COMO OBTER COMPLIANCE FISCAL NAS ATIVIDADES DEINTELIGÊNCIA FISCAL

BRASIL, SINÔNIMO DE BUROCRACIA E COMPLEXIDADE TRIBUTÁRIA

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Você sabe, mais do que eu, que nosso país é um dos mais burocráticos do mun-do. O Brasil é uma das poucas nações onde apenas sua assinatura não tem validade jurí-dica. Para isso, ela sempre deve ser "reconhe-cida em cartório" e, aí sim, se tornar válida em qualquer atividade cotidiana e, principal-mente, nos processos administrativos de em-presas.

Esse excesso de trâmites exigidos pe-los órgãos públicos acaba tornando tudo mais demorado, fazendo com que o empre-

Se todo o problema fosse centralizado apenas na demora dos processos, a solução seria esperar por prazos mais flexíveis. A questão é que, com tantas regulamentações, exigências e diversos regimes especiais de tributação, esse trâmite torna o cotidiano empresarial um campo minado para erros e/ou esquecimentos. Principalmente na área tributária. E isso é só o começo para o aumento com gastos indevidos e inesperados.

endedor gaste muito tempo e esforço nele. Além disso, essas burocracias são obrigações governamentais mandatórias para uma em-presa que quer entrar em compliance, inde-pendente da sua área de atuação.

Segundo o Relatório Doing Business 2017, realizado pelo Banco Mundial, são necessá-rios 101 dias para abrir uma empresa no Bra-sil. Essa duração é 200 vezes maior do que na Nova Zelândia, um país com maior facilidade para empreender. Confira o ranking abaixo.

0

100

200

50

150

250

NovaZelândia

Canadá França ReinoUnido

EstadosUnidos

Japão Argentina China Brasil Venezuela

TEMPO MÉDIO PARA ABRIR UMA EMPRESA (EM DIAS)

0,5

3,5 5,6 251,5 4,5

11,2

28,9

79,5

230

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ALÍQUOTA É O QUE NÃO FALTA

São diversos os tipos de impostos: municipais, esta-duais e federais. Ao listar os mais conhecidos, parece in-terminável: COFINS, CSLL, ICMS, IPVA, IPTU, ITR, IOF, ISS, ITBI, IPI, PIS/PASEP, e por aí vai. A questão é que cada imposto possui normas governamentais, decretos, leis e/ou portarias que regulamentam o processo: tanto o pagamento em si, como a documentação necessária para validação. E haja regulamentação. Só o ISS (Impos-to Sobre Serviços), tributo municipal, possui exatas 5.565 legislações diferentes, uma para cada município.

Agora, imagine uma empresa que atua em todo o território brasileiro. É óbvio que esse emaranhado de leis acaba por tumultuar a gestão financeira e tributá-ria dessa companhia, tornando-a vítima de si mesma e do tão complexo sistema tributário nacional. Isso torna a busca pelo Compliance Fiscal ainda mais difícil.

O risco de uma autuação tributária por parte do Fisco só pode ser evitado com o conhecimento e aplicação correta de todas as informações legislativas tributárias.

Mas como uma empresa pode ter todas essas informações na ponta da língua, ainda mais com a constante atualização de alíquotas e processos no cenário tributário brasileiro? Para você ter uma ideia, no Brasil são realizadas cerca de 700 alterações por dia em regras e alíquotas fiscais. Seria preciso ter uma equipe inteira dedicada apenas para a pesquisa e acompanhamento dessas informações em todas as esferas públicas.

COMO SE ALINHAR A TODAS ESSAS REGRAS?

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Essa pergunta é o desafio diário de qualquer profissional que busca entrar em compliance, principalmente na área fiscal e contábil. O excesso de burocracia e a rigidez das normas regulamentadoras são alguns dos grandes dificultadores do alinhamento da área fiscal e tributária das empresas com a legislação tributária. Sem

Os Diários Oficiais da União, dos Estados e dos Municípios publicam, todos os dias, leis, normas e as devidas alíquotas dos

mais de 80 tributos.

falar na dificuldade de fazer a classificação fiscal dos seus produtos.

A questão é que a busca pela confor-midade fiscal demanda um grande es-forço da sua equipe, o que poderá afetar a produtividade diária dela, visto que as in-formações não estão centralizadas.

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Para fazer o acompanhamento das alterações legais, a atualização da tabela fiscal da sua empresa e, também, a classificação fiscal de cada um dos produtos, normalmente o merca-do visualiza duas opções.

Eu tenho certeza de que a sua empresa já passou por essa decisão. Sem falar que um simples erro de preenchimento, ou um esquecimento de um prazo de declaração, pode ser interpretado como sonegação fiscal, gerando um grande transtorno para a empresa, tanto nos gastos, como na obtenção do compliance. O Fisco e todas as tecnologias à dispo-sição dele são como um olho que tudo vê. As ferramentas de auditoria da Receita Federal fazem cruzamentos e conferência nos mínimos detalhes, não deixando passar nada. Sua empresa precisa ter uma tecnologia dessas à altura.

