Como Criar Um Banco de Dados Access e Relacioná-lo Com o Word

Como Criar um Banco de Dados Access e Relacioná-lo com o Word – Parte 1

Neste tutorial vou explicar como criar um banco de dados Access simples, e depois como

utilizar as informações juntamente com o Word. É importante salientar que este tutorial

prático foi criado tendo por base o Office XP Professional. Assumo que a pessoa que irá

utilizá-lo tem conhecimentos mínimos sobre o uso do Windows XP.

Apesar de voltado para o Office XP, o presente tutorial Access pode ser facilmente

adaptado para as versões mais recentes desta mesma ferramenta sem qualquer

dificuldade, bastando que se procure pelas funcionalidades correspondentes com

atenção.

No final desse manual prático, você será capaz de criar e manipular bancos de dados

razoavelmente complexos com grande facilidade. Ressalto que o objetivo não é

aprofundar o estudo sobre nenhum conceito específico, que poderá ser objeto de análise particular do interessado a

partir do surgimento da necessidade. O que desejo é fornecer subsídios básicos para que um usuário iniciante possa ser

capaz de se virar bem com essa poderosa ferramenta. Com as explicações abaixo, um pouco de bom senso, criatividade

e boa vontade, o interessado será capaz de se aprimorar sozinho, baseado nos problemas e casos concretos

enfrentados.

Neste tutorial Access, forneço as bases de dados aqui criadas como exemplo, para o caso de surgirem dúvidas. Assim,

use-as apenas para comparar os resultados.

Resumo do que será estudado nesta série de tutoriais:

Arquivos do Tutorial

I – Iniciando

II – Tabela – Modo Estrutura: Criando o Banco de Dados

III – Chave Primária do Campo

IV – Criando Um Formulário: A Aparência da Tela de Entrada de Dados

V – Tabela de Títulos de DVD´s

VI – Navegação e Operação de Entrada de Dados/Alteração

VII – Pesquisando

VIII – Excluindo Um Registro

IX – Tabela de Locações

X – Aprofundando na Manipulação do Banco de Dados: Buscar Informações de Outras Tabelas

XI – Organizando a Busca Por Ordem Alfabética

XII – Vamos Criar Relatórios

Como Relacionar os Dados de Uma Tabela Access com o Word


I – Iniciando

Crie uma pasta na raiz do “C:”, com o nome “Temp10”. Se você

recebeu os arquivos desse tutorial de alguém, descompacte-os nessa

mesma pasta.

1) Abra o Access.

2) Clique em “arquivo”, “novo”, “banco de dados em branco”.

Aparecerá uma janela pra você indicar o caminho e dar um nome ao

novo arquivo de banco de dados. Digite “LocadoraDVD”. Neste

exemplo, primeiro criaremos um banco de dados chamado “clientes”

e, mais tarde, outros dois chamados “títulos-dvd” e “locação”.

3) Na próxima janela, clicar em “criar tabela no modo estrutura”. A opção “criar tabela usando o assistente” trará diversas

tabelas “pré-fabricadas” de exemplos, que poderão ser alteradas no futuro, quando você dominar o Access melhor.

II – Tabela – Modo Estrutura: Criando o Banco de Dados

4) A próxima janela será (o modo “estrutura), basicamente, dividida em 03 colunas, chamadas, “nome do campo”, “tipo

de dados”, e “descrição”. Convencionaremos as abreviações NC, TD e D. Em “nome do campo” (NC), você deve inserir

o nome desejado para o campo que se está criando; “tipo de dados” (TD), é o tipo de informação que tal campo conterá

(ex. texto, número, memorando, etc) – consulte a “Ajuda” do Access para maiores informações; em “descrição” (D), você

poderá fazer observações próprias sobre o campo. Nesses exemplos, não utilizaremos a “descrição”, por ser totalmente

desnecessária.

