CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS :

Conhecimento de organização e de arquivo:

É um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma PF ou PJ, Pública ou privada.

Os arquivos são básicos para o funcionamento de um governo ,sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho – tanto para a conduta de transações rotineiras ,diárias, como para formulação de programas de largo alcance,diretrizes,procedimentos,programas. Um governo depende literalmente de seus arquivos.

FINALIDADE DOS ARQUIVOS:Servir à Administração e servir à história

VALOR PRIMÁRIO(VALOR ADMINISTRATIVO)

VALOR SECUNDÁRIO(VALOR HISTÓRICO)

Logo, os arquivos servem primeiramente à administração que os criou e posteriormente serve à história.

O arquivo tem como funções básicas: a guarda, a conservação, e a recuperação dos documentos.

Os arquivos classificam-se de acordo com as entidades mantenedoras,os estágios de sua evolução,a extensão de sua atuação, a natureza dos documentos.

As entidades mantenedoras podem ser : públicas,privadas, institucionais, comerciais.

Os arquivos também podem ser pessoais ou familiares.

ESTÁGIOS DA EVOLUÇÃO DOS ARQUIVOS:é indispensável que os documentos de arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez.

A metodologia adequada deverá atender à necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio pelo o qual passam os arquivos.

Esses estágios são definidos como a teoria das três idades:corrente,intermediária e permanente.

ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE:constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente e são conservados próximos ao local que os produziu ou os recebeu.

ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO:constituído de documentos que deixam de ser frequentemente consultados mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu ou os recebeu. A permanência dos documentos nesse estágio é transitória.

ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE: constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental que possuem.São os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases – que são complementares- corresponde uma maneira diferente de conservar , tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

EXTENSÃO DA ATUAÇÃO DOS ARQUIVOS: os arquivos podem ser setoriais ,gerais ou centrais.

Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos jun to aos órgão operacionais, cumprindo a função de arquivo corrente.

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição,centralizando os documentos após o período de atividades do arquivo corrente.

NATUREZA DOS DOCUMENTOS- se divide em arquivo especial e especializado.

ARQUIVO ESPECIAL- é formado por documentos de naturezas físicas diversas. ex: fotogra-fias,fitas,discos,slides,etc...

ARQUIVO ESPECIALIZADO- formado por documentos resultantes da experiência humana em um campo específico, independentemente da forma física que se apresentam. Ex: arquivos médicos, arquivos hospitalares,arquivos de engenharia,etc...

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

Quanto ao gênero:

TEXTUAIS- manuscritos dactilografados ou impressos.

AUDIOVISUAIS-filmes , disquetes, vídeos,etc..

CARTOGRÁFICOS- mapas, plantas,etc...

ICONOGRÁFICOS- gravuras,desenhos,etc...

Quanto à espécie: