CURSO DE BACHAREL EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO APLICADOS À AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO FABRAI – FACULDADE BRASILEIRA DE CIÊNCIAS EXATAS, HUMANAS

CURSO DE BACHAREL EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO APLICADOS À AUTOMAÇÃO

DE ESCRITÓRIO

FABRAI – FACULDADE BRASILEIRA DE CIÊNCIAS EXATAS, HUMANAS E SOCIAIS.

William Araújo do [email protected]

Professor

A introdução de novas tecnologias nas organizações é um processo complexo e (deverá ser) dinâmico, que requer mudanças na estrutura e forma de gerir das organizações.

Complexo:

– Pessoas– Custos– Negócio– Objectivos

Dinâmico:

– Competitividade– Qualidade– Viabilidade da empresa

TECNOLOGIA E INOVAÇÃO

Pessoa

PC - Monoposto

PC - LAN

PC - WAN

(internet, Satélite, Wireless, IRA, Rádio, etc...)

Hardware

PC - Multiposto

TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO

“Programinhas”

Bases de Dados

Sist. Distribuído

Sist. Global Integrado

(internet, Satélite, Wireless, IRA, Rádio, etc...)

Software & Telecomunicações

Sistema centralizado

TECNOLOGIA DE INFORMACÃO

Hardware + Software + TelecomunicaçõesHardware + Software + Telecomunicações

Suporte para Comunicação da InformaçãoSuporte para Comunicação da Informação

TECNOLOGIA DE INFORMACÃO

TIPOLOGIA

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

ProduçãoFinanceiro/

ContabilísticoVendas/

MarketingRecursosHumanos

Estratégico

Gestão

Conhecimento

Operacional

Gestão de topo

Gestão de nível médioSupervisores

Trabalhadores de conhecimento

Pessoal da produção, serviços e administrativo

Problema Organizacional Nível Organizacional

O PAPEL DOS SI NAS ORGANIZAÇÕES

• Sistemas de processamento de transações(TPS - Transaction Processing Systems)

Recolhem e mantêm informação sobre transações e controla pequenas decisões que fazem parte das transações

• Sistemas de Informação Inter-Organizacionais(IOS - Inter-Organizational System)

Automatizem o fluxo da informação entre organizações para suportar o planejamento, o projeto, o desenvolvimento, a produção, e a entrega dos produtos e dos serviços

• Sistemas de Automatização de Escritório(OAS - Office Automation Systems)

Mantêm as tarefas de comunicação e processamento de informação características de ambiente de escritório

CLASSIFICAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

• Sistemas de trabalho de conhecimento(KWS - Knowledge Work Systems)

Suporte os profissionais do conhecimento na análise e no desenvolvimento de projetos técnicos numa área específica.

• Sistemas de informação de Gestão (MIS - Management Information Systems)

Converte informação sobre transações em informação para a gestão da organização

• Sistemas de Apoio à Decisão(DSS - Decision support systems)

Ajuda os utilizadores na tomada de decisões não estruturáveis fornecendo-lhes informação, modelos e ferramentas para analisar a informação


• Sistemas de Informação para Executivos(EIS - Executive Information System)

Fornece aos gestores, de modo muito interativo e flexível, acesso a informação geral para a gestão da organização


ProduçãoFinanceiro/

ContabilísticoVendas/

MarketingRecursosHumanos

Estratégico

Gestão

Conhecimento

Operacional

Problema Organizacional Tipos de SI

TPS

MIS

OAS

EIS

DSS

IOS

KWS

CLASSIFICAÇÃO DOS SI (VISÃO GLOBAL)

• Processamento transacional– Recolha de dados e processamento das operações.

• OLTP (OnLine Transaction Processing)Os dados operacionais são os dados recolhidos das operações tais como processar ordens de compra, produção, vendas, etc. A maioria de empresas modernas recolham a maioria destes dados usando um formulário on-line para processar estas transações (OLTP). Os dados gerados por estes sistemas não estão geralmente em um formato que facilita perguntas ou uma análise eficiente.

• Processamento analítico– Criar informação NOVA através da análise e tratamento de informação

EXISTENTE• OLAP (Online Analytical Processing)

Software de suporte à decisão que deixa um utilizador rapidamente analisar a informação que foi sumariada e tratada.

FORMAS DE CRIAR INFORMAÇÃO

• Estruturados:Operações ou transações, cujos processos de recuperação e controle de dados são repetitivos

• Facilmente automatizados• Todos os dados relevantes são disponíveis• Necessitam de pouco julgamento ou avaliação humana

• Semi-EstruturadosSituações que, embora habitual, têm de ser adaptados a cada caso específico

• Algumas partes podem ser automatizados• Necessitam de julgamento humano

• Não-EstruturadosSituações específicas, freqüentemente únicas (ambientes complexos e dinâmicos)

• Dificilmente automatizados• Necessitam muito julgamento humano

ESTRUTURAÇÃO DE PROBLEMAS

(TPS - Transaction Processing Systems)

“ Recolhe e mantém informação sobre transações

e controla pequenas decisões que fazem parte das transações”

DadosTPS

Relatórios

ProgramaTPSEvento

Dados

Resposta

Notificaçãodo evento

Resposta

SISTEMAS DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES

(TPS - Transaction Processing Systems)• Os TPS apóiam as atividades rotineiras e operacionais das organizações e mantêm

a maioria dos dados.