III – Chave Primária do Campo

5) Em “nome do campo”, digite “Código” na primeira linha, com “tipo de dados” igual a “auto numeração” e em

“propriedades do campo” (na parte de baixo da janela de estruturação), deixe em “inteiro longo”. Você observará que à

esquerda da coluna “nome do campo”, existe uma outra coluna cinza. Clique nessa coluna com o botão direito do mouse

(na célula referente ao “Código”), selecionando a opção “Chave primária” (aparecerá a figura de uma “chavinha”).

Lembre-se que todo banco de dados deve que ter uma chave primária para que um determinado registro possa ser

encontrado na base de dados. E é sempre recomendável deixar o próprio programa controlar esse campo com “auto

numeração”.

6) O próximo campo (NC) será chamado “Nome”; TD = texto, com 30 caracteres. Para indicar a quantidade de

caracteres de determinado campo, observe que quando você clica em TD, aparece na parte de baixo da janela de

estruturação de dados, as “propriedades do campo”. Logo a primeira propriedade é chamada “tamanho do campo”, onde

você poderá informar ao programa a quantidade máxima de caracteres permitidos para determinado campo. Existem

várias outras propriedades que podem ser alteradas, mas que não trataremos delas no momento. Com o tempo, explore

o Access usando a “ajuda” do programa, para obter maiores informações.

7) Os próximos campos se chamarão “Endereço”, TD = texto, com 30 caracteres e “Telefone”, TD = texto. Ocorre que

este campo “telefone” terá uma particularidade. Em “propriedades do campo” (PC), observe a propriedade “máscara de

entrada”. Essa “mascara”, permite que você indique ao computador um formato de digitação. No caso do campo

telefone, digite a máscara “(99)9999-9999” – sem as aspas (note que depois da máscara digitada, o sistema

acrescentará alguns caracteres de controle interno que podem ser desprezados por você). Isso significa que apesar de

ser um campo texto, aceitará apenas números e no formato usual para números telefônicos. Essa capacidade também é

muito útil para a criação de um campo “CPF”.

8) Por fim, crie o campo “Observações”, TD = memorando. Esse campo “memorando” significa que você poderá digitar

textos limitados a 65.536 caracteres. É extremamente útil se você quer armazenar várias informações pertinentes a um

mesmo assunto, sem ter que se preocupar com espaço. O TD texto é limitado a 255 caracteres. No caso do exemplo,

em “observações”, poderão ser anotadas várias informações importantes sobre determinado cliente, como por exemplo,

o tipo de filme que ele mais gosta, qual a média de locações na semana, se costuma atrasar na devolução, etc.

9) Agora, o banco de dados “clientes” já está pronto para ser utilizado. Salve o trabalho e saia do modo estrutura. Com

esses passos, você acabou de criar uma tabela (clientes) no modo estrutura.


IV – Criando Um Formulário: A Aparência da Tela de Entrada de Dados

10) No menu “objetos”, que provavelmente estará à esquerda na tela principal do

Access, você encontrará o item “formulários”. Clique nele e nas opções disponibilizadas,

clique em “criar formulário usando o assistente”. Na próxima janela, clique na tabela

“clientes” para disponibilizar os campos criados anteriormente. Clique em todos os

campos disponíveis da tabela “clientes”, fazendo com que passem para “campos

selecionados”. Ou seja, todos esses campos estarão disponíveis no formulário que será

criado. Mas lembre-se que não é obrigatória a seleção de todos os campos para ser

montada a tela de entrada de dados.

11) Clique em “avançar” e você poderá escolher entre os padrões disponíveis, o layout

dos campos na tela. Os tipos “coluna” e “justificado” costumam ser os melhores.

12) Clicando em “avançar”, poderá escolher o estilo em que as informações serão mostradas na tela. Fique a vontade

para selecionar o que melhor se aprouver.

13) Novamente clique em avançar e finalmente escolha um título para o seu formulário. Chame-o de “Clientes” e clique

em “concluir”. Pronto, a sua tela padrão de entrada de dados já foi criada.

