COMO SER BEM-SUCEDIDO TENDO UMA VIDA MAIS PRODUTIVA E CRIATIVA COM

TÉCNICAS DO DESIGN DE ROTINAS

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SUMÁRIO

Introdução ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 4

Viver só por dever não é mais viver. É sobreviver ����������������������������� 5

Sinais de desgaste excessivo ������������������������������������������������������������������� 6

A palavra “não” tem poder. Não tenha medo de usá-la ������������������� 7

Como equilibrar saúde física, emocional e espiritual ����������������������� 8

O mundo pós-workaholic e o modelo mental �������������������������������������� 9

Uma questão de modelo mental ����������������������������������������������������������������� 9

Máxima eficiência, mínimo esforço ������������������������������������������������������ 10

Combine sua abordagem de produtividade ao modo como você

trabalha ������������������������������������������������������������������������������������������������� 11

Dicas para melhorar a sua concentração �������������������������������������������� 12

Referência e inspiração ���������������������������������������������������������������������� 13

Design de Rotinas: 10 dicas para

eliminar a falta de produtividade ��������������������������������������������������������� 14

Concentre-se no que mais importa ������������������������������������������������������ 16

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INTRODUÇÃO

Design de rotinas: como conciliar mais produtividade e criativida-de no trabalho com uma vida mais saudável, com mais propósi-to e mais divertida

Deve haver alguma coisa errada no mundo do trabalho contemporâ-neo se os profissionais estão exaustos, estressados e profundamente desanimados. Os líderes, por exemplo, são cobrados pela sua capacida-de de inspirar e engajar as pessoas sob sua liderança� Tanto pior se essas pessoas estão igualmente exaustas, estressadas e, muitas vezes, desinteressadas� Não há necessidade de ser perfeito para inspirar os outros� Dentre os líderes de sucesso, os mais felizes são aqueles que conse-guem usufruir de seu tempo fazendo coisas que fazem sentido para eles. Quanto mais atividades ricas em significado couberem num dia, melhor� Sejam elas quais forem�

E como se faz isso? Gerindo bem seu tempo� Para profissionais com este novo perfil, o desafio é administrar bem a própria rotina para, então, se ajudarem ou ajudarem seus liderados a projetar e executar melhor seus dias. É o que chamo de regra da aeromoça – veremos mais adiante por que� Para estar em condições de ajudar os outros a encontrar inspiração e motivação, temos primeiro de aprender a cuidar de nós mesmos� Este e-book criado por mim e apoiado pelas marcas AprendeAi Cur-sos Online, Iclips, mobLee, Sambatech, Smartalk levanta (e respon-de!) questões importantes para quem quer dominar a arte do design de rotinas e conciliar mais produtividade e criatividade no trabalho com uma vida mais saudável, com mais propósito e – se não for pedir muito – mais divertida� Ótima leitura! Alexandre Teixeira, autor do livro Rotinas Criativas�

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VIVER SÓ POR DEVER NÃO É MAIS VIVER. É SOBREVIVER

Como identificar a linguagem da sua marca nas redes sociais e em eventos

O homem pós-moderno não trabalha para ir para o céu. Trabalha porque tem prazer em trabalhar� Então, o trabalho sai da condição de dever e vai para a dimensão de prazer�

E se a própria atividade produtiva é um prazer, então outros desfrutes são admitidos na agenda, do modo mais natural possível� Não é mais pecado ter prazer. Não é mais pecado dedicar-se a atividades que não necessariamente estão ligadas ao trabalho, mesmo no “horário de trabalho”�

Não é de hoje que executivos têm seus hobbies e momentos de descompressão�

Atualmente, porém, muitos deles estão levando cada vez mais a sério o que antes era brincadeira de fim de semana. Suas atividades esportivas, seus hobbies e eventos familiares encontram espaço na agenda, muitas vezes com horário rígido, dificilmente negociável. Tornam-se, assim, algo mais sério que um hobby, que ocupa um espaço significativo na vida desses profissionais.

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SINAIS DE DESGASTE EXCESSIVO

Profissionais pós-workaholic são executivos e executivas, indivíduos, maridos e mulheres, filhos e filhas, irmãos e irmãs, pais e mães, amigos e amigas� Na agenda deles, tem de caber

tudo isso� Qual seu conceito de sucesso? E de vida bem vivida? Eles se completam ou são polos contrários? Duas sensações aparentemente inofensivas causam estresse e são sinais de desgaste excessivo:

1. A sensação de não saber o que deveríamos estar fazendo a cada momento� E, como consequência, de pensar constantemente sobre o que deveríamos estar fazendo�

