Consultor: Pedro Lynce - APTUS · Relatório Diagnóstico Santa Casa da Misericórdia de Santiago do Cacém Página 2 Trabalho desenvolvido no âmbito do programa de formação acção

1 Não foram identificadas necessidades de formação. Plano Global de Formação

Relatório Diagnóstico Santa Casa da Misericórdia de Santiago do Cacém

Consultor: Pedro Lynce


Página 2

Trabalho desenvolvido no âmbito do programa de formação acção da União das

Misericórdias Portuguesas denominado “Gestão Sustentável” e financiado pelo POPH

Financiamento

Execução Avaliação Template

Plataforma Tecnológica

Consultor: Pedro Lynce


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Conteúdo

Identificação da Misericórdia ....................................................................................... 5

Principais Conclusões ................................................................................................... 5

Principais Medidas de Acção........................................................................................ 7

Cronograma geral ......................................................................................................... 7

Análise por Área ............................................................................................................... 8

Análise Global .............................................................................................................. 8

Comentários .............................................................................................................. 9

Estratégia .................................................................................................................... 13

Comentários ............................................................................................................ 14

Plano de Formação.................................................................................................. 14

Governance ................................................................................................................. 15

Comentários ............................................................................................................ 16


Gestão Financeira ....................................................................................................... 18

Comentários ............................................................................................................ 19


Gestão Recursos Humanos ......................................................................................... 20

Comentários ............................................................................................................ 21


Gestão Aprovisionamentos ......................................................................................... 23

Comentários ............................................................................................................ 24


Gestão Património....................................................................................................... 25

Comentários ............................................................................................................ 26


Página 4


Sistemas de Informação & TIC’s................................................................................ 27

Comentários ............................................................................................................ 28


Respostas Sociais ........................................................................................................ 29

Comentários ............................................................................................................ 29


Ameaças & Oportunidades ......................................................................................... 31

Comentários ............................................................................................................ 31


Plano Global de Formação.............................................................................................. 33


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Identificação da Misericórdia

A Santa Casa da Misericórdia de Santiago do Cacém, fundada em 1498 (?), pela Irmandade da Santa Casa

da Misericórdia de Santiago do Cacém, desenvolve as obras espirituais e corporais com base nas valências

de que dispõe actualmente e que são as que se identificam de seguida, tendo sido a base da analise

desenvolvida:

Lar de Terceira Idade e Residência de Idosos “Lar Santa Maria”

Centro de Dia

Apoio Domiciliário

Creche e Jardim-de-infância " O Ninho" e “O Montinho”

Centro de Bem-estar Infantil “Santa Teresinha”

Residências do Pinhal

Empresa de Inserção

Unidade de Cuidados Continuados “São João de Deus”

Programa Formação-Acção

O projecto,”Misericórdias – Gestão Sustentável” vai desenvolver um trabalho em diferentes níveis,

envolvendo dirigentes, técnicos e trabalhadores de 75 Misericórdias distribuídas pelas regiões Norte,

Centro, Alentejo e Algarve.

Numa primeira fase o consultor especialista irá, juntamente com os dirigentes, nomeadamente o Provedor

da Misericórdia, avaliar a estrutura funcional da instituição. Perante o diagnóstico efectuado, que será

analisado também pelos principais técnicos, será concebido um plano de intervenção para a Misericórdia.

Nesta estratégia a carga horária de formação assumirá especial importância, pois tanto ao nível do sector

administrativo como do sector financeiro há que reorientar os técnicos para novos procedimentos e regras

mais eficazes.

A metodologia utilizada baseou-se na execução de entrevistas directas aos responsáveis das diversas

valências e Direcção da Instituição, sendo solicitados os documentos ilustrativos das situações que se

analisava. Sempre que se julgou necessário, para melhor compreensão das situações em analise, foram

entrevistados outros colaboradores, ainda que não em posições de chefia. Visitaram-se ainda todas as

instalações da Instituição. A análise financeira baseou-se nos elementos contabilísticos e nos Relatórios e

Contas dos anos de 2006, 2007 e 2008. Foi também analisado o Plano de Actividades para 2009.

Foram ainda solicitados os seguintes documentos, entre outros:

- Compromisso da Santa Casa da Misericórdia de Santiago do Cacem com a Diocese de Beja,

- Regulamentos Internos de todas as Valências,

- Mapas de Quadro de Pessoal,

- Balanço Social e relatório de SHST de 2008

- Listagens de Formação efectuada bem como dos respectivos formandos.

- Protocolos das Parcerias estabelecidas


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Os principais interlocutores da Instituição foram:

Dr. Nuno Brás – Director Coordenador

Dra. Lilia Mendes – Directora Técnica.

Dra. Maria Antonieta Pereira – Coordenadora Pedagógica d’ “O Ninho” e Centro de bem estar infantil

“Santa Teresinha”

Dra. Custodia Rosa – Coordenadora Pedagógica d’ “O Montinho”

Sra. D. Dina Simões – Encarregada Geral Residências do Pinhal

Dra. Elisabete Candeias – Coordenadora Equipas Apoio Domiciliário

Sra. D. Filomena – Responsável Central de Compras

Dra. Teresa Vaz – Psicóloga


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Principais Conclusões

Como principais conclusões da análise efectuada salienta-se:

- A implementação dos processos tendentes à execução de uma Analise Orçamental que sirva os

interesses da SCM Santiago do Cacém no sentido de um maior e atempado controlo da despesa e

consequentemente dos custos,

- A formação dos RH em áreas cujo desenvolvimento se encontra definido nas analises Áreas identificadas

nos presente relatório, com vista a colmatar algumas deficiências identificadas, quer pelos entrevistados,

quer resultantes da analise efectuada,

- A implementação de um maior controlo ao nível patrimonial dos edifícios, equipamentos e património em

geral (veículos, propriedades, etc.), pertencentes à SCM Santiago do Cacém,

- A vantagem que a SCM Santiago do Cacém teria em efectuar um inquérito aos Utentes e seus

Familiares, indagando o seu grau de satisfação e avaliando as percepção que estes têm das externalidades

que a SCM Santiago do Cacém projecta nas suas vidas.

Principais Medidas de Acção Objectivo Acção Instrumento Impacto

Gestão Impacto

Financeiro

Controlo Orçamental

Implementar Controlo Orçamen-tal através do programa infor-mático.

Software/Formação 3 2

Formação RH Formação nas áreas identificadas

Formação 4 2

Inventariar Património Inventario 4 4 Avaliar Património Consultoria/Formação 4 3

Implementação do Controlo do Património Elaborar Procedimentos Consultoria/Formação 4 2 Conhecimento da percepção dos utentes face à SCM Santiago do Cacém

Elaborar inquérito aos utentes Questionário 4 2

Cronograma geral

Acção 09T3 09T4 2010 2011

Implementar avaliação de Desempenho X X

Implementar Controlo Orçamental através do programa informático existente.

X

Formação nas áreas identificadas (conforme Plano de Formação) X

Formar Pessoal da Central Compras X

Inventariar Património X

Avaliar Património X

Elaborar Procedimentos para a Gestão do Património X

Elaborar inquérito aos utentes X


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Análise por Área

Análise Global

Entidade Benchmarking Área

Pontuação Classificação Sinal Amostra Classificação Sinal

Estratégia 2.25 Atenção Especial 2.85 Normal

Gestão Aprovisionamentos 2.91 Normal 3.26 Normal

Gestão Financeira 2.97 Normal 2.99 Normal

Gestão Património 1.57 Insuficiente 2.24 Atenção Especial

Gestão Recursos Humanos 2.58 Normal 2.80 Normal

Governance 2.16 Atenção Especial 2.98 Normal

Respostas Sociais 3.04 Normal 3.47 Normal

Sistemas de Informação e TIC's

3.11 Normal 2.80 Normal

TOTAL 2.72 Normal 3.07 Normal

Quadro nº 1 Relatório Resumo por Áreas de Intervenção

Pontuação Amostra Máximo Estratégia 2,25 2,85 5,00 Gestão Aprovisionamentos 2,91 3,26 5,00 Gestão Financeira 2,97 2,99 5,00 Gestão Património 1,57 2,24 5,00 Gestão Recursos Humanos 2,58 2,80 5,00 Governance 2,16 2,98 5,00 Respostas Sociais 3,04 3,47 5,00 Sistemas de Informação e TIC's 3,11 2,81 5,00 Valor Global 2,72 3,07 5,00

Quadro nº 2 – Relatório Benchmarking por Áreas de Intervenção


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0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00Estratégia

Gestão Aprovisionamentos

Gestão Financeira

Gestão Património

Gestão Recursos HumanosGovernance

Respostas Sociais

Sistemas de Informação e TIC's

Valor Global

Pontuação

Amostra

Máximo

Ilustração 1 – Benchmarking por Áreas de Intervenção

Comentários

Sendo o benchmarking um processo contínuo e sistemático que permite a comparação das performances

das organizações e respectivas funções ou processos face ao que é considerado "o melhor nível", visando

não apenas a equiparação dos níveis de performance, mas também a sua ultrapassagem, esta medição

faz-se por questionários que abordam áreas chave das organizações alvo deste processo.

Assim importa fazer a definição das áreas (Estratégia, Governance, Financeira, Aprovisionamentos, etc.)

que se pretendem analisar enquadrando nessas áreas algumas questões que, uma vez respondidas,

permitem avaliar as organizações.

Nesse sentido foram definidas as oito áreas que integram o Quadro 1, assim como os temas que importa

abordar em cada uma dessas áreas, e que são:


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Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados Processo tomada decisão Intervenção da direcção na gestão operacional

COD001 – Modelo de Funcionamento da

Direcção Organização interna da direcção Conhecimento Relacionamento COD002 – Grau de

conhecimento/Percepção que existe dos utentes

Compreensão da realidade familiar do utente Conhecimento Relacionamento

COD003 – Transparência,

Liderança e Ética de Gestão

Compreensão da realidade familiar do utente Envolvimento Relacionamento

COD004 – Qualidade & Inovação

Certificação Utentes – Comunicação Comunidade – Comunicação Instrumentos/Práticas Abertura à comunidade Envolvimento na comunidade