Aqui, é importante destacar que esse formulário pode ser alterado a vontade, bastando entrar no modo “estrutura” e criar

diversos recursos para melhorar a aparência da tela de digitação, como por exemplo, aumentar o tamanho dos campos.

Por exemplo, se seu campo “telefone” estiver truncado (sem mostrar todos os dados), clique no campo de digitação e ele

ficará selecionado. Arraste para a direita, para aumentar o campo de visão dos dados até ficar satisfatório. No menu

suspenso clique em “exibir” (geralmente é o ícone à esquerda do ícone “salvar”, com o desenho de um “esquadro, uma

régua e um lápis”) para ver o resultado.

Observe que “campo” é o lugar da digitação (geralmente, o retângulo em branco), enquanto “rótulo” é o nome do campo.

Outro exemplo de melhoria simples: ainda no modo “estrutura” do formulário, com o mouse, selecione todos os itens e

com as setas cursoras, posicione os rótulos e os campos de forma a ficarem mais centralizados na tela. No menu à

esquerda, procure o objeto “rótulo” (deve ser algo com o ícone “Aa”) e clique nele. Posicione o ponteiro do mouse acima

do código do cliente e arraste-o, criando uma caixa de texto de forma também centralizada, e escreva “Loca Vídeo –

Controle de Clientes”. Aumente o tamanho da fonte e coloque-a em negrito, adequando o texto à caixa. Assim, você terá

personalizado a aparência de nossa tela de entrada de dados.

Com o tempo, explore o Access e descubra diversas outras as facilidades que essa ferramenta lhe disponibiliza.


V – Tabela de Títulos de DVD´s

Agora, seguindo os mesmos procedimentos anteriormente descritos, crie a tabela “títulos-

dvd”, com os seguintes campos e tipos de dados:

Nome do Campo Tipo de dados Descrição

Chave Código Autonumeração

Título Texto (30 caracteres)

Estúdio Texto (30 caracteres)

Lembre-se que o campo “código” será a chave dessa tabela também. Salve com o nome “títulos-dvd” e encerre o modo

estrutura. Crie também o formulário de entrada de dados, selecionando a tabela de dvd´s criada, com todos os campos

criados.

A partir deste ponto é interessante criar alguns dados fictícios nas duas tabelas anteriores (clientes e títulos-dvd), para se

poder testar as funcionalidades das bases de dados. Para se entrar na tela de digitação, clique em “formulários” na tela

principal do Access, e, depois, no formulário de clientes ou de dvd´s, conforme desejado.

VI – Navegação e Operação de Entrada de Dados/Alteração

A navegação entre os campos se dá com a tecla “tab” (campo posterior) ou “shift + tab” (campo anterior). A navegação

entre os registros se dá através da barra “registros”, no canto inferior esquerdo da tela:

|< primeiro registro

< registro anterior

> registro posterior

>| último registro

>* insere um novo registro

Para se fazer uma alteração, simplesmente digite os novos dados por cima dos anteriores. Muito cuidado nessa

operação, porque os dados anteriores não poderão ser recuperados. A gravação das novas informações ocorre tão logo

você termine de digitá-las. Tal praticidade pode levar a perda de dados importantes, se utilizada de forma desatenta.

Assim, mantenha backups atualizados do seu banco de dados.

VII – Pesquisando

Para procurar um registro específico, coloque o ponteiro no primeiro registro da tabela (|<), e querendo todos os clientes

que têm nome “José”, clique no campo nome, em “localizar” (representado por um ícone de “binóculo), e na janela

“localizar e substituir”, observe o campo “coincidir”, e escolha a opção “qualquer parte do campo”. Agora, no campo

“localizar”, digite o nome “José”, clicando depois em “localizar próxima”, até percorrer todos os dados da tabela.