• Têm algumas características da primeira era dos SI i.e., servem apenas uma área funcional da organização (não de forma integrada com as outras).

• Tarefas:– Obtenção de informação– Produção de informação– Armazenamento de informação– Difusão da informação (secundário) -» sumários das transações (controlo)

• Características:– Processos simples, mas altamente repetitivos– Grande volume de transações– Necessidade de grande precisão e segurança– Problemas estruturados


Exemplos• Tipos de TPS:

- On-line (Tempo Real): Ligação direta entre o usuário e o programa, cada transação é processada individualmente.

Exemplo: sistema de cartões de crédito. Vantagem: Resposta imediata.

- Batch: As transações são agrupadas e processadas como uma só unidade. Exemplo: Programa de imobilizado. Vantagens: em alguns casos mais eficientes e mais baratos; Maior controle.

• Exemplos de TPS:– Uma aplicação isolada de salários processa os registros dos

colaboradores, mantém esses dados atualizados e produz alguns documentos, previamente definidos e programados

– Encomendas, faturamento, reservas de hotel, ...



Exemplos



(IOS - Inter-Organizational System)“ Automatiza o fluxo da informação entre organizações para

suportar o planejamento, o projeto, o desenvolvimento,a produção, e a entrega dos produtos e dos serviços ”

• Tarefa:– Comunicar informação

• Características e objetivos– Interoperabilidade com Serviços Web (Arquiteturas Orientadas a Serviço) – Suportem a Transferência Eletrônica de Dados (EDI)

Electronic data Interchange: A transferência direta de computador a computador da informação transacional contida nos documentos normalizados das organizações.O EDI vem substituir a troca física de documentos tal como ordens de compra e faturas. Ajudar a reduzir os atrasos nas entregas resultantes de grandes volume de documentação.

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO INTER-ORGANIZACIONAIS

• Características e objetivos (cont.)– Permite que organizações obtenham economia de

escala na tecnologia.– Fornece uma maneira das organizações criarem novos

produtos novos e serviços .

• Exemplos:– A empresa FORD:

• Fábricas de produção• Centros de investigação


(IOS - Inter-Organizational System)


(IOS - Inter-Organizational System)

(OAS - Office Automation System)“Projetado especificamente para melhorar o desempenho

das equipes suportando a partilha e o fluxo da informação”

• PAPERLESS OFFICE

• Também conhecido por:Sistemas de suporte a grupos de trabalho(WSS - Workgroup Support System)

• Tarefa:– Comunicar informação

• Tipos de equipas de trabalho:– Equipes de projetos: Resolvem um problema específico– Equipes permanentes: pessoas de todos os departamentos que executam um fluxo

do trabalho contínuo

SISTEMAS DE AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO

• Características e objetivos:

– Correio eletrônico• Interno• Externo

– Reuniões eletrônicas• calendário do grupo: mantém calendários eletrônicos dos membros da

equipe e de gestão tempos ótimos para reuniões• reunião eletrônica: deixa uma equipe ter uma reunião virtual• videoconferência: permite que os membros de uma equipe tenham um

encontro “face-a-face” quando dispersos geograficamente – Gestão de documentos

• Criação de documentos padronizados• Armazenamento de documentos (contém documentos de várias equipas

de trabalho, suporta vários níveis de segurança, ...)


(OAS - Office Automation System)

• Obstáculos à difusão dos SAE:– Dificuldade de integrar componentes com diferentes padrões

– Custo de armazenar informações não usuais (imagens, som , vídeo)

• “Maior utilidade em ramos em que circula muita correspondência: Grandes e médias instituições)

• Exemplos:– OpenOffice– Microsoft Office– Lotus Notes


OpenOfficeSISTEMAS DE AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO

SISTEMAS DE AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOMS Office - XDocs

(KWS - Knowledge Work Systems)

“Suporte aos profissionais do conhecimento na análise e

no desenvolvimento de projetos técnicos numa área específica ”

• Características e objetivos:Aumentar a produtividade nas áreas técnicasConsiste em especificações, modelosPermite efetuar modelagens e simulações

• Exemplo:Programa de concepção assistida por computador ( CAD / CAM )

SISTEMAS DE TRABALHO DE CONHECIMENTO

(KWS - Knowledge Work Systems)SISTEMAS DE TRABALHO DE CONHECIMENTO

(MIS - Management Information Systems)

“Converte informação sobre transações em informação

para a gestão da organização”

