Controle

Gestão e Organização de Empresas 1

Controlo


Definição• Processo que orienta as actividades dos trabalhadores para a

realização dos objectivos organizacionais. Garante a organização como um todo.

• Mandamentos– Os objectivos da empresa são de natureza diversa, pelo que os

instrumentos de controlo não se referem apenas à dimensão “rendibilidade”

– O controlo organiza a convergência de interesses entre cada unidade e a empresa no seu conjunto

– A descentralização das decisões e a delegação de autoridade são condições de exercício do controlo

– O controlo actua muito mais sobre as pessoas do que sobre os números

– Os instrumentos de controlo são concebidos com vista à acção e não apenas à documentação

– O horizonte temporal do controlo é fundamental– O sistema de recompensas e sanções é parte integrante do controlo– Os actores do controlo são muito mais os operacionais que os

gestores


O processo• Detecta e corrige os desvios dos

resultados obtidos em comparação com os objectivos definidos

• Fases– Estabelecimento dos standards ou padrões de

desempenho– Medida do desempenho– Comparação do desempenho real em relação

em relação aos standards e determinação dos desvios

– Correcção dos desvios


1ª Estabelecimento dos standards• Standard

– É o nível de desempenho esperado em relação a um certo objectivo

– Tipos• De quantidade

– Aumentar 20% a quota de mercado

• De qualidade– Responder a todas as queixas de clientes

• De tempo– Em 24 horas

• De custos– Diminuir os custos de produção em 25%

– Para todas as actividades da empresa


2ª Medida de desempenho– Dados sobre o desempenho

• Relatórios escritos– Sistema de informação geral

• Relatórios orais– Esclarecimentos

• Observação directa– Informação qualitativa

• 3ª Comparação do desempenho real em relação aos standards e determinação dos desvios– Os gestores avaliam as medidas de desempenho em relação

aos standards definidos– Princípio de excepção

• Concentração nos desvios significativos• 4ª Correcção dos desvios

– Realização de acções para eliminar os desvios do desempenho


Tipos de controlo

• Segundo o momento em que é realizadoTipo Quando? Como? O quê? Para quê?

A priori dos inputs feed forward

Antes do início das operações

Delimita antecipadamente as actividades

Políticas

Procedimentos

Regras

Prevenir problemas antes que apareçam

Corrente do processo

Durante a realização das operações

Controlo corrente das operações em curso

Supervisão Resolver problemas quando são detectados

A posteriori dos outputs feed back

Após a conclusão das operações

Recolhe e analisa dados sobre o desempenho

Informação sobre os resultados

Corrigir desvios às previsões


Segundo o grau de amplitude

Tipo Amplitude Características

Estratégico Toda a empresa Genérico Sintético Longo prazo

Táctico Uma área específica

Menos genérico

Mais pormenorizado

Médio prazo

Operacional Uma unidade operacional

Analítico Pormenorizado Curto prazo


Segundo a posição das pessoas controladas e que controlam

Tipo Controlador Controlado

Auto-controlo Operacional

Hierárquico Superior Operacional

Hetero-controlo Funcional Staff Operacional

Lateral Operacional Operacional


A gestão de stocks• A gestão deve decidir

– Quais os bens ou serviços a produzir– Quantos de cada– E o que manter em stock

• Os stocks incluem– Matérias primas a processar– Produtos em vias de fabrico e acabados– Artigos de apoio– Reservas de manutenção

• O controlo de stocks permite assegurar e manter o tipo e quantidade óptima dos recursos físicos exigidos pelo plano estratégico


Continuação • Conceito de stock

– É o conjunto das mercadorias ou dos artigos acumulados que aguardam uma utilização posterior mais ou menos próxima e que permite alimentar regularmente os utilizadores sem lhes impor as interrupções de fabrico ou os prazos de entrega dos fornecedores

0

200

400

600

J F M A M J J A S O N D

Tempo (meses)

Quantidade em stock

Stock segurança Stock activo


Tipos de stocks

• Matérias primas– Integram o produto final

• Consumíveis e utensílios– Artigos de manutenção, reparação e

operações

• Produtos em vias de fabrico– Matérias em trânsito pelas várias fases de

produção

• Produtos acabados– Produtos finais ainda não vendidos


Métodos de controlo de stocks• Os stocks são caros

– Armazenagem– Manutenção– Dinheiro empatado

• Formas de controlar

• De forma a manter os stocks mínimos, sem ter no entanto rupturas


Gestão económica de stocks• Quantas unidades encomendar e com que frequência?

– Implica o equilíbrio entre os custos de ter excesso de stocks ou ter falta deles.

• Factores de custos– Custos de encomenda

• Custos administrativos• Custos de recepção da mercadoria• Custos de armazenagem

– Custos de posse• Juros do capital investido• Custos do espaço de armazenagem• Impostos• Seguros de incêndio, roubo


Vantagens da existência de stocks• Possibilita a não interrupção do processo

produtivo• Possibilita o aproveitamento de condições

especiais de compra• Minimiza os problemas resultantes de

atrasos nas entregas por parte do fornecedor

• Minimiza os custos administrativos com as compras


Desvantagens • Custos com armazenagem• Empate de capital• Aumenta o risco da existência de produtos

obsoletos• Aumenta o risco da existência da deterioração

dos stocks

• A metodologia da gestão de stocks é apenas aplicada aos produtos ou materiais considerados estratégicos. A definição de produto estratégico resulta da análise de inventário.


Fases da análise de inventário• Levantamento de todos os inputs da

empresa e respectiva codificação• Identificação das características

específicas dos inputs• Levantamento do valor de compras (pxQ)

de cada input feitas no ano anterior• Aplicação do método ABC

– Este diz-nos que 20% dos inputs correspondem a 80% do valor das compras


Método ABC• Depois de termos o valor das compras devemos

– Ordenar os inputs em função do valor das compras, ou seja, por ordem decrescente

– Calcular os correspondentes valores acumulados das compras

– Calcular as % dos valores acumulados relativamente ao valor total das compras

– Delimitar as classes• Classe A = 75% a 80% (materiais específicos, stocks com

elevada rotatividade)• Classe B = 90% a 95% (menor controlo, permanência em

armazém média, 3 a 8 meses)• Classe C = próximo dos 100% (podem ser comprados para o

ano, têm uma rotatividade muito pequena)– Redefinir as classes em função das características

específicas dos inputs


Exemplo • Os técnicos de produção e os técnicos do departamento de

aprovisionamento da empresa “Matrix, Lda.” forneceram as seguintes informações

– O produto C têm um elevado teor tecnológico e a tecnologia em causa está em fase de grande mutação

– A matéria prima D é adquirida em mercado altamente instáveis– A matéria prima A é deteriorável– A matéria prima E é proveniente da Arábia Saudita

• As compras do ano transacto foram as seguintesArtigos Preço unitário Quantidade comprada

A 310 5500

B 120 1000

C 100 3100

D 200 5300

E 694 2000

F 220 1000

G 280 7000

H 320 1500

I 210 1000

J 380 1650


Método do ponto da encomenda• Vamos considerar que é conhecida a

procura de determinado artigo, num dado período e admitir que a procura se distribui regularmente ao longo do período em análise

• Definir três tipos de custos– Custos de aquisição (C1)– Custos de efectivação ou passagem de

encomendas (C2)– Custos de posse das existências (C3)


Limitações• Na pratica não existem certezas e este método

assume como conhecido o momento exacto para se lançar a encomenda– Transporte– Tempo espera– Greves, …

• Assume que a procura é conhecida, no entanto esta é influenciada por– Preços da concorrência– Condições económicas e sociais– Produtos substitutos– …


Custos de aquisição

• Preço pago ao fornecedor, incluindo custos de transporte e seguro, caso não estejam considerados no preço da factura

• C1 – custo total de aquisição durante o ano

• N – nº total de unidades adquiridas durante o ano

• P – preço de cada unidade

C1 = p x n


Custo de efectivação de encomenda• Representa o custo de efectivação ou passagem de

encomendas e é constituído pelo somatório dos encargos decorrentes de

– Custos formulários– Tempo dispendido na redacção da encomenda– Encargos de descarga, verificação, classificação e anulação dos

produtos recebidos– Recepção quantitativa e qualitativa dos artigos– Deslocações de compradores– Gastos gerais administrativos

• A – custo de efectivação ou passagem de cada encomenda

• Q – o nº de unidades de cada encomenda (lote)• N – nº total de artigos consumidos durante o ano

C2 = A x N/Q


Custo de posse das existências

• Pode exprimir-se em valores absolutos ou em percentagem do valor médio investido em existências durante o ano – stock médio

• Componentes– Custo de armazenagem física– Seguro das existências– Envelhecimento, deterioração e extravio– Custo do capital imobilizado em existências– Prejuízos por oscilações de preços

• Q/2 = stock médio• R = somatório das componentes do custo em %, taxa de

posse dos stocks• P + A/Q = custo de uma unidade conservada em

stock C3 = [Q/2 x (p + A/Q)] x r


Custo total

• A fórmula do custo total resulta do somatório dos vários custos, ou seja, do C1, C2, C3.

• A quantidade ou lote económico da encomenda será calculado com base na seguinte fórmula

Ct = N x p + A x N/Q + r x p x Q/2 + r x A/2

Qe = raiz quadrada de (2xAxN)/(rxp)


Lote económico• É o nº fixo de unidades de determinado artigo

que deve ser comprado de cada vez, a fim de se obter um valor mínimo para o seu custo total à saída do armazém

• Descontos de quantidade– A fórmula anterior assentou na hipótese de que o preço

unitário dos artigos comprados era o mesmo, qualquer que fosse a quantidade de encomenda.

– No entanto ao estudar o mercado vimos que existem • Práticas de preços fixos com descontos de quantidade• Ou se aceita a negociação de preços


Exemplo

• Sendo o nosso objectivo minimizar os custos temos que estudar os efeitos do desconto sobre os diversos custos.

• Não existe no entanto fórmula geral para determinar a quantidade económica, temos que calcular para cada preço e comparar, escolhendo o mais económico

Quantidade encomendada

Desconto Preço unitário

1 -11 - 1

12 – 59 15% 0.85

60 – 143 25% 0.75

> 144 40% 0.60

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