2. A sensação de que não conseguimos realizar o que precisávamos ou queríamos�

Os dois sentimentos são tipicamente o resultado de gastar nosso tempo sendo reativos, dando conta das tarefas atiradas na nossa direção, em vez de proativos, reservando tempo para aquilo que é relevante de verdade para nós� O design de rotinas permite se livrar dessas sensações, blindando nossas próprias agendas e alocando tempo para o que é importante. Ele depende da maestria em dois exercícios potencialmente complicados: identificar (e priorizar) o relevante e saber dizer não – para poder dizer sim às coisas que realmente queremos fazer� Todos nós temos uma certa dificuldade para dizer não a coisas da rotina de trabalho para dizer sim a coisas de interesse pessoal� Uma forma de superá-la é ter em mente que dizemos não para abrir espaço em nossas agendas para as atividades complementares de que gostamos�

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A PALAVRA “NÃO” TEM PODER. NÃO TENHA MEDO DE USÁ-LA

Está sobrecarregado? Diga não a novos pedidos� A primeira pro-vidência, nestes casos, é seguir aquela instrução que as aero-moças dão antes de todo voo� Elas dizem: “Em caso de despres-

surização, máscaras de oxigênio cairão automaticamente. Caso esteja acompanhado de alguém que necessite de ajuda, coloque sua máscara primeiro para só então ajudá-lo�” Peça ajuda para priorizar. Explique que você tem um conflito real (“Adoraria ajudar, mas...”) e está disposto a resolvê-lo. Esta dica é especialmente válida se alguém te pede para assumir um projeto quando você já está compromissado com outro� No mínimo, peça prazo para se engajar�

A atenção plena nos ajuda a evitar a tentação de ser levados por tarefas que parecem urgentes, mas não são importantes, e a evitar outras distrações, para trabalhar no que realmente importa� Para nós que vivemos num mundo de muita pressão, de muito ego, valioso é um momento de liberdade. Um momento com menos pressão e cobrança, menos rankings de performance� Procure manter a curiosidade intelectual, desenvolver flexibilidade para se adaptar a tempos ambíguos e cultivar a empatia, em oposição ao individualismo predominante�

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COMO EQUILIBRAR SAÚDEFÍSICA, EMOCIONALE ESPIRITUAL

Assim como as emoções positivas inflamam nossa energia, emoções negativas drenam energias� “Coloco tanta coisa no meu dia, coisas que eu gosto de fazer, que tudo vira tarefa”,

reclama um dos personagens de meu livro Rotinas Criativas. Esta é a fórmula nada secreta do desequilíbrio� Em oposição a isso, Flávia Bittencourt, a presidente da Sephora para a América Latina, põe pouca coisa na agenda e procura saborear cada atividade. Por exemplo, levar as filhas pequenas à escola. São só oito minutos passados com elas no carro, mas eles são insubstituíveis� “É quando a gente conversa sobre como vai ser o dia delas� São conversas engraçadas”, diz ela� Estar exausto não afeta apenas sua produtividade, mas também seu bem-estar emocional e sua saúde física. No limite, é prejudicial para pessoas físicas e jurídicas. Saber detectar os sinais de desgaste excessivo é fundamental para desacelerar antes que seja tarde demais.

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O profissional contemporâneo não é uma negação de seu antecessor� É, talvez, uma versão melhorada dele� Mais bem adaptada ao novo ambiente. O pós-workaholic, na

verdade, está convivendo com o tradicional workaholic. Assim como Neandertais conviveram com Sapiens� As empresas mais espertas, ao perceber que a permissão para que as pessoas trabalhem com um pouco mais de leveza acaba trazendo resultados, começam a relaxar. Trocam horários a cumprir por resultados a entregar� Ambientes de trabalho ganham quadras de esporte, áreas de lazer, restaurantes gourmet� Mas nossos modelos mentais são mais difíceis de mudar�

Uma questão de modelo mental Está provado hoje que o treinamento da mente baseado em mindfulness – atenção plena, desenvolvida através de meditação – propicia ganhos de produtividade�

Mas não no sentido de se fazer mais com menos� O ganho vem da redução de erros� Você conclui as tarefas no mesmo tempo, mas com menos estresse e com mais qualidade� Um estudo de Harvard mostrou que o aprendizado-chave dos treinamentos em mindfulness é a habilidade de organizar o trabalho de modo a concluir uma tarefa por vez, ainda que em rápida sucessão� Um modelo mental focado� Ao receber uma nova tarefa, pense no desafio. Determine de quanto tempo você precisará para entregar um trabalho de qualidade e como essa tarefa se encaixa na sua carga de trabalho atual. Muita gente consegue produzir muita coisa todo santo dia� São pessoas ocupadas, que parecem produtivas� Mas produzir muita coisa não significa ser produtivo, se o que produzimos tem pouco valor� O treinamento em mindfulness ajuda a ter clareza sobre o que realmente importa�

O MUNDO PÓS-WORKAHOLIC E O MODELO MENTAL

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MÁXIMA EFICIÊNCIA, MÍNIMO ESFORÇO

Se vai tocar a Segunda Sinfonia de Brahms e tem 20 anos de orquestra, o músico já ouviu essa peça uma centena de vezes e já tocou, provavelmente, umas 20�

Com apenas uma semana de ensaios, provavelmente obterá máxima eficiência com mínimo esforço. Esta é uma das vantagens de se ter uma rotina, qualquer que seja ela. Você confia no processo que já viveu outras vezes� A falta de rotina te coloca num lugar de risco, de estar sempre começando do zero� Para a vida ser feliz, é importante cultivar uma atmosfera de crescimento – ou seja, a sensação de que estamos aprendendo coisas novas, ficando mais fortes e fazendo melhor as coisas. Perfeição pode ser uma meta impossível, mas os hábitos nos ajudam a fazer cada vez melhor�

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Combine sua abordagem de produtividade ao modo como você trabalha Como regra, gente que não sai do escritório não traz negócios para a empresa� Pode trazer resultado, mas as companhias cada vez mais querem também ideias novas. Steve Jobs, por exemplo, costumava dizer que tinha as melhores ideias quando estava caminhando pelos jardins da Apple� O estilo de vida identificado com o Vale do Silício hoje é cobiçado por profissionais do mundo todo. Parece um sistema ideal, centrado na autonomia em troca de desempenho�

As pessoas não estão mais se espelhando em modelos de sucesso universalmente aceitos� Não querem trabalhar apenas para produzir mais – e, se querem, dá para produzir de qualquer lugar� Seus diversos interesses devem estar refletidos em suas metas. Pessoais e profissionais. Desde, por exemplo, três objetivos-chave para cada dia de trabalho até desafios de mais fôlego. Cabe o planejamento estratégico da companhia, sim, mas também suas metas pessoais e conjugais�

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DICAS PARA MELHORARA SUA CONCENTRAÇÃO

Quando você necessita entrar em estado de concentração máxima, desligue o telefone. Se ele tocar, você vai perder aqueles cinco minutos do telefonema e mais uns 15 ou 20

minutos para voltar a conseguir o mesmo nível de concentração em que estava antes� Há estudos sobre isso�

Um deles estima que a cada interrupção demoramos até 23 minutos para voltar ao nível anterior de concentração� Em O Blackberry de Hamlet: Filosofia para viver bem na era digital, William Powers estima que uma interrupção de um minuto pode demandar até 15 para a recuperação. De início, parece estranho cortar a comunicação com o resto do mundo, mas decidir quando você está disponível é fundamental para aguçar o foco – e, por tabela, fazer bem feito e fazer rápido aquilo que você precisa fazer, para que te sobre tempo de fazer o que você deseja fazer� Esta maneira de encarar a rotina, com atitude de dono da agenda, define a geração pós-workaholic. Muitos desses profissionais hoje

têm consciência elevada e tratam a saúde como um elemento de sustentabilidade pessoal� Veja quatro dicas para aprimorar a sua concentração:

Não comece o dia com tarefas fáceis, como checar e responder e-mails� Não deixe sites de e-mail (ou mídias sociais) abertos no background do computador� Nunca marque reuniões de manhã, se puder evitar� Nas primeiras horas do dia escreva, calcule, faça atividades que demandam mais foco�

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Referência e inspiração As pessoas bem-sucedidas do presente tendem a ser justamente aquelas que conseguem exercer, paralelamente ao dever, funções de natureza pessoal� Esses profissionais servem de referência e inspiração para quem não chegou lá ainda. Os pós-workaholics estão trabalhando menos – ou melhor, trocando quantidade por qualidade quando se trata de trabalho – porque entenderam que mais tempo no escritório nem sempre significa mais trabalho (bem) feito.

Sai de cena o slogan “Meu nome é trabalho” e, junto com ele, os casamentos desfeitos, os filhos que não foram vistos crescendo e as pontes de safena exibidas como testemunhas da dedicação incondicional ao trabalho�

Entra, em seu lugar, o desejo de conciliar o que eu preciso fazer profissionalmente com o que quero fazer pessoalmente. E o primeiro passo para esta mudança é priorizar o que é importante, mesmo que para isso seja preciso desligar o telefone� Pegue a agenda de um pós-workaholic. É provável que você encontre compromissos pessoais e profissionais misturados ao longo do dia. Como se fosse uma vida só. E é. Os melhores empreendedores sabem que é importante ter “tempo para gerir o tempo”� Gente que consistentemente cumpre longas jornadas acaba esgotada e começa a ter problemas pessoais� O segredo para fazer mais em menos tempo parece ser manter um foco à prova de distrações, não permitindo, por exemplo, que a chegada de e-mails interrompa tarefas em execução.

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DESIGN DE ROTINAS: 10 DICAS PARAELIMINAR A FALTA DE PRODUTIVIDADE

Por mais diferentes que sejam os seus estilos de vida e os seus designs de rotina, as pessoas bem resolvidas do ponto de vista da gestão do próprio tempo têm em comum a capacidade de

dizer não ao que ameaça tirá-las do caminho que se propõem a seguir�

Algumas dicas: 1. Antes de mais nada, limite sua jornada de trabalho� Vive-se no Brasil e em boa parte do mundo, uma epidemia de horas extras. Uma década atrás, a Organização Internacional do Trabalho estimou que 600 milhões de pessoas (equivalentes então a 22% da força de trabalho mundial) já trabalhavam mais de 48 horas por semana – e, de lá para cá, a situação só piorou�

2. Respire! Passamos 28% do nosso tempo no trabalho lidando com e-mails� Um hábito nocivo e quase imperceptível conhecido como apneia de e-mail (prender a respiração brevemente enquanto se lê uma mensagem eletrônica) atinge 80% das pessoas.

3. Seja seletivo� Notícias, quando consumidas impropriamente, não só roubam nosso tempo, como mascaram informação útil, ao favorecer desinformação divertida, mas trivial� Se você sente que um veículo que costuma acompanhar está usando truques para levá-lo a se engajar com seu conteúdo, fique atento. Listas, bichos fofos e outros golpes baixos podem ser um sinal de que a publicação talvez já não mereça o seu tempo�

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4. Esforço não é o mesmo que impacto. É duro cultivar a criatividade quando a pressão não acaba nunca� Priorizar pode ser a tarefa mais difícil de todas – e a mais relevante�

5. Diga não. Às vezes, o medo de dizer não é fruto de um temor maior, da rejeição. Medo de decepcionar ou irritar alguém, ferir sentimentos, parecer desagradável ou rude� É um fardo pesado de carregar, pois, com o desejo de dizer sim, vem a falta de autoconfiança e autoestima. Dizer “não”, evidentemente, não significa que você é uma má pessoa.

6. Qualidade (total) de vida. Ouço com alguma frequência executivos dizendo que seu compromisso diário é ser uma versão deles mesmos melhor do que a de ontem e pior do que a de amanhã� É o famoso processo de melhoria contínua aplicado à própria vida�

7. Acorde, se organize, faça as suas coisas com calma� Especialmente na segunda-feira, quando se faz a transição do modo descanso para o modo trabalho. O desafio de tornar mais proveitoso e mais agradável o “dia

internacional do mau humor” ajuda a entender que a rotina é importante e que cabe a cada um projetar o seu dia a dia�

8. Não reprima hábitos heterodoxos nem se envergonhe deles. Por exemplo, passear em um lugar que você gosta, em dias úteis, bem cedinho, por umas duas horas e voltar reenergizado para o trabalho� Esses podem ser os dias em que você chega mais ativo ao escritório�

9. Atualize-se! Até do ponto de vista do empregador, o workaholic perdeu o charme. Se você é valioso para a empresa onde trabalha, não pode se dar ao luxo de viver chateado, entediado e ao mesmo tempo limitado, já que não tem tempo para pensar�

10. Sem medo. O desafio é se desprender da cultura de escassez que faz com que passemos os dias obcecados em não deixar nenhuma oportunidade de negócio escapar� Ao reduzir o ritmo, você talvez perca oportunidades, mas procure não se estressar com isso�

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CONCENTRE-SE NOQUE MAIS IMPORTA

Examine suas obrigações e prioridades antes de assumir novos compromissos. Pergunte a si mesmo se o novo compromisso é importante para você� Se for, vá em frente� Se não, passe essa�

Rotina é o que você faz de seus dias quando consegue organizar, dar forma, empacotar uma sequência de atividades� Isso pressupõe uma certa repetição, sim� O que não está pressuposto é chatice, estresse, amolação. Em oposição a uma rotina tediosa, existe um outro jeito, criativo, de planejar seus dias�

Descubra o que funciona para você – e não se contente com pouco�

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Alexandre Teixeira é jornalista de economia e negócios. Nos últimos quatro anos, foi editor-executivo e redator-chefe da revista Época Negócios, uma das principais publicações do segmento no país, focada em inovação, sustentabilidade e empreendedorismo.

O jornalista também passou pelas redações da revista IstoÉ Dinheiro, dos jornais Valor Econômico e Jornal da Tarde, além da TV Gazeta. É autor dos livros Felicidade S.A e Rotinas Criativas.

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