Se você quiser pesquisar um registro pelo seu código (p. ex., nº 2), basta clicar com o mouse nesse campo e depois em

“localizar”. Clique em “localizar e substituir” e digite “2” no campo “localizar”, observando que a opção “examinar” mostra

que a pesquisa será feita justamente no campo “código” (você pode selecionar a qualquer momento, outro campo a ser

pesquisado). Em “coincidir”, escolha a opção “campo inteiro” (porque agora nós queremos apenas a ocorrência nº 2, e

não todas onde aparece esse número (ex.12, 20, 21, 22, etc.)). Agora, clique em “localizar próxima”, verificando que o

registro se encontra justamente no cliente de código 2.

Observação: um “código” de um registro pode não corresponder a sua localização no registro. Por exemplo, você pode

ter um cliente de código 249, sendo que seu banco de dados tem apenas 230 itens. Isso ocorre porque um registro pode

ser excluído fisicamente, o que não acarreta a reorganização da seqüência de códigos. O campo “autonumeração” é

sempre seqüencial, não se reorganizando nas exclusões de registro que forem efetivadas.

VIII – Excluindo Um Registro

Para excluir um registro, posicione o ponteiro no registro desejado e clique no ícone “>X” (excluir registro). Confirme se

realmente quiser excluir o registro. Um registro excluído não poderá ser recuperado a não ser que seja novamente

digitado.

IX – Tabela de Locações

A próxima tabela que será criada, armazenará o nome do cliente e o dvd que ele estará locando. É claro que não será

necessário digitar novamente os dados, caso contrário seriam dispensáveis os bancos de dados anteriores. Nessa

tabela, as informações dos clientes e dos dvd´s serão buscadas das suas respectivas bases.

A estrutura da tabela será a seguinte (crie no modo “tabelas” e “criar tabela no modo estrutura”):

Nome do Campo Tipo de dados Descrição

Chave Código Autonumeração

Cliente Texto (30 caracteres)

DVD Locado 1 Texto (30 caracteres)



Já Está Pago Sim/Não

A Pagar Sim/Não

O nome da tabela será “locação”. Crie o formulário de digitação com “criar formulário usando assistente”, fazendo

algumas melhorias na tela como antes sugerido.


X – Aprofundando na Manipulação do Banco de Dados: Buscar Informações de Outras

Tabelas

Depois de criado o formulário de locação de dvds, no modo estrutura, selecione as caixas de

texto “cliente” e “DVD Locado”, deletando-as. Os rótulos também serão deletados. Isso deve

ser feito porque você não irá digitar novos dados e sim pesquisá-los nos bancos de dados já

criados. Você criou o formulário com o assistente apenas para minimizar o trabalho.

Na “caixa de ferramentas”, procure o controle “caixa de combinação”. Clique nele e escolha

uma posição na tela para colocá-lo (você poderá mais tarde alterar livremente esse

posicionamento na tela). Aparecerá uma janela de “assistente de caixa de combinação”,

para auxiliar na criação desse objeto. Escolha a opção “eu quero que a caixa de combinação

procure os valores em uma tabela ou consulta”. Esse objeto permite que a pesquisa seja

feita em outra base de dados, sendo justamente o que precisaremos, ou seja, a consulta de clientes na base de dados

“clientes”, e de dvd´s na base de dados “títulos-dvd”.

Então, no “assistente de caixa de combinação”, devidamente selecionada a opção “eu quero que a caixa de combinação

procure os valores em uma tabela ou consulta”, clique em “avançar”. Na próxima janela, escolha a base de dados

“clientes”, onde serão coletadas as informações desejadas. Na janela seguinte, você deverá informar o campo

necessário para pesquisa. Escolha então o campo “nome”, pois, precisaremos apenas desse dado. Clique em “avançar”.

Na próxima janela, você será questionado para adequar a largura da caixa de combinação para melhor visualizar as

informações. Aponte o ponteiro do mouse para o canto direito do campo “nome”, arrastando-o, até conseguir enxergar

perfeitamente os dados, clicando após, em “avançar”. Dica: deixe selecionada a opção de “ocultar coluna chave”,

para que não apareça o código de cada registro quando da seleção do mesmo.

