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Como Transformar em Realidade Projetos de BPM Schulz Um Caso de Sucesso
Juciara Ferreira de OliveiraAnalista de Enterprise Content Management
Agenda
Institucional Schulz;
Cenário de Tecnologia;
Marcos em ECM/BPM;
Critérios de Escolha da Solução Atual;
Cenário Atual;
Case l : Solicitação de Alteração de Processos
Produtivos;
Case ll : Solicitação de Investimentos;
Barreiras e Fronteiras;
Oportunidades;
Momento : Solicitação de Cotação.
Institucional Schulz A Schulz S. A. é uma empresa 100% brasileira, com atuação
internacional. Presente em mais de 70 países Iniciou suas operações em 1963 com 26 trabalhadores, e hoje
conta com mais de 2.750 pessoas que atuam nas duas unidades industriais,
Conta com um complexo industrial de 76 mil m² de área construída num terreno de 359 mil m² - grande parte coberta com vegetação nativa preservada.
Faturamento anual: ?
Mercado: Compressores de Ar Tratamento de Ar Motobombas e Lavadoras Ferramentas Hobby e Residencial
Schulz Compressores
Schulz Automotiva
Mercado: Caminhões e ônibus Implementos rodoviários Máquinas agrícolas e equipamentos de construção Produtos Aftermarket
Cenário de Tecnologia ERP: Datasul EMS, 1880 usuários HCM: Datasul EMS, 130 usuários Qualidade: 1574 usuários BI: 35 usuários Comércio Exterior: 52 usuários
2006
2011
2012
Marcos em ECM/BPM
Solução II – Adoção de
ECM/BPM para
cenário mais
robusto e
corporativo...
Solução I – Início das
atividades em
ECM/BPM...
Processo de escolha da
TERCEIRA solução...
Marcos em ECM/BPM
Solução I (2006 – 2010) – Inicio das atividades em
ECM/BPM
Implantação de ferramenta de ECM/BPM na Schulz em 2006;
Mais de 20 processos automatizados;
Destes, cerca de 50% foram desativados até 2010;
Neste mesmo ano ocorreu atualização de versão da
ferramenta, onde alguns processos permaneceram na versão
antiga, outros migraram para a nova versão;
Em março/2011 o fornecedor encerrou o suporte à versão
antiga.
Marcos em ECM/BPMSolução II (2011) – Adoção de ECM/BPM para cenário mais robusto e corporativo:
No início de 2011, surgiu a necessidade de buscar uma nova ferramenta que atendesse às necessidades da Schulz.
O software utilizado até então apresentava instabilidades, problemas de performance e o suporte era terceirizado.
Durante este ano algumas ferramentas foram analisadas e optou-se pela aquisição de um produto bastante robusto.
O objetivo inicial era automatizar o processo de Solicitação de Orçamento da unidade Automotiva.
Porém, durante o levantamento a mudança de requisitos se tornou constante e com a impossibilidade de gerar estimativas com assertividade quanto ao escopo, o projeto foi declinado em agosto de 2012.
Marcos em ECM/BPMHora de parar pra pensar – o jogo precisa mudar:
Alta desconfiança do Board de Executivos da empresa; Dificuldade para aprovação de qualquer tipo de investimento
ligado a ECM/BPM; Desconfiança por parte das áreas envolvidas que esse tipo de
projeto pode trazer retorno pra organização;
Estratégia:
Resultado rápido; Agregar valor antes de solicitar investimentos; Mostrar que é possível SIM, retorno rápido com investimento
baixo;
A CONTRATAÇÃO de uma TERCEIRA solução;
Critérios de Escolha da Nova Solução Atual
Marcos em ECM/BPM
Solução Atual (2012 – 2013) – Hora de virar o jogo:
Em 2012, ainda em busca de uma solução a Schulz adquire novo produto para gestão de seus processos.
Módulos Utilizados
Cenário Atual
Tempo: Em 10 meses 10 processos mapeados,
automatizados, documentados e os envolvidos treinados.
Destes, 2 são de alta complexidade;
Áreas cliente: controladoria, qualidade, contabilidade, TI e
RH;
Número de Usuários: Mais de 570 usuários;
KPIs: Cerca de 13 indicadores de performance disponíveis;
Volume: Mais de 1200 solicitações registradas;
Cenário Atual
“Casa de ferreiro, espeto de aço e inox...”
Os processos produtivos da Unidade Automotiva necessitavam de melhorias de qualidade, produtividade e redução de custos que permitissem: aprovações e comunicação para todos os envolvidos, considerando que a qualidade do produto deve ser mantida ou melhorada.
Mais de 120 participantes de diversas áreas (comercial, engenharia, qualidade, lean manufacturing, produção, ferramental, etc);
Cerca de 20 atividades; Integração com o ERP; Comunicados por e-mail; Conformidade com norma regulamentadora (ISO TS 16949);
Case I: Solicitação de Alteração de Processos Produtivos
Primeira modelagem do processo em 2008;
Algumas solicitações foram registradas até o início de
2010;
Em 2010 foi reformulado na atualização de versão da
ferramenta utilizada na época;
E descontinuado 9 meses depois por resistência de
algumas áreas, problemas de performance e falta de
flexibilidade da ferramenta.