1 - Governance Modelo de

Funcionamento da Direcção

COD005/COD 006 – Comunicação &

Marketing/Relações com a Comunidade

Reconhecimento pela comunidade

Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados

Conhecimento do posicionamento e das variáveis chave Praticas de Gestão

COD008 e COD009 – Área Estratégica I e II

Implementação da Estratégia Identificação Medição

COD010 – Criação de Valor

Divulgação Mercado Financiamento

2 - Estratégia A estratégia e a sua implementação

COD011 – Ameaças e Oportunidades

Condições de Operação

Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados Conhecimentos

Pratica COD012 –

Conhecimento e Pratica Eficácia

Conhecimento/Pratica

Risco COD013 – Fontes de

Financiamento Equilíbrio

Conhecimento

Praticas COD014 – Orçamento

Eficiência

Equilíbrio

Eficiência

3 - Financeira A sustentabilidade da SCM e da Missão e a

pratica financeira

COD015 – Eficiência

Conhecimento


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Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados Conhecimentos

Praticas COD016 – Internet e

Intranet Instrumentos

Básico

Intermédio COD017 – Instrumentos

Avançado

Recursos

Praticas COD018/COD019 –

Gestão/Eficácia Sistemas Utilização

Básico

Intermédia

4 – Sistemas de Informação e TIC´s

Os sistemas utilizados e a literacia informática

COD020A/B – Formação

Avançada


Motivação

Desempenho COD021A/B/C –

Recursos Humanos I, II e III Praticas

Praticas

Ajustamento

Instrumentos

COD022A/B e COD025 – Formação Profissional

Necessidades

Conhecimento

Desempenho

5 – Recursos Humanos

Estrutura de Pessoal, Motivação,

Desempenho e Formação

COD026 - Voluntários

Reconhecimento


Conhecimento

Instrumentos 6 – Património A gestão do Património COD028 e COD029 – Património I e II Gestão (Manutenção

Valor)

Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados Profissionalização

Instrumentos 7 –

Aprovisionamento A gestão dos

Aprovisionamentos

COD030 e COD031 – Aprovisionamentos I e

II Factores de Decisão

Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados Instalações

Equipamento CODX01 – Instalações e

Equipamentos Conhecimento

Pessoal Técnico

Pessoal Não Técnico CODX02A/B – Recursos

Humanos Geral

Qualidade

8 – Respostas Sociais

Recursos Humanos,

Instalações e Publico

Alvo

CODX03 – Publico Alvo Conhecimento


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Como tal os valores apresentados no Quadro 1 representam o posicionamento da SCM Santiago do Cacém

em relação à totalidade das outras SCM, valores obtidos através da pontuação atribuída pelo Consultor na

sequência da análise e das entrevistas efectuadas.

De seguida analisam-se as respectivas áreas individualmente e justificam-se os valores atribuídos.


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Estratégia

Pontuação Amostra Máximo

COD 008 – Área Estratégia – Nível I 1,98 2,74 5,00

COD 009 – Área Estratégia – Nível II 1,77 2,55 5,00

COD 010 – Área Estratégia – Criação de

Valor 3,00 3,25 5,00

TOTAL 2,25 2,85 5,00

Quadro nº 3

40%

35%

60%

45%

55%

51%

65%

57%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

COD 008 - Área

Estratégia - Nível I

COD 009 - Área

Estratégia - Nível I I

COD 010 - Área

Es tratégia - Criação

de Va lor

TOTAL

Amostra

Pontuação

Ilustração 2 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível

< Média % ≥ Média %

COD 008 - Área Estratégia - Nível I 35 48% 38 52%

COD 009 - Área Estratégia - Nível II 35 47% 39 53%

COD 010 - Área Estratégia - Criação de

Valor 40 54% 34 46%

TOTAL 37 50% 37 50%

Quadro nº 4 – Distribuição da Amostra


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Comentários

No que respeita ao Quadro nº 3 a análise pretendida com os questionários (COD008 e COD009) prende-se

com a necessidade de saber se entidade analisa o seu posicionamento estratégico e em que medida as

suas práticas têm implícito um raciocino estratégico.

Na sequencia da analise efectuada verificou-se que, por exemplo, que a SCM Santiago do Cacém não

possui métodos para comparar o seu desempenho com entidades similares, apesar de informalmente já

ter trocado algumas impressões com as suas congéneres. Verificou-se ainda que não é analisado

regularmente o desempenho da entidade com o intuito concreto de avaliar a eficácia das estratégias

De registar ainda que as estratégias não são traduzidas em planos de acção com identificação dos

recursos necessários à sua implementação.

Já na análise efectuada no âmbito do questionário COD010 – Área Estratégica – Criação de Valor,

salientamos a dificuldade que a SCM Santiago do Cacém tem em conseguir medir as externalidades que

gera para a comunidade.

O Quadro nº 4 salienta a posição relativa que a SCM Santiago do Cacém tem relativamente às outras SCM

analisadas, fornecendo, para cada questionário aplicado, a sua posição, ou seja, das SCM analisadas o

posicionamento obtido pela SCM Santiago do Cacém refere que, por exemplo, para o questionário COD010

– Área Estratégica – Criação de Valor existem 40 SCM que obtiveram uma pontuação inferior à que a SCM

Santiago do Cacém obteve, enquanto que 34 SCM obtiveram uma pontuação superior.

