COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

Disseminar

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

GESTÃO DE PROCESSOS GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICAPRÁTICA

Aplicando a Gestão de Processos

1 2 3 4 5

PROCESSOSPROCESSOSESTRATÉGIESTRATÉGI

AA

MapaEstratégico

PROCESSOSPROCESSOSESTRATÉGIESTRATÉGI

AA

MapaEstratégico

5) MONITORAR O 5) MONITORAR O DESEMPENHODESEMPENHOdos Processosdos Processos

4) 4) DISSEMINARDISSEMINARe e IMPLANTARIMPLANTARboas práticasboas práticas

3) 3) UNIFORMIZARUNIFORMIZAR o repositório de o repositório de

boas práticasboas práticas

2) Modelar2) Modelarprocessos eprocessos e

CONTRIBUIRCONTRIBUIR com comboas práticasboas práticas

1) DESDOBRAR1) DESDOBRARESTRATÉGIA paraESTRATÉGIA para

ProcessosProcessos

REPOSITÓRIO DEDE BOAS PRÁTICAS DOS

PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA

FEDERAL

Papéis no gerenciamento de Papéis no gerenciamento de rotinasrotinas

Especialistas;

Analistas de Processo;

Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;

APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGIAPRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI

APRESENTAÇÃO DO FLUXOAPRESENTAÇÃO DO FLUXO

APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICASAPRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS

Boas práticasBoas práticas

BP 1 – Utilizar formulário como checklist ao analisar a petição inicial, considerando os seguintes itens:

- Pedido de justiça gratuita;- Pedido de liminar/tutela;- Prioridade de tramitação;- Recolhimento de custas;-Verificação dos dados da autuação [partes e

advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto etc...];

- Adequação do valor da causa;- Representação processual (destacar MPF e DPU);


BP 2 – Nas demandas previdenciárias (auxílio-doença, aposentadoria por invalidez, benefício assistencial) em que a parte for beneficiária da Assistência Judiciária Gratuita, no despacho inicial, determinar a realização da perícia, se necessário (incapacidade laboral controversa), já apresentando os quesitos judiciais. Na contestação, o réu deverá trazer os quesitos e indicar assistente técnico. Na réplica, o autor trará seus quesitos e indicará o assistente técnico. Deverão ser fixados os honorários no despacho inicial.


BP 3 – Sinalizar na capa do processo, quando cabível, usando etiquetas e/ou lembretes no Tebas, de:

- Justiça gratuita;- Prioridade idoso;- Interesse de incapaz;- Defensor Público;- Prioridade portador de deficiência;


- Suspeição/impedimento;- Liminar/Tutela antecipada;- Liminar/tutela postergada;- Agravo Retido;- Segredo de Justiça;- Perícia;- Audiência.- Meta2


BP 4 – Utilização e atualização de banco de dados centralizado de peritos, a cargo do Núcleo Judiciário, que viabilize consultas.


BP 5 – Atualizar o banco de dados de peritos, através de consulta prévia e convites pelo site, acerca de seu interesse e disponibilidade, formalizando mediante formulário assinado.


BP 6 – Ao despachar a petição inicial com determinação de citação, requisitar a prova documental em poder da parte ré (PA, ficha financeira, extrato bancário, etc).


BP 7 – Sempre que o laudo pericial for favorável ao autor, intimar o INSS para se manifestar sobre o laudo, apresentando eventual possibilidade de acordo com memória de cálculo.


BP 8 – Nos casos de perícia médica, dar preferência à nomeação de especialista em medicina do trabalho.


BP 9 – Disponibilizar local apropriado para a realização de perícias, no âmbito do Fórum, preferencialmente dividindo o espaço utilizado pelos JEFs.


BP 10 – Elaborar, a partir do acervo da vara, modelo de despacho e certidão padrão seguindo a sequência lógica do fluxo validado.


BP 11 – No ato do deferimento da prova pericial, utilizar “despacho cheio” conforme modelo da vara, contemplando os seguintes itens:

- Nomear perito;- Intimar as partes para apresentação de

quesitos e indicação dos assistentes técnicos;

- Intimar o perito por telefone/e-mail/pessoal, certificando nos autos;

- Intimar o perito para formular sua proposta.


- Valor da perícia: - Fixada pelo juízo (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita);- Proposta pelo perito (intimar as partes para falarem sobre a proposta de honorários. Havendo concordância, intimá-la para efetuar o depósito. Havendo discordância, encaminhar para apreciação do juiz);

- Intimar o perito para designar a data do exame e, após, as partes sobre a data designada;

- Início da perícia somente após a efetivação do depósito;- Liberação da integralidade dos honorários periciais

somente após os eventuais esclarecimentos prestados pelo perito;


BP 12 – Nos casos de expedição mandado de intimação do perito com campo destinado à designação do dia, hora e local, pelo próprio perito e, em seguida, intimar as partes indicadas no mandado da data designada.


BP 13 – Quando se tratar de perito não cadastrado, encaminhar junto ao mandado de intimação formulário próprio para indicação dos dados pessoais do perito (CPF, PIS/PASEP/NIT, dados bancários etc).


BP 14 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para citações/intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, AGU e outros).


BP 15 – Delegação de Atos: Utilização do Provimento 01/2009 da CR do TRF5.


BP 16 – Autorizar o cumprimento de citação/intimação, independentemente de despacho, das Cartas Precatórias/Ordens, bem como as suas devoluções, pelo Diretor de Secretaria ou pela Central de Mandados, onde houver, mediante ofício ou remessa.


BP 17 - Instituir método de gerenciamento de prazos:

- Extração de relatório; - Método de controle de alertas;- Prazo máximo de monitoramento

mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano, reduzir o prazo de

monitoramento para quinzenal ou menor.


BP 18 – No sistema TEBAS, criar atividades na fase de movimentação interna (111) vinculando-as às atividades do processo, o que viabilizará o controle através de relatórios extraídos do sistema (ex: controle de prazos, publicação, cumprimento etc).


BP 19 - Institucionalizar encontros trimestrais (calendário anual preestabelecido) entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico regional (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação).


BP 20 – Inserir no despacho de marcação de audiência a responsabilidade da parte em trazer suas testemunhas, independentemente de intimação, salvo quando houver requerimento para intimação pessoal da testemunha.


BP 21 – Extrair relatório de prazo vencido (mov. 14) para ser entregue aos órgãos públicos, quando da retirada dos processos com vista.


BP 22 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente).


23 – No ato da determinação de emenda, indicar o vício a ser sanado.


BP 24 – Utilizar a carta precatória recebida (quando a carta atender os requisitos do mandado judicial) como mandado para agilizar o seu cumprimento.

Contatos – Escritórios de Contatos – Escritórios de ProcessosProcessos

Geraldo AlvesGeraldo AlvesTribunal Regional Federal da 5ª RegiãoTribunal Regional Federal da 5ª Região

(81) 3425-9287(81) [email protected]@trf5.jus.br

Carlos AbertoCarlos AbertoSeção Judiciária da ParaíbaSeção Judiciária da Paraíba

(83) 2108-4176(83) [email protected]@jfpb.jus.br

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