Case I: Solicitação de Alteração de Processos Produtivos
Em abril de 2013 uma nova versão do processo foi implantada.
Case I: Solicitação de Alteração de Processos Produtivos
Processo em Execução:
Case I: Solicitação de Alteração de Processos Produtivos
Resultado:
Aproximadamente 70 processos alterados em 4
meses;
Passou por auditoria interna de qualidade em
agosto/2013 e foi APROVADO...
Case I: Solicitação de Alteração de Processos Produtivos
Processo para registro de solicitações e aprovações de
investimentos.
Case II : Solicitação de Investimentos
Case II : Solicitação de Investimentos
Processo em Execução:
Áreas participantes: controladoria, gerência,
superintendência e diretoria;
Utilizado na Schulz desde 2007;
Disponível na solução atual desde 01/08/2013;
Possui integrações de leitura e escrita com o ERP;
Já conta com 100 (se continuar nesta média pode
dobrar até o dia do evento – atualizar o número)
solicitações registradas..
Mais de 4 milhões de reais
movimentados....
Case II : Solicitação de Investimentos
Percepção dos gestores do processo no cenário atual:
“Melhor visualização e gestão dos processos de
aprovação...”
“Agora temos domínio dentro de casa para correção e
manutenção... quando necessário”
Case II : Solicitação de Investimentos
Barreiras e Fronteiras
Substituição de três ferramentas utilizadas para
automatização de processos por apenas uma;
Resistência por parte de áreas com experiências negativas;
Desconfiança no “novo”;
Medo da mudança;
Conscientização de participantes de processos quanto a
prazos de tarefas.
Oportunidades
Efetivamente gerenciar processos, e não apenas
automatizá-los;
Possiblidade de gerar relatórios, indicadores e gráficos
(nos cenários anteriores estes itens não foram
considerados);
Reduzir custos;
Delegar tarefas;
Evitar desperdícios.
Momento atual – Projeto de automatização do Fluxo de Cotação da Unidade Automotiva
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
Processo para registro de solicitações de cotação e
geração de proposta comercial para o cliente.
Automatizado desde 2006 na primeira solução;
Com o passar dos anos identificou-se alguns gaps no
processo:
1) Falta de memórias de cálculo sobre orçamentos
realizados;
2) Informação desestruturada, uso de muitas planilhas
em paralelo;
3) Falta de cálculo e revisão de prazos;
4) Dados gerenciais que facilitem o apoio decisório.
Em 2011 após tentativa de reengenharia do processo e mudança de ferramenta o cenário era: Frustação da equipe pelas sucessões de ferramentas; Insegurança quanto à limitações funcionais por falta de
flexibilidade da ferramenta anterior; Falta de visão consolidada do negócio, GAPS de fluxo e de
requisitos – visão definitiva do escopo e do COMO; Impossibilidade de gerar estimativas com assertividade
quanto ao tamanho do projeto; Estimativa baseada sobre visibilidade superficial do
processo atual (AS IS); Comunicação constante de mudança de requisitos.
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
Estratégia adotada: Trabalhar com a visão e foco na solução final... Correlação com metodologias de mercado na realidade da
indústria: Do Lean: fluxo de valor, gestão visual, trabalho em equipe e
envolvimento; Do TQM: comunicação organizacional vertical e horizontal,
aumento de confiança dos clientes, racionar e decidir com base em fatos e dados;
Do BPR: eficiência e eficácia; Do Seis Sigma: redução na variação dos processos de
orçamentos.
Características: Convergência de conceitos para um único objetivo; Realidade da previsibilidade da indústria no mundo do
software (Conhecimento para excelência e geração de indicadores de gestão);
Consolidação da visão do negócio.
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
582 horas de trabalho
durante 3 meses;
21 pessoas envolvidas
diretamente;
Documento de
especificação homologado
com todos os envolvidos com
aproximadamente 95 páginas
de requisitos.
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
Resultados:
Estruturação das informações e tirá-las das “ilhas de
informação”
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
Transformando informação não estruturada em estruturada.
Visão e acompanhamento real da localização e performance das cotações.
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
Possibilidade de gestão visual dos orçamentos.
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
Possibilidade real de análise de melhorias e reengenharia
de processo através de geração de histórico (BPR e melhoria
contínua - PDCA);
Contemplou o fluxo na visão de pacotes que atualmente
é realizado de forma 100% “desestruturada”;
Visibilidade de alocação das pessoas;
Manutenção das memórias de cálculos e das simulações
de preço geradas no orçamento.
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
Projeto em andamento com duração prevista de 6
meses com uma equipe de 5 pessoas com término
para março/2014...
Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva
Próximos passos - Propostas de novos Projetos:
Termo de Abertura de Projeto;
Aprovação de Viagens;
Distribuição de Desenhos (engenharia);
Aprovação de Amostra de Fornecedor;
Terceirização de Serviços Produtivos;
Solicitação de Treinamentos;
Cadastro de Itens.
Oportunidades
Obrigada!Juciara Oliveira