CONCEITO

A Automação de Escritório (AE) tem por objetivo a aplicação de métodos manuais ou

eletrônicos, assim como a utilização de equipamentos e sistemas informatizados para criar,

coletar, armazenar, manipular e retransmitir informações necessárias para a realização de

tarefas e cumprimento de objetivos em um escritório.

A AE ajuda a otimizar e automatizar procedimentos administrativos existentes.

A AE visa a redução de tempo e custos, aumento da produtividade e qualidade e

consequentemente maior qualidade, eficiência e eficácia.

A utilização dos recursos tecnológicos nas tarefas diárias do escritório pode aumentar a

produtividade da seguinte forma:

• Reduzindo tempo e esforços na produção, processamento, distribuição,

armazenamento e recuperação de informações.

• Fornecendo informações mais rápidas (maior precisão, qualidade no apoio as

decisões).

• Aprimorando a qualidade, precisão, velocidade e clareza das comunicações

organizacionais.

• Reduzindo significativamente a utilização do papel e atividades de manuseio,

arquivamento, cópias e etc.

• Permitindo uma sensível extensão do controle gerencial.

• Melhorando a qualidade de vida do profissional nas suas atividades de escritório.

• Diminuindo custos e aumentando a flexibilidade empresarial.

A AE visa automatizar o escritório em sua plenitude, não apenas implantar um

sistema informatizado.

A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO NAS EMPRESAS

Imagine uma empresa sem automação.

Caso um gerente de vendas queira saber como foi o desempenho da empresa no mês,

provavelmente terá que esperar cerca de 15 dias para ter informações detalhadas para sua

análise. Desta forma, talvez seja tarde demais para organizar promoções de produtos menos

vendidos ou realocar recursos de divulgação para regiões com fraco desempenho.

Com uma automação, todos os postos de trabalho da empresa são interligados, tonando

possível realizar a rápida troca de informações importantes e necessárias para a organização.

A utilização de diversas tecnologias para auxilio ao processamento de dados,

processamento de textos, correio eletrônico, teleconferência e etc., se torna um elemento

indispensável para o sucesso empresarial.

ETAPAS DO PROCESSO DE AUTOMAÇÃO

Diagnóstico organizacional (até as empresas mais perfeitas, quando submetidas a um

DO apresentará problemas)

Consiste no levantamento detalhado das rotinas de trabalho, procedimentos de

execução, equipamentos utilizados, etc.

Análise Sócio técnica

Ver a organização como um sistema composto de três subsistemas inter-relacionados:

• O subsistema técnico, formado pelas máquinas e instalações da empresa.

• O subsistema social, formado pelos indivíduos e pelos grupos, formais e informais e

suas respectivas relações interpessoais, valores e aspirações pessoais.

• O subsistema gerencial, que consiste na organização formal, suas normas e

regulamentos, políticas, divisão de tarefas, e etc.

Planejamento

Definição de: O que, porque, quem, como, quando (cronograma), quanto.

Definição de objetivos e metas.

A justificativa deve ser apresentada de forma clara, demonstrando o custo benefício da

proposta de AE.

Devem ser consideradas algumas preocupações mais técnicas com o ambiente de

trabalho tais como conforto, iluminação e ergonomia em geral que, além de necessárias, são

úteis como medidas complementares aos métodos de desenvolvimento organizacional,

permitindo que se forme todo um clima favorável à mudança.

Seleção de Fornecedores e Produtos

Seleção do Hardware e Software que mais se adaptem a essas necessidades. Levando

em consideração: Funcionalidades (características do produto) Preço, qualidade, prazo de

entrega, idoneidade do fornecedor.

Os recursos tecnológicos disponíveis para uso em AE incluem computadores (PC´s,

Servidores, Laptops, e etc.), redes de comunicação, redes locais, impressoras e/ou

multifuncionais (integrados impressora, copiadora, aparelho de fax, scanner e etc.), rede

telefônica, e etc.

Implementação / treinamento

Colocar em prática todas as ações planejadas, treinando os envolvidos.

Controle

Medição/comparação dos resultados com os objetivos e metas estabelecidos.

Ação/correção

Ajuste dos objetivos e metas

Todo processo de automação deve ser feito com a participação de todos

(proponentes, colaboradores e clientes)

PROJETO

E um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um

produto, serviço ou resultado únicos.

Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo.

Um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um

conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular.

FASES DO PROJETO DE AE

- Gerenciamento do escopo: que se trata da definição do resultado que se espera do

projeto seja ele um produto ou serviço.

- Gerenciamento de tempo ou prazo: corresponde ao estabelecimento de um

cronograma do projeto, organizando cronologicamente as atividades e recursos.

- Gerenciamento de custos: onde serão definidos o orçamento, estimativa e controle

de custos da implantação do projeto de automação e tecnologia de informação.

- Gerenciamento da qualidade: que tem o objetivo de garantir a satisfação do cliente

através de melhorias contínuas em seu processo.

- Gestão de recursos humanos do projeto: nesta base é formada a equipe para a

execução do projeto e também são levantadas as necessidades de treinamento e capacitação

destas pessoas.

- Plano de Comunicações: Para esta gestão é necessário identificar quais informações

devem ser repassadas a determinadas partes interessadas, quando e como. Devem ser

definidas formalizações para comunicações, como reuniões e relatórios periódicos.

-Plano de riscos: plano de riscos de um projeto deve levar em consideração todos os

riscos identificáveis, bem como medidas para sua prevenção e contenção, até medidas de

controle caso o risco venha a ocorrer.