DadosMIS

Relatórios

ProgramaMIS

Pedido de relatórios

Resposta

Usuário

DadosTPS

ProgramaTPS

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE GESTÃO

• Tarefas:– Obtenção de informação– Produção de informação– Difusão da informação

• Características e objetivos:– Permitem planejar, comparar, controlar e tomar decisões– Alertar as pessoas para a existência de problemas e oportunidades

• Característica dos outputs (relatórios):– Periódicos: determinados intervalos (semanais, mensais)– Sumários: agregam informação– Específicos: mostrem somente um subconjunto da informação disponível– Comparativos: comparem subconjuntos de informação análoga



• Os MIS são basicamente sistemas transacionais (ajudam a suportar as operações) e trabalham com problemas estruturados.

• Vantagem dos MIS sobre os TPS– Maior flexibilidade na obtenção dos elementos necessários para a

gestão– Maior integração de informação através das diferentes áreas

funcionais

• Exemplos– Vendas por região: Real VS Planeado– Análise da evolução dos custos



SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE GESTÃO(MIS - Management Information Systems)M

ultidimensional planning w

ith MIS

(Em

presa LLP)

(DSS - Decision support systems)“ Ajudam os usuários na tomada de decisões semi-

estruturáveis fornecendo-lhes informação, modelos e ferramentas para analisar a informação ”

DadosMIS

Relatórios

ProgramaDSS

Pedido de dados

Resposta

UsuárioDados

Externos

DadosTPS

DadosDSS

ModelosDSS

SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO

(DSS - Decision support systems)• São instrumentos que facilitam a tarefa de tomada de decisão e que tentam

otimizar os resultados obtidos melhorando assim a qualidade das decisões• Utilizados tanto a nível táctico como a nível estratégico

• Tarefas:– Produção de informação– Difusão da informação

• Características e objetivos:– Problemas menos estruturados– Utilizam modelos analíticos– “User friendly” -> Não exigem ajuda de especialistas informáticos– Permitam interação elevada (modificação de parâmetros, mudança de

hipóteses, ...)– permitem análise, simulação de cenários (ex: dados os custos atuais de

distribuição -> qual o transporte que deve ser utilizado?)


(DSS - Decision support systems)

• Outputs– Fornecem relatórios e sumários para a tomada de decisão– O usuário controla os inputs e outputs (não definidos)

• Exemplo:– qual a repercussão no investimento em um setor da administração

publica?

• Os DSS comparativamente com os MIS:– Lidam com problemas semi-estruturados (ex: avaliar e escolher

fornecedores alternativos aos atuais) – Adaptam-se a qualquer ambiente de decisão, em vez de serem

orientados para suportarem uma aplicação ou conjunto de aplicações específicas


(DSS - Decision support systems)SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO


Decision-Support System : River Basin


(EIS - Executive Information System)“ Fornece aos gestores, de modo muito interativo e flexível,acesso a informação geral para a gestão da organização ”

DadosMIS

Relatórios

ProgramaEIS

Pedidos

Resposta

Usuário

DadosExternos

DadosTPS

DadosDSS

ModelosDSS

DadosEIS

ModelosEIS

Apoio

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA EXECUTIVOS

(EIS - Executive Information System)

• Tarefas:– Obtenção de informação– Produção de informação– Difusão da informação

• Características e objetivos:– Problemas (interrogações) semi-estruturados ou não estruturados– Recolhem informação de várias fontes, internas e externas– “User friendly” -> Não exigem ajuda de especialistas informáticos– Interativos e muito flexíveis (dados subjetivos)– Normalmente muito dispendioso


(EIS - Executive Information System)

• Outputs– Fornecem relatórios (gráficos) de previsões a médio prazo

( vendas, custos, recursos, humanos, ....)– Informação muito consolidada e compreensível– Possibilidade de “Drill Down” -> obtenção de mais detalhe

• MIS / DSS / EIS– MIS –> Foco na informação– DSS –> Foco na Decisão– EIS –> Foco estratégico


(EIS - Executive Information System)SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA EXECUTIVOS

PSI's "SuperQuery

• Computerized Physician Order Entry (CPOE): Receita médica Eletrônica

• Hospital Management System: Sistema de Informações para Gestão Hospitalar

• Clinical Decision Support System (CDSS): Sistema de Apoio a decisão Clinica

• Electronic Medical Record (EMR): Prontuário Eletrônico

TIPOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA ÁREA DA SAÚDE

Operacional Conhecimento Gestão Estratégico

Estruturado

Semi-Estruturado

Não-EstruturadosTipo

de

prob

lem

a

Nível organizacional

TPS MIS

OAS

EISDSS

IOS

KWS

DECISÕES, NÍVEL ORGANIZACIONAL E SI

Documents

CURSO DE BACHAREL EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO APLICADOS À AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO FABRAI – FACULDADE BRASILEIRA DE CIÊNCIAS EXATAS, HUMANAS