Na janela seguinte, o Access perguntará se o valor selecionado deverá ser lembrado para um uso posterior ou se deverá

armazenar esse valor. Para o exemplo seguido, utilizaremos a opção de armazenagem da informação. Assim, clique em

“armazenar o valor neste campo” e selecione o campo “cliente”, que guardará o nome do cliente selecionado. Note que

esse campo “cliente” que você acabou de escolher é da tabela de “locação”, ou seja, você buscou tal informação da

tabela de clientes e passa a armazená-la na tabela de locação.

A próxima janela irá pedir um nome para o rótulo desse controle. Como ele armazenará o nome do cliente, atribua esse

rótulo a ele (“Nome do Cliente”). Após, clique em “concluir” e estará terminada a criação dessa caixa de combinação.

Clique no comando “exibir” para ter uma idéia melhor do que você acabou de criar. Observe que todos os nomes dos

seus clientes foram “puxados” daquela tabela, podendo ser selecionado um em específico, que será armazenado nessa

tabela de locação.

Agora siga os mesmos passos acima e crie as caixas de combinação para selecionar até 3 dvd´s para o cliente (os que

ele está locando). Como sempre existe a possibilidade de um cliente levar mais de um dvd, por isso a necessidade de se

criar 3 caixas de listagem para esse item. Assim, cada cliente poderá levar até 3 dvd´s diferentes.

As caixas de seleção “Já Está Pago” e “A Pagar”, servem para indicar a situação do pagamento.


XI – Organizando a Busca Por Ordem Alfabética

Você deve ter notado que da forma que se encontra a base de dados (tabela

“locação”) quando da pesquisa, os nomes se encontram desordenados. Os

dados se encontram posicionados na mesma ordem em que foram cadastrados

na tabela de “clientes”. É óbvio que uma pesquisa se torna muito mais simples

de ser realizada quando os dados se encontram devidamente ordenados

alfabeticamente. É essa facilidade que acrescentaremos.

No modo “formulário”, entre em “estrutura”. Clique com o botão direito do mouse

na caixa de combinação “cliente” e escolha “propriedades”. Clique na aba

“dados” e na opção “origem da linha”, selecione “…” (reticências). Na próxima

janela, você encontrará basicamente, a seguinte tabela:

Campo: Código Nome

Tabela: Clientes Clientes

Classificação:

Mostrar:

Critério:

Ou

Observe que em “classificação”, não existe nenhum critério selecionado. É certo que queremos classificar os clientes,

por nome, em ordem alfabética. Assim, clique na coluna “nome”, na linha “classificação” e abrirá um caixa de seleção

com as opções “crescente”, “decrescente” e “não classificado”. Marcando “crescente”, a tabela será ordenada de forma

crescente, ou seja, de “a” a “z”. Já “decrescente” provoca o inverso e “não classificado”, significa que o sistema trará as

informações na ordem de entrada do cadastro de origem (opção padrão).

Depois de alterada, a nova configuração ficará assim:

Campo: Código Nome

Tabela: Clientes Clientes

Classificação: Crescente

Mostrar:

Critério:

Ou

Feche essa janela e o sistema lhe trará uma mensagem no sentido de que foram feitas alterações no original da

instrução SQL, requerendo a confirmação para gravação nas propriedades do controle. Clique em “salvar”. Você voltará

para as propriedades da caixa de seleção “cliente”. Observe que a propriedade “origem da linha” contém agora algo

como o seguinte critério: “SELECT clientes.Código, clientes.Nome FROM clientes ORDER BY clientes.Nome;”, indicando

que a operação foi realizada com sucesso. Salve o trabalho e clique em “exibir” para ver o resultado. Clique na caixa de

seleção “cliente” para comprovar que agora os nomes estão ordenados alfabeticamente.

Faça o mesmo com as caixas de seleção “DVD Locado”, para que os nomes dos filmes também apareçam em ordem

alfabética.