Salienta-se que a SCM Santiago do Cacém, relativamente à amostra obtida, se situa, em termos globais,

exactamente na média das restantes congéneres analisadas.

Da análise efectuada identificaram-se os seguintes pontos fortes e fracos que se sintetizam no quadro

seguinte:

Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5

Balanço Missão/Sustentabilidade 0 0 1 0 0

Praticas de gestão 0 0 1 0 0

Implementação estratégia 0 1 0 0 0

Identificação/medição externalidades 0 1 0 0 0

Qualidade & Inovação 0 1 0 0 0

Plano de Formação

Modulo Horas Formandos As Práticas na Economia Social e Solidária na Actualidade 4 10


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Governance


COD 001 – Área Governance – Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão?

4,38 4,14 5,00

COD 002 – Área Governance – Grau de conhecimento/Percepção que existe dos utentes

2,44 3,25 5,00

COD 003 – Área Governance – Transparência, Liderança e Etica de Gestão 2,50 3,42 5,00

COD 004 – Área Governance – Qualidade & Inovação 1,15 2,55 5,00

COD 005 – Área Governance – Comunicação & Marketing I

2,40 2,98 5,00

COD 006 – Área Governance – Comunicação & Marketing II

0,00 1,41 5,00

COD 007 – Área Governance – Relações com a Comunidade

2,22 3,09 5,00

TOTAL 2,16 2,98 5,00

Quadro nº 5

88%

49%

50%

23%

48%

0%

44%

43%

83%

65%

68%

51%

60%

28%

62%

60%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100

%

COD 001 - Área Governance - Como se organiza a gestão de topodirectores eleitos e processo de tomada de decisão?

COD 002 - Área Governance - Grau de conhecimento/Percepção queexiste dos utentes

COD 003 - Área Governance - Transparência, Liderança e Et ica deGestão

COD 004 - Área Governance - Qualidade & Inovação

COD 005 - Área Governance - Comunicação & Market ing I

COD 006 - Área Governance - Comunicação & Market ing II

COD 007 - Área Governance - Relações com a Comunidade

TOTAL

Amostra

Pontuação



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COD 001 – Área Governance – Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão?

30 41% 44 59%

COD 002 – Área Governance – Grau de conhecimento/Percepção que existe dos utentes

33 45% 41 55%

COD 003 – Área Governance – Transparência, Liderança e Etica de Gestão

27 36% 47 64%

COD 004 – Área Governance – Qualidade & Inovação 34 46% 40 54%

COD 005 – Área Governance – Comunicação & Marketing I

37 50% 37 50%

COD 006 – Área Governance – Comunicação & Marketing II 48 65% 26 35%

COD 007 – Área Governance – Relações com a Comunidade

35 47% 39 53%

TOTAL 35 47% 39 53%


Comentários

Na Área de Governance o trabalho efectuado pretendia analisar qual o modelo de funcionamento da

Direcção, tendo-se constatado que o funcionamento da Direcção cumpre, com rigor, as normas instituídas

pelo Compromisso assinado pela SCM Santiago do Cacém com a Diocese de Beja, estando assegurado,

também por isso, uma gestão ética e participativa dos membros da Mesa Administrativa.

Existe entre a Provedoria e os membros da Mesa Administrativa um contacto próximo e em tempo útil que

promove a participação, transmissão de opiniões e a conjugação de posições no sentido de uma gestão

mais eficaz.

No que respeita à abordagem proporcionada pela aplicação dos questionários CDO001, COD002, COD003,

COD004 e COD007, que são os que apresentam nesta área valores um pouco abaixo da media, as

pontuações obtidas justificam-se pela falta de avaliação efectiva da mais-valia que a sua missão e

actividades ocasionam nos utentes e pela inexistência de um manual de acolhimento em que sejam

abordadas as questões éticas, para alem das inerentes aos serviços a prestar.

Verifica-se ainda que, a maior parte do tempo, os membros da Mesa Administrativa não concentram as

suas preocupações/decisões nas áreas estratégicas, mas sim em decisões de carácter operacional nas

quais poderia haver uma delegação nas chefias intermédias.


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Como se pode aferir pela Ilustração 3, a SCM Santiago do Cacém obtém uma posição relativa, na amostra,

normalmente inferior à média.

Quanto aos pontos fortes e fracos na área de Governance, identificaram-se os seguintes:


Funcionamento 0 0 0 1 0

Conhecimento Utente/Comunidade 0 1 0 0 0

Qualidade & Inovação 0 1 0 0 0

Comunicação para o exterior 0 0 1 0 0

Plano de Formação

Modulo Horas Formandos Identidade e Cultura Organizacional 4 10


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Gestão Financeira


COD 012 – Área Financeira – Conhecimentos & Práticas

2,89 3,09 5,00

COD 013 – Área Financeira – Fontes de Financiamento

3,57 2,55 5,00

COD 014 – Área Financeira – Orçamento 2,67 3,24 5,00

COD 015 – Área Financeira – Eficiência 2,77 3,07 5,00

TOTAL 2,97 2,99 5,00

Quadro nº 7

58%

71%

53%

55%

59%

62%

51%

65%

61%

60%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

COD 012 - Área Financeira -

Conhecimentos & Práticas

COD 013 - Àrea Financeira - Fontes de

Financiamento

COD 014 - Área Financeira - Orçamento

COD 015 - Área Financeira - Eficiência

TOTAL

Amostra

Pontuação



COD 012 – Área Financeira – Conhecimentos & Práticas 36 49% 38 51%

COD 013 – Área Financeira – Fontes de Financiamento 44 59% 30 41%

COD 014 – Área Financeira – Orçamento 30 41% 44 59%

COD 015 – Área Financeira – Eficiência 34 46% 40 54%

TOTAL 36 49% 38 51%



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Comentários

O âmbito da análise à Área Financeira incidiu sobre as práticas e conhecimentos dos custos existentes,

sobre a sustentabilidade da SCM Santiago do Cacém face à Missão e sobre a prática orçamental, seu

acompanhamento e execução.

Dentro desta Área a analise efectuada permitiu concluir que o aspecto que requer mais atenção prende-se

com a necessidade de efectuar um efectivo controlo orçamental.

Verificou-se também que não são elaborados planos de Tesouraria, esta situação no entanto não causa

grandes constrangimentos dada a boa situação de financiamentos que a Instituição tem, podendo recorrer

às Contas Correntes caucionadas que detêm.

Indicam-se de seguida os pontos fortes e fracos identificados:


Organização contabilística 0 0 1 0 0

Conhecimentos dos RH 0 0 0 1 0

Calculo Custos Utente

Gestão Tesouraria 0 1 0 0 0

Controlo orçamental 1 0 0 0 0

Plano de Formação

Modulo Horas Formandos Custos Homogéneos 8 10 Gestão Orçamental 25 10 A Gestão Financeira das Instituições Sociais 15 10 Controlo de Gestão 16 10 Sistemas de Informação para a Gestão 8 10


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Gestão Recursos Humanos


COD 021A – Área RH – Recursos Humanos I

2,50 3,20 5,00

COD 021B – Área RH – Recursos Humanos II

3,23 3,35 5,00

COD 021C – Área RH – Recursos Humanos III

2,50 3,16 5,00

COD 022A – Área RH – Formação Profissional I 2,40 2,78 5,00

COD 025 – Área RH – Instrumentos de Apoio à Formação 2,28 2,97 5,00

COD 026 – Área RH – Voluntários 2,67 2,29 5,00

TOTAL 2,60 2,96 5,00

Quadro nº 9

50%

65%

50%

48%

46%

53%

52%

64%

67%

63%

56%

59%

46%

59%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I

COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II

COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III

COD 022A - Área RH - Formação Profissional I

COD 025 - Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação

COD 026 - Área RH - Voluntários

TOTAL

Amostra

Pontuação



Página 21


COD 021A – Área RH – Recursos Humanos I 39 54% 33 46%

COD 021B – Área RH – Recursos Humanos II

37 51% 35 49%

COD 021C – Área RH – Recursos Humanos III

37 51% 35 49%

COD 022A – Área RH – Formação Profissional I

38 53% 34 47%

COD 025 – Área RH – Instrumentos de Apoio à Formação 39 54% 33 46%

COD 026 – Área RH – Voluntários 27 44% 34 56%

TOTAL 36 51% 34 49%


Comentários

A análise pretendida com a aplicação destes questionários abrange as análises ligadas à estrutura de

Pessoal, motivação, desempenho, formação e condições de desenvolvimento da formação na SCM

Santiago do Cacém.

Resulta da análise efectuada uma estrutura de Pessoal pouco qualificada conforme se pode constatar no

quadro abaixo:

Licenciatura Bacharelato 12º 9º 6º 4ª Sabe

ler/escrever

10,83% 2,08% 7,92% 16,25% 28,33% 33,33% 1,25%

Verifica-se, através dos Quadros de Pessoal, que 62,92% da população que constitui os colaboradores da

SCM Santiago do Cacém, possui uma escolaridade igual ou inferior ao 6º ano de escolaridade.

A média de idades do Pessoal é de 46 anos.

A média da antiguidade do Pessoal na SCM Santiago do Cacém é de 10 anos, existindo alguns casos (36)

em que a antiguidade na Instituição ultrapassa os 20 anos. A SCM Santiago do Cacém emprega 240

trabalhadores.

Os níveis salariais, tradicionalmente baixos, podem constituir factor de desmotivação. Contudo foi

salientado que a principal causa de desmotivação se deve ao facto de não serem actualizadas as

categorias (que como sabemos também tem repercussões ao nível de salários).

A instituição não efectua a avaliação formal de desempenho. No entanto esta situação esta já em fase

adiantada de resolução uma vez que se encontra para aprovação na Mesa Administrativa, faltando apenas

decidir como e quem deverá avaliar as chefias.


Página 22

A SCM Santiago do Cacém, no âmbito da análise de benchmarking, situa-se sensivelmente a meio da

amostra, tendo 36 entidades com piores resultados e 34 entidades referenciadas com melhores

resultados.

No que se refere aos pontos fortes e fracos da entidade foram identificados os seguintes:


Motivação 0 0 1 0 0

Desempenho 0 0 1 0 0

Sistema Remuneratório 0 1 0 0 0

Avaliação de desempenho 1 0 0 0 0

Formação Profissional 0 1 0 0 0

Plano de Formação

Modulo Horas Formandos Gestão de Recursos Humanos 8 10


Página 23

Gestão Aprovisionamentos


COD 030 – Área Aprovisionamento – I 3,89 3,67 5,00

COD 032 – Área Aprovisionamento – II 1,93 2,85 5,00

TOTAL 2,91 3,26 5,00

Quadro nº 11

78%

39%

58%

73%

57%

65%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

COD 030- ÁreaAprovisionamento - I

COD 032- ÁreaAprovisionamento - II

TOTAL

Amostra

Pontuação



COD 030 – Área Aprovisionamento – I 31 43% 41 57%

COD 032 – Área Aprovisionamento – II 39 54% 33 46%

TOTAL 35 49% 37 51%



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Comentários

Com a análise desta vertente pretende-se avaliar as práticas e instrumentos usados na gestão dos

aprovisionamentos pela SCM Santiago do Cacém.

De salientar, no âmbito da análise efectuada, que a entidade faz o controlo de stocks por meios

informáticos e que o respectivo inventário apenas se faz uma vez por ano. Na contabilização a entidade

não utiliza o Sistema de Inventario Permanente.

A Instituição possui uma Central de Compras que gere toda a problemática associada aos

aprovisionamentos.

Poderá haver alguns constrangimentos nesta área ao nível do armazenamento dos stocks, dado que as

instalações são dentro do edifico anexo ao Lar Santa Maria e o espaço existente é reduzido e os acessos

são de algum modo exíguos.

Apesar da situação referida no parágrafo anterior pensamos que esta situação não se pode considerar, de

maneira nenhuma, grave.

Os vectores chave de compra, instituídos para a selecção de fornecedores, assentam principalmente no

preço.

Ao nível do benchmarking verifica-se que a SCM Santiago do Cacém se encontra ligeiramente abaixo da

média, na medida em que existem 35 SCM que se encontram em piores condições e 37 em melhores

condições.

A identificação de pontos fortes e fracos resulta como segue:


Vectores Chave de Compra 0 1 0 0 0

Controlo de Validade/Lotes Produtos 0 1 0 0 0

Instalações 0 1 0 0 0

Plano de Formação

Modulo Horas Formandos Controlo e Armazenagem de Mercadorias – UFCD 0368 50 10 Gestão de Stocks – UFCD 0365 50 10


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Gestão Património


COD 028 – Área Património – I 1,25 1,84 5,00

COD 029 – Área Património – II 1,88 2,64 5,00

TOTAL 1,57 2,24 5,00

Quadro nº 13

25%

38%

31%

37%

53%

45%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

COD 028 - Área

Património - I

COD 029 - Área

Património - I I

TOTAL

Amostra

Pontuação



COD 028 – Área Património – I 28 39% 44 61%

COD 029 – Área Património – II 36 50% 36 50%

TOTAL 32 44% 40 56%



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Comentários

A análise pretendida nesta área prende-se com o conhecimento que a Instituição tem do seu património

(histórico, documental, instalações e equipamentos em que é desenvolvida a missão, etc.), como o gere e

preserva.

Da análise efectuada verificou-se que existe uma identificação completa do património da SCM Santiago

do Cacém, esse património não está contudo inventariado. O balanço reflecte o valor contabilístico do

património.

No que respeita ao património que constitui as instalações utilizadas para o desenvolvimento da Missão,

verificou-se que todas possuem os respectivos sistemas de detecção de incêndios com os respectivos

planos de contingência aprovados.

Relativamente à conservação/manutenção de edifícios e equipamentos para o desenvolvimento da Missão

verificou-se um razoável estado de conservação, com excepção do Lar Santa Maria (edifício apresenta

algumas necessidades de manutenção) e da Creche e Jardim de Infância “O Ninho”, situado em Santo

André, em que se verificou a necessidade de algumas obras de conservação e/ou manutenção.

Em termos da análise de benchmarking verifica-se que a SCM Santiago do Cacém se encontra

relativamente às entidades analisadas um pouco abaixo da média, com 32 (44%) entidades apresentando

scores inferiores e 40 (56%) com scores superiores.

A análise em termos de pontos fortes e fracos, dada também a análise anterior, revela sobretudo uma

situação de algum modo frágil nesta área.


Inventariação de todos os bens 1 0 0 0 0

Praticas de Gestão do Património

Valorização dos bens inventariados 1 0 0 0 0

Plano de Formação

Modulo Horas Formandos Gestão do Património 25 10


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Sistemas de Informação & TIC’s


COD 016 – Área TICs – Internet/Intranet 2,69 2,03 5,00

COD 017 – Área TICs – Instrumentos 3,46 3,37 5,00

COD 018 – Área TICs – Gestão de Sistemas

3,57 3,26 5,00

COD 019 – Área TICs – Grau de Eficácia dos Sistemas 2,71 2,99 5,00

COD 020A – Área TICs – Formação I 3,38 2,96 5,00

COD 020B – Área TICs – Formação II 2,86 2,27 5,00

TOTAL 3,11 2,81 5,00

Quadro nº 15

54%

69%

71%

54%

68%

57%

62%

41%

67%

65%

60%

59%

45%

56%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

COD 016 - Área TICs -Internet / Intranet

COD 017 - Área TICs -Instrumentos

COD 018 - Área TICs - Gestãode Sistemas

COD 019 - Área TICs - Grau deEf icácia dos Sistemas

COD 020A - Área TICs -Formação I

COD 020B - Área TICs -Formação II

TOTAL

Amostra

Pontuação



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COD 016 – Área TICs – Internet/Intranet 41 57% 31 43%

