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Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas Prof.: Lillian Alvares. Conceitos Associados. - PowerPoint PPT Presentation
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Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares
Repousa sobre um sistema de crenças e
valores, tradições e hábitos, uma forma
aceita e estável de interações e de
relacionamentos sociais típicos de cada
organização.
A cultura de uma organização não é estática e
permanente, mas sofre alterações ao longo do
tempo, dependendo de condições internas
ou externas.
Algumas organizações conseguem renovar
constantemente sua cultura mantendo a sua
integridade e personalidade, enquanto outras
permanecem com sua cultura amarrada a
padrões antigos e ultrapassados.
A única maneira viável de mudar uma
organização é mudar a sua cultura, isto é, os
sistemas dentro dos quais as pessoas vivem e
trabalham.
Constitui o meio interno de uma organização, a
atmosfera psicológica característica em
cada organização.
O clima organizacional está intimamente ligado
ao moral e à satisfação das necessidades
humanas dos empregados.
O clima pode ser saudável ou doentio, pode
ser negativo ou positivo, satisfatório ou
insatisfatório, dependendo de como os
participantes se sentem em relação à sua
organização.
Centralização: a autoridade para tomar
decisões está no topo da organização.
Descentralização: a autoridade de tomar
decisões é delegada a todos os níveis da
organização.
As decisões são tomadas por pessoas que têm visão
global da empresa.
Os tomadores de decisão no topo são mais bem
treinados e preparados do que os dos níveis mais
baixos.
As decisões são mais consistentes com os objetivos
empresariais globais.
A centralização elimina esforços duplicados de vários
tomadores de decisão e reduz custos operacionais.
As decisões tomadas na cúpula estão distanciadas
dos fatos locais e das circunstâncias.
Os tomadores de decisão no topo têm pouco
contato com as pessoas e situações envolvidas.
As linhas de comunicação ao longo da cadeia escalar
provocam demoras e maior custo operacional.
As decisões passam pela cadeia escalar através de
pessoas intermediárias e possibilitam distorções no
processo de comunicação das decisões.
A descentralização faz com que as decisões sejam
pulverizadas para todos os níveis da organização.
A tendência moderna é descentralizar para melhor
utilizar recursos humanos.
O princípio que rege a descentralização é assim
definido: a autoridade para tomar ou iniciar a ação
deve ser delegada tão próximo da cena quanto
possível.
A descentralização é tanto maior quanto:
As decisões importantes são tomadas nos níveis
mais baixos da hierarquia.
Há menor supervisão sobre as decisões
tomadas. A descentralização significa relativa
autonomia e independência para tomar
decisões.
1. Complexidade dos problemas organizacionais. O avanço
tecnológico, as inovações, a intensificação das comunicações,
a diversificação das linhas de produtos e mercados em
desenvolvimento requerem versatilidade, rapidez e
precisão nas decisões, o que é impossível quando a
autoridade é concentrada em um só executivo no topo
da organização. Aí, um só pensa, enquanto a totalidade das
pessoas trabalha dependendo de suas decisões. A
descentralização utiliza todos os cérebros e músculos
da organização.
2. Crescimento. A organização, como um organismo
vivo, deve estar apta a ajustar-se e expandir-se
continuamente para sobreviver e crescer. O
crescimento é um sinal de vitalidade e
garantia de sobrevivência. Para não atrofiar
essa vitalidade com sobrecarga de trabalho, a
delegação de autoridade é a resposta correta
para aumentar o esforço da organização.
3. Mudança e incerteza. Quanto maior a
necessidade de mudança e de inovação,
tanto maior será a necessidade de
descentralização.
Os gerentes ficam próximos do ponto no qual
devem tomar as decisões. A descentralização
evita os atrasos nas decisões. As pessoas que
vivem os problemas são as indicadas para resolvê-
los no local, economizando tempo e dinheiro.
Aumenta a eficiência e a motivação, aproveita
melhor o tempo e a aptidão dos funcionários,
evitando que fujam à responsabilidade.
Melhora a qualidade das decisões à medida que seu
volume e sua complexidade se reduzem, aliviando
os chefes do trabalho decisório. Os altos funcionários
concentram-se nas decisões importantes.
Reduz a quantidade de papelada e os gastos
respectivos. Ganha-se tempo: toma-se na hora uma
decisão que levaria vários dias para ser comunicada.
Permite a formação de executivos locais ou
regionais motivados e mais conscientes dos seus
resultados operacionais.
Falta de uniformidade nas decisões.
Falta de equipe apropriada no campo de
atividades. A descentralização requer
treinamento e designação paulatina de
funções.
Em tempos de estabilidade, a descentralização é
preferível em épocas de certeza e previsibilidade.
Em situações de risco, crise ou dificuldade, a
autoridade é centralizada no topo, enquanto durar a
emergência, e a descentralização somente voltará
quando o perigo for ultrapassado.
Entretanto, essa visão é criticada. A descentralização é
hoje enfatizada em tempos de mudança e de
emergências.
O mundo de hoje caracteriza-se por um
ambiente em constante mudança. O
ambiente que envolve as organizações é
extremamente dinâmico, exigindo delas uma
elevada capacidade de adaptação como
condição básica de sobrevivência.
O processo de mudança organizacional começa
com o aparecimento de forças que vêm de
fora ou de algumas partes da organização.
Essas forças podem ser endógenas ou
exógenas à organização:
As forças exógenas provêm do ambiente, como as
novas tecnologias, mudanças em valores da sociedade e
novas oportunidades ou limitações do ambiente
(econômico, político, legal e social).
As forças endógenas que criam a necessidade de
mudança estrutural e comportamental provêm da
tensão organizacional: tensão nas atividades,
interações, sentimentos ou resultados de desempenho no
trabalho.
É uma resposta da organização às
mudanças.
É um esforço educacional muito complexo,
destinado a mudar atitudes, valores,
comportamentos e a estrutura da
organização, de tal maneira que esta possa se
adaptar melhor às novas conjunturas, mercados,
tecnologias, problemas e desafios que estão
surgindo em uma progressão crescente.