Dica: Você pode querer trazer uma informação de outro banco de dados através de uma “caixa de texto” comum, ao

invés de uma “caixa de combinação”. Nesse caso, você deve protegê-la contra digitação equivocada, fazendo com que

os dados continuem fiéis ao original. Nas “propriedades” da caixa de texto, vá na aba “dados” e observe a opção

“bloqueado”, onde o padrão é “não”. Se você passá-la para “sim”, não será possível nenhuma digitação nesse campo,

protegendo integralmente os seus dados.


XII – Vamos Criar Relatórios

O banco de dados “LocadoraDVD” já está quase completo. Falta aprender

apenas a criar relatórios, tarefa também que é muito simples.

Na tela principal do Access, clique em “relatórios” e depois em “criar relatórios

usando assistente”. Na janela que irá abrir, selecione a tabela “clientes”.

Selecione em “campos disponíveis” todos os campos dessa tabela, fazendo

com que fiquem em “campos selecionados”. Clique em “avançar” e na

pergunta “você deseja adicionar níveis de grupos”, clique em “avançar”

novamente (não queremos criar subníveis).

Na próxima janela o Access vai lhe questionar sobre a classificação do relatório. Você observará a existência de uma

caixa de seleção com os campos da sua tabela de clientes. Escolha “nome” para que o relatório seja classificado em

ordem alfabética (“crescente”, já selecionado à direita). Existem ainda mais 3 opções de filtro, que são desnecessários

no momento. Clique em “avançar”. Na janela seguinte, escolha a vontade o layout de impressão e a orientação do papel.

Faça testes diversos para descobrir a aparência que mais lhe agrada. O mesmo pode ser dito sobre a janela seguinte

“estilo” (geralmente opto pelo layout “tabela”, orientação “retrato” e estilo “formal”). Desmarque a opção “ajustar a largura

do campo para que todos os campos caibam em uma página”, para que as informações não fiquem truncadas.

Depois dê um nome para o seu relatório (ex. “Relatório Geral de Clientes”), deixando a opção “visualizar relatório”

marcada, clicando em “concluir”. Veja se o resultado final lhe agradou.

Caso deseje refazer seu relatório, volte a tela principal do Access, delete o relatório indesejado e repita os

procedimentos acima.

Da mesma forma que ocorre em “formulários”, você pode alterar a disposição dos dados a serem impressos à vontade.

Faça testes para se familiarizar melhor com as diversas opções disponíveis, bastando entrar no modo “estrutura”.

Dica: querendo alterar as disposições das informações, basta “clicar” no item desejado (manter pressionado o botão

esquerdo do mouse) e reposicioná-lo na tela. Pressionando em conjunto a tecla“control”, obtem-se um ajuste mais

preciso de posicionamento.

Se alguma informação estiver sendo impressa truncada, basta aumentar a caixa selecionando-a, e arrastando o mouse

até a posição adequada.

Agora faça relatórios também para as tabelas “títulos-dvd” e “locação”.

Pronto, você já sabe trabalhar com o Access com razoável desenvoltura!

No próximo artigo, finalizaremos a série.


Agora que você já sabe um pouco de Access, que tal aprender como aproveitar

os dados de uma tabela para automatizar uma tarefa de impressão repetitiva?

Você pode considerar este tutorial como uma complementação da série “Como

Criar um Banco de Dados e Relacioná-lo com o Word”. Inclusive, vamos utilizar

o mesmo banco de dados para criar esta facilidade proporcionada pela

integração dos programas que compõem o pacote Office. Lembramos que este

tutorial está adaptado para o Office XP, mas com um pouquinho de pesquisa,

você será capaz de adaptá-lo facilmente às versões mais recentes do Office.

Imagine a seguinte situação: você tem um banco de dados com todos os clientes

da sua empresa. Porém, deve enviar para alguns deles uma notificação padrão.

Com o Word, é possível a criação de textos padrão, onde são inseridas informações automaticamente, originárias de um

banco de dados, de modo a diminuir o trabalho de digitação e, com isso, ganha-se produtividade.

Assim, você pode, por exemplo, criar uma carta padrão de cobrança, outra para felicitação em datas importantes

(aniversários, casamentos, contratos, etc), pesquisando e inserindo apenas os dados que se alteram para personalizar

determinada correspondência em razão da sua necessidade.

No nosso caso, vamos simular uma carta de cobrança. Vamos lá.

1) Abra o Word.

2) Primeiramente, você tem de ter ativadas no seu Word, as opções de “banco de dados” e “mala direta”. Verifique se

essas duas opções estão selecionadas, clicando em “ferramentas” e “personalizar”. Na “barra de ferramentas”, habilite

essas opções (“banco de dados” e “mala direta”) e clique em “fechar”. Aumentarão alguns botões nos menus do Word.

Na verdade, para o que está sendo ensinado, basta disponibilizar “mala direta”. “Banco de dados” coloca outras

facilidades à mão, que não serão comentadas nesse tutorial. Explore!

3) Agora crie o seguinte texto padrão (veja o exemplo através do documento “cartacobrançapadrão.doc”, anexo):

“À

Caríssimo senhor,

Consta em nosso banco de dados um pequeno débito em relação a locação de alguns dvd’s, ainda em aberto, em nome

de V.Sra.

Solicitamos o comparecimento em nosso estabelecimento localizado na Rua Joaquim Nabuco, nº 255, Centro, para

maiores esclarecimentos.

Sem mais para o momento, agradecemos antecipadamente.

João Silva

Gerente”

4) Entre os botões acrescentados (mala direta), procure o de nome “abrir fonte de dados”. Na janela “selecionar fonte de

dados”, indique o caminho onde está armazenado o banco de dados “LocadoraDVD”, clicando nele. Se você seguiu

todos os passos como indicado, estará na pasta “temp10”, na raiz do drive “C:”.

5) Na próxima janela, selecione a tabela “locação” e clique em “ok”.

6) Posicione o cursor no texto digitado, abaixo do “À” e acima de “Caríssimo senhor”. Procure o botão “inserir campos de

mesclagem”, clicando nele (deixe selecionada a opção “campos de bancos de dados”). Clique em “nome” e em “inserir”,

depois digite “residente e domiciliado na ”. Clique novamente em “inserir campos de mesclagem” e agora selecione

“endereço” e “inserir”. Logo após o campo “<<Endereço>>”, digite “, nesta”. No final, deverá ficar algo como:

“À

«Nome», residente e domiciliado na «Endereço», nesta.

Caríssimo senhor,”

7) Para visualizar agora os dados no texto, procure e clique no botão “exibir dados mesclados”. Para alterar o nome do

cliente ao qual será enviada a correspondência, basta navegar entre os registros, até encontrar as informações

desejadas.

Você pode localizar rapidamente um determinado cliente, bastando clicar no botão “localizar entrada”, digitando em

“localizar”, o dado desejado. A pesquisa pode ser feita em “todos os campos”, ou em um em específico, bastando

selecionar “este campo”, indicando o campo desejado para pesquisa.

Você pode criar campos na sua tabela para facilitar a pesquisa e filtragem de dados, por exemplo, “Data de Aniversário”,

para buscar clientes aniversariantes em determinada data. Com isso vai ganhar bastante tempo na execução de tarefas

de impressão, pois virão apenas os que contiverem o filtro da pesquisa, conforme a necessidade. Seja criativo!

Com este último artigo, terminamos o nosso tutorial de banco de dados access.

Acredito que você pôde se familiarizar com diversos recursos do Access e do Word, que serão muito úteis no uso diário.

Saiba aproveitar os conhecimentos adquiridos e continue a explorar as possibilidades oferecidas por essas poderosas

ferramentas.

Arquivos do Tutorial

Este tutorial é composto pelos seguintes arquivos:

1. CartaCobrançaPadrão.doc – exemplo de texto que busca informações do Access e

2. LocadoraDVD.mdb – banco de dados de exemplo (compatível com a versão XP e Office 2010).

Documents

Como Criar Um Banco de Dados Access e Relacioná-lo Com o Word