AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS. 2 FACULDADE FABRAI ANHANGUERA – 2009 AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DEFINIÇÃO Automação de escritório (AE) é um conceito que envolve

AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

2FACULDADE FABRAI ANHANGUERA – 2009


DEFINIÇÃO

Automação de escritório (AE) é um conceito que envolve o uso de equipamentos de informática e softwares para criar, coletar,

armazenar, manipular e retransmitir digitalmente informações necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de

objetivos em um escritório (local de trabalho).

A AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO AJUDA A OTIMIZAR E AUTOMATIZARPROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.



DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AEAs quatro funções que integram um sistema de AE são:

1. Gerência de Atividades Básicas:a. Agenda Eletrônica;b. Lembrete Eletrônico;c. Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);d. Caixa de Entrada.

2. Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:

a. Processamento de Texto;b. Arquivamento / Recuperação de Documentos;c. Pesquisa de Documentos.



DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AEAs quatro funções que integram um sistema de AE são:

3. Apoio a Decisão:a. Computação Pessoal;b. Análise de Dados;c. Elaboração de Gráficos;d. Consulta de Banco de Dados.

4. Comunicação:

a. Correio Eletrônico;b. Correio de Voz;c. Teleconferência;d. Vídeo-Conferência.



PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS

Os recursos tecnológicos disponíveis para uso em AE inclui os

computadores (PC´s, Servidores, Laptops, e etc.), redes de

comunicação, redes locais, impressoras e/ou multifuncionais

(integrados impressora, copiadora, aparelho de fax, scanner e etc.),

rede telefônica, e etc.

HARDWARE




Existe uma variedade enorme de produtos comercializados.

Destacamos aqui um conjunto daqueles mais utilizados na

preparação de documentos, nas operações básicas de escritório, no

apoio à decisão e na comunicação.

SOFTWARE

Processadores de Texto – Planilha Eletrônica – Programas para Criação de Apresentações – Correio Eletrônico – Sistemas AE




Importante ressaltar a importância de um Sistema Operacional para

gerenciar a gama de produtos que serão implementados na

organização. As várias versões do Windows, da Microsoft, é um

exemplo de um sistema operacional mais utilizado mundialmente.

SOFTWARE

Google Chrome Apple Mac OS X Microsoft Windows Linux Software LivreDebian

GNU/Linux



COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?

A utilização dos recursos da tecnologia nas tarefas diárias do escritório

pode aumentar a produtividade de seus funcionários da seguinte

forma:

• Reduzindo tempo e esforços na produção, processamento, distribuição, armazenamento e recuperação de informações.• Fornecendo informações mais rápidas (maior precisão, qualidade no apoio as decisões).• Aprimorando a qualidade, precisão, velocidade e clareza das comunicações organizacionais.• Reduzindo significativamente a utilização do papel e atividades de manuseio, arquivamento, cópias e etc.• Permitindo uma sensível extensão do controle gerencial.• Melhorando a qualidade de vida do profissional nas suas atividades de escritório.• Diminuindo custos e aumentando a flexibilidade empresarial.




O ganho maior com a implantação da AE

é com a simplificação de tarefas




A tecnologia funciona melhor quando ela organiza a

maneira como o trabalho é realizado, quando o trabalho

é feito com eficácia, não apenas com eficiência.

EFICIÊNCIA é fazer certo as tarefas. EFICÁCIA é fazer as tarefas certas.



ALGUNS FATORES DA BAIXA PRODUTIVIDADE

a) Falta de motivação e habilidades pessoais.b) Estrutura Organizacional.c) Sistemas e Métodos.d) Descrições de Cargo.e) Cultura Organizacional.

Uma empresa que pretenda elevar suas taxas de produtividade não pode ignorar os fatores listados acima.

Um programa de desburocratização implantado dentro das empresas obtém um retorno surpreendente, principalmente porque se baseiam na participação dos funcionários.



Documents

AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS. 2 FACULDADE FABRAI ANHANGUERA – 2009 AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DEFINIÇÃO Automação de escritório (AE) é um conceito que envolve