COD 017 – Área TICs – Instrumentos 34 47% 38 53%

COD 018 – Área TICs – Gestão de Sistemas

37 51% 35 49%

COD 019 – Área TICs – Grau de Eficácia dos Sistemas

34 47% 38 53%

COD 020A – Área TICs – Formação I 38 53% 34 47%

COD 020B – Área TICs – Formação II 46 64% 26 36%

TOTAL 38 53% 34 47%


Comentários

Nesta área a analise pretendida refere-se aos sistemas utilizados, à literacia informática e às necessidades

de formação na área de informática.

Da análise de benchmarking ressalta, relativamente à amostra, uma posição ligeiramente superior à

média, resultante do investimento nesta área.

Os valores que a Instituição apresenta inferiores à média, resultam da inexistência de uma plataforma de

gestão documental e de um software de Gestão Orçamental (no caso do questionário COD017) e da

existência de um software de Gestão Patrimonial que ainda não está em utilização. (questionário

COD019).

No que respeita à identificação de pontos fortes e fracos verifica-se a seguinte situação:


Hardware 0 0 0 1 0

Software 0 0 0 1 0

Segurança Sistema/Dados 0 0 0 1 0

Formação 0 0 1 0 0

Plano de Formação

Modulo Horas Formandos Sistemas de Informação para a Gestão (TIC’s) 8 10 Formação em Excell 25 10 Formação em Outlook 25 10


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Respostas Sociais

ATI FCM INS SAU Questionário

Ent Am Ent Am Ent Am Ent Am

COD 201 – Área Missão – Instalações & Equipamentos – Apoio à Terceira Idade

2.50 3.31 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

COD 202A – Área Missão – Recursos Humanos I - Apoio à Terceira Idade

2.92 3.47 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

COD 202B – Área Missão – Recursos Humanos II – Apoio à Terceira Idade

3.20 3.70 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

COD 203 – Área Missão – Público-alvo – Apoio à Terceira Idade

2.78 3.29 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

COD 301 – Área Missão – Instalações & Equipamentos – Família e Comunidade

0.00 0.00 3.08 3.45 0.00 0.00 0.00 0.00

COD 302A – Área Missão – Recursos Humanos I – Família e Comunidade

0.00 0.00 3.64 3.50 0.00 0.00 0.00 0.00

COD 302B – Área Missão – Recursos Humanos II – Família e Comunidade

0.00 0.00 3.30 3.86 0.00 0.00 0.00 0.00

COD 303 – Área Missão – Público-alvo – Família e Comunidade

0.00 0.00 2.65 3.40 0.00 0.00 0.00 0.00

COD 401 – Área Missão – Instalações & Equipamentos – Inserção 0.00 0.00 0.00 0.00 2.69 3.21 0.00 0.00

COD 402A – Área Missão – Recursos Humanos I – Inserção 0.00 0.00 0.00 0.00 3.64 3.50 0.00 0.00

COD 402B – Área Missão – Recursos Humanos II – Inserção 0.00 0.00 0.00 0.00 3.00 3.66 0.00 0.00

COD 403 – Área Missão – Público-alvo – Inserção 0.00 0.00 0.00 0.00 2.72 3.27 0.00 0.00

COD 501 – Área Missão – Instalações & Equipamentos – Saúde 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2.86 3.42

COD 502A – Área Missão – Recursos Humanos I – Saúde 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3.64 3.48

COD 502B – Área Missão – Recursos Humanos II – Saúde 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3.00 3.73

COD 503 – Área Missão – Público-alvo – Saúde 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2.97 3.28

TOTAL 2.85 3.44 3.17 3.55 3.01 3.41 3.12 3.48

Comentários

Da analise de benchmarking efectuada verifica-se uma aproximação da SCM Santiago do Cacém à media

da amostra sendo que nos questionários COD302A, 402A e 502A se verifica sempre uma pontuação,

obtida pela SCM Santiago do Cacém, superior às das suas congéneres analisadas.

No desenvolvimento da análise referente às Respostas Sociais, verificamos que, de uma maneira geral, as

instalações se encontram em bom estado exceptuando as referidas na analise referente ao Património), os


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RH estão suficientemente motivados. Não há contudo uma “medição” da percepção que os utentes têm

dos serviços prestados pela SCM Santiago do Cacém.

Não obstante, a média obtida pela SCM Santiago do Cacém está um pouco abaixo da média das outras

entidades.

De salientar que se encontra em fase final de construção (segundo as expectativas transmitidas deverá

entrar em funcionamento ainda este ano) o Hospital Conde de Bracial, que irá reforçar a capacidade da

SCM Santiago do Cacém (que actualmente conta apenas com a UCC São João de Deus) no que respeita

aos Cuidados Continuados de Média e Longa Duração.

Plano de Formação

Modulo Horas Formandos A Gestão dos Utentes 8 10 Sensibilização para a sintomatologia de doenças da Pessoa Idosa. 8 10 Geriatria 8 10 Ergonomia – Manuseamento da Pessoa Idosa 8 10


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Ameaças & Oportunidades

Ameaças Oportunidades

Amostra Amostra Questionário Entidade

Nr. Valor Entidade

Nr. Valor

315 - Aumento do desemprego 3.00 56 2.93 -- 13 8.15

316 - Crise económica 2.00 58 2.53 -- 6 8.00

318 - Relacionamento com a comunidade -- 3 3.00 8.00 66 8.36

319 - Parcerias de financiamento com a comunidade -- 2 4.00 -- 53 7.89

321 - Incentivos Comunitários/Públicos (Investimento, Conservação de Património, Contratação, etc)

-- 2 3.00 7.00 70 8.81

322 - Directrizes de Organismos Tutela/Supervisores/de Acompanhamento

-- 18 3.50 -- 45 7.80

323 - Enquadramento legal -- 18 3.61 -- 32 8.22

325 - Evolução das TIC -- 3 3.67 9.00 70 8.37

326 - Novo Código do Trabalho -- 12 3.67 7.00 25 7.32

327 - Concorrência do Sector Público 3.00 43 3.16 -- 6 8.67

328 - Concorrência do Sector Privado 3.00 40 3.45 -- 14 7.64

329 - Plano de Novas Oportunidades e Formação -- -- -- 8.00 71 8.28

330 - Política de crédito bancária -- 16 3.50 -- 26 7.38

331 - Possibilidade de recurso a apoio profissional à gestão

-- -- -- 8.00 71 8.27

332 - Cooperação com Organismos Similares (Parcerias)

-- -- -- 10.00 70 8.26

333 - Desertificação/Êxodo da População 5.00 48 2.79 -- 6 6.83

334 - Diminuição da taxa de Natalidade 3.00 56 2.86 -- 5 8.80

335 - Políticas Sociais do Estado -- 20 3.10 -- 40 7.80

336 - Capacidade de atracção das populações de concelhos vizinhos -- 6 3.50 8.00 46 7.93

337 - Novas Respostas Sociais/Valências -- 4 3.75 8.00 64 8.20

338 - Transferência de competências para as autarquias

-- 34 2.44 6.00 21 7.52

Comentários

O questionário referente à identificação das Ameaças e Oportunidades que aqui se apresenta revela as

valorizações efectuadas pela SCM Santiago do Cacém relativamente às outras entidades, apresentando na

1ª coluna a pontuação atribuída pela SCM Santiago do Cacém, na 2ª coluna o nº de entidades que

escolheu aquela opção (de ser Ameaça ou Oportunidade) e na 3ª coluna a media da pontuação obtida

pela totalidade dos questionários.


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Verifica-se de uma forma geral que a SCM Santiago do Cacém apresenta um entendimento das Ameaças e

Oportunidades que coincide com a generalidade das entidades analisadas.

Plano de Formação

Não foram identificadas necessidades de formação.


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Plano Global de Formação

Modulo Horas Formandos A Gestão dos Utentes 8 10 Sensibilização para a sintomatologia de doenças da Pessoa Idosa. 8 10 Geriatria 8 10 Ergonomia – Manuseamento da Pessoa Idosa 8 10 Sistemas de Informação para a Gestão (TIC’s) 8 10 Formação em Excell 25 10 Formação em Outlook 25 10 Gestão do Património 25 10 Controlo e Armazenagem de Mercadorias – UFCD 0368 50 10 Gestão de Stocks – UFCD 0365 50 10 Gestão de Recursos Humanos 8 10 Custos Homogéneos 8 10 Gestão Orçamental 25 10 A Gestão Financeira das Instituições Sociais 15 10 Controlo de Gestão 16 10 Sistemas de Informação para a Gestão 8 10 As Práticas na Economia Social e Solidária na Actualidade 4 10 Identidade e Cultura Organizacional 4 10


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Comentários do Consultor

Como notas finais ao Relatório que se apresenta, gostaria de salientar:

A forma cordial, franca e aberta como fui recebido por todos.

O espírito que senti de total colaboração e ajuda no desenvolvimento de um trabalho, que se revelou

difícil dado o escasso tempo para a sua realização e as alterações ao inicialmente previsto.

Ao Sr. Provedor Dr. Jorge Nunes, à Dra. Lília Mendes e ao Dr. Nuno Brás um agradecimento especial pela

disponibilidade e apoio, sem o qual este trabalho teria sido impossível de realizar.


Página 35

Comentários do Representante da Misericórdia

Espaço destinado a notas sobre a realização do programa e sugestões para programas futuros


Página 36

Validação do Relatório

Área de validação do trabalho efectuado e o relatório produzido na fase de diagnóstico

Consultor

Misericórdia

Coordenação UMP

Documents

Consultor: Pedro Lynce - APTUS · Relatório Diagnóstico Santa Casa da Misericórdia de Santiago do Cacém Página 2 Trabalho desenvolvido no âmbito do programa de formação acção