A empresa contrata uma grande equipe de funcioná-rios nível júnior.

Nesse caso, teremos um baixo custo de mão de obra, mas um alto risco de cair em desconformidade, e ter que arcar com juros e multas por erros cometidos.

A outra opção que o merca-do vê como ideal é a contratação de uma equipe menor de fun-cionários nível sênior. Aqui, o custo é maior, porém o risco é menor, pelo menos na teoria.

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COMECE A ENTRAR EM COMPLIANCE FISCAL AOS POUCOS

Como qualquer atividade empresarial, é impor-tante esquematizar e roteirizar as ações a serem re-alizadas, antes mesmo de iniciá-las. Quando falamos de Compliance, é importante mapear tudo que a sua empresa já possui de processos e, no caso da área fiscal, quais são os pontos-cegos que ela vivencia fre-quentemente.

Sua empresa pode começar, por exemplo, otimi-zando os processos de acompanhamento de atu-alização legislativa, tendo maior assertividade na classificação fiscal dos seus produtos e no preen-chimento de obrigações fiscais principais e acessó-rias, autenticando o conteúdo e layout desses do-cumentos fiscais, antes mesmo do envio. Para isso, é preciso mapear todos os processos internos para criar um processo interno de Compliance Fiscal.

COMPLIANCE FISCAL: POR ONDE COMEÇAR?

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Para que uma empresa entre em conformidade fiscal, é preciso que a sua área fiscal e tributária tenha o completo domínio e conhecimento dos proces-sos fiscais. Estar em Compliance Fiscal é pagar o valor correto de tributos, entregando documentações no prazo correto e com informações consisten-tes. Para isso, podemos listar alguns pontos importantes:

5.Prestar contas de forma ágil, confiável e segura

Além de todos esses pontos, é preciso criar processos que alinhem com essas demandas, visto que o trabalho de estar compliance é algo contínuo. Tendo em mente esse conceito, devemos encarar o alinhamento com a confor-midade fiscal como um círculo, e não como uma linha finita. É aí que surge a definição de Compliance Fiscal 360º.

O roteiro do Compliance Fiscal 360º é dividido em três células de atuação: Inteligência Fiscal, Sustentação da Operação e Accountability. Cada uma delas possui micro processos, que nada mais são do que as ações diárias de quem trabalha com números nas empresas.

COMPLIANCE FISCAL 360º

1.Mapear os cenários fiscais e tributários das suas operações

2.Acompanhar e interpretar corretamente as leis tributárias que afetam suas ações

4.Ter eficiência no controle e na guarda de documentos e informações

3.Organizar e cumprir os prazos legais de entrega fiscal

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A atividade compliance vai além da gestão das normas e políticas corporativas, ela inclui o foco nos processos, e nas boas práticas para minimizar os riscos e os custos da sua operação.

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INTELIGÊNCIA FISCAL

Dentre os três módulos, esse talvez seja o mais importante, pois é o início do alinha-mento com o Compliance Fiscal, e que afeta-rá todas as ações que virão a seguir. Ele está relacionado com mapear cenários, e englo-ba todos os principais processos estratégicos que definem as operações fiscal e tributá-ria da sua empresa. É preciso fazer o acom-panhamento legal e a produção de conteúdo fiscal, que serão apoios para as verdadeiras operações da companhia. Confira abaixo cada um dos micro processos dessa área.

Aqui você irá pensar nas estratégias tributárias para saber quais impostos que irão incidir nos seus produtos. É preciso estudar a viabilidade tributária de suas futuras ações comerciais. Afinal, a complexidade fiscal dos processos que envolverão produção, logística e comercializa-ção de um produto, pode torna-lo inviável.

Hora da prática. Sua empresa deve fazer os cálculos dos tributos vigentes, de acordo com o cenário determinado. Vamos supor que eu sou um e-commerce, e optei por uma estratégia tributária de revender apenas no estado onde compro meus produtos, dessa forma pago ape-nas tributos desse estado. Nesse passo, devo fazer o cálculo das alíquotas vigentes para cada um dos meus produtos. Dessa forma, terei uma visão de quanto gastarei nesse processo.

1. ESTRATÉGIA E SIMULAÇÃO DE CENÁRIOS

2. CENÁRIOS DE ENQUADRAMENTO TRIBUTÁRIO VIGENTES

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Você precisa manter uma lista com todos os impostos, que incidem sobre as ações co-merciais da sua empresa, sempre com a alíquota vigente atualizada. Além disso, você precisa manter também uma listagem de prazos e obrigações de cada um desses impostos. Ou seja, sua empresa deve saber quais os impostos que vocês irão pagar, quando e como pagar. Para isso, crie um processo de acompanhamento desses tributos.

Para cada tipo de produto, existe uma NCM, que nada mais é do que o código que a Recei-ta Federal irá utilizar para determinar o que é esse produto e qual a alíquota que incide sobre ele. Como toda regulamentação, existem regras fiscais para nomear essa NCM, e é aqui que a maioria das empresas tem dificuldades.

A regra de classificação de uma NCM é determinada de acordo com as características que o produto possui, tais como origem, matéria utilizada em sua constituição, e demais quesitos técnicos. Ou seja, a classificação é feita mais como “bolsas de couro animal” e “bolsas de couro vegetal“, do que “bolsas de ombro” e “bolsa sacola”. Agora, como você classificaria uma bolsa de couro vegetal, com alças de plástico e uma fivela de ferro? Normalmente, a escolha acaba sendo de acordo com a visão do funcionário responsável por essa classificação, deixando as empresas mais vulneráveis.

Atualmente, existem softwares fiscais como o TaxRules que, além de definir e classificar os produtos de maneira automática, arquiva um histórico com o estudo por traz dessa classifica-ção, anexando a norma que embasa essa decisão.

3. CADASTRO E TABELAS FISCAIS

4. CLASSIFICAÇÃO FISCAL

Após a definição do NCM, é preciso fazer o acompanhando das leis e normas que definem todas as obrigações acessórias relacionadas às alíquotas a serem incididas sobre o produto. Em um mundo ideal, esse acompanhamento seria feito com a leitura de todos os Diários Ofi-ciais da União, Estados e, quando necessário, dos Municípios.

Utilizado por grandes empresas do setor varejista, o sistema TaxRules acompanha e atu-aliza direto na ferramenta todas as alterações que afetam o valor dos tributos, seja a própria alíquota, o prazo de entrega e as penalidades pecuniárias, reduzindo os erros de ignorância de conteúdo. Tudo para reduzir erros e otimizar processos internos.

5. ACOMPANHAMENTO DAS ALTERAÇÕES LEGAIS

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Depois de saber qual o tipo de produto e o tipo de alíquota que será incidido sobre ele, é chegada a hora de criar regras para parametrizar essas ações fiscais e tributárias. Dessa forma, sua empresa irá manter um processo para todas as futuras demandas. Dentre as regras, você poderá estipular o recebimento apenas de Notas Fiscais validadas anteriormente, para não ser considerado responsável solidário na emissão de notas erradas e/ou frias. Você também pode criar regras de arquivamento das notas de entrada e saída da sua empresa, entre outros.

Com um processo automatizado, você consiguirá focar em atividades que irão trazer valor ao seu negócio, focando em um planejamento tributário com mais assertividade. Infor-mação é dinheiro, e você sabe disso. Nesse passo, é importante fazer a divulgação das infor-mações coletadas durante os outros processos, para as áreas de interesse, seja TI, logística, financeiro ou contábil.

6. INTERPRETAÇÃO E CRIAÇÃO DAS REGRAS FISCAIS

7. DIVULGAÇÃO DAS INFORMAÇÕES PARA AS ÁREAS DE INTERESSE

Depois de pensar em toda a estratégia das suas ações de Inteligência Fiscal, é chegada a hora de botar tudo em prática. Confira em mais um de nossos e-books, como aplicar o Compliance Fiscal nos processos de Sustentação da Operação, pró-xima etapa em direção à conformidade da área contábil e tributária da sua empresa.

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Fundada em 2009, com foco no desenvolvimento e comercialização de softwares com conteúdo aplica-do para a eficiência tributária e Compliance Fiscal, a TaxWeb se consolida como uma empresa pioneira e de vanguarda tecnológica. Nosso conhecimento especializado, aliado à tecno-logia de ponta, resulta em ferramentas e soluções de alto valor agregado que permitem garantir a exatidão das informações, regras e processos envolvidos no cumprimento das obrigações fiscais e na gestão tri-butária da sua empresa.

SOBRE A TAXWEB

Diante de tantos processos e informações, o uso da tecnologia para o mapeamento e gestão de todos es-ses dados é de grande ajuda. Ao utilizar ferramentas que automatizem todos esses processos de Compliance Fis-cal listados anteriormente, você e sua equipe poderão dedicar tempo e atenção ao que realmente é impor-tante no seu negócio.

A TaxWeb é líder no mercado de softwares para Compliance Fiscal e oferece sistemas que suprem a demanda dessa área. Seja para obter mais assertivida-de, menor retrabalho ou maior celeridade nos proces-sos da sua área contábil, a TaxWeb oferece sistemas que podem auxiliar sua empresa a entrar